República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria

Colegio universitario de Caracas -Misión Sucre

Programa Nacional de Formación de Educadores

Aldea Universitaria

Veroes-Yaracuy

CONTENIDO:

Introducción al Software de Producción de Documentos Electrónicos.

Mejoramiento de la calidad de la redacción de documentos diversos.

Presentación de documentos mercantiles y de otra índole.

PRODUCTIVI

DAD EN LA OFICINA, EL HOGAR Y LA ESCUE

Análisis del poder de la edición de documentos electrónicos. Introducción a las Hojas Electrónicas de Cálculo. Aplicación de las Hojas Electrónicas de Cálculo a problemas del

entorno cotidiano del estudiante. Bases de Datos y sus aplicaciones típicas. Búsqueda de información en bases de datos.

 

1): Introducción al software de producción de documentos electrónicos

A pesar del avance en la aplicación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) en la sociedad de principios del siglo XXI, y del creciente Advenimiento de la sociedad sin papeles‖ (paperless society) que muchos llevan anunciando, los documentos impresos en papel continúan siendo una parte integral de nuestra sociedad y cultura, así como un importante componente en nuestra vida cotidiana hoy por hoy (septiembre de 2005). En la antigüedad, los documentos se copiaban a mano. La difusión de la alfabetización en todas las culturas generó cambios en los instrumentos utilizados para la producción de documentos. La mecanografía fue hasta 1984 una habilidad especializada de las secretarias, sin embargo, en la actualidad la posee ya en cierta medida un considerable porcentaje dela población de países con un alto índice de alfabetización. La extensión de esa competencia es consecuencia de la enorme popularidad de la producción de documentos en computadora. El Software de producción de documentos incluye el software de procesamiento de textos, el software de autoedición, los programas de edición de correo electrónico y el software para la creación de Páginas Web y documentos con hipertexto destinados a la www de Internet. El software de producción de documentos facilita la corrección de errores de tecleo y ortográficos y permite un flujo de ideas con mayor libertad, ya que maneja automáticamente muchas de las actividades relacionadas con la redacción. Entre las razones que justifican el uso de una computadora para escribir, podemos señalar:

No confías en tu ortografía. Deseas perfeccionar tu gramática y estilo de redacción.

PRODUCTIVI

DAD EN LA OFICINA, EL HOGAR Y LA ESCUE

Siempre encuentras en lo que escribes secciones que podrías mejorar.

Tienes buenas ideas y querrías que los demás (incluidos tus Profesores Asesores) pusieran atención a ellas.

Eres perfeccionista. No eres buen dactilógrafo (eres más bien ―puyó grafo). Te resulta imposible contratar una secretaria.

Los pasos a seguir para crear un documento con un Procesador Palabra podemos resumirlos así:

1. Mecanografiar o Transcribir el texto.

2. Editar el documento hasta estar razonablemente satisfechos con su contenido y estilo de redacción.

3. Formatear e imprimir el documento.

4. Transferir el documento a Software de Autoedición para completar la diagramación de la impresión.

Las características básicas del software para la elaboración de documentos por medio de la computadora, incluyen: Escritura continua (se encarga de iniciar una nueva línea sin que el usuario tenga que preocuparse de exceder los márgenes del papel; ajuste de los márgenes (antes, durante o después de haber tecleado un documento en su totalidad, es muy sencillo ajustar los márgenes derecho, izquierdo, inferior y superior. Es más, las líneas se reacomodan automáticamente en función de los nuevos márgenes; bloques (son las secciones de un documento); operaciones de bloques (es el proceso de integrar texto, eliminar secciones de texto, desplazar a otro punto párrafos o páginas enteros en beneficio de la estructura y secuencia lógica del documento); esquematizador (es una ayuda para que el usuario verifique el flujo general de sus ideas a lo largo del documento ―como una jerarquía de títulos y subtítulos‖.

 2): Mejoramiento de la calidad de la redacción de documentos diversos

Algunos críticos de la elaboración de textos por computadora, sostienen que en lugar de favorecer a los autores, las computadoras han degradado

los estándares literarios. Sin embargo, siendo las personas, no las computadoras, las que crean los documentos ¿Se justifica esa crítica? Si son empleadas con talento y habilidad, las herramientas para la producción de documentos en computadora pueden ayudar a elevar la calidad de redacción. Gracias a ellas, se puede manejar la creación de documentos de texto como un proceso‖ a partir del primer borrador, luego, afinar su estructura general, para finalmente, efectuar las mejoras detalladas a la estructura de las oraciones y el uso delas palabras. Después de la revisión de la estructura general del documento, se ajustan los detalles ortográficos, gramaticales y de vocabulario (por medio de programa de corrección ortográfica). Luego, el programa de corrección gramatical indica la manera correcta en la que deben estructurarse las oraciones y emplearse el vocabulario. Para hacer más clara y vivaz la redacción se utiliza el diccionario de sinónimos el cual presenta sinónimos‖ y antónimos‖. Finalmente, la característica de búsqueda sirve para detectar todas las veces que aparece un término que resulte problemático. Se puede elegir su conservación o su corrección. Igualmente, la característica de buscar y reemplazar es útil cuando se desea sustituir una palabra ofrece por otra.

3): Presentación de documentos mercantiles o de otra índole

Las modernas técnicas de impresión permiten producir a bajo costo hermosos documentos al alcance de todos en bibliotecas, librerías y puestos de periódicos y revistas. El software de producción de documentos consta de herramientas de formateo como plantillas, asistentes, fuentes, estilos, marcos e imágenes predeterminadas, todas las cuales posibilitan la producción de documentos profesionalmente formateados e ilustrados.

Plantilla: es un documento pre formateado en el que se inserta texto. Los valores de formato como: márgenes, interlineado, fuentes de títulos, y cuerpo tipográfico han sido predeterminados profesionalmente.

Asistentes para la elaboración de documentos: Disponen, además de un formato, de instrucciones paso a paso para integrar texto en una amplia variedad de documentos, tales como: Recibos de Pago, Facturas, Faxes, Etiquetas, Curriculum Vitae, entre otros.

Fuente: es un tipo o estilo de letras, diseñadas por tipógrafos o artistas. El software de producción de documentos suele incluir muchas fuentes. Las fuentes tipográficas como Times New Roman o Arial ofrecen una apariencia de formalidad y profesionalismo. Se ha demostrado por medio de ciertas investigaciones, que las fuentes sin trazo terminal sans serif”, son más fáciles de leer en las Pantallas de las computadoras. (Por ejemplo: Helvética, Arial, Impact)

Estilo: es un conjunto de características de formato que se puede aplicar a texto del documento para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar un estilo se aplica un grupo completo de características de formato de una sola vez. Por ejemplo, si se desea dar formato al título de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos independientes para aplicar: Tamaño de fuente: 16 pto, Fuente: rial y Alineamiento: Centrado, se obtendrá el mismo resultado si se aplica el estilo Título.

 Marco: es un recuadro alrededor de texto o gráficos, generalmente un título o una tabla.

Imágenes predeterminadas: son figuras o ilustraciones grabadas en formatos diversos tales como: mapas de bits, imágenes GIF e imágenes JPEG, las cuales se utilizan para complementar el texto o ilustrar presentaciones.

4): Análisis del poder de la edición de documentos electrónicos

Se sabía de antemano que la producción de documentos por computadora facilitaría la edición generalizada, no sólo industrial de libros y publicaciones de calidad profesional. Los procesadores de texto han facilitado la creación individual de cada vez más documentos como boletines y manuscritos. El actual desarrollo de una red mundial de transmisión de datos como Internet, abre oportunidades a la edición electrónica. Hoy prácticamente cualquier persona puede emitir un documento en la WWW, enviar un mensaje por e-mail (correo electrónico) o participar en conversaciones grupales en línea (chats). Evidentemente, el poder de la palabra impresa ha cedido paso ―al poder de la palabra publicada por medios electrónicos‖. Muchos procesadores de texto y programas de autoedición generan un documento con formato HTML (lenguaje de marcación de hipertexto) a partir de un documento

preexistente. La meta que habrá de alcanzarse al crear una Página Web es combinar y formatear‖ en forma eficaz los elementos básicos de la Web para dotar de atractivo visual al contenido del documento.

5): Introducción a las hojas electrónicas de cálculo

El software de Hoja de Cálculo es aplicable a casi todas las profesiones. En consecuencia, es aplicable a todos los Programas Nacionales de formación de misión Sucre. Los Profesores Asesores lo usan para anotar calificaciones y analizar el puntaje de exámenes; los agricultores para registrar el rendimiento de sus cosechas en el área agro-alimentaria, calcular la cantidad de semillas que habrán de comprar y estimar gastos y resultados financieros para el año venidero; los contratistas para cotizar proyectos de construcción civil, y los científicos para analizar datos de experimentos. En el hogar puede servir para balancear la chequera, relacionar gastos, registrar ahorros y calcular los impuestos.

Una hoja de cálculo es un modelo o representación numérica de una situación real. El estado de cuenta bancario de una cuenta corriente, por ejemplo, es una especie de hoja de cálculo, por ser una representación numérica del flujo de efectivo de una cuenta bancaria. ¿Qué sería de la vida de los Contadores Públicos sin el software de hoja de cálculo? Un experto ha descrito el software de hoja de cálculo como útil, natural e intuitivos instrumentos de análisis financiero, creación de modelos administrativos y matemáticos, toma de decisiones, simulación y resolución de problemas‖.

 La hoja de cálculo es una cuadrícula de columnas y filas. Las columnas se identifican con letras (A, B, C...); las filas se identifican con números (1, 2, 3, 4...). La intersección de una columna y una fila se denomina celda. Cada una de éstas posee una dirección de celda única, la cual se desprende del lugar que ocupa en una columna y fila. Por ejemplo, la celda inicial de la hoja de cálculo está en la dirección A1 (Columna A, Fila1). Una celda puede contener un número, texto, o una fórmula. Por ejemplo, la figura que se muestra a continuación:

COLUMNA

Celda A B C D

1 PRESUPUESTO MENSUAL A1Contiene texto

2

34 Ingresos 750,000.00 A4Contiene texto B4Contiene números

5 Egresos 620,000.00 A5Contiene texto B5 Contiene numero

6 Ahorros 130,000.00 A6Contiene texto B6=B4-B6

789 “celda A9” FILA 9

En la Hoja de Cálculo parcial de Presupuesto Mensual observamos que la celda A1 contiene el texto Presupuesto Mensual”;

 A4 contiene el texto Ingresos B4 contiene número 750,000.00

A5 contiene el texto Egresos” B5 contiene número 620,000.00

A6 contiene el texto Ahorros” B6 contiene la fórmula= B4-B5 (lo que se ve es el resultado de aplicar la fórmula)

 

******************************************************************************************************************************

Se pueden utilizar fórmulas para Sumar (+), Restar (-), Multiplicar (*), Dividir (/), Elevar a Potencia (^)

6): Aplicación de las hojas de cálculo al entorno cotidiano del estudiante

El software de Hoja de Cálculo es una herramienta para introducir, calcular, manipular y analizar conjuntos de números. Tienen un amplio rango de usos: desde presupuestos familiares hasta declaraciones de ganancias y pérdidas en empresas, resultados económicos de cooperativas, resultados académicos de un trayecto de formación, etc. La única limitación en el uso del software de Hoja de Cálculo es la capacidad intelectual de quien le utiliza. Sin embargo, para realmente aprender haciendo, al final de Unidad se proponen ejercicios para resolverlos utilizando el Software de Hoja de Cálculo en el Laboratorio.

******************************************************************************************************************************

7): Bases de datos y sus aplicaciones típicas

Desde las postrimerías del siglo XX la sociedad industrial derivó en sociedad de la información. Vivimos inmersos en la interacción con la información, trabajamos en áreas relacionadas con administración de información, atribuimos cada vez mayor valor económico y estratégico a la información, tendemos a depender de la información y estamos empezando a conocer los problemas que puede causar el mal uso de la información. Una competencia importante en la era de la información, es saber que son las bases de datos y aprender a utilizarlas en todos los ámbitos de nuestro desempeño como ciudadanos del Siglo XXI.

Base de Datos es un conjunto de información almacenada en una o más computadoras. Existe también una definición técnica de este término, pero sin relevancia en el uso común. Utilizamos aquí la versión más difundida de las bases de datos, de manera que nos basta con una definición general, no técnica.

La era de la información es consecuencia de la proliferación de data que colectan y generan los individuos, compañías, instituciones gubernamentales, ONGs, cooperativas, etc. Esta información se encuentra almacenada en un gran número de bases de datos, computarizadas en su mayor parte. En forma cotidiana interactuamos con varias bases de datos: el Catálogo de la Biblioteca, la Base de datos de saldos, de cuentas corrientes y de ahorros de los bancos, Enciclopedias en CD-ROM, el Directorio de Archivos de la computadora que estás utilizando, el Directorio de tu Correo Electrónico. Posiblemente, tengas experiencia en la interacción con información en Internet (www.monografías.compor ejemplo), como sitios Web sobre música popular, el mercado de valores, el mercado de trabajo o viajes.

Las bases de datos son de dos tipos: estructuradas y libres. Base de datos estructurada (o Archivo de Datos Estructurado) es un archivo de información organizada de acuerdo con un formato uniforme de registros y campos‖ y que almacenan datos sobre un grupo de entidades similares. Por ejemplo, el Catálogo deuna Biblioteca. Contiene información sobre los libros registrados. Una base de datos demédicos aloja datos sobre un grupo de pacientes. La base de datos del Inventario de Mercal almacena datos sobre los artículos en existencia en una localidad.

Una Base de datos libre es un conjunto de información de estructura indefinida, almacenada en forma de documentos, no de registros. El grupo de documentos creados con el procesador de palabras almacenado en tu PC es una base de datos libre de tus textos. Un CD-ROM con documentos y videos acerca de un Congreso Internacional sobre la importancia de las Cooperativas en el contexto de los países del hemisferio sur, sería otro ejemplo. La WWW, la cual comprende de millones de documentos almacenados en todo el planeta, es también un ejemplo de base de datos libre. Ya sea que se les almacene en un disco duro, un CD-ROM o Internet, las bases de datos libres pueden contener información de utilidad para todo estudiante o profesional actualizado del siglo XXI.

8): Búsqueda de información en bases de datos

Para buscar información en las bases de datos, se requiere el software de acceso a datos, el cual es diferente para cada base de datos, por lo cual debemos ser flexibles y estar dispuestos a conocer los motores de búsqueda de distintos programas de acceso a datos.

Software de acceso a datos es la interfaz para la búsqueda de información en una base de datos. Después de indicar al software de acceso a datos qué se busca, éste intentará encontrarlo. El software conoce la estructura de la base de datos y con eso basta. Según el software de acceso a datos que se use, las especificaciones de búsqueda se aplican a un menú, un mecanismo de búsqueda de palabras clave, una consulta por ejemplo, un lenguaje de consulta o un lenguaje natural.

Menú: es el grupo de opciones para interactuar con una base de datos. Por lo general siguen una jerarquía y se pueden emitir en Pantalla o en Audio.

Mecanismo de búsqueda de palabras clave: da acceso a los datos por palabra clave. Son muy usuales en la búsqueda por entre los cientos de documentos almacenados en una base de datos libre como la WWW. Por ejemplo, el mecanismo de búsqueda de: www.google.com

Consulta por ejemplo (Query by example) es el mecanismo de búsqueda típico en una base de datos estructurada sin que sea necesario conocer el

formato de los registros. Se realiza llenando los espacios en blanco de una Caja de Texto de los Campos de la base de dato estructurada.

Lenguaje de Consulta: es una serie de comandos para que la computadora cree bases de datos, localice información, ordene registros y modifique los datos que se encuentran en tales registros. El uso de un lenguaje de consulta implica el conocimiento de los comandos y de la sintaxis que permitirá elaborar enunciados de consulta válidos. Por ejemplo, el comando SQL (Structured Query Language) para buscar registros es Select‖.

Lenguaje natural: es la forma de realizar consultas formuladas en lenguaje natural como el inglés, francés, o español. Esto se ha logrado gracias a los avances en Inteligencia Artificial que han permitido que las computadoras puedan entender estas consultas, a pesar de las ambigüedades del lenguaje natural.

La información extraída de bases de datos puede copiarse en un documento o en una hoja de cálculo. Debe dársele un uso apropiado, respetando los derechos de autor, por lo que debe identificarse la fuente original de donde se obtuvo la información, en una nota al pie o al final.

Estudiante de misión sucre