proceso: cÓdigo: pst.1 versiÓn subproceso: fecha de … flota... · preventiva del mantenimiento,...

CARACTERIZACIÓN

PROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO

CÓDIGO: PST.1

VERSIÓN: 3

SUBPROCESO:

CONTROL DEL MANTENIMEINTO DE LOS VEHÍCULOS

FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 18/06/2018

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A. OBJETIVO

Asegurar que el alistamiento de los vehículos se ha realizado de acuerdo establecido en el programa de mantenimiento preventivo y que los vehículos programados para la prestación del servicio que presenten problemas o no sean conformes con los requisitos establecidos, se identifican y se controlan para prevenir la seguridad y confort de nuestros usuarios. B. ALCANCE

Servicio de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera. C. RESPONSABLE

Subgerente Operativo

Auxiliares de Rodamiento

Auxiliar de rodamiento de calidad

Representantes de agencia

D. REQUISITOS

- Norma ISO 9001

- Resolución 315 de Febrero de 2013

E. POLÍTICAS

• Los dueños de los vehículos (Afiliados) son los responsables de garantizar el cumplimiento del

programa de mantenimiento preventivo de los vehículos afiliados a la empresa según los lo

establecido en el contrato de afiliación y lo descrito en el documento FS.099 Programa de

mantenimiento preventivo y ficha técnica de revisión, la empresa a través del proceso de

control del alistamiento garantizara su cumplimiento, en caso de detectar no conformidades o

incumplimientos de alto impacto a las condiciones de seguridad y confort de los vehículos se

desautorizara su despacho hasta tanto no se solucionen las fallas y se podrán establecer

sanciones por estas situaciones de acuerdo a lo establecido en el manual operativo y las tablas de

multas respectivas.

POLÍTICAS INSPECCIÓN DIARIA DEL ALISTAMIENTO

En la oficina de rodamiento de la ciudad de Yopal, el Subgerente Operativo se encargara de

asignar a una persona (Auxiliar de rodamiento de calidad) para hacer esta revisión y son ellos

quienes tiene la responsabilidad de asegurar que los vehículos cumplan con los requisitos

establecidos y de tomar las medidas correctivas en caso de ser necesario.

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• La inspección constara de 21 ítem o requisitos que la empresa ha establecido como necesario para

prestar un adecuado servicio al usuario, estas revisiones se realizaran bajo las siguientes

condiciones:

- La oficina de rodamiento realizara mínimo una revisión mensual por vehículo. Bimensual

ing mecánico

- Las agencias origen realizarán la inspección de los vehículos oficinas de origen de ruta

(Bogotá, Bucaramanga, Arauca y Villavicencio) deberán nombrar un responsable quien

realizara la inspección a cada vehículo y enviaran a la ing mecánico Subgerencia Operativa

en la ciudad de Yopal los reportes para el respectivo seguimiento

- Para esta revisión se debe utilizar el formato F-PS-549 Inspección preoperacional de

calidad y seguridad.

- Las no conformidades detectadas por el ing mecanico serán atendidas de forma inmediata

y dependiendo de la gravedad de la falta se suspenderá el despacho hasta tanto no sea

solucionada.

- Las no conformidades detectadas en las oficinas de origen (agencias), deberán ser

informadas al Subgerente Operativo vía telefónica con el fin de determinar de acuerdo a la

gravedad y disponibilidad de vehículos el reemplazo o la determinación de un plazo para

que soluciones la no conformidad.

POLÍTICAS PARA LA REVISIÓN BIMENSUAL DE MANTENIMIENTO

• Adicional a la revisión técnico-mecánica y de gases anual obligatoria que exige la normatividad

vigente, la empresa exige que cada dos meses, nuestros vehículos pasen por una revisión

preventiva del mantenimiento, asegurando de esta manera que los vehículos cumplen con unos

estándares mínimos de seguridad, calidad y comodidad.

• De la revisión bimensual de mantenimiento quedara como evidencia la aplicación de la Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035, en donde se consignara el registro de las intervenciones y reparaciones realizadas tanto del mantenimiento preventivo como el correctivo, lo anterior en cumplimiento de la resolución 315 del 2013 del Ministerio de Transporte.

• La empresa tiene un convenio con Coflonorte Ltda e Inversiones Ángeles S.A.S. para la aplicación de la Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035, un vehículo que sea detectado con fallas por el Ingeniero Mecánico no es despachado hasta tanto no se realice una validación satisfactoria de las reparaciones realizadas.

• Los vehículos (microbuses) del servicio FS Libertadores, realizaran esta revisión cada dos meses de acuerdo al turno asignado en la ciudad de Yopal.

• Los vehículos (buses) del servicio Bus Libertadores, se presentaran a la revisión antes de iniciar la rotación con la Ruta Duitama – Arauca de 6 de la tarde en la ciudad de Sogamoso.

• Una vez un vehículo aprueba la inspección el Ingeniero Mecánico de Inv. Ángeles le entrega un desprendible con la aprobación la cual debe ser entregada en la oficina de rodamiento del Terminal de Transportes de Sogamoso para la autorización del despacho.

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• La Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo F-RF-035 revisara los siguientes aspectos:

• Adicional a la revisión efectuada en la ciudad de Sogamoso, se realizara la inspección de los

vehículos tipo FS y BUS en la ciudad de Yopal siguiendo los lineamientos y estándares

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mínimos contemplados en la resolución 315 de 2013 del Ministerio de Transporte, en la cual se

revisaran todos los aspectos tanto mecánicos como de confort para ofrecer un mejor servicio,

dicha revisión será efectuada por el Ingeniero Mecánico de la Flota Sugamuxi S.A. en las

fechas establecidas en el cuadro de rodamiento aprobado por el Subgerente Operativo de la

Flota Sugamuxi S.A.; para dicha revisión se cuenta con un software de alistamiento y cuyo

registro será manejado por el Ingeniero Mecánico en formato magnético. Un vehículo que sea

detectado con fallas por el Ingeniero Mecánico no es despachado hasta tanto no se realice una

validación satisfactoria de las reparaciones realizadas. (digitalizar bitácora)

• Una vez un vehículo aprueba la inspección el Ingeniero Mecánico de Flota Sugamuxi S.A. le entrega en forma impresa el formato con la aprobación, la cual puede indicar si el vehículo es Aprobado o Aprobado con Observación, dicho formato debe ser entregado en la oficina de rodamiento del Terminal de Transportes de Yopal para la autorización del despacho. (fomato autorización de despacho)

• La Ficha Técnica de revisión y mantenimiento preventivo magnético revisara los siguientes aspectos:

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F. PROCEDIMIENTOS

El Subproceso de Control del Alistamiento de los vehículos está compuesto por los siguientes

procedimientos:

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CONTROL DEL MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS


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PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /

RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD

Proceso planeación del servicio

Sub Op. Vinculación y

desvinculación de vehículos

Cuadro de rotación Inspección pre

operacional diaria

Validar las condiciones de seguridad y calidad del

vehículo para la prestación del servicio

Vehículo verificado para operación

Sub. Prestación del servicio de transporte

Usuario

Por despacho agencia de

origen


Subp. Vinculación y desvinculación de

vehículos

Cuadro de rotación Inspección mensual del

vehículo

Validar las condiciones de seguridad y calidad del

vehículo para la prestación del servicio

Vehículo verificado para operación

Formato Inspección pre

operacional de seguridad y calidad


Usuario

Mensual por vehículo


Subp. Vinculación y desvinculación de

vehículos

Programación bimensual para la

revisión

Revisión técnico-mecánica Bimensual

Preventiva

Asegurar que las intervenciones y reparaciones

realizadas tanto del mantenimiento preventivo

como el correctivo se realizaron de acuerdo a lo

programado para cada vehículo y que se encuentra en óptimas condiciones para

la prestación del servicio

Ficha técnica de revisión y mantenimiento de

vehículos de pasajeros


Usuario

Bimensual por vehículo

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G. INDICADORES

Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo)

H. REGISTROS CONTROLADOS

IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

Ficha técnica de revisión y

mantenimiento de vehículos

de pasajeros

Papel

Oficina Ingeniero Mecánico empresa Inversiones Ángeles

(Sogamoso – Boyacá)

Fecha de revisión

Subgerente Operativo Afiliados Auditor Interno

Dos años y se envía a la empresa

operadora

5 años Escanear

Soporte revisión

técnico mecánica

preventiva.

Papel

Carpeta marcada guardada en

archivador de la oficina de rodamiento

de Sogamoso

Ascendente

Subgerente

Operativo

Auxiliares rodamiento

Lo correspondiente al año vigente

N/A Eliminación

Formato inspección pre-

operacional de seguridad y

calidad

Papel

Carpeta marcada guardada en

archivador de la oficina de rodamiento

Por fecha de realización

Subgerente

operativo

Auxiliares rodamiento

Lo correspondiente al año vigente 5 años Escanear

Ficha técnica de revisión y

mantenimiento de vehículos

de pasajeros – Planilla de

Mantenimiento

Magnetico

Software CTA - Oficina Ingeniero

Mecánico empresa Flota Sugamuxi S.A. (Yopal - Casanare)

Fecha de revisión

Subgerente Operativo Afiliados Auditor Interno

Dos años y se envía a la empresa

operadora

5 años Escaner

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I. DOCUMENTOS CONTROLADOS

CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN

F-RF-035 Ficha técnica de revisión y mantenimiento de

vehículos de pasajeros 3.0 06/06/2013

Ingeniero Mecánico de la empresa Inv. Ángeles

F-PS-549 Formato inspección pre-operacional de seguridad y

calidad 3.0 30-ene-14 Auxiliares de rodamiento

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J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS

Alistamiento de vehículos

Los vehículos que se utilizaran para la prestación del servicio inicialmente cuando son nuevos

generalmente por los primeros 100.000 km tendrán por garantía la atención de su mantenimiento por

parte del concesionario donde se adquirió; Posteriormente cada propietario del vehículo será el

responsable directo junto con el conductor de garantizar la realización de un adecuado mantenimiento

preventivo y correctivo de los vehículos.

El alistamiento de los vehículos de la empresa se realiza teniendo en cuenta lo establecido en el

documento FS.099 Programa de mantenimiento preventivo y ficha técnica de revisión.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1.0 10/03/2015 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del sistema de gestión.

2.0 28/12/2015

Se incluye dentro de la información la función que realiza el ingeniero mecánico de la Flota Sugamuxi S.A. y el software en el cual se encuentra apoyada la inspección bimensual en la ciudad de Yopal para mejorar el estado de los vehículos en calidad y satisfacción del cliente.

3 15/07/2016

Se modifica política para el envío de información de agencias de la Gerencia General a Subgerencia Operativa en Yopal, se modifica nombre de la inspección bimensual a revisión de mantenimiento bimensual, las FS (microbuses) deberán presentar el vehículo para la revisión en la ciudad de Yopal, se incluye descripción del uso del software CTA de alistamiento, se modifica nombre del proceso de control de alistamiento a control de mantenimiento.

3 18/06/2018 Se revisa el documento sin cambios.

APROBACIONES

ELABORADO REVISADO APROBADO

Edison Ramirez Subgerente Operativo

Ing. Cesar Eliseo Silva Ingeniero de procesos

Ing. Oscar Javier Cuadros Gerente General

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