processus de facturation - s-inter
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REVDATE
D’APPLICATIONNom
REDACTEURNom
VERIFICATEURNom
APPROBATEURA 28/10/2004 S. STROOBANT MF CUEGNET JC. CHARLES
B 10/10/2005 S. STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES
C 07/11/2005 S. STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES
D 04/01/2006 C.ROJ M.LAUNE JC CHARLES
E 07/02/2007 V.MARTIN M.LAUNE JC CHARLES
F S.STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES
« Ce document est la propriété de S-Inter, il ne peut être communiqué à des tiers et /ou reproduit sans l’autorisation écrite préalable de S-Inter et son contenu ne peut être divulgué » - Diffusion restreinte et contrôlée -- Copie non contrôlée si imprimée -
S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – www.s-inter.com
1. Caractéristiques du processus.......................................................................................... 2 2. Représentation graphique ( voir page suivante)............................................................... 2 3. Contrôle des factures S-INTER........................................................................................ 4 4. Codification des n° de factures : ..................................................................................... 4 5. Enregistrement de la facture............................................................................................. 4 6. Diffusion de la facture...................................................................................................... 4 7. Archivage ........................................................................................................................ 4 8. Relances........................................................................................................................... 5 9. Réception d'une facture fournisseur................................................................................. 5 10. Paiement d'une facture fournisseur................................................................................. 5 11. Synthèse des modifications successives : ...................................................................... 6 12. Annexe 1 : Relance 1..................................................................................................... 6 13. Annexe 2 : Relance 2..................................................................................................... 7 14. Annexe 3 : Mise en demeure.......................................................................................... 7 15. Annexe 4 : Déclaration de danger de sinistre................................................................. 8 16. Annexe 5 : Bordereau de remise de chèque................................................................... 8 17. Annexe 6 : Echeancier fournisseurs............................................................................... 9
PROCESSUS DE
FACTURATION
PS S 003REV. : FDATE : 12/04/2007
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1. Caractéristiques du processus
Intitulé Processus de facturationFinalité Gérer et assurer/obtenir le paiement des prestations réalisées dans le
meilleur délai Gérer le paiement des fournisseurs
Référence Norme : ISO 9001v2000 + manuel qualité S-INTEREléments d’entrée Relevé de facturation
Le dossier technique La base de données La réclamation du client La facture du fournisseur Le reglement des factures client Le marché (voir plans qualité) La commande Le tableau de commandes ou d'engagements de dépenses
Eléments de sortie La facture Le justificatif de facturation : rapport technique, tableau récapitulatif,.. La base de données mise à jour Le rapport mensuel ( pour Canon) Les relances (factures impayées) Le paiement des factures fournisseurs La validation du marché (voir plans qualité) L'acceptation de la commande Le tableau de factures
Ressources humaines : Directeur financier: (voir définitions de fonction)Secrétaire administrative si possible avec 2 ans d'expérience
matérielles : Bureau avec téléphone Ordinateurs avec logiciels bureautique et de gestion Armoires de rangement
Documents : Un plan comptable
Pilote du processus Directeur financierRevue 12 mois
Indicateurs ObjectifsNombre de factures non réglées: Sur le total de factures figurant sur la balance âgée, combien ne sont pas réglées à la date d'échéance.
Obtenir un résultat de 100% de factures réglés à la date d'échéance.Accentuer la relance sur les factures en retard de paiement.
Nombre de litiges par mois après relance: Sur le total de factures relancées, combien de litiges ont été déclarés.
Faire baisser le nombre de litiges.
Nombre de factures par mois et par département Suivre et maîtriser les évolutionsTemps moyen de rectification des factures : Sur le total de factures émises, combien ont été modifiées lors du contrôle de facture et combien de temps en moyenne par facture.
Diminuer le temps passé à modifier les erreurs de facturation.
Nombre de report d'échéance dû à des dossiers incomplèts Nombre de report d'échéance en baisseNombre de relances fournisseurs pour raison de factures non-payées reçues en recommandé .
Nombre de relances en baisse
2. Représentation graphique ( voir page suivante)
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PROCESSUS de FACTURATION
LR
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Remboursement des frais
Processus PS S 001 ACHATS
PS S 003 rev. F - PROCESSUS DE FACTURATION Documents de référenceFonctions - Acteurs
Enregistrement Facture
Enregistrer le paiement
Relance 1 (courrier)
Relance 2 (courrier)
Mise en demeurePrise de décision parchef de département
conçernéLitige
ARCHIVERangement par
mois
Date d'échéancedépassé et
Paiement reçu ?
Base de donnéesLogiciel traitement
de texte
Processus deréalisation
Client
Secrétaireou
Comptable
Réception facture,relevé de facturationOU dossier technique
FacturationSite
FacturationService ADMIN
Edition factureEdition facture
Envoi facture
Serv
iceA
DM
IN
Envoi facture
Réception facturesfournisseurs
Enrégistrement desfactures
Paiement factures
Rangement etArchivage
Compléter le tableau d'engagementde dépenses (=Tableau des
factures non-parvenues)
Reportéchéance
Rapprocher BL +Commande + copie
de la facture
Transmissionau siège social
Distribuer la facture(= 2e exemplaire ou copie)
Vérifi-cation
Date d'échéanceet dossierprésent?
Attente date d'échéance
BL + Commande IAQ 074 : Tableaud'engagement de
dépenses
Fournisseurs
Secrétaire
CLIENT
Réceptionpaiement
Réclamationclient
Analyse Transfert audépartement concerné.
Réponse au client
Secrétaire
Secrétaire +Service Qualité
ServiceA
DM
IN
NON
Logiciel comptable
Secrétaire
PS S 003
Remise de checque
Secrétaire ouchef de
département
Logiciel comptableIAQ 092
Facturation clients
Duplicata poursite demandeur
Secrétaire
Tous lesprocessus
Facturation fournisseurs
Secrétaire
FactureOK !
NON
Oui
Présentation au DAFpour approbation
Dossierapprouvé
Bordereau deréglement
Bon àpayer
Analyse & décision
LITIGE
Pilote duprocessus
Dossierrefusé
Informer lefournisseur
Page 3
Décision du DAF +report d'échéance
Suivi balance agée
logiciel comptable
Relancestéléphoniques
Intervention du chef dedépartement conçerné
Envoi du dossier àl'assurance crédit
chef de dépt. ouresp. logistique
Paiementpar client Avoir
Remboursementpar l'assurance
Ouverture d'une fiche denon-conformité (si nécessaire)
Scanner Classement par moispar n°
exemplaire original
Dossiercomplet ?
Oui
NON
Dossierabsent
logiciel comptable
Echéancierfournisseurs
NON
Fiche de fraisdu personnel
Vérificationchef de dépt.
Validation?
Analyse & décision
NON
OUI
''Facture à valider''
PR QUA 004
MAX. 80 jours
si on n'obtientni le paiement
ni un avoir
MAX. 90 jours
3. Contrôle des factures S-INTER
Chaque facture est contrôlée. On vérifie notamment : ● La conformité des informations sur la facture par rapport aux exigences du client qui ont été
acceptées dans le cadre de la revue de contrat.● La conformité de la facture selon le rapport d'intervention ou du BL qui a été établi,● La conformité du montant et des autres informations par rapport à la commande du client.
On vérifie particulièrement la présence d'un numéro de commande, l'adresse de facturation, les conditions de règlement et le délai de règlement.
4. Codification des n° de factures :
AAMM/SS – 99999AA : Année,MM : Mois,SS : Code du site,99999 : numéro séquentiel entre 1 et 99999Il est important de conserver la continuité chronologique des numéros de facture après enregistrement en comptabilité.
5. Enregistrement de la facture
L'enrégistrement d'une facture S-INTER concerne les éléments suivants: ● la date de la facture● le n° de la facture● le compte client● le montant● la date d'échéance ● le code de l'atelier émetteur de la facture.
6. Diffusion de la facture
Selon ce qui est convenu avec le client : ✗ 1 ou 2 exemplaires de la facture sont expédiés au client,✗ 1 exemplaire est conservé dans l'établissement.✗ 1 exemplaire agrafé au dossier technique (selon le site).
7. Archivage
Les éléments suivants sont archivés : ● La facture : une copie de chaque facture est archivée. Les factures sont rangées par mois.● Les pièces comptables. (Elles sont rangées par mois et par banque)
La durée de l'archivage défini par la procédure PR QUA 024 .
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PROCESSUS de FACTURATION
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8. Relances
Les relances sont faites de façon périodique:Chaque mois, on vérifie les factures qui n'ont pas été payées à la date d'échéance:
Les clients qui n'ont pas payé, recevront une première relance. Si un mois plus tard le paiement n'a pas été reçu, une deuxième relance est envoyée. Un deuxième délai d'un mois est respecté avant de procéder à une mise en demeure. Le courrier
de mise en demeure est envoyé en recommandé. Après la mise en demeure, le dossier devient un litige. On fera tout pour obtenir l'explication
pour le non-paiement. Le directeur financier s'adresse au chef de département afin d'obtenir une décision :
– le client paiera finalement le montant dû, – S-INTER fait un avoir. Une déclaration est faite à la société de recouvrement. Cette
déclaration doit être envoyée au plus tard le 90e jour après la date d'échéance.
9. Réception d'une facture fournisseur
Les factures fournisseurs sont réceptionnées par courrier par le siège social à Vendin le Vieil
Deux tampons sont apposés sur chaque facture reçue :Ces tampons identifient la facture par : Le premier indique :● son numéro interne● sa date d'échéanceLe second indique :● signature du responsable du département concerné pour le Bon à
payer● imputation (suivant le document IAQ092)● atelier = demandeur des articles● signature du DF
Après apposition de ces tampons, chaque facture est enregistrée sur le logiciel comptable.
Après enregistrement, la facture originale est scannée et enregistrée dans le dossier factures du serveur par mois et par site, puis sera classée définitivement dans un classeur mensuel par site et par N° interne. Une copie est envoyée sur les sites correspondants accompagnée d'un tableau récapitulatif indiquant le nom du fournisseur et le N° interne. La copie des factures ne nécessitant pas une approbation des sites est validée par le service 'facturation fournisseurs'.
10. Paiement d'une facture fournisseur
Pour effectuer le paiement d'une facture fournisseur, le dossier doit être complet : ● facture● le BL (preuve de réception des articles)● la copie de la commande
Au retour de la copie de facture envoyée sur les sites, le service 'facturation fournisseur' vérifie si l'ensemble des justificatifs est associé à chaque facture et qu'aucune facture ne manque par rapport au tableau récapitulatif.
L'ensemble des documents sera classé avec la copie de la facture en attente de l'échéance pour le règlement. Après le paiement, le dossier complet sera archivé dans une boite intitulé « factures fournisseurs mois X Année X payées ».
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11. Synthèse des modifications successives :
Révision A : CréationRévision B : Paragraphe 1 : compléter les ressources humaines nécessaires + enlèvement secrétaire
comptable + revue de processus remis à 6 moisParagraphe 2 : représentation graphiqueParagraphe 7 : durée d'archivage Paragraphe 8
Révision C : Paragraphe 10en-tête des pages 2 à 8 + index
Révision D : Paragraphe 9 et 10Révision E : Paragraphe 1,2,6,7,8,9,10Révision F : Paragraphe 2, 8
12. Annexe 1 : Relance 1
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13. Annexe 2 : Relance 2
14. Annexe 3 : Mise en demeure
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15. Annexe 4 : Déclaration de danger de sinistre
16. Annexe 5 : Bordereau de remise de chèque
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17. Annexe 6 : Echeancier fournisseurs
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