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ID-IFS-05 - mai 2018 sur 14

ECOCERT France SAS – Capital 1.226.200 € – Lieudit Lamothe Ouest – 32600 L’Isle Jourdain

Tél. 05 62 07 34 24 – Fax : 05 62 07 11 67 – www.ecocert.com

TVA Intracommunautaire n° FR 61433968187

CREDIT MUTUEL 02200 00021577240 14 – SIREN 433 968 187 RCS AUCH – APE 7120B

PREAMBULE

La certification est une démarche volontaire et atteste de la conformité aux exigences au référentiel.

Chaque entreprise s’engageant dans la certification est donc responsable de cette mise en

conformité.

Le présent document a pour objectif de décrire les étapes clefs du processus de certification et fait

partie intégrante de votre contrat avec ECOCERT France SAS.

PROGRAMME DE CERTIFICATION APPLICABLE

L’IFS Logistique est un référentiel destiné à l’audit de toutes les activités logistiques pour les

produits alimentaires et non alimentaires, telles que le transport, le stockage, la

distribution, le chargement, le déchargement, la congélation et décongélation de produits,

le simple mûrissage de fruits, etc. Il est applicable à tous les types d’activités, incluant la

livraison par la route, le rail ou par bateau, pour les produits congelés, réfrigérés ou stables à

température ambiante. Ce programme est privé et géré par l’IFS Management GmbH.

ECOCERT France SAS, a signé un contrat avec l’IFS Management GmbH.

Les documents composant le programme de certification sont :

- Le référentiel IFS Logistique et les autres documents associés (document additionnel

comprenant des exigences applicables au référentiel) dont les versions en vigueur sont

disponibles gratuitement sur le site internet de l’IFS : http://www.ifs-certification.com

- Les documents propres à ECOCERT France : Conditions générales de vente, le présent

Processus et les Règles d’usage des références à ECOCERT (ce présent document et les

règles d’usage sont disponibles sur demande ou sur www.ecocert.fr).

Une équipe à votre écoute !

Nicolas BESCOND, Thibaut ROGER, Florence CAPOT, Laure SCHORNSTEIN et Leslie

CAZENAVE

ECOCERT France sas

BP 47, 32600 L'Isle Jourdain

Tél : 05.62.07.34.24

E-mail : [email protected] , [email protected], [email protected];

[email protected], [email protected]

PROCESSUS DE CERTIFICATION IFS Logistique

International Featured Standard Logistique

http://www.ecocert.com/

http://www.ifs-certification.com/

http://www.ecocert.fr/

mailto:[email protected]










La prestation est organisée selon un cycle annuel. Elle conduit, le cas échéant, à l'attribution ou au

maintien de la certification. Les étapes clefs sont :

A. Demande/revue de la demande :

Voir les étapes de 1 à 3 du logigramme en annexe I.

Votre demande est enregistrée auprès de notre service dès réception du formulaire "Information

pour la certification IFS Logistique" complété.

Les informations regroupées dans le questionnaire sont essentielles pour l'étude de la faisabilité et

la définition de votre projet (périmètre d’audit, durée, type d’audit, …).

La faisabilité du projet va dépendre de votre capacité à mettre en œuvre la certification.

Exemple: votre entreprise n’est pas prête (pas de système qualité en place) ou le périmètre de

l’audit ne s’applique pas au référentiel IFS Logistique.

Il est possible que dans certains cas, ECOCERT ne puisse mettre en œuvre le processus de

certification. Exemples :

o Absence d’auditeur qualifié sur la langue,

o Indisponibilité d’auditeur qualifié sur la période d’audit souhaitée,

o Un conflit d'intérêt pouvant nuire à l'impartialité de nos décisions,

o Une situation géographique présentant une impossibilité technique, ou un risque pour les

intervenants (pays en guerre, danger, ….).

Par ailleurs, ECOCERT peut refuser d'accepter une demande de certification ou de signer un contrat

de certification avec une société quand il existe des raisons fondamentales ou avérées, par exemple

des activités illégales ou des antécédents de non-conformités réitérées à des exigences de

certification, des comportements particulièrement inappropriés, des impayés, etc.

Certification multi-sites :

Pour les entreprises disposant de plusieurs unités de stockage et de distribution, l’IFS propose

deux modèles de certification: la certification individuelle de chaque unité ou une certification

multi-sites. Les conditions d’éligibilité pour la certification multi-sites ainsi que le protocole de

certification sont décrits en annexe II du présent processus.

B. Formalisation du contrat de certification et engagement


A partir de la revue de la demande, ECOCERT établit un devis personnalisé, appelé « Offre de

certification », basé sur l’estimation du temps de travail nécessaire.

Attention ! L’exclusion d’activité ou de produits du périmètre de certification doit revêtir un

caractère exceptionnel et n’est acceptée que si l’activité et/ou le produit n’a (ont) pas d’impact sur

les activités/produits inclus dans le périmètre de certification. L’exclusion doit être validée par

Ecocert avant l’audit.

L’offre de certification vous est envoyée accompagnée des conditions générales de vente et du

présent processus. L’ensemble de ces documents fait partie intégrante de votre contrat.

ETAPES DU PROCESSUS DE CERTIFICATION







C. Evaluation initiale


1) Envoi des conditions d’audit

A l’issue de votre engagement, nous convenons avec vous des dates d’audit (sauf si audit non

annoncé) et du nom de l’auditeur. Vous avez la possibilité de récuser cet auditeur en cas de

désaccord.

Une fois les conditions d’audit validées, nous vous faisons parvenir un courrier récapitulant les

conditions de l’audit ainsi que les documents à envoyer à l’auditeur avant l’audit

(généralement 15 jours avant l’audit ou à réception du courrier si audit non annoncé)

nécessaires à la préparation de l’audit.

Dès réception des conditions d’audit, vous pouvez également indiquer à l’auditeur vos contraintes

horaires (ex: horaire de travail, impératifs horaires,...).

Pour rappel : il faudra s’assurer que durant l’audit, les activités logistiques pour les produits

spécifiés dans le périmètre d’audit ont effectivement lieu. Dans le cas contraire, un audit d’extension

devra être organisé ou les produits/activités seront exclu(e)s du périmètre si les conditions

d’exclusion sont respectées.

2) Envoi des documents

DOCUMENTS POUR LA PREPARATION DE l’AUDIT : formulaire des « champs obligatoires »

complété, organigramme, liste des procédures, compte-rendu des dernières revues de direction,

études HACCP, liste des textes règlementaires et technique applicables, liste des points NA (à

confirmer avec l’auditeur).

Attention ! L’envoi de ces documents est obligatoire. En cas de non-respect de cette exigence, le

temps normalement alloué à la préparation de l’audit (2 heures selon le référentiel IFS) sera ajouté

au plan d’audit. Pour un audit initial, l’audit pourrait être annulé.

3) Revue documentaire et proposition du plan d’audit

L’auditeur réalise la revue documentaire et vous propose un plan d'audit.

Le plan d'audit est déterminé en application des procédures IFS et en fonction de votre activité.

4) Renvoi du plan d’audit complété

Vous devez compléter le plan d’audit avec le nom et la fonction des participants et le renvoyer à

l’auditeur.

En cas de contraintes horaires et de la disponibilité de participants, vous avez la possibilité de

demander un ajustement du plan d’audit qui sera validé avec l’auditeur.

5) Audit initial de certification

Les audits sur site ont pour but de vérifier la conformité des produits/systèmes aux critères du

référentiel et sont réalisés sur tous les sites effectuant des opérations sur des activités/produits

concernés par la certification : stockage, distribution, chargement, déchargement, transport ….

L'audit se déroule en différentes étapes:

o La réunion d'ouverture : l'auditeur présente les objectifs et les différents points à vérifier,

confirme le périmètre de l'audit et plan d'audit ;

o Evaluation de la documentation

o Visite des installations et entretiens avec les employés

o Réunion de clôture : l’auditeur fait le bilan de l'évaluation sur site.







6) Envoi des déviations

Lors de la réunion de clôture, un document « bilan de clôture » reprenant les non-conformités

vous est remis pour signature et conclut l'inspection.

A l'issue de l'audit dans un délai maximum de 14 jours, l’auditeur vous remettra un plan

d’actions correctives détaillant les éventuelles déviations constatées.

7) Proposition du plan d’actions correctives

A réception du plan d’action, vous devez compléter et renvoyer le plan d’actions correctives à

l’auditeur dans un délai de 14 jours.

Il est de votre responsabilité de proposer des actions correctives à chaque déviation constatée en

précisant les délais de mise en œuvre et les responsables associés. Ces propositions d’actions

doivent être pertinentes et exhaustives et doivent permettre d’éliminer la déviation et d’éviter sa

réapparition. Dans le cas contraire, nous vous demanderons de proposer un nouveau plan d'action.

Pour les déviations notées C ou D, et B au KO, l’action doit être mise en place avant le prochain

audit de renouvellement et traduite en anglais.

Attention ! Si vous ne renvoyez pas le plan d’action assorti des actions correctives appropriées et

dans le délai imparti, la certification pourra ne pas être délivrée par ECOCERT France.

8) Validation du plan d’actions correctives

L’auditeur valide la pertinence du plan d’actions correctives proposées et peut être amené à vous

demander de revoir certaines actions correctives et /ou délais de mise en place.

D. Revue des éléments de l’évaluation et décision de certification

Voir l’étape 14 du logigramme en annexe I.

Une fois le plan d’actions correctives validé par l’auditeur, le dossier comprenant le rapport d’audit

ainsi que le plan d'actions correctives est transmis pour étude à un chargé de certification. Le délai

ciblé pour le traitement du dossier est 42j entre l’audit et la décision de certification

(maximum 56 jours).

L’attribution du certificat est donc conditionnée par la notation (voir ci-dessous) et par le plan

d’actions correctives (respect du délai + pertinence et exhaustivité des actions).

En cas de décision négative, les motifs du refus de la certification vous sont communiqués et un

nouvel audit initial doit être organisé au plus tôt 6 semaines après l’audit.







Conditions d’attribution du certificat :

Audit complémentaire : l’audit doit avoir lieu au plus tôt 6 semaines et au plus tard 6 mois

après l'audit. Au cours de cet audit, l’auditeur se concentre sur la vérification des actions

correctives prises sur les déviations, en particulier les non-conformités majeures.

E. Documents de certification

Voir les étapes 15 et 16 du logigramme en annexe I.

A l'issue de la décision de certification et si votre situation le permet, un certificat mentionnant le

périmètre de l’audit sera émis.

Vous recevrez par mail le certificat (si décision positive), le rapport d’audit et le plan d’actions

correctives.

Ces documents seront mis en ligne sur le portail de l’IFS. Un accès vous est alors donné pour

pouvoir consulter les documents, les télécharger ou les imprimer. La validité et l'authenticité de la

certification peuvent être vérifiées sur le site internet à tout moment.

Les frais qui seraient engagés (utilisation du logo IFS sur des supports de communication...) par

anticipation sur une décision de certification non encore émise sont sous la responsabilité du client

et ne peuvent être pris en charge par ECOCERT France.

Audit de certification

Proposition du plan d'actions correctives

En cas NC majeure ou KO

Suspension du certificat

sur le portail au plus tard 2j

ouvrés après l’audit

ECOCERT

ECOCERT

VOUS Max 2 semaines

Vérification du plan d’actions

max 1 maj. + note >75%

Refusé avant toute autre action

75% ≤Note < 95% Certificat niveau de base

Note ≥95 % Certificat niveau supérieur

≥ 1KO et/ou ≥ 2 maj. et/ou note <75%

Refus

Audit complémentaire Rapport d’audit complémentaire Certificat en niveau de base si la maj. a été levée suite à l’audit complémentaire

Au plus tôt 6 semaines après l'audit

IFS

au plus tôt 6 semaines et au plus tard 6 mois après l'audit







F. Surveillance et poursuite du processus de certification

1) Audit de renouvellement

Voir les étapes de 17 à 18 du logigramme en annexe I. Un audit de renouvellement doit avoir lieu chaque année et doit être programmé au plus tôt 8

semaines avant et au plus tard 2 semaines après la date d’audit anniversaire (rappel du

portail IFS 3 mois avant la date d’échéance).

Dans le cas où, l’audit est programmé au-delà de cette période, il y a rupture du cycle de

certification et ce qui peut conduire à l’absence de certification pendant un certain temps (entre la

fin de validité du précédent certificat et le début de validité du nouveau certificat).

Toutes les exigences du référentiel doivent être évaluées (comme pour l’audit initial). Une attention

particulière est portée aux déviations identifiées lors de l’audit précédent ainsi qu’à l’efficacité et à la

mise en place des actions correctives. Quel que soit le délai entre les deux audits (rupture

du cycle de certification ou pas), le plan d’actions correctives de l’audit précédent doit toujours être

évalué par l’auditeur.

Au moment de la programmation de l’audit de renouvellement, une revue de la demande est à

nouveau réalisée et est basée sur les informations actualisées que nous vous demandons de

communiquer et/ou recueillies lors des audits et autres investigations. Retour étape 3 du

logigramme.

2) Audit d’extension

Il est possible de réaliser un audit d’extension afin d’intégrer de nouveaux produits et/ ou

activités dans le périmètre du certificat IFS.

La durée et le contenu de l’audit sont évalués par l’organisme de certification.

3) Audit supplémentaire

Audit supplémentaire : audit venant en supplément de l’audit annuel, dont l’objet est notamment

de vérifier la mise en place des actions correctives ou la vérification d’exigences du référentiel et/ou

des activités du site.

Ainsi, un audit supplémentaire peut en particulier être effectué lorsque ECOCERT considère que

o Le temps passé sur site se révèle insuffisant lors de l’audit annuel,

o Des informations laissent supposer que l’entreprise n’est pas ou plus en capacité d’être en

conformité avec les exigences du référentiel (exemple : réclamation, retrait ou rappel de

produits, crise sanitaire, détérioration de l’outil de production suite à une catastrophe

naturelle, ….)

o Une vérification des actions correctives sut site est nécessaire avant l’audit de

renouvellement.

o Des exigences du référentiel ont été modifiées et un audit est nécessaire pour vérifier la

conformité de l’entreprise aux nouvelles exigences.

Vous vous engagez donc à accepter tout audit supplémentaire requis par ECOCERT, qui annoncera

ces audits à l’avance sauf dans le cas où la sécurité alimentaire ou la sécurité des produits en

général est mise en danger et/ou que de mauvais usages ou violations peuvent être dissimulées.







4) Audit non annoncé

Vous avez la possibilité d’être audité de manière inopinée lors de votre audit initial ou

lors votre audit de renouvellement.

Période d’audit : l’IFS propose 2 options pour l’organisation des audits non annoncés.

Option 1: le cycle de certification n’est pas interrompu. L'audit non annoncé aura lieu entre 16 semaines avant la date d'anniversaire et 2 semaines après la date

d'anniversaire.

Dans ce cas, ce choix doit être notifié à ECOCERT au plus tard 16 semaines avant la date d’anniversaire de votre audit IFS (date limite d’inscription sur le portail IFS). Au-

delà de ce délai, l'audit sera obligatoirement annoncé.

Afin d’organiser au mieux la revue de votre demande, nous vous relancerons environ 6

mois avant la date d’anniversaire. Cela permettra de finaliser l’offre de certification avant la fin du délai d’inscription.

Option 2 : Vous faites le choix de décaler votre période d’audit de

renouvellement afin, par exemple, de pouvoir combiner l’audit avec d’autres référentiels, ou de vous adapter à des congés et/ou des périodes de fermeture de l’usine. Pour cela, vous devrez nous indiquer quelle est la première date possible d’audit et votre audit

pourra avoir lieu entre cette date et jusqu’à 18 semaines après cette date. Vous aurez dans ce cas-là, une rupture du cycle de certification.

Exemple : si vous nous indiquez que votre première date possible d’audit est le 06/11/2017, votre audit pourra avoir lieu du 06/11/2017 au 12/03/2018.

L’audit doit être réalisé durant des jours consécutifs.

Jours d'indisponibilité : Vous pouvez signaler jusqu'à 10 jours d'indisponibilité pour l'audit (répartis sur maximum 3 périodes), en plus des jours de fermeture de l'usine (vacances, arrêt de production pour maintenance). Les indisponibilités doivent être

communiquées à ECOCERT au plus tard 16 semaines avant la date d'anniversaire.

Multi-sites: l'audit des activités communes aux différents sites de production peut être

annoncé mais doit être séparé dans le temps des audits sur site (ne peut pas avoir lieu la même semaine ou la semaine suivante). Comme pour les audits annoncés, l'audit du siège doit toujours avoir lieu avant les audits sur site.

Organisation de l’audit : l'audit devra commencer directement par la visite terrain. L’entrée en zone de production devra avoir lieu au plus 30 minutes après l’arrivée sur site de l’auditeur. La réunion d’ouverture débutera après la visite sur site.

En cas de refus d’accès du site à l'auditeur (sauf cas de force majeure), le certificat IFS en cours de validité sera immédiatement retiré (maximum sous 2 jours ouvrés). Vous

devrez également payer la totalité des honoraires visés dans votre Offre de Certification. Et le prochain audit sera obligatoirement annoncé.







G. Changements ayant des conséquences sur la certification

Changements dans le programme de certification (nouvelles exigences ou révisions d'exigences) :

En cas d’audit de renouvellement, l’IFS vous informe directement par e-mail (contact présent sur le

portail IFS) des changements qui peuvent être introduits dans le référentiel (nouvelles exigences ou

révisions d'exigences).

Selon les cas, les dispositions modifiées seront d'application immédiate ou des mesures de

transitions pourront être mises en place par l’IFS. Il est de votre responsabilité de mettre en œuvre

les changements et à ECOCERT de vérifier leur mise en application.

Si les changements n’étaient pas mis en œuvre, ECOCERT peut vous notifier des non-conformités

qui, si elles ne sont pas résolues, peuvent entraîner une suspension ou même un retrait de votre

certification.

Modification de la portée de la certification par le client :

Il est de votre responsabilité d’informer ECOCERT de tout changement pouvant avoir des

conséquences sur votre capacité à vous conformer aux exigences de la certification dans les

3 jours ouvrés après cet événement.

Ces changements peuvent être par exemple :

o Rappel, alerte sur les produits, situation de crise

o une évolution de structure (changement de propriété, de statut…)

o une modification dans votre organisation et votre gestion

o des changements apportés aux produits ou aux activités

o etc.

Ces modifications pourront le cas échéant entraîner une remise en question de votre certification

(modification de la portée du certificat, suspension, …) et conduire à la réalisation d’un audit

supplémentaire ou un audit d’extension (cas de nouveau produits/activités).

H. Suspension ou retrait de la certification

Il existe 2 types de sanctions:

Suspension de certification :

Cette sanction implique l'interruption de la certification pendant une période déterminée

jusqu'à la mise en conformité du produit/système.

Exemples :

- Cas d’une non-conformité majeure attribuée lors de l’audit de renouvellement avec une note

supérieure à 75% entraînant la réalisation d’un audit complémentaire.

- Cas d’un KO ou d’une non-conformité majeure attribué lors d’un audit réalisé par l’ « Integrity

Program »,

- Situation intervenant en cours d’année remettant en cause la conformité aux exigences du

référentiel (exemple : problème avéré remettant en cause la sécurité des produits, rappel de

produit etc.)

- Absence de paiement.

En cas de non-conformité majeure attribuée lors d’un audit de renouvellement, la

suspension doit avoir lieu sur le portail IFS au plus tard 2 jours ouvrés après l’audit.

En fonction des cas, un audit complémentaire ou un audit supplémentaire devra avoir lieu afin

de vérifier la mise en conformité des écarts ayant fait l’objet de la suspension de certification. Les

modalités de l’audit seront définies par ECOCERT.







Retrait de la certification

Cette sanction implique l'annulation immédiate de la certification.

Le retrait de certification intervient en cas :

- De refus d’accès au site à l’auditeur (sauf cas de force majeure)

- D’échec de la certification lors de l’audit de renouvellement.

- Situation intervenant en cours d’année rendant impossible la conformité aux exigences du

référentiel (exemple : violations dissimulées des règles, fermeture d’un site logistique, etc.)

En cas de non-conformités majeures (≥2) ou KO attribuée lors d’un audit de

renouvellement, le retrait doit avoir lieu sur le portail IFS au plus tard 2 jours ouvrés après

l’audit.

Le retrait s'accompagne également de la résiliation du contrat avec ECOCERT.

Un entreprise dont le certificat a été suspendue/retirée ne peut pas communiquer sur la certification.

Cette interdiction s'applique à tout support de communication.

La suspension ou le retrait du certificat entraîne la fin de validité immédiate dudit document. Vous

avez l’obligation d'informer vos clients que vous n’êtes plus certifié, et en tout état de cause de ne

plus vous prévaloir de votre certificat.

I. Arrêt de la certification

Modalité de résiliation et effets sur votre certification Vous avez la possibilité de demander à tout moment l’arrêt de la certification. Dans le cas où vous

souhaitez arrêter la certification et résilier dans le même temps votre contrat, vous devez le faire

dans le respect des conditions définies dans les conditions générales.

L’arrêt de la certification et la résiliation de votre contrat le cas échéant, entraine la fin de validité

automatique de vos certificats.

En conséquence, à compter de la date d’arrêt de la certification (et de la résiliation du contrat le cas

échéant), vous ne pouvez plus faire référence à la certification et/ou à ECOCERT.

Changement d’organisme de certification

En cas de changement d’organisme de certification, votre dossier doit être transféré à votre nouvel

organisme de certification, et ceci quel que soit votre situation (certification périmée, échec à la

certification, suspension, …). Pour cela, vous devez libérer l’accès à votre dossier sur le portail IFS

afin que nous puissions disposer des précédents rapports et informer sur l’agenda la date du

prochain audit.







Vous pouvez faire parvenir à ECOCERT des plaintes (réclamations) concernant notre prestation, ou

former un recours (appel) relatif à une décision prise par ECOCERT vous concernant.

Ecocert s’engage dans un premier temps à accuser réception de vos plaintes et appels sous 5 jours

ouvrés et à les traiter dans les délais prévus selon nos procédures internes.

Plaintes

Suite à une plainte, ECOCERT analyse le contenu de la plainte et vous fournit une réponse écrite

complète. Toutes ces plaintes sont enregistrées, de même que les mesures prises et une analyse est

faite régulièrement afin de répondre aux mieux à vos attentes.

Appels

Vous pouvez formuler un appel afin que ECOCERT reconsidère une décision de certification et ce,

dans un délai de 15 jours suivant la date de réception de cette décision. Cet appel doit être adressé

par écrit à ECOCERT (e-mail ou courrier) et être dûment motivé (de nouveaux éléments qui ne

seraient pas encore portés à la connaissance de ECOCERT doivent être fournis). L’appel est traité

dans les 20 jours ouvrés par la direction d’ECOCERT.

Les appels sont non suspensifs des décisions prises au préalable. Ces décisions s'appliquent donc

tant qu'une nouvelle décision concernant votre dossier n'a pas été prise suite à l'étude de l'appel.

Vos obligations par rapport aux réclamations des tiers

Vous avez la responsabilité de gérer les réclamations des tiers qui vous sont adressées directement.

Vous devez conserver un enregistrement de toutes les réclamations concernant la conformité aux

exigences de certification et mettre ces enregistrements à la disposition d’ECOCERT. Ces

enregistrements doivent également permettre de connaître les mesures appropriées qui ont été

prises et ces mesures doivent être documentées.

Les conditions d'utilisation des références à la certification IFS et/ou à ECOCERT France sont définies

dans les documents suivants :

o Règles d’usage des références à la certification IFS : dans le référentiel IFS et/ou des notes

de doctrine IFS,

o Règles d’usage des références à ECOCERT : document ECOCERT TS17 disponible sur

demande.

o Les conditions générales de vente.

Par ailleurs, le demandeur de la certification s’engage à ne pas laisser supposer qu’ECOCERT et/ou

les propriétaires du référentiel sont responsables du respect des exigences de certification.

Une utilisation abusive de la marque ou une référence erronée à la certification IFS ou à ECOCERT

par un client entraîne la mise en place de mesures appropriées telles que la suspension ou le retrait

de la certification. ECOCERT est également tenu d’informer les propriétaires de l’IFS.

LES PLAINTES ET APPELS

COMMUNICATION SUR LA CERTIFICATION, A IFS

LOGISTIQUE ET A ECOCERT FRANCE







Toute entreprise adhérant à une démarche de certification IFS doit avoir connaissance du

programme « Integrity Program » de l’IFS décrit dans le référentiel IFS et en accepter les règles.

L’Integrity Program est un ensemble de mesures pour garantir la qualité du processus de

certification IFS et se concentre sur la vérification des audits réalisés par les organismes de

certification accrédités IFS et par leurs auditeurs. Ce programme est géré par le propriétaire

du référentiel IFS, IFS Management GmbH.

En tant qu’entreprise adhérant au programme de certification IFS, vous pouvez donc être amené à

être audité par IFS Management, soit dans le cadre des audits de surveillance générale, soit

dans le cadre d’une investigation suite à une réclamation ou pour tout autre motif.

Les audits réalisés par IFS Management sont en général inopinés mais selon les cas, à discrétion

de l’IFS Management, vous pouvez être prévenu au plus tôt 48 heures à l’avance.

L’IFS Management peut également participer à des audits IFS en tant qu’observateur. Dans ce

cas, l’auditeur de l’« Integrity Program » suit sur site un auditeur lors d’un audit IFS.

L’ « INTEGRITY PROGRAM » DE L’IFS







VOUS ECOCERT

1. Demande d’informations sur la certification IFS Logistique

2. Envoi du formulaire "Information pour la certification IFS logistique"

3. Transmission des informations : champ d’audit, exclusion, effectif, activité, produits etc.

4. Revue des informations (faisabilité du projet,

durée de la mission) et envoi de l’offre de

certification

5. Signature de l’offre, renvoi du contrat Dont conditions générales de vente + présent processus IFS

6. Proposition des conditions d’audit: auditeur(s) qualifié(s) IFS, date et durée de l’audit, périmètre de l’audit

8. Revue documentaire et proposition du plan d’audit

7. Envoi des documents pour la revue documentaire

9. Renvoi du plan d’audit complété 10. AUDIT INITIAL DE CERTIFICATION

11. Envoi des déviations (maximum 2 semaines après l’audit)

12. Proposition du plan d’actions (maximum 2 semaines après réception des déviations)

13. Vérification du plan d’actions par l’auditeur (pertinence, délai)

14. Revue des résultats d’évaluation et du

plan d’actions final par l’organisme de certification

15. Emission du certificat (date audit initial + 8 semaines) et envoi du rapport final

16. Mise en ligne des données de l’audit sur le portail IFS

17. Programmation de l’audit Au plus tôt 8 semaines avant et au plus tard 2 semaines après la date d’audit anniversaire (audit annuel).Rappel par le portail (3 mois avant l’expiration de l’audit).

Décision de certification

18. AUDIT DE SURVEILLANCE Enregistrement de la date sur l’agenda au plus tard 2 semaines avant la date d’anniversaire. Retour en 3. Suivi des déviations et actions correctives de l’audit précédent + surveillance des

références à la certification IFS (logo, autres).

oui

non

Audit initial

ANNEXE 1: LES ETAPES DE LA CERTIFICATION







Les règles sont définies dans la partie 1, chapitre 4 du référentiel IFS Logistique 2.2 et dans le guide

pour la certification multi-sites pour les sociétés certifiées IFS Logistiques.

DEFINITION :

Société multi-sites : dans le cas où des fonctions sont gérées par des services centraux (exemple : achats, RH, commercial, informatique). Le référentiel distingue 3 types de d‘organisation à l’intérieur d’une société multi sites : siège social, site T1 et site T2 ou

T3.

Siège social : il peut être situé sur un site logistique

ou sur un site à part. Il gère les activités centrales. Site T1 : les centres de distribution principaux/nationales /régionales (stockage et transport, aucune activité de vente) ou les entrepôts

centraux : ces centres redistribuent les produits vers d’autres sites T2 ou T3. Site T2 ou T3 : entrepôt satellite ou plateforme de

distribution : ces sites sont toujours liés à un ou plusieurs plus grands centres de distribution ou entrepôts de stockage T1 ou dans le cas d'un site de T3 via un site T2 et sont sous le contrôle direct de ou des T1.

MODELE DE CERTIFICATION :

Certification individuelle de chaque site :

Pas d’échantillonnage, tous les sites sont audités. 1 site = 1 rapport et 1 certificat.

Certification multi-sites :

Avec échantillonnage, une partie des sites sont audités sauf la première année de

certification. Cette dernière certification n’est possible que sous certaines conditions.

En cas d’échec d’un site, la certification de l’organisation entière (tous les sites) est bloquée.

Si les conditions d’égibilité sont rempliés, les

règles d’échantillonage sont les suivantes :

- Audit initial : tous les sites doivent être

audités (pas d’échantillonage) et les audits sont annoncés.

- Audit de renouvellement :

o Chaque site T1 doit être audité

o Au moins 1/3 des sites T2 et T3 doivent être

audités

o Règles de sélections des sites T2 et T3 : 75% des sites à auditer sont sélectionnés selon des critères définis (voir ci-dessous) et 25% sont choisis de manière aléatoire sous réserve de ne pas avoir été audités lors du

dernier audit de renouvellement.

o Tout nouveau site doit être audité la première année de sa certification puis suivre ensuite les règles d’échantillonnage.

o Les sites peuvent être audités de manière annoncée ou non annoncée (voir protocole des audits non annoncés)

ANNEXE 2 : CAS DES AUDITS MULTI-SITES

Site T1

Site T2 Site T2 Site T2

Site T3 Site T3 Site T3 Site T3 Site T3 Site T3

Conditions d’éligibilité : La société doit avoir plus de 20 sites.

Système de management de la Qualité commun entre

les sites et géré par le siège social (lien contractuel avec les autres sites)

Tous les sites doivent avoir des profils similaires (exemple : nature de l'activité tel stockage/transport à température ambiante, réfrigérés, congelés, la taille des sites, nombre d’employés, organisation de

travail). Dans le cas contraire, il est possible d’avoir plusieurs programmes d’échantillonnage au sein de la certification multi-sites et ces programmes doivent être clairement définis et documentés.

La revue de direction telle que définie dans la check-list du référentiel doit voir lieu au niveau du siège social

Audit interne annuel de tous les sites par le siège

social avec un suivi efficace (programme d’audits internes documentés et effectif, procédure documentée, ressource et compétence suffisantes). Un audit interne doit avoir également lieu au niveau du siège social.

Documents pertinents relatifs aux sites au sein du programme d'échantillonnage (délivrance, maintien et conservation) géré par le siège social







Exemples de critères pour la sélection des

sites:

- Conclusion des audits internes des sites, de

la revue de direction ou des précédents

audits de certification

- Bilan des réclamations et des actions

correctives et/ou préventives entreprises au

niveau de sites

- Différence significative en terme de taille du

site

- Différence dans l’organisation de travail

- Complexité du site

- Changements depuis le dernier audit

- Maturtié du site en terme de gestion.

L’organisme de certification se réserve le droit d’augmenter le nombre de site à auditer si nécessaire

(exemple: trop grand nombre de déviations constatés au niveau de l’organisation)

Quel que soit le modèle (certification/site ou par échantillonnage) le siège social doit toujours être

audité avant l’audit des sites (délai maximum de 12 mois après l’audit du siège social). Le temps

passé pour l’audit du siège social doit être décrit dans le profil de l’entreprise du rapport d’audit et

les résultats de l’évaluation des exigences auditées correspondantes au siège sociale doivent être

pris en compte dans le rapport de chaque site audité.

Tableau : Nombre de sites à auditer

Nombre total de

sites

Minimum de site T2 ou T3

à auditer

Nombre de sites T2 ou T3 sélectionnés de

manière aléatoire

Nombre de sites T2 ou T3 sélectionnés

selon critères

20 7 2 5

30 10 3 7

50 17 4 13

100 34 9 25

Plus de 100

A définir A définir A définir

Audit initial

Audit de tous les sites.

Audit de renouvellement Audit des sites selon échantillonnage

Décision de certification de tous les sites ?

Emission du certificat groupe. Mise en

ligne des rapports d’audit et du plan d’actions pour les sites audités sur le portail IFS. Mise en ligne seulement du certificat groupe pour les sites non audités.

Si ≥ 1 site avec ≥ 1KO et/ou ≥ 2 maj. et/ou 1 maj. avec note <75%, nouvel complet du ou des sites dans les 6 mois.

Si ≥ 1 site avec max 1 maj. + note >75% Audit complémentaire du ou des sites dans les 6 mois.

Si ≥ 1 site avec note <75%, Audit complémentaire du ou des sites et du siège social si déviation(s) liée(s) au système de management du groupe.

Certification du groupe suspendue.

Décision de certification de tous les sites ?

non

non

oui

oui

IFS
