Projektlederens værktøjAf Bjarne Kousholt

1. udgave, 1. oplag 2011© Nyt Teknisk Forlag 2011

Forlagsredaktør: Henrik Larsen, hl@nyttf.dkOmslag: Henrik Stig MøllerTegninger: Tommy Kinnerup, Henrik Stig Møller og Mette NielsenGrafisk tilrettelæggelse: Henrik Stig MøllerDtp: Mette NielsenISBN: 978-87-571-3274-8

Bestillingsnummer: 104008-9

Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes.Det er ikke tilladt at kopiere denne e-bog.

www.projektvaerktoej.dk

Til denne bog har vi oprettet en hjemmeside, som du finder på ovennævnte adresse.På hjemmesiden finder du figurer, tjeklister og skabeloner, som du kan downloade og benytte i dit arbejde eller dine studier.Tjeklisterne og skabelonerne kan du fx løbende udbygge, så de svarer til de behov og krav, som du konkret oplever i dine projekter.Dit login består af den kode, som du finder her på siden, plus din e-mailadresse.God fornøjelse

Find figurer, tjeklister og skabeloner på

www.projektvaerktoej.dk

Benyt koden: 51CE90 som login.

Nyt Teknisk ForlagVigerslev Allé 182500 Valby info@nyttf.dk

www.nyttf.dk

Forord

Projektlederens værktøj er opbygget med en fast, stram disposition for hvert af de 112 værktøjer, som bogen indeholder.

Formålet med bogen er, at præsentere de vigtigste hands-on værktøjer, som den udøvende projektleder har brug for. På teoretisk sikker grund og med referencer til de vigtigste internationale standarder og normer for projektledelse er der værktøjsbeskrivel-ser, tjeklister og direkte anvendelige skabeloner.

Med ordet ’værktøj’ menes i denne sammenhæng en model af virkeligheden, som anviser en måde at angribe sidstnævnte på, men som ikke mindst indfører et fælles sprog og dermed letter kommunikationen. Som et eksempel kan nævnes risikoanalysen. Uden værktøjet ’risikoanalysen’ kan man godt tale om projektets risici, men det bliver ukonkret. Benytter man værktøjet, får man dels en ’opskrift’ på, hvordan risikoanalysen udføres, men man får også sat nogle betegnelser på: sandsynlighed og konsekvens samt en grafisk metode til at visualisere projektets risici. Værktøjet gør, at vi kan gå i dybden med problemerne, og forskellige mennesker kan drøfte disse og udveksle erfaringer på et konkret niveau.

Bogen indeholder beskrivelse af de mange værktøjer, som projekt- og forandringsle-deren har brug for. Beskrivelserne af de enkelte værktøjer er korte og skrevet, så læsere med mange forskellige tilgange kan forstå dem.

Projektlederens værktøj er ment som en ’formelsamling’ til grundlæggende lærebøger i projekt- og forandringsledelse, fx forfatterens egen Projektledelse – Teori og praksis og Forandringsledelse og Forandringskommunikation, som der henvises til fra værktøjerne for den bruger, der ønsker at læse mere om det teoretiske fundament for disse.

Projektledelse – Teori og praksis

Bogen er således ikke skrevet til at kunne stå alene, men forudsætter, at man har en vis basis viden, men kan anvendes på studiet også.

På bogens webside ligger de digitale udgaver af værktøjerne til direkte brug. Der er tjeklister, som man selv kan bygge videre på og skabeloner, der direkte kan benyttes, når projektledelsens forskellige dokumenter skal skrives.

Forandringsledelse og Forandringskommunikation

Projektlederværktøjsbogen_104008-1_Kap 0.indd 3 24-10-2011 13:07:25

Projektlederens værktøj indeholder 7 kapitler, hvoraf de første 6 er en spejling af kapitlerne i Projektledelse – Teori og praksis, mens det syvende og sidste kapitel indeholder værktøjer om forandringsledelse.

De syv kapitler er som følger:• 1. Projekter og projektledelse• 2. Standarder og normer for projektledelse• 3. Projektlederen• 4. Vidensbanken

4.1 Sammenhæng og koordinering 4.2 Styring af omfang og indhold 4.3 Planlægning og styring af tid 4.4 Planlægning og styring af omkostninger 4.5 Kvalitetsledelse 4.6 Personaleledelse 4.7 Styring af kommunikation 4.8 Risikostyring 4.9 Styring af indkøbsaftaler

• 5. Videregående projektledelse• 6. Projektet i virksomheden• 7. Forandringsledelse

Ved starten af hvert kapitel er der en oversigt, der illustrerer sammenhængen mellem kapitlets værktøjer.

I hvert værktøj henvises der – hvis relevant – til de tre vigtigste internationaler organisationer for standarder og normer indenfor projektledelse:• PMI, Project Management Institute• IPMA, International Project Management Association• PRINCE2 (OGC), Projects IN Controlled Environments

(Office of Government Commerce)

Referencerne er givet til disse tre organisationers internationale publikationer på engelsk, idet evt. danske oversættelser og afledte skrifter altid bliver senere opdateret end de internationale. Det er således IPMA’s ICB (IPMA Competence Baseline), der henvises til og ikke den danske NCB (National Competence Baseline).

Endelig skal det nævnes, at der hvor intet andet er nævnt, tænkes på en traditionel vandfaldsprojektmodel, som vist på figuren nedenfor

Projektmodel

De fleste af værktøjerne kan dog også benyttes ved iterativ/agil projektgennemførelse.

Forlag og forfatter vil gerne sige tak til IBC for uvurderligt review og feedback. Ris og ros til denne første udgave er meget velkomne, og kan mailes til forlaget på hl@nyttf.dk

God fornøjelse med bogen!

Bjarne KousholtAugust 2011

bjarnek@researchfirm.dk og www.researchfirm.dk

Projektlederværktøjsbogen_104008-1_Kap 0.indd 4 24-10-2011 13:07:25

5

Indhold

1.0 Projekter og projektledelse 71.1 Projektets elementer 91.2 Klassificering af projektet 111.3 Projektets og produktets livscyklus 151.4 Projektmodeller 191.5 Projektets organisering i virksomheden 251.6 Projektets omgivelser og rammer 291.7 Mikkelsen & Riis’ projektmodel: 5 x 5 modellen 321.8 Projekttrekanten 34

2.0 Standarder og normer for projektledelse 372.1 PMI – Project Management Institute 392.2 IPMA – International Project Management Association 442.3 PRINCE2 48

3.0 Projektlederen 533.1 Projektlederens opgaver 553.2 Den rigtige projektleder 603.3 Projektlederens magtmidler 633.4 Projektlederens personlige egenskaber 673.5 Mintzbergs lederroller 803.6 Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) 823.7 Belbins team roller 853.8 Adizes’ fire roller 883.9 Blake og Mouton – Ledergitteret 923.10 Hersey og Blanchard – Situationsbestemt ledelse 953.11 Emotionel Intelligens 983.12 Kulturel forståelse 1023.13 Ledelse på distance 1073.14 Håndtering af politik 1103.15 Håndtering af modgang og stress 1143.16 Projektlederens byrdekurve 117

4.0 Vidensbanken 121

4.1.0 Oversigt over området Sammenhæng og koordinering 1234.1.1 Sammenhæng og koordinering 1254.1.2 Projektautorisationen (Project Charter) 1304.1.3 Projektledelsesplanen (Project Management Plan) 1354.1.4 Vedligehold 141

4.2.0 Oversigt over området Styring af omfang og indhold 1454.2.1 Styring af omfang og indhold 1474.2.2 Målhierarki 1514.2.3 Forventningsafdækning 1544.2.4 Brainstorming 1594.2.5 Brainwriting 1624.2.6 De seks tænkehatte 1654.2.7 Workshop 1684.2.8 Scope Statement 1714.2.9 Business Case 1754.2.10 Cost/Benefit analyse 1814.2.11 Sensitivitetsanalyse 1854.2.12 GAP-Analyse 1884.2.13 Ændringsstyring 1914.2.14 Afleveringsforretningen 1954.2.15 Vedligeholdelsesomkostninger 200

4.3.0 Oversigt over området Planlægning og styring af tid 2034.3.1 Planlægning og styring af tid 2054.3.2 Projektnedbrydning (PBS/WBS) 2104.3.3 Tidsplan 2144.3.4 Kritisk sti (CPM) 2204.3.5 Milepælsplanlægning 2234.3.6 Styring af projektets tid 228

4.4.0 Oversigt over området Planlægning og styring af omkostninger 2354.4.1 Planlægning og styring af omkostninger 2374.4.2 Successiv kalkulation 2414.4.3 Delfi metoden 2444.4.4 Styring af projektets omkostninger med EVM 247

4.5.0 Oversigt over området Kvalitetsledelse 2554.5.1 Kvalitetsledelse 2574.5.2 Kvalitetsparametre 2614.5.3 PDCA-cirklen 2644.5.4 Six Sigma 2664.5.5 Kvalitetsledelsesplanen 2704.5.6 Fiskebensdiagrammet (Ishikawa diagrammet) 2744.5.7 FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) 2774.5.8 Pareto diagrammet 2814.5.9 Review 284

Projektlederværktøjsbogen_104008-1_Kap 0.indd 5 24-10-2011 13:07:26

6

4.6.0 Oversigt over området Personaleledelse 2894.6.1 Personaleledelse 2914.6.2 Projektets organisation 2954.6.3 Arbejds- og ansvarsfordeling (RACI) 3004.6.4 Personaleplanen 3034.6.5 Projektteamets livscyklus 3074.6.6 Kick-off møde 3114.6.7 Projektevaluering 3164.6.8 Mentoring 3214.6.9 Coaching 325

4.7.0 Oversigt over området Styring af kommunikation 3294.7.1 Styring af kommunikation 3314.7.2 Interessentanalysen 3364.7.3 Kommunikationsplanen 3434.7.4 Retorik 3474.7.5 ANSVA-modellen 3514.7.6 Mødeledelse 3544.7.7 Forhandlingsteknik 3574.7.8 Statusrapportering 3614.7.9 Kommunikationspyramiden 3644.7.10 Spørgehjulet 3684.7.11 Konflikttrappen 3714.7.12 Ikke Voldelig Kommunikation (IVK) 3754.7.13 Motiverende Kommunikation 378

4.8.0 Oversigt over området Risikostyring 3814.8.1 Risikostyring 3834.8.2 SWOT analyse 3874.8.3 Risikoanalysen 390

4.9.0 Oversigt over området Styring af indkøbsaftaler 3974.9.1 Styring af indkøbsaftaler 3994.9.2 Planlægning af Indkøb 4034.9.3 Leverandørstyring 408

5.0 Videregående projektledelse 4135.1 BCG Matrix 4155.2 Projektkontor 4185.3 Scrum 4235.4 Lean 427

6.0 Projektet i virksomheden 4336.1 Projektkultur 4356.2 Projektmodenhed – CMMI 4396.3 Projektmodenhed – OPM3 4426.4 Projektmodenhed – P3M3 4466.5 Beslutningsmodeller 449

7.0 Forandringsledelse 4537.1 Forandringspyramiden 4557.2 Herzbergs motivationsfaktorer 4587.3 Bidrag-belønningsmodellen 4617.4 Forandringskurven for den enkelte 4647.5 Det Optimale Stimulationsniveau (OSN) 4677.6 Kotters Forandringsmetode 4707.7 Forandringskoncept: EFQM Business Excellence 4737.8 Forandringskoncept – MSP 4777.9 Forandringskoncept – Forandringshjulet 4817.10 Eksekvering 485

Stikord 489

Projektlederværktøjsbogen_104008-1_Kap 0.indd 6 24-10-2011 13:07:26