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INDICE

1. GENERALIDADES........................................................................................................3

2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN DE PROCURA..........................3

3. SOLICITUD DE ACCIÓN DE COTIZACIÓN.................................................................4

4. SOLICITUD DE COTIZACIÓN......................................................................................5

5. APERTURA DE SOBRES DE PROPUESTAS.............................................................6

6. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS...............................................................................7

7. CONTROL DE LA GESTIÓN DE PROCURA.............................................................15

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1. GENERALIDADES

Propósito y alcance

La gestión de la procura a cargo de HLC S.A.C. para un determinado

Proyecto, tiene por objetivo asegurar la cotización, seguimiento, evaluación

técnica y comercial de ofertas y emisión de cartas de recomendación de los

equipos y componentes principales del proyecto.

Consideraciones generales

El servicio de procura es para los equipos y componentes principales.

La lista de proveedores y/o fabricantes se determinará en forma conjunta

con EL CLIENTE.

Existen equipos en la ruta crítica del proyecto a los que se les dará prioridad.

EL CLIENTE proveerá las políticas de procura al inicio del servicio.

2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN DE

PROCURA

ACTIVIDADES PRINCIPALES

RESPONSABLE

DO

CU

ME

NT

OS

TE

CN

ICO

S

DO

CU

ME

NT

OS

A

DM

INS

TR

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IVO

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A

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Leyenda: B: HLC S.A.C. - S: EL CLIENTE

3. SOLICITUD DE ACCIÓN DE COTIZACIÓN

Propósito: Inicio de gestión de procura sobre un equipo o componente principal. Cada líder de disciplina solicita al líder de procura que inicie la gestión de cotización.

Solicitud de acción de cotizaciónNombre del proyecto

Número del proyecto

Fecha

Revisión Enviado a

Descripción de la compra

Acción

Solicitud para Cotización /RFQ)

ͰExpedición RFQ ͰExpedición de Adenda de RFQ ͰRebidSolicitud de Cotización/Presupuesto de.ͰVer lista de poster adjunta ͰOtros (especificar)1. Acorde con la lista de postor aprobada para el proyecto 2. ____________________________________________

ͰSelección de un solo postor (adjuntar justificación)ͰÚnico postor disponible (adjuntar justificación)Ofertas requeridas por (nombre y cargo)Remitido con copia a: _________________________________________________________Presupuesto $ estimado

Notas

Orden de compra (O/C)

ͰExpedición de O/C

La fecha de requerido en sitio es (HLC SAC anotará la fecha estimada)

Proveedor

O/C requerida por (nombre o cargo)

Valor O/C

Costo estimado

Diferencia

ͰCotización base, Revisión No.

ANEXOS ͰVer adjuntos Notas

Información adicional A. Tarifas de campo ͰRequerido Aprobación de planosͰRequerido ͰNo requerido (sin responsabilidad del Cliente)

B. Inspección ͰRequerido

C. Grado de criticidad (anotar grado) Inspección de Planta para el ProveedorͰRequerido ͰNo requeridoD. Fecha límite RFQ

Asignación del costo

Contrato Nro Área Unidad Costo Descripción

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Cargo Fecha Firma

Originador

Control de proyecto

Líder de procura

HLC SAC - Aprueba

El cliente - Aprueba

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4. SOLICITUD O REQUERIMIENTO DE COTIZACIÓN

Propósito: El Líder de procura organiza la información e inicia proceso de cotización con solicitud a postores. Una copia de la documentación es oportunamente enviada a EL CLIENTE para su información.

Formato Requerimiento de Cotización

“Logo del Cliente”

“Nombre del Proyecto”Número de Proyecto: REQUERIMIENTO DE COTIZACIÓN

A : Nro. Cotización

Fecha de solicitudFecha de recepción

AtenciónTeléfono CompradorE-mail Teléfono 511 – 2423164

FAX 511 - 2427117E-Mail

Descripción de la Compra

HEAP LEACHING CONSULTING S.A.C. (HLC S.A.C.), agente de “Nombre de EL CLIENTE” (Siglas de EL CLIENTE), lo invita a presentar su mejor propuesta en US $ (dólares americanos), dentro o antes de la fecha de recepción indicada líneas arriba, la misma que deberá cubrir los equipos y/o componentes y/o servicios definidos por este requerimiento de cotización, las especificaciones y condiciones generales y todo documento adjunto al presente.

Estos bienes serán importados al Perú. El propietario será registrado como el importador.

El proveedor deberá declarar si cumple o no con la norma ISO 9001

La propuesta deberá estar completa y con todos sus adjuntos.

Cualquier consulta respecto a este requerimiento de cotización deberá hacerla a más tardar antes de 5 días de la fecha de recepción arriba indicada.

Todos los proveedores confirmarán formalmente por escrito, vía FAX, la recepción del presente requerimiento, en un plazo no mayor de 48 horas, dirigido al Comprador.

De no recibir su confirmación daremos por entendido que no tiene interés en cotizar el requerimiento, y su compañía será removida de la lista de proveedores.

HEAP`LEACHING CONSULTING S.A.C.

___________________________“Nombres y apellidos”

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Comprador

5. APERTURA DE SOBRES DE PROPUESTAS

Propósito: Los sobres cerrados recepcionados por cada postor para cada

equipo o componente cotizado por HLC S.A.C. como agente de EL CLIENTE

será aperturado el día de cierre y recepción de las propuestas. Se registrará la

información indicada en el formato adjunto y firmarán en señal de conformidad

del proceso de apertura de sobres los responsables de HLC S.A.C. indicados y

-de ser el caso lo que EL CLIENTE disponga- un representante por EL

CLIENTE.

Formato Control apertura de sobres cerrados de propuestas

“Logo del Cliente”

“Nombre del Proyecto”Número de Proyecto:

CONTROL APERTURA DE SOBRES CERRADOS DE PROPUESTAS

Descripción de la Compra

Nro. Cotización

Fecha de cierreHora de cierre

Las Propuestas indicadas a continuación fueron recibidas conformes, en sobre cerrado y dentro del plazo estipulado en el requerimiento de cotización.Participaron de la apertura de sobres las siguientes personas:

1.- Cliente : (día: hora: )2.- Ingeniería – HLC S.A.C. (día: hora: )3.- Procura – HLC S.A.C. (día: hora: )4.- Gerencia Proyecto-HLC S.A.C. (día: hora: )

Postor Fecha y Hora Recepción Propuesta

Monto Ofertado Comentarios

1.-

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2.-3.-4.-

6. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

Entre los entregables principales de la evaluación de proveedores se incluye:

Cuadros de Tabulación - Evaluación Técnica.- Cuadros en el que se

indicarán las características y/o componentes solicitados comparados a los

ofrecidos en cada propuesta.

Tabulación Técnica

PROYECTO

TABULACIÓN TÉCNICA

CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL

EQUIPO:

DESCRIPCION ESPECIFICACION PROVEEDORES COMENTARIOS

1 2 3

FABRICANTE

GERENTE

FECHA DE PROPUESTA

“NOMBRE DEL EQUIPO”

“Características”

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Cuadro de Evaluación Técnica

DETAILED TECHNICAL BID COMPARISON SHEET

TITLE Project No.

EQUIPMENT NAME Document:

BIDDER No. 1 2 3 4

MANUFACTURER

EQUIPMENT IDENTIFICATION UNITS INDEC REQUIREMENTS

DESCRIPTION

1 OPERATIONAL CHARACTERISTICS

2 EQUIMENT CHARACTERISTICS

3 SHIPPING AND HANDLING DATA

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Carta de Evaluación Técnica.- Esta carta explicará claramente las diferencias,

ventajas y desventajas de cada propuesta así como indicará la preferencia desde el

punto de vista técnico.

Ejemplo de Carta de Evaluación Técnica

BOMBA CENTRIFUGA HORIZONTALDOC. N° XX , REV 0

GENERAL

Se recibieron cotizaciones de los siguientes proveedores:XYZLa Requisición de Materiales N° XX REV XB, “Horizontal Centrifugal Pump”, para la cotización de una bomba centrífuga horizontal incluyó dos ítems: una bomba de agua para servicios auxiliares y el otro correspondiente al motor eléctrico de la bomba.

CUMPLIMIENTOS CON EL ALCANCE DEL SUMINISTROTodas las ofertas cumplen con el alcance del suministro e incluyen los ítems solicitados en la requisición de materiales.

ANALISIS DE LAS OFERTASSe incluye como anexo las tablas de comparación con los datos técnicos de los equipos de cada oferente que muestra los detalles de los componentes.Los tres proponentes analizados ofrecen una bomba de diseño similar y apropiado para la aplicación y todos cumplen con el flujo, altura y las condiciones generales de operación requeridas. Todas las bombas cumplen el NPSHR cuyo valor esta muy por debajo de lo solicitado. Las curvas de las bombas de los tres oferentes son similares, relativamente planas y una presión de shut-off menor a 80 mca. Los rendimientos también son similares con un valor muy cercano a 60%. Todos ofrecen materiales estándares y apropiados para la aplicación.“Y” y “X” no cumplen con el criterio de crecimiento futuro para el diámetro del rodete indicado en las especificaciones. Se solicita un mínimo de 10% de holgura. “Y” ofrece solo un 5% y “X” indica un 9%. La bomba ofrecida por “Z” es la única que cumple con la especificación y es la bomba con mayor capacidad de crecimiento futuro con relación al diámetro del rodete, ofrece una bomba con un 12% de holgura y dos diámetros de rodetes adicionales. “Z” y “X” ofrecen bombas con diámetros de descarga mayores que los ofrecidos en la bomba de, “Y” 2” vs. 1 ½”. Tanto la capacidad de crecimiento como el diámetro de la descarga indican que “Y” esta ofreciendo una bomba de menor tamaño. “X” . Ofrece una bomba con sello mecánico que opera en conjunto con un sello adicional de agua lo que es considerado una desventaja técnica ya que los sellos mecánicos deben tener la capacidad de operar sin agua, por eventuales cortes de suministro. “X” . Ofrece una bomba con un motor de mayor potencia(30HP), respecto de los otros dos oferentes. “Y” y “Z” ofrecen (25HP), sin embargo con 25HP es suficiente para la aplicación.“Z” y “Y” . enviaron propuestas con mayor cantidad de información que “X” .“Z” ofrece una bomba con mayor peso que “Y” y “X” lo que es considerado una ventaja técnica.“Y” y “Z” ofrecen una bomba con el rodete y la carcaza de fierro dúctil. “X” ofrece la bomba de fierro fundido, lo que es considerado una desventaja técnica.

PLANOS Y MANUALESTodos los oferentes cumplen con los requerimientos indicados en la sección 3 de la requisición de material.

RECOMENDACION TECNICALa bomba ofrecida por “Z” es la única que cumple con las especificaciones técnicas del proyecto. A pesar de que “Y” y “X” no cumplen con la disponibilidad indicada para el aumento del diámetro de rodete, poseen una capacidad de crecimiento futura que es menor, lo que representa una gran desventaja respecto “Z” en este aspecto. Por lo mencionado anteriormente, los materiales ofrecidos, información enviada, peso de los equipos, tipo de sello y tamaño de la bomba, la recomendación técnica es para “Z”. Los otros dos oferentes se recomiendan en segunda opción.

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Cuadro de Evaluación Comercial.- Este cuadro debe indicar como mínimo: precio

del equipo, tiempos de entrega, costos de los servicios asociados como son

entrenamiento, comisionado, puesta en marcha, repuestos para arranque, repuestos

para un año de operación, además deberá indicar el precio estimado del equipo

puesto en obra.

Evaluación Comercial

EVALUACION COMERCIAL

PROYECTO ORDEN No. MATERIALORDEN DE COMPRAREQUISICION No.ESPECIF. TÉCNICA No.L. DE MATERIALES No.COTIZACIONES RECIBIDASPROVEEDORMARCA/FABRICANTE

1 2 3 4

COTIZACION No.FECHAPAIS DE ORIGENMONEDA COTIZADAFORMA DE PAGO

VALORES MAS 18 IVA VALORES MAS 18 IVA VALORES MAS 18 IVA VALORES MAS 18 IVA

ITEM ITEM CANT UNID DESCRIPCION PRECIO UNITARIO

VALOR TOTAL

PRECIO UNITARIO

VALOR TOTAL

PRECIO UNITARIO

VALOR TOTAL

PRECIO UNITARIO

VALOR TOTAL

VALOR TOTAL EQUIPOS US

VALOR TOTAL REPUESTOS

PLAZO DE ENTREGA DEL PROVEEDOR ¿DESPUES RECIBIDA O/CPLAZO DE ENTREGA PLANOS PARA APROBACIONFECHA APROXIMADA DE LLEGADA AL SITIO DE LA OBRALUGAR DE ENTREGA DEL EQUIPO-MATERIALESPESO/VOLUMEN TOTAL APROXIMADO EQUIPO MATERIALGARANTIA DEL FABRICANTE EN MESESVALIDEZ DE LA OFERTAVALOR REPUESTOS PARA PUESTA EN MARCHAVALOR DE RESPUESTO PARA UN AÑO DE OPERACIÓNDOCUMENTACION TECNICA, MANUAL, PLANOS IDIOMAASISTENCIA TECNICA EN TERRENOINSPECCIONMMULTASEXCEPCION A TERMINOS Y CONDICIONES GENERALESOPCION DE ANULACION

NOMBREFECHAFIRMA

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Carta de Recomendación.- En base a los documentos anteriores se debe elaborar

la Carta de Recomendación, la cual debe contemplar los siguientes puntos: alcance

de las ofertas, postores invitados, resumen de la evaluación técnica y comercial,

tiempos de entrega versus cronograma del proyecto, servicios incluidos y finalmente

la recomendación de compra.

Modelo de Carta de Recomendación(es solo un ejemplo)

Lima, January 22, 2005

“Number of Letter”

CONFIDENTIAL

Mr. xxProject Manager“Name of Customer”

Subject: “Name of Project” Number of Material Requisition Horizontal Centrifugal Pump

Dear Mr. xxx:

Your approval is requested to award a purchase order to “Z”, for their proposal to provide the horizontal centrifugal pump. The purchase order will include; engineering deliverables, and supply of the pump, electrical motor, including sub-components, start up and commissioning spares. The price includes Free Carrier at supplier named place (FCA), including necessary overseas packing. The total recommended firm price for this equipment is US$ xxxx.

The fabrication lead-time supports the construction schedule requirements.

Scope of Supply

The scope includes engineering, and the supply of the horizontal centrifugal pump, electrical motor, start up and commissioning spare parts as well as five days of field technical supervision.

One year spare parts are indicated separately and not included in total recommended award price.

Invitation to Bid

The Request for Proposal was issued on November, 27, 2004, to the following approved bidders:

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“x” / “xx” / “y”. / “z”

The bid due date was established as December 6, 2004. All above bidders provided their proposals on schedule with exception of “xx” who did not present proposal.

Evaluation Summary

Upon review of the bids, the following issues were found:“y”

Partially complete proposal provided, non responsive on commercial terms and conditions acceptance. Overall eighteen (18) weeks delivery lead time after receipt of order Technically acceptable with limitations as per attached technical evaluation. Total evaluated price of US$ xxx

“x” Partially complete proposal provided, non responsive on job site field services price

as well as recommended spare parts. Overall twelve (12) weeks lead time delivery after receipt of order. Technically acceptable with limitations as per attached technical evaluation. Total evaluated price of US$ xxx

“y” Complete proposal provided Overall sixteen (16) weeks lead time delivery. Technically preferred proposal Total evaluated price of US$ xxx

Based on the above, the proposal presented by “z” is the best technically acceptable proposal, proposals from “x” and “y” were found technically acceptable but with disadvantages compared to “z”.

Technical EvaluationThe technical evaluation and comparison table is attached to this letter.

Pricing:“z” provided the lowest price technically proposal option, including; engineering deliverables, supply and export packing of the centrifugal pump, electrical motor (GE), start up and commissioning spare parts and five days of field service.

Total equipment and components price US$ xxx(Ref. Attached Bid Tab)Includes export packing and shipping preparation

Shipping Points:All equipment and sub components will be prepared and loaded on owner-designated carrier at Seneca Falls, New York.

Delivery Schedule“z”. has offered a total of sixteen (16) weeks delivery lead-time after receipt of award. Delivery lead-time is acceptable to project construction schedule.

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Compliance with Terms and Conditions“z” has agreed with the project terms and conditions.

Payment Terms100% Upon final release for shipment at FCA sellers plant.10% Final retention will be exchanged by an irrevocable stand by letter of credit for same amount issued by a reputable bank institution at the time all contractual deliverables have been completed. Such letter of credit would be valid through out through first year or eighteen months from date of last factory delivery as per base warranty conditions. Payment terms are next 30 days of conformed invoice.

Field Services, Erection and Startup“z” included in their total proposal price five (05) days of field supervision to provide inspection, and necessary start up assistance as well as training. Total price for five days of field services amounts to US$ xxx including all associated expenses, with exception to room and board by Owner.

Daily rate price is US$ xxxxx if additional services are required.

Local Services Capabilities “z” sucursal del Peru provides local services from Lima Peru.Contact in Lima: xxxx, phone number xxxx; facsimile number xxx

ConclusionBased upon the evaluation, it is the xxx ing., recommendation to award the service horizontal centrifugal pump and ancillary equipment, to “z” for a total award value of US$ xxxx.

Very truly yours,

************* ING.

*****************Project Manager

Attachments:Technical Evaluation Tabulation-Electronic & Hard CopyCommercial Evaluation Tabulation-Electronic & Hard Copy

_______________________ _______________________XXX DateProject Manager“Name of Project”

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Resumen Comparación de Propuestas

PROVEEDOR 01 02 03

No. De cotización

Fecha de recepción de cotización

Fecha que expira la cotización

MonedaITEM DESCRIPCIÓN CANT UNID PRECIO

UNITARIOTOTAL PRECIO

UNITARIOTOTAL PRECIO

UNITARIOTOTAL COMENTARIOS

TOTAL COTIZACIÓN

Descuentos

Fletes

Derechos de importación, agente, etc.

Impuesto a la renta por servicio de empresas extranjeras (Aprox 17%)

ESTIMADO PUESTO EN SITIO DE OBRA

TIEMPO DE ENTREGA

GARANTIA RESPUESTOS PARA UN AÑO DE OPERACIÓN

INCOTERM

TECNICAMENTE ACEPTABLE

RECOMENDACIONES Y APROBACIONES

INGENIERIA CLIENTE

INGENIERIA DE DISCIPLINA

JEFE DE INGENIERÍA JEFE DE PROYECTO INGENIERIA DE DISCIPLINA

JEFE DE PROYECTO GERENTE DE PROYECTOS

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7. CONTROL DE LA GESTIÓN DE PROCURA

El responsable de controlar el avance del proceso de procura es el líder de Procura

quién elaborará reporte de avances que contemplen los siguientes puntos de

control:

Seguimiento a las cotizaciones.

Seguimiento a las consultas de los proveedores

Seguimiento a la elaboración de cartas de recomendación

En caso de detectarse desviaciones en los puntos de control señalados, que afecten

la marcha o el resultado de la procura, será informado inmediatamente al Gerente

del Proyecto, quién convocará en la brevedad posible al equipo del proyecto, con el

fin de adoptar los planes de contingencia adecuados para mitigar o eliminar la causa

de las desviaciones.

Las acciones y/o las actas de reunión generadas son archivadas por el encargado

de control de documentos del proyecto.

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Seguimiento y Control a la Gestión de Procura

FECHA:___________________ SERVICIOS

REQUISICION DESCRIPCION INICIO DE INGENIERIA

AL CLIENTE

P/COMENT

EN COTIZACION

COTIZACION RECIBIDA

EVALUACION INGENIERIA PRELIMINAR

EVALUACION FINAL LOR

R.T.P CLIENTE

EMISION ORDEN

DE COMPRA

PROVEEDOR COTIZARON SI/NO

VALOR DE COTIZACION

EN US DOLARES

PLAZO DE

ENTREGA EN

FABRICA (DIAS)

STATUS ACTUAL

ETD ETA ASISTENCIA DURANTE MONTAJE

ASISTENCIA EN

COMISIONADO

INSPECCION EN FABRICA

ENTRENAMIENTO EN SITIO CLIENTE

OBSERVACIONES

S

F

A

S

F

A

KEY STATUSS = Schedule L = LateF = Forecast C = CriticalA = Actual MC = Moderal Critical

HC = High Critical

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REQUERIMIENTO DE COTIZACION

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