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PROFFIX EINFÜHRUNG

Stand Oktober 2020 www.proffix.net 1 / 66

PROFFIX Einführung Übersicht über die Zusammenarbeit der einzelnen PROFFIX Module im Beispiel von der

Adresserstellung bis zur Rechnungsstellung.

Verwenden Sie für die aufgeführten Beispiele die Demodatenbank von PROFFIX.

Daten nur einmal erfassen und durchgängig verwalten ........................................................4

Allgemeiner Aufbau ...............................................................................................................4

Tastenkombinationen ........................................................................................................5

Suchfelder .........................................................................................................................5

Suche innerhalb der sichtbaren Tabelle ........................................................................6

Suche ausblenden .........................................................................................................6

Tabellen und Funktionen ...................................................................................................6

Spaltenreihenfolge .........................................................................................................6

Spaltenbreite .................................................................................................................6

Spalten ein- oder ausblenden ........................................................................................7

Daten sortieren ..............................................................................................................8

Daten gruppieren ...........................................................................................................8

Nach dieser Spalte gruppieren ......................................................................................8

Gruppierungsfeld anzeigen ............................................................................................9

Mehrfache Gruppierung .................................................................................................9

Gruppierung ausblenden ............................................................................................. 10

Gruppierungsfeld ausblenden ..................................................................................... 10

Filter pro Spalte ........................................................................................................... 10

Autofilterzeile ............................................................................................................... 11

Filteroptionen ............................................................................................................... 11

Filter ausblenden ......................................................................................................... 12

Infofenster ....................................................................................................................... 13

Daten exportieren ............................................................................................................ 14

search.ch ......................................................................................................................... 14

twixtel .............................................................................................................................. 15

Easymonitoring................................................................................................................ 16

Doppelte Adressen suchen ............................................................................................. 17

Adresse erfassen ................................................................................................................ 19

Registerkarte Allgemein .................................................................................................. 20

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Kommunikation ......................................................................................... 21

Registerkarte Debitoren .................................................................................................. 21

Registerkarte Kreditoren ................................................................................................. 22

Registerkarte Kontakt ..................................................................................................... 22

Registerkarte Notizen ...................................................................................................... 23

Registerkarte Dokumente ............................................................................................... 23

Registerkarte Zusatzfelder .............................................................................................. 24

Registerkarte Adressgruppen ......................................................................................... 24

Registerkarte Webshop................................................................................................... 25

Registerkarte Aktivitäten ................................................................................................. 25

Lagerartikel erfassen ................................................................................................ 26

Registerkarte Allgemein .................................................................................................. 27

Registerkarte Preise ........................................................................................................ 28

Registerkarte Bestände ................................................................................................... 28

Registerkarte Verbuchung............................................................................................... 29

Registerkarte Notizen ...................................................................................................... 29

Registerkarte Dokumente ............................................................................................... 30

Registerkarte Zusatzfelder .............................................................................................. 30

Registerkarte Lieferanten ................................................................................................ 31

Registerkarte Stückliste .................................................................................................. 31

Registerkarte Optionen ................................................................................................... 32

Registerkarte Bilder ......................................................................................................... 32

Registerkarte Aktivitäten ................................................................................................. 33

Auftragsdokument erstellen ................................................................................................ 34

Offerte erstellen ............................................................................................................... 34

Auftragskopf ................................................................................................................ 34

Auftragsposition .......................................................................................................... 34

Auftragsfuss ................................................................................................................ 35

Auftragsdokument speichern und drucken ................................................................. 35

Dokument schliessen .................................................................................................. 36

Auswahlfelder und Suche ............................................................................................ 36

Auftragsdokument weiterbearbeiten ................................................................................... 37

Suche nach Dokumenten ................................................................................................ 37

Weitere Lagerartikel hinzufügen ...................................................................................... 37

Auftragsdokumente umwandeln und bearbeiten ................................................................ 38

Offerte in Auftragsbestätigung umwandeln und weiterbearbeiten .................................. 38

Position ändern ............................................................................................................... 39

Position kopieren ............................................................................................................. 39

Position löschen .............................................................................................................. 39

Positionen verschieben/löschen ...................................................................................... 40

Positionen verschieben ................................................................................................ 40

Positionen löschen ...................................................................................................... 40

Positionen aktualisieren................................................................................................... 41

Preise aktualisieren ...................................................................................................... 41

Steuercodes aktualisieren............................................................................................ 41

Position suchen ............................................................................................................... 42

Auftragsbestätigung in eine Rechnung umwandeln ........................................................ 42

Dokumentenfluss von der Offerte bis zur Rechnung ....................................................... 42

Was geschieht im Hintergrund in anderen Modulen? ......................................................... 43

Artikel- und Lagerverwaltung .......................................................................................... 43

Adressverwaltung ............................................................................................................ 43

Debitoren- und Finanzbuchhaltung ................................................................................. 43

CRM ................................................................................................................................ 44

Übersicht der Auftragspositionen ....................................................................................... 44

Artikel .............................................................................................................................. 45

Freie Position................................................................................................................... 45

Optionen .......................................................................................................................... 46

Rapport ........................................................................................................................... 46

Text ................................................................................................................................. 47

Gesamtrabatt .................................................................................................................. 47

PROFFIX EINFÜHRUNG


Subtotal ........................................................................................................................... 48

Bild .................................................................................................................................. 48

Occasions-Objekt ........................................................................................................... 49

Seitenumbruch ................................................................................................................ 49

Gutschein verkaufen ....................................................................................................... 49

Rückstand/Reservation ................................................................................................... 50

Dokumentpositionen aus anderen Dokumenten ............................................................. 50

Externe Dokumentpositionen (Scanner) .......................................................................... 51

Auftragsfuss ........................................................................................................................ 51

Kondition ..................................................................................................................... 51

Lieferart ....................................................................................................................... 52

Vertreter ....................................................................................................................... 52

Fusstext ....................................................................................................................... 52

Alles rund ums Dokument .................................................................................................. 53

Dokumente verwalten ..................................................................................................... 53

Dokument suchen ....................................................................................................... 53

Neues Dokument ......................................................................................................... 53

Dokument kopieren ..................................................................................................... 53

Dokument speichern ................................................................................................... 53

Dokument abbrechen .................................................................................................. 53

Dokument löschen ....................................................................................................... 53

Weiterverarbeitung des Dokuments ................................................................................ 54

Dokument speichern, drucken, neu ............................................................................. 54

Dokument drucken ...................................................................................................... 54

Dokument Vorschau .................................................................................................... 54

Dokument als E-Mail versenden .................................................................................. 54

Adressen anpassen ..................................................................................................... 54

Adressetiketten drucken .............................................................................................. 54

Artikeletiketten drucken ............................................................................................... 55

Zusatzkosten und Zusatzinfos erfassen .......................................................................... 55

Porto definieren ........................................................................................................... 55

Kleinmengenzuschlag definieren ................................................................................. 55

Zusatzfelder erfassen .................................................................................................. 56

Aktivität definieren ........................................................................................................... 56

Zahlungen ....................................................................................................................... 57

Rechnung aufsplitten ................................................................................................... 57

Zahlung definieren ....................................................................................................... 57

Gutschein einlösen ...................................................................................................... 58

Vorauszahlung definieren............................................................................................. 59

Rückstände/Reservationen ............................................................................................. 60

Ganzes Dokument reservieren ..................................................................................... 60

Rückstände bilden ....................................................................................................... 60

Rückstände/Reservationen liefern ............................................................................... 61

Listen .................................................................................................................................. 61

Zu den Listen wechseln................................................................................................... 61

Benutzerdefiniertes PROFFIX Layout ................................................................................. 62

Darstellung in Navigation ändern .................................................................................... 63

Neue Gruppe hinzufügen ................................................................................................ 63

Neue Verknüpfung erstellen ............................................................................................ 63

Favoriten ......................................................................................................................... 64

Massenmutation ................................................................................................................. 65

Erklärungen Symbole

Aufgabe

Hinweise

Notizen

PROFFIX EINFÜHRUNG


Daten nur einmal erfassen und durchgängig verwalten

PROFFIX ist eine modular aufgebaute Administrationssoftware für KMU. Die

branchenunabhängige Business-Software lässt sich jederzeit nach Ihren Bedürfnissen mit

einzelnen Modulen erweitern. Die Module arbeiten eng miteinander zusammen.

Angefangen bei der Basis – der «Adressverwaltung» über die einzelnen Module wie die

«Auftragsbearbeitung», «Debitoren-und Kreditorenbuchhaltung» und vielen weiteren,

fliessen die Finanzzahlen aller Module schlussendlich in die «Finanzbuchhaltung».

Allgemeiner Aufbau

Tabelle individuell anpassbar

− Spalten ein-/ausblenden: Rechtsklick auf Spaltenüberschrift – «Spaltenauswahl»

− Spaltenreihenfolge ändern: Spaltenüberschriften mit gedrückter Maustaste an

gewünschte Stelle ziehen

− Spaltenbreite ändern: Spaltentrennlinie schieben oder Doppelklick

für die optimale Breite

− Sortieren: Klick auf Spaltenüberschrift. Ein erneuter Klick wechselt zwischen

auf- und absteigender Sortierung

/ Suche starten (Ctrl+F)

Su

ch

-

maske

Navigation /

Wechseln zu einzelnen Modulen

Su

ch

resultat

PROFFIX EINFÜHRUNG


Tastenkombinationen

− Ctrl+A Alles markieren

− Ctrl+C Kopieren

− Ctrl+V Einfügen

− Ctrl+Alt+V Text ohne Formatierung einfügen / Inhalte einfügen

− Ctrl+X Ausschneiden

− Ctrl+S Speichern

− Ctrl+F Suchen

− Ctrl+Shift+F In Ergebnis suchen

− Ctrl+N / Insert Neuer Datensatz

− Ctrl+K Datensatz kopieren

− Ctrl+D Datensatz ändern

− Ctrl+L Datensatz löschen

− PageDown Datensatz einfügen/speichern

− Ctrl+M / Leertaste Datensatz markieren

− Ctrl+P Drucken

− Ctrl+Shift+P Bildschirmvorschau

− Ctrl+R Zusatzfelder

− Ctrl+Z Rückgängig

− Ctrl+Y Wiederherstellen

− Ctrl+Q Auftragsbearbeitung / Vorher eingegebene Suchkriterien im Fenster

Dokumente suchen nochmals aufrufen

− Ctrl+Shift+Y Suchmaske leeren

− Ctrl+Alt+L zu Listen des aktiven Moduls wechseln

− F1 PROFFIX Hilfe

− F2 Tagesdatum

− F3 Telefonwahl aufrufen

− F4 Datensatz in Tabelle suchen / Suchfenster öffnen

− F5 Ansicht aktualisieren

− F6 Kalender

− F7 Finanzübersicht

− F8 Disposition

− F9 Preise berechnen

− F10 CRM-Infofenster

− F11 Suchfenster Archiv

− F12 Schrift als Vorgabe für alle Textfelder definieren

− Ctrl+F12 Schrift als Vorgabe pro Textfeld definieren

(Fokus bei Schriftdefinition – Schriftart, -grösse)

− Ctrl+Shift+F12 Pro Textfeld gespeicherte Schriftvorgabe löschen

− Ctrl+F12 Text editieren (Fokus in Textfeld)

− +/- Tag +/-

− Shift und +/- Monat +/-

− Ctrl und +/- Jahr +/-

− Eine detaillierte Einleitung/Beschreibung der PROFFIX Funktionen kann in der

PROFFIX Hilfe F1 aufgerufen werden

Suchfelder In der Regel ist bei jedem Modul auf dem Hauptfenster eine Suchmaske mit den

dazugehörigen Suchfeldern. Hier kann nach den entsprechenden Daten gesucht werden.

1. Gewünschte Suchkriterien ausfüllen

2. Klick auf «Suchen» (Ctrl+F)

3. Daten werden in der Tabelle angezeigt

Gruppe

Schnellzugriff

Multifunktions-

leiste

Registerkarte

Sym

bo

l

Modul-Leiste

PROFFIX EINFÜHRUNG


Suche innerhalb der sichtbaren Tabelle

1. Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift

2. Klick auf den Befehl «Suche einblenden»

3. Suchkriterium eingeben

4. Suchkriterium wird in Suchresultat gelb markiert

Suchparameter

Mit verschiedenen Suchparametern kann die Suche präzisiert werden.

− Suchbegriff1 Suchbegriff2 ODER

− Suchbegriff1 +Suchbegriff2 UND

− "Suchbegriff1 Suchbegriff2" Suche nach Zeichenfolge (mehrere Wörter)

− -Suchbegriff1 aus der Suche ausschliessen

Suche ausblenden


2. Klick auf den Befehl «Suche ausblenden»

Tabellen und Funktionen In PROFFIX werden die Daten in Tabellen gespeichert und dargestellt. Die Darstellung

kann wie folgt aussehen. Diverse Einstellungen sind mit solchen Tabellen möglich. Diese

werden anschliessend beschrieben.

Spaltenreihenfolge

Die Reihenfolge der Spalten kann benutzerdefiniert eingestellt werden.

1. Linksklick auf Spaltenkopf

2. Mit gedrückter Maus an die gewünschte Position schieben

3. Maustaste loslassen, sobald die Spalte an der gewünschten Position liegt

Spaltenbreite

Die Breite der Spalten kann benutzerdefiniert eingestellt werden.

1. Maus an den rechten Rand der gewünschten Spalte bis der Mauszeiger ändert

2. Mit gedrückter Maustaste den Spaltenrand nach rechts oder links ziehen

Suche über

Datenbank

Suche im

Suchresultat

PROFFIX EINFÜHRUNG


− Mit Doppelklick auf den Spaltenrand wird die Breite optimal an den Inhalt angepasst

− Mit Rechtsklick auf einen Spaltenkopf kann die «Optimale Spaltenbreite» oder die

«Optimale Spaltenbreite (alle Spalten)» gewählt werden

Spalten ein- oder ausblenden

Spalten können ein- oder ausgeblendet werden.

Spalte ausblenden

1. Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Tabelle

2. «Spalte entfernen» wählen

Spalte einblenden

1. Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Tabelle

2. «Spaltenauswahl» wählen

3. Spalte markieren und mit gedruckter Maustaste in den Spaltenkopf an der

gewünschten Position ziehen

− Es können auch Spalten mit gedrückter linker Maustaste aus dem Tabellenkopf

entfernt werden.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Daten sortieren

Daten können aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

1. Linksklick auf den Spaltenkopf des Feldes für eine aufsteigende Sortierung

2. Ein zweites Mal auf den Spaltenkopf für eine absteigende Sortierung klicken

− Für eine Mehrfachsortierung werden der Reihe nach mit gedrückter «Shift»-Taste die

Spaltenköpfe markiert. Mit einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf wird aufsteigend

oder absteigend sortieren gewählt

− Mit den Funktionen können nach der angeklickten Spalte sortieren resp. die

Sortierungen wieder entfernt werden

Daten gruppieren

Das Suchresultat kann nach einer beliebigen Spalte gruppiert werden.

Nach dieser Spalte gruppieren

1. Rechtsklick auf gewünschte Spaltenüberschrift

2. Klick auf den Befehl «Nach dieser Spalte gruppieren»

PROFFIX EINFÜHRUNG


Gruppierungsfeld anzeigen


2. Klick auf den Befehl «Gruppierungsfeld anzeigen»

3. Gewünschte Spalte in Gruppierungszeile ziehen

Mehrfache Gruppierung

1. Weitere Spalte in Gruppierungszeile ziehen oder rechte Maustaste auf die

gewünschte Spaltenüberschrift – «Nach dieser Spalte gruppieren»

− Die Sortier- und Filterfunktionen stehen auch in der Gruppierungszeile zur Verfügung.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Gruppierung ausblenden

1. Rechtsklick auf Feld in Gruppierungsfeld

2. Klick auf den Befehl «nicht nach dieser Spalte gruppieren»

− Das Feld kann aus dem Gruppierungsfeld herausgezogen werden.

Es ist darauf zu achten, dass das Feld in die Tabelle gezogen wird, ansonsten wird

dieses in der Tabelle nicht mehr angezeigt und muss wieder über die Spaltenauswahl

eingeblendet werden.

Gruppierungsfeld ausblenden


2. Klick auf den Befehl «Gruppierungsfeld ausblenden»

Filter pro Spalte

1. Klick auf Filter-Symbol pro Spalte

2. Gewünschten Wert/Eintrag wählen

PROFFIX EINFÜHRUNG


Autofilterzeile

1. Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift – «Zeige Autofilter Zeile»

− Die Autofilterzeile kann auch wieder mit Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift –

«Verstecke Autofilter Zeile» ausgeblendet werden. Die Filterkriterien werden somit

wieder gelöscht.

− Ist ein Filter angewendet, wird das Filter-Symbol in der Spaltenüberschrift in blau

angezeigt.

Filteroptionen

1. Klick auf Symbol vorne des Feldes

2. Gewünschte Option auswählen z.B. «enthält» oder «ist gleich»

PROFFIX EINFÜHRUNG


Filter ausblenden

Ausgewählten Filter entfernen

1. Rechtsklick auf die gewünschte Spaltenüberschrift

2. Klick auf Befehl «Filter entfernen»

Alle Filter entfernen


2. Klick auf Befehl «Alle Filter entfernen»

Einstellungen zurücksetzen

Die individuell eingerichteten Spalten, Ansichten und Sortierungen lassen sich jederzeit

wieder in die Grundeinstellung zurücksetzen.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Infofenster In der Artikel- und Lagerverwaltung können beliebige Infofenster definiert werden. Diese

stellen dem Benutzer in der Artikel- und Lagerverwaltung die Artikelangaben zur

Verfügung, die er definiert hat.

Infofenster anzeigen

1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung»

2. Gewünschten Artikel suchen und auswählen

3. Klick auf Register «Artikelinfo»

4. Klick auf Register «Liste», um wieder in die Standardansicht zu wechseln

Infofenster definieren

1. Klick auf Modul «Adressverwaltung»

2. Klick auf Register «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)

3. Klick auf Schaltfläche «Infofenster»

4. Gewünschtes Infofenster auswählen

5. Klick auf Symbol «Infofenster ändern»

6. Gewünschte Spalten aktivieren, die im Infofenster angezeigt werden sollen

7. Reihenfolge mit blauen Pfeilen rechts anpassen

8. Klick 2x auf Schaltfläche «Ok»

− Diese Infofenster stehen auch in der «Artikel- und Lagerverwaltung» zur Verfügung

PROFFIX EINFÜHRUNG


Daten exportieren Die in der Tabelle angezeigten Daten lassen sich in Text-Dateien, Excel-Dateien oder

andere Formate exportieren.

1. Rechtsklick auf die Tabelle

2. «ausgewählte Daten exportieren» oder «alle Daten exportieren» wählen

3. Gewünschtes Exportformat wählen

4. Speicherort und Dateiname festlegen

− Die Daten können auch in die Windows-Zwischenablage kopiert werden, um diese

anschliessend in einer beliebigen Windows-Anwendung wieder einzufügen.

search.ch Nutzung bei search.ch anmelden


2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)

3. Klick auf Schaltfläche «search.ch»

4. Suche definieren

keine Suche in search.ch / Suche in search.ch kann manuell über das Symbol «In

search.ch suchen» gestartet werden

Eingabeaufforderung vor der Suche / wenn bei der Adresssuche in PROFFIX keine

Adresse den Suchkriterien entsprechen, erscheint eine Meldung ob in search.ch

gesucht werden soll. Das Suchfenster für die Suche in search.ch wird aufgerufen.

Achtung, da search.ch die Suchergebnisse pro Tag auf 1000 beschränken, ist es

sinnvoll die Suche so gut wie möglich einzugrenzen

automatisch in search.ch / wenn bei der Adresssuche in PROFFIX keine Adresse den

Suchkriterien entspricht, wird automatisch in search.ch gesucht. Diese Option ist bei

search.ch nicht zu empfehlen, da die Suchergebnisse pro Tag auf 1000 beschränkt

sind

5. Feldzuweisungen definieren

6. Klick auf Schaltfläche «Schlüssel anfordern» rechts neben dem Feld «API-Schlüssel»

7. Antrag an search.ch ausfüllen

8. search.ch sendet eine E-Mail mit dem API-Schlüssel

9. Per E-Mail zugestellter API-Schlüssel von search.ch in PROFFIX eintragen

10. Klick auf Schaltfläche «Ok»

11. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S)

PROFFIX EINFÜHRUNG


Suche in search.ch starten


2. Suchkriterien eingeben

3. Klick auf Registerkarte «Start»

4. Klick in Gruppe «Adresse» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)

5. Entspricht keine der vorhandenen Adressen den eingegebenen Suchkriterien, so

erscheint folgende Meldung, wenn in den Einstellungen bei search.ch die Option

«Eingabeaufforderung vor der Suche» aktiviert ist

6. Klick auf Schaltfläche «Ja»

7. Das Suchfenster für die Suche in search.ch wird angezeigt und die bereits

eingegebenen Suchkriterien in der Suchmaske übernommen

8. Evtl. Suchkriterien eingrenzen, da search.ch die Suchergebnisse pro Tag auf 1000

beschränkt

9. Klick auf Schaltfläche «Suchen»

10. Gewünschte Adresse in der Liste auswählen


12. Das Adress-Erfassungsfenster wird geöffnet und die Daten wie Name, Vorname,

Adresse, Telefonnummer etc. aus search.ch übernommen

13. Adressangaben ergänzen

14. Klick auf Schaltfläche «Ok», um die Adresse zu speichern

twixtel Die twixtel Telefonbuch-CD kann beim Erfassen neuer Adressen nützlich sein.

Einstellungen



3. Klick auf Registerkarte «Adressverwaltung»

4. Klick auf Schaltfläche «twixtel»

5. Einstellungen definieren

6. Klick auf Schaltfläche «Ok», um die Definition zu speichern

PROFFIX EINFÜHRUNG


Adresse in twixtel suchen und Daten für Neuerfassung übernehmen

Ist eine twixtel Telefon-CD im Einsatz und wurden in PROFFIX die obenstehenden

Einstellungen vorgenommen, steht diese bei der Suche nach Adressen als Quelle neben

der in PROFFIX erfassten Adressen zur Verfügung. Die Daten können aus twixtel für eine

Neuerfassung einer Adresse übernommen werden.


2. Klick in Gruppe «Adresse» auf Symbol «In twixtel suchen»

3. Suchfelder ausfüllen


5. Gewünschte Adresse auswählen


7. Die Adresserfassungsmaske wird gestartet und die Daten aus twixtel übernommen

8. Daten ergänzen

9. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Adresse zu speichern

− Sofern die Einstellungen für twixtel vorgenommen wurden (siehe obenstehende

Beschreibung) wird in der Adressverwaltung bei der Suche einer Adresse in twixtel

gesucht, wenn keine Adresse in der PROFFIX Adressdatenbank gefunden wurde.

Easymonitoring Es besteht die Möglichkeit, die Adressen im schweizerischen Handelsregister überwachen

zu lassen, d.h. alle Publikationen im Handelsregister zu diesen Adressen werden

automatisch abgeholt und als Notiz in PROFFIX gespeichert. Zusätzlich gibt es die

Möglichkeit, fällige Rechnungen an ein Inkasso zu übergeben. Diese Dienste werden über

das Internet abgewickelt. Nähere Informationen dazu unter www.easymonitoring.ch.




4. Klick auf Schaltfläche «Easymonitoring»

5. Einstellungen definieren

6. Bei einer verfügbaren Anmeldung, auf «Anmeldung prüfen» klicken. Feld «Benutzer-

ID» leer lassen

7. Adressen bei «Monitoring Adressen» hinzufügen

PROFFIX EINFÜHRUNG


8. Gewünschte Adresse auswählen


− Die automatische Synchronisation wird jeden Tag beim ersten Programmstart

ausgeführt

− Die manuelle Synchronisation, muss manuell in der Adressverwaltung gestartet

werden

− Es braucht eine Anmeldung bei Easymonitoring für die Dienstleistung. Die Preise sind

unter www.easymonitoring.ch ersichtlich. Dazu wird die Funktion «Paket neu

anmelden» genutzt

− Neuerfasste Adressen können direkt im Register «Debitoren» für das Monitoring

markiert werden

− Wenn eine fällige Rechnung an das Inkasso übergeben wird, wird der gewünschte

Mahnstatus für diese Funktion definiert

Doppelte Adressen suchen Wenn die Doppelsuche eingeschaltet ist, wird automatisch beim Speichern einer neuen

Adresse geprüft, ob ähnliche Adressen vorhanden sind.




4. Klick auf Schaltfläche «Doppelsuche»

5. Option «Doppelsuche aktivieren» wählen

6. Felder für die Doppelsuche definieren

7. Klick auf «Ok», um die Definition zu speichern

Manuelle Suche


2. Klick auf Registerkarte «Extras» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)

3. Klick in Gruppe «Pflege» auf Symbol «Doppelte Adressen suchen» (Ctrl+U)

4. Klick auf Schaltfläche «Suche»

5. Adresse markieren

6. Klick auf Schaltfläche «Zusammenführen»

http://www.easymonitoring.ch/

PROFFIX EINFÜHRUNG


7. Gewünschte Adresse markieren

8. Felder für das Kopieren markieren

9. Klick auf «Ok», um das Kopieren zu speichern

10. Meldung «Wollen Sie diesen Vorgang wirklich ausführen» mit «Ja» bestätigen

− Wenn die Doppelsuche nicht mit allen Adressen durchgeführt werden soll, dann kann

eine entsprechende Abfrage definiert werden

− Wenn auch die gelöschten Adressen für die Prüfung benötigt werden, dann muss die

Option «inkl. gelöschte» aktiviert werden

− Beim Zusammenführen von Adressen, wenn beide Adressen einen Hauptkontakt

definiert haben, wird nur der Hauptkontakt der Zieladresse als neuer Hauptkontakt

gesetzt.

Definieren Sie die Einstellungen der Adressverwaltung und beachten Sie dabei folgende

Punkte:

− Stellen Sie das Format ein, damit die Telefonnummern wie folgt dargestellt werden:

+41 (56) 1002233

− Definieren Sie eine andere Bezeichnung für eine der fünf Adresszeilen

− Richten Sie sich die Spalten ein, die in die Zwischenablage gespeichert werden sollen

− Aktivieren Sie die Doppelsuche und definieren Sie nach welchen Feldern gesucht

werden soll (z.B. Name / Firma; Ort; PLZ)

PROFFIX EINFÜHRUNG


− Erfassen Sie eine neue Adress-Vorgabe

− Definieren Sie nach Ihren Bedürfnissen ein Infofenster

Erstellen Sie Ihre eigene Adresse und beachten Sie dabei folgende Punkte:

− Erstellen Sie Ihre eigene Adresse mit einer E-Mail-Adresse und Telefonnummer

− Sie sind gleichzeitig Lieferant und Kunde. Ergänzen Sie die Daten entsprechend

− Steuercode Debitoren: 10 (MWST 7.7% inkl.)

− Kondition Debitoren: 30 Tage

− Sammelkonto Debitoren: 1100

− Ertragskonto: 3200

− Steuercode Kreditoren: 25 (VST inkl. 7.7% Warenaufwand)

− Sammelkonto Kreditoren: 2000

− Aufwandkonto: 4200

− Kondition Kreditoren: 10 Tage

− Erfassen Sie eine beliebige Notiz

− Erstellen Sie eine neue Gruppe unter Dokumente und verknüpfen Sie darin eine

beliebige Datei

− Füllen Sie die Zusatzfelder der Gruppe «Liegenschaften» aus

− Markieren Sie mindestens zwei Adressgruppen

Adresse erfassen



3. Klick in Gruppe «Adresse» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Allgemein Allgemeine Adressdaten

− Die Briefanrede wird automatisch erstellt, sobald die Anrede gewählt wurde. Diese

kann für persönliche Anreden in E-Mails oder Briefen verwendet werden. Die

Briefanrede kann pro Anrede in den Hilfstabellen definiert werden (Hilfstabellen –

Allgemein – Anrede)

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Kommunikation Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adresse usw.

− Ein Doppelklick auf die E-Mail-Adresse öffnet eine neue E-Mail und übernimmt die

Adresse im Feld «An»

− Ein Doppelklick auf die Internetseite öffnet die Internetseite im Browser

− Mit der PROFFIX Option Telefonintegration kann mit Klick auf Symbol «Nummer

wählen» (F3) direkt die Nummer aus dem aktivierten Feld gewählt werden

− Kommunikationsbezeichnung «E-Mail Post Barcode» sendet Sendungsnummer zur

Paketverfolgung an E-Mail Adresse zu.

Registerkarte Debitoren Informationen für die Rechnungsstellung an die Adresse.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Kreditoren Lieferanten-Informationen inkl. Bankverbindungen

Registerkarte Kontakt Kontaktpersonen inkl. Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Die Kontaktpersonen

können beispielsweise mit PROFFIX CRM direkt angeschrieben werden (per E-Mail oder

Brief)

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Notizen Notizen zur Adresse mit hinterlegbaren Alarmfunktionen. Diese Notizen können wahlweise

mit dem CRM-Modul verknüpft werden.

Registerkarte Dokumente Übersicht mit Verweisen auf Dokumente aus verschiedenen Modulen wie

Auftragsbearbeitung (Lieferscheine, Rechnungen usw.), CRM (Briefe und E-Mails) sowie

andere Dokumente, die der Adresse hinterlegt werden können.

mk:@MSITStore:C:/PROFFIX/Prog/PRCF45~1.CHM::/pxcrm_einleitung_pxcrm.html

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Zusatzfelder Zusätzliche Infos auf der Adresse ablegen. Zusatzfelder können beliebig erstellt werden

(«Datei» – «Einstellungen» – Registerkarte «Datenbank» – gewünschte Tabelle auswählen –

Schaltfläche «Zusatzfelder»).

− Zusatzfelder können später z.B. auf Listen ausgedruckt werden

Registerkarte Adressgruppen Adressen einer oder mehreren Adressgruppen zuweisen. Mit den Symbolen rechts der

Adressgruppenübersicht, können die Adressgruppen verwaltet werden (neu erstellen,

kopieren, ändern, löschen).

Unter «Preiszuweisungen» können der Adresse Preislisten, Preisklassen und Preisgruppen

zugewiesen werden. Diese Angaben werden für die PROFFIX Preisverwaltung benötigt,

um kunden- und artikelspezifische Preise und Rabatte zu definieren.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Webshop Falls der PROFFIX Webshop im Einsatz ist, können die Benutzer verwaltet werden, die

zum Webshop Zugriff haben.

Registerkarte Aktivitäten Mit PROFFIX CRM können Aktivitäten (Termine und Aufgaben) erstellt werden. Wenn

PROFFIX CRM im Einsatz ist, werden die Aktivitäten der jeweiligen Adresse in dieser

Registerkarte angezeigt.

PROFFIX EINFÜHRUNG


− Die Angaben in den Registerkarten «Debitoren» und «Kreditoren» sind vielfach für alle

Adressen identisch. Es können Standard-Werte als Vorgaben definiert werden, die

beim Hinzufügen einer neuen Adresse automatisch abgefüllt werden. Dies sind nur

Vorschläge, die am entsprechenden Ort geändert werden können. Vorgaben lassen

sich für alle Adressen oder pro Land oder pro Adressgruppe definieren.

Vorgaben neu laden

Erfasste Angaben als Vorgaben speichern

Vorgaben für Debitoren und Kreditoren verwalten

Kopieren Sie die vorher erstellte Adresse und ändern Sie lediglich die Strasse. Suchen Sie

anschliessend die doppelten Adressen und führen Sie dann die doppelten Adressen

zusammen, behalten Sie die zuerst erstellte Adresse.

Lagerartikel erfassen − Mindestangaben:

Registerkarte «Allgemein», Artikelnummer und Bezeichnung

Registerkarte «Bestände», Lager- und Rechnungseinheit

− empfehlenswerte Definitionen:

Registerkarte «Preise», Einkaufspreis und Verkaufspreis1

Registerkarte «Verbuchung», Steuercode Verkauf und Einkauf sowie Ertrags- und

Aufwandkonto

Erfassen Sie einen neuen Lagerartikel «USB-Stick» und beachten Sie dabei folgende

Angaben:

− Lagerartikel

− Negativbestand aktivieren

− Lager- und Rechnungseinheit: Stk.

− Einkaufpreis CHF 4.00

− Verkaufspreis CHF 10.00

− Steuercode Verkauf 1 MWST 7.7% exkl.

− Steuercode Einkauf: 25 VSt 7.7% inkl. Warenaufwand

− Ertragskonto: 3200

− Aufwandskonto: 4200

− Lieferant: Hauptlieferant (Adresse erfassen)

Lagerartikel erfassen

1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung»


3. Klick in Gruppe «Artikel» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)

4. Im Feld «Artikel» Nummer oder Abkürzung eingeben

5. Bezeichnung 1 definieren

6. Option «Lagerartikel» aktivieren

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Allgemein Allgemeine Infos zum Artikel wie Bezeichnung usw.

− Gelöschte Artikel sind mit der Option «gelöscht» gekennzeichnet. Diese Artikel

können reaktiviert werden, indem die Option «gelöscht» ausgeschaltet wird. Achtung!

Wenn ein gelöschter Artikel nochmals gelöscht wird, wird dieser definitiv aus der

Datenbank entfernt.

− Ist die Option «kein Bestand» aktiviert, werden keine Lagerbewegungen für diesen

Artikel erstellt. Dies kann z.B. für Dienstleistungen verwendet werden. Diese Option

kann nur geändert werden, wenn der aktuelle Lagerbestand 0 beträgt.

− Soll beim Verkauf dieses Artikels kein Rabatt angewendet werden, so kann die Option

«kein Rabatt» aktiviert werden. Achtung! Der Gesamtrabatt im Auftrag berücksichtigt

diese Option nicht.

− Mit der Option «Kein Kassenverkauf» kann der Artikel für den Verkauf im Kassen-

Programm gesperrt werden. Dieser ist über die Kasse nicht verfügbar und kann nicht

verkauft werden.

− Die Option «Lagerartikel» gibt an, ob es sich um einen Lagerartikel handelt. Diese

Angabe kann z.B. beim Drucken einer Inventarliste berücksichtig werden.

− Mit der Option «Negativbestand» kann definiert werden, ob der Lagerbestand des

Artikels unter 0 fallen darf oder nicht. Ist die Option ausgeschaltet, kann verhindert

werden, dass Artikel verkauft werden, bevor sie eingebucht wurden.

− Ist die Option «Seriennummer» aktiviert, muss beim Buchen eines Lagereingangs-

und -ausgangs für jedes einzelne Teil die Seriennummer angegeben werden. Diese

Option kann nur geändert werden, wenn der aktuelle Lagerbestand des Artikels 0 ist

und die PROFFIX Option «Chargen- und Seriennummernverwaltung» lizenziert ist.

− Wenn die Chargen-Verwaltung für diesen Artikel aktiviert werden soll, kann die Option

«Charge» aktiviert werden. Beim Buchen eines Lagereingangs oder Lagerausgangs

muss dann die Chargen-Nummer angeben werden. Diese Option kann nur geändert

werden, wenn der aktuelle Lagerbestand des Artikels 0 ist und die PROFFIX Option

«Chargen- und Seriennummernverwaltung» lizenziert ist.

− Soll der Artikel im Webshop zur Verfügung stehen, kann die Option «Webshop»

aktiviert werden.

− Die Option «Basis installieren» ist nur sichtbar, wenn das Modul

«Kundeninstallationsverwaltung» installiert ist. Mit dieser Option kann bestimmt

werden, ob der Artikel bei der Funktion «Installieren ab Dokument» berücksichtigt wird

oder nicht.

− Wenn die Option «nur einmal installieren» aktiviert ist, wird jeder Artikel einzeln in der

Kundeninstallationsverwaltung installiert. Mit dieser Option wird definiert, ob der

Artikel nur einmal installiert wird. In diesem Fall wird das Mengenfeld in der

installierten Basis abgefüllt.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Preise Preisinformationen des Artikels (Einkauf-, Einstands- und Verkaufspreise)

Registerkarte Bestände Bestandes- und Bestellinformationen des Artikels. Die Lager- und Rechnungseinheit sind

Pflichtfelder, diese müssen pro Artikel definiert werden. Die Angaben zu den Beständen

und zum Bestellvorschlag kommt bei Bestellungen mit der PROFFIX Einkaufsverwaltung

zu tragen.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Verbuchung Daten für die Verbuchung wie Steuercode und Kontierung (Ertrags- und Aufwandskonto).

Das Ertragskonto und der gewählte Steuercode wird in der «Auftragsbearbeitung»

verwendet, wenn ein Lagerartikel hinzugefügt wird.

− Die Angaben in der Registerkarte «Verbuchung» sind vielfach für Lagerartikel

identisch. Es können Werte als Vorgaben definiert werden, die beim Hinzufügen eines

neuen Lagerartikels automatisch abgefüllt werden. Diese lassen sich für alle

Lagerartikel pro Klasse, Gruppe, Untergruppe und Sammelartikel definieren. Es sind

Vorschläge, die am entsprechenden Ort geändert werden können.

Vorgaben neu laden

erfasste Angaben als Vorgaben speichern

Vorgaben für Debitoren und Kreditoren verwalten

Registerkarte Notizen Notizen zum Lagerartikel mit hinterlegbaren Alarmfunktionen. Diese Notizen können

wahlweise mit dem CRM-Modul verknüpft werden.

mk:@MSITStore:C:/PROFFIX/Prog/PRCF45~1.CHM::/pxcrm_einleitung_pxcrm.html

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Dokumente Übersicht mit Verweisen auf Dokumente aus verschiedenen Modulen wie der

Auftragsbearbeitung (Lieferscheine, Rechnungen usw.), Einkaufsverwaltung (Bestellungen)

sowie andere Dokumente, welche dem Lagerartikel hinterlegt werden können.

Registerkarte Zusatzfelder Zusätzliche Infos auf dem Lagerartikel ablegen. Zusatzfelder können beliebig erstellt

werden («Datei» – «Einstellungen» – Registerkarte «Datenbank» – gewünschte Tabelle

auswählen – Schaltfläche «Zusatzfelder»)

− Zusatzfelder können später z.B. auf Listen ausgedruckt werden

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Lieferanten Lieferanten-Informationen wie individuelle Einkaufspreise, Artikelnummern beim

Lieferanten usw.

Registerkarte Stückliste Stücklisten kommen z.B. in der Produktion zum Einsatz. Sie bestehen aus einem

Stücklistenkopf (Endprodukt z.B. Velo) und einzelnen Stücklistenpositionen (Einzelteile

z.B. Sattel, Rad), die in der Registerkarte «Stückliste» eingetragen werden. Verkauft

werden nicht die Einzelteile (Stücklistenpositionen), sondern das fertige Produkt (der

Stücklistenkopf).

Bundles funktionieren ähnlich wie Stücklisten. Diese können beispielsweise für Verkäufe in

Sets verwendet werden. Im Sortiment sind die Artikel «Licht vorne» für CHF 50.00 und das

«Licht hinten» für CHF 80.00. Diese Artikel werden einzeln oder im Set verkauft. Werden

beide Artikel im Set gekauft, erhält der Kunde einen ermässigten Preis (Set-Preis

CHF 110.00)

− Voraussetzung: PROFFIX Option «Stücklisten/Bundles/Optionen»

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Optionen Optionen sind Artikel, die z.B. als Zubehör zum Artikel verwendet werden. Nicht nur

Artikel, sondern auch Texte können dem Lagerartikel als Option hinterlegt werden. In der

Auftragsbearbeitung stehen Ihnen beim Einfügen eines Artikels die Optionen zur Auswahl.

− Voraussetzung: PROFFIX Stücklisten/Bundles/Optionen

Registerkarte Bilder Verweise auf Bilddateien des Artikels. Diese können in der Auftragsbearbeitung angezeigt

bzw. gedruckt werden oder auch für den PROFFIX Webshop verwendet werden.

− Mit Klick auf Bildvorschau, wechselt jeweils der Anzeigemodus zwischen

Originalgrösse, anpassen und Zoom.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Registerkarte Aktivitäten Mit PROFFIX CRM können Aktivitäten (Termine und Aufgaben) erstellt werden. Wenn

PROFFIX CRM im Einsatz ist, werden die Aktivitäten des jeweiligen Artikels angezeigt.

Wechseln Sie zu den Einstellungen der «Artikel und Lagerverwaltung» und nehmen Sie die

notwendigen Änderungen vor, um folgende Punkte zu erfüllen:

− Richten Sie nach Ihren Bedürfnissen die Suchfelder ein

− Benennen Sie «Bezeichnung 3» in «Material» um

− Die «Bezeichnung 5» sollte nicht angezeigt werden

− Die Währungsumrechnung sollte auf VKP1 und VKP2 aktiviert sein

− Erfassen Sie eine neue Artikel-Vorgabe (siehe Seite 29)

− Definieren Sie nach Ihren Bedürfnissen ein Infofenster

PROFFIX EINFÜHRUNG


Auftragsdokument erstellen

Für die Erstellung von Offerten, Lieferscheinen, Rechnungen usw. verwenden Sie das

PROFFIX Modul «Auftragsbearbeitung».

Das Fenster ist wie folgt aufgebaut:

Erstellen Sie in der «Auftragsbearbeitung» eine erste Offerte für den Stammkunden Markus

und fügen Sie folgende Lagerpositionen hinzu:

− 1 x USB Stick

− 1 x Zubehör 2 (Artikel-Nr. 20.002)

Offerte erstellen 1. Klick auf das Modul «Auftragsbearbeitung»


3. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N) – nur nötig, wenn das Feld

«Dokument-Nr.» nicht leer ist.

Auftragskopf

4. Dokumenttyp «Offerte» auswählen

5. Adresse definieren – im Feld «Adresse», Name des Kunden eingeben

(z.B. Stammkunde) und mit «Enter» bestätigen.

Beim Stammkunden ist ein Alarmtext hinterlegt, dieser erscheint bei der Auswahl der

Adresse. Wichtige Informationen werden darin angezeigt.

6. Referenztext eintragen

Auftragsposition


8. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Neu» (Ctrl+T oder Insert)

9. gewünschten Lagerartikel einfügen (z.B. 20.002)

Menge eingeben (z.B. 1 Stück)

10. Klick auf Schaltfläche «Ok» (PageDown)

Weitere Artikel hinzufügen oder das Fenster mit «Abbrechen» schliessen

− Fehlende Artikel oder Adressen können direkt aus der Auftragsbearbeitung erfasst

werden (F4-Taste drücken)

Au

ftra

gs-

ko

pf

Au

ftra

gs-

po

sitio

nen

Au

ftra

gs-

fuss

PROFFIX EINFÜHRUNG


Auftragsfuss

Kondition, Lieferart usw. werden aufgrund der auf der Adresse hinterlegten Angaben

vorgeschlagen. Diese können manuell angepasst und, falls die gewünschte Kondition

nicht zur Verfügung steht, erfasst werden.

1. Klick auf das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4)

2. Klick in Gruppe «Kondition» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)

Auftragsdokument speichern und drucken

Beim Ausdruck oder bei der Vorschau wird das Dokument automatisch gespeichert und

eine fortlaufende Dokumentnummer vergeben.

Vorschau am Bildschirm


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Vorschau» (Ctrl+Shift+P)

3. Klick auf Symbol «Drucken»

4. Klick auf Schaltfläche «Starten»

Drucken


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Drucken» (Ctrl+P)

PROFFIX EINFÜHRUNG


Dokument schliessen


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Abbrechen» (Ctrl+B)

Auswahlfelder und Suche

Die Auswahlfelder sind am Symbol «Suchfenster öffnen» rechts neben dem Eingabefeld

erkennbar.

Diese Auswahlfelder bieten verschiedene Möglichkeiten, um zur Auswahl zu gelangen.

1. Suchkriterium direkt ins Eingabefeld eingeben

2. Mit «Enter» bestätigen

3. Falls das Suchkriterium eindeutig ist, wird der Datensatz direkt übernommen. Wenn

nicht, erscheint eine Auswahl.

Oder

1. Cursor in z.B. das Adressfeld positionieren

2. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» oder die Befehlstaste F4 drücken.

3. Suchkriterien in den Suchfeldern eingeben

4. Klick in Gruppe «Adresse» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F) die Suche starten.

5. Datensatz mit einem Doppelklick übernehmen (Ctrl+B).

− Sind keine Suchkriterien angegeben und wird anschliessend die Suche gestartet,

werden alle Datensätze (z.B. Adresse oder Lagerartikel) angezeigt.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Auftragsdokument weiterbearbeiten

Suchen Sie nach der erfassten Offerte gemäss Seite 34 und führen Sie folgende Schritte

durch:

− Fügen Sie zwei Lagerartikel «Ordner weiss» und «Ordner schwarz» (Menge je 5 Stück)

der Offerte hinzu

− Speichern Sie die Offerte und schauen Sie dieses in der Vorschau am Bildschirm an

Suche nach Dokumenten Nach Referenztext

1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung»

2. Im Feld «Dokument-Nr.» einen Teil des Referenztextes eingeben

3. Mit «Enter» die Eingabe bestätigen

4. Wenn mehrere Dokumente auf das eingegebene Stichwort zutreffen, erscheint eine

Auswahl. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Dokument, kann dieses geöffnet

werden.

Nach Dokumentnummer


2. Im Feld «Dokument-Nr.» die Dokument-Nummer eingeben

3. Mit «Enter» die Eingabe bestätigen

Mithilfe der Suchmaske



3. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)



6. Doppelklick auf gewünschte Offerte, um diese zu öffnen

Weitere Lagerartikel hinzufügen 1. Klick auf Registerkarte «Start»


3. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Artikel»

4. Sollen alle Artikel der Lagerverwaltung angezeigt werden, können die Suchfelder leer

gelassen und die Suche mit Klick in Gruppe «Artikel» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)

gestartet werden

5. Im Feld «Suchfeld» den Suchbegriff eingeben und bestätigen Sie mit «Enter»

6. Artikel in der Auswahl auswählen

7. Klick auf «Ok»

8. Weitere Artikel hinzufügen und jeweils mit Klick auf «Ok» bestätigen

9. Fenster mit «Abbrechen» schliessen (Esc)

PROFFIX EINFÜHRUNG


− Die Preise der Ordner sollten aktualisiert worden sein auf CHF 0.98. Im Modul

«Preisverwaltung» wurde definiert, dass bei Ordnern, unabhängig von der Farbe, ab

10 Stück pro Bestellung 2% Rabatt gewährt wird.

Vorschau am Bildschirm: So sollte die Offerte nun aussehen

Auftragsdokumente umwandeln und bearbeiten

Dokument umwandeln

− Suchen Sie nach der erfassten Offerte und wandeln Sie diese in eine

Auftragsbestätigung um. Schauen Sie diese am Bildschirm an.

− Löschen Sie die Auftragsposition «Ordner Weiss» und schauen Sie diese wieder am

Bildschirm an

− Frage: Wie hoch ist nun der Preis der restlichen 5 Ordner? Der Rabatt von 2% Rabatt

gilt erst ab 10 Stück. Wieso bleibt der Preis auf CHF 0.98?

− Aktualisieren Sie anschliessend die Preise und kontrollieren Sie diese nochmals in der

Vorschau am Bildschirm

− Wandeln Sie anschliessend die Auftragsbestätigung in eine Rechnung um. Wieso

erscheint das Fenster Rückstand?

Offerte in Auftragsbestätigung umwandeln und weiterbearbeiten 1. Offerte suchen

2. Dokumenttyp ändern



Mit der Offerte wurde im Hintergrund automatisch eine Aufgabe im Modul PROFFIX CRM

gespeichert. Damit wurde die Nachfassung für die Offerte terminiert. Mit der Umwandlung

der Offerte in eine Auftragsbestätigung ist die Aufgabe «Offerte nachfassen» hinfällig. Bei

der Umwandlung erscheint die Frage, ob die zugewiesene Aufgabe auf erledigt gesetzt

werden soll. Mit Klick auf die Schaltfläche «Ja» erhält die Aufgabe im CRM den Status

«erledigt».

− Das neue Dokument (in der Aufgabe eine Auftragsbestätigung) wird separat

abgespeichert und erhält eine neue Nummer.

− Änderungen, welche an das neue Dokument vorgenommen werden, haben keinen

Einfluss auf das Ursprungsdokument (in der Aufgabe die Offerte).

− Die Preise, welche offeriert wurden sind verbindlich. Aus diesem Grund wird, wenn ein

Dokument umgewandelt wird (z.B. von einer Offerte in eine Auftragsbestätigung) der

Preis nicht automatisch angepasst.

− Preise können mit der Funktion «Preise aktualisieren» aktualisiert werden.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Position ändern Ausgewählte Position bearbeiten

1. Gewünschte Position auswählen


3. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Ändern» (Ctrl+D)

− Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Position, kann diese auch geändert

werden.

− Positionen können bearbeitet werden bis…

− eine Zahlung auf die Rechnung verbucht wurde

− ein Dokumentstatus mit der Option gesperrt zugewiesen ist

− ein anderer Benutzer das Dokument oder die dazugehörige Rechnung in den

Debitoren bearbeitet

− das Dokument bereits in ein anderes umgewandelt wurde

− eine Splittrechnung bezahlt wurde (In diesem Fall können nur noch neue

Positionen hinzugefügt sowie die Splittrechnungen definiert werden)

Position kopieren Ausgewählte Position kopieren. Die neue Position wird ans Ende der Dokumentpositionen

gestellt.

1. Gewünschte Position auswählen


3. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Kopieren» (Ctrl+Shift+K)

4. Evtl. Änderungen anbringen


Position löschen Ausgewählte Position(en) löschen. Mit Ctrl- oder Shift-Taste lassen sich mehrere

Positionen auswählen.

1. Gewünschte Position(en) auswählen


3. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Löschen» (Ctrl+I oder Delete)

4. Meldung «Wollen Sie die Positionen wirklich löschen?» mit «Ja» bestätigen

PROFFIX EINFÜHRUNG


Positionen verschieben/löschen Bei Auftragsdokumenten mit vielen Auftragspositionen, können einfach Positionen

verschoben oder gelöscht werden.

Positionen verschieben


2. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Verschieben, löschen» (Ctrl+Shift+D)


4. Klick auf Symbol «Positionen verschieben» (Ctrl+O)

5. Position auswählen, vor welcher die zu Verschiebende(n) eingefügt werden soll(en)

6. Klick 2x auf Schaltfläche «Ok»

− Es können auch mehrere Positionen ausgewählt und diese in einem Schritt

verschoben werden.

Positionen löschen


2. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Verschieben, löschen» (Ctrl+Shift+D)


4. Klick auf Symbol «Positionen löschen» (Delete)

5. Meldung «Positionen wirklich löschen» mit «Ja» bestätigen


PROFFIX EINFÜHRUNG


Positionen aktualisieren

Preise aktualisieren

Wenn ein bestehendes Dokument kopiert oder umgewandelt wird, so werden die Preise

vom Vorgabe-Dokument übernommen. Haben die Preise auf den Artikeln unterdessen

geändert, können die Preise automatisch aktualisiert werden. Dabei werden die aktuellen

Preise von den Artikeln ermittelt und aktualisiert.

1. Klick auf Registerkarte «Extras»

2. Klick in Gruppe «Aktualisieren» auf Symbol «Preise» (Ctrl+J)

3. Gewünschte Verarbeitungsart wählen

4. Preise auswählen, die aktualisiert werden sollen


automatisch mit Kontrolle

Preise werden aktualisiert und in einer Tabelle zur Kontrolle bzw. zur Bearbeitung in einem

separaten Fenster angezeigt.

automatisch

Preise werden aktualisiert und direkt in Positionen übertragen.

manuell

Preise werden nicht aktualisiert und mit «Ok» erscheint ein separates Fenster, in welchem

dann die Preise tabellarisch korrigiert werden können.

Steuercodes aktualisieren

Wenn ein bestehendes Dokument kopiert oder umgewandelt wird, so werden die

Steuercodes vom Vorgabe-Dokument übernommen. Sind die Steuercodes nicht mehr

gültig, können die Steuercodes automatisch aktualisiert werden. Dabei werden die

Nachfolge-Steuercodes ermittelt und aktualisiert.


2. Klick in Gruppe «Aktualisieren» auf Symbol «Steuercodes» (Ctrl+Shift+J)

3. Gewünschte Verarbeitungsart wählen, um zu definieren wie die Aktualisierung

erfolgen soll


automatisch mit Kontrolle

Steuercodes werden aktualisiert und in einer Tabelle zur Kontrolle bzw. zur Bearbeitung in

einem separaten Fenster angezeigt.

automatisch

Steuercodes werden aktualisiert und direkt in Positionen übertragen.

manuell

Steuercodes werden nicht aktualisiert und mit «Ok» erscheint ein separates Fenster, in

welchem dann die Codes tabellarisch korrigiert werden können.

mk:@MSITStore:C:/PROFFIX/Prog/PRCF45~1.CHM::/pxauftrag_dokument_kopieren.html

mk:@MSITStore:C:/PROFFIX/Prog/PRCF45~1.CHM::/ht_pro_steuercodes.html

PROFFIX EINFÜHRUNG


Position suchen In Auftragsdokumenten mit vielen Positionen, die schwierig zu überblicken sind, kann

schnell und einfach nach einer bestimmten Position gesucht werden.


1. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Suchen» (Ctrl+Shift+F)

2. Suchbegriff oder Position eingeben


Auftragsbestätigung in eine Rechnung umwandeln 1. Auftragsbestätigung suchen

2. Dokumenttyp ändern



Mit der «Dokument Vorschau» wird das Auftragsdokument gespeichert. Bei einem

Lieferschein oder einer Rechnung werden die Lagerausgänge gebucht. Der Artikel

«Zubehör 2» ist nicht im Lager verfügbar und wird deshalb als Rückstand verbucht.

1. Klick auf Schaltfläche «Ok», um den Rückstand zu bilden

Rückstände auflösen

Der Rückstand kann nach dem Wareneingang ausgeliefert d.h. aufgelöst werden.

− Um Rückstände und Reservationen zu verwalten wird die PROFFIX Option

«Rückstände/Reservationen/Teilrechnungen» benötigt.

Dokumentenfluss von der Offerte bis zur Rechnung Im Feld «Dokumenttyp» können Dokumente nicht nur umgewandelt werden (z.B. von einer

Auftragsbestätigung in eine Rechnung). Auch die dazugehörigen Dokumente des aktiven

Auftragsdokuments stehen zur Verfügung. Mit Klick auf das gewünschte Dokument wird

zu diesem gewechselt.

Dokumente, welche in ein anderes Dokument umgewandelt wurden, können nicht mehr

geändert werden.

Wurde eine Offerte in eine Auftragsbestätigung umgewandelt und anschliessend die

Auftragsbestätigung angepasst, z.B. die Menge geändert, so gelten die vorgenommenen

Änderungen nur für das aktuelle und die daraus folgenden Dokumente. Die Offerte bleibt

unverändert.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Was geschieht im Hintergrund in anderen Modulen?

Mit dem aufgezeigten Beispiel wurde eine Offerte erstellt, diese in eine

Auftragsbestätigung umgewandelt und anschliessend daraus eine Rechnung erstellt.

Durch dieses Vorgehen werden im Hintergrund folgende Aktionen getätigt:

Artikel- und Lagerverwaltung Bei der Umwandlung in eine Rechnung wurden im Modul «Artikel- und Lagerverwaltung»

Lagerausgänge der verwendeten Lagerpositionen verbucht.

Artikel, welche aufgrund von fehlendem Lagerbestand noch nicht geliefert werden können,

werden als Rückstand vorgemerkt.

(Voraussetzung: Option «Rückstände/Reservationen/Teilrechnungen»)

Adressverwaltung Bei der Erstellung eines Dokuments in der «Auftragsbearbeitung» wird in der

«Adressverwaltung» im Register «Dokumente» jedes erstellte Dokument in der Übersicht

aufgenommen.

Debitoren- und Finanzbuchhaltung Sobald in der «Auftragsbearbeitung» eine Rechnung erstellt wird, ist die Buchung in der

Debitoren- und Finanzbuchhaltung durchgängig vorhanden.

Kontrollieren Sie, ob die Buchung im PROFFIX Modul «Finanzbuchhaltung» vorhanden ist.

Buchungen in der Debitoren- und Finanzbuchhaltung einsehen

1. Klick auf Modul «Debitorenbuchhaltung»

2. Klick ins Feld «Buchungsdatum von» Befehlstaste F2 drücken (aktuelles Datum)


4. Klick in Gruppe «Buchung» auf Symbol «Suchen»

Buchungen können solange geändert werden bis…

− Zahlung erfolgt ist

− MWST abgerechnet wurde

− oder die Buchungsperiode aufgrund von Monats- oder Jahresabschluss gesperrt

wurde

PROFFIX EINFÜHRUNG


CRM Beim Speichern der Offerte wurde eine Aktivität (Aufgabe) für die Nachfassung der Offerte

im CRM gespeichert.

Falls das PROFFIX CRM mit Outlook verknüpft ist, wird die Aufgabe auch gleich im

Outlook bei den Aufgaben gespeichert.

Mit der Umwandlung der Offerte in ein Folgedokument, im Beispiel in eine

Auftragsbestätigung, ist die Aufgabe «Offerte nachfassen» hinfällig. Bei der Umwandlung

erscheint die Frage, ob die zugewiesene Aufgabe auf erledigt gesetzt werden soll.

Übersicht der Auftragspositionen

Die einzelnen Auftragspositionen können innerhalb des Auftragsdokuments mit gedrückter

Maustaste an die gewünschte Stelle verschoben werden.

Erstellen Sie in der «Auftragsbearbeitung» eine Offerte für den Stammkunden Markus und

fügen Sie folgende Positionen hinzu:

− Zubehör 2

− Je 5 Ordner Weiss und Schwarz und 10 Ordner Gelb

− Subtotal 1

− 1 Artikel 10.001 mit 2 Zubehör 1

− Freie Position (2 Stück à CHF 10.–)

− Rapportposition (10 Stunden, Stundenlohn Vorarbeiter)

− Subtotal 2

− Gesamtrabatt von 5%

PROFFIX EINFÜHRUNG


Artikel Hinzufügen eines Artikels aus der «Artikel- und Lagerverwaltung»



− Fehlende Artikel können mit Klick auf das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts

neben dem Feld «Artikel» direkt erfasst werden. Klick in Gruppe «Artikel» auf Symbol

«Neu» (Ctrl+N oder Insert)

Freie Position Die «Freie Position» kann dann verwendet werden, wenn Artikel verkauft werden, die im

Lager nicht gespeichert werden sollen. Die Eingabemaske ist identisch mit derjenigen der

Artikelposition. Mit dem Unterschied, dass kein Artikel eingegeben werden muss und

entsprechend auch keine Lagerausgänge gebucht werden.


2. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil beim Symbol «Neu»

3. Klick auf Symbol «Freie Position» (Ctrl+Shift+T)

PROFFIX EINFÜHRUNG


Optionen Hinzufügen einer Option eines Lagerartikels. Wenn ein Lagerartikel mit Optionen in der

Auftragsbearbeitung eingefügt wird, erscheint ein separates Fenster mit der Auswahl der

passenden Optionen. Auch Notizen können als Option definiert werden.



3. Klick auf Symbol «Option» (Ctrl+Shift+O)

Rapport Mit dieser Position können Leistungen verrechnet oder diese als Soll-Werte gespeichert

werden. Diese stehen anschliessend für Soll-/Ist-Auswertungen von Projekten zur

Verfügung. (Voraussetzung: PROFFIX Modul «Leistungsverwaltung»)



3. Klick auf Symbol «Rapport» (Ctrl+Shift+R)

Ob die Position auf «als verrechnet» oder als «Soll-Werte» gespeichert werden, ist

abhängig von den Einstellungen bei den Dokumenttypen.

− Verrechnet: Option «Rapport speichern» und «Debitorenbuchung»

− Soll-Wert: Option «Rapport speichern»

PROFFIX EINFÜHRUNG


Text Hinzufügen von weiteren Bemerkungen.



3. Klick auf Symbol «Text» (Ctrl+Shift+X)

− Mit Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Auftragstext»

können Texte gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet werden.

Gesamtrabatt Rabatt über gesamtes Dokument, von einem Subtotal oder einer Position



3. Klick auf Symbol «Gesamtrabatt» (Ctrl+Shift+G)

− Verbuchung aufteilen Rabatt gemäss Kontierung der Auftragspositionen aufteilen

− Automatisch rechnen Bei Änderungen an Auftragsdokument Rabatt neu berechnen

PROFFIX EINFÜHRUNG


Subtotal Zwischentotal zwischen Positionen einfügen



3. Klick auf Symbol «Subtotal» (Ctrl+Shift+S)

− danach auf 0 setzen

Die Zwischensumme wird auf 0 gesetzt, d.h. dass das nächste Subtotal erst nach

dieser Position zu summieren beginnt.

− von Anfang an rechnen

Das Subtotal wird immer von Anfang des Dokumentes gerechnet. Somit kann eine

Zwischensumme eingefügt werden, auch wenn vorher ein Subtotal mit der Option

«danach auf 0 setzen» vorhanden ist.

− Rekapitulation

Am Ende des Dokuments werden alle Subtotale nochmals ausgewiesen.

Beispiel einer Offerte

Bild Grafiken in Auftragsdokument einfügen



3. Klick auf Symbol «Bild» (Ctrl+Shift+B)

4. Bezeichnung des Bildes definieren und Bilddatei auswählen

− Die Bilder werden nicht in der Datenbank gespeichert. Es wird lediglich eine

Verknüpfung zum Bild gespeichert. Aus diesem Grund sollten keine Bilder gelöscht

oder verschoben werden, die in einem Dokument verwendet wurden, da diese sonst

beim Ausdruck nicht mehr angezeigt werden können.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Occasions-Objekt Für Handel mit Occasions-Objekten.

Seit 01.01.2010 muss eine steuerpflichtige Person beim Verkauf von Occasions-Objekten

das ganze Entgelt versteuern. Beim Kauf eines Occasions-Objekts kann dafür entweder

die Vorsteuer geltend gemacht werden (Kauf von einer MWST-pflichtigen Person) oder ein

fiktiver Vorsteuerabzug eingefordert werden (Kauf von Privatperson).

Für den fiktiven Vorsteuerabzug steht ein spezieller Steuercode zur Verfügung.

So wird schlussendlich nur auf die Differenz MWST bezahlt.

Kauf von Occasionsobjekt



3. Klick auf Symbol «Occasions-Objekt» (Ctrl+Shift+M)

4. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld Artikel

5. Gewünschten Artikel suchen (Ctrl+F)

6. Doppelklick auf gewünschten Artikel, um diesen zu übernehmen

7. Seriennummer eingeben

8. Menge positiv bei Dokumenttyp «Gutschrift mit Lager»

Menge negativ bei Dokumenttyp «Lieferschein» oder «Rechnung»

9. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Auftragsposition zu speichern

Verkauf von Occasionsobjekt



3. Klick auf Symbol «Occasions-Objekt» (Ctrl+Shift+M)

4. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Occasions-

Objekt»

5. Doppelklick auf gewünschtes Occasions-Objekt

6. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Auftragsposition zu speichern

Seitenumbruch Manueller Seitenumbruch einfügen



3. Klick auf Symbol «Seitenumbruch» (Ctrl+U)

Gutschein verkaufen 1. Klick auf Registerkarte «Start»


3. Klick auf Symbol «Gutschein» (Ctrl+Shift+H)

4. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Gutschein-Nr.»

5. Klick in Gruppe «Gutschein» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)

6. Gutschein definieren

7. Buchungsart «Diverse (ein)» sowie das Konto «Gutscheine» wählen

8. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Gutschein zu generieren

9. Doppelklick auf Gutschein, um diesen der Rechnung hinzuzufügen


Wie Gutscheine eingelöst werden können, ist auf Seite 58 beschrieben

PROFFIX EINFÜHRUNG


Rückstand/Reservation Artikel aus Rückstand oder Reservation in Auftragsdokument einfügen. Es werden die

Rückstände und Reservationen der im Auftragsdokument ausgewählten Adresse

angezeigt.



3. Klick auf Symbol «Rückstand/Reservation» (Ctrl+Shift+N)

4. Klick auf Symbol Suchen (Ctrl+F)

− Grüner Hintergrund = Positionen, welche geliefert werden können

− Roter Hintergrund = Positionen, welche noch nicht geliefert werden können

− Violetter Hintergrund = Positionen, für welche eine Teillieferung gemacht werden

kann

Dokumentpositionen aus anderen Dokumenten Dokumentposition aus einem anderen Dokument einfügen



3. Klick auf Symbol «Dokumentpositionen» (Ctrl+Y)





PROFFIX EINFÜHRUNG


Externe Dokumentpositionen (Scanner) Dokumentpositionen aus einer Datei einlesen. Kommt dann zur Anwendung, wenn z.B. ein

Scanner im Lager im Einsatz ist.



3. Klick auf Symbol «Externe Dokumentdefinition» (Ctrl+Shift+I)

4. Gewünschte Dokumentdefinition wählen

5. Evtl. Option «Datei auswählen» aktivieren / Dies ist nötig, wenn der Dateiname oder

Speicherort der zu importierenden Datei nicht immer der gleiche ist.


7. Gewünschte Datei auswählen

8. Klick auf Schaltfläche «Öffnen»

Auftragsfuss

Kondition

Die Zahlungskonditionen, welche bei der Adresse im Register «Debitoren» hinterlegt sind,

werden bei der Auswahl einer Adresse in das Auftragsdokument übernommen. Die

Kondition kann pro Dokument angepasst werden.

− Fehlt eine bestimmte Kondition? Mit Klick auf das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4)

rechts neben dem Feld «Kondition» können die Konditionen verwaltet werden. Klick

anschliessend in Gruppe «Kondition» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert) oder

«Kopieren» (Ctrl+K), um die fehlende Kondition zu erfassen.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Lieferart

Falls auf der Adresse eine Lieferart hinterlegt ist, wird diese in der Auftragsbearbeitung

übernommen. Diese kann pro Auftragsdokument definiert werden.

In der Versandart können die Versandkosten inkl. Kontierung angegeben werden und die

Versandspesen werden hinzugefügt.

In der Vorschau am Bildschirm (Ctrl+Shift+P) oder auf dem Ausdruck (Ctrl+P) sind die

Versandspesen als separate Position ausgewiesen.

− Fehlende Lieferarten können direkt über das Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts

neben dem Feld «Lieferart» erfasst werden.

Vertreter

Das PROFFIX Modul «Provisionsverwaltung» berechnet die Provisionsabrechnungen

aufgrund von Vertretern. Diese können einer Adresse, einem Auftragsdokument, den

einzelnen Auftragspositionen usw. zugewiesen werden. In der Provisionsverwaltung wird

definiert, welche Vertreterangaben für die Berechnung der Provision massgebend sind.

Fusstext

Zusätzlicher Text, welcher am Ende des Dokumentes angezeigt wird.

− Es besteht die Möglichkeit, Textvorlagen zu speichern. Klick auf das Symbol

«Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Fusstext», um diese zu erstellen

und aufzurufen.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Alles rund ums Dokument

Dokumente verwalten

Dokument suchen

Suche nach bereits erfassten Auftragsdokumenten



3. Gewünschte Suchkriterien definieren


Hinweise

− Klick auf gewünschtes Dokument und anschliessend in Gruppe «Ansicht» auf Symbol

«Dokumentpositionen» (Ctrl+Shift+X), um die dazugehörigen Positionen anzuzeigen

− Mit Doppelklick auf das gewünschte Dokument (Ctrl+B), wird dieses geöffnet und

kann, falls es noch nicht gesperrt ist, angepasst werden. Gründe für die Sperrung sind

auf Seite 39 unter «Position ändern» zu finden.

− Mit der Tastenkombination (Ctrl+Q) kann vorab eingegebene Suchkriterien im

Suchfenster der Auftragsdokumente nochmals geladen werden.

Neues Dokument

Neues Auftragsdokument erstellen


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N)

Dokument kopieren

Aktuelles Dokument kopieren oder nach gewünschtem Dokument suchen und dieses

kopieren.


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Kopieren» (Ctrl+K)

3. Ist bereits ein Dokument aktiv, erscheint die Frage, ob das aktuelle Dokument kopiert

werden soll. Ist kein Dokument aktiv, wird direkt die Suchmaske gestartet.

Dokument speichern

Aktuelles Dokument speichern. Es muss mindestens eine Position hinzugefügt sein, damit

das Dokument gespeichert wird. Beim Speichern eines neuen Dokumentes wird

automatisch eine fortlaufende Dokumentnummer vergeben.


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)

− Gespeichert wird das Dokument automatisch, wenn die «Vorschau» gestartet,

das Dokument gedruckt oder per E-Mail versendet wird.

Dokument abbrechen

Änderungen, welche seit der letzten Speicherung vorgenommen wurden, werden

verworfen.


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Abbrechen» (Ctrl+B oder Esc)

Dokument löschen

Aktuelles Dokument löschen oder nach gewünschtem Dokument suchen und dieses

löschen.


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Löschen» (Ctrl+L)

3. Ist ein Dokument aktiv, wird das aktuelle Dokument gelöscht. / Ist die ganze

Auftragsmaske leer, wird direkt die Suchmaske gestartet.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Weiterverarbeitung des Dokuments

Dokument speichern, drucken, neu

Diese Funktion vereint 3 Schritte in einem – Dokument speichern, Dokument drucken und

Auftragserfassungsmaske leeren, damit gleich ein neues Dokument erfasst werden kann.


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Speichern, drucken, neu» (Ctrl+H)

Dokument drucken

Aktuelles Dokument drucken. Änderungen am Dokument werden damit automatisch

gespeichert.


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Drucken» (Ctrl+P)

Dokument Vorschau

Aktuelles Dokument am Bildschirm als Vorschau anzeigen lassen. Änderungen am

Dokument werden damit automatisch gespeichert.



Dokument als E-Mail versenden

Ein E-Mail-Fenster wird geöffnet und das aktuelle Dokument wird als PDF-Dokument als

Anhang hinzugefügt. Falls bei der Adresse eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird diese

als Empfänger vorgeschlagen.


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Als E-Mail senden» (Ctrl+W)

Adressen anpassen


2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Adressen» (Ctrl+Shift+A)

− Die Adressen können auch über das Symbol «Adressen anpassen» rechts am Ende

der Zeile «Adresse» geändert werden.

Im Register «Allgemein» ist die Hauptadresse eingetragen, welche bei der Erstellung des

Auftragsdokumentes gewählt wurden.

Unterscheidet sich die Lieferadresse oder die Rechnungsadresse von der Hauptadresse,

können diese in den jeweiligen Registern definiert werden. Falls der Adresse im Register

«Debitoren» eine Liefer- und/oder Rechnungsadresse zugewiesen ist, werden diese aus

der Adresse gelesen und vorgeschlagen.

In allen drei Registern, kann die Adresse für dieses Dokument bearbeitet oder einen

Kontakt ausgewählt werden. Ist ein Kontakt als «Haupt» definiert, wird dieser automatisch

vorgeschlagen.

− Änderungen an der Adresse in diesem Fenster gelten nur für das aktuelle Dokument

und haben keinen Einfluss auf «Adressverwaltung».

− Es können bei der Lieferadresse und Rechnungsadresse die gewünschten Angaben

direkt im jeweiligen Registerkarten erfasst werden, wenn diese nicht in der

Adressverwaltung gespeichert werden sollen.

Adressetiketten drucken

Etiketten von verwendeten Adressen des Dokumentes drucken (z.B. um Paket zu

beschriften)


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Adressetiketten drucken» (Ctrl+Shift+C)

3. Klick auf Schaltfläche «Bildschirm» oder «Drucker»

PROFFIX EINFÜHRUNG


Artikeletiketten drucken

Etiketten von erfassten Artikeln des aktuellen Dokumentes drucken


2. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Artikelettiketten drucken» (Ctrl+Shift+E)

3. Im Feld «Anzahl Etiketten» definieren, wie viele Kopien pro Artikel gedruckt werden

sollen.

4. Klick auf Schaltfläche «Bildschirm» oder «Drucker»

Zusatzkosten und Zusatzinfos erfassen

Porto definieren

Ist der ausgewählten Lieferart bereits ein Porto hinterlegt, wird dieses übernommen. Das

Porto kann für das aktuelle Dokument angepasst werden.


2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Porto» (Ctrl+M)

3. Porto definieren


Kleinmengenzuschlag definieren

Falls der ausgewählten Adresse im Register «Debitoren» ein Kleinmengenzuschlag

zugewiesen ist, wird dieser automatisch in der «Auftragsbearbeitung» übernommen. Beim

Speichern des Dokumentes wird geprüft, ob der Totalbetrag kleiner als der im Zuschlag

definierte Betrag ist. Trifft dies zu, wird der Zuschlags-Betrag dazuaddiert.

Der Betrag kann manuell für das aktuelle Dokument angepasst werden.


2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Kleinmengenzuschlag» (Ctrl+Shift+W)

3. Zuschlag auswählen und evtl. anpassen


PROFFIX EINFÜHRUNG


Zusatzfelder erfassen

Zusatzinfos in Zusatzfeldern des Auftragsdokumentes erfassen.


2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Zusatzfelder» (Ctrl+R)

3. Angaben in Zusatzfeldern erfassen


Bestimmte Zusatzfelder können auch direkt im Auftragskopf angezeigt werden. Dies wird

pro Dokumenttyp definiert. Beispiel Dokumenttyp Offerte

Aktivität definieren Einem Dokument kann eine Aktivität (Termin oder Aufgabe) zugewiesen oder eine

bestehende Aktivität des aktuellen Dokuments eingesehen werden. Diese wird, falls

gewünscht auch mit Outlook synchronisiert.

Ist einem Dokumenttyp eine Aktivität zugewiesen, wird die Aufgabe oder der Termin

automatisch für das Dokument erstellt.

− Voraussetzung: PROFFIX Modul «CRM»


2. Klick in Gruppe «Anpassen» auf Symbol «Aktivität» (Ctrl+G)

3. Aktivität definieren


PROFFIX EINFÜHRUNG


Zahlungen Ist eine Rechnung gestellt und mit dem Kunden wurde eine Teilzahlung vereinbart, kann

die Rechnung beliebig aufgeteilt werden.

Rechnung aufsplitten


2. Bestehende Rechnung aufrufen oder neu erstellen (z.B. Verkauf des Artikels «Zubehör

2» an Stammkunde Markus)

3. Klick auf Registerkarte «Zahlung»

4. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Splittrechnung definieren» (Ctrl+Shift+Q)

5. Klick in Gruppe «Splittrechnung» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)

6. 1. Rate definieren und mit «Ok» bestätigen

7. Schritte 5-6 für weitere Raten wiederholen

8. Die Position «Restbetrag» wird automatisch eingefügt, sobald eine Splittrechnung

definiert wurde

9. Position «Restbetrag» auswählen

10. Klick in Gruppe «Splittrechnung» auf Symbol «Ändern» (Ctrl+D)

11. Datum bei Restzahlung definieren und mit «Ok» bestätigen

12. Klick in Gruppe «Splittrechnung» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)

− Beim Ausdruck oder bei der Vorschau am Bildschirm der Rechnung kann angegeben

werden, welche Splittrechnungen gedruckt bzw. angezeigt werden soll – bei der

Eingabe der Zahl 0 werden alle Splittrechnungen gedruckt / angezeigt.

Zahlung definieren

Beim Erfassen einer Rechnung können Zahlungen (gesamter Betrag oder mehrere

Teilbeträge) direkt gebucht werden, ohne das in die «Debitorenbuchhaltung» gewechselt

werden muss.


2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Zahlung definieren» (Ctrl+Shift+Z)

3. Klick in Gruppe «Zahlung» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)

4. Buchungsdatum definieren

5. Buchungsart und Konto kontrollieren

6. Betrag eingeben

7. Evtl. Buchungstext ergänzen


9. Klick in Gruppe «Zahlung» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)

PROFFIX EINFÜHRUNG


Gutschein einlösen

Gutscheine können Sie direkt in der «Auftragsbearbeitung» bei einer Rechnung einlösen.


2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Gutschein einlösen» (Ctrl+Shift+U)

3. Klick in Gruppe «Gutschein» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)


5. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts neben dem Feld «Gutschein-Nr.»

6. Gutschein suchen (Ctrl+F)

7. Doppelklick auf gewünschten Gutschein (Ctrl+B)

8. Buchungsart und Konto kontrollieren


10. Klick in Gruppe «Gutschein» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)

PROFFIX EINFÜHRUNG


Vorauszahlung definieren

Falls z.B. nach der Erstellung einer Auftragsbestätigung eine Vorauszahlung gewünscht

wird, bevor die Ware geliefert wird, kann auf dem gewünschten Auftragsdokument eine

Vorauszahlung erfasst werden. Diese erstellt beim Speichern des Dokumentes eine

Buchung in der «Debitorenbuchhaltung».


2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Vorauszahlung definieren» (Ctrl+Shift+V)

3. Klick in Gruppe «Vorauszahlungen» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N)


5. Buchungsart und Konto kontrollieren, wo das Geld eingegangen ist

6. Betrag definieren

7. Evtl. Buchungstext anpassen

8. Buchungsart für Vorauszahlung wählen

9. Konto und Steuercode für Vorauszahlung kontrollieren


11. Klick auf Schaltfläche «Speichern» (Ctrl+S)

− Bei der Umwandlung des Dokumentes in eine Rechnung, wird die Vorauszahlung dem

Rechnungsbetrag automatisch in Abzug gebracht.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Rückstände/Reservationen

Ganzes Dokument reservieren

Mit der Option «Rückstände/Reservationen/Teilrechnungen» können in der

Auftragsbearbeitung einzelne Artikel oder auch das ganze Dokument reserviert werden.

Somit kann sichergestellt werden, dass reservierte Artikel nicht verkauft werden und der

Liefertermin eingehalten werden kann.

− Artikel können nur reserviert werden, wenn der Dokumenttyp keinen Lagerabtrag

vornimmt.

− Voraussetzung: Option «Rückstände/Reservationen/Teilrechnungen»

1. Klick auf Registerkarte «Rückstände/Reservationen»

2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Ganzes Dokument reservieren»

3. Evtl. Lieferdatum und Reservierungsdatum definieren


Rückstände bilden

Wird ein Auftragsdokument, welches einen Lagerabtrag vornimmt, z.B. Lieferschein oder

Rechnung, gespeichert, prüft PROFFIX, ob genügend Lagerbestand vorhanden ist, die

fehlenden werden als Rückstande markiert.

Pro Position können auch manuell Rückstände definiert werden. Dazu kann auf das

Symbol «Rückstände verwalten» (Ctrl+S) rechts neben dem Feld «Menge» geklickt

werden.

PROFFIX EINFÜHRUNG


Rückstände/Reservationen liefern

Für Artikel, welche im Rückstand oder reserviert sind, kann die Lieferung wie folgt

ausgelöst werden.

1. Klick auf Registerkarte «Rückstände/Reservationen»

2. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Rückstände/Reservationen liefern»


4. Klick in Gruppe «Rückstände/Reservationen» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)

5. Gewünschte Positionen auswählen

6. Klick in Gruppe «Rückstände/Reservationen» auf Symbol «Markieren» (Ctrl+M), um

die ausgewählten Positionen für die Lieferung zu markieren

7. Unter «Lieferung» die Angaben wie «Dokumenttyp», «Datum» usw. definieren

8. Klick in Gruppe «Rückstände/Reservationen» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)

− Positionen ohne Bestand werden in Rot angezeigt

Listen

In jedem PROFFIX Modul stehen verschiedene Listen zur Verfügung, mit welchen Listen,

Serienbriefe und Etiketten ausgedruckt werden können.

Zu den Listen wechseln 1. Klick auf gewünschtes Modul

2. Klick auf Registerkarte «Listen»

3. Klick auf gewünschtes Symbol/Rubrik

4. Klick auf gewünschte Liste

5. Ausgabe wählen

6. Evtl. mit Suchfeldern Selektion eingrenzen


8. Klick auf Schaltfläche «Starten»

PROFFIX EINFÜHRUNG


− Mit einem Klick auf das Symbol «Bearbeiten» kann zum Listen-Modul gewechselt

werden, wo alle Listen ausgedruckt und auch angepasst werden können. Zuerst

Listenart und anschliessend gewünschte Liste wählen, um die Liste auszudrucken

oder zu bearbeiten.

Benutzerdefiniertes PROFFIX Layout

Die PROFFIX Navigation ist unterteilt in die Gruppen Module, Listen und Diverses.

Unter «Module» befindet sich für jedes installierte Modul ein Symbol.

Unter «Listen» befinden sich sämtliche Auswertungen von allen Modulen. Für jedes

installierte Modul erscheint auch hier ein Symbol.

In der Gruppe «Diverses» befinden sich weitere Module und Hilfsprogramme wie z.B.

«Import», «Export», «Hilfstabellen» oder z.B. «Einstellungen».

Es können Gruppen hinzufügt, entfernt und umbenennt werden.

Definieren Sie die individuellen Benutzereinstellungen und berücksichtigen Sie dabei

folgende Punkte:

− Wählen Sie für die Module in der Navigation die Ansicht «kleine Symbole mit Text»

− Fügen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung zum Schnellzugriff hinzu

− Wählen Sie ein beliebiges Erscheinungsbild

− In der Leiste sollte neu zusätzlich das Modul «Einkaufsverwaltung» erscheinen

− Blenden Sie in der Adressverwaltung die gelöschten Adressen ein

− Erstellen Sie die Gruppe «Meine Listen» mit der Verknüpfung «Liste Auswertungen

Debitorenbuchhaltung: Umsatzliste Debitoren»

− Verschieben Sie das Modul «Adressverwaltung» in der Navigation an die zweite Stelle

und geben Sie dem Modul den Namen «Adressen»

− Richten Sie Ihre Favoriten im Modul Adressverwaltung ein

PROFFIX EINFÜHRUNG


Darstellung in Navigation ändern 1. Rechtsklick auf Gruppe «Modul»

2. Gewünschte Einstellung wählen

Neue Gruppe hinzufügen 1. Rechtsklick auf eine Gruppe z.B. Module

2. Klick auf Befehl «Neue Gruppe hinzufügen»

3. Bezeichnung, Hotkey und Symbol definieren

4. Klick auf «Ok», um die Gruppe zu speichern

Neue Verknüpfung erstellen 1. Rechtsklick in Navigation

2. Klick auf Befehl «Neue Verknüpfung hinzufügen»

3. Felder definieren

4. Klick auf «Ok», um Verknüpfung zu speichern

PROFFIX EINFÜHRUNG


Startparameter für eine Verknüpfung definieren

Wenn als Verknüpfung eine Liste ausgewählt wird, dann kann dieser Parameter für den

Start mitgegeben werden.

1. Rechtsklick auf gewünschte Verknüpfung

2. Klick auf Befehl «Eigenschaften»

3. Klick auf Symbol «Start-Parameter» rechts neben dem Feld «Parameter»


5. Gewünschte Parameter definieren


Favoriten Häufig verwendete Symbole können in einer eigenen Registerkarte «Favoriten»

zusammengestellt werden.

1. Rechtsklick auf ein Symbol

2. Klick im Kontextmenü auf «Zu Favoriten hinzufügen»

3. Das Symbol ist im neuen Register «Favoriten» ersichtlich

4. Klick im Kontextmenü auf «Favoriten verwalten»

5. Funktionen hinzufügen, umbenennen oder löschen

6. Klick auf «Ok», um die Favoriten zu speichern

PROFFIX EINFÜHRUNG


Massenmutation

Mit der Massenmutation lassen sich in einem Schritt für mehrere Adressen Änderungen

anbringen.

Ändern Sie 10 beliebige Adressen via Massenmutation und beachten Sie dabei folgende

Punkte:

− Ändern Sie den Steuercode im Register Debitoren bei allen via Massenmutation auf

85

− Entfernen Sie die Adressgruppe «Interessenten» und fügen Sie die Adressgruppe

«Kunden» hinzu

− Kontrollieren Sie die Adressen

Massenmutation durchführen


2. Gewünschte Adressen suchen und auswählen


4. Klick in Gruppe «Pflege» auf Symbol «Massenmutation» (Ctrl+M)

5. Unter «Adressfeld» gewünschtes Feld, welches verändert werden soll auswählen

6. Im Feld «neuer Wert» den Wert definieren, welcher für die ausgewählten Adressen

nun gelten soll

7. Klick auf Schaltfläche «hinzufügen»

8. Schritt 5 – 7 für weitere Felder wiederholen

9. Falls Adressgruppen angepasst werden sollen, können mit den Feldern rechts

Adressgruppen hinzugefügt oder gelöscht werden


11. Frage mit «Ja» bestätigen, um die definierten Änderungen auf die ausgewählten

Adressen zu übernehmen

− Mit «Telefonformat korrigieren» im Feld «Adressfeld» können alle Telefonnummern

gemäss dem in den Einstellungen definierten Telefonformat ändern.

− Mit «Briefanreden korrigieren» im Feld «Adressfeld» werden die Briefanreden aller

ausgewählten Adressen gemäss der Sprache und der Definition auf der zugewiesenen

Anrede neu abgefüllt. (Siehe Seite 20)

− Massenmutationen stehen ebenfalls in der Artikel- und Lagerverwaltung zur

Verfügung. Da stehen Massenmutationen für den Artikel und den Lieferanten zur

Verfügung.

PROFFIX EINFÜHRUNG


proffix einführungupdate.proffix.net/pxliveupdate/files/anl proffix einführung v4.pdf · die in...

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