proceso contable en inventarios

8/16/2019 Proceso Contable en Inventarios

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UNIVERSIDAD DE LOS ANDESNÚCLEO “ RAFAEL RANGEL”

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS YCONTABLES

TRUJILLO

PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DEINVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A.

MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO

AUTORA: Br. AUDRY ALDANAC. I. Nº 17.393.178

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDADDE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE

LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA

MAYO; 2010


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DEDICATORIA

A Dios y a la Virgen quienes me guían cada día y me dan fuerza,

salud y entendimiento para lograr esta meta tan anhelada.

A mi Mamá y a mi Papá, seres incondicionales que fueron fuente

de inspiración para lograr esta meta, gracias por guiar mis pasos apoyarme y

confiar en mí en todo momento este y todos mis logros serán para ustedes.

Los Amo.

A mi Hermana Angelín, gracias por estar conmigo apoyándome y

dándome tus consejos este triunfo también es tuyo. Te Quiero.

A mi Abuelas os), que con sus bendiciones, oraciones y su cariño

me han acompañado a lo largo de mi vida. Los Quiero.

A mis Tías os), por su apoyo, sus consejos, y sus bendiciones, cada

uno de ustedes tiene un lugar muy importante en mi vida. Los Quiero Mucho.

A mis Primas os),

con quienes he compartido alegrías y tristezas,

que este triunfo les sirva de ejemplo para que cumplan sus sueños. A todos

los quiero mucho.

A mis Amigos as), Marchan, Gregory, Daniela, Daniel, Marianggy,

Maria, Karen, Katty, Luis, Julio, Jorge, Raúl, Fernando, Frans, Nerduim,

Héctor, Guzmary, Gabriel, Ildemarys, Argexa, Rosana y Yoel los cuales

siempre me apoyaron, me escucharon y estuvieron conmigo en todo

momento gracias por sus consejos. Los Quiero Mucho.

A todas aquellas personas que de una u otra manera me han apoyado

a lo largo del camino, siempre les estaré agradecida. Dios les pague.


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AGRADECIMIENTO

A Dios por iluminarme el camino en la meta a seguir y darme la

fortaleza para luchar cada día y seguir adelante.

A la Universidad de Los Andes, por haberme abierto sus

puertas y ser mí segunda casa. Casa de estudio donde adquirí los mejores

conocimientos.

A mi Tutora Yohana Mendoza, por haberme brindado sus

conocimientos y apoyarme en este paso tan importante para la culminaciónde mi carrera. Dios le pague.

A la Empresa Casa Alfonso, por la ayuda y colaboración prestada

para el desarrollo de la investigación.

A la Familia Valero Coronado, por brindarme un entorno familiar

agradable y apoyarme en todo momento para el logro de esta meta. Los

Quiero.

A la Sra. Xiomara Valero, por siempre estar pendiente de mi,

apoyándome en todo momento gracias por tus consejos y el cariño tan

grande que me tienes. Dios te bendiga.

Al Movimiento Hooligans, por apoyarme y siempre estar hay

cuando los necesite, gracias por sus consejos, enseñanzas y por confiar en

mí en todo momento. Los Aprecio.

A todos muchas gracias…

Audry Aldana


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ÍNDICE GENERAL

Pág.

ACTA VEREDICTO ii i

DEDICATORIA iv

AGRADECIMIENTO v

ÍNDICE GENERAL…………………………………………………... vi

ÍNDICE DE TABLAS ix

INDICE DE CUADRO xÍNDICE DE GRÁFICOS xi

RESUMEN

INTRODUCCIÓN……………………………………………………..

xii

1

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA……………………………………………………… 3

Planteamiento del problema 3Formulación del problema…. 8

Sistematización del problema…… 8

Objetivos de la investigación…….. 8

Justificación de la investigación……………. 9

Delimitación de la investigación……. 10

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO…………………………………………………... 11

Antecedentes de la investigación…

………..

11


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vii

Bases teóricas…

Proceso contable

Objetivos de los procesos contables

La administración

Objetivos de la administración

Principios generales de la administración

Administración de inventarios

El control de inventarios

El sistema de registro del inventarios

Método de valoración de los inventarios

Beneficios que se generan en los procesos contables dela administración del inventario……………..

14

14

22

25

25

26

27

31

35

39

46

Bases legales

Código de comercio

Ley de impuesto sobre la renta

Ley de impuesto de valor agregado

Definición de términos básicos

… Mapa de variables……

……...

48

48

49

49

50

52

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO………………………………………… 53

Tipo de investigación……………………………… 53

Diseño de la investigación……………………….. 54

Población……………………………………………………….. 54

Técnica e instrumento para la recolección de datos 55

Validez del instrumento 56

Técnicas de procesamiento y análisis de datos…… 56


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viii

CAPÍTULO IV

PRESENTACION Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Objetivo 1: Funcionamiento del proceso contable en el

inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el

municipio Valera, estado Trujillo.

Objetivo 2: Sistema de administración del inventario que

lleva la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el municipio

Valera, estado Trujillo.

Objetivo 3: Beneficios que genera el proceso contable en la

administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso,

C.A, ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.

57

58

65

73

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 77

Conclusiones 77

Recomendaciones 80

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…

…………………………….

81

ANEXOS

A. Cuestionario

B. Constancias de Validación

85

86

87


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ix

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Utilización de comprobantes diarios 58

Tabla 2. Registro en los comprobantes diarios 59

Tabla 3. Códigos de cuentas 60

Tabla 4. Formas de registro 60

Tabla 5. Software para el registro de comprobantes diarios 61

Tabla 6. Validación de la información 62

Tabla 7. Emisión de información 63

Tabla 8. Actualización de los registros 64

Tabla 9. Políticas de inventario 65

Tabla 10. Métodos de valoración del inventario 66

Tabla 11. Sistema de registro del inventario 67

Tabla 12. Formatos manejados 67

Tabla 13. Mecanismos de control 68

Tabla 14. Informe sobre recepción de mercancía 70

Tabla 15. Verificación sobre almacenamiento de la mercancía 71

Tabla 16. Verificación sobre salida de la mercancía 72

Tabla 17. Control de registro de los inventarios 72

Tabla 18. Registro de entrada de mercancía 73

Tabla 19. Almacenamiento de la mercancía 75

Tabla 20. Salida de la mercancía 75


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x

ÍNDICE DE CUADRO

Cuadro 1. Mapa de variables 52


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ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Utilización de los comprobantes diarios 58

Gráfico 2. Registro en los comprobantes diarios 59

Gráfico 3. Software para el registro de los comprobantes

diarios

61

Gráfico 4. Emisión de la información 63

Gráfico 5. Actualización de los registros 64

Gráfico 6. Políticas de inventario 65

Gráfico 7. Formatos manejados 68

Gráfico 8. Mecanismos de control 69

Gráfico 9. Informe sobre recepción de mercancía 70

Gráfico 10. Verificación sobre almacenamiento de la

mercancía

71

Gráfico 11. Control del registro de los inventarios 73

Gráfico 12. Registro de entrada de mercancía 74

Gráfico 13. Salida de la mercancía 76


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UNIVERSIDAD DE LOS ANDESNÚCLEO “ RAFAEL RANGEL”

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS YCONTABLES

TRUJILLOPROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A. MUNICIPIO VALERA EDO.

TRUJILLO

AUTORA: Br. AUDRY ALDANATUTORA: LCDA. YOHANA MENDOZA MscAÑO: 2010

RESUMEN

El objetivo de esta investigación se: analizò el proceso contable en laadministración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., delmunicipio Valera, estado Trujillo. La población estuvo representada por laempresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el Municipio Valera del estadoTrujillo. El tipo de investigación fue estudio de caso y el diseño de campo noexperimental. Como técnica de recolección de información se utilizó laencuesta, asimismo se diseño un (1) cuestionario de 20 ítems con preguntascerradas y de alternativas múltiples, el cual fue examinado por tres (03)expertos para su validación. Para procesar la información, se aplicóestadística descriptiva, la cual permitió el diseño de tablas con frecuenciasabsolutas y relativas, además de la presentación de gráficos para ilustrar losresultados. Finalmente, analizò el proceso contable en la administración delos inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipioValera, estado Trujillo que el proceso contable es óptimo, al igual que elsistema de administración llevado por la empresa, lo cual les permite obtenerbeneficios, particularmente en lo que respecta al registro, almacenamiento ysalida de mercancía para la toma de decisiones. Su mayor debilidad seencuentra en el sistema automatizado actualmente utilizado.

Palabras Claves: Proceso contable, administración de inventarios, empresascomerciales.


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1

INTRODUCCIÓN

La contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide,

registra y comunica la información económica de una organización o empresa,

con el fin de que los gestores puedan evaluar su situación, dentro de ella se

encuentran varias ramas: la contabilidad financiera, la contabilidad de costos y

la contabilidad de gestión, las cuales, se fundamentan en gran medida en el

control de las operaciones que una empresa realiza durante un determinado

periodo.

No obstante, el avance de las ciencias contables, aún existen multitud de

empresas que no aplican con precisión las técnicas contables o utilizan las

herramientas de control contable, porque no saben cómo se realizan, y por

tanto, no crecen sino más bien, se estancan en determinado momento.

Ahora bien, para las empresas de cualquier naturaleza, la adecuación de

los nuevos tiempos y el empleo de procesos y estrategias financieras, aunado

a la contratación de personal calificado, contribuyen a que las finanzas sean

más prosperas, pues sin duda, el aspecto económico – contable es el reflejo de

cada una de los movimientos de la empresa, es la expresión y huella de los

planes, cuyo espejo es la contabilidad.

Por lo tanto, los procesos contables pasan a ser parte fundamental del

desarrollo y sostenimiento de las empresas, sobre todo, porque permiten

evaluar los resultados económicos de la actividad empresarial, por tanto, facilita

el proceso de decisión a nivel gerencial. De tal forma, el proceso contable

representa la columna vertebral de la organización, sobre todo, porque ofrece

una medida de control sobre las transacciones y particularmente permite una

sana administración, entre otros aspectos, de los inventarios.

Los inventarios, simbolizan para las organizaciones uno de los temas

más delicados, pues éstos se caracterizan por ser voluminosos, lo que en

términos financieros, implica que la empresa invierte grandes cantidades de

dinero para mantenerlo y a través de éste, responder a las demandas del

mercado y mantenerse competitivo.


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Partiendo de esta premisa, se entiende que el proceso contable es

fundamental en la realimentación de la información que genera el movimiento

de los inventarios, por tanto, el registro de las entradas y salidas de

mercancías, así como también, la forma en que éste fluctúa, no se pudiera

obtener en forma precisa, si el proceso contable, no se realiza de manera

adecuada. De ahí, surge la principal inquietud de esta investigación, la cual

tiene como objetivo principal analizar el proceso contable en la administración

de los inventarios de la empresa Casa Alfonso C.A, en la ciudad de Valera

estado Trujillo. En tal sentido, este proyecto está estructurado de la siguiente

manera:

Capitulo I: en donde se presenta el planteamiento del problema, los

objetivos, la justificación y delimitación.

Capitulo II: comprende los antecedentes de la investigación, el

basamento teórico, las definiciones conceptuales y el cuadro operativo de

variables que sustentan y argumentan la investigación.

Capitulo III, conformado por los aspectos metodológicos a seguir en la

investigación, señalando entre otros aspectos, el tipo y diseño de la

investigación, la población, las técnicas de recolección de información,

detallando los instrumentos a ser utilizados para recolectar los datos; así como

también, las técnicas utilizadas para analizar los resultados.

Capitulo IV, se refiere a la interpretación y el análisis de los resultados,

los cuales fueron desarrollados según el orden de los objetivos específicos y

sus respectivas dimensiones.

Capítulo V, en el cual se plasman las conclusiones y recomendaciones

del presente estudio. Finalmente, se adjunta la bibliografía consultada y anexos

correspondientes.


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3

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

Las organizaciones son subsistemas que coexisten en un entorno en

donde el manejo de información es de vital importancia, pues a través de la

misma, se logran tomar decisiones que ayudan a enfrentar los cambios

económicos, tecnológicos y sociales que afectan de una u otra forma sus

diferentes gestiones. En tal sentido, resulta imprescindible que dentro de las

organizaciones empresariales, exista diversidad de procesos, entre estos los

contables, que ayuden a establecer lineamientos enfocados a manejar con

eficiencia y eficacia la información financiera dentro de una organización.

De manera general, se entienden los procesos contables como

normas, instrucciones o reglas que se utilizan para asentar las actividades uoperaciones que realiza la empresa. Sobre este concepto, se considera

pertinente resaltar el enfoque de Rosenberg (1994) quien explica que el

proceso contable, “… es el método para transformar datos contables en

informes que pueden ser interpretados y utilizados en los procesos de

elaboración de decisiones; a menudo se conoce también como ciclo

contable”.

De tal manera, se entiende que todo proceso contable lleva implícito

una serie de aspectos que son necesarios a la hora de realizar un registro,

como son: la documentación, los sistemas y métodos de registros, los

manuales que tienen gran importancia como herramienta para el manejo


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planificación de los recursos organizacionales, sean éstos humanos o

materiales.

Ahora bien, la secuencia de los procesos contables utilizados para

registrar, clasificar y resumir la información, se inicia con los registrosiniciales de las transacciones comerciales y concluye con la preparación de

los estados financieros, en función de resumir los efectos de las

transacciones efectuadas por la empresa sobre los activos, pasivos y

patrimonio.

Según la opinión de algunos autores, entre ellos López (2003) señalan

que el proceso contable se divide en fases, una fase inicial que depura la

información financiera a ser registrada, una segunda fase, constituida por laevaluación y cuantificación de los recursos y obligaciones; una tercera fase,

que se concentra en la elaboración de los estados financieros resultantes de

las transacciones; una cuarta fase, en la cual se produce la evaluación de la

información presentada en los mencionados informes y una quinta y última

fase, en donde se comunica la información financiera obtenida por la

contabilidad.

En esencia, se puede entender que el proceso contable, proporciona

los datos necesarios a los administradores para analizar la situación de la

empresa en un momento determinado, identificar deficiencias, descubrir

patrones o tendencias que les permitan formular objetivos apropiados y así,

tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos de la organización,

tanto humanos, como financieros y materiales.

A este respecto, se conoce que en Venezuela, sobre todo a partir de

los años 80’ se produce una transformación en las empresas básicamente

relacionada con la automatización de los procesos, lo cual incluye elprocesamiento de la información contable, haciendo que la generación de la

misma, sea más precisa y oportuna. Esta tendencia, según se entiende, ha

creado beneficios, sobre todo al momento de generar información para la

toma de decisiones.


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Ahora bien, el proceso contable que en Venezuela se ha tornado

automatizado para la mayoría de las empresas, incluye como parte focal de

su esquema, la generación de información sobre las partidas o cuentas de

mayor vulnerabilidad para las empresas, tal es el caso del efectivo y losinventarios.

En ese orden de ideas, se conoce que los inventarios constituyen una

partida de inversión cuantiosa, que amerita una administración financiera

planificada, a fin de que aporte los máximos beneficios, con el mínimo de

gastos. Esto requiere, que el registro de la información contable

correspondiente a este rubro o partida, se realice en la forma más eficiente

posible, dado que a través de los datos que generen los estados financierossobre los inventarios, se puede visualizar parte importante de la situación

financiera de la empresa.

En tal sentido, la administración de inventarios, al igual que la

administración de efectivo, presentan la siguiente particularidad; por una

parte, las empresas requieren minimizar la inversión del inventario, puesto

que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros

rubros. Por la otra, hay que asegurarse que la empresa cuente con inventario

suficiente para hacer frente a la demanda cuando ésta se presente y para

que las operaciones de venta, funcionen sin obstáculos.

La administración de los inventarios resulta entonces una herramienta

vital, sobre todo, cuando las empresas corren el riesgo de no poder satisfacer

la demanda, al manejar bajos niveles de inventario o por el contrario, al

manejar grandes cantidades, se disminuyen las probabilidades de no poder

hacer frente a la demanda, pero también se aumenta la inversión.

Sobre este aspecto, se considera importante resaltar, que algunasempresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario

porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan

rendimiento y deben ser financiados; sin embargo, es necesario mantener un

nivel mínimo de inventario porque la demanda no se puede pronosticar con


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6

certeza y se requiere de un cierto tiempo para posicionar o comercializar un

producto.

En este sentido, según cifras revisadas en la página web del Instituto

Nacional de Estadística INE (2009) las importaciones de mercancías (ropa,calzado y accesorios) se ha mantenido, lo cual indica que las empresas

venezolanas de naturaleza comercial mantienen stock de inventarios

permanentes; sin embargo, por la restricción de las divisas, sugiere Jerez

(citado por Montiel, 2007) que las empresas venezolanas han establecido

intercambios comerciales (compra y venta de mercancía) con empresas

nacionales, lo cual les ha permitido mantener sus inventarios en volúmenes

representativos.De esta realidad no escapan las empresas comerciales del municipio

Valera, en especial las que se dedican a la compra y venta de mercancía.

Una de las empresas de este tipo con mayor trascendencia y renombre es

Casa Alfonso, C.A. Ésta es una de las casas comerciales mejor posicionadas

en la mente de los consumidores trujillanos, su principal objetivo es la

compra venta de ropa para damas, caballeros y niños, además de

accesorios.

Durante años, Casa Alfonso, C.A., ha mantenido una clientela

constante, particularmente por el trato preferencial que brinda a los

consumidores de sus productos y los descuentos que realizan por la compra

de mercancía; su filosofía se ha fundamentado en las necesidades y

requerimientos de los clientes. Según información obtenida en el área

administrativa de las mismas, la empresa es un contribuyente ordinario, lo

que indica que sus ventas sobrepasan las 3000 UT. Igualmente, se logró

precisar que este tipo de empresa, genera empleo directo, manteniendo unanómina de veinte (20) empleados fijos y en épocas como la decembrina en la

cual aumenta la demanda de sus productos, generan empleos indirectos.

Por ser una empresa comercial, líder en el mercado, se consideró

conveniente realizar una observación cercana a los procesos contables y la


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administración de inventarios que la misma lleva; percibiéndose que los

ciclos de la demanda de la mercancía y accesorios que ofrece la misma

varía, es decir, es estacionario, según la época del año la demanda de los

productos que allí se comercializan aumenta o disminuye, lo cual hace que elproceso contable también fluctué en proporción al volumen de información

que se registra, clasifica y emite en determinadas épocas del año, como

navidad, carnaval o período escolar.

Por su parte, esta empresa maneja un inventario voluminoso, pues

según se logró evidenciar mediante entrevista informal sostenida con el

encargado de la misma, es política de la gerencia que los inventarios se

mantengan en sus límites máximos, en función de responder con eficiencialas demandas de los clientes, aun en épocas que las ventas se consideran

bajas.

Igualmente, la política de mantener inventarios altos durante todo el

año, pareciera generarle a la vez algunos inconvenientes, ya que les es difícil

controlar con precisión las entradas y salidas del inventario. Es decir, ante un

inventario tan voluminoso, la merma de mercancía es prácticamente

imperceptible, por lo que al realizar el levantamiento físico del mismo al cierre

del ejercicio económico, por lo general precisan faltas de mercancía, lo que

se convierte en pérdida para la empresa.

Ahora bien, entre las posibles causas que originan las situaciones

descritas anteriormente se logra percibir que existen debilidades en el

proceso contable, las cuales generalmente se producen al momento de

efectuar el registro contable del ingreso de la mercancía.

También, la razón por la cual mantienen inventarios representativos,

es para responder rápidamente a la demanda de los clientes, lo cual haceque la empresa no sólo almacene inventario suficiente para satisfacer la

demanda que se espera, si no una cantidad adicional; no obstante, la

situación económica actual del país, tal como lo confirmó el encargado de la

empresa, se ha tornado crítica, lo que ha traído como consecuencia que las


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ventas disminuyan, por tanto, el mantener inventarios altos, ya no les resulta

tan ventajoso como años anteriores, pues produce el estancamiento de la

inversión.

Por su parte, la ausencia de controles que coadyuven en laadministración del inventario es por lo general, la causa por la cual, se

produce la merma del mismo, trayendo como consecuencia posibles

pérdidas o disminución en las utilidades de la empresa.

Sobre la situación anteriormente descrita, se percibe que la empresa

Casa Alfonso, C.A, atraviesa por cambios producidos por el entorno, que les

genera la necesidad de reajustar su proceso contable, así como también la

gestión de los inventarios, pues de continuar presentándose estassituaciones, podrían enfrentar series dificultades que afectarían su situación

económica y financiera.

Al respecto, es importante resaltar que la meta del proceso contable

es proporcionar información veraz y oportuna sobre los inventarios y

asegurar que éstos sean suficientes para sostener las operaciones de la

empresa al más bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe

seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario es implementar

controles que les permitan manejar eficientemente los costos que intervienen

en la compra y mantenimiento de la mercancía; de allí, la importancia de

desarrollar una investigación que permita analizar el proceso contable en la

administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada

en el municipio Valera, estado Trujillo.

Formulación del problema

¿Cómo es el proceso contable en la administración de los inventarios

de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado

Trujillo?


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Sistematización del problema

• ¿Cómo es el funcionamiento del proceso contable en el inventario de

la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estadoTrujillo?

• ¿Cuál es el sistema de administración de los inventarios que lleva la

empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado

Trujillo?

• ¿Cuáles son los beneficios que genera el proceso contable en la

administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,

ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?

Objetivos de la investigación

Objetivo General

Analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de

la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado

Trujillo.

Objetivos Específicos

• Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la


Trujillo.

• Describir el sistema de administración de los inventarios que lleva la


Trujillo.

• Precisar los beneficios que genera el proceso contable en la

administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A.,

ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.


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Justificación de la investigación

Esta investigación abordo dos variables, la primera: el proceso

contable y la segunda: la administración de los inventarios, lo cual requierede una exigente labor de indagación y consulta a diferentes enfoques, entre

ellos, los señalados por Catacora (1997); Rosenberg (1994); López (2003),

entre otros. Dicha indagación genero nuevos conocimientos sobre el tema,

permitiendo perfilar un enfoque propio sobre la variable objeto de estudio.

El aporte metodológico de esta investigación es el desarrollo de

instrumentos que permitan el análisis y la interpretación de resultados

cualitativos y cuantitativos. Para lograrlo, se requiere del diseño de uninstrumento, que por sus características podrá servir de guía para el

desarrollo de otras investigaciones de naturaleza similar.

Mediante esta investigación, se espera generar recomendaciones para

que la empresa Casa Alfonso, C.A., mejore sus procesos contables y la

administración de sus inventarios, de tal forma que la toma de decisiones se

torne mucho más acertada.

Delimitación de la investigación

La investigación analizo el proceso contable en la administración de

los inventarios, de ahí que la misma encaje en la línea generada por el

Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables de la

Universidad de los Andes, Núcleo “Rafael Rangel”, denominada: Normas,

Principios y Sistemas de Información Contables y Administrativos. Como

unidad de análisis, se selecciono la empresa Casa Alfonso, C.A., la cual se

encuentra ubicada en la avenida 9 entre calle 10 y 11 N°10-30 del Municipio

Valera parroquia Mercedes Díaz del estado Trujillo y como sujetos

informantes se realizo la encuesta al encargado de la tienda y al contador

que los asesora.


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CAPITULO II

MARCO TEORICO

En esta parte de la investigación se puede destacar la ubicación

objeto de estudio dentro de un conjunto de ideas y teorías existentes

precisando las características y necesidades de la investigación. En tal

sentido Hernández; Fernández y Baptista (2006) explican que el marco

teórico:

… comprende el conjunto de artículos, libros y otros documentosque describen el estado pasado y actual del conocimiento sobre elproblema de estudio. Contribuye a documentar como lainvestigación agrega valor a la literatura existente. Así mismo,proporciona ideas nuevas y útiles para compartir losdescubrimientos recientes de otras investigaciones.

Siguiendo esta referencia, a continuación se presentan los antecedentes

de la investigación:

Antecedentes de la investigación

De acuerdo a Hernández; Fernández y Baptista (2006) los

antecedentes de investigación tienen como finalidad, determinar los puntos

de diferencias y coincidencias entre las investigaciones, así como evitar

repetir aspectos que se encuentran desarrollados. Por ello, se presentan los

siguientes:

Avendaño (2008) realizó una investigación titulada “El Método utilizado

en la Administración del Inventario de Materia Prima en las Industrias

Panaderas del Municipio Trujillo”, para responder a las interrogantes del

estudio se siguieron las pautas de la metodología descriptiva; el diseño fue


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de campo. La población estuvo representada por los gerentes de siete (07)

Industria Panaderas, a quienes se les aplicó un cuestionario elaborado para

requerir la información, validados por el juicio de tres (3) expertos en el área.

Se concluyó que las industrias panaderas del Municipio Trujillo, conocen losobjetivos de la administración del inventario de materia prima, y se interesan

en cumplirlos para su beneficio, tienen personal capacitado para dirigir y

controlar sus inventarios. Al mismo tiempo trabajan en conjunto para aclarar

los puntos de vista que mas convengan a la empresa con respecto al nivel

adecuado del inventario. Se analiza que los inventarios son controlados

favorablemente. Se recomienda a los gerentes cerciorarse bien si conservan

cierto número de unidades de inventario adicional, para evitar problemas yque obtengan los formatos adecuados para realizar controles de entradas y

salidas del almacén, ya que es una manera más confiable de mantener la

revisión.

En este antecedente se puede apreciar según lo descrito en las

conclusiones que los gerentes de las diferentes industrias poseen un

personal capacitado para dirigir y controlar los inventarios tomando en cuenta

las diferentes normativas que se establecen para ellos, además se hace

necesario de la utilización de formatos adecuados para llevar un buen control

de las entradas y salidas de mercancía y de esta manera no quedarse en la

obsolescencia que en cuanto a los nuevos paradigmas contables se refiere.

Esta conclusión genera aportes a esta investigación, particularmente porque

orienta sobre algunas fortalezas y debilidades en materia de procesos

administrativos y contables.

Montiel (2007) realizó un estudio titulado “Sistema de Control Interno

de Inventario de Mercancías en las PYMES del Municipio Trujillo, Estado

Trujillo”, los objetivos específicos comprendieron la descripción de las

características de las PYMES, procedimientos, condiciones y lineamientos


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del sistema. Para alcanzar los objetivos, se realizo una investigación de tipo

descriptivo con diseño de campo. La población estuvo conformada por 16

PYMES comerciales del Municipio Trujillo según datos aportados por la

cámara de comercio del estado Trujillo. Se le aplicó como instrumento derecolección de datos un cuestionario de 19 ítems, el cual fue previamente

validado por expertos. Del análisis de resultados se concluye que: el Sistema

de Control Interno de Inventario de Mercancías que poseen las PYMES del

Municipio Trujillo, estado Trujillo, es primario, pues la mayor parte de los

procesos relacionados con el mismo, se realizan mutuamente.

De acuerdo al antecedente anterior se puede deducir que las PYMES

del Municipio Trujillo llevan un control de inventario de mercancía primario, loque nos da una idea de que existen la unificación de criterios en cuanto los

métodos y técnicas de manejo de inventario, originando una concentración

de información en una sola línea no permitiéndoles a los empresarios la toma

de decisiones independientes que en cuanto a la administración de recursos

se refiere; ofreciendo entonces una perspectiva amplia sobre los métodos,

técnicas y procedimientos de la administración de inventarios.

Fernández (2006) realizo un estudio sobre “Sistemas de InformaciónContable en el Manejo del Inventario de Mercancías de las Empresas

Farmacéuticas del Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo”. Según este

objetivo se presento un tipo de investigación descriptivo con un diseño de

campo, la población estuvo conformada por un total de (5) empresas

farmacéuticas que operan en el Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo,

según datos aportados por la Alcaldía de dicho municipio. Como instrumento

se diseño un cuestionario, con un total de 40 ítems, los mismo respondieron

a la variable y dimensiones expuestos en el mapa de variables. Para la

validez se acudió al juicio de tres expertos y la confiabilidad se halló

mediante la aplicación del Coeficiente de Cronbach. Como técnica de análisis


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14

se utilizo la estadística descriptiva, obteniendo como resultado final que la

eficiencia de los Sistemas de Información Contable en el Manejo del

Inventario de Mercancías de las Empresas Farmacéuticas del Municipio

Rafael Rangel del Estado Trujillo, se ve limitada por ser completamentemanual, aislándolos de los beneficios que trae consigo la automatización de

la información contable.

Según este autor las empresas farmacéuticas el Municipio Rafael

Rangel del Estado Trujillo no se han puesto a tono con las nuevas

tecnologías de los procesos automatizados de los sistemas administrativos

ya que todavía llevan sus registros de inventarios en forma manual lo que

trae como consecuencia la poca objetividad y legalidad de los registroscontables, por lo que se hace necesario la utilización de estrategias para

instruir sobre los beneficios que traen la automatización de dichas empresas;

representando este resultado un aporte de relevancia para esta

investigación.

Bases teóricas

En toda investigación existen parámetros teóricos en donde el

investigador se basa para sustentar su propósito y lograr dar compresión alproblema de investigación en sus múltiples facetas y dimensiones. En tal

sentido Ramírez (1999) explica que: “… es el conjunto de teorías que se han

elaborado para interpretar el objeto de estudio y sus relaciones con otros

fenómenos de la realidad”.

Proceso contable

Según Whittington y Pany (2000) el proceso contable consiste “… en

los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir einformar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos,

pasivos y patrimonios relacionados a las actividades financieras”.

En otras palabras, un sistema de contabilidad no es más que normas,


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pautas, procedimientos para controlar las operaciones y suministrar

información financiera de una empresa, por medio de la organización,

clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y

financieras que se suministre.Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso

que su estructura y configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red

de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal

manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar

cualquier actividad importante de la misma.

En tal sentido, el proceso contable comprende los métodos,

procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control delas actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de

decisiones. Por tal razón, Fernández (1997), expresa que “…un sistema de

información aplica normas vigentes utilizando una técnica específica para el

procesamiento de los datos por medio de cuentas generando información

contable para uso de terceros”.

De esta manera, los registros y libros que se llevan, llegan a convertirse

en una fuente importante de información para tomar la decisión más

aceptada. Por ello se dice, que los sistemas contables son el eje alrededor

del cual se toman la mayoría de decisiones financieras. Al establecer un

sistema contable bien organizado, que se adapte a las características

particulares de las empresas, se podrían conocer en un momento dado,

cómo están funcionando las partidas, para de esa manera tomar decisiones

lógicas y acertadas.

Ahora bien, el funcionamiento de un proceso contable, según

Whittington y Pany (2000), “…sigue un modelo básico ofreciendo así control,

compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio”.

Dicho en otras palabras, el sistema contable de cualquier empresa


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independientemente del sistema contable que utilicé, funciona mediante tres

pasos básicos, estos son:

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe

llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria entérminos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de

transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y

que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción

se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a

futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden

medir y describir objetivamente en términos monetarios.

2.Clasificación de la información

: un registro completo de todas lasactividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de

datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las

personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información

de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar

aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga

dinero.

3. Resumen de la información: para quienes toman las decisiones en la

empresa, la información contable debe ser resumida, es decir

condensada, por rubros o partidas, para así facilitar los procesos

decisionales.

Los tres pasos descritos: registro, clasificación y resumen, constituyen

los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo,

en opinión de estos autores, el proceso contable incluye algo más que la

creación de información, también involucra la comunicación de esta

información a quienes estén interesados y la interpretación de la informacióncontable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. También, un

sistema contable que funcione de manera eficiente debe proporcionar

información a los gerentes y varios usuarios externos que tienen interés en


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las actividades financieras de la empresa.

Por otra parte, Catacora (1997), explica el funcionamiento del proceso

contable mediante un esquema cuyo orden debe ser estrictamente el

presentado en la siguiente figura:

Figura 1. Esquema de funcionamiento de un proceso contable

Fuente: Catacora (1997: 111)

En lo que respecta al ingreso de los datos en un sistema contable, se

relaciona con el proceso mediante el cual el sistema de información toma los

datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser

manuales o automáticas; en el caso de que sean manuales, éstas se

proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticasson datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o

módulos, esto último se denomina inter fases automáticas.

Por otra parte, las unidades típicas de entrada de datos a las

computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de

diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles

al tacto, el teclado y el mouse, entre otras, y en cuanto al ingreso como tal,

se toman en consideración generalmente los siguientes datos:

• Información general del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente.

• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago.

Comprobantes

de DiarioComprobantes de

Diario

Listado de Validación

Diario General

Mayor General

Balance General

Ganancias y Pérdidas

Ingreso de Datos Validación Actualización de

Registros

Emisión de Reportes

Comprobantes

de DiarioComprobantes de

Diario

Listado de Validación

Diario General

Mayor General

Balance General

Ganancias y Pérdidas

Ingreso de Datos Validación Actualización de

Registros

Emisión de Reportes


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• Facturas.

• Pagos, depuraciones, entre otros.

En ese mismo orden, el ingreso de datos se realiza a través de uncomprobante de diario, pues tal como lo expone Catacora (1997) cada

comprobante de diario contiene dos o más registros (débitos o créditos), los

cuales se denominan asientos de diario y pueden ser de dos tipos: Manuales

y mecanizados, tal como se plasma en el siguiente cuadro:

Cuadro 1. Tipos de asientos de diario

Manuales

Implica que los

registros en élrealizados, seanconformados ovalidados através delingreso de datosen un terminal decaptura de datos.

Fecha deOperación

Fecha en querealmente se

ejecutaron orealizaron lastransacciones oregistros.

Número

Éste deberá serconsecutivo porcada tipo deoperacióncontable

Mecanizados

Implica que sedebe usar unmedio dealmacenamientomagnético parapoder transferirlos registros enloscomprobantes dediario.

SoftwareContable

Programa para latransferencia deinformación.

Fuente: Adaptado de Catacora (1997: 111)

La validación, verifica que los datos ingresados cumplan con ciertos

parámetros previamente establecidos para el control desde el punto de vista

de la consistencia de la información. Un aspecto importante, reseñado por

Catacora (1997), es el de “…asegurar que no fallan los controles sobre la


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integridad de los datos”; ya que uno de los mayores problemas que se

presentan en los sistemas de información contable se relaciona con la

captura de todas las transacciones, esto debido a errores en la transferencia

de datos no corregidos antes de la prelación de los estados financieros.No obstante, el control debe ser efectuado en todas las etapas

relacionadas con el funcionamiento del sistema de información contable.

Para ello, generalmente se trabaja a través de códigos contables que

permiten detectar los errores en la fase de validación de los datos; en la

mayoría de los casos, estos códigos son expresados a través del plan de

cuentas, lo que permite identificar las partidas y los movimientos de acuerdo

a la naturaleza de la operación contable. Otro punto importante destacadopor Catacora (Ob.cit., 115), “…se relaciona con la calidad de los

procedimientos manuales”, destacando que la verificación de la secuencia

numérica establece la correlatividad del comprobante, de allí la conveniencia

de establecer programas de validación que permitan determinar el status del

comprobante. Aunado a esto, existen listados de excepciones, que son

reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se

tiene algún tipo de discrepancia u observación, entre los más comunes están:

Error en la secuencia de comprobantes, fecha de documento no válido,

cuenta no existente, movimiento sin referencia, entre otros.

Por su parte, el proceso de actualización de registros en un sistema

contable consiste a juicio de este mismo autor, en el traspaso de los

movimientos de diario general, a cada una de las cuentas de mayor; dicha

actualización, puede efectuarse de dos maneras: Interactivamente y por

lotes. Ambos tipos de actualizaciones tienen en común algunas operaciones

tales como: Operaciones de entrada, de procesamiento, de almacenamientode datos, de salida y de mantenimiento de datos.

Particularmente, el procesamiento en lotes se caracteriza según lo

expone Catacora (1997), “…porque las transacciones son agrupadas en lotes


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y almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento”.

De igual forma, el procesamiento interactivo, es una forma de procesar

la información en un sistema de cómputo que consiste en actualizar la

información de forma inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja,reside en la rápida capacidad de respuesta ante el ingreso de un dato

específico, dado que la actualización es inmediata.

Estos sistemas, son llamados on line o sistemas en línea y los mismos

se han incrementado por su facilidad para interactuar con la información

almacenada en el computador y otros usuarios.

Por último, la emisión de reportes es una de las funciones principales

de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la informacióncontable que ha sido grabada, validada y actualizada y que luego es

expuesta a través de resúmenes. Entre los más comunes están los que se

muestran en la figura 2:

Figura 2. Estructura básica de reportes de un sistema contable

Fuente: Catacora (1997: 118)Por su parte, y en concordancia con lo expuesto por Catacora (1997) el

autor Gómez (2002) esquematiza el ciclo o proceso contable de la siguiente

forma:

Contabilidad General

Cuentas Comprobantes Balances Mayor General Estados Financieros

MODULOS

REPORTES

Listado Código

Contable Resumido

Listado deComprobantes

Resumido

Balance deComprobación

Resumido

Análisis deMovimientos Resumido

Balance General

Listado CódigoContable Detallado


Detallado

Balance deComprobación por

Niveles

Análisis deMovimientos Detallados

Estado de Ganancias yPérdidas

Estado de Movimientodel Efectivo

Listado de

Comprobantes por

rango





MODULOS

REPORTES

Listado Código

Contable Resumido


Resumido

Balance deComprobación

Resumido

Análisis deMovimientos Resumido

Balance General

Listado CódigoContable Detallado


Detallado

Balance deComprobación por

Niveles

Análisis deMovimientos Detallados

Estado de Ganancias yPérdidas

Estado de Movimientodel Efectivo

Listado de

Comprobantes por

rango


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1. Apertura

Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes

del dueño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el

inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el

comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura

que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.

2. Movimiento

Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa

deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el

comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares decontabilidad.

El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus

necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o

mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de

prueba.

3. Cierre

En esta etapa se elabora lo siguiente:

a. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de

contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los

libros principales y auxiliares.

b. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base

para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado deResultados.

c. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las


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cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y

auxiliares.

El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados

en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance

general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

Según lo plantea Gómez (2002), el no tener la información en el

momento oportuno puede desatar una serie de problemas que en el largo

plazo incidirán con el correcto funcionamiento de la empresa, pero sobre todo

con la toma de decisiones financieras y gerenciales

Objetivos de los procesos contables

Catacora (1997) afirma que los sistemas de información contable deben

servir fundamentalmente para:

• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente

económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros

entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el

resultado obtenido en el periodo.

• Predecir flujos de efectivo.• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y

dirección de los negocios.

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y

tarifas.• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la

actividad económica representa para el entorno.


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Uno de los objetivos principales de los sistemas de información

contable, es el verificar que la información procesada por el sistema se está

efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa.

Cuando se nombra los estándares establecidos, este autor hace referencia atoda una filosofía que la empresa refleja en manuales, instructivos,

comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde

se plasmen principalmente las políticas que de alguna forma, pudieran

afectar el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de

la información contable

Así pues, se entiende que el objetivo final del sistema de información

contable, según Fernández (1997), “…es la emisión de los estados

financieros. Un creciente interés en el análisis de los sistemas contables se

origina debido a un factor que es una constante en el actual mundo de los

negocios: el cambio constante”. Un ambiente cambiante obliga a que se deba

estar analizando constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el

esquema de funcionamiento que se adapte a las nuevas condiciones

reinantes.

Desde esta perspectiva, el análisis de un sistema contable debe estar

enfocado hacia el logro de los siguientes objetivos principales:

• Asegurar la integridad de los datos.

• Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.

• Presentar la información financiera en forma confiable.

• Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.

Asegurar la integridad de los datos

El primer objetivo del análisis de un sistema contable está relacionado

directamente con el aseguramiento de la integridad de los datos, el cual

establece que todas las transacciones que deben ser registradas, lo estén.


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Una de las causas más frecuentes de errores de inconsistencia en la

información financiera es la falta de integridad de los datos contables. Una

empresa debe tener establecidos controles que aseguren que todas las

transacciones se están registrando e incluyendo en los registros financieros.

Adecuado registro y procesamiento de las operaciones

El segundo objetivo que debe cumplir el análisis de un sistema contable

se refiere al adecuado registro y procesamiento de las operaciones, esto

significa que se efectúen de acuerdo con normas y procedimientos

aprobados por la gerencia. Cualquier empresa, debe fijar políticas o

parámetros para el registro de los desembolsos, es decir, a partir de qué

monto y bajo qué condiciones puede considerarse un pago como

capitalizable en el rubro de los activos fijos. Con frecuencia las empresas no

poseen guías o pautas para este tipo de decisiones que son relativamente

sencillas, y esto origina errores de inconsistencia en la información

financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas en

forma diferente.

Presentar la información financiera en forma confiable

El tercer objetivo de análisis se refiere a la confiabilidad de la

información financiera, y establece que los estados financieros deben tener

un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y que éstas se

encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de

contabilidad. Muchas de las grandes quiebras y descalabros financieros de

las empresas han sucedido debido a una asignación de confianza a estados

financieros que no reflejaban las cifras razonablemente correctas de una

empresa.

Garantizar la oportunidad en la presentación de la información

El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la


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información, no menos importante que los anteriores, establece que la

información debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una

sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones.

Para que una decisión sea efectiva y eficaz, ésta tiene que ser soportadanecesariamente por información que llegue en forma oportuna.

La administ ración

De acuerdo a Chiavenato (1994), “… la administración significa la

acción de prestar servicios o ayudar”. La administración representa no solo el

gobierno y la conducción de una empresa, sino también todas las actividades

relacionadas con la planeación, organización, dirección y control de la

actividad empresarial. De acuerdo a esto administrar es una condición

indispensable, es la solución a la mayor parte de los problemas que afligen a

la empresa. Y esta surge como una respuesta a: el crecimiento acelerado y

desorganizado de las empresas, que comenzaron a exigir un una

administración científica capaz de sustituir el empirismo y la improvisación y

por la necesidad de una mayor eficiencia y productividad de las empresas,

para hacer frente a la intensa rivalidad y competencia en el mercado.

Objetivos de la administración

La administración tiene dos objetivos principales: proporcionar

eficiencia y eficacia a las empresas. La eficiencia se refiere a los medios;

los métodos, los procesos, las reglas y los reglamentos sobre la manera en

que deben hacerse las cosas en la empresa, con el fin de que los recursos

sean adecuadamente utilizados, por su parte la eficacia se refiere a los

fines, los objetivos y resultados por alcanzar, obviamente cada empresa tiene

sus propios objetivos. La tarea de la administración consiste en interpretar los

objetivos propuestos por la empresa y establecer las maneras de alcanzarlos

por medio de la acción administrativa, esta acción se divide en planeación,


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organización, dirección y control, que constituyen las funciones

administrativas.

Principios generales de la administración

Como lo señala Chiavenato (1994): “… la administración no es una

ciencia. No se basa en leyes rígidas. Al contrario, necesita fundamentarse en

principios generales flexibles capaces de ser aplicados a situaciones

diferentes”. De tal forma que estos principios son condiciones o normas

dentro de las cuales el proceso administrativo debe ser puesto en acción o

desarrollado. Se destacan los siguientes:

a) Principio de división del trabajo y especialización, el cual explica

que todo trabajo debe ser dividido con el fin de permitir la

especialización de las personas en alguna actividad.

b) Principio de Autoridad y Responsabilidad; en lo que respecta a al

autoridad es el derecho de dar ordenes y exigir obediencia,

cuestiones indispensables en la actividad administrativa, la

autoridad emana del superior hacia el subordinado, mientras que la

responsabilidad emana del subordinado hacia el superior, por lo

tanto la autoridad debe corresponder a la responsabilidad.

c) Principio de Jerarquía o cadena escalar, la jerarquía representa el

volumen de autoridad y responsabilidad de cada persona u

organismo en la empresa. A medida que se asciende en la escala

jerárquica aumenta el volumen de autoridad y de responsabilidad.

d) Principio de Unidad de Mando; cada persona debe subordinarse

solamente solamente a su superior. Es el principio de autoridad

única, que buscar evitar confusiones u ordenes dobles. Cada

subordinado debe tener un solo jefe.


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e) Principio de amplitud administrativa: es lo inverso del principio

anterior. Cada superior debe tener una cantidad adecuada de

subordinados, o sea, un número conveniente de personas que

mandar.

Administ ración de inventarios

Comprender el concepto, características y los fundamentos de los

sistemas de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, pues son

estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un

periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que

le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro

del activo organizacional. Para Buffa (1995), la administración de inventarios

es

…la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de larotación y evaluación del inventario de acuerdo a como seclasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, pues através de todo esto se determinan los resultados (utilidades opérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer lasituación financiera de la empresa y las medidas necesariaspara mejorar o mantener dicha situación.

Es decir, la administración del inventario se refiere a la determinación

de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se

deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá

ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las

ventas son necesarias para las utilidades.

La administración de inventario implica según Dell'agnolo (citado por

Buffa, E.; 1995), la determinación de la cantidad de inventario que deberá

mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades

de unidades a ordenar. En opinión del autor, existen dos factores importantes


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que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de

inventario:

a- Minimización de la inversión en inventarios: el inventario mínimo es

cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no

resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe

satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el

pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con

inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura

minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al

tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener

ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y

las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de

financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que

soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

b- Afrontando la demanda: si la finalidad de la administración de

inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la

demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del

producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción

ni la perdida de un cliente. Sin embargo, resulta extremadamente costoso

tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con

provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en

términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en

faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

Del mismo modo, agrega Chauvel (citado por Buffa, E.; 1995), la

administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos

básicos:


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…cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en unmomento dado; en qué momento deberían ordenarse oproducirse el inventario; qué artículos del inventario merecenuna atención especial; y, puede uno protegerse contra los

cambios en los costos de los artículos del inventario.El inventario permite ganar tiempo pues ni la producción ni la entrega

pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las

cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que

esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Ello posibilita

hacer frente a la competencia; si la empresa no satisface la demanda del

cliente sé ira con la competencia, lo cual incide en que no solo almacene

inventario suficiente para satisfacer la demanda esperada, si no una cantidad

adicional para satisfacer la demanda inesperada.

Igualmente, el inventario permite reducir los costos a que da lugar a la

falta de continuidad en le proceso de producción. Además de ser una

protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia

prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las

materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad

suficiente al precio mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como

consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena

destreza de inventario.

Ahora bien, la administración de inventario es primordial pues existen

diversos procedimientos que garantizan como empresa, lograr la satisfacción

para llegar a obtener un nivel óptimo de ventas. Dicha política consiste en el

conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de las

ventas de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la

escasez de productos e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de

mejorar la tasa de rendimiento.


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También es posible establecer relaciones exactas entre las

necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos,

definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la

categoría adecuada, mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel

posible y un nivel adecuado de inventario. De esa manera, se podrá

satisfacer rápidamente la demanda.

Otro procedimiento es recurrir a la informática. Algunas empresas

consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque

mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan

rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener

algún tipo de inventario porque:

La demanda no se puede pronosticar con certeza. Se requiere de un

cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los

inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los

competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y

de esta manera se pierde el negocio. Aunado a ello, la administración de

inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas,

compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar

al fracaso financiero.

En definitiva, la meta de la administración de inventario es

proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones al más

bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe seguirse para

determinar su nivel óptimo es, los costos que intervienen en su compra y su

mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar

estos costos.

El control de los inventarios


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La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo

primordial de toda empresa: obtener utilidades; a la vez, la obtención de

utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor

de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera conefectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente

se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que

en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse

registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a

esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios,dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a

mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las

utilidades.

En este orden de ideas, Everett y Ronald (1991), señala que el control

interno de inventario es la técnica que permite mantener la existencia de los

productos a niveles deseados.

Por otra parte, es una de las actividades mas complejas, su

planificación y ejecución implica la participación de varios segmentos de la

organización tales como: ventas, finanzas, producción, compras y

contabilidad, cuyo resultado final se incluye en la posición financiera y

competitiva de la organización, ya que afecta directamente a la clientela, a

los costos de fabricación, utilidades y a la liquidez del capital de trabajo.

También, los sistemas de control interno del inventario pueden estar

conformados por una totalidad de medidas administrativas y contables que

están relacionadas con los distintos ciclos operacionales que ocurren dentrode una organización. Al respecto Arens y Loebbecke (1996), señalan cinco

funciones que forman el ciclo de inventarios y controles internos:

* Procesamiento de órdenes de compra: se inicia la compra cuando el


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personal del almacén emite una requisición de mercancía ya sea por

haber llegado a su existencia física o para satisfacer la demanda de

algún cliente. Dicha requisición es enviada al departamento de

compras que se encargara de elaborar la orden de compra con elpropósito de adquirir el producto. Dichas órdenes deberán tener las

respectivas autorizaciones.

* Recepción de mercancía nueva: Consiste en recibir la mercancía, la

cual deberá ser inspeccionada en cuanto a su cantidad y calidad. En

algunas empresas se elaboran reportes de recepción de mercancía.

* Procesamiento de artículos: La parte de procesamiento del ciclo de

inventario y de almacenamiento varía mucho de empresa aempresa. La determinación de las partidas y la cantidad a producirse

se basa, por lo general, en órdenes especificas de clientes,

pronósticos de ventas o niveles predeterminados de inventarios de

artículos terminados. Con frecuencia, un departamento separado del

control de la producción es el responsable de la determinación del

tipo y cantidades de producción. Igualmente el departamento de

producción debe generar reportes de producción y desperdicios para

que el departamento de contabilidad de costos pueda reflejar el

movimiento de los materiales en los libros y determinar costos

precisos de producción.

* Almacenamiento de productos terminados: en la medida que los

productos son terminados, estos son pasados al almacén de

productos terminados con el propósito que sean despachados a los

clientes que los han solicitado. En compañías con buenos controles

internos, los artículos terminados se guardan con control físico en unárea separada de acceso limitado.

* Archivo maestro de inventario perpetuo: incluye información acerca

de las unidades de inventario adquiridas y vendidas, o también


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incluye información acerca de los costos unitarios. Este archivo se

actualiza cada vez que existe una transacción ya sea de compra de

materia prima, transferencia o venta del producto terminado.

Igualmente, los autores citados, hablan de una serie de controlesbásicos que se deben considerar para un adecuado manejo de los

inventarios, refiriéndose a:

* Uso de áreas de almacenamiento separadas físicamente, con

acceso limitado para las materias primas, productos en proceso y

productos terminados.

* La asignación a personas especificas de las responsabilidades de la

custodia del inventario de materiales.

* Documentos foliados aprobados para la autorización del movimiento

de inventario.

* Los archivos maestros de inventario perpetuos deben ser

mantenidos por personas que no tienen custodia o acceso a los

activos.

Adicionalmente los mismos autores precisan que es necesaria la

realización de conteos físicos de las partidas que conforman el inventario.Estos pueden hacerse a fecha de cierre de balance o en el transcurso del

año. Además, resaltan la planificación de la toma física del inventario, la cual

incluye instrucciones para el conteo físico, supervisión por parte del personal

responsable, verificación interna independiente de los totales de cada

partida, conciliaciones independientes del conteo físico con los archivos

maestros de inventario perpetuo y control adecuado sobre las hojas o

etiquetas de conteo.

Estos autores aunque no hacen referencia expresa al inventario, si

señalan elementos esenciales que deben estar presentes en un adecuado

sistema de control interno de inventario, como lo es: la segregación de


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funciones y asignación de responsabilidades, custodia física, adecuada

aprobación y supervisión de las actividades.

Por su parte Cook y Winkle (1987), en su libro de auditoria, señalan que

es indicación de un buen control contable sobre los inventarios, si las

funciones de los empleados están separadas de tal modo que las personas

que controlan los inventarios no están también a cargo de la elaboración de

las facturas o del registro de las compras.

Además, no se deben despachar mercancías hasta tanto la venta no

este aprobada y las facturas de compras no deben ser registradas y

aprobadas para realizar el pago, sino hasta que se determine que los

informes de recepción concuerdan con los artículos relacionados en las

facturas de compras.

Igualmente hacen referencia al control físico; es decir al conteo de las

existencias para determinar algún faltante, y a la presencia de medidas de

protección contra robo o deterioro. Estas medidas abarcan la presencia de

alarmas contra robos, vigilancia, cercas, cerraduras, orden y limpieza en las

áreas donde se encuentra almacenada la mercancía

El sistema de registro del inventario

Continuo: es un sistema de registro permanente de entradas y salidas

de mercancía y materiales.

Gómez (2002), lo define de la siguiente forma:

…es una forma de registrar los movimientos de las mercancías demanera que permita obtenerse las siguientes informaciones; laexistencia de mercancía, es decir, el inventario final, en todo


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momento; el costo de las ventas, en cada instante también; lautilidad (o perdida bruta), luego de cada venta de mercancía.

En este sistema el inventario es una cuenta de activo circulante, que se

llevara al precio de costo, que registrara el movimiento u operaciones demercancía que se causen. Esta cuenta se cargara por aquellas operaciones

que signifiquen un aumento tanto en unidades como en precio, tales como,

las compras al iniciarse el negocio, con el monto de cada compra con los

fletes y demás gastos de compra y las devoluciones en venta. Y se

acreditara por todas las operaciones que impliquen una disminución tanto en

unidades como en precio, tales como las ventas, por las devoluciones y

rebajas en compras.

Además de la cuenta de inventario, el sistema continuo utiliza las

cuentas de ventas y costo de ventas.

Ventas: es una cuenta de mercancía de saldo acreedor, se abona por

las ventas efectuadas a precio de venta y se carga por todas las rebajas y

devoluciones en ventas. Su saldo indicará el monto de las ventas efectuadas

en cualquier momento del periodo o al final del ejercicio económico.

Costo de venta: es una cuenta nominal de egreso que se llevara a

precio de costo. Se cargara cada vez que se haga una venta y se abonara

cuando ocurra una devolución en venta. Su saldo será deudor y reflejara el

costo de todas las mercancías vendidas, en cualquier momento del periodo o

al final del ejercicio económico.

Periódico: según Gómez (2002), “… consiste en el conteo físico de las

mercancías y la asignación de sus respectivos valores al final de cadaejercicio económico”.

El sistema de inventario periódico puede llevarse aun cuando la


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empresa lleve un sistema de inventario continuo, con el objeto de verificar las

existencias físicas con las contables, en un momento determinado.

Por este método, la mercancía que entra se registra en la cuenta de

compras. No se lleva ningún registro activo del importe del inventario en

existencia; es decir, no sufre cambios por compras, fletes de compras,

descuentos, bonificaciones, rebajas y devoluciones en compras, gastos de

importación, entre otros., ya que cada una de estas operaciones se registran

en sus respectivas cuentas.

El costo de ventas se determina realizando un asiento de ajuste para

acumularlo en una cuenta por separado. Este ajuste se determina sumándole

a las compras netas el inventario inicial y restándole el inventario final.

La cuenta inventario solo se moviliza en el momento de cierre, cuando

se elimina el valor del inventario inicial y se abre con el saldo correspondiente

al valor resultante del conteo físico.

Este método es utilizado comúnmente por empresas que venden

productos a bajos costos y de gran variedad.

Según Gómez (2002) la importancia que ejercen los inventarios en las

organizaciones afecta a distintos de departamentos los cuales deben

considerarse entre si para el logro de un control interno eficiente. Estas

funciones generales son:

Compras: se deben enviar requisiciones de materiales al departamento

o gerencia a fin de que la ordene. Los empleados del departamento de

compras actúan como agentes o intermediarios y no inician la compra. Paraesto, el personal de almacén elabora la requisición cuando la existencia ha

llegado a un nivel determinado o hay la necesidad de satisfacer la necesidad

de algún cliente.


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En un adecuado sistema de control interno, el departamento de compra

o el encargado de realizarla no puede ser el responsable tanto de ordenar la

compra, confirmar la llegada de la mercancía, aprobar su pago y autorizar su

despacho. Tal mezcla de funciones hace fácil entrar en acuerdos extraños, ala compañía, con los proveedores o apoderarse y ocultar irregularidades no

registrando debidamente la recepción y el despacho de las mercancías.

Recepción: todos los bienes recibidos por la empresa, sin excepción

alguna, debe pasar por el departamento de recepción, independientemente

de los departamentos de compras, almacenaje y embarque.

Este departamento es responsable de:

∗ Determinar que la cantidad y la calidad de los bienes recibidos

respeten el pedido.

∗ Separar mercancía dañada o defectuosa.

∗ Preparar un informe de recepción.

∗ Transferir oportunamente los bienes recibidos a las bodegas.

Almacenaje: la determinación de responsabilidades, principio básico

del control interno, es extremadamente importante en la función del

almacenaje. Las materias primas, productos semi terminados, productos

terminados y refacciones deben, todos ellos, ser controlados por

almacenistas que tengan clara conciencia de sus responsabilidades.

Cuando estén en uso numerosas bodegas, un almacenista

independiente debe ser designado responsable de cada una de ellas,

debiendo emplearse cuentas control, por separado, para cada almacén. A

medida que los bienes son entregados a las bodegas, se cuentan,

inspeccionan y reciben.

Los responsables de las bodegas deben informar directamente al


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departamento de contabilidad sobre el importe de lo recibido y almacenado.

Al llevar a cabo estas funciones el almacenista hace una importante

contribución al control general de inventario: al firmar por los bienes

recibidos, fija su responsabilidad, y al notificar al departamento de

contabilidad el importe de los bienes almacenados, proporciona elementos

para verificar el trabajo del departamento de recepción.

Según Gómez (2002) en cuanto a la seguridad del almacén, un

adecuado sistema de control interno debe considerar lo siguiente:

∗ Protección Física: Las áreas de los almacenes deben estar bien

cerradas y protegidas de tal manera de minimizar la entrada depersonas o intrusos. Hay que tratar que las áreas de depósito estén

bien iluminadas.

∗ Control de Acceso: establecer acceso restringido a las zonas del

almacén, es decir, no permitir la entrada de personas o empleados

que no tengan que ver con la actividad del almacén. Esto se debe

hacer con el propósito de identificar las responsabilidades del

personal involucrado en el manejo físico del inventario. ∗ Presencia de equipos de protección contra incendios.

Salidas: es necesario que las salidas de mercancías se efectúen con

base en una requisición autorizada. El almacenista, como responsable de

todos los bienes que están bajo su control, debe insistir en que por todas las

partidas que salgan, se le proporcione una requisición autorizada

acompañada de un recibo firmado por quien recibió los bienes.

La requisición es, usualmente, preparada por triplicado. Una copia es

retenida por el departamento que la emite; otra sirve de recibo para el

almacenista, y una tercera, de notificación al departamento de contabilidad o


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de costos, para la distribución del costo.

Registro de los inventarios: una estructura de control interno debe

considerar:

∗ “Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los

elementos del costo…” para asegurarse de la correcta valuación de

los inventarios y la determinación del costo de venta del ejercicio.

∗ Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en

almacenes de la empresa como de terceros, proporciona un control

permanente y la verificación mediante recuentos físicos que

permiten conocer faltantes, mermas, entre otros.

Método de valoración de los inventarios

Como consecuencia de las fluctuaciones del precio del mercado en

relación al costo de artículos y la importancia que tiene el inventario sobre los

resultados de la gestión de una empresa, los especialistas en esta materia se

han visto en la necesidad de establecer formas o métodos de valuación de

inventarios, que le permiten determinar el costo de las mercancías en

existencias y de las vendidas.

En la elección del método de valuación del inventario hay que tomar en

cuenta las características particulares de la empresa y los factores externos

que inciden en la variación de estos artículos; la economicidad y simplicidad

de su funcionamiento, esto implica que la aplicación del método mas fácil sea

funcional para la empresa, así como también la repercusión que tenga la

utilización de este método en los costos, es decir, la sub o sobre estimación

del valor del inventario, ya que si el inventario final es valorado a un precio

inferior del que realmente tiene, la utilidad neta obtenida en el ejercicio

disminuirá al aumentar el costo de las mercancías vendidas y viceversa.


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Es importante señalar que para la valorización de los inventarios hay

que tener presente el principio contable de consistencia, el

proceso contable en inventarios

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