projekt manažer v b&m - sjednocující manuál
DESCRIPTION
Cílem tohoto dokumentu je zpřehlednit a sjednotit roli a poslání projekt manažera v agentuře Beneš & Michl. Poznatky a desatera jsou posbíraná praxí a určitě neplatí globálně pro všechny obory. Máte-li jakékoli postřehy a své best-practices, určitě pište do komentářů. Rádi aplikujeme dále.TRANSCRIPT
Project managementSjednocující manuál project managementu B&M
Rev 1.0, 20140428
Co je to projekt?
Projekt je jedinečná a neopakovatelná činnost, časově a nákladově omezená aktivitaspojující několik profesí a směřující k vytvoření unikátního produktu, služby, či specifické změny.
10 klíčových schopností a vlastnostíprojektového manažera (B&M )1. Komunikativnost
• schopnost jasně vyjádřit, aktivně přijímat a řídit tok informací a myšlenek k jakékoliv komunikaci
2. Schopnost nabízet řešení3. Schopnost plánovat4. Bezchybné účtování5. Spolehlivost, přesnost
6. Zodpovědnost• Umět nastavit hlavu na špalek za
tým.
7. Udržení a rozšíření týmu• Motivace, vyhledávání
8. Mít nadhled, nestresovat
9. Loajálnost• k B&M, ke klientovi
10. Dostupnost• Být dosažitelný (email, telefon,…)
Jak začít projektovat?
„Začínej myšlenkou nakonec!“(S.R. Covey)
Architekt dům nejprve vymýšlí, představuje si, kreslí, pak teprve přijedou bagry a zedníci a dům staví.
Triáda projektu/aktivity/úkoluRychlost
Cena Kvalita
Desatero řízení projektuFáze projektového řízení:
A.Vymezení zadání projektuB.Plánování projektuC.Realizace projektuD.Vyhodnocení a předání projektu
Zdroj: http://miro-gotz.blogspot.cz/2010/09/desatero-projektoveho-rizeni.html
Desatero řízení projektu
1. Formulujte zadání
• Cíl projektu, k čemu to je, co se očekává?• Kdo je cílovka?
2. Formulujte předpoklady a omezení projektu
• Termín dodání• Nároky na zdroje (finanční, lidské, materiálové)• Schopnosti týmu, dodavatelů
A)
Vym
ezen
í zad
ání p
roje
ktu
Desatero řízení projektu
3. Vyhodnoťte projekt
• Posouzení s kolegy• Srovnání s analogickou případovou studií
4. Stanovte rizika projektu a související činnost
• Vylučte známá rizika eliminací jejich příčin• Utlumte účinky nepříznivých událostí přijetím opatření
omezující jejich negativní vlivů• Stanovte rezervy a směry činností v případě nežádoucí a
nevyhnutelné události
A)
Vym
ezen
í zad
ání p
roje
ktu
Desatero řízení projektu
5. Naplánujte projekt - formulujte věcnou náplň a časovou náročnost• Posloupnost úkolů (aktivit, fází)• Písemně vypracujte specifikaci (zajištění kvality)• Harmonogram (zajištění dodržení termínu)
• Stanovte tým • Využívejte souběžných činností • Proberte plán projektu s týmem
• Rozpočet (zajištění dodržení nákladů).
6. Dokonale připravte projekt • Minimalizujte nejasnosti a improvizace• Užívejte ověřené aktivity z předchozích projektů• Vytipujte kritické činnosti• Informace
• ujasněte si, kdo a kdy potřebuje jaké informace• jakou formou mají být informace podány (TaskPark, Wireframe,
dokument,…)
B)
Plá
no
ván
í pro
jekt
u
4. Realizace7. Komunikujte
• Řiďte tok informací• Komunikujte v týmu, týmové porady, …• Pravidelně informujte zadavatele a tým o průběžném stavu projektu• Dílčí otázky komunikujte se zadavatelem ve spolupráci s grafikem, programátorem,…• Buďtte trpěliví, ale nekompromisní
8. Kontrolujte realizaci• Koordinace úkolů• Soustřeďte se na cíle• Hlídejte budget, vícepráce• Hlídat smlouvy ve všech aspektech (cena, rozsah, licence, atd.)• Rozhodujte důkladně; nápravná opatření však přijímat bezodkladně• Předpovídejte a minimalizujte rizika a slabé články• Buďte flexibilní, nebojte se měnit plán
C)
Rea
lizac
e
Desatero řízení projektu
9. Předejte projekt
• Ladění, korektury• Otestování• Smluvní předání (předávací protokol)
10.Vyhodnoťte projekt
• Úspěchy, neúspěchy, nedostatky, možnosti zlepšení• Termín, realizace, budget, rizika, ponaučení,…• Ohodnoťte tým/dodavatele• Aspekty: komunikace, dodržení termínů, kvality
• Připravte referenční listD)
Vyh
od
no
cen
í a p
řed
ání
Aktivity projektu
• Dobře zadaný úkol by měl být SMART.
• Specific - specifikovaný (v množství, kvalitě a čase)
• Measurable - měřitelný (lze jej sledovat v kvantitativních jednotkách)
• Agreed - akceptovaný (podřízený, dodavatel s ním souhlasí)
• Realistic - reálný (musí být dosažitelný)• Trackable - sledovatelný (je možné sledovat
jeho postup plnění.
Shrnutí
• Dobrý projektový manažer disponuje zásobníkem (databází) jednotlivých ověřených aktivit (činností a zdrojů, které je provádějí), které spojuje do logické posloupnosti, na jejímž konci je právě kýžený výsledek projektu.
• => Cíl: vytvořit jednotnou databázi jednotlivých aktivit, činností, dodavatelů atd. a sdílet v rámci B&M
Snížení rizik spojených s aktivitami
• obecné posilování informovanosti o projektu již od počátku projektu • tímto opatřením manažer výrazně zefektivňuje reakci týmu v případě krizových
situací (rychlost nalezení řešení, kvalita nalezeného řešení)
• preference v minulosti již ověřených a osvědčených postupů• spoléhání se pouze na kvalifikované řešitele
Snížení rizik spojených s aktivitami
• využívání pilotních projektů a případových studii, expertních posouzení v průběhu celého projektu
• postupné rozhodování • rozhodnutí je přijato až na základě získání dostatečného množství podkladů pro
rozhodnutí • konvergentní – výběr z více variant• divergentní – hledání řešení mimo stereotyp)