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PROCESO
PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
(COMUNICACIONES) VERSIÓN 02
CARACTERIZACIÓN PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
(COMUNICACIONES)
PÁGINA 1 de 2
VIGENTE DESDE 31/07/2020
COPIA CONTROLADA
Vr.02. 06/02/2020
MINISTERIO
DEL INTERIOR
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, ENTIDADES QUE CONFORMAN EL SECTOR
DEL INTERIOR Y DEPARTAMENTO NACIONAL DE
PLANEACIÓN, MININTERIOR. Actualización del direccionamiento estratégico
del MinInterior, rendición de cuentas, resultados a
través de indicadores de gestión, seguimiento y
resultados ante políticas, programas y proyectos
del MinInterior y del sector alineados al PND,
cumplimiento al Plan Nacional de Desarrollo,
ENTIDADES QUE CONFORMAN EL SECTOR DEL INTERIOR
Plan estratégico sectorial aprobado para su cumplimiento y control
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, PROCESOS DEL MINISTERIO Y GRUPOS DE
VALOR Plan estratégico (Misión, Visión, política institucional, valores, red de procesos, objetivos estratégicos, indicadores de gestión, entre otros), planes de acción por procesos, políticas ajustadas y acordes a las necesidades del MinInterior, Programas y proyectos para ejecución y control, presupuesto, retroalimentación para la toma de acciones y decisiones. Plan estratégico de Comunicaciones, Política Editorial del Ministerio, Plan de comunicaciones, Manual de imagen institucional, Boletines de prensa, Monitoreo de medios, Columnas de opinión, Actualización de internet e intranet: noticias, fotonoticias, otros contenidos, Piezas comunicacionales: Videos institucionales, Piezas fotográficas, Piezas gráficas, animaciones, Boletines internos, Informativo digital, Presentaciones oficiales, Cartillas, Material POP, Análisis de redes sociales, Estrategias de comunicación para el adecuado manejo de la imagen del ministerio, Cartelera física.
AGENCIA PRESIDENCIAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DE
COLOMBIA – APC, ORGANISMOS INTERNACIONALES MULTILATERALES Y
BILATERALES DE COOPERACIÓN, MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Seguimiento a los convenios de proyectos de Cooperación Internacional”.
CIUDADANÍA EN GENERAL Y DEMÁS PARTES INTERESADAS
Respuesta a los derechos de petición, Políticas Públicas en respuesta a las realidades y necesidades, recursos, asistencias, retroalimentación de los sectores.
ORGANISMOS DE CONTROL Informes de desempeño del MinInterior y cumplimiento de directrices normativas
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Necesidades de Equipo humano competente necesidades de capacitación, necesidades de recursos – viáticos, necesidades dotación elementos de protección personal, necesidades de crecimiento, reconocimiento y preservación de la seguridad y salud del capital humano.
GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO Documentos controlados – a través del listado control de documentos, registros controlados a través de listado de control de registro y tablas de retención documental.
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Necesidades de bienes y servicios para la gestión, seguimiento al plan anual de adquisiciones.
GESTIÓN FINANCIERA Necesidades de recursos
GESTIÓN JURÍDICA Necesidades de asesoría, acompañamiento para conceptos jurídicos para la operación.
GESTIÓN DE MANTENIMIENTO A LA INFRAESTRUCTURA
Necesidades de infraestructura, necesidades de mantenimiento y actualización a la infraestructura (edificio, espacios de trabajo, medios de transporte, hardware, software, equipos y maquinaria)
ALCANCE:
Inicia con la revisión del contexto del Ministerio, la
definición de los lineamientos a seguir articulados al
PND, pasando por la planeación de la estrategia
comunicativa, así como la divulgación de los
contenidos comunicacionales internos y externos,
finalizando con el seguimiento a los objetivos y metas
contenidos en el plan de acción institucional y la toma
de acciones para la mejora del fortalecimiento
Institucional
LÍDER DEL PROCESO:
Ministra(o) o Jefe Oficina Asesora de Planeación.
ÁREAS O DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO:
Despacho del(a) Ministro(a), Viceministros para la participación y la igualdad de derechos y de relaciones políticas, Secretaría
General, Direcciones, Subdirecciones y Jefaturas de Oficinas del Ministerio del Interior, Entidades que conforman el sector interior:
Unidad Nacional de Protección – UNP, Dirección Nacional de Derecho de Autor, Dirección Nacional de Bomberos de Colombia,
Imprenta Nacional de Colombia, Corporación Nasa Kiwe, Oficina de Información Pública del Interior (OIPI), Todos los procesos del
Ministerio, Oficina Asesora de Planeación, Gobierno Nacional, Autoridades locales y departamentales, Actores o agentes sociales,
Líderes comunitarios, Comunidades étnicas y minorías, Medios de comunicación, Organizaciones Internacionales, Fuerzas Militares
y de policía y Ciudadanía en general.
PROVEEDOR / ENTRADA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Y DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN.
Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico Institucional,
Lineamientos para la Formulación de Proyectos de Inversión,
Lineamientos para la Formulación de Programas Misionales de
Funcionamiento, CONPES; Plan de comunicación, Política de
comunicación, Políticas de Comunicaciones Gobierno
Nacional, Directrices de Gobierno en Línea, Indicadores plan
estratégico institucional, Informe de Gestión.
ENTIDADES QUE CONFORMAN EL SECTOR DEL INTERIOR
Directrices para el direccionamiento estratégico sectorial (Misión, Visión, Objetivos estratégicos, plan estratégico)
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, PROCESOS DEL MINISTERIO, GRUPOS DE VALOR Y DE INTERES
Directrices para definir el direccionamiento estratégico del Ministerio, necesidades para el funcionamiento y la gestión, Agenda ministro (a), Manual de imagen Institucional, Medios de comunicación y comunidades, Monitoreo de medios de comunicación, Redes sociales, Solicitudes de apoyo para eventos institucionales y desarrollo de piezas de comunicación, Demanda de información por parte de los medios masivos de comunicación, Monitoreo de medios
AGENCIA PRESIDENCIAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DE COLOMBIA – APC, ORGANISMOS
INTERNACIONALES MULTILATERALES Y BILATERALES DE COOPERACIÓN, MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES Oferta y demanda de cooperación internacional relacionada en el formato “Documento Soporte de proyectos de Cooperación Internacional”. Presentación de proyectos de cooperación, Inventario de proyectos para demanda y oferta de Cooperación Internacional del Ministerio del Interior y sus entidades adscritas
CIUDADANÍA EN GENERAL Y DEMÁS PARTES INTERESADAS
Necesidades expresas a través de Derechos de petición, información de realidades y necesidades, retroalimentación de los sectores.
ENTES DE CONTROL Directrices y normatividad a cumplir, Políticas de
Comunicaciones Gobierno Nacional, Resultados de auditorías, Directrices de Gobierno en Línea, Ley de
Transparencia, reclamaciones, quejas. GESTION DE TALENTO HUMANO
Equipo humano competente, Programa de seguridad y salud en el trabajo, viáticos para la gestión, Programa interno de
capacitación. GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Lineamientos para el manejo de documentos y registros, lineamientos para el manejo de correspondencia, tablas de
retención para su manejo y control, correspondencia ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Plan anual de adquisiciones, bienes y servicios para la gestión del proceso
GESTIÓN FINANCIERA Recursos financieros GESTIÓN JURIDICA
Acompañamiento, asesoría y conceptos jurídicos para la operación.
GESTIÓN DE MANTENIMIENTO A LA INFRAESTRUCTURA
Infraestructura (edificio, espacios de trabajo, medios de transporte, hardware, software, equipos y maquinaria)
mantenida para poder funcionar SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA GESTIÓN
Programa de auditoría, Metodología para la identificación, análisis, valoración y gestión del riesgo, metodología para la
toma de acciones, acompañamiento y asesoría para el mejoramiento continuo, resultados de auditoria (informe de
hallazgos) TODOS LOS PROCESOS
Resultados de indicadores, cumplimiento de metas, resultados de gestión, retroalimentación del desempeño de la
gestión misional, resultados ante planes, programas y proyectos
PLANEAR
Identificar y actualizar matriz partes interesadas
Identificar normatividad y legislación vigente
Identificar riesgos del proceso
Definir canales de comunicación
Identificar cambios, mejoras e innovación del proceso PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Formular el Plan Estratégico Sectorial
Realizar el Análisis del Contexto Interno y Externo (DOFA-PESTEL)
Formular el Plan Estratégico Institucional (misión, visión, objetivos estratégicos, política institucional, valores)
Formular los Planes de Acción por procesos
Definir los productos, metas y resultados
Identificar y definir indicadores
Definir recursos para la vigencia fiscal.
Definir la Alta Dirección
Identificar procesos
Realizar análisis FURAG y definir rutas Scorecard en el marco del MIPG
Revisar y actualizar la metodología para la gestión del riesgo
Formular el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y de participación ciudadana
COMUNICACIONES
Formular el Plan estratégico de Comunicaciones.
Actualizar o formular la Política de Comunicaciones (institucional).
Formular el plan de acción para la implementación del plan estratégico de comunicaciones.
Diseñar la estrategia o campaña de comunicaciones de acuerdo a la necesidad, en articulación con el Plan de comunicaciones y el Plan de acción.
Especificar los requerimientos técnicos para los procesos contractuales de la vigencia.
Evaluación y análisis de los riesgos y necesidades de comunicación
ACTUAR
Elaborar e implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora
Actualización matriz de Riesgo de Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y volver a gestionar el riesgo
Formulación de planes de Mejoramiento de Origen Interno (Auditorias Control Interno) y Origen Externo (Entes de Control)
Actualizar la Matriz Legal
Redefinir acciones según resultados obtenidos de indicadores y tendencias
Actualizar indicadores.
Solicitar la asignación de más recursos. PLANEACIONACION Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Reformulación de los programas misionales de funcionamiento y los proyectos de inversión
Formulación de planes de choque para acelerar la ejecución presupuestal
Ajustar cambios planificados
Reasignar recursos
Modificaciones presupuestales COMUNICACIONES
Desarrollar nuevas estrategias de comunicación interna.
Identificar y gestionar oportunidades
VERIFICAR
Seguimiento al plan de acción y al Plan de Mejoramiento
Seguimiento a riesgos identificados
Seguimiento a los informes de gestión y a los resultados de los indicadores
Verificar canales de comunicación
Verificar la actualización de la Matriz Legal
Realizar reuniones de seguimiento y evaluación del proceso.
Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal y al cumplimiento de los objetivos propuestos en el proyecto de inversión.
PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Seguimiento al Plan Nacional de Desarrollo - Pactos del Ministerio
Seguimiento al Plan Estratégico Sectorial e institucional
Seguimiento a los indicadores planteados en el modelo de medición
Seguimiento ejecución presupuestal
Seguimiento trimestral a la ejecución del plan de acción del Ministerio
Seguimiento y evaluación a la ejecución de los programas y proyectos
Seguimiento al cumplimiento de rendición de cuentas
Verificación y análisis de resultados en el marco del comité de Gestión y Desempeño
Verificar el cumplimiento de necesidades identificadas de las partes interesadas
Realizar seguimiento a objetivos estratégicos y estrategias – Planificación de Objetivos
Seguimiento a las relaciones con Entes de Control y demás partes.
Evaluar el desempeño de la Entidad
Verificar la realización de Comités COMUNICACIONES
Realizar seguimiento al monitoreo de medios.
Medir la satisfacción e impacto de las soluciones en comunicación.
Solicitar formatos para las autorizaciones de uso público de imágenes
Realizar seguimiento a los requerimientos atendidos.
TRANSFORMACIÓN O GESTIÓN HACER
Actualizar la normatividad y legislación vigente
Análisis, valoración y gestión del riesgo
Ejecutar el plan de acción institucional
Gestionar cambios, mejoras e innovación del proceso PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Acompañamiento al Plan Estratégico Sectorial
Gestionar el Plan Estratégico Institucional
Gestionar Plan de Acción por procesos e iniciativas
Establecer los servicios de la Entidad
Consolidar indicadores
Gestionar recursos para la vigencia fiscal.
Conformar la Alta Dirección, realizar reuniones, Comités
Definir red de procesos
Gestionar rutas ScoreCard
Implementar metodología para la gestión del riesgo
Ejecutar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y de participación ciudadana
Gestionar las acciones de los proyectos, los programas misionales y metas del Ministerio a las directrices del PND y a las políticas públicas y funciones normativas que le atañen al Ministerio
Socializar y gestionar directrices del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, en el marco de las dimensiones y políticas de MIPG.
Actualizar la documentación del SIGI
Autorizar vigencias futuras y tramitar vigencias expiradas de los recursos
Coordinar y elaborar los proyectos para demanda y oferta de cooperación internacional
Programación presupuestal
Publicar el Direccionamiento Estratégico COMUNICACIONES
Establecer y gestionar el Plan estratégico de Comunicaciones
Ejecutar la Política de Comunicaciones.
Diseñar el Manual de imagen institucional.
Ejecutar la estrategia de comunicaciones según naturaleza del evento o requerimiento.
Realizar el cubrimiento periodístico que se haya requerido.
Diseñar y divulgar los productos comunicacionales.
Ejecutar la estrategia de comunicaciones de acuerdo a la necesidad comunicativa, el plan de acción de la dependencia y el objetivo de la actividad.
Aplicar la normatividad en el desarrollo de las estrategias comunicacionales y en el manejo de la información y los productos que se generan.
Cumplir las normas de derechos de autor.
Realizar los estudios de mercado para las contrataciones de monitoreo de medios y operador logístico.
Establecer los lineamientos en comunicación para los contratos de prestación de servicios de la vigencia de la dependencia.
OBJETIVO:
Estructurar la planeación estratégica sectorial e institucional y la programación de los recursos necesarios para atender el objeto misional del Ministerio del Interior, con el fin de hacer seguimiento, control y evaluación del desempeño dentro del marco de las disposiciones legales y normativas vigentes; para la posterior toma de acciones y decisiones que conlleven a la mejora continua. De Igual manera Definir las acciones y estrategias que permitan el manejo asertivo de la comunicación y posicionamiento de la imagen institucional del Ministerio del Interior, a nivel interno y externo
PROCESO
PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
(COMUNICACIONES) VERSIÓN 02
CARACTERIZACIÓN PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
(COMUNICACIONES)
PÁGINA 2 de 2
VIGENTE DESDE 31/07/2020
COPIA CONTROLADA
Vr.02. 06/02/2020
MINISTERIO
DEL INTERIOR
ELABORÓ
CLAUDIA BIBIANA PIRA ARÉVALO Profesional Especializado
Oficina de Información Pública del Interior
LUIS JAIRO OTÁLVARO RENDÓN EDUWIN LARROTA HUMBERTO PARRA
Profesionales Oficina Asesora de Planeación
REVISÓ
PAOLA VERA Jefe Oficina De Información Pública del Interior
EDNA PAOLA NAJAR
Jefe Oficina Asesora de Planeación Validado a través del correo
[email protected] con fecha del 31/07/2020
FORMALIZÓ
EDNA PAOLA NAJAR Jefe Oficina Asesora de Planeación
CONTROL DE CAMBIOS
Versión DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA
(DD/MM/AAAA)
02
La caracterización para la presente versión se modificó en los siguientes aspectos
1. Se fusionó el contenido de la caracterización del proceso de “Planeación y Direccionamiento Estratégico” con el contenido del proceso de “Comunicaciones”, esto debido a la nueva versión del mapa de procesos aprobado en comité institucional de Gestión y Desempeño del día 6 de Julio del 2020, en donde dicho mapa plantea la fusión de estos dos procesos en uno solo, en ese sentido la caracterización del proceso de “Comunicaciones” pasa a obsolescencia y la presente caracterización “Planeación y direccionamiento estratégico (comunicaciones)” pasa a su siguiente versión; con el contenido de los dos procesos como se mencionó anteriormente
2. Se actualizó a la plantilla vigente de caracterización según los nuevos lineamientos del Sistema Integrado de gestión Institucional – SIGI. 3. Se actualizaron las entradas, las salidas y las actividades del Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) tanto de Planeación y
Direccionamiento estratégico como las de comunicaciones, esto debido a los nuevos lineamientos y retos del Ministerio del Interior.
16/07/2020
RECURSOS NECESARIOS PARA LA GESTIÓN DEL
PROCESO:
Proyecto de inversión según vigencia
Presupuesto para el funcionamiento de la Entidad
Software de seguimiento al plan estratégico
Equipo humano competente y cualificado.
Hardware (Computadores, impresoras, intranet, red, internet, sala de juntas)
Mobiliario y materiales.
Recursos Financieros.
HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:
Plan Nacional de Desarrollo
Herramienta SIIF, SIPI
Planes de Acción Sectorial e Institucional
Auditoria Interna y Externa de cumplimiento
Matiz DOFA - PESTAL
Rendición de Cuentas
Actas de Comités
FURAG
Autodiagnósticos MIPG
Matriz de riesgos, plan anticorrupción.
Matriz de Partes Interesadas
Encuesta de Satisfacción
Informes de Ejecución presupuestal
Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.
Informes de Supervisión e Interventoría de los diferentes contratos suscritos.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A LOS CUALES LE APUNTA:
Fortalecer la capacidad Institucional promoviendo el talento humano, la participación ciudadana,
la gestión del conocimiento e innovación y el uso de nuevas tecnologías, en el marco de la
cultura de la transparencia, la legalidad y la gestión pública efectiva.
PACTOS DEL PLAN DE DESARROLLO A LOS CUALES LE APUNTA:
PACTO NO. 1 PACTO POR LA LEGALIDAD. Seguridad efectiva y justicia transparente para que todos vivamos con libertad y en democracia
PACTO NO. 2 Pacto por una gestión pública efectiva.
PACTOS TRANSVERSALES - XI. PACTO POR LA CONSTRUCCIÓN DE PAZ: Cultura de la legalidad, convivencia, estabilización y víctimas
LÍNEA DE DEFENSA DE MIPG:
1er, 2da y 3ra Línea de Defensa
CARGOS, ROLES O PERSONAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO:
Ministro(a) del Interior
Viceministros
Secretario(a) General
Jefe Oficina Asesora De Planeación
Directores, Subdirectores y Jefes de oficina
Líder de equipo de cooperación
Equipo de cooperación
Líder de planes y proyectos
Equipo de planes y proyectos
Líder de MIPG
Responsable de políticas de MIPG
Líder de procesos
Grupo de mejoramiento continúo
Asesor de políticas públicas
Asesor de la gestión sectorial
Asesor de la Oficina Asesora de Planeación
Grupo de seguimiento a compromisos étnicos
Jefe Oficina de Control Interno
Jefe de Oficina de Comunicaciones
Equipo asistencial
Coordinador de reingeniería
Auxiliar administrativo
DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA GESTIÓN DEL PROCESO
Procedimiento gestión del riesgo
Matriz de Contexto Interno – Externo
Matriz DOFA – PESTEL por Dirección e Institucional
Misión
Visión
Política Institucional
Especificación de Dirección
Planificación de Objetivos
Matriz Legal
Matriz de Partes Interesadas
Plan de Comunicaciones
Procedimiento manejo de proyectos misionales
Procedimiento manejo de proyectos de inversión
Direccionamiento estratégico sectorial
Plan Nacional de Desarrollo
Plan Institucional
ADN del Ministerio
Política editorial
Manual de Imagen Institucional
Monitoreo de medios
Boletines de prensa
Publicaciones redes sociales, Intranet, página oficial del Ministerio y correo electrónico