GMD‐1 Review, Obligation, Approval and Award Offer  GMD‐2 Administrative Amendment – Date Changes  GMD‐3 Change in High Risk Indicator  GMD‐4 Closeout Workflow

GMD Process Mapsv 4.26

Last Updated: March 4, 2020

For a step by step tutorial of this process map, please reference the following:

https://www.corporateservices.noaa.gov/grantsonline/Documents/Grants_Management_Training_May2016.pdf

https://www.corporateservices.noaa.gov/grantsonline/Documents/Closeout_Processing.pdf

Version 4.26

March 4, 2020

Federal Employee (including GMD) Grants Online Document

Process Map Key

Multiple Grants Online DocumentsGrantee

Grants Online Hard Stop Codes

HS =     “Vendor and Funding”HSP =   “Vendor and Funding – POST”HSFP =  “Funding Only ‐ POST”HSV =    “Vendor Only”HSF =    “Funding Only”

“Interface” User

VV = Vendor Transaction – ValidateVC = Vendor Transaction - CreateP = Procurement Request TransactionO = Obligation TransactionC = Closeout TransactionSN = SF-270 – Non-ASAP TransactionSA = SF-270 – ASAP Transaction

Reviewers

CBS Interface Task

Important Note

Alternate Path

ContinueProcess Step

Notification

Version 4.26

March 4, 2020GMD Review, Obligation, Approval and Award Offer (GMD‐1)

1Grants 

Specialist

8Grants Officer

7Forward to

Grants Officer

2Complete GMD

Checklist

4Complete CD‐450/451

3GMD Checklist

5CD‐450/451

6Award File Final StatePO Checklist, NEPA,

Procurement Request,GMD Documents

9Review

CD‐450/451

O

“Review Award File” Task is placed into Grants Specialist’s Inbox when FPO forwards Award File.A task also goes to Public Affairs (based on the Bureau Threshold*) to attach Press Release.  (Canceled if no action taken as of GO approval ‐Step 10.)

*Bureau Threshold:       (IF EDA, all Grants) / (IF Census, no Grants)       OR       (IF Other Bureau > $500,000 Only)

Done

Done

11CBS 1st/2nd Approver/ 

CBS Interface

Validation Successful

O

HS

13Grants Officer

14Record Grants Officer Approval

Nightly Upload to MARS

Nightly Upload to CBS DW for ARRAFile generation for FAADS/USASpending

Accept

Award Files cannot be signed by Grants Officer if there is a

pending amendment. 

10Initiate AwardObligation

HSP

25Accept/Decline

END

CD‐450 – Closeout Process or CD‐451 – De‐ob Process(Declined Workflow ‐See DA‐1 and DA‐2)

Decline

AUTOMATED TASK

16ASAP

Authorization

18Clear 

Award File

17Bureau OLIA

(OLA)

19Department 

OLIA

20Clear 

Award File

*AUTOMATED TASK (based on Data 

Warehouse Records, not CBS Interface)

ASAP Only

AUTOMATED TASK

6aForward to

Optional Reviewer

6bFALD/OIG/

 Director

6cReview Award 

File 

6dGrants 

Specialist

24View

Award Details

23Recipient Authorized 

Representative

15ASAP 

Authorizer

21Finance Office

22ASAP 

Certification

12CBS 1st/2nd Approval

Version 4.26

March 4, 2020Administrative Amendment – Date Changes (GMD‐2)

15Unapproved profile update

Non‐Funded Amendment

1Grants Specialist

2Search for Awards 

via theAwards Tab

3Select link for Amendment

and complete Required fields 

9Accept/DeclineAmd

11Initiate Ob Mod

4Grants Specialist

51.)  Review Amendment2.)  Forward to Grants Officer

6Grants Officer

7Approve Amd/ 

Modify Date(s) in Grants Online

8Recipient 

Authorized Rep

9aGrants Officer

9bAcknowledge Decline (Grants Online 

date change(s) are rolled back.)

10Grants Online Sys Admin

O

12CBS 1st/2nd Approver/ 

CBS Interface

13CBS 1st/2nd Approval –

Date Extension

14ASAP 

Authorizer

END

Step 10 – If error, send notification to Grants Online Sys Admin.  Will investigate 

and restart manually as needed.

1. Nightly Upload to CBS DW for ARRA2. File generation for FAADS/USASpending

Accept

Decline

OOHSP

Version 4.26

March 4, 2020Change in High Risk Indicator (GMD‐3)

5ASAP 

Deauthorization

(NOAA ASAP Recipients Only)

1Grants Specialist

2Search for Orgs

Via the Awards Tab

3Select link for Org ID, modify high risk flag, 

then save.*

4ASAP Authorizer

8ASAP Authorizer

9Approve ASAP Profile Change

7ASAP 

De‐Certification

11ASAP 

Authorization

10ASAP Authorizer

13ASAP 

Certification

* ASAP Certification Task has been automated

Set Authorize Remaining Balance 

Flag

May need Error Notifier

FROM High Risk

TO High Risk

SA

6Finance Office

12Finance Office

Do Steps 4‐9 only if Vendor is ASAPSteps 4‐9 are ALL MANUAL

EACH Step is completed once for One or Multiple Awards

Do Steps 10‐13 only if Vendor is ASAP EACH Step is Completed once for one or multiple awards

* Note: The High Risk flag can only be updated after all pending actions are complete. An Award File In Process will prevent changing of the High Risk flag.

Version 4.26

March 4, 2020

ASAP with Funds Only

Automated Task for Interfaced Only Awards

EDA Only

Closeout Workflow (GMD‐4)

1Grantee

2aSubmit Final 

Progress Report

2bSubmit Final 

Financial Report

3bAccept

4bAccept

4Grants 

Specialist

3aFinal PPR

4aFinal SF‐425

Note: An email notification is sent  to the Grants Specialist notifying them that the final documents are in and closeout can begin.

5

Only If Funds Remain

Only If Funds Remain Or If Reconciliation Box Is Checked

14Review De-Ob

Memo

18Approve De‐ob Memo

11Initiate Financial Closeout

29Initiate 

Administrative (Manual) Closeout

6Grants 

Specialist

12De‐obligation 

Memo

13Finance Reviewer

17Grants Officer

30Grants Officer

31Administrative 

(Manual) Closeout 

Date‐Stamp

END

24ASAP 

Certification23

Finance Office

Step 31 is dependent upon completion of Step 10 or 28

22ASAP 

  De‐authorization21

ASAP Authorizer

Administrative (Manual)Closeout

C C

C

HSP

28Financial Closeout 

Date‐Stamp

25CBS 1st/2nd  Approver/ 

CBS Interface*

26De‐obligate 

Funds

ENDFinancial Closeout

HSP

7Initiate Financial Closeout 

(Zero Dollar Award)

9Grants Officer

ENDFinancial Closeout10

Approve De‐ob Memo

8De‐obligation 

Memo

* 2 steps for NOAA CBS1 step for NIST CBS

3FPO

15EDA 

Director

16Approve 

Step 22 includes creating the ASAP Profile for Non‐Interfaced Awards

27Grants OnlineSystem Admin