Progetto RecapitoProgetto Recapito

NUOVA ORGANIZZAZIONE (Logistica - Operativa)

NUOVA FIGURA DEL PORTALETTERE (Alta Professionalità)

LA NUOVA MISSIONE DI POSTE ITALIANE

Ing. Emanuele TANZI Bari, Febbraio 2007

Progetto RecapitoProgetto Recapito

La nuova Organizzazione della struttura postale nel Recapito

vede un ritorno di Poste Italiane alle vecchie origini, rivedute e

modernizzate.

Chiave di volta di tutto questo è il ruolo della nuova figura del

PORTALETTERE SPECIALISTICO (PS) che si aggiunge al

Portalettere Ordinario (PO).

Il nuovo Portalettere Specialistico(PS) avrà compiti esclusivi di:

1. consegnare tutte le tipologie di oggetti a Firma;

2. consegnare gli oggetti voluminosi ” pacchi”;

3. essere un venditore di servizi;

4. diventare il trade-union con le pubbliche amministrazioni.

NUOVA ORGANIZZAZIONENUOVA ORGANIZZAZIONE

Utilizzare gli attuali CPO come luogo di stoccaggio e lavorazione di un

bacino di utenza, fulcro multi-operativo.

Ritornare ad utilizzare le funzioni dei Centri CPO come Centri di raccolta e

Distribuzione sia della corrispondenza che dei pacchi relativamente al

proprio bacino.

Istaurare presso i CPO le funzioni di ripartizione a Portalettere per gli UDR

di propria competenza.

Organizzare la logistica di approvvigionamento CPO-UDR (una corsa di

andata e una di ritorno).

Dotare i portalettere di nuovi mezzi logistici.

NUOVA FIGURA DEL PORTALETTERENUOVA FIGURA DEL PORTALETTERE

il PO (Portalettere Ordinario)

il PS (Portalettere Specialistico)

I Nuovi processi produttivi prevedono il ritorno alla consegna dei pacchi da I Nuovi processi produttivi prevedono il ritorno alla consegna dei pacchi da parte dei Portalettere, la vendita di servizi effettuati da Poste Italiane parte dei Portalettere, la vendita di servizi effettuati da Poste Italiane (Corrispondenza e Banco Posta). La vendita di servizi per conto terzi (Corrispondenza e Banco Posta). La vendita di servizi per conto terzi nonché, quella d’interfaccia con i servizi delle Pubbliche Amministrazioni. nonché, quella d’interfaccia con i servizi delle Pubbliche Amministrazioni. Nel Nuovo Processo Produttivo entrano in gioco due nuove figure:Nel Nuovo Processo Produttivo entrano in gioco due nuove figure:

Obiettivo:Obiettivo:1. Informatizzare i servizi di recapito effettuati dai

portalettere (Raccomandate e Assicurate).

2. Prelevare a domicilio del cliente la posta tracciabile (Assicurate e Raccomandate).

3. Consentire al portalettere di fornire ai clienti nuovi servizi di bussines (vendere prodotti Postali e non,

sottoscrivere contratti per conto Poste e per conto terzi).

4. Effettuare pagamenti di bollettini postali e contrassegno porta a porta.

5. Richiedere certificazioni per conto del cliente e a domicilio del cliente (da vari enti pubblici convenzionati).

6. Prelevare e consegnare a casa del cliente pacchi a domicilio.

La Risorsa Umana del nuovo PortalettereLa Risorsa Umana del nuovo Portalettere

Selezionare il Portalettere per:

Titolo di studio e grado di preparazioneDisponibilità e fiducia al clienteCapacità comunicativa con il clienteForte motivazione al nuovo servizio Attaccamento all’Azienda

Modalità Operativa Formativo:Modalità Operativa Formativo:

1. Selezionare marcatamente il personale di recapito presente sul mercato (sia interno che di nuova assunzione) secondo le modalità richieste dal progetto.

2. Distinguere i portalettere in due grandi categorie:

• il PO (Portalettere Ordinario) come Portalettere

Operativo di Massa;

• il PS (Portalettere Specialistico) come Portalettere Notificatore, Riscossore e Venditore di Prodotti;

3. Attuare una formazione specifica e mirata per PO e PS.

Modalità Operativa Logistica :Modalità Operativa Logistica :

1. Dotare gli operatori di mezzi logistici specifici: Motomezzi tipo Piaggio Ape 50 e similari che consentono anche la raccolta e la distribuzione di Pacchi e Corrispondenza varia (ordinaria, voluminosa e registrabile) sia dal cliente che dai punti fissi di raccolta.

2. Attrezzare e mettere in sicurezza il veicolo come un Ufficio Viaggiante.

MEZZI e DOTAZIONI di Servizio del PortalettereMEZZI e DOTAZIONI di Servizio del Portalettere

Dotazioni di mezzi di supporto a corredo della nuova attività del Portalettere:

Mezzi Logistici PalmariStampantiBorse di sicurezzastampati.

modalità d’intervento:modalità d’intervento:

Dotare i Portalettere Specializzato di:

1. Codici di trasmissione speciali per le operazioni on line;

2. Borse portadocumenti per contenere le Racc. e le Ass., nonchè moduli per eventuali contratti;

3. Apparecchiature specifiche informatiche (palmare e

stampante mobile);

Caratteristiche del palmareCaratteristiche del palmareErgonomico con dimensioni e peso contenute

Robusto adeguato per un utilizzo industriale (es. resistenza alla caduta da 1,2m), con batteria ad elevata autonomia (maggiore di 8 ore)

Display touch-screen con visibilità in ogni condizione di luce

Lettore di codice a barre mono e bidimensionale

GPS (attivabile esclusivamente dal portalettere per georeferenziare eventi)

Lettore RFID: legge i codici a barre non standard

Trasferimento dati tra il terminale ed i database aziendali grazie alla multiconnettività: GSM/GPRS ( con i sistemi aziendali) Bluetooth (connessione tra terminale e stampante) WIFI per consentire, all’interno delle strutture di recapito, la sincronizzazione dei

dati con i sistemi centrali

Memoria di back-up per il recupero dei dati in caso di rottura del dispositivo

Lettore di carte prepagate con trasmissione via SMS al data base Centrale dell’avvenuta operazione di pagamento.

Caratteristiche della stampanteCaratteristiche della stampante

Ergonomica studiata per un utilizzo semplice e pratico di dimensioni e peso contenute

Robusta adeguata ad un utilizzo industriale (es. resistenza alla caduta da 1,2 m), con elevata qualità di stampa e buona autonomia delle batterie.

Capacità di lettura dei bollettini Postali con la possibilità di interscambiare informazioni con il palmare per un inserimento dati aggiuntivi.

modalità d’azionemodalità d’azione

Dividere il territorio in zone di recapito distinte:

• Per i PO con il solo scopo di consegnare la corrispondenza di recapito Prioritaria, ISI, normalizzata e voluminosa;

• Per i PS parametrare le zone in funzione della tipologia dei clienti e della movimentazione degli speciali nella zona.

Calcolo Zone di RecapitoCalcolo Zone di Recapito

Per i PO

la metodologia da adottare dovrà essere mirata sulla clientela potenziale

da servire e la sua densità. Pertanto le prestazioni del portalettere dovranno

essere determinate da:

1. tempo per il lavoro di preparazione finale ed accessorio;

2. tempo di percorrenza del raccordo dall’CD al primo recapito e dall’ultimo

recapito al CD;

3. Tempo di percorrenza dell’itinerario di recapito;

4. Tempo di consegna della corrispondenza: Prioritaria, Postatarget e ISI sia

normalizzata che voluminosa.

5. Tempo nell’esecuzione di operazioni accessorie al rientro al CD.

Il fabbisogno di personale PO da applicare al RECAPITO, dovrà tenere conto dei punti precedenti e di tutti quei tempi indicati nella guida operativa sul recapito e non sopra citati.

Calcolo Zone di RecapitoCalcolo Zone di Recapito

Per i PS

Il fabbisogno di personale da applicare a questo nuovo ruolo del Portalettere, dovrà

essere calcolata sulla clientela potenziale da servire e la sua densità territoriale

tenendo presente il volume di traffico relativo agli oggetti a firma (racc, ass, pacchi

etc etc) e sulla potenzialità dei clienti per i nuovi servizi.

Pertanto le prestazioni del portalettere dovranno essere determinate dal:

1. tempo per il lavoro di preparazione finale ed accessorio degli oggetti a firma;

2. tempo di percorrenza del raccordo dall’CD al primo recapito e dall’ultimo rec. al CD;

3. Tempo di percorrenza dell’itinerario di recapito;

4. Tempo di consegna della corrispondenza: RACCOMANDATE, ATTI GIUDIZIARI,

ASSICURATE, PACCHI e Nuove Funzioni e Operazioni Aggiuntive

5. Tempo di esecuzione di operazioni accessorie al rientro al CD.

PER QUEST’ULTIMO VALGONO I CRITERI INDICATI SIA NELLA GUIDA OPERATIVA DEL RECAPITO CHE QUELLI

RIVENIENTI DALL’ESPERIENZA DEI NUOVI SERVIZI.

modalità d’azionemodalità d’azione

Dotare :

• i POi PO di un mezzo a tre ruote tipo Piaggio allo scopo di consegnare al cliente tutti i tipi di corrispondenza: dal prioritario all’ISI, dalla normalizzata alla voluminosa e consentire la vuotatura cassette presenti nel suo territorio dotando il POM di opportuna chiave;

• i PSi PS di un mezzo a tre ruote tipo Piaggio allo scopo di consegnare al cliente corrispondenza speciale a firma nonché pacchi. Attrezzare il veicolo come un ufficio postale mobile dotandolo di sistemi di sicurezza idonei alla custodia di pacchi, di speciali e alla dotazione di supporti informatici e moduli per contratti. Consegnare a questo operatore le apparecchiature informatiche descritte precedentementi.

Obiettivo del PONOVEObiettivo del PONOVE

Su questa figura il Nuovo Recapito si gioca la partita del mercato.

L’obiettivo del PS oltre alla consegna degli oggetti a firma (racc, ass, atti giu. pacchi etc. etc.) è quello di effettuare i Nuovi Servizi a VALORE AGGIUNTO e diventare il cardine del nuovo

Servizio Postale e pertanto deve mirare ad essere:

• il messo di fiducia del cliente-cittadino;

• il trade-union tra Amministrazione e cittadino;

• venditore e informatore tecnico-finaziario sia dei prodotti di corrispondenza, sia finanziari che assicurativi di Poste;

• Consentire i pagamenti on line a tutta la clientela che per svariati motivi non può recarsi ad un Ufficio Postale.

.

IMPORTANTEIMPORTANTE

il PSil PS non deve mai ricevere denaro contante

dal cliente ma deve effettuare esclusivamente le operazioni di riscossione, notificazione, sottoscrizione e richieste servizi solo

on line.

Attribuzioni Funzioni Attribuzioni Funzioni

Funzionalità previste per i PO: - Gestione e consegna dei pacchi e della corrispondenza massiva non a firma, normalizzata e voluminosa. - Collaborazione ai sondaggi di mercato. - Promoter di primo livello sui servizi del Nuovo Recaito

Funzionalità previste per i PS : - Gestione consegna-ritiro Posta a firma e Pacchi. - Attuazione nuovi servizi a Valore Aggiunto. - Messo Ufficiale tra PA e Cittadino-Cliente

Attuazione del progetto Attuazione del progetto

L’avvio del progetto, previsto per il mese di ……………… comporta

1. la verifica sul territorio della copertura di un segnale SMS inviato dal palmare del portalettere al sistema Centrale tale da permettere di effettuare qualsiasi transazione del caso (amministrativa, notificatrice o finanziaria) richiesta dal cliente.

2. La possibilità che il palmare funzioni come un lettore POSTAMAT mobile a flash scaricabile subito dopo l’operazione effettuata dal cliente e dopo che il sistema avrà dato la certificazione al cliente di avvenuta esecuzione dell’operazione.

3. La verifica della semplicità, robustezza e sicurezza dei nuovi supporti informatici.

4. Tarare le zone di intervento in funzione dei potenziali clienti.

5. La missione originaria di Poste Italiane nei vari Servizi Postali e Banco Posta e cioè: la consegna della corrispondenza e dei pacchi e dei servizi a denaro.

Vantaggi operativiVantaggi operativi

permettere al cliente di stare comodamente a casa;

effettuare le operazioni di pagamento e altro con carte elettroniche

(bancomat, carte di credito, postepay) e tessera sanitaria-codice fiscale;

assicura la privacy del cliente;

garantire la sicurezza dell’operazione anche in caso di furto del palmare o

rotture dello stesso perché in tale modo, nel palmare non vengono

conservate tracce sensibili dell’operazione e del cliente;

rafforzare sempre più la fiducia tra cliente ed Azienda;

Semplicità e trasparenza delle operazioni;

Assenza di denaro contante nelle mani del PS.

Svantaggi operativiSvantaggi operativi

Non permette di effettuare operazioni finanziarie a clienti privi di bancomat, carte di credito o postepay;

Soddisfare parzialmente le aspettative del cliente;

Dotazioni informatiche di supporto al PS più o meno impaccianti e ingombranti nell’operatività dei suoi delicati e innovativi compiti.

Sperimentazione delI’implementazione del progetto Sperimentazione delI’implementazione del progetto

Avvio previsto per il giorno ………………

Attivazione di n __ Centri di Distribuzione con il coinvolgimento di n. __ PO e n. __ PS:

Esempio CD:Torino Roma Prato Pesaro Bari Galatina Enna

Feedback giornaliero sul processo attraverso le rilevazioni del portalettere riscontrate

nell’operatività del servizio.

Feedback settimanale sul processo.

Feedback mensile sul processo.