proiecte fp7
TRANSCRIPT
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 2 din 12
Cuprins 1 Scop .............................................................................................................................................. 3
2 Domeniu de aplicare .................................................................................................................... 3
3 Documente asociate ..................................................................................................................... 3
4 Definiţii şi abrevieri ...................................................................................................................... 4
4.1 Definiţii .................................................................................................................................. 4
4.2 Abrevieri ................................................................................................................................ 4
5 Ghid de Implementare ................................................................................................................. 4
5.1 Roluri si responsabilitati ........................................................................................................ 4
5.2 Proiecte FP7: Propunere ........................................................................................................ 7 5.3 Proiecte FP7: Contractare ...................................................................................................... 7
5.4 Proiect FP7: Implementare .................................................................................................... 8 5.5 Proiecte FP7: Raportarea financiara periodica sau finala ...................................................... 9
6 Înregistrări (denumire/ cod sau locaţie) .................................................................................... 12
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 3 din 12
1 Scop
Scopul prezentei proceduri este de a descrie metodologia de propunere, contractare, implementare si
raportare a proiectelor finantate de catre Comisia Europeana (EC) in cadrul Programului Cadru 7
(FP7).
2 Domeniu de aplicare
Această procedură se aplică în Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca începând cu ____ noiembrie
2013. In urma experientiei acumulate, la 3 luni de aplicare ghidul va fi revizuit.
3 Documente asociate
Prezentei proceduri i se asociază documentele din lista şi din tabelul de mai jos.
3.1 Legea nr. 1/2011 – Legea Educaţiei Naţionale 3.2 HOTĂRÂREA Nr. 1244 din 12 decembrie 2012 privind modificarea şi completarea
unor acte normative referitoare la Planul naţional de cercetare-dezvoltare şi inovare
3.3. HOTARARE nr.133 din 16 februarie 2011 privind modificarea si completarea unor acte normative referitoare la Planul national de cercetare-dezvoltare si inovare
3.4. HOTARARE nr. 475 din 23 mai 2007 privind aprobarea Planului national de cercetare-dezvoltare si inovare 2,pentru perioada 2007-2013
3.5. HOTARARE nr. 1265 din 13 august 2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind contractarea,finantarea,monitorizarea si evaluarea programelor,proiectelor de cercetare-dezvoltare si inovare
3.6. ORDONANTA nr.57 din 16 august 2002 privind cercetarea stiintifica si dezvoltare tehnologica
3.7 Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions, v. 18.03.2013
Lista procedurilor din UTCN care vizeaza activitati aferente administrarii proiectelor de cercetare cu finantare internationala, desfasurate in colaborare cu alte departamente/servicii din UTCN, cum sunt Personal, Financiar/Contabilitate, Achizitii, Aprovizionare etc., este publicata pe site-ul UTCN in sectiunea „Regulamente si Proceduri”:
http://www.utcluj.ro/universitatea/despre/regulamente/
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 4 din 12
4 Definiţii şi abrevieri
4.1 Definiţii
Se aplică definiţiile din SR EN ISO 9001:2008 şi M_C, completate cu următoarele definiţii:
Acţiune corectivă (SR ISO 9000): Acţiune vizând eliminarea cauzelor unei neconformităţi sau a unei alte situaţii nedorite detectate.
Neconformitate (definiţie internă): Eroare sau abatere în derularea unui serviciu al DMCDI în raport cu o caracteristică de calitate care descrie serviciul respectiv.
4.2 Abrevieri
Se aplică abrevierile din Manualul calităţii (M_C), completate cu:
Universitate: Universitatea Tehnică din Cluj–Napoca.
Senat: Senatul Universităţii Tehnice din Cluj–Napoca.
Manager UAPC: Managerul Executiv al Unităţii De Administrare a Proiectelor de Cercetare
Manager UPIC: Managerul Executiv al Unităţii De Sprijinirea a Implementarii Proiectelor de Cercetare Internationale
Birou: Unitatea Executivă pentru Administrarea Proiectelor de Cercetare
Salariat/Angajat: Persoană care are raporturi de muncă cu Universitatea, reflectate într-un contract de muncă
CE/EC : Comisia Europeana
FP7/PC7 : Framework Programme 7/Programul Cadru 7
DMCDI – Departamentul pentru Managementul Cercetarii, Dezvoltarii si Inovarii
Personal – Serviciul Personal din UTCN
Financiar/Contabilitate – Serviciile Financiar si Contabilitate din UTCN
Juridic – Departamentul Juridic
5 Ghid de Implementare
5.1 Roluri si responsabilitati
In implementarea in UTCN a proiectelor finantate din Programul Cadru 7 sunt implicate
urmatoarele roluri:
Director/responsabil de proiect
Responsabil financiar (optional)
Manager UAPC
Administrator patrimoniu UAPC
Administrator salarizare UAPC
Serviciul Personal
Serviciul Financiar
Serviciul Contabilitate
Departamentul Juridic
Conducerea UTCN
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 5 din 12
Responsabilitatile acestor roluri sunt centralizate in tabelul de mai jos. Aceasta lista este ne-
exclusiva, ea putand contine si alte responsabilitati ne-enumerate in acest material.
Rol Responsabilitate Etapa
Conducerea UTCN Aprobarea si semnarea propunerilor de proiecte. Propunere
Conducerea UTCN Aprobarea si semnarea documentatiei de contractare
aferenta propunerilor de proiecte acceptate spre
finantare.
Contractare
Conducerea UTCN Semnarea rapoartelor financiare (Form C si Form C
Adjustments), pentru a fi expediate institutiei
coordonatoare a proiectului.
Raportare
Serviciul Contabilitate Inregistrarea documentelor justificative aferente
activitatilor din proiect (financiar-contabile); pastrarea
documentelor justificative originale
Implementare
Serviciul
Financiar/Contabilitate
Calcul delegatii, intocmire documente de plata,
deconturi de cheltuieli, emitere facturi etc
Implementare
Serviciul Contabilitate Evidenta contabila a veniturilor, cheltuielilor si a
operatiunilor de incasari si plati
Implementare
Director/responsabil
de proiect
Depunerea propunerii de proiect la DMCDI in scopul
verificarii si aprobarii acesteia.
Propunere
Director/responsabil
de proiect
Depunerea documentatiei de contractare la DMCDI in
scopul verificarii si aprobarii acesteia.
Contractare
Director/responsabil
de proiect
Initierea procedurii de angajare a membrilor echipei
proiectului.
Contractare
Director/responsabil
de proiect
Stabilirea/negocierea/renegocierea tarifelor orare
contractuale
Contractare
Director/responsabil
de proiect
Management stiintific si financiar al proiectului Contractare,
Implementare,
Raportare
Director/responsabil
de proiect
Definirea si urmarirea planurilor de achizitie Implementare
Director/responsabil
de proiect
Urmarirea executiei bugetare a proiectului Implementare
Director/responsabil
de proiect
Solicitarea co-finantarii din partea UTCN Implementare
Director/responsabil
de proiect
Solicitarea platii regiei catre UTCN Implementare
Director/responsabil
de proiect
Validarea repartitiei cheltuielilor pe pachete de lucru. Implementare
Director/responsabil
de proiect
Pastrarea inregistrarilor activitatii din proiect
(stiintifice)
Implementare
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 6 din 12
Director/responsabil
de proiect
Realizarea si monitorizarea pontajelor orare si valorice
si pe pachete de lucru
Implementare
Director/responsabil
de proiect
Intocmirea de rapoarte financiare periodice catre
autoritatea contractanta (Comisia Europeana)
Raportare
Director/responsabil
de proiect
Identificarea cheltuielilor eligibile si, respectiv, ne-
eligibile, in vederea intocmirii rapoartelor financiare.
Raportare
DMCDI Verificarea propunerii de proiect (grila de salarizare,
cota cheltuieli indirecte etc), efort financiar al UTCN.
Propunere
DMCDI Verificarea documentatiei de contractare (grila de
salarizare, cota cheltuieli indirecte etc), efort financiar
al UTCN.
Contractare
DMCDI Pentru personalul angajat cu functie de baza in UTCN si
cu cumul de cercetare in proiect, redactarea contractelor
de munca este realizata de catre DMCDI.
Contractare
DMCDI Conducerea evidentei analitice, extracontabila a
inregistrarilor aferente proiectelor si alocarea acestora
pe capitole de buget.
Implementare
DMCDI Pastrarea documentelor privind cheltuielile cu salariile
aferente activitatilor din proiect (pontaje orare,
valorice), copii ale documentelor justificative privind
cheltuieli materiale si deplasari.
Implementare
DMCDI Validarea pontajelor orare si valorice Implementare
DMCDI Inregistrarea salariilor in programul de calcul al
salariilor din UTCN
Implementare
DMCDI Reconcilierea inregistrarilor contabile cu cele aferente
cheltuielilor incluse in rapoartele financiare ale
proiectului.
Implementare
Serviciul Personal Elaborarea contractelor de munca si a actelor aditionale
aferente (in minim 3 exemplare: 1 pentru Serviciul
Personal, 1 pentru Angajat, 1 pentru
Director/responsabil de proiect).
Contractare
Serviciul Personal Pastrarea contractelor de munca si a actelor aditionale
corespunzatoare.
Implementare
Serviciul Personal Pentru personalul angajat cu functie de baza pe proiect,
redactarea contractelor de munca este realizata de
departamentul Personal (cf. procedurii de angajare).
Contractare
Directorul/responsabilul de proiect poate delega urmatoarele sarcini de management unui
Responsabil Financiar, care face parte din echipa de proiect:
Definirea si urmarirea planurilor de achizitie
Urmarirea executiei bugetare a proiectului
Solicitarea co-finantarii din partea UTCN
Solicitarea platii regiei catre UTCN
Identificarea cheltuielilor eligibile si, respectiv, ne-eligibile, in vederea intocmirii
rapoartelor financiare.
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 7 din 12
Intocmirea de rapoarte financiare periodice catre autoritatea contractanta (Comisia
Europeana)
5.2 Proiecte FP7: Propunere
In faza de propunere a unui proiect FP7, se vor parcurge urmatoarele etape:
Verificare propunere: Propunerea de proiect va fi depusa la DMCDI pentru
verificare. Vor fi verificate aspecte financiare cum sunt: grila de salarizare
utilizata in intocmirea bugetului proiectului, co-finantare, mod de calcul al
costurilor indirecte, achizitii anticipate etc. Propunerea va fi insotita de un
document care sa evidentieze efortul financiar estimat pentru derularea in UTCN
a proiectului, in caz de acceptare. Daca in urma acestei verificari sunt
identificate probleme de natura financiara in cadrul propunerii de proiect,
acestea vor trebui rezolvate si propunerea va fi re-verificata.
o Responsabil: Director/responsabil proiect, manager UAPC
Inregistrare propunere: Dupa verificarea cu succes a propunerii, aceasta va fi
inregistrata la serviciul Registratura al UTCN. Numarul de inregistrare primit va
fi folosit in orice corespondenta care este legata de propunere.
o Responsabil: administrator patrimoniu UAPC, Director/responsabil
proiect
Aprobare si semnare propunere: Propunerile care au fost verificate cu succes
si au primit numar de inregistare, vor fi inaintate de catre DMCDI Conducerii
UTCN pentru aprobare si semnare. Un exemplar aprobat si semnat va fi pastrat
in evidentele DMCDI.
o Responsabil: manager UAPC, Conducerea UTCN, Director/responsabil
proiect
Alte tipuri de propuneri de proiecte: Propunerile de proiecte care urmeaza alt
ghid financiar si de management decat documentul [3.7], trebuie aduse la
cunostinta DMCDI din timp, pentru ca acesta sa elaboreze procedura aferenta.
o Responsabil: Director/responsabil proiect, manager UAPC, manager
UPIC
5.3 Proiecte FP7: Contractare
In faza de contractare a unui proiect FP7, se vor parcurge urmatoarele etape:
Verificare proiect aprobat: Documentatia de contractare a proiectului (Grant
Agreement, Description of Work etc.) rezultata in urma negocierilor cu EC, va fi
depusa la DMCDI pentru verificare. Vor fi verificate aspecte financiare cum
sunt: grila de salarizare utilizata in intocmirea bugetului proiectului, co-
finantare, mod de calcul al costurilor indirecte, achizitii anticipate etc.
Documentatia de contractare va fi insotita de un document care sa evidentieze
efortul financiar estimat pentru derularea in UTCN a proiectului, rezultat in
urma negocierilor cu EC. Daca in urma acestei verificari sunt identificate
probleme de natura financiara in cadrul proiectului, acestea vor trebui rezolvate
inainte de aprobarea proiectului/semnarea contractelor de catre UTCN. Este
recomandat ca Directorul/responsabilul de proiect sa semnaleze DMCDI, inca in
perioada de negociere cu EC, eventualele modificari ale propunerii.
o Responsabil: Director/responsabil proiect, manager UAPC
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 8 din 12
Inregistrare contract: Dupa verificarea cu succes a documentatiei de
contractare, aceasta va fi inregistrata la serviciul Registratura al UTCN.
Numarul de inregistrare primit va fi folosit in orice corespondenta care este
legata de acest contract de finantare.
o Responsabil: Administrator patrimoniu UAPC, Director/responsabil
proiect
Aprobare si semnare contract: Documentele de contractare care au fost
verificate cu succes si au primit numar de inregistare, vor fi inaintate de catre
DMCDI Conducerii UTCN pentru aprobare si semnare. Un exemplar aprobat si
semnat va fi pastrat in evidentele DMCDI. Semnatarii contractului de finantare
din partea UTCN sunt: Conducerea UTCN si Directorul Economic al UTCN.
o Responsabil: Administrator patrimoniu UAPC, Conducerea UTCN,
Director Economic al UTCN
Contracte de munca: Fiecare membru din echipa unui proiect de cercetare
trebuie sa incheie un contract de munca cu UTCN pe proiectul respectiv.
Procedura oficiala ce trebuie urmata este cea de angajare a personalului de
cercetare in UTCN.
o Responsabil: Director/responsabil proiect, Administrator patrimoniu
UAPC, Serviciul Personal, Dep. Juridic
Tarife orare in contract: Tarifele orare prevazute in contractul de munca pe
proiect sunt folosite pentru calculul salarial lunar pentru angajatul respectiv.
Regula utilizata este:
Salar Brut = Nr_ore_pontate_luna_X_angajat_Y * Tarif_orar_angajat_Y
o Responsabil: Director/responsabil proiect, Administrator patrimoniu
UAPC
Tarife orare in contract: Tarifele orare prevazute in contractul de munca al
fiecarui angajat dintr-un proiect trebuie sa fie similare cu cele prevazute in toate
contractele de munca pe care angajatii respectivi le au in alte proiecte de
cercetare (nationale sau finantate de catre Comisia Europeana). Acestea trebuie
sa respecte legislatia nationala in vigoare (HG 475/2007).
o Responsabil: Director/responsabil proiect, Serviciul Personal,
Administrator patrimoniu UAPC
Modificarea tarifelor orare din contract: Modificarea tarifelor angajatilor
implica incheierea de contracte de munca aditionale intre angajat si UTCN.
Aceasta se realizeaza conform procedurii de angajare a personalului de cercetare
in UTCN. Atentie! Acest proces este de durata. Tarifele modificate vor fi
valabile abia dupa intrarea in vigoare a actelor aditionale.
o Responsabil: Director/responsabil proiect, Serviciul Personal,
Administrator patrimoniu UAPC
5.4 Proiect FP7: Implementare
In faza de implementare a unui proiect FP7, se vor avea in vedere urmatoarele aspecte:
Inregistrarea activitatii: Activitatea de management stiintific si financiar a
proiectului trebuie inregistrata (de preferinta in format electronic): lista
sarcinilor de lucru, evidenta activitatii efectuate de catre fiecare angajat din
proiect (cu informatii despre data efectuarii, sarcina aferenta, efortul orar depus,
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 9 din 12
rezultatul obtinut, pachetul de lucru (workpackage) in cadrul caruia s-a
desfasurat activitatea respectiva etc).
o Responsabil: Director/responsabil proiect
Inregistrarea deplasarilor: Deplasarile efectuate in cadrul proiectului trebuie
intregistrate in pachetul de lucru aferent activitatii in cadrul careia a fost
realizata. O deplasare poate fi repartizata mai multor pachete de lucru, daca este
cazul. In aceasta situatie, la raportarea cheltuielilor de deplasare respective se va
mentiona distributia efectiva a acestor costuri la pachetele de lucru din proiect.
o Responsabil: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al
proiectului (optional)
Inregistrarea activitatii: Inregistrarile activitatilor din proiect trebuie sa fie
datate si pastrate in forma in care au fost efectuate, astfel incat sa permita o
auditare ulterioara.
o Responsabil: Director/responsabil proiect, Administrator patrimoniu
UAPC, Serviciul Personal
Pontaje orare si valorice: Pontajul orar si valoric se depune lunar la DMCDI,
semnat de catre Director/responsabil de proiect.
o Responsabili: Director/responsabil proiect, Administrator salarizare
UAPC
Pontaje orare si valorice: Pontajul orar trebuie realizat pe baza rapoartelor de
activitate ale fiecarui angajat din proiect. Pontajul orar este declarat de catre
angajatul in proiect si validat de catre Director/responsabil de proiect.
o Responsabili: Director/responsabil proiect
Inregistrarea cheltuielilor in contabilitate: Toate cheltuielile efectuate din
bugetul proiectului trebuie inregistrate in sistemul contabil al UTCN conform
legislatiei nationale. Cheltuielile trebuie inregistrate (inclusiv pontajele) chiar
daca depasesc bugetul proiectului aprobat de catre Comisia Europeana.
o Responsabili: Serviciul Contabilitate, responsabil financiar al proiectului
(optional)
Monitorizarea pontajelor orare: Pontajele orare trebuiesc incadrate in
pachetele de lucru aferente activitatilor corespunzatoare efectuate.
Directorul/responsabilul de proiect va monitoriza lunar evolutia efortului
raportat (consumat din bugetul fiecarul pachet de lucru), pentru a identifica din
timp eventualele depasiri ale bugetului sau aparitia dificultatilor de accesare a
intregului buget pus la dispozitie de catre finantator
o Responsabili: Director/responsabil proiect.
5.5 Proiecte FP7: Raportarea financiara periodica sau finala
In intocmirea raportului financiar (Form C) aferent perioadei de raportare, se vor parcurge
urmatoarele etape:
Intocmirea listei de cheltuieli eligibile din proiect: Se vor raporta doar acele
cheltuieli inregistrate in contabilitate in perioada de raportare (de ex. din
conturile de clasa 6). Cheltuielile ne-eligibile nu se raporteaza in Form C.
o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al
proiectului (optional), Serviciul Contabilitate
Atentie: Lista cheltuielilor ne-eligibile se regaseste in Ghidul Financiar [3.7].
Aceasta contine, printre altele: TVA, comisioane. Dobanzile pot fi utilizate in
realizarea de cheltuieli eligibile pentru proiect.
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 10 din 12
o Responsabili: Serviciul Contabilitate, Responsabil financiar al
proiectului (optional)
Cheltuielile care nu au fost inregistrate in contabilitate in perioada
proiectului, nu sunt eligible! Exemple: Salarii platite dupa terminarea
proiectului, delegatii care au loc dupa evaluarea finala etc.
o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al
proiectului (optional), Serviciul Contabilitate
Curs EURO: Cheltuielile sunt inregistrate in contabilitate si in LEI. Valorile
respective vor fi convertite in EURO la cursul ECB, iar sumele rezultate vor fi
raportate in Form C. Cursului de referinta poate fi:
o Cursul ECB din prima zi lucratoare a primei luni dupa perioada de
raportare;
o Cursul ECB de la data efectuarii cheltuielii (sau inregistrarii ei in
contabilitate)
o Responsabili: Responsabil financiar al proiectului (optional), Serviciul
Contabilitate
Reconciliere contabilitate – Form C: Inainte de finalizarea raportului, se va
efectua reconcilierea inregistrarilor contabile cu cele raportate in Form C (pentru
fiecare cheltuiala raportata in Form C, se vor identifica inregistrarile contabile
aferente).
o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar,
Serviciul Contabilitate
Cheltuielile salariale vor fi raportate respectand: tariful orar prevazut in
contractul de munca al fiecarui angajat din proiect, orele raportate in pontajele
orare in perioada de raportare, pachetul de lucru in care a fost desfasurata
activitatea angajatului respectiv.
o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al
proiectului (optional)
Cheltuielile salariale: Tariful orar al unui angajat in proiect trebuie sa fie
similar cu tariful cu care angajatul respectiv lucreaza si in alte proiecte (atat
nationale cat si cu finantare de la EC). Este considerata cheltuiala eligibila doar
suma corespunzatoare tarifului mediu in proiecte de cercetare a angajatului
respectiv.
o Responsabili: Director/responsabil proiect, Administrator patrimoniu
UAPC, Administrator salarizare UAPC
Modificari Form C: Pentru modificarea rapoartelor financiare trimise la EC,
exista posiblilitatea de trimitere de ajustari (Form C Adjustments), cf. procedurii
descrise in [3.7]
o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al
proiectului (optional), Serviciul Contabilitate
Co-Finantare: Sursele de co-finantare trebuiesc declarate in fiecare raport
financiar (Form C), in categoria „Receipts”. Astfel de exemple sunt proiecte de
co-finantare contractate cu UEFISCDI. Aceste fonduri se adauga la bugetul
proiectului si sprijina implementarea proiectului cu finantare de la EC si nu
necesita efectuarea de activitati suplimentare (achizitii, pontaje, delegatii etc).
Toate cheltuielile eligibile sunt finantate din bugetul proiectului. Trebuie
respectata regula:
BaniEU + BaniUEFISCDI <= Total Cost Eligibil Proiect
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 11 din 12
o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al
proiectului (optional)
Achizitii: Pentru raportaea cheltuielilor aferente achizitiilor, se va porni de la
modul in care cheltuielile respective au fost inregistrate in contabilitate (ex.
materiale, mijloace fixe etc.). Cheltuielile de amortizare cu mijloacele fixe sunt
eligibile doar pentru perioada ramasa de la achizitie pana la finalizarea
proiectului.
o Responsabili: Responsabil financiar, Serviciul Contabilitate
Achizitii: Sunt eligibile doar acele cheltuieli care sunt prevazute in planul de
proiect (Description of Work). Daca nu aveti prevazute achizitiile respective,
puteti cere modificarea DoW, prin intermediul institutiei coordonatoare a
proiectului. Aceasta modificare se realizeaza de regula printr-un document
oficial aprobat de EC, numit „Amendment of the Description of Work”.
o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al
proiectului (optional)
Pontajele orare si valorice se depun lunar la DMCDI, pe perioada desfasurarii
proiectului. Nu pot fi depuse pontaje dupa finalizarea proiectului.
o Responsabili: Director/responsabil proiect, Administrator salarizare
UAPC
Pontajele valorice trebuie inregistrate in contabilitate in perioada de desfasurare
a proiectului.
o Responsabili: Administrator salarizare UAPC, Serviciul Contabilitate
Toate cheltuielile eligibile efectuate trebuiesc raportate, daca au legatura cu
proiectul pentru care se face raportul financiar. Este posibil ca suma tuturor
cheltuielilor eligibile sa depaseasca bugetul aprobat de EC. In acest caz,
diferenta va fi suportata de catre beneficiar din alte surse (cheltuieli indirecte,
co-finantari etc.). In cazul in care, in urma unui audit, cuantumul cheltuielilor
eligibile aprobate este modificat de catre EC, diferenta de mai sus are efect de
tampon.
o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al
proiectului (optional)
Rapoarte de activitate (stiintifice): Rapoartele de activitate sunt intocmite, de
regula, de catre echipa de proiect si sunt incluse in rapoartele periodice de
activitate depuse la EC, cu ocazia raportarilor la final de etapa de proiect. Aceste
rapoarte trebuiesc pastrate si de catre echipa de proiect din UTCN si puse la
dispozitia DMCDI in situatia unui audit pe proiectul respectiv.
o Responsabili: Director/responsabil proiect
Lista documentelor rezultate in urma raportarii periodice/finale:
Form C – Raport financiar centralizat/consolidat pentru fiecare etapa de proiect (semnat de
catre conducerea UTCN)
Form C Adjustments – Corectii ale rapoartelor financiare consolidate (semnat de catre
conducerea UTCN)
Pontaje valorice si orare – pentru fiecare angajat din proiect, pentru fiecare luna din perioada
de raportare
Jurnalul de incasari si cheltuieli al proiectului, pe perioada de rapoartare
Raportul periodic de activitate al proiectului
Raspunsul oficial al EC cu privire la evaluarea raportului periodic/final al proiectului
Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana
Cod document: P_AC
CONFIDENŢIAL Pagina 12 din 12
6 Înregistrări (denumire/ cod sau locaţie)
NOTĂ: Prezenta procedură de sistem se va distribui întregului personal al DMCDI, directorilor de proiecte de cercetare cu finantare de la EC, departamentului de Contabilitate, departamentului Financiar, departamentului Personal/Resurse Umane.