PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

I. OBJETIVO: Inscribir los nacimientos en el Registro Civil, como apoyo a la función del estado de registrar a las personas al estado civil

II. ALCANCE: Inicia con la solicitud del servicio y la entrega de los documentos correspondientes y termina con la entrega de Registro Civil de Nacimiento

III. DOCUMENTOS - Caracterización del proceso de Registro Civil DE APOYO: - Decreto. 960 / 70

- Decreto 1260/70- Decreto 1379/72 Art. 2-5,6- Ley 1395/2009- Código Civil- Instructivo Expedición de Copias de Escrituras

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

IV. DEFINICIONES:

HIJO EXTRAMATRIMONIAL: Se entiende por éste el hijo de personas solteras o no casadas entre si.NUIP: Numero único de identificación personal

V. CONDICIONES GENERALES:

N/A

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

VI. DIAGRAMA DE FLUJO

1. Viabilidad del Registro

2. Presentación de los padres y el niño en la Notaria

3. Verificar documentos

4. Diligenciar el Certificado de nacido vivo

5. Estampar sello “Registro de Antecedentes”

6. Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento”

7. Se trata de hijo extramatrimonial

?

8. Revisión del Registro Civil

10. Huellas plantares del niño

11. Firma Notario(a)

12. Estampar sello del Notario(a)

13. Organizar los documentos para archivo

14. Entrega de Copias

15. Archivar documentos

1. Presentación del Usuario en la Notaria

3. Diligenciar el Registro Civil

4. Revisar el Registro Civil

5. Firmar el Registro

6. Estampar huellas

Fin

Inicio

Fin

9. Firmar y estampar la huella en el Registro Civil

Registro Civil Menores Registro Civil Adultos

11

2. Radicar documentos

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENC

IAREGISTRO

RESPONSABLE

Viabilidad del Registro

La persona a registrar es mayor de edad?SI. Pase a la página 10NO: Continua con el paso 2

Cuando se requiera el

servicioN/A

Coordinador de Registro

Civil

Presentación de los padres y el niño en la Notaria

Deben presentar los siguientes documentos:- Documentos de identidad originales y fotocopias ampliadas, de los padres.- Certificado de nacido vivo expedido por la autoridad médica competente- Cedulas originales y copias de los testigos, en caso de ser necesario* - En caso de que el nacimiento haya ocurrido en el domicilio se debe anexar carta donde se tenga registrada la fecha y hora del nacimiento, así como talla y peso del recién nacido. Igualmente se debe anexar certificado de RH suministrado por un Laboratorio

Cuando se requiera el

servicio

- Fotocopias de los padres y de los testigos (si se requiere)*- Certificado de nacido vivo expedido por la autoridad médica- Carta donde se especifiquen datos del niño y Certificado de RH suministrado por un Laboratorio (si se requieren)*

Padres del niño

* Los testigos deben ser 2, mayores de edad, a quienes consta que el niño a registrar es hijo de las personas que se presentan como sus padres. Dichos testigos son necesarios en los siguientes casos:- Cuando no se cuenta con el certificado de nacido vivo, ya sea por pérdida o porque el nacimiento ocurrió en el domicilio, en éste último caso quien atendió el parto debe acudir como testigo

VII.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Registro Civil MenoresVersión 1Código: RC-P-01 Página 5 de 11

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI

AREGISTRO

RESPONSABLE

Verificar documentos

Al revisar los documentos, verificar especialmente:-Fecha de nacimiento-Estado civil de la madre-Que no tenga enmendaduras-Que tenga firma y sello del médico-Que esté correctamente escrito el nombre de la madre

Tan pronto se reciban N/A

Coordinador de Registro

Civil

Diligenciar el Certificado de

nacido vivo

En caso de que el nacimiento haya ocurrido en el domicilio, diligenciar el Certificado de nacido vivo, con la carta presentada por los padres

Cuando el nacimiento

haya ocurrido en el domicilio

Certificado de nacido vivo

Coordinador de Registro

Civil

Estampar sello “Registro de

Antecedentes”

Al anverso del Certificado de nacido vivo , estampar el sello “Registro de Antecedentes”, inscripción con testigos o inscripción sin testigos, según corresponda

Cuando se tenga el Cert. nacido vivo

Certificado de nacido vivo con

sello “Registro de Antecedentes”

Coordinador de Registro

Civil

Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento”

Diligenciar el “Registro Civil de Nacimiento”, con los documentos presentados y la lista de seriales NUIP, mayor/menor y sexo. Precediendo al nombre del Notario(a) anota las iniciales de su nombre.El NUIP el número consecutivo que se asigna al registro civil de nacimiento , está asignado en la lista, así mismo, del registro pre-numerado se saca el número del serial para la lista

Certificado de nacido vivo con sello

“Registro de Antecedentes”

Registro Civil de Nacimiento

Lista del NUIP

Coordinador de Registro

Civil

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB

LE

Si se trata de hijo extramatrimonial

Diligenciar folio en el Libro de Varios, anotar:-Reconocimiento de hijo extramatrimonial-Datos del hijo-Serial en el que fue registrado

Estampar al Registro Civil el sello del Notario(a)

Cuando se trate de hijos

extramatrimoniales

Libro de Varios

Registro Civil con sello del Notario(a)

Coordinador de Registro

Civil

En la parte de notas del Registro civil de nacimiento anotar:-“Anotación en varios tomo …. Folio ….”

Registro Civil con sello del Notario(a)

y con las notas respectivas

Coordinador de Registro

Civil

Si se trata de madre soltera, diligenciar el “Acta complementaria”, con los datos que suministre la madre y la boleta de comparendo con la citación al padre.

En la parte de notas del Registro civil de nacimiento anotar:-“Acta complementaria”

Registro Civil con sello del Notario(a)

y con las notas respectivas

Acta Complementaria

Boleta de Comparendo

Coordinador de Registro

Civil

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB

LE

Revisión del Registro Civil

Leer a los padres todos los datos del registro civil a fin de que estos aprueben el contenido y la correcta escritura de los nombres y números de cédula.

Una vez se tiene listo el Registro Civil

con los sellos y notas

correspondientes

N/A

Coordinador de Registro Civil y los Padres

Firmar y estampar la huella en el

Registro Civil

Firmar y estampar huellas en el original y copias.Si se trata de hijo extramatrimonial el padre o madre que realiza el reconocimiento, firma también en el espacio del padre o madre, que no está presente en la diligencia.

Una vez se tiene listo el Registro Civil

con los sellos y notas

correspondientes

Registro Civil con firma y huellas de los

PadresPadres

Huellas plantares del

niño

Se toman las huellas plantares del bebe en la primera copia del Registro Civil

Una vez se tiene el Registro Civil con

firma y huellas de los Padres

Huellas plantares del bebe en la primera

copia del Registro Civil de Nacimiento

Coordinador de Registro

Civil

Firma Notario(a)

Revisa y aprueba con su firma

Una vez se tienen los sellos, notas, firmas y huellas

correspondientes

Registro civil con firma del Notario(a)

Notario(a)

Estampar sello del Notario

Estampar el sello del Notario(a)Una vez se tiene el Registro civil con

firma del Notario(a)

Registro civil con firma y sello del

Notario(a)

Coordinador de Registro

Civil

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB

LE

Organizar los documentos para archivo

Organizar los documentos así:1.Certificado de nacido vivo, en la parte superior derecha escribirle el serial del Registro Civil y archivar este paquete en el Libro de Antecedentes2.El Acta complementaria, se archiva en la carpeta dispuesta para éstas, con el original del Certificado Nacido Vivo

Una vez se tenga el registro con firmas, sellos,

huellas y notas correspondientes

N/ACoordinador de Registro

Civil

Entrega de Copias

Se entrega una copia al interesado y la otra se envía a Registro Civil.

Una vez finalizada la diligencia

Registro de Copias

Coordinador de Registro

Civil

Archivar documentos

Entregar los documentos a protocolo para su archivo.

Ver Procedimiento de Expedición de copias de Protocolo

Una vez entregadas las

copias correspondientes

N/ACoordinador de Registro

Civil

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRORESPONSAB

LEPresentación del

Usuario en la Notaria

Se presenta el Usuario en la Notaria con documento auténtico o partida de bautismo autenticada

Cuando se requiera el servicio N/A Usuario

Radicar documentos

Ver paso 4 de Registro de Menores

Diligenciar el Registro Civil

Diligenciar el Registro Civil de Nacimiento con los datos contenidos en los documentos presentados. El NUIP es el número de cédula

Cuando se requiera el servicio

Registro Civil de Nacimiento

Coordinador de Registro

Civil

Revisar el Registro Civil

Revisar junto con Usuario el contenido del Registro Civil, a fin de que lo apruebe

Cuando se tenga diligenciado el Registro Civil

Registro Civil de Nacimiento

Coordinador de Registro

Civil

Firmar el Registro Civil

El Usuario firma como declarante el original y las 2 copias

Registro CivilFirmado por el

usuario

Registro Civil de Nacimiento

FirmadoUsuario

Estampar huellas dactilares

El Usuario estampa las huellas del índice derecho e izquierdo en la primera copia del Registro Civil

Registro CivilCon huellas

dactilares del Usuario

Registro Civil de Nacimientocon huellas

Coordinador de Registro

Civil

Firma del Notario Continua con el paso 11 de Registro de Menores

VII.2 Registro de Adultos:

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

VIII. ANEXOS

Certificado de nacido vivo expedido por el médico que atendió el parto Fotocopia de las cédulas de los padres Libro de Varios Actas complementarias Fotocopia de la cédula del inscrito, si se trata de un mayor de edad Informe mensual a la Registraduria Lista del NUIP

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PROCEDIMIENTO

REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

Aprueba_____________________________Representante del Notario

Autoriza_____________________________Notario

Elabora_____________________________Coordinador de Calidad

Revisa_____________________________Asesor Jurídico