procesų skaitmenizavimo iššūkiai

Edmundas Vasonskis - Apie mane

• IT vadovas Avia Solutions Group tarptautinėje aviacijos įmonių grupėje

• IT vadovas ŽIA valda įmonių grupėje vieninančioje įmones aviacijos, žemės ūkio, NT ir kitų paslaugų srityse.

• Locatory.com akcininkas, pasaulinės aviacijos detalių prekybos platformos, prisidėjęs prie įmonės kurimo

• Apie 10 metų IT sektoriuje, 7 metai vadovavimo ir projektų valdymo bei vystymo patirtis.

Apie Avia Solutions Group

Tikslai ir poreikių formavimas

Workflow automatizavimo naudos

Procesų skaitmenizavimo iššūkiai

Procesų pavyzdžiai

• Base maintenance

• Line maintenance

• Parts & components support

• Military aircraft component

support

• Engine management

• Landing gear and APU

management

• Full aircraft engineering

• Technical training and

consulting

• Logistics & distribution

• Inventory &

service locator

• Market analytics

tool

• Supplier

management tool

• Inventory

publishing tool

• Ab Initio pilot and

helicopter CPL training

• Cadet programs

• Type rating training

• Aviation management

Bachelor’s studies

• Cabin crew training

• Ground handling

training

• MRO solutions for FFS

operators

• Short-term

recruitment

solutions

• Long-term

recruitment

solutions

• Aviation job

search portal

• Passenger handling

• Aircraft handling

• Fueling

• Catering

• Airport terminal

engineering

• Hazardous freight

• Business charter

• Aircraft

Management

• Airport

construction &

development

• Launch of

airport services

• Airport

management

Poreikis sprendimui priklauso nuo įmonės „brandos“ lygio

File server

E-document library

Document Management System

DMS + Workflows

Enterprise Content Management

Tinkamas poreikių surinkimas

Suinteresuotų šalių poreikiai

Procesų savininkai

Darbuotojai Vadovai

Jeigu IT sistemą įdiegsime ant neoptimizuotų procesų, tai turėsime tik dar didesnį rūpestį (IT sistemos kaštai, resursų ir aptarnavimo kaštai,

informacijos įvedimas, laikas mokymams ir t.t.)

Pirkti ar vystyti?

Išbaigtas produktas

• Greitas galimybių įsisavinimas

• Know how sistemoje

• Proaktyvus vystymas

• Klasikinės klaidos išspręstos

• Kartais mažiau lankstus

• Gali tekti taikytis prie „standartinio“ funkcionalumo

Pagal poreikius vystomas

• Pilnai išpildyti poreikiai

• Didesnė klaidų tikimybė

• Reikalingas kliento know-how

• Ilgiau laukti pakeitimų

Diegimas etapais

I etapas

Sistemos diegimas/pridavimas

Administratorių mokymai „pirminiai“

Mokymai tikslinei darbuotojų grupei

Tikslinė darbuotojų grupė pradeda naudotis

II etapas

Programavimas/pridavimas: Prioritetiniai išplėtimai

Administratorių mokymai „pažengusiems“

Visi darbuotojai dirba su sistema

III etapas

Priežiūra po paleidimo

Programavimas/pridavimas: Kiti išplėtimai

Duomenų importas iš kitų sistemų

Tipinės situacijos

Pas ką šiuo metu sutartis / sąskaita?

Pamesta sąskaita ar sutartis tvirtinimo

eigoje

Ar mano atostogos patvirtintos?

Direktorius išvykęs, teks laukti

Ilgas vizavimo procesas, dokumentas keliauja „iš

rankų į rankas“

Nežinau kiek truks apmokėti sąskaita ar

pasirašyti sutartį

Po laiko skaudžiai sužinom, kad

dokumentas „praslydo“ būtiną tvirtintoją

Naujokai nežino kaip inicijuoti procesą, kieno

parašų reikia ir pan.

Įmonė neapsaugo savo Know-How

LAIKAS

Lygiagretus vizavimas

Mobilumas

Sumažėja vaikščiojimo

Standartiniai terminai, priminimai

KONTROLĖ

Visada žinom kur dokumentas

Neleidžia apeiti numatyto proceso

Veiksmų istorija

RIZIKŲ MAŽINIMAS

Proceso standartizavimas

Know how lieka įmonėje

Dokumentai nepasimeta

Procesų skaitmenizavimo naudos

Paradoksas

Kuo brandesnė organizacija tuo

ji efektyvesnė

Didesnė origanizacija turi daugiau

„lašinių“

Proceso skaitmenizavimas

Identifikuojam ar tikrai turim procesą

Pirmiausia ką turim padaryti – tai apsirašyti

efektyvų procesą

Diegiamas skaitmenizuotas

procesas

Proceso efektyvumas Atskirų žingsnių

optimizavimas

Perfekcionizmas

• Chaosas kartais gali būt naudingas pasiekti savo, apeiti procesą

Proceso standartizavimas griauną chaosą

• Jokių „skubu“, „tik šį kartą“

• Atskirų asmenų VIP traktavimas

Pakeistas (skaitmenizuotas) procesas turi būt taikomas

be išimčių

• Procesas nebus veiksmingas jeigu jį galės apeiti ar netaikyti

Darant išimtis tai galit tapt įpročiu

Sponsorius turi uždegti žalią šviesą pokyčiams

Patirtis su e-parašu

Dabar Ateitis

Procesų pavyzdžiaiPirkimo paraiškos, sąskaitų vizavimas ir apmokėjimas

Sutarčių derinimas, vizavimas ir dokumentų surinkimas

Atostogų procesas

Komandiruočių procesas

Įdarbinimas (atranka, darbinimas, bandomasis)

Pavedimų / užduočių procesas

Masinis supažindinimas su tvarkom, instrukcijom

Pagrindiniai sėkmės faktoriai

Dokumento atsiradimas

Dokumentas guli administratorės

papkėje

Dokumentas nešamas

vizuotojams

Dokumentas guli vadovo papkėje

Dokumentas vizuojamas / pasirašomas

Dokumentas nešamas

personalo skyriui

Dokumentas registruojamas

Procesus skaitmenizuojam su tikslu efektyvinti ir optimizuoti veiklą – kitaip kam to reikia?

Siekti ne tik funkcinio optimizavimo, bet ir proceso (visų veiksmų sekos) efektyvinimo

Skaitmenizuoti optimalų procesą

Norint progreso – reikia teisingai viską matuoti (TCO):

“Any intelligent fool can make things bigger, more complex, and more violent. It takes a touch of genius —and a lot of courage — to move in the opposite direction.”

AČIŪ UŽ DĖMESĮ!

[email protected]

www.cio.lt

mailto:[email protected]

http://www.cio.lt/

procesų skaitmenizavimo iššūkiai

Technology