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Dr. Meyer Consulting • Waldauweg 4 • 74177 Bad Friedrichshall
� 07136 / 9610226 • Fax 07136 / 9610227 • [email protected] 02/2011
Anhang A
zur Vorlesung Grundlagen Projektmanagement
Unterstützende Prozesse, Methoden und Werkzeuge(siehe auch: „Lexikon der Projektmanagement-Methoden“,
Drews, Hillebrand, 2007)
• Vorhabensplanung
• Projektsteckbrief
• Stakeholderanalyse
• Risikoanalyse
• Projektstrukturplan (PSP), Beispiele
• Arbeitspaket
• Cockpit-Bericht
• Projektabschluss
• Kochrezept Projektstart
• Projekt-Plan Deckblatt (gesamte Vorlage extra)
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 4
Stakeholderanalyse
Suchfelder
Projekt
Geldgeber
Eigentümer
andere
interne
ProjekteGeschäfts-
führung
interne
Organisation,
Linie/TeamsLieferanten
externer
Kunde
"Auftraggeber"
Auftrag-
geber
intern
direkte
Betroffene
Nutzer/Anwender
Interessen-
gruppen,
Verbände
Politiker
Medien
Behörden
indirekte
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 5
Stakeholderanalyse – Checkliste „potentielle Stakeholder“
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 6
Stakeholderanalyse – Formblatt Stakeholdermatrix
passiv(wenig)
aktiv(hoch)
positiv negativ gering hoch
Termin
Einstellung
zum Projekt(Art der
Betroffenheit)Stakeholder Erwartungen / Betroffenheitsaspekt Was tun? Wer?
Einfluss auf
das Projekt
Interesse am
Projekt(Grad der
Betroffenheit)
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 7
Stakeholderanalyse
Formblatt Stakeholder Portfolio
grün
orange
rot
Legende
aktiv
(hoch)
passiv
(niedrig)
niedrig mittel hoch
Einstellung
zum Projekt:
Interesse am Projekt
(Betroffenheitsgrad)
Einfluss auf das Projekt
Stakeholder-Portfolio
positiv
neutral
negativ
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Risikoanalyse – Suchfelder
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Risikoanalyse
Beispiel einer Checkliste (VDMA-Checkliste nach „ProjektManager“) (1)
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Risikoanalyse
Beispiel einer Checkliste (VDMA-Checkliste nach „ProjektManager“) (2)
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Risikoanalyse – Risikotabelle
Projekt:
Bearbeiter:
Datum:
Nr. BeschreibungEintitts-
Wahrsch.
Trag-
weitemögliche Konsequenzen Gegenmaßnahmen Verantw. Termin
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 12
Risikoanalyse
Risiko-PortfolioProjekt:
Bearbeiter:
Datum:
0
0
0
Tragweite
Eintrirttswahrscheinlichkeit
Risiko-Portfolio
gravierendgering
niedrig
hoch
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 13
Risikoanalyse – FMEA
FMEA als weitere Methode auf Produktebene
– FMEA Failure Mode Effect Analysis
– Kriterien
• Eintrittswahrscheinlichkeit
• Tragweite / Bedeutung
• Entdeckungswahrscheinlichkeit
– RPZ Risiko-Prioritäts-Zahl
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 15
Projektstrukturpläne
Beispiele
• Allgemein, nummeriert
• Haus (objektorientiert)
• Haus (funktionsorientiert)
• Haus (gemischtorientiert)
• PKW (objekt-, funktions-, gemischtorientiert)
• Kamera (objektorientiert)
• Kamera (funktionsorientiert)
• Kamera (phasenorientiert)
• Bau einer Fabrikanlage
• Projekt Existenzgründung
• Projekt Joint Venture
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 16
Vorlage Projektstrukturplan (PSP) allgemein, nummeriert
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 17
Objektorientierter PSP „Bau eines Einfamilienhauses“
HausHaus
GrundstückGrundstück FundamentFundament MauerbauMauerbau DachDach
WändeWände DeckenDecken Sonderbau
(Schornst., ...)
Sonderbau
(Schornst., ...)
MauerwerkMauerwerk
Außenwände/
Verklinkerung
Außenwände/
Verklinkerung
Versorgungs-
leitungen
Versorgungs-
leitungen
Dämmung
(Wärme, etc.)
Dämmung
(Wärme, etc.)
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 18
Funktionsorientierter PSP „Bau eines Einfamilienhauses“
HausHaus
Projekt-
management
Projekt-
managementPlanen /
Erschließen
Planen /
Erschließen Rohbau erst.Rohbau erst. AusbauenAusbauen
VorkoppelnVorkoppeln ErstellenErstellen Prüfung/
Abnahme
Prüfung/
Abnahme
FeinplanenFeinplanen
Gewerke
abstimmen
Gewerke
abstimmen
Material
bereitstellen
Material
bereitstellen
Mitarbeiter
einsetzen
Mitarbeiter
einsetzen
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 19
Gemischtorientierter PSP „Bau eines Einfamilienhauses“
Projekt-
management
Projekt-
managementPlanen /
Erschließen
Planen /
ErschließenRohbau erst.
Firma
Rohbau erst.
FirmaAusbauenAusbauen
Wände/DeckenWände/DeckenGrundstück /
Fundament
Grundstück /
FundamentSonderbau
(Schornst., etc.)
Sonderbau
(Schornst., etc.)
MauerwerkMauerwerk Außenwände/
Verklinkerung
Außenwände/
VerklinkerungVersorgungs-
leitungen
Versorgungs-
leitungenDämmung
(Wärme, etc.)
Dämmung
(Wärme, etc.)
HausHaus
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 20
PSP-Varianten „Entwicklung eines PKW“
Quelle: Rinza, Projektmanagement, 4. Auflage, S. 41
objektorientiertobjektorientiert
PKWPKW
KarosserieKarosserie AntriebAntrieb Fahr-gestellFahr-gestell
GetriebeGetriebe MotorMotor Differ-
enzial
Differ-
enzial
GehäuseGehäuse Kurbel-
trieb
Kurbel-
triebNeben-
aggregat
Neben-
aggregat
PleuelPleuel Kurbelwell
e
Kurbelwell
e KolbenKolben
gemischtorientiertgemischtorientiert
PKWPKW
KarosserieKarosserie AntriebAntrieb Fahr-gestellFahr-gestell
GetriebeGetriebe MotorMotor Differ-
enzial
Differ-
enzial
Fertig-ungFertig-ung Kon-
struktion
Kon-
struktion Erprob-ungErprob-ung
EntwurfEntwurf Detail-
zeichn.
Detail-
zeichn.Zusam.-
Zeichn.
Zusam.-
Zeichn.
funktionsorientiertfunktionsorientiert
PKWPKW
EntwurfEntwurf Fertig-ungFertig-ung Kon-
struktion
Kon-
struktion
Vorber.-
arbeit
Vorber.-
arbeitPrototy-
bau
Prototy-
bauSerien-
produkt.
Serien-
produkt.
Montage
Prototyp
Montage
PrototypFertig.
Prototyp
Fertig.
PrototypErprob.
Prototyp
Erprob.
Prototyp
Material-
beschaff.
Material-
beschaff.Einzelteil-
bearbeit.
Einzelteil-
bearbeit.Qualit.-
kontrolle
Qualit.-
kontrolle
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 21
Objektorientierter PSP
Entwicklung einer Kamera (nach PM Fachmann, ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
Kamera
Optik Mechanik Elektronik
Gehäuse
Linsen
Gehäuse
Rahmen fur
Array
Blende/
Verschluss
CCD-Array
Platine
Verbindungen/
Steccker
Software
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 22
Funktionsorientierter PSP
Herstellung einer Kamera (nach PM Fachmann, ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
Herstellung
Kamera
Konstruktion Fertigung Lieferung
Entwurf
Detailkonstruktion
Fertigungs-
vorbereitung
Prototyp
Serienfertigung
Vertriebskanäle
beliefern
ServiceVorkonstruktion
Integration u. Test
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 23
Phasenorientierter PSP
Herstellung einer Kamera (nach PM Fachmann, ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
Kamera
Konzept-
phase
Test- und Er-
probungsphase
Nutzungs-
phase
Vorstudie Testdefinition
Prototypen
Erprobung
Vermarktung
VertriebskanäleMachbarkeits-
studie
Entwicklungs-
phase
Definition
Vorkonstruktion
Detail-
konstruktion
Produktions-
phase
Fertigungs-
vorbereitung
Produktion
Lieferung Service
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 24
Funktionsorientierter PSP
Bau einer Fabrikanlage (nach PM Fachmann, ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
Bau einer
Fabrikanlage
Projektmanagement Planung Durchführung
Zielklärung
Controlling
Grundlagen-
ermittlung
Entwurf
Genehmigung
Beschaffung
Bau
Projektorganisation
Dokumentation
Projektplanung
Ausführungs-
planung
Inbetriebnahme
Abrechnung
Realisierung
Abnahme Bau
Funktionstest
Schulung
Produktionsanlauf
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 25
Studien &
Analysen
Studien &
Analysen
Situations-
analysen
Situations-
analysen
Markt- u.
Standortanal.
Markt- u.
Standortanal.
Wahl der
Rechtsform
Wahl der
Rechtsform
Machbar-
keitsstudien
Machbar-
keitsstudien
Partner-
bewertung
Partner-
bewertung
Projekt
Existenzgründung
Projekt
Existenzgründung
MitarbeiterMitarbeiter
Bedarfs-
ermittlung
Bedarfs-
ermittlung
Mitarbeiter
einstellen
Mitarbeiter
einstellen
Mitarbeiter
entwickeln
Mitarbeiter
entwickeln
Mitarbeiter
einweisen
Mitarbeiter
einweisen
Mitarbeiter
führen
Mitarbeiter
führen
laufender
Betrieb
laufender
Betrieb
Aufbau- und
Ablauforg
Aufbau- und
Ablauforg
Führung u.
Verhandlung
Führung u.
Verhandlung
Finanz-
management
Finanz-
management
Strategie-
planung
Strategie-
planung
Marketing/
Vertrieb
Marketing/
Vertrieb
diverse
Aktivitäten
diverse
Aktivitäten
verschiedene
Verträge
verschiedene
Verträge
Qualitäts-
sicherung
Qualitäts-
sicherung
Risiko-
management
Risiko-
management
Schulung u.
Beratung
Schulung u.
Beratung
Werbung/
Marketing
Werbung/
Marketing
Kosten u.
Finanzen
Kosten u.
Finanzen
Kosten für
den Aufbau
Kosten für
den Aufbau
Kosten des
lfd. Betriebs
Kosten des
lfd. Betriebs
Umsätze
u. Steuern
Umsätze
u. Steuern
Liquidität/
Rentabilität
Liquidität/
Rentabilität
Finanzier.-
planung
Finanzier.-
planung
Ausstatt.
des Untern.
Ausstatt.
des Untern.
Grundstücke
& Gebäude
Grundstücke
& Gebäude
Maschinen
& Fuhrpark
Maschinen
& Fuhrpark
Prod.-layout,
Büroausst.
Prod.-layout,
Büroausst.
Prod., Vorp.,
Halbf.-erz.
Prod., Vorp.,
Halbf.-erz.
Roh-, Hilfs-,
Betriebsstof.
Roh-, Hilfs-,
Betriebsstof.
Projekt-
Managem.
Projekt-
Managem.
Projekt-
definition
Projekt-
definition
Projekt-
planung
Projekt-
planung
Projekt-
realisierung
Projekt-
realisierung
Projekt-
abschluss
Projekt-
abschluss
Abbruch-
strategien
Abbruch-
strategien
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 26
Projekt
Joint Venture
Projekt
Joint Venture
Projekt-
management
Projekt-
management
DefinitionDefinition
PlanungPlanung
Steuerung,
Controlling
Steuerung,
Controlling
EvaluationEvaluation
Studien &
Analysen
Studien &
Analysen
Situations-
analyse
Situations-
analyse
Länder-
analysen
Länder-
analysen
Partner-
analysen
Partner-
analysen
Markt-
analysen
Markt-
analysen
Machbarkeits-
studie
Machbarkeits-
studie
AusstattungAusstattung
Grundstücke
& Gebäude
Grundstücke
& Gebäude
Maschinen
& Fuhrpark
Maschinen
& Fuhrpark
Prod.-Layout,
Büroausst.
Prod.-Layout,
Büroausst.
Halbfertig-
erzeugnisse
Halbfertig-
erzeugnisse
Roh-, Hilfs-,
Betriebsstoffe
Roh-, Hilfs-,
Betriebsstoffe
MitarbeiterMitarbeiter
Bestands-
ermittlung
Bestands-
ermittlung
Bedarfs-
ermittlung
Bedarfs-
ermittlung
Rekrutierung/
Freisetzung
Rekrutierung/
Freisetzung
Mitarbeiter-
Entwicklung
Mitarbeiter-
Entwicklung
Mitarbeiter-
Einweisung
Mitarbeiter-
Einweisung
Organi-
sation
Organi-
sation
JV-VerträgeJV-Verträge
Aufbau- und
Ablauforg.
Aufbau- und
Ablauforg.
Abbruch-
strategien
Abbruch-
strategien
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 27
Formblatt Arbeitspaket (nach Peipe)Projektname:
Projekt-N
r.: Datum:
Arbeitspaket-Titel:
PSP-Nr.:
Arbeitspaketbeschreibung:
Ziele (W
elche Leistungen sollen
erbracht werden?):
Verantwortlic
h:
Start:
Ende:
Ergebniserwartung:
Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen/Projekten/
Organisationseinheiten:
Aktivitäten/Termine:
Voraussetzungen für das Arbeitspaket:
Aufwand: ... S
td.
Kosten: ... E
UR
Anlagen:
Sonstiges:
Unterschrift P
rojektleitung:
Unterschrift A
rbeitspaketverantwortlic
her:
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 28
Berichte – Cockpitbericht
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 29
Projektabschluss
Projektabschlusssitzung – Checkliste (Quelle: Peipe, Crashkurs Projektmanagement)
Werden die Projektleitung und das Projektteam entlastet?
Sind noch Restarbeiten zu erledigen?
Wie werden sie allgemein zugänglich gemacht?
Sind diese Erfahrungen dokumentiert?
Welche Konsequenzen werden aus den Erfahrungen für künftige Projekte gezogen?
Wie war die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Externen?
Wie war das Klima im Team?
Was ist im Projekt gut, was schlecht gelaufen?
Wenn nein, was sind die Gründe für seine Unzufriedenheit?
Ist unser Kunde mit dem Ergebnis zufrieden?
Wenn nein, was waren die Gründe?
Haben wir die gesetzten Ziele erreicht?
neinjaWas
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 30
Projektabschluss
Erhebungsfragebogen – Klima im Projekt
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 31
Projektabschluss
Erhebungsfragebogen – Kundenzufriedenheit
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 32
Projektabschluss
Projektabschlussbericht (Quelle: Peipe, Crashkurs Projektmanagement)
Unterschrift Projektleitung:
Restarbeiten:
Wichtige Informationen für die Projekterfahrungs-Datenbank:
Hindernisse und Probleme im Projekt:
Chancen und Verbesserungen im Projekt:
Wurden die Projektziele erreicht? Wenn nein, Abweichungen kurz darstellen:
Geplante Projektziele:
Ist:Geplant:Kosten
Ist:Geplant:Aufwand
Ist:Geplant:Termine
Projekt:Projektleiter:
Seite ... bis ...Datum:Projektabschlussbericht
Version 02/ 2011 Vorlesung Projektmanagement Grundlagen Dr. Ulrich Meyer 33
„Kochrezept“ – Projekt-Start
1. Projekt-Ziele definieren, beschreiben und mit Auftraggeber abklären
2. Gemeinsame Suche nach Lösungsmöglichkeiten (Machbarkeit / Konzept)
– Alternative Lösungen aufstellen
– Risiken ermitteln und bewerten
– Stakeholder identifizieren
– QM-Maßnahmen planen
3. Projekt strukturieren (Phasen- oder Objekt- orientiert)
– Unterprojekte (UP), Arbeitspakete (AP), Einzelaufgaben (EA)
– Jede (s) Phase / Objekt muss zu einem Ergebnis führen
– Nur bis zum bekannten Detaillierungsgrad planen
4. Projektablauf – Dauer und Abhängigkeiten der Aufgaben abschätzen.
– vernetztes Balkendiagramm (Gantt-D)
– sonst. Ablaufpläne, z.B. Netzplan o.ä.
– Aufwandsermittlung
5. Projekt-Organisation
– Verantwortliche und Ressourcen für UP, AP, EA festlegen
– PM-Werkzeuge und Controlling-Instrumente festlegen
– Projekt-Team zusammenrufen – Kick-Off-Meeting
6. Gemeinsame Verabschiedung des Projekt-Plans und des Projekt-Antrags
Projekt-S
tart-W
orkshop
und
fachliche Detailarbeit