procedimientos control de documentos y registros pr mec 01

FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE

ESTUDIOS PROFESIONALES

Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos

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PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL

TABLA DE CONTENIDO PAGINA

1 Datos de identificacin 3

1,1 Nombre del procedimiento 3

1,2 Objetivo 3

1,3 Alcance 3

1,4 Responsable del procedimiento 4

1,5 Relacin con otros macroprocesos procesos o subprocesos

4

1,6 Numeral (es) de la norma (NTC ISO 9001 2008) a los que aplica el procedimiento.

4

2 Introduccin general 4

3 Justificacin 5

4 Condiciones Generales 6-8

5 Responsabilidades norma a los que aplica 9-10

6 Descripcin de las actividades la 11-16

7 Definiciones 17-18

8 Recursos 19-20

9 Registros 20

10 Referencias normativas 21

11 Revisin aprobacin y modificacin 21

12 Anexos 22-28




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1.DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 Nombre del

procedimiento

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1.2 Objetivo

Establecer los parmetros para la creacin, edicin,

revisin, aprobacin, modificacin, anulacin

distribucin y difusin de los documentos del Sistema

de Gestin de la Calidad en la FCECEP

Definir los controles necesarios para la identificacin, el

almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el

tiempo de retencin y la disposicin de los registros.

Definir las actividades para la identificacin y

distribucin de los documentos de origen externo.

1.3 Alcance

Este procedimiento aplica para todos los documentos y

registros que se generan del Sistema Gestin de la

Calidad.

Caracterizaciones

Documentos

Formatos

Instructivos

Manuales

Mapa de proceso

Procedimientos

Reglamentos

Acuerdos institucionales Aplica para los siguientes documentos de origen

externo.

Marco legal

Norma ISO 9001 vigente

Polticas y lineamientos orden municipal, departamental , nacional e internacional




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1.4 Responsable del

Procedimiento

Direccion de Calidad

1.5 Relacin con otros

macro procesos,

procesos o

Subprocesos.

Todos los procesos del Sistema Gestin de la

calidad de la FCECEP

1.6 Numeral (es) de la

Norma a los que

aplica el

procedimiento

4.2. Requisitos de la documentacin

4.2.1 Generalidades

4.2.3. Control de documentacin

4.2.4 Control de los registros

2. INTRODUCION GENERAL

NTC ISO 9001:2008 Requisito 4.2.3 Control de los documentos

Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los

registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los

requisitos citados en 4.2.4.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios

para:

a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin,

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

nuevamente,

c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los

documentos,

d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se

encuentran disponibles en los puntos de uso,

e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables,




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f) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su

distribucin, y

g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una

identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

NTC ISO 9001:2008 Requisito

4.2.4 Control de los registros

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la

conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de

gestin de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente

identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado

para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la

proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros

3. JUSTIFICACION

La NTC ISO 9001:2008 requiere que el Sistema Gestin de la Calidad, este

documentado, (ver numerales 4.2, 4.2.3 y 4.2.4) por tal motivo el proceso de

mejoramiento continuo, en articulacin con el subproceso de calidad ha generado

el presente procedimiento para la administracin de los documentos y registros del

sistema por proceso, el cual contiene las directrices, lineamientos y criterios de

gestin que ayudaran a los lideres en la organizacin, control y seguimiento de

la documentacin..

A continuacin encontrara en el desarrollo del procedimiento datos de

Identificacin, relacin con otros procesos del sistema, numerales a los cuales




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aplica, descripcin de las actividades, definiciones, recursos, registros, referencias

normativas y los formatos a utilizar.

4. CONDICIONES GENERALES

a) Cada lder de proceso es responsable de mantener actualizada y disponible

la informacin mediante el monitoreo permanente de los listados maestros de documentos y registros en articulacin con la direccin de calidad., Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal a y b

b) Los documentos del Sistema Gestin de la Calidad, deben elaborarse en forma clara, precisa y coherente. para la eficiente utilizacin de los mismos y estos deben redactarse en tiempo infinitivo, (Ejemplo: hacer, establecer, medir, planear, organizar, ejecutar, dirigir, revisar, verificar, etc...), Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal e.

c) Los documentos se establecen para su estricto cumplimiento, por lo tanto deben ser de fcil acceso para el personal involucrado con el mismo. Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal e.

d) Los documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad deben diligenciarse en forma electrnica o manualmente con lapicero de tinta negra y letra legible, sin tachones ni enmendaduras que alteren la integridad del documento. Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal a, b, c, d y e.

e) Los documentos que se generan en el Sistema Gestin de la Calidad, no deben ser alterados en su forma, codificacin y versin.

f) Los registros del Sistema Gestin de calidad, se deben conservar en tal forma que se puedan consultar con facilidad en los puntos de uso.

g) Los registros y documentos fsicos sern guardados en lugares libres de:

humedad, roedores, situaciones que provoquen su deterioro, y donde se

controle su manipulacin

h) Todo documento de carcter interno de la FCECEP debe contener lo siguiente:




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Encabezado

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NOMBRE DOCUMENTO

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Fecha: DD-MM-AAAA

Ttulo o nombre del documento: determina el tipo de documento y

su nombre; por ejemplo manual de calidad, procedimiento control de documentos, registro de asistencia.

Cdigo: La Codificacin del Sistema de Gestin de Calidad obedece a la siguiente estructura:

XX YYY ZZZ; en donde:

XX= Describe el tipo del documento (procedimiento, formato u otro) y son:

TIPOS DE DOCUMENTOS

CODIFICACION

MANUALES XX = MN

PROCESOS XX = PC

PROCEDIMIENTOS XX = PR

INSTRUCTIVOS XX = IN

FORMATOS XX = FR

DOCUMENTOS XX = DC




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REGLAMENTOS XX = RG

BOLETIN INSTITUCIONAL XX = BI

YYY= Describe el proceso al cual pertenece el documento.

ZZ= Consecutivo, se refiere al orden de generacin de los documentos por proceso y tipo. Este cdigo es asignado por la

No PROCESO CODIFICACION

1 GESTION DE LA DIRECCION YYY- GED

2 GESTION ACADEMICA YYY- GEA

3 MEJORAMIENTO CONTINUO YYY- MEC

4 ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL

ACADEMICO

YYY- ARC

5 PRESTACION DEL SERVICIO

ACADEMICO

YYY- PSA

6 GESTION DE RECURSOS YYY- GER

7 GESTION DEL TALENTO HUMANO YYY - GTH

8 BIENESTAR INSTITUCIONAL YYY- BIE

9 GESTION ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

YYY-GAF

10 SECRETARIA GENERAL - JURIDICO YYY- SGJ

11 CONTRALORIA, REVISORIA Y

AUDITORIA

YYY-CRA




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Direccin de Calidad y no debe ser modificado bajo ninguna circunstancia.

En la ltima pgina de los documentos se ubicar un pie de

pgina con la siguiente informacin, para su debida aprobacin

ASPECTO CARGO FIRMA

Elaboro

Reviso

Aprob

5. RESPONSABILIDADES

DIRECCION DE CALIDAD

a) Elaborar y mantener actualizado el listado maestro para el control de los

documentos y registros de acuerdo con la informacin recibida de los

lderes de los procesos, incluyendo los documentos externos.

b) Asegurar el completo diligenciamiento del formato Creacin o modificacin

(Ver Anexo No.1).

c) Verificar la aplicacin y control de los documentos a travs de las auditoras

internas de calidad.

d) Asegurarse de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos en

caso de que se guarden por alguna razn.

LIDER OPERATIVO (Responsable de elaboracin del documento)

a) Funcionario interno que tenga las competencias necesarias para el diseo

del documento.




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b) Elabora los documentos asignados acorde con las instrucciones dadas por

el lder de Autoridad o responsabilidad del proceso.

c) Realiza los cambios en los documentos de acuerdo con las notas y/o

informacin sugerida por el lder de Autoridad o responsabilidad del proceso

LDER RESPONSABLE (Responsable del ciclo documental, edicin, revisin,

aprobacin y distribucin)

a) Detecta la necesidad de crear, modificar o anular documentos e informar al

lder de autoridad y a la direccin de Calidad sobre esta situacin.

b) Supervisa o ejecuta el ciclo documental (edicin, revisin, aprobacin,

distribucin) de los documentos bajo su responsabilidad.

c) Define las personas a quien se les distribuir el documento y realizar su

distribucin, en articulacin con la direccin de calidad.

d) Provee entrenamiento a las personas que participan en el proceso sobre el

documento y su aplicacin.

e) Verifica que el contenido de los documentos asignados, sea coherente con

la realizacin de los procesos a los cuales hace referencia y la necesidad

de realizar los ajustes correspondientes

f) Verifica la aplicacin del documento.

g) Asegurarse de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos en

caso de que se guarden por alguna razn.

h) Informa a la direccin de calidad sobre cambios realizados a los documentos.

i) Reinicia el ciclo documental en caso de que no cumpla con algn objetivo previsto

j) Mantener actualizada la matriz de requisitos legales y la de indicadores. .

LDER DE AUTORIDAD (Responsable de que se cumplan los requisitos de la

norma, en relacin con la administracin de la documentacin.

a) Aprueba los documentos generados dentro del proceso.

b) Realizar seguimiento y control a los documentos de su proceso.

c) Solucionar las problemticas que se presenten en el ciclo documental, que

no puedan ser resueltas por el lder responsable u operativo.




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d) Garantizar que la documentacin se encuentre de manera permanente en

los puntos de uso, de acuerdo con los listados maestro de documentos y

registros.

6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)

1. CREACION, MODIFICACION, REVISION, APROBACION, CODIFICACION, DISTRIBUCION Y DOCUMENTOS OBSOLETOS.

Los pasos que se deben seguir durante la elaboracin,

revisin y aprobacin de los documentos son los

siguientes:

1.1 Elabora la propuesta de la modificacin o nuevo

documento.

1.2 Solicita a la Direccin de calidad el formato de

Creacin o modificacin de documentos (Ver anexo

No 1 FR-MEC-01) para su diligenciamiento.

1.3 Diligencia el formato de solicitud Creacin o

modificacin de documentos y lo entrega al lder de

Autoridad para su debida aprobacin

1.4 Aprueba la solicitud de Creacin o modificacin de

documentos y lo entrega a la Direccin de calidad a

travs del lidere operativo

1.5 Verifica el completo diligenciamiento del formato de

solicitud Creacin o modificacin de documentos,

1.6 Realiza los ajustes en caso de considerarlo necesario

y procede con la codificacin del documento

Lder Responsable y

Operativo

Lder Responsable y

Operativo

Lder Responsable y

Operativo

Lder de Autoridad

Direccin de Calidad

Direccin de Calidad




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1.7 Una vez codificado el documento, se incluye en la

caracterizacin y listado maestro de documentos,

segn con la funcin que este cumpla dentro del

proceso.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: El

Listado maestro de documentos se genera por

proceso y contiene la siguiente presentacin: (Ver

anexo No. 3 FR-MEC-03)

No.: Se debe escribir el nmero consecutivo de

documentos generados.

Cdigo del documento: Describe el cdigo del

documento de acuerdo con el numeral 6.

Versin: Se debe escribir el nmero de cambios

o actualizaciones que ha tenido el documento.

Nombre del documento: Se refiere al nombre o

ttulo del documento.

Tipo de documento: Se refiere a la clase de

documento si es formato

Tipo de distribucin: Se refiere al medio en que

fue distribuido el documento, ya sea impreso

(fsico) o en medio magntico.

Fecha de aprobacin: (Versin Vigente)

corresponde a la fecha en que los documentos

fueron aprobados.

Copias distribuidas a: En este campo de deben

marcar los procesos que tiene copias controladas

de los diferentes documentos.

Direccin de Calidad

y Lder de

Responsabilidad




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1.8 Se realiza la distribucin a travs del correo electrnico

a los lderes del proceso dejando registro en el

formato distribucin de documentos (Ver anexo No. 2

FR-MEC-02),

1.9 Define a que personas que participan en el proceso se

les distribuir el documento, dejando registro en el

formato distribucin de documentos (Ver anexo No. 2

FR-MEC-02).

1.10 La distribucin controlada de documentos en fsico

se realizara con sello de copia controlada, cuando sea

en forma electrnica ser en formato PDF para su

debido uso.

1.11 Asegurarse de recoger las copias que quedan

obsoletas.

Lder de autoridad o Responsabilidad Direccin de calidad

Lder Responsable

Direccin de Calidad

Lder Responsable

Direccin de Calidad

Lder Responsable

Direccin de Calidad


2. CONTROL DE LOS REGISTROS: Se han establecido

y se mantienen los registros necesarios para proporcionar

evidencia de la conformidad con los requisitos as como

de la operacin eficaz del sistema de gestin de calidad.

El control de los registros se realiza de acuerdo con el

listado maestro de registros del Sistema de Gestin de

Calidad (Ver anexo No. 4 FR-MEC-04), incluyendo los

siguientes elementos:

Identificacin del Registro: Se debe escribir aqu

el nmero consecutivo.




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Versin: se refiere al nmero de veces que ha sido

modificado

Nombre del registro: Se refiere al nombre o ttulo

del registro.

Responsable del diligenciamiento y/o

administracin: Se debe aclarar quin es el

responsable por la recoleccin y almacenamiento

del registro y se especifica en funcin del cargo.

Almacenamiento Proteccin: Se debe definir el

lugar donde se archivan los registros, y debe

indicar:

o Lugar de almacenamiento (oficina o archivador)

o Medio (papel Magntico)

o Mtodo (folder a-z carpeta)

Recuperacin: Indizacin (Cronolgica, Numrica,

alfabtica): Se debe describir claramente la forma

como se encuentran ordenados los registros, ya

sea por nombre, fecha, numeracin, proceso,

codificacin, particular u otra.

Acceso (Cargo(s)): Se deben describir aqu las

restricciones, si las hay, los responsables por la

autorizacin o los cargos que tienen acceso a los

registros.

Disposicin final de los registros: Si, el

documento es fsico se debe diligenciar el listado

maestro de registros, identificando el motivo de la

eliminacin, fecha y hora.




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Documentos obsoletos: Los documentos

obsoletos no tienen vigencia porque se han

generado nuevas versiones mejoradas y por lo

tanto deben ser claramente identificados, para ello

se establecer una carpeta OBSOLETOS por

cada uno de los procesos existentes en la

institucin cuando sean de forma magntico, en

caso de ser fsicos se destruan teniendo en cuenta

el punto Control de Registros colocando el sello de

obsoletos para su utilizacin.

2.1 Los documentos obsoletos que se quieran guardar en

fsico se les colocara el sello de "obsoleto", para su almacenamiento, en caso de ser electrnico se cortara y se pegara en la carpeta de obsoletos ubicada en el servidor institucional.

2.2 Para la dar de baja un documento se diligencia el formato Creacin o modificacin de documentos en la casilla dar de baja, seguidamente contina con el diligenciamiento del formato, una vez aprobado por el lder de autoridad, se enva a la Direccin de calidad para la exclusin del listado maestro de documentos internos.

2.3 Una vez diligenciada y aprobada la solicitud de la

anulacin del documento, se informa al personal o proceso afectado directa o indirectamente, a travs de correo electrnico el motivo de la anulacin

o Tiempo de Retencin (periodo acadmico,

2, 3, 5 hasta 100 aos, permanente): Se indica el tiempo durante el cual se conservaran los registros.

o Disposicin final: (Incineracin, rasgado y Acta, No aplica)

o Observacin: Frente al estado del registro

o a la revisin desarrollada.

Lder Responsable Direccin de Calidad

Lder Responsable Direccin de Calidad

Lder Responsable Y Operativo




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3. DOCUMENTOS EXTERNOS: Los documentos externos

no poseen los distintivos que identifican a los documentos

del Sistema de Gestin de Calidad, estos documentos se

registran en el listado maestro de documentos externos

(Ver anexo No. 6 FR-MEC-06),

Para su control se regirn por las siguientes pautas:

El Marco Legal se registra y actualiza en la

Matriz de requisitos Legales. (Ver anexo No. 8

FR-MEC-21),

Cada vez que se reciba una nueva versin del

documento, el lder responsable debe informar a

la Direccin de calidad para ser incluido en el

listado maestro de documentos externos, para

asegurar su distribucin y control de obsoletos

(se desecha la versin anterior).

Lder Responsable Direccin de Calidad Lder Responsable Direccin de Calidad


4. COPIAS DE SEGURIDAD DEL S.G.C.: Con el objeto

de preservar los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, estos se almacenaran en medio magnticos en el servidor institucional y su preservacin se asegurara mediante back up.

Lder del proceso Gestin de Recursos Direccin de Calidad




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7. DEFINICIONES

a) ALMACENAMIENTO: Accin de recopilar y organizar los registros segn un

criterio definido, desde los procesos donde se originan.

b) BOLETIN INSTITUCIONAL: Es un tipo de documento utilizado para la difusin de

la informacin que se genera en la Institucin.

c) DISPOSICIN: Accin por realizar cuando se ha cumplido el tiempo de retencin

del registro como "documento activo".

d) DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que por su cambio de versin,

deja de pertenecer al Sistema gestin de calidad.

e) DOCUMENTO: Diploma, carta, memorandos, guas, instructivos u otro escrito que

ilustra acerca de algn hecho. Cualquier otra cosa que sirve para ilustrar o

comprobar algo.

f) DOCUMENTOS CONTROLADOS: Son aquellos documentos que su distribucin y

actualizacin deben ser registradas en el listado maestro de documentos y

registros.

g) DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos documentos sobre los cuales la

Institucin no tiene capacidad de creacin o modificacin alguna, es decir, que

vienen controlados y la organizacin aprueba su uso mediante su inclusin en la

documentacin del Sistema Gestin de la Calidad.

h) DOCUMENTOS INTERNOS: Son aquellos documentos que se generan al interior

de la Institucin tales como: Manual de calidad, Procedimientos, Formatos, Guas,

Instructivos, memorandos.

i) DOCUMENTOS NO CONTROLADOS: Son aquellos documentos de carcter

perecedero que no requieren actualizacin permanente.

j) FORMATO: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el

Sistema gestin de la calidad.

k) IDENTIFICACIN: Accin que permite reconocer los registros de calidad y

relacionarlos con un proceso del Sistema de Gestin de la Calidad.




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l) INSTRUCTIVO: Es un documento que explica como se debe realizar una tarea

con un alto nivel de detalle. Ej.: Explicacin para diligenciar un formato.

m) LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS: Relacin de

documentos que aplican en los procesos Institucionales, debidamente

identificados y clasificados.

n) MANUAL DE CALIDAD: Es un documento que enuncia la poltica de calidad y

que describe el Sistema Gestin de la Calidad de la FCECEP.

o) MANUAL: Es un documento tcnico de un determinado sistema que intenta dar

asistencia paso a paso a sus usuarios, frente a una necesidad interna de la

organizacin.

p) PROCEDIMIENTO: Manera especificada de realizar una actividad. Documentos

que tiene el mtodo, los pasos o serie de operaciones con que se pretende

obtener un resultado.

q) PROCESOS; Actividad que utiliza recursos y que se gestiona con el fin de permitir

que los elementos de entrada se transformen en resultados.

r) PROTECCIN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los

registros de calidad.

s) RECUPERACIN: Conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros

de calidad y para permitir su consulta solamente a los procesos autorizados.

t) REGISTRO DE ACCESO RESTRINGIDO: Registro disponible para consulta slo

por el proceso autorizada.

u) REGISTRO DE LIBRE ACCESO: Registro disponible para consulta de todos los

empleados de la Institucin.

v) REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades

efectuadas.

w) REGLAMENTO: Documento que comprende las polticas y normas de la

institucin que rigen a los integrantes de la misma, por ejemplo: reglamento interno

de trabajo, reglamento de biblioteca, estatuto docente etc.

x) SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD: Es la estructura organizacional, los

procedimientos, manuales, procesos, proyectos, objetivos de calidad, poltica, y




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los recursos necesarios para implementar la administracin del Sistema de

Gestin de la calidad.

y) TIEMPO DE RETENCIN: Tiempo durante el cual se almacenan los registros de

calidad.

8. RECURSOS (En trminos de personal, formacin equipos y materiales)

RECURSO HUMANO

Perfil profesional y competencia Grado de utilizacin (Dedicacin laboral

en horas)

1. Profesional en Ciencias Econmicas o

Ingenieras, con capacitacin en temas

relacionados con la calidad, con

experiencia 1 ao en administracin e

implementacin de sistemas de gestin.

45 Horas

Semanales

RECURSOS FISICOS

Tipo y caractersticas

Grado de utilizacin

en horas, jornadas o

periodos acadmicos

1. Oficina debidamente equipada

45 horas

Semanales




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RECURSOS EQUIPOS Y MATERIALES

Tipo y caractersticas Grado de utilizacin en horas, jornadas o periodos acadmicos

1. Servidor para el almacenamiento de

la informacin del sistema,

45 horas

semanales

2. Memorias USB por proceso

45 horas

semanales

3. Estanteras, archivadores, Az,

papelera, folders.

45 horas

semanales

9. REGISTROS (Los registros relacionados con las actividades descritas en

el procedimiento)

No. CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO

1

FR-MEC-001

CREACIN O ACTUALIZACIN DE

DOCUMENTOS

2 FR-MEC-002 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

3 FR-MEC-003 LISTADO MAESTRO DOCUMENTOS

INTERNOS

4 FR-MEC-004 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS




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5

FR-MEC-006

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

EXTERNOS

6 FR-MEC-007 CONTROL DE CAMBIOS

Nota: Estos registros deben quedar en el listado maestro de registros y/o de

documentos.

10. REFERENCIAS NORMATIVAS

NTC ISO 9001:2008.Norma tcnica colombiana.

GTC 200:2011. Gua para la implementacin de la Norma ISO 9001 en

establecimientos educativos

GTC ISO /TR 10013:2002. Directrices para la documentacin del Sistema

Gestin de la Calidad

11. REVISON APROBACIN Y MODIFICACIN

PROCESO DE

APROBACIN

CARGO FIRMA

Elabor Directora de Calidad

Revis Representante de la Direccin

Aprob Rector

12. ANEXOS (formatos, fotos, tablas, grficos, diagramas de flujo y

formularios)




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DD MM AAAA

DD MM AAAA

DD MM AAAA

APROBADO

DAR DE BAJAACTUALIZACION DE DOCUMENTONUEVO DOCUMENTO

Creacin o actualizacin de documentos

Procesos involucrados

Cdigo: FR-MEC-01

Versin: 02

Fecha: 11-07-2017

Datos del solicitante

Cargo

Dependencia

FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES


Fecha de solicitud:

Observaciones del lder de proceso:

Firma del solicitante:

Nombre

Informacin de la creacin o actualizacin del documento

Tipo de documento

Justificacin de la creacin, actualizacin u obsolescencia del documento

NEGADO

Firma recibido Directora de

Calidad

Descripcion de la solicitud

CONCEPTO DEL LIDER DE PROCESO

Firma del lder de proceso:




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PROCESO:

SI NO

CARGOFECHAVERSION FIRMA QUIEN RECIBEFIRMA

Cdigo: FR-MEC-02

Versin: 02

Fecha: 11-07-2012



DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

Nombre del documento: CODIGO:

DEVUELVE COPIA

OBSOLETA?




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1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

G R

EC

UR

SO

S

AAAA



LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS

Versin

Proceso:MEJORAMIENTO CONTINUO

No.

Cdigo: FR-MEC-03

Versin: 02

Fecha: 11-07-2012

G T

H

TIPO DE

DISTRIBUCIN

Fecha aprobacin

(versin vigente)COPIAS DISTRIBUIDAS A:

PC

IMPR

ESO

Nombre del documento

G A

CA

DEM

ICA

MM

G D

IREC

CIO

N

PR

EST

D

EL

SER

VIC

IO

AC

AD

EM

ICO

MEJO

RA

MIE

NTO

CO

NTI

NU

O

MA

TRIC

ULA

S

DDCdigo del

documentoTipo de documento




Cdigo: PR-MEC-01

Versin: 02

Fecha: 18-07-2012

Pgina: 25 de 28


Identificacion

del RegistroVersion Nombre del documento Fecha

Responsable del

diligenciamiento y/o

Administracion

Almacenamiento Proteccin RecuperacionTiempo de

retencin

Disposicin

final Observacion

Cdigo: FR-MEC-04

Versin: 02

Fecha: 11-07-2012



LISTADO MAESTRO DE REGISTROS




Cdigo: PR-MEC-01

Versin: 02

Fecha: 18-07-2012

Pgina: 26 de 28


NOMBRE DEL DOCUMENTOFECHA

(Version)RESPONSABLE DE CUSTODIA DISTRIBUCION FIRMA FECHA

FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS

PROFESIONALES


Cdigo: FR-MEC-06

Versin: 02

Fecha: 11-07-2012

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS




Cdigo: PR-MEC-01

Versin: 02

Fecha: 18-07-2012

Pgina: 27 de 28


FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS

PROFESIONALES


CONTROL DE CAMBIOS

VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

Cdigo: FR-MEC-07

Versin: 02

Fecha: 11-07-2012




Cdigo: PR-MEC-01

Versin: 02

Fecha: 18-07-2012

Pgina: 28 de 28


NTIPO DE

LEGISLACIN

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

ENTIDAD QUE

EXPIDE EL

DOCUMENTO

FECHA DE

EXPEDICIN

TEMA O EJE CENTRAL

DEL DOCUMENTO

MEDIO

DISPONIBLE

PROCESO QUE

LE APLICA

SOPORTE QUE

DEMUESTRE EL

CUMPLIMIENTO


Aqu comienzan a ser realidad tus sueos Cdigo: DC-MEC-021

Versin: 01

Fecha: 04-07-2012MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

procedimientos control de documentos y registros pr mec 01

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