project communication management
DESCRIPTION
Project Communication Management. Pertemuan 10 PPSI. Learning Objectives. Urgensi komunikasi yang baik Elemen project communication planning Metode untuk penyebaran informasi Variasi metode untuk meningkatkan komunikasi yang baik Software untuk meningkatkan komunkasi projek. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/1.jpg)
PERTEMUAN 10 PPSI
Project Communication Management
![Page 2: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Learning Objectives
- Urgensi komunikasi yang baik- Elemen project communication planning- Metode untuk penyebaran informasi- Variasi metode untuk meningkatkan komunikasi yang
baik- Software untuk meningkatkan komunkasi projek
![Page 3: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/3.jpg)
Urgensi komunikasi proyek
Ancaman terbesar dari proyek adalah kegagaan komunikasi
Rata-rata orang IT adalah komunikator yang buruk
Reset menunjukkan bahwa orang IT harus memiliki skill komunikasi yang baik agar dapat mempertahankan posisi mereka
Skill berbicara yang baik adalah kunci penting untuk menjadi profesional IT
![Page 4: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/4.jpg)
Project communication management process
Communication planningInformation distributionPerformance reportingManaging stackhoder
![Page 5: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/5.jpg)
1. Communication planning
Setiap proyek harus memiliki communication management plan
communication management plan adalah dokumen yang mengatur komuikasi dalam proyek, berisi: Kebutuhan komunikasi stakholder Informasi yang disampaikan, format, detail dan level
yang di sampaikan Orang yang menerima informasi dan siapa yang
memberi informasi Metode teknologi apa yang digunakan untuk
menyampaikan pesan
![Page 6: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/6.jpg)
lanjut
… Frekuensi penyebaran pesan Peningkatan prosedur untuk mengatasi masalah Prosedur revisi untuk update communication
management planning Beberapa glossary definisi dalam dokumen
![Page 7: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Sample Stakeholder Analysis for Project Communications
![Page 8: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/8.jpg)
![Page 9: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/9.jpg)
2. Distribusi informasi
Tujuan utama distribusi informasi adalah memberikan informasi yang benar kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan format yang berguna
Pertimbangan yang penting : Penggunaan teknologi untuk meningkatkan distribusi
informasi Metode formal dan nonformal untuk distribusi
informasi
![Page 10: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/10.jpg)
Distribusi informasi yang efektif
Jangan menghilangkan informasi yang penting
Jangan takut menyampaikan berita burukKomunikasi lisan (meeting atau informal)
membantu penyampaian informasi
![Page 11: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/11.jpg)
Face-to-face commnication
Riset menunjukkan: 58% komunikasi ditunjukkan oleh body language 35% komunikasi ditunjukkan oleh bagaimana kata diucapkan 7% komunikasi ditunjukkan oleh kata apa yang diucapkan
Beri perhatian lebih lawan bicara, tidak hanya mendengar apa yang diucapkan
Nada dan body language lawan bicara menunjukkan lebih banyak maksud dari lawan bicara
Meeting rutin sangat berguna dalam bisnis ITBeberapa perusahaan bahkan membatasi penggunaan
email untuk menhindari misskomunikasi
![Page 12: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Table 10-2. Media Choice Table
![Page 13: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/13.jpg)
Penggunaan teknologi
Live video merupakan salah satu cara untuk mengirim informasi
Microsoft : satu dari lima tatap muka dapat digantikan dengan web converence dan ini menhemat 70juta dolar dalam setahun dalam menghemat biaya perjalanan
![Page 14: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/14.jpg)
Hambatan informasi
Terkadang penerima dan pengirim informaasi memiliki interprestasi berbeda terhadap pesan
Beberapa hambatan karena lokasi geografi dan background kultural antara lain Perbedaan waktu kerja Perbedaan bahasa Perbedaan norma
![Page 15: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Jumlah channel informasi
![Page 16: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/16.jpg)
3. Performance reporting
Laporan performance akan membuat stakeholder selalu mengetahui kondisi dan status proyek Status reports : menggambarkan dimana posisi
proyek pada satu waktu Progress reports : menggambarkan apa yang dicapai
tim proyek pada periode waktu Forecasts : prediksi status proyek dan progress
berdasarkan informasi yang ada dan tren
![Page 17: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/17.jpg)
4. Managing stackholder
Seorang PM akan bekerja dengan berbagai macam stakeholder
Dibutuhkan perencanaan untuk mengelola isu dan masalah
2 tools penting
Expectations management matrix
Issue log
![Page 18: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Expectations Management Matrix
![Page 19: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/19.jpg)
19
Issue Log
![Page 20: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/20.jpg)
Beberapa cara meningkatkan komunikasi proyek
1. Kelola konflik dengan efektif2. Temukan pola skill komunikasi yang baik3. Atur meeting yang efektif4. Pergunakan email dengan efektif5. Gunakan template untuk komunikasi projek
![Page 21: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/21.jpg)
1. Mengelola konflik
1. Confrontation: menhadapi konflik secara langsung dengan pendekatan problem solving
2. Compromise: menggunakan pendekatan give-and-take
3. Smoothing: mengurangi fokus pada area yang berbeda dan menguatkan fokus pada area yang disetujui
4. Forcing: pendekatan menang-kalah
5. Withdrawal: mundur atau menyerah dari potensi perbedaan
![Page 22: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/22.jpg)
2. Meeting yang efektif
Tentukan apakah meeting dapat ditundasampaikan apakah tujuan dan output dari
meetingTentukan siapa yang wajib hadir dalam
meetingSampaikan agenda dari meeting pada pesertaSiapkan handout dan media visual Jalankan meeting secara profesionalBangun hubungan dalam meeting
![Page 23: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/23.jpg)
3. Email yang efektif
Pastikan email tersebut dalam mengakomodasi tujuan pengiriman informasi
Pastikan email ditujukan pada orang yang tepatGunakan subjek yang jelasBatasi email hanya dengan satu subjek utamaBatasi besar dan jumlah attachmentHapus email yang tidak berguna dan jangan baca
email yang tidak diketahui sumbernyaPastikan antivirus bekerjaRespon email sesegera mungkinPelajari penggunaan fitur penting email
![Page 24: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/24.jpg)
4. Penggunaan template dalam projek
Adanya template dan contoh dalam komunikasi proyek akan sangat membantu
Satu organisasi dapat membuat template mereka sendiri berdasarkan textbook yang ada
![Page 25: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/25.jpg)
25
Sample Template for a Project Description
![Page 26: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/26.jpg)
26
Sample Template for a Monthly Progress Report
![Page 27: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/27.jpg)
27Final ProjectDocumentation Items
![Page 28: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/28.jpg)
Infrastruktur komunikasi
Beberapa tool, metode, teknik dan prinsip yang berguna untuk informasi : Tools include e-mail, project management software,
groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems, document management systems, and word processors.
Techniques include reporting guidelines and templates, meeting ground rules and procedures, decision-making processes, problem-solving approaches, and conflict resolution and negotiation techniques.
Principles include using open dialog and an agreed upon work ethic.
![Page 29: Project Communication Management](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022081501/568134a8550346895d9bb2f2/html5/thumbnails/29.jpg)
Penggnuaan software dalam komuniasi proyek
Banyak software bantu dalam komunikasi proyekSoftware proyek mencakup banyak hal, termasuk
untuk kebutuhan realtime conferenceAlat bantu lain untuk penyebaran informasi grupContoh software yang digunakan :
Mailing list SVN GIT Online bug tracker Forum Skype dll