processos organizacionais na implementaÇÃo de...

UNIVERSIDADE DE LISBOA

INSTITUTO DE EDUCAÇÃO

PROCESSOS ORGANIZACIONAIS NA IMPLEMENTAÇÃO DE

UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE APOIO À GESTÃO

ESCOLAR

Francielle Campos da Silva

ANEXOS

MESTRADO EM EDUCAÇÃO E FORMAÇÃO

Área de Especialização em Organização e Gestão da Educação e Formação

Relatório de Estágio

Orientado pelo Professor Doutor Luís Miguel Carvalho

2016

ANEXOS

(Encontram-se em formato digital)

Anexo 1 – História da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias;

Anexo 2 – Boletim informativo;

Anexo 3 – Organograma;

Anexo 4 – Instrumentos de recolha e tratamento de dados:

Anexo 4.1 – Guião da entrevista I aplicada a assessora do diretor-geral acerca da

influência das forças diretas e indiretas do ambiente externo da organização;

Anexo 4.2 – Protocolo da entrevista I;

Anexo 4.3 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista I;

Anexo 4.4 – Quadro descritivo das dimensões, categorias e subcategorias da

entrevista I;

Anexo 4.5 – Registo das observações;

Anexo 4.6 – Guião da entrevista II aplicada ao gestor de processo acerca das

razões de mudança e do processo de implementação de um sistema de apoio à

gestão escolar;

Anexo 4.7 – Protocolo da entrevista II;

Anexo 4.8 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista II;


entrevista II;

Anexo 4.10 – Guião da entrevista III (focus group) aplicada aos colaboradores da

empresa acerca das razões de mudança, o processo de implementação e o impacto

das mudanças com a implementação de um sistema de informação;

Anexo 4.11 – Protocolo da entrevista III;

Anexo 4.12 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista III;


entrevista III;

Anexo 5 – Fichas de avaliação dos cursos anuais, intensivos e workshops.

Anexo 1 – História da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias

História

A Restart – Escola de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias, é uma escola de formação

profissional situada em Lisboa que nasceu em 2003. Nesta altura, a formação profissional em

Portugal era deficitária a nível nacional, e o ensino superior tendia a desligar-se dos interesses dos

alunos e das empresas. Não existindo um acompanhamento pedagógico fundamental para a

integração no mercado de trabalho. Urgia assim, apostar cada vez mais numa formação

profissionalizante, com uma componente prática forte e ligada ao mercado, nomeadamente nas

áreas do audiovisual, imagem, som, eventos e new media. Desta necessidade nasceu a Restart.

Sendo este um projeto aberto e expansível, um dos principais objetivos é a constante procura

de novos nichos de mercado, de modo a fornecer uma formação global, focada nas vertentes

técnicas e criativas, fundamental num mercado em constante mutação e cada vez mais competitivo.

Esta ligação ao mercado é garantida através de diversas parcerias e de uma preocupação em manter

a formação adequada à realidade profissional, conseguida através do corpo de formadores composto

por profissionais em ativo nas diferentes áreas da escola.

Em 2009, a Restart possui cerca de 20 cursos e um crescente número de workshops. Com

uma aposta contínua na criação de novos cursos, neste próximo ano letivo abrem cursos como

Gestão e Criação de Marcas, Escrita para Cinema, Televisão e New Media ou Interpretação para

Cinema e Televisão.

Em paralelo, com a formação, a Restart mantém uma política de apoio a projetos criativos e

apresenta ainda, uma programação contínua de animação cultural (exposições, ciclos de cinema e

vídeo, concertos, etc.).

No sentido de melhorar a qualidade de ensino, aumentar a capacidade de alunos e número de

cursos e workshops, a Restart muda de instalações em agosto.

As novas instalações são em Alcântara e dispõem de uma zona de convívio e de exposições,

um auditório maior, e atelier de cenografia. Para além de um maior número de salas e melhor

equipamento técnico.

Anexo 2 – Boletim Informativo

Anexo 3 – Organograma

Anexo 4 – Instrumentos de recolha e tratamento de dados

Anexo 4.1 – Guião da entrevista I aplicada a assessora do diretor-geral acerca da

influência das forças diretas e indiretas do ambiente externo da organização

Universidade de Lisboa

Instituto de Educação

Mestrado em Educação e Formação

Área de especialização: Organização e Gestão da Educação e Formação

Guião da Entrevista

Semiestruturada

Tema: Forças diretas e forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização.

Entrevistado: Assessora do diretor-geral da Restart.

Finalidade

Recolha de informação para a caraterização do ambiente externo da organização.

Objetivos gerais

Obter informação que permita identificar as forças do ambiente externo que

afetam a “vida” da organização;

Conhecer a perceção da assessora do diretor-geral quanto à importância das forças

na “vida” da organização.

Blocos

temáticos

Objetivos

específicos

Questões Notas

A

Legitimação

da entrevista

Legitimar a

entrevista

Informar o entrevistado

sobre a temática e a

finalidade da entrevista

Sublinhar a importância

da participação do

entrevistado para o

sucesso do trabalho

Proporcionar ao

entrevistado um

ambiente que lhe

permita estar à

vontade e falar

livremente sobre os

seus pontos de vista

Motivar o

entrevistado Salientar o carácter

restrito do uso das

informações prestadas

Referir a disponibilidade

para fornecer os

resultados do trabalho

Pedir autorização

para gravar a

entrevista

B

O ambiente da

organização

Conhecer os fatores

ambientais externos

que afetam a

organização

Que fatores do ambiente

externo mais influenciam

o desenvolvimento e o

desempenho da

organização?

Atendendo aos fatores

que referiu, como

caraterizaria o ambiente

externo da organização

em termos da sua

estabilidade – mudança?

Dito de outro modo,

aqueles fatores têm

mudado muito ou são

relativamente

constantes?

Quais desses fatores são

os mais importantes?

Porquê? O que é afetado?

Como vê a organização

respondendo às

mudanças nesses

“fatores”?

Ambiente externo:

clientes, concorrente,

recursos humanos e

fornecedores

Mudanças

tecnológicas.

Mudanças no estado

da economia (PIB,

taxas de inflação,

taxas de desemprego,

taxas de juro, défice

do orçamento e do

comércio).

Legislação.

Fator social ou

cultural (sociais –

mobilidade social,

mudança de estilo de

vida, nível de

educação; culturais –

crenças e valores).

C

Clientes

Conhecer os

clientes da

organização

Perceber a

influência dos

clientes no trabalho

da organização

Os serviços da

organização são dirigidos

aos alunos, mas quais são

realmente os principais

alunos?

Quais as características

das empresas que

procuram os vossos

serviços?

Os clientes são, na

maioria, individuais

ou empresas

Quais são as

características das

pessoas que fazem

formação na

organização?

Como é que a

organização conhece a

avaliação que os alunos

fazem dos serviços

prestados pela

organização?

Que alterações têm sido

feitas consoante as

“preferências” dos

alunos?

Perfil dos alunos que

procuram a formação

na organização

Alterações ao longo

do tempo

D

Fornecedores

Recolher

informações que

permitam

identificar os

fornecedores da

organização

Perceber o motivo

para a parceria com

esses fornecedores

Compreender a

influência dos

fornecedores na

organização

Conhecer a

dinâmica de

participação dos

fornecedores no

interior da

organização

Quais são os principais

fornecedores da

organização?

Quais são as razões para

requerer esses serviços?

Qual a importância dos

formadores para a

organização?

Os formadores

contribuem sobre as

mudanças que ocorrem

ao longo do tempo na

organização?

“Parceiros” da

organização

E

Concorrentes

Perceber se a

organização

conhece os seus

concorrentes

Quem são os principais

concorrentes da

organização?

Escolas,

universidades, outras

organizações

Compreender o

grau de influência

dos concorrentes no

desenvolvimento e

crescimento da

organização

Que estratégias adota

para analisar os seus

opositores?

O que tem mudado na

concorrência?

O que tem mudado para

fazer face à

concorrência?

F

Recursos

Humanos

Conhecer a

constituição dos

recursos humanos

da organização

Compreender o

grau de afetação

dos recursos

humanos no

trabalho da

organização

Perceber os efeitos

da afetação dos

recursos humanos

no

desenvolvimento

da organização

Quais as razões porque

se tem crescido o número

de colaboradores?

Quais os critérios que

utilizam no

recrutamento?

Quais são as razões que a

levam a ter estagiários?

Que efeitos lhe parecem

que resultam da presença

de estagiários na vida da

organização?

Crescimento do

número de

colaboradores

G

Finalização da

entrevista

Deseja acrescentar algum

aspeto que não tenha sido

contemplado nesta

entrevista?

Agradecer a

colaboração.

Anexo 4.2 – Protocolo da entrevista I

Tema: Forças diretas e forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização.

Entrevistador: Estagiária.

Entrevistada: Assessora do diretor-geral da Restart.

Local: Instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.

Duração: Cerca de 15 minutos.

Finalidade

Recolha de informação para a caraterização do ambiente externo da organização.

Objetivos gerais

Obter informação que permita identificar as forças do ambiente externo que

afetam a “vida” da organização;

Conhecer a perceção da assessora do diretor-geral quanto à importância das forças

na “vida” da organização.

Transcrição da entrevista

Entrevistador: Vamos dar início à entrevista.

Entrevistador: Que fatores do ambiente externo mais influenciam o

desenvolvimento e o desempenho da organização?

Entrevistada: “Principalmente a concorrência, a taxa de desemprego, as tecnologias e

também os fatores culturais e sociais”.

Entrevistador: Atendendo aos fatores que referiu, como caraterizaria o ambiente

externo da organização em termos da sua estabilidade – mudança? Dito de outro

modo, aqueles fatores têm mudado muito ou são relativamente constantes?

Entrevistada: “São, são relevantes e têm mudado um bocadinho, principalmente, o

estado da economia do país. A Restart tem tentado acompanhar as mudanças da

tecnologia, mas também temos a concorrência que também é forte e começa a crescer.

Relativamente à legislação, nós achamos que a APCER e a DGERT são importantes na

organização e fazemos esse esforço para mantermos essas duas acreditações. A DGERT

é uma acreditação com um peso do estado e os nossos clientes sabem que temos uma

organização do estado que nos apoia, que nos acredita e que nos dá credibilidade e a

APCER é uma acreditação de gestão da organização dos nossos processos internos. A

economia do país tem influenciado a organização, por exemplo, quando a economia do

país está pior, como é o caso, há menos dinheiro e os clientes retraem-se e há menos

procura”.

Entrevistador: Quais desses fatores são os mais importantes? Porquê? O que é

afetado?

Entrevistada: “Os fatores mais importantes são a concorrência como as escolas com

oferta igual ou similar à nossa, o estado da economia do país porque o poder de compra

dos portugueses é cada vez menor e o fator cultural em Portugal, pois ainda se pensa que

um jovem só será bem-sucedido profissionalmente se frequentar um curso superior”.

Entrevistador: Como vê a organização respondendo às mudanças nesses “fatores”?

Entrevistada: “Tentamos junto da nossa administração e da nossa direção o investimento

e que se invista nas novas tecnologias, nem sempre é possível, mas tentamos parcerias

com outras empresas de forma a que nem sempre termos de adquirir equipamentos, poder

haver empréstimos. Relativamente ao nível da economia, tentamos uma política de

desconto, tentamos que os alunos possam pagar faseadamente o valor total do curso. E

pronto, é isso”.

Entrevistador: Os serviços da organização são dirigidos aos alunos, mas quais são

realmente os principais alunos?

Entrevistada: “O principal, a grande percentagem de alunos da Restart são alunos

individuais e temos também uma pequena percentagem de empresas que querem fazer

formação à medida, uma formação específica que eles próprios sabem o que querem e

pedem à Restart para desenvolver. Mais a grande maioria são os alunos”.

Entrevistador: Quais as características das empresas que procuram os vossos

serviços?

Entrevistada: “São empresas que têm um foco específico, por exemplo, a parte da

comunicação, os media, ou até empresas que cada vez mais utilizam as redes sociais e a

Internet para desenvolver ou comunicarem os seus produtos, logo precisam dessa

ferramenta e pedem à Restart que desenvolva uma formação com a mesma”.

Entrevistador: Quais são as características das pessoas que fazem formação na

organização?

Entrevistada: “A grande maioria são alunos com formação académica mas que vêm

procurar na Restart a parte prática que o curso não lhes deu”.

Entrevistador: Como é que a organização conhece a avaliação que os alunos fazem

dos serviços prestados pela organização?

Entrevistada: “Através da DGERT, da qualidade, nós temos um sistema de qualidade

que é implementado pela DGERT, pela nossa acreditação que nos permite fazer a

avaliação dos serviços prestados pela Restart ao aluno através de um inquérito de

avaliação da satisfação da formação”.

Entrevistador: Que alterações têm sido feitas consoante as “preferências” dos

alunos?

Entrevistada: “Geralmente tentamos sempre alterar ao nível da verbalização dos alunos

sobre o formador, tentamos alterar o formador para ver se melhora, tentamos que a parte

pedagógica é mais favorável aos alunos. Relativamente à parte tecnológica, tentamos

fazer alterações de software, tentamos pôr uma Internet melhor. Enfim, estamos atentos

às preferências dos alunos”.

Entrevistador: Quais são os principais fornecedores da organização?

Entrevistada: “Os nossos principais fornecedores são os formadores, digamos assim, são

quem nos prestam serviços e são o peso maior na Restart”.

Entrevistador: Quais são as razões para requerer esses serviços?

Entrevistada: “Portanto são os responsáveis pelos cursos que correm ou não bem e

tentamos que estes formadores sejam pessoas que estejam ativas no mercado de trabalho

para estarem sempre atualizados das novas tecnologias e do que se passa no mundo

exterior à Restart”.

Entrevistador: Qual a importância dos formadores para a organização?

Entrevistada: “É uma importância extrema, se não há formadores não há Restart e não

há formação”.

Entrevistador: Os formadores contribuem sobre as mudanças que ocorrem ao longo

do tempo na organização?

Entrevistada: “Sim, dão também ideias, dão inputs de alterações que acham que devem

ser feitas quer ao nível da parte pedagógica, quer ao nível da parte tecnológica e nós

aceitamos e tentamos fazer essas alterações sempre que possível”.

Entrevistador: Quem são os principais concorrentes da organização?

Entrevistada: “São escolas que têm cursos similares aos da Restart e são também

Universidades que têm já cursos que, embora superiores, têm cursos de audiovisuais, de

realização que são as nossas áreas mais importantes, digamos assim”.

Entrevistador: Que estratégias adota para analisar os seus opositores?

Entrevistada: “A Restart tem como postura e estratégia estar permanentemente atenta

ao mercado, aos consumidores, às tendências e também à concorrência. Principalmente

verificando regularmente os seus websites, recebendo as suas newsletters e estando

atendo aos meios de comunicação social relativos às nossas áreas”.

Entrevistador: O que tem mudado na concorrência?

Entrevistada: “Não tem havido grandes mudanças e a própria evolução e dinâmica deste

sector tem acontecido, maioritariamente, por iniciativa da Restart. Somos nós os

principais players que têm inovado e imprimido mexidas neste sector, nomeadamente

através da criação de novas formações, novos formatos, novos formadores, etc. O 1.º

Curso de Drones do país, o regresso do Vhils à escola, as Férias Criativas ou as Afternoon

Sessions são apenas alguns exemplos”.

Entrevistador: O que tem mudado para fazer face à concorrência?

Entrevistada: “Conforme explicado, a estratégia passa por antecipar tendências e tentar

ser, fazer e apresentar primeiro que os nossos concorrentes as novidades e tendências do

mercado”.

Entrevistador: Quais as razões porque se tem crescido o número de colaboradores?

Entrevistada: “A Restart está a crescer e achamos que, para prestarmos um bom serviço

aos nossos clientes, temos também que ter uma base sólida de recursos humanos e daí o

crescimento do número de trabalhadores”.

Entrevistador: Quais os critérios que utilizam no recrutamento?

Entrevistada: “Sim, geralmente, solicitamos o curriculum e pedimos sempre que sejam

pessoas que trabalham ou que já tenham trabalhado na área que pedimos o recrutamento”.

Entrevistador: Quais são as razões que a levam a ter estagiários?

Entrevistada: “A Restart sempre teve estagiários e optou sempre por essa política porque

quer sempre proporcionar, dado que os nossos cursos não são economicamente baratos,

as outras pessoas que não tenham possibilidades de tirar um curso na Restart de o

poderem em troca de fazerem estágios nos diferentes departamentos e também porque a

Restart tem crescido, tem muitos alunos em várias áreas e com o número de trabalhadores

que têm não era possível sem os estagiários”.

Entrevistador: Que efeitos lhe parecem que resultam da presença de estagiários na

vida da organização?

Entrevistada: “Contribuem e até trazem ideias que são trocadas nas aulas e que se não

fossem os estagiários a frequentarem os cursos nós acabávamos por não saber e às vezes

como temos estagiários nas diferentes áreas e nos diferentes cursos, eles conseguem

muitas vezes transmitir ideias, ou receios, ou problemas, que hajam nos diferentes cursos

e que nós não nos temos apercebido”.

Entrevistador: Deseja acrescentar algum aspeto que não tenha sido contemplado

nesta entrevista?

Entrevistada: “Não estou a ver nada assim de relevante a não ser que lhe agradeça

imenso o facto de nos estar a ajudar e de aperceber melhor e a fazer com que nós nos

consigamos gerir melhor a nossa gestão da formação”.

Entrevistador: Muito obrigada pela sua colaboração!.

Anexo 4.3 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista I

Dimensão 1 – Forças diretas que afetam o desenvolvimento da organização

Categorias Subcategorias Unidades de Registo

a) Clientes

a. 1.1) Principais clientes

a. 1.2) Características dos alunos

a. 1.3) Características das empresas

a. 1.4) Avaliação que os alunos fazem do

serviço prestado pela organização

“A grande percentagem de alunos da Restart

são alunos individuais”.

“Temos também uma pequena percentagem de

empresas que querem fazer formação à

medida”.

“A grande maioria são alunos com formação

académica”.

“Que vêm procurar na Restart a parte prática

que o curso não lhes deu”.

“São empresas que têm um foco específico”.

“Formação específica que eles próprios sabem

o que querem e pedem à Restart para

desenvolver”.

“Permite fazer a avaliação dos serviços

prestados pela Restart através de um inquérito

de avaliação da satisfação da formação”.

a. 1.5) Alterações que têm sido feitas

“Tentamos alterar o formador para ver se

melhora”.

“Tentamos fazer alterações de software”.

“Tentamos pôr uma Internet melhor”.

“Estamos atentos às preferências dos alunos”.

b) Recursos Humanos

b. 1.1) Razões do crescimento do número

de colaboradores

b. 1.2) Critérios de recrutamento

b.1.3)Razão da organização ter estagiários

“A Restart está a crescer”.

“Temos que ter uma base sólida de recursos

humanos”.

“Daí o crescimento do número de

trabalhadores”.

“Solicitamos o curriculum”.

“Pedimos sempre que sejam pessoas que

trabalham ou que já tenham trabalhado na

área”

“A Restart sempre teve estagiários”.

“Quer sempre proporcionar (…) as outras

pessoas que não tenham possibilidades de tirar

um curso na Restart de o poderem”.

“Em troca de fazerem estágios nos diferentes

departamentos”.

“E também porque a Restart tem crescido”.

b.1.4)Efeitos dos estagiários na

organização

“Contribuem”.

“Trazem ideias que são trocadas nas aulas”.

“Eles conseguem muitas vezes transmitir

ideias, ou receios, ou problemas, que hajam

nos diferentes cursos e que nós não nos temos

apercebido”.

c) Fornecedores

c. 1.1) Principais fornecedores

c. 1.2) Razões para requerer esses serviços

c. 1.3) Importância dos formadores

c.1.4) Contributo dos formadores na

organização

“Os nossos principais fornecedores são os

formadores”.

“São quem nos prestam serviços”.

“Pessoas que estejam ativas no mercado de

trabalho”.

“Portanto são os responsáveis pelos cursos que

correm ou não bem”.

“São o peso maior na Restart”.

“É uma importância extrema”.

“Se não há formadores não há Restart e não há

formação”.

“Dão imputs de alterações que acham que

devem ser feitas quer ao nível da parte

pedagógica”.

“Quer ao nível da parte tecnológica”.

“Dão também ideias”.

“Tentamos fazer essas alterações sempre que

possível”.

d) Concorrentes

d. 1.1) Principais concorrentes

d.1.2)Estratégias para analisar os

opositores

d. 1.3) Alterações na concorrência

d. 1.4) Alterações na organização face à

concorrência

“São escolas que têm cursos similares aos da

Restart”.

“São também universidades”.

“Estar permanentemente atenta ao mercado,

aos consumidores, às tendências e também à

concorrência”.

“Verificando regularmente os seus websites”.

“Recebendo as suas newsletters”.

“Estando atendo aos meios de comunicação

social”.

“Não tem havido grandes mudanças”.

“Somos nós os principais players que têm

inovado e imprimido mexidas neste sector”.

“A estratégia passa por antecipar tendências”.

“Tentar ser, fazer e apresentar primeiro que os

nossos concorrentes as novidades e tendências

do mercado”.

“O 1.º curso de Drones do país, o regresso do

Vhils à escola, as Férias Criativas ou as

Afternoon Sessions são apenas alguns

exemplos”.

Dimensão 2 – Forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização

a) Fatores

a. 1.1) Económico

a. 1.2) Cultural e Social

a. 1.3) Tecnológico

a. 1.4) Políticas legais e reguladoras

“A economia do país tem influenciado a

organização”.

“Quando a economia do país está pior, como é

o caso, há menos dinheiro e os clientes

retraem-se e há menos procura”.

“É cada vez menor e o fator cultural em

Portugal”.

“Pois ainda se pensa que um jovem só será

bem-sucedido profissionalmente se frequentar

um curso superior”.

“A Restart tem tentado acompanhar as

mudanças da tecnologia”.

“Nós achamos que a APCER e a DGERT são

importantes na organização”.

“Fazemos esse esforço para mantermos essas

duas acreditações”.

“A DGERT é uma acreditação com um peso

do estado”.

“A APCER é uma acreditação de gestão da

organização dos nossos processos internos”.

Dimensão 3 – Forças do ambiente externo

a) Forças diretas e indiretas

a. 1.1) Mais influência a organização

a.1.2)Mais importantes para a organização

“Principalmente a concorrência, a taxa de

desemprego, as tecnologias e também os

fatores culturais e sociais”.

“A concorrência como as escolas com oferta

igual ou similar à nossa”.

“O estado da economia do país porque o poder

de compra dos portugueses é cada vez menor”.

“O fator cultural em Portugal, pois ainda se

pensa que um jovem só será bem-sucedido

profissionalmente se frequentar um curso

superior”.

b) Resposta da organização

b. 1.1) Mudanças

“Tentamos junto da nossa administração e da

nossa direção o investimento”.

“Que se invista nas novas tecnologias”.

“Tentamos parcerias com outras empresas de

forma a que nem sempre termos de adquirir

equipamentos”.

“Tentamos uma política de desconto”.

“Tentamos que os alunos possam pagar

faseadamente o valor total do curso”.


entrevista I

1.ª Dimensão – Caracterização da organização

Esta dimensão diz respeito à caracterização da cultura oficial da organização. Esta é

agrupada em uma categoria: caracterização de uma organização de formação.

Categoria 1 – Caracterização de uma organização de formação: encontra-se

subdividida em cinco subcategorias:

a) Trajetória da organização: inclui os materiais recolhidos sobre a história da

organização.

b) Missão, Visão e Valores declarados: inclui os materiais recolhidos sobre a missão,

visão e os valores declarados pela organização.

c) Objetivos declarados: inclui os materiais recolhidos sobre os objetivos declarados

pela organização.

d) Áreas de atuação: inclui os materiais recolhidos sobre as áreas de atuação da

organização.

e) Estrutura organizacional: inclui o organograma da organização.

2.ª Dimensão – Forças diretas que afetam o desenvolvimento da organização

Esta dimensão diz respeito ao modo como a assessora do diretor-geral entente e sente

a influência das forças diretas que afetam o desenvolvimento da organização. Esta é

agrupada em quatro grandes categorias: os clientes, os recursos humanos, os

fornecedores e os concorrentes.

Categoria 1 – Clientes: Encontra-se dividido em cinco subcategorias:

a) Principais clientes: inclui os principais clientes que afetam o desenvolvimento da

organização.

b) Características dos alunos: inclui as características dos alunos que frequentam a

organização.

c) Características das empresas: inclui as empresas que procuram a Restart para uma

formação mais específica.

d) Avaliação que os alunos fazem do serviço prestado pela organização: inclui o

modo como os alunos avaliam o serviço prestado pela organização.

e) Alterações que têm sido feitas: inclui as alterações que têm sido feitas na

organização consoante as “preferências” dos alunos.

Categoria 2 – Recursos Humanos: Encontra-se subdividido em quatro subcategorias:

a) Razões do crescimento do número de colaboradores: inclui as razões do

crescimento do número de recursos humanos na organização.

b) Critérios de recrutamento: inclui os critérios de recrutamento da organização.

c) Razão da organização ter estagiários: inclui as razões pela qual a organização tem

muitos estagiários.

d) Efeitos dos estagiários na organização: inclui os efeitos dos estagiários no

desenvolvimento da organização.

Categoria 3 – Fornecedores: Encontra-se subdividido em quatro subcategorias:

a) Principais fornecedores da organização: inclui os principais fornecedores que

prestam serviços a organização.

b) Razões para requerer esses serviços: inclui os motivos para requerer os serviços

dos fornecedores.

c) Importância dos formadores: inclui a relevância dos formadores no


d) Contributo dos formadores na organização: inclui o contributo dos formadores

para o desenvolvimento da organização.

Categoria 4 – Concorrentes: Encontra-se subdividido em quatro subcategorias:

a) Principais concorrentes: inclui os principais concorrentes que afetam o


b) Estratégias para analisar os opositores: inclui as estratégias que a organização

utiliza para analisar a sua concorrência.

c) Alterações na concorrência: inclui as mudanças que têm ocorrido na concorrência

e que que afetam o desenvolvimento da organização.

d) Alterações na organização face à concorrência: inclui as alterações que a

organização tem feito para fazer face à concorrência.

3.ª Dimensão – Forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização


a influência das forças indiretas que afetam o desenvolvimento da organização. Esta é

agrupada por uma categoria: fatores.

Categoria 1 – Fatores: Encontra-se subdividido em quatro subcategorias:

a) Económico: inclui os fatores económicos que influenciam o desenvolvimento

organização.

b) Cultural e social: inclui os fatores culturais e sociais que afetam o desenvolvimento

da organização.

c) Tecnológico: inclui os fatores tecnológicos que afetam o desenvolvimento da

organização.

d) Políticas legais e reguladoras: inclui os fatores de políticas legais e reguladoras

que afetam o desenvolvimento da organização.

4.ª Dimensão – Forças do ambiente externo


as forças do ambiente externo que afetam o desenvolvimento da organização. Esta é

agrupada em duas grandes categorias: as forças diretas e indiretas e a resposta da

organização.

Categoria 1 – Forças diretas e indiretas: encontra-se subdividida em duas

subcategorias:

a) Mais influência a organização: inclui afirmações da assessora do diretor-geral

sobre as forças diretas e indiretas que mais influenciam a organização.

b) Mais importantes: inclui afirmações da assessora do diretor-geral sobre as forças

diretas e indiretas que são mais importantes para a organização.

Categoria 2 – Resposta da organização: encontra-se subdividida em uma

subcategoria: mudanças.

a) Mudanças: inclui as respostas da organização face às mudanças das forças do

ambiente externo.

Anexo 4.5 – Registo das observações

Formação em Grupo

Esclarecimento e Definição de Implementação do Programa FEDENA

19 de novembro de 2015

Intervenientes

Administrador da Talent – Individuality Through Education (CMO – Chief

Marketing Officer);

Gestor de processo;

Diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias;

Assessora do diretor-geral;

Responsável do departamento de “Suporte”;

Responsável do departamento de “Comunicação”;

Coordenador pedagógico;

Responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”.

Relato da observação

No dia 19 de novembro de 2015, entre às 11 horas e às 13 horas, decorreu nas

instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias a formação

em grupo de “Esclarecimento e Definição de Implementação do Programa FEDENA”.

Estiveram presentes o administrador da Talent – Individuality Through Education (CMO

– Chief Marketing Officer); o diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e

Novas Tecnologias; a assessora do diretor-geral; o responsável do departamento de

“Suporte”; o responsável do departamento de “Comunicação”; o coordenador

pedagógico; e a responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”.

A reunião foi dinamizada pelo gestor de processo que recorreu ao suporte de

apresentação PowerPoint para orientar a formação.

Primeiramente, o gestor de processo apresentou os tópicos a serem abordados durante

a formação:

“Sobre o Fedena”, “Como implementá-lo”, “As pessoas”, “Tarefas de cada

colaborador”, “As próximas fase”, “Demonstração do sistema de informação”.

Referiu que o Fedena é um sistema de informação de gestão escolar. Está

implementado em mais de 40,000 escolas e universidades e conta com a participação de

mais de 20 milhões de formandos e formadores. Na base do sistema de informação, não

existe um número limitado de cursos e módulos assim como não existe um número fixo

de formandos e usuários inscritos uma vez que estes podem ser: formadores,

colaboradores, alunos, pais e administradores.

O sistema de informação Fedena é constituído por 3 módulos:

Módulo básico1 (que inclui, cursos e turmas, horários, admissão de

estudantes, calendário de eventos, acesso de estudantes e pais, centro de

relatórios, recursos humanos, avaliação, gestão de notícias, finanças, acesso

de colaborador e formador, personalização da observação dos estudantes,

presença dos estudantes no curso, personalização do layout, gestão de

usuários, informação sobre os estudantes, sistema de mensagem e integração

de mensagem de texto);

Módulo avançado (que inclui, trabalhos para casa, alojamento, localização,

registo dos estudantes à distancia, personalizar o sistema de informação,

relatórios de estudantes e colaboradores, gestão de pagamentos, controlo de

tarefas, inventário, gestão de dados, taxa de pagamento, biblioteca, transporte,

votações, gravador de incidentes disciplinares);

Módulo mais avançado (que inclui, exportação de dados, versão telemóvel,

pagamento à distancia, aplicações, fórum de discussão, galeria de fotografias,

utilização de credenciais Google para acesso ao sistema de informação,

integração de e-mail, transações financeiras, Google Doc, testes online, acesso

à aplicações e importações).

Para implementar o sistema de informação Fedena, a Restart iniciará com a

implementação online dos principais módulos, seguidamente, com módulos adicionais

através do controlo dos relatórios e, posteriormente, apostando numa melhoria contínua

dos módulos.

Os colaboradores envolvidos na implementação do sistema de informação Fedena são

os intervenientes acima citados, ou seja, o administrador da Talent – Individuality

Through Education (CMO – Chief Marketing Officer), o diretor-geral da Restart, a

1 Numa primeira fase, será implementado este módulo na organização.

assessora do diretor-geral, o responsável do departamento de “Suporte”, o responsável do

departamento de “Comunicação”, o coordenador pedagógico, a responsável do

departamento do “Apoio ao Aluno” e eu (estagiária).

As tarefas que cada colaborador da empresa desempenhará na implementação do

sistema de informação podem ser visualizadas na seguinte imagem2:

(Restart, 2015)

No final da formação o responsável gestor de processo fez uma pequena

demonstração do sistema de informação e apresentou as próximas fases de

implementação:

Definições finais do sistema de informação Fedena; testes finais; definição de

cursos; módulos e turmas; admissão de formandos na base de dados; admissão de

colaboradores na base de dados.

Interpretações/questões

De que modo o sistema de informação pode contribuir para o sucesso e qualidade

da formação?

Sendo este sistema de informação, maioritariamente, implementado e utilizado

em países como Índia, Estados Unidos da América e Inglaterra, em que medida

pode ser eficaz no sistema de ensino português?

Será que a organização está “preparada” para uma inovação tecnológica desta

magnitude?

2 As iniciais indicadas na imagem dizem respeito às iniciais dos nomes dos colaboradores de cada departamento na

organização.

Formação Individual com o Coordenador Pedagógico

Criação de Cursos, Módulos e Turmas

27 de novembro de 2015

Intervenientes

Gestor de processo;

Coordenador Pedagógico.


No dia 27 de novembro de 2015, entre às 15 horas e às 17 horas, decorreu nas


individual sobre a “Criação de Cursos, Módulos e Turmas” no sistema de informação

Fedena. O único participante da formação foi o coordenador pedagógico da Restart.

Primeiramente, o gestor de processo abordou a questão dos cursos, onde exemplificou

e testou em conjunto com o coordenador pedagógico a criação e a gestão de cursos na

versão beta 2.0 e aprovou a terminologia dos cursos: Curso Anual Animação Digital.

Em seguida, exemplificou-se e testou-se a criação e gestão de turmas na versão beta

2.0 e aprovou-se a simbologia de: T1, T2 e T3 para cada turma.

Posteriormente, exemplificou-se e testou-se a criação e gestão de módulos na versão

beta 2.0 e aprovou-se a simbologia: CA CAAD (iniciais do tipo de curso (Curso Anual)

+ iniciais do curso (Creative Arts) + nome do curso (Animação Digital).

É pertinente referir que os parâmetros, a linguagem e as categorias do sistema de

informação é o inglês e as subcategorias e os conteúdos em Português.

Quanto aos horários, definiu-se que os horários serão construídos semanalmente (52

semanas/ano).

Por fim, introduziu-se o assunto dos vários tipos de avaliação.


Durante a reunião, o coordenador pedagógico mostrou-se interessado e participativo

em todos os procedimentos. Explicou o modo de funcionamento dos cursos da Restart e

como estes estavam construídos e organizados antes da implementação do sistema de

informação. Através da informação fornecida pelo coordenador pedagógico e após

alguma discussão sobre as terminologias e simbologias a utilizar, o gestor de processo e

o coordenador pedagógico definiram a terminologia e a simbologia adequada, tal como

mencionada no relato da observação. Estas foram testadas e exemplificadas. Foi, apenas,

exemplificado um caso.

Enquanto decorria a reunião, questionei-me sobre alguns tópicos abordados:

Uma vez que os horários são construídos anualmente e modificados ao longo do

ano de acordo com a disponibilidade dos formadores, será que a estratégia

adotada de criar um horário semanal fixo é adequado para o bom funcionamento

dos cursos e workshops?;

É possível alterar um horário fixo no sistema de informação?;

Qual será o tempo dispensado e dedicado para inserir, no sistema de informação,

toda a oferta formativa da Restart?;

Será a língua inglesa uma limitação do sistema de informação?;

A simbologia adotada será compreendida de igual forma por todos os

colaboradores da empresa?.

Formação Individual com a Responsável do Departamento de “Apoio ao

Aluno”

Admissão dos formandos

02 de dezembro de 2015

Intervenientes

Gestor de processo;



No dia 02 de dezembro de 2015, entre às 11 horas e às 13 horas, decorreu nas


individual sobre o “Admissão dos formandos” no sistema de informação Fedena. A única

participante da formação foi a responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”.

A formação foi dinamizada pelo responsável gestor de processo, que recorreu ao

suporte de apresentação Excel para orientar a formação.

O assunto abordado na formação foi sobre a admissão dos formandos da Restart no

novo sistema de informação Fedena. Como tal, o gestor de processo explicou e

exemplificou o processo de admissão dos formandos no sistema de informação.

Antes de exemplificar o processo, o gestor de processo criou um ficheiro em Excel

sobre os vários parâmetros a serem preenchidos com os dados dos estudantes de modo a

que, posteriormente, ser mais fácil e rápido preencher no sistema de informação.

Com o apoio do ficheiro em Excel, o gestor de processo exemplificou o procedimento

de preenchimento do ficheiro com apenas os dados de um formando.

Os dados relativos à admissão dos estudantes no sistema de informação são:

Primeiro nome;

Nome(s) do meio;

Último nome;

Data de nascimento;

Género;

Nacionalidade;

A categoria do formando (por exemplo: novo aluno, antigo aluno, …);

Contacto telefónico;

Contacto de e-mail;

O curso e a turma do formando;

Modalidades de pagamento da formação;

Morada;

Código-postal;

Concelho;

Distrito;

País;

Número de identificação;

Número da segurança social;

Número de identificação fiscal;

Documentos entregues na inscrição.

Após o preenchimento do ficheiro Excel, seguiu-se o preenchimento dos dados dos

formandos no sistema de informação Fedena (transferência dos dados definidos

anteriormente no ficheiro em Excel). Foi, apenas, exemplificado um caso.


Ao longo da explicação e exemplificação do processo, a responsável do departamento

de “Apoio ao Aluno” esteve atenta e concentrada. Referiu que este processo seria moroso

visto que existe um elevado número de estudantes inscritos no presente ano letivo

(2015/2016).

Durante a formação, verificou-se algumas “reticências” por parte da responsável do

“Apoio ao Aluno” visto que esta não estava confortável com este novo procedimento.

Contudo, mostrou-se otimista e entusiasta na realização do novo procedimento.

Do meu ponto de vista, este procedimento facilitará o processo de inscrição dos

formandos do próximo ano letivo 2016/2017 e a organização de todos os seus dados.

Anteriormente, os alunos escreviam-se manualmente numa ficha de inscrição em papel

os seus dados e, por vezes, as letras e a informação fornecida não eram legíveis. Com este

procedimento, a informação estará condensada num único documento de modo legível e

organizado. Futuramente, o sistema de informação facultará a inscrição dos estudantes

fora das instalações da Restart.

Questões suscitadas durante a observação:

Serão os formandos recetíveis a esta nova tecnologia?;

O facto de não se utilizar papel no ato da inscrição, é uma vantagem ou uma

limitação?

Formação Individual com a Assessora do Diretor-Geral

Admissão dos colaboradores


Intervenientes

Gestor de processo;

Assessora do diretor-geral.




individual sobre o “Admissão dos colaboradores” no sistema de informação Fedena. A

única participante da formação foi a assessora do diretor-geral (responsável pelo

departamento de recursos humanos e financeiro).

A formação foi dinamizada gestor de processo que recorreu ao suporte de

apresentação Excel para orientar a formação.

O assunto abordado na formação foi sobre a admissão dos colaboradores da Restart

no novo sistema de informação Fedena. Como tal, o gestor de processo explicou e

exemplificou o processo de admissão dos colaboradores no sistema de informação. Esta,

esteve atenta a cada procedimento.

Primeiramente, o gestor de processo criou um ficheiro em Excel sobre os vários

parâmetros a serem preenchidos com os dados dos colaboradores de modo a que,

posteriormente, ser mais fácil e rápido preencher no sistema de informação.

Com o apoio do ficheiro em Excel, o gestor de processo exemplificou o procedimento

de preenchimento do ficheiro com apenas os dados de um colaborador da empresa.

Os dados relativos à admissão dos colaboradores no sistema de informação são:

Nome da categoria do colaborador (colaborador, formador e estagiário);

Data em que começou a exercer funções na empresa;

Primeiro nome;

Nome(s) do meio;

Último nome;

Género;

Título de trabalho (colaborador, formador, estagiário);

Nome do departamento onde exerce as funções;

Qualificações;

Experiências;

Ano de experiências;

Data de nascimento;

Nacionalidade;

Contacto telefónico;

Contacto de e-mail;

Número da conta bancária (formadores e colaboradores da empresa, para fazer o

pagamento);

Morada;

Código-postal;

Concelho;

Distrito;

País;

Número de identificação;

Número de identificação fiscal;

Número da segurança social;

Nome da empresa (formadores, caso se aplique);

Dados da empresa (morada, contactos, número de identificação fiscal, conta

bancária – caso se aplique).

Após o preenchimento do ficheiro Excel, seguiu-se o preenchimento dos dados dos

colaboradores no sistema de informação Fedena (transferência dos dados definidos

anteriormente no ficheiro em Excel). Foi, apenas, exemplificado um caso.


Durante a explicação e exemplificação do processo, a assessora do diretor-geral

esteve atenta e concentrada em cada procedimento. Salientou que a informação solicitada

aos colaboradores era muito pertinente pois obtinha mais informações sobre eles.

Mostrou-se otimista e entusiasta na realização do novo procedimento, contudo, receosa

devido à falta de experiência em trabalhar com esta nova ferramenta.

Este procedimento facilitará o processo de inscrição dos colaboradores e a

organização de todos os seus dados. Anteriormente, os colaboradores escreviam-se

manualmente numa ficha de inscrição em papel os seus dados e, por vezes, as letras e a

informação fornecida não eram legíveis. Com este procedimento, a informação estará

condensada num único documento de modo legível e organizado.

Durante a observação, suscitou-me algumas questões:

Serão os formadores recetíveis a esta nova tecnologia?;

Os formadores receberão formação sobre o sistema de informação?;

Visto que, anteriormente, as fichas de inscrições eram enviadas por e-mail aos

formadores, como será o processo de inscrição dos formadores no novo sistema

de informação no próximo ano letivo 2016/2017? Será realizada à distância?

Será na Restart? Se for à distância, como será transmitido o número de formador

e os seus dados de acesso uma vez que a comunicação será realizada através do

sistema de informação e este, à partida, não tem acesso?.

Formação em Grupo

Operacionalização do SMS – RESTART – FEDENA


Intervenientes

Administrador da Talent – Individuality Through Education (CMO – Chief

Marketing Officer);

Gestor de processo;





Coordenador Pedagógico;





em grupo de “Operacionalização do SMS – RESTART – FEDENA”. Estiveram presentes

o administrador da Talent – Individuality Through Education (CMO – Chief Marketing

Officer); o diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias;

a assessora do diretor-geral; o responsável do departamento de “Suporte”; o responsável

do departamento de “Comunicação”; o coordenador pedagógico e a responsável do

departamento de “Apoio ao Aluno”.

A formação foi dinamizada pelo gestor de processo que recorreu ao suporte de


Primeiramente, abordou-se a questão do aspeto final da plataforma Fedena e os

principais módulos:

(Restart, 2015)

Seguidamente, o gestor de processo explicou, novamente, as tarefas que cada

colaborador da empresa desempenhará na implementação do sistema de informação3:

(Restart, 2015)

Abordou-se a questão dos parâmetros e linguagem do sistema de informação, onde

salientou que a língua inglesa seria predominantemente utilizada no sistema e nas

categorias e a língua portuguesa para as subcategorias e os conteúdos. A moeda a utilizar

será o Euro e a data no formato: DD/MM/AA.

O glossário do sistema de informação Fedena foi outro assunto abordado na

formação, assim como, a formatação dos cursos, turmas e módulos:

3 As iniciais indicadas na imagem dizem respeito às iniciais dos nomes dos colaboradores de cada departamento na

organização.

(Restart, 2015)

Em seguida, abordou-se a questão das categorias dos colaboradores, os seus

departamentos e a sua posição na organização. Nesta parte, o gestor de processo solicitou

a cada colaborador a sua opinião sobre a sua categoria, o departamento que faz parte e a

sua posição na empresa. As categorias disponíveis são:

Admissions Placement & Alumni (AP&A), Communication (Comm), Education

& Training (E&T), General Management (GM), IT &Support (IT&S), Students

Services (SS) e System Admin (Admin).

Os departamentos:

Certifications (Certif), Creative Arts (CA), Creative Business (CB), Events &

Entertainment (E&E), Games & Animation (G&A), Imagem &Films (I&F), Non

Teaching Staff (NTS), Sound & Music (S&M), System Admin (Admin) e Web

&Mobile (W&M).

Por fim, as posições são de:

Administrator, Director, Coordinator, Manager, Teacher, e Trainee.

Posteriormente, a admissão e as categorias de cada formando foi abordada. Aqui, as

várias categorias apontadas são a de:

Regular fresh (realiza um pagamento regular);

Extraordinary fresh (faz um pagamento extraordinário);

Executive (estudante que vem de uma empresa);

International (internacional);

Visiting (visitante);

Returning (reingresso, renovação);

À distância (e-learning);

Alumni (antigo estudante, que volta a estudar na Restart).

No final da formação o gestor de processo apresentou as próximas fases de

implementação do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa:

Definição dos cursos, turmas e módulos; definição dos colaboradores; associação

dos formadores aos módulos; admissão dos formandos; horários e avaliação;

sistema de mensagem; novidades e eventos e finanças.


Até à data, esta formação foi a mais completa uma vez que os colaboradores já tinham

iniciado o trabalho da sua função no sistema de informação. O facto de abordar questões

relacionadas com todas as áreas, desde a pedagogia ao apoio ao aluno, permite que todos

os colaboradores estejam “familiarizados” de todas as etapas de implementação do

sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa e de todos os obstáculos

inerentes à sua implementação.

O exercício prático sobre a categoria dos colaboradores permitiu a participação de

cada colaborar na formação e o conhecimento que cada um tem sobre o seu

posicionamento na organização.

Ao longo da formação, todos os intervenientes participaram ativamente através do

levantamento de questões sobre as suas áreas de atuação e sobre algumas dúvidas que

lhes suscitavam aquando da apresentação.

Durante a formação suscitou-me algumas questões, tais como:

Que departamento terá a tarefa mais difícil na implementação? O departamento

pedagógico?;

Qual o papel dos estagiários na implementação do sistema de informação na

empresa?.

Formação em Grupo

Implementação na Restart

16 de fevereiro de 2016

Intervenientes

Gestor de processo;





Coordenador Pedagógico;

Responsável do departamento de “Apoio ao Aluno”;

Colaboradora do departamento de “Apoio ao Aluno”.


No dia 16 de fevereiro de 2016, entre às 15 horas e às 17 horas 40 minutos, decorreu

nas instalações da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias a

formação em grupo sobre a “Implementação na Restart”. Participaram desta formação o

diretor-geral da Restart – Instituto de Criatividade, Artes e Novas Tecnologias; a

assessora do diretor-geral; o responsável do departamento de “Suporte”; o responsável do

departamento de “Comunicação”; o coordenador pedagógico; a responsável do

departamento de “Apoio ao Aluno”; e a colaboradora do departamento de “Apoio ao

Aluno”.

A formação foi dinamizada pelo gestor de processo que recorreu ao suporte de


Primeiramente, o gestor de formação começou por referir que se algum interveniente

tivesse alguma questão durante a apresentação, que as anotassem e que, posteriormente,

ele as tirava no final da formação.

O gestor de processo iniciou a formação referindo que o sistema de informação de

apoio à gestão escolar na empresa será pré-lançado a partir do dia 16 de março de 2016.

Referiu que o sistema de informação está em condições mínimas de funcionamento dos

módulos nucleares e que deverá ser usado a partir daquele momento (a nível interno),

diariamente nestas novas funções nucleares. Os colaboradores da Restart deverão praticar

os procedimentos ensinados e carregar todos os dados identificados em falta até ao dia

agendado para lançamento final (16 de março de 2016). Salientou que ainda falta decidir

o pacote de SMS a adquirir e operacionalizar os módulos SMS e e-mail para

comunicações e laborar ação de comunicação para o lançamento aos públicos da Restart.

Posteriormente, apresentou o sistema de informação de apoio à gestão escolar final já

parametrizado. Definiu:

Os acessos: restart.fedena.com;

O aspeto da página do sistema de informação;

Os cenários e dados possíveis de obter no Reports;

Os cursos (total de 43/56 até à data):

- Total de turmas;

- Número de formando de cada turma;

- Género de formandos.

Os módulos:

- Todos os módulos carregados no sistema de informação;

- A que curso pertencem;

- Normal ou electives.

Os recursos humanos:

- Listagem dos colaboradores existentes (Non Teaching Staff) e Formadores

(Teachers);

- Exemplificar com uma ficha de um colaborador, como criar/editar;

- Formadores;

- Número de colaboradores (teachers) atribuídos aos módulos;

- Formador, Número, Departamento, e que módulos foram atribuídos.

Os formandos:

- Numero total de formandos;

- Como fazer a admissão de um formando, consultar e editar os respetivos dados

do perfil;

Os horários:

- Exemplificar um horário já criado pelo departamento de pedagogia e algumas

das funcionalidades.

Finanças:

- Pagamentos;

- Complexidade do elevado número de ofertas de pagamentos (1211) já

parametrizadas para todos os cursos da Restart no ano letivo de 2015/16 até à data;

- Necessidade de parametrizar as inúmeras variáveis constituintes dos variados

tipos de curso, preços, modalidades de pagamento e realidades personalizadas

para cada formando;

- Exemplificação de um processo de pagamento de um formando;

- Saldo global em divida e os elementos devedores por curso, turma ou formando;

- Parametrização e carregamento de dados da conta corrente de cada formando

ainda não terminada;

- Foi apresentado o curso CA CACP, com este exercício finalizado para todos os

formandos (a título de exemplo).

Por fim, o gestor de processo referiu que a seguir ao lançamento do dia 4 de março de

2016 será necessário carregar, progressivamente, todas as cópias digitais de cada

formando e de cada colaborador e iniciar a parametrização dos módulos adicionais do

sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa.


Os estagiários receberão formação sobre o sistema de informação?;

Quais são as vantagens da implementação do sistema de informação de apoio à

gestão escolar na empresa? E as suas desvantagens?;

Qual é a importância do sistema de informação na empresa?;

Será a empresa capaz de gerir, no próximo ano letivo 2016/2017, o sistema de

informação sem o auxílio do gestor de processo?.

Anexo 4.6 – Guião da entrevista II aplicada ao gestor de processo acerca das

razões de mudança e do processo de implementação de um sistema de apoio à

gestão escolar






Semiestruturada

Tema: Processos organizacionais presentes na implementação de um sistema de

informação de apoio à gestão escolar num centro de formação – Restart – Instituto de

Criatividade, Artes e Novas Tecnologias.

Entrevistado: Gestor de processo.

Finalidade

Recolha de informação para a projeto de investigação.

Objetivos gerais

Obter informação que permita compreender as razões associadas à implementação

do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;

Identificar os recursos mobilizados para a implementação do sistema de

informação de apoio à gestão escolar na empresa;

Compreender as atividades/tarefas realizadas para a implementação do sistema de

informação de apoio à gestão escolar na empresa.

Blocos

temáticos

Objetivos

específicos

Questões Notas

A

Legitimação da

entrevista

Legitimar a

entrevista

Motivar o

entrevistado

Informar o entrevistado




da participação do

entrevistado para o

sucesso do trabalho

Salientar o carácter

restrito do uso das



para fornecer os


Proporcionar ao

entrevistado um

ambiente que lhe

permita estar à

vontade e falar

livremente sobre os


Pedir autorização

para gravar a

entrevista

B

Razões de

mudança

Conhecer as razões

para a

implementação do

sistema de

informação

Identificar as

alterações

esperadas na

empresa

Conhecer a

importância da

implementação do

sistema de

informação

Identificar os

departamentos

mais influenciados

com a

implementação do

sistema de

informação

Quais as razões para a

implementação do

sistema de informação de

apoio à gestão escolar na

empresa?

Que alterações se

esperavam que

resultassem da

implementação do

sistema de informação?

Qual a importância da

implementação do

sistema de informação na

empresa?

Quais os

departamentos/pessoas

mais influenciadas com a

implementação do


Mudanças esperadas

Departamentos:

Pedagogia, Apoio ao

Aluno, Suporte,

Comunicação,

Design, Financeiro e

Recursos Humanos.

C

Recursos

Conhecer os

recursos

mobilizados na

implementação do

Que recursos foram

mobilizados no processo

de implementação do

sistema de informação de

Recursos humanos

Recursos financeiros

Recursos materiais

mobilizados

sistema de

informação na

empresa

apoio à gestão escolar na

empresa?

D

Atividades /

Tarefas

realizadas

Recolher

informações que

permitam

compreender as

atividades/tarefas

realizadas no

processo de

implementação

Quais as

atividades/tarefas

realizadas no processo de

implementação do


empresa?

Pode descrever aquelas

que lhe parecem mais

relevantes?

E

Finalização da

entrevista

Deseja acrescentar

algum aspeto que não

tenha sido contemplado

nesta entrevista?

Agradecer a

colaboração.

Anexo 4.7 – Protocolo da entrevista II





Entrevistado: Gestor de processo.



Finalidade


Objetivos gerais

Obter informação que permita compreender as razões associadas à implementação


Identificar os recursos mobilizados para a implementação do sistema de

informação de apoio à gestão escolar na empresa;

Compreender as atividades/tarefas realizadas para a implementação do sistema de

informação de apoio à gestão escolar na empresa.


Entrevistador: Vamos dar início à entrevista.

Entrevistado: Sim, vamos avançar.

Entrevistador: Quais as razões para a implementação do sistema de informação de

apoio à gestão escolar na empresa?

Entrevistado: “Os principais motivos para a implementação do Fedena na Restart estão

associados à uma melhor organização e centralização da informação para otimização de

recursos para melhorar a fundamentação de decisões na empresa”.

Entrevistador: Que alterações se esperavam que resultassem da implementação do


Entrevistado: “Tal como lhe disse a pouco, esperámos que haja uma melhor

centralização da informação, melhor otimização de recursos e outputs mais rápidos e

fidedignos”.

Entrevistador: Qual a importância da implementação do sistema de informação na

empresa?

Entrevistado: “A implementação do Fedena na Restart é crucial, elementar e de grande

importância porque passará a ser o sistema central e único de processamento de

informação de toda a gestão administrativa e pedagógica da Restart”.

Entrevistador: Quais os departamentos/pessoas mais influenciados com a

implementação do sistema de informação?

Entrevistado: “Bem, penso que por ordem de influência temos primeiro a pedagogia,

depois o apoio ao aluno, o financeiro, o de recursos humanos, comunicação e apoio

técnico”.

Entrevistador: Que recursos foram mobilizados no processo de implementação do

sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa?

Entrevistado: “Quando falas de recurso, referes-te aos recursos humanos, financeiros e

materiais, certo?”.

Entrevistador: Sim, correto.

Entrevistado: “Portanto, como recursos humanos temos o doutor Carlos Sá e o

Alexandre Duarte, o project manager que sou eu não é?, o controlo financeiro Miguel

Torre, o responsável pela pedagogia Vasco Lima, a responsável pelo apoio ao aluno Joana

Celorico, a responsável pelos recursos humanos e financeiro da Restart Ana Rodam, o

responsável pelo departamento de comunicação João Pires e o responsável do tech que é

o Vítor Marques. Como recursos financeiros diretos temos a compra do Fedena, o

pagamento dos meus honorários e deslocações à Restart Lisboa para implementação e

formação local e também temos o pagamento do desenvolvimento de software de

sincronização Fedena – PHC. Por fim, quanto aos recursos materiais, só mesmo as

instalações da Restart”.

Entrevistador: Quais as atividades/tarefas realizadas no processo de implementação

do sistema de informação na empresa?

Entrevistado: “Muito bem, foram realizadas um conjunto de tarefas no processo de

implementação. Deixam-me pensar. Então, primeiramente foi feito um diagnóstico das

necessidades da Restart, um estudo e analise das soluções existentes no mercado, depois

fez-se uma proposta de implementação e aprovação do Fedena na Restart, os requisitos

e recursos necessários para implementar o Fedena, fizemos uma modelação e arquitetura

do Fedena, testes, em seguida foi a implementação na Restart, o e-Helpdesk, a formação

dos colaboradores da Restart e por fim uma medição e controle do software”.

Entrevistador: Pode descrever aquelas que lhe parecem mais relevantes?

Entrevistado: “Das mencionadas anteriormente, penso que a formação foi das mais

importantes. Foram realizadas três formações gerais presenciais de apresentação, várias

sessões formativas com cada elemento da equipa envolvida e duas sessões de formação

aos formadores das funcionalidades básicas do Fedena. Também o e-Helpdesk foi muito

importante para completar e perdurar a formação sobre esta plataforma, construiu-se um

e-Helpdesk através de um blog dentro da própria plataforma do Fedena, com tutoriais

escritos e em vídeo das principais funcionalidades do Fedena, dirigido aos vários públicos

envolvidos”.

Entrevistador: Deseja acrescentar algum aspeto que não tenha sido contemplado

nesta entrevista?

Entrevistado: “Não, penso que o essencial já foi dito”.

Anexo 4.8 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista II

Dimensão 1 – Razões de mudança


a) Razões da implementação

a. 1.1) Razões

a. 1.2) Alterações esperadas

a. 1.3) Importância da implementação do

sistema de informação

“Melhor organização e centralização da

informação para otimização de recursos para

melhorar a fundamentação de decisões na

empresa”.

“Melhor centralização da informação”.

“Melhor otimização de recursos”.

“Outputs mais rápidos e fidedignos”.

“A implementação do Fedena na Restart é

crucial”.

“Elementar”.

“De grande importância”.

“Passará a ser o sistema central”.

“Único de processamento de informação de

toda a gestão administrativa e pedagógica da

Restart”.

a. 1.4) Departamentos/Pessoas mais

influenciadas com a implementação do

sistema de informação

“Por ordem de influência (…) pedagogia, (…)

apoio ao aluno, o financeiro, o de recursos

humanos, comunicação e apoio técnico”.

Dimensão 2 – Recursos Mobilizados na implementação do sistema de informação

a) Recursos mobilizados

a. 1.1) Recursos humanos

a. 1.2) Recursos financeiros

a. 1.3) Recursos materiais

“Doutor Carlos Sá e o Alexandre Duarte”.

“Project manager”.

“Controlo financeiro”

“Responsável pela pedagogia”.

“Responsável pelo apoio ao aluno”.

“Responsável pelos recursos humanos e

financeiro da Restart”.

“Responsável pelo departamento de

comunicação”

“Responsável do tech”.

“Compra do Fedena”.

“Pagamento dos meus honorários”.

“Deslocações à Restart Lisboa”.

“Pagamento do desenvolvimento de software

de sincronização Fedena – PHC”.

“As instalações da Restart”.

Dimensão 3 – Atividades/Tarefas realizadas

a) Atividades/Tarefas

a. 1.1) Atividades/Tarefas executadas

a. 1.2) Atividades/Tarefas mais relevantes

“Diagnóstico das necessidades da Restart”.

“Estudo e análise das soluções existentes no

mercado”.

“Proposta de implementação e aprovação do

Fedena na Restart”.

“Requisitos e recursos necessários para

implementar o Fedena;

“Modelação e arquitetura do Fedena”

“Testes”.

“Implementação na Restart”.

“E-Helpdesk”.

“Formação dos colaboradores da Restart;

Medição e controle do software”.

“Formação”.

“E-Helpdesk”.


entrevista II

1.ª Dimensão – Razões de mudança

Esta dimensão diz respeito ao modo como o gestor de processo entende e sente as

razões de mudança para a implementação do sistema de informação na empresa. Esta

é agrupada em uma categoria: razões da implementação.

Categoria 1 – Razões da implementação: encontra-se subdividida em quatro

subcategorias:

a) Razões: inclui as afirmações do gestor de processo sobre a implementação do

sistema de informação na empresa.

b) Alterações esperadas: inclui as afirmações do gestor de processo sobre as

alterações esperadas na organização com a implementação do sistema de informação.

c) Importância da implementação do sistema de informação: inclui as afirmações

do gestor de processo sobre a pertinência da implementação do sistema de informação

na organização.

d) Departamentos/Pessoas mais influenciadas com a implementação do sistema de

informação: inclui as afirmações do gestor de processo sobre os

departamentos/pessoas que foram mais influenciadas com a implementação do sistema

de informação na organização.

2.ª Dimensão – Recursos mobilizados na implementação do sistema de

informação

Esta dimensão diz respeito ao modo como o gestor de processo entende os recursos que

foram mobilizados para a implementação do sistema de informação na organização.

Esta é agrupada em uma categoria: recursos mobilizados.

Categoria 1 – Recursos mobilizados: Encontra-se dividido em três subcategorias:

a) Recursos humanos: inclui os recursos humanos mobilizados para a implementação

do sistema de informação na organização.

b) Recursos financeiros: inclui os recursos financeiros mobilizados para a

implementação do sistema de informação na organização.

c) Recursos materiais: inclui os recursos materiais mobilizados para a implementação


3.ª Dimensão – Atividades/Tarefas realizadas

Esta dimensão diz respeito ao modo como o gestor de processo entende e sente as

atividades/tarefas realizadas para a implementação do sistema de informação na

organização. Esta é agrupada em uma categoria: Atividades/Tarefas.

Categoria 1 – Atividades/Tarefas: Encontra-se subdividido em duas subcategorias:

a) Atividades/Tarefas realizadas: inclui as principais atividades/tarefas realizadas no

processo de implementação do sistema de informação na organização.

b) Atividades/Tarefas mais relevantes: inclui as atividades/tarefas mais relevantes

no processo de implementação do sistema de informação na organização.

4.10 – Guião da entrevista III (focus group) aplicada aos colaboradores da empresa

acerca das razões de mudança, o processo de implementação e o impacto

das mudanças com a implementação de um sistema de informação






Focus Group




Entrevistados: Responsável pelo departamento pedagógico; Responsável pelo

departamento de recursos humanos e financeiro; Responsável pelo departamento de apoio

ao aluno.

Finalidade


Objetivos gerais

Compreender as razões que determinam a adoção do sistema de informação de

apoio à gestão escolar na empresa;

Identificar as tarefas/atividades realizadas no processo de implementação do

sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;

Compreender as mudanças ocorridas em cada departamento com implementação


Auscultar a opinião dos responsáveis de cada departamento sobre a

implementação do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa.

Blocos temáticos Objetivos

específicos

Questões Notas

A

Legitimação da

entrevista

Legitimar a

entrevista

Motivar o

entrevistado

Informar os entrevistados




da participação dos

entrevistados para o

sucesso do trabalho

Salientar o carácter

restrito do uso das



para fornecer os


Proporcionar aos

entrevistados um

ambiente que lhe

permita estar à

vontade e falar

livremente sobre os


Pedir autorização

para gravar a

entrevista

B

Antecedentes

da

implementação

Conhecer as razões

que determinam a

adoção do sistema

de informação

Que razões determinam a

adoção deste sistema de

informação?

Problemas

Objetivos

C

Tarefas /

Atividades

realizadas

Conhecer as

tarefas/atividades

realizadas pelos

responsáveis de

cada departamento

no processo de

implementação

Que tarefas/atividades

foram desenvolvidas no

processo de

implementação?

Qual o vosso contributo

na implementação do


D

Mudanças

Recolher

informações que

permitam

compreender as

alterações ocorridas

com a

implementação do

sistema de

informação

Que alterações/mudanças

foram feitas no vosso

trabalho com a

implementação do


E no trabalho dos outros?

Que mudanças nas

relações entre as

pessoas?

Mudanças ocorridas

no trabalho com a

implementação do

sistema de

informação

E

Conhecer a opinião

dos responsáveis de

Como correu o processo

de implementação do

Opinião sobre a

implementação de

um sistema de

informação

cada departamento

sobre a

implementação do

sistema de

informação na

empresa


empresa?

Que efeitos tem a

implementação do


empresa?

Vantagens

Desvantagens

F

Finalização da

entrevista

Desejam acrescentar

algum aspeto que não

tenha sido contemplado

nesta entrevista?

Agradecer a

colaboração.

Anexo 4.11 – Protocolo da entrevista III





Entrevistados: Responsável pelo departamento pedagógico; Responsável pelo

departamento de recursos humanos e financeiro; Responsável pelo departamento de apoio

ao aluno.



Finalidade


Objetivos gerais

Compreender as razões que determinam a adoção do sistema de informação de

apoio à gestão escolar na empresa;

Identificar as tarefas/atividades realizadas no processo de implementação do

sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa;

Compreender as mudanças ocorridas em cada departamento com implementação


Auscultar a opinião dos responsáveis de cada departamento sobre a

implementação do sistema de informação de apoio à gestão escolar na empresa.


Entrevistadora: Vamos dar início à entrevista.

Todos: Sim.

Entrevistador: Que razões determinam a adoção deste sistema de informação?

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Eu penso que

seja, no fundo, para uma melhor organização da gestão escolar, da gestão da formação, a

nível de formadores, a nível de alunos para que todos consigam ter a mesma informação

exatamente da mesma forma. Portanto, de uma forma mais rápida, com uma plataforma

com uma maior rapidez chegarmos aos alunos e aos formadores e de evitar o uso de papel.

Portanto, minimizar processos democráticos de papel”.

Responsável pelo departamento pedagógico: “Para além daquilo que a minha colega

disse, penso que a ideia de um programa como o Fedena é a integração total de um sistema

de controlo administrativo e gestão escolar, no fundo é fundir o controlo administrativo e

a gestão escolar num só sistema por forma a que evite documento em papel, como ela

referiu, e acima de tudo poder centralizar o trabalho por forma a que à partida e essa é a

ideia base seja mais fácil de se organizar uma estrutura como a Restart”.

Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Na minha opinião, aquilo que eu

sei é que a administração da escola quer internacionalizar a escola, quer que a Restart

para além de ser portuguesa quer que passe a lidar com outro tipo de alunos como por

exemplo intercâmbios, tanto que eles têm interesse numa escola nos Estados Unidos da

América, em Londres, outra em Espanha, daí o Fedena porque é um sistema que para

além de ser indiano já vem próprio para a escola e nós não tínhamos nenhum sistema

adequado a uma escola apesar deste não ser propriamente adequado às nossas

necessidades”.

Entrevistador: Que tarefas/atividades foram desenvolvidas no processo de

implementação?

Responsável pelo departamento pedagógico: “No caso da pedagogia, houve algumas

sondagens às necessidades prioritárias da escola, tenho dúvidas em relação à ideia se essas

sondagens foram bem feitas ou não porque essa escola é diferente das outras, não é uma

escola estática mas as pessoas que trataram do assunto em princípio tentaram foi fazer

uma análise daquilo que a escola era e daquilo que a escola precisava e tentaram adaptar

o sistema Fedena à estrutura da escola. Através das reuniões presenciais e muitas online

íamos trocando informações”.

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Tivemos

reuniões para determinar em cada departamento para perceber quais eram as nossas

necessidades de cada departamento para depois podermos aplicar no Fedena. No meu

departamento as necessidades são da parte dos recursos humanos, na parte de pagamentos

a formadores, de ver os sumários para perceber se eles cá tiveram. Relativamente aos

recursos humanos, haviam campos que eram preciso preencher ou não e foram essas

reuniões que foram havendo com cada departamento para chegarmos algumas

conclusões. Houve reuniões presenciais e algumas por Skype e troca de e-mails”.

Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Tal como os meus colega, nós

tivemos algumas reuniões que na minha opinião não foram as suficientes e acho que para

a maioria das pessoas também não. Essas reuniões foram presenciais e foram por Skype

onde tiramos dúvidas, inserimos os documentos e íamos explorando o Fedena e qualquer

dúvida que tínhamos ou qualquer impossibilidade que fosse notada nós contactávamos

com a pessoa responsável e ela explicava-nos”.

Entrevistador: Qual o vosso contributo na implementação do sistema de

informação?

Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Nós na secretaria fizemos um

grande trabalho para passar tudo aquilo que tínhamos informatizado, mas sem estar numa

plataforma, por exemplo a nível de Excel, os nossos documentos em Word, tudo aquilo

que tínhamos organizado para ter uma organização, tivemos que passar tudo para o

Fedena”.

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “O meu

contributo foi de tentar ajudar na gestão das marcações, na gestão de recursos humanos.

Nas marcações para que as pessoas estivessem todas presentes nas reuniões presenciais,

porque era importante estar e no input de ideias para chegarmos a um bom porto”.

Responsável pelo departamento pedagógico: “Eu passei as ideias que achava

importantes sobre o funcionamento da escola, nomeadamente, sobre a gestão de horários

e receber os inputs necessários para perceber como o programa funcionava para poder

orientar depois formação interna sobre a estrutura do programa”.

Entrevistador: Que alterações/mudanças foram feitas no vosso trabalho com a

implementação do sistema de informação?

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Houveram várias

alterações e várias mudanças e uma delas é: cada vez que há um formador novo, esse

formador tem que ser lançado no Fedena, isto porque quando se fazem horários ou

quando se criam formações novas, como cursos anuais, workshops, intensivos, os

formadores têm que ser alocados a uma sala e a um curso, portanto, eles têm que já estar

lançados e criados no Fedena para podermos fazer isso. Outras alterações foi o facto de

termos deixados de ter as folhas de presença em papel que tínhamos porque os formadores

preenchem um sumário de cada dia de aula e fazem a assiduidade online. Na parte

financeira também houve uma alteração grande que é o facto de nós fazermos os alunos

virem para pagar a secretaria e nós temos de fazer uma nota de pagamento. A nota de

pagamento essa que o aluno leva, mas que no fundo, em termos fiscais, não tem valor.

Como nós sabemos, há países como os Estados Unidos da América em que basta um

papel e que não precisa de ter número de contribuinte que serve de recibo-fatura mas em

Portugal nós ainda temos uma cultura em que é necessário que tenhamos uma fatura, uma

documento ou recibo para comprovarmos que pagamos alguma coisa e essa foi a grande

alteração porque é preciso fazer notas de pagamento e que no dia seguinte serão feitas as

faturas”.

Responsável pelo departamento pedagógico: “No meu ponto de vista, o Fedena não

está totalmente implementado, está a meio gás, portanto, à priori os documentos de papel

que nós usávamos todos os dias passou a ser digital, o caso da marcação de faltas e

sumários como a Ana disse. Como já disse, os horários na Restart não são propriamente

estáticos, são muito mutáveis e o Fedena, como programa, não tem essa mobilidade. O

processo de tarefa é criar um ano letivo e depois desse ano letivo, criar horários, os cursos,

e depois a partir daí é atribuir as salas de aula”.

Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Por exemplo, nós antigamente

trabalhávamos muito com ficheiro em Excel e uma vez que o Fedena foi implementado,

ainda não está a 100%, o que passou a existir foi um trabalho maior da nossa parte, um

esforço maior porque para além de termos de manter as nossas bases de dados e os nossos

ficheiros em Excel temos que passar tudo para o Fedena, ou seja, acabamos por ter um

trabalho em duplicado. O Fedena não está adaptado a 100% e entrou no final de um ano

letivo que também não ajudou muito”.

Entrevistador: E no trabalho dos outros?

Responsável pelo departamento pedagógico: “Com a integração do sistema Fedena

que engloba a administração, administração financeira e gestão escolar houve alterações.

Só o facto de começar na pedagogia a inserir os dados, no fundo o Fedena começa aqui

na pedagogia e começa a difundir-se”.

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “O departamento

que houve grandes alterações foi o departamento pedagógico, em que têm que fazer os

horários todos no Fedena como já foi dito, portanto, todas as formações que existem têm

que ser lançadas lá, têm que ter os formadores todos lançados no Fedena para poderem

alocar aos cursos e às salas. A nível de pedagogia houve uma grande alteração que eu

acho que ainda não está completamente afinado”.

Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Acho que também houve

mudanças, mas sinceramente também não foi assim para melhor porque por exemplo, tal

como os meus colegas referiram, na pedagogia a confusão com os horários acho que

nenhum de nós que trabalha nesta escola consegue abrir o horário no Fedena e perceber

o que se vai passar no dia então todos os departamentos continuam a utilizar os ficheiros

em Excel, ou seja, tudo aquilo que fazíamos antes continuamos a fazê-lo e com a

ferramenta do Fedena passamos tudo aquilo que conseguimos”.

Entrevistador: Que mudanças nas relações entre as pessoas?

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Eu acho que sim,

não é que tenha havido uma mudança, as pessoas ainda não se habituaram a deixar de ter

papeis. Uma das grandes mudanças é que eu acho que os formadores quando chegavam

para dar as aulas dirigiam-se a secretaria e acaba sempre por haver um contacto um “Bom

dia, está tudo bem?” e agora já não vão com muita frequência porque não têm que passar

lá para recolhermos as folhas de presenças nem para entregar, portanto, a maior parte das

vezes nem passam pela secretaria. Essa foi a grande alteração que eu acho que houve”.

Entrevistador: Como correu o processo de implementação do sistema de informação

na empresa?

Responsável pelo departamento pedagógico: “Ainda é complexo e é moroso, ou seja,

o Fedena como programa tem algumas coisas boas mas o processo de implementação do

horário é muito moroso. É um horário que é montado peça a peça, tipo puzzle, e a

repetição dessas peças dentro do mesmo horário demora imenso tempo”.

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Eu acho que o

processo ainda está a decorrer, que não está completamente finalizado, isto porque o

processo foi implementado a meio de um ano letivo e quando as coisas são implementadas

a meio há sempre coisas que se perdem. Há aspetos positivos e aspetos negativos, acho

que vamos ter tudo muito mais definido e implementado com o início do novo ano letivo”.

Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Concordo com os meus colegas,

acho que não foi na altura certa porque tivemos que colocar a informação toda para trás”.

Entrevistador: Que efeitos tem a implementação do sistema de informação na

empresa?

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “As vantagens,

para mim, foi o facto de gastarmos menos papel, de haver muitos processos que eram

burocráticos a nível de folhas de presenças, de gasto de papel, de termos sempre de

guardar, de digitalizar. O facto negativo, é o facto de que o Fedena nem sempre permitir

e contornar e fazer aquilo que nós queremos, ou seja, se há uma aula que tem que ser

trocada no Fedena é muito mais complicado, a nível pedagógico para trocar os dias de

aulas e os horários. O aspeto negativo na parte financeira é que as pessoas, ainda, são

muito reticentes porque não recebem imediatamente uma fatura e acham que é estranho.

Por exemplo: imagina que hoje há uma inscrição num curso anual, eu não posso fazer a

fatura imediatamente, tenho que esperar no mínimo 1 hora e as pessoas nunca vão levar

a fatura tendo a Restart o Fedena. Nós só podemos fazer a fatura 1 hora a seguir porque

a ligação demora, a ligação que temos com o PHC que é o nosso programa de faturação

demora a atualizar pelo menos 1 hora. A vantagem que houve nos recursos humanos é

que já não temos que atualizar tudo todos os anos e fazer fichas colaborador externo, uma

vez que no Fedena já está tudo lançado, só se por exemplo, o formador ter alterado os

dados bancários e tem de enviar essa retificação é que nós temos que alterar, de outra

forma, nós já temos os dados todos lançados. Tem aspetos positivos e negativos”.

Responsável pelo departamento pedagógico: “O efeito que causou é uma grande dor

de cabeça, mas seria em qualquer situação em que tu trocas de sistema. As vantagens, à

priori, foi efetivamente haver um maior controlo da relação de escola – formadores –

formandos, o acesso é mais rápido, utilizar menos papel faz todo o sentido. Na prática,

uma escola como a Restart que tem uma estrutura especial, ou seja, uma escola como a

Restart não tem horários estáticos e não pode ter porque é feita de formadores que

trabalham no mercado de trabalho e que os horários dependem das disponibilidades que

eles têm”.

Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “A parte em que o Fedena está a

funcionar, para mim foi muito útil a parte dos pagamentos, somente nos alunos que estão

a funcionar corretamente porque assim pelo menos consegui ter o apoio da responsável

pelo departamento financeiro que sempre que estiver o balcão com pessoas ela consegue

faturar tudo sem ter que ter o acesso do programa de faturação que tínhamos antigamente,

que é o PHC que só eu é que tenho acesso, e isso foi uma grande ajuda. A desvantagem

é que estamos constantemente a fazer o trabalho duplicado porque chega um aluno e quer

fazer uma inscrição e eu vou ao Fedena e o curso está criado, mas não tem os pagamentos

e eu não consigo inscrevê-lo ou é porque o curso não está criado”.

Entrevistador: Desejam acrescentar algum aspeto que não tenha sido contemplado

nesta entrevista?

Responsável pelo departamento de apoio ao aluno: “Acho que o Fedena precisa levar

uma revisão a sério e acrescentar muita coisa que falta, por exemplo, eu não consigo

inscrever um aluno que venha fazer um módulo e acho que precisa de uma revisão para

que possamos alterar alguma definição”.

Responsável pelo departamento de recursos humanos e financeiro: “Sim, haverá

sempre aspetos que poderá melhorar a implementação do Fedena mas nós também somos

tão poucos e andamos atarefados que acabamos muitas vezes por parar e sentar e focar só

sobre isso porque tal como nós dissemos, ele foi implementado a meio do ano e não houve

só um foco direcionado para o Fedena”.

Responsável pelo departamento pedagógico: “Eu creio que o Fedena poderá

eventualmente fazer sentido quando estiver completo com todos os documentos que

suportam a parte pedagógica estiver a funcionar, as avaliações dos formandos, as

avaliações dos formadores. Continuo a ter muitas dúvidas em questão à gestão de horários

e acho que corre o risco de falhar nesse sentido”.

Anexo 4.12 – Grelha de análise de conteúdo da entrevista III

Dimensão 1 – Antecedentes da implementação


a) Razões da implementação

a. 1.1) Melhor organização e gestão

escolar

a. 1.2) Minimização do uso de papel

“Eu penso que seja, no fundo, para uma melhor

organização da gestão escolar, da gestão da

formação, a nível de formadores, a nível de

alunos para que todos consigam ter a mesma

informação exatamente da mesma forma”

(RRHF1).

“A integração total de um sistema de controlo

administrativo e gestão escolar” (RDP2).

“No fundo é fundir o controlo administrativo e

a gestão escolar num só sistema” (RDP).

“Evitar o uso de papel”(RRHF).

“Minimizar processos democráticos de papel”

(RRHF).

“Evite documento em papel” (RDP).

1 Responsável pelo Departamento de Recursos Humanos e Financeiro. 2 Responsável pelo Departamento Pedagógico.

a. 1.3) Internacionalização da Restart

a. 1.4) Falta de um sistema de informação

“Aquilo que eu sei é que a administração da

escola quer internacionalizar a escola”

(RDAA3).

“Quer que a Restart para além de ser

portuguesa quer que passe a lidar com outro

tipo de alunos como por exemplo

intercâmbios” (RDAA).

“Nós não tínhamos nenhum sistema adequado

a uma escola” (RDAA).

Dimensão 2 – Tarefas/Atividades realizadas

a) Tarefas/Atividades realizadas pelos

responsáveis de cada departamento

a. 1.1) Diagnóstico de necessidades

a. 1.2) Tarefas/Atividades desenvolvidas

“No caso da pedagogia, houve algumas

sondagens às necessidades prioritárias da

escola” (RDP).

“Análise daquilo que a escola era e daquilo que

a escola precisava e tentaram adaptar o sistema

Fedena à estrutura da escola” (RDP).

“Através das reuniões presenciais e muitas

online íamos trocando informações” (RDP).

“Tivemos reuniões para determinar em cada

departamento para perceber quais eram as

nossas necessidades de cada departamento

3 Responsável pelo Departamento de Apoio ao Aluno.

a. 1.3) Contributo dos responsáveis de

cada departamento

para depois podermos aplicar no Fedena”

(RDRHF).

“No meu departamento as necessidades são da

parte dos recursos humanos, na parte de

pagamentos a formadores, de ver os sumários

para perceber se eles cá tiveram” (RDRHF).

“Relativamente aos recursos humanos, haviam

campos que eram preciso preencher ou não e

foram essas reuniões que foram havendo com

cada departamento para chegarmos algumas

conclusões” (RDRHF).

“Houve reuniões presenciais e algumas por

Skype e troca de e-mails” (RDRHF).

“Essas reuniões foram presenciais e foram

por Skype onde tiramos dúvidas” (RDAA).

“Inserimos os documentos” (RDAA).

“Íamos explorando o Fedena” (RDAA).

“Nós na secretaria fizemos um grande trabalho

para passar tudo aquilo que tínhamos

informatizado (…) para o Fedena” (RDAA).

“O meu contributo foi de tentar ajudar na

gestão das marcações, na gestão de recursos

humanos” (RDRHF).

“No input de ideias para chegarmos a um bom

porto” (RDRHF).

“Eu passei as ideias que achava importantes

sobre o funcionamento da escola,

nomeadamente, sobre a gestão de horários”

(RDP).

Dimensão 3 – Mudanças na organização com a implementação do sistema de informação

a) Alterações ocorridas

a. 1.1) Alterações/Mudanças

ocorridas no trabalho

“Com a integração do sistema Fedena que

engloba a administração, administração

financeira e gestão escolar houve alterações”

(RDP).

“Houveram várias alterações e várias

mudanças” (RDRHF).

“Cada vez que há um formador novo, esse

formador tem que ser lançado no Fedena”

(RDRHF).

“Quando se fazem horários ou quando se criam

formações novas, como cursos anuais,

workshops, intensivos, os formadores têm que

ser alocados a uma sala e a um curso, portanto,

eles têm que já estar lançados e criados no

Fedena para podermos fazer isso” (RDRHF).

“Outras alterações foi o facto de termos

deixados de ter as folhas de presença em papel

que tínhamos” (RDRHF).

“Na parte financeira também houve uma

alteração grande que é o facto de nós fazermos

os alunos virem para pagar a secretaria e nós

temos de fazer uma nota de pagamento”

(RDRHF).

a. 1.2) Alterações/Mudanças no trabalho

dos outros departamentos

a. 1.3) Mudanças nas relações entre as

pessoas

“À priori os documentos de papel que nós

usávamos todos os dias passou a ser digital, o

caso da marcação de faltas e sumários” (RDP).

“O processo de tarefa é criar um ano letivo e

depois desse ano letivo, criar horários, os

cursos, e depois a partir daí é atribuir as salas

de aula” (RDP).

“Nós antigamente trabalhávamos muito com

ficheiro em Excel e uma vez que o Fedena foi

implementado (…) temos que passar tudo para

o Fedena” (RDAA).

“Só o facto de começar na pedagogia a inserir

os dados” (RDP).

“No fundo o Fedena começa aqui na

pedagogia e começa a difundir-se” (RDP).

“O departamento que houve grandes

alterações foi o departamento pedagógico, em

que têm que fazer os horários todos no

Fedena” (RDRHF).

“A nível de pedagogia houve uma grande

alteração” (RDRHF).

“Na pedagogia a confusão com os horários

acho que nenhum de nós que trabalha nesta

escola consegue abrir o horário no Fedena e

perceber o que se vai passar no dia” (RDAA).

“Não é que tenha havido uma mudança”

(RDRHF).

“Uma das grandes mudanças é que eu acho que

os formadores quando chegavam para dar as

aulas dirigiam-se a secretaria e acaba sempre

por haver um contacto um “Bom dia, está tudo

bem?” e agora já não vão com muita

frequência porque não têm que passar lá para

recolhermos as folhas de presenças nem para

entregar” (RDRHF).

“Essa foi a grande alteração que eu acho que

houve” (RDRHF).

Dimensão 4 – Opinião sobre a implementação do sistema de informação

a) Parecer dos responsáveis de

cada departamento

a. 1.1) Processo moroso e complexo

a.1.2) Processo a decorrer

“Ainda é complexo e é moroso” (RDP).

“O Fedena como programa tem algumas

coisas boas mas o processo de implementação

do horário é muito moroso” (RDP).

“É um horário que é montado peça a peça, tipo

puzzle, e a repetição dessas peças dentro do

mesmo horário demora imenso tempo” (RDP).

“Eu acho que o processo ainda está a decorrer”

(RDRHF).

“Que não está completamente finalizado”

(RDRHF).

“O processo foi implementado a meio de um

ano letivo e quando as coisas são

implementadas a meio há sempre coisas que se

perdem” (RDRHF).

b) Efeitos da implementação

b. 1.1) Positivos

b. 1.2) Negativos

“Foi o facto de gastarmos menos papel”

(RDRHF).

“De haver muitos processos que eram

burocráticos a nível de folhas de presenças, de

gasto de papel, de termos sempre de guardar,

de digitalizar” (RDRHF).

“A vantagem que houve nos recursos humanos

é que já não temos que atualizar tudo todos os

anos e fazer fichas colaborador externo”

(RDRHF).

“Foi efetivamente haver um maior controlo da

relação de escola – formadores – formandos”

(RDP).

“Utilizar menos papel faz todo o sentido”

(RDP).

“Para mim foi muito útil a parte dos

pagamentos” (RDAA).

“O facto de que o Fedena nem sempre permitir

e contornar e fazer aquilo que nós queremos”

(RDRHF).

“Se há uma aula que tem que ser trocada no

Fedena é muito mais complicado” (RDRHF).

“O aspeto negativo na parte financeira é que as

pessoas, ainda, são muito reticentes porque

não recebem imediatamente uma fatura e

acham que é estranho” (RDRHF).

“A nível pedagógico para trocar os dias de

aulas e os horários” (RDRHF).

“A desvantagem é que estamos

constantemente a fazer o trabalho duplicado”

(RDAA).

Dimensão 5 – Outros aspetos da implementação

a) Aspetos a melhorar no sistema de

informação

a. 1.1) Horário letivo

“Os horários na Restart não são propriamente

estáticos, são muito mutáveis e o Fedena,

como programa, não tem essa mobilidade”

(RDP).

“Acho que nenhum de nós que trabalha nesta

escola consegue abrir o horário no Fedena e

perceber o que se vai passar no dia” (RDAA).

“É um horário que é montado peça a peça, tipo

puzzle, e a repetição dessas peças dentro do

mesmo horário demora imenso tempo (RDP)”.

“Continuo a ter muitas dúvidas em questão à

gestão de horários e acho que corre o risco de

falhar nesse sentido” (RDP).

“Uma escola como a Restart não tem horários

estáticos e não pode ter porque é feita de

formadores que trabalham no mercado de

a. 1.2) Implementação realizada a meio de

um ano letivo

a. 1.3) Retificação do sistema de

informação

trabalho e que os horários dependem das

disponibilidades que eles têm” (RDP).

“Ele foi implementado a meio do ano e não

houve só um foco direcionado para o Fedena”

(RDRHF).

“O processo foi implementado a meio de um

ano letivo e quando as coisas são

implementadas a meio há sempre coisas que se

perdem” (RDRHF).

“Acho que o Fedena precisa levar uma revisão

a sério e acrescentar muita coisa que falta”

(RDAA).

“Acho que precisa de uma revisão para que

possamos alterar alguma definição” (RDAA).

Anexo 4.13 – Quadro descritivo das dimensões, categorias e subcategorias

da entrevista III

1.ª Dimensão – Antecedentes da implementação

Esta dimensão diz respeito ao modo como os responsáveis do departamento de recursos

humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno entendem e sentem os antecedentes

da implementação do sistema de informação na organização. Esta é agrupada em uma

categoria: razões da implementação.

Categoria 1 – Razões da implementação: encontra-se subdividida em quatro

subcategorias:

a) Melhor organização e gestão escolar: inclui as afirmações dos responsáveis de

cada departamento sobre uma melhor organização e gestão escola ser considerado um

dos fatores para implementação do sistema de informação na organização.

b) Minimização do uso de papel: inclui as afirmações dos responsáveis de cada

departamento sobre a minimização do uso de papel ser um fator para implementação


c) Internacionalização da Restart: inclui as afirmações dos responsáveis de cada

departamento sobre a internacionalização da Restart ser um razão para implementação


d) Falta de um sistema de informação: inclui as afirmações dos responsáveis de cada

departamento sobre a falta de um sistema de informação na organização.

2.ª Dimensão – Tarefas/Atividades realizadas


humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno descrevem as tarefas/atividades

realizadas com a implementação do sistema de informação na organização. Esta é

agrupada em uma categoria: tarefas/atividades realizadas pelos responsáveis de cada

departamento.

Categoria 1 – Tarefas/Atividades realizadas pelos responsáveis de cada

departamento: Encontra-se dividido em três subcategorias:

a) Diagnóstico de necessidades: inclui necessidades prioritárias para a implementação


b) Tarefas/Atividades desenvolvidas: inclui as principais tarefas/atividades

desenvolvidas ao longo da implementação do sistema de informação.

c) Contributo dos responsáveis de cada departamento: inclui os contributos dos

responsáveis de cada departamento no processo de implementação do sistema de

informação.

3.ª Dimensão – Mudanças na organização com a implementação do sistema de

informação


humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno entendem e sentem as mudanças

ocorridas nos seus trabalhos com a implementação do sistema de informação na

organização. Esta é agrupada em uma categoria: alterações ocorridas.

Categoria 1 – Alterações ocorridas: Encontra-se subdividido em três subcategorias:

a) Alterações/Mudanças ocorridas no trabalho: inclui as principais

alterações/mudanças ocorridas no trabalho com a implementação do sistema de

informação na organização.

b) Alterações/Mudanças no trabalho dos outros departamentos: inclui o

testemunho dos responsáveis de cada departamento sobre as alterações/mudanças que

ocorrem no trabalho dos seus colegas com a implementação do sistema de informação.

c) Mudanças nas relações entre as pessoas: inclui o testemunho sobre as mudanças

que ocorrem no relacionamento entre as pessoas com a implementação do sistema de


4.ª Dimensão – Opinião sobre a implementação do sistema de informação


humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno entendem e sentem a

implementação do sistema de informação na organização. Esta é agrupada em duas

categorias: parecer dos responsáveis de cada departamento e efeitos da implementação.

Categoria 1 – Parecer dos responsáveis de cada departamento: encontra-se

subdividida em duas subcategorias: processo moroso e complexo e processo a decorrer.

a) Processo moroso e complexo: inclui afirmações dos responsáveis de cada

departamento sobre o facto da implementação do sistema de informação ser um

processo moroso e complexo.

b) Processo a decorrer: inclui afirmações dos responsáveis de cada departamento

sobre o facto da implementação do sistema de informação estar ainda a decorrer.

Categoria 2 – Efeitos da implementação: encontra-se subdividida em duas

subcategorias: positivos e negativos.

a) Positivos: inclui as afirmações positivas sobre a implementação do sistema de


b) Negativos: inclui as declarações negativas sobre a implementação do sistema de


5.ª Dimensão – Outros aspetos da implementação


humanos e financeiro, pedagógico e apoio ao aluno entendem e sentem a existência de

outros aspetos pertinentes sobre a implementação do sistema de informação na

organização. Esta é agrupada em uma categoria: aspetos a melhorar no sistema de

informação.

Categoria 1 – Aspetos a melhorar no sistema de informação: encontra-se

subdividida em três subcategorias: horário letivo, implementação realizada a meio de

um ano letivo e revisão do sistema de informação.

a) Horário letivo: inclui as afirmações dos responsáveis de cada departamento sobre

o facto do horário letivo ser um aspeto a melhorar no sistema de informação.

b) Implementação realizada a meio de um ano letivo: inclui as declarações dos

responsáveis de cada departamento sobre o facto do processo de implementação ser

realizado a meio de um ano letivo ser prejudicial para a organização.

c) Retificação do sistema de informação: inclui as afirmações dos responsáveis de

cada departamento sobre o facto do sistema de informação necessitar de uma

retificação.

processos organizacionais na implementaÇÃo de...

Documents