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Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement

Lingl – Pober, 2012, nach Auchmann, Berger, u.a.

Ein Projekt ist….

eine besondere Aufgabe

benötigt umfangreiches Fachwissen und unterschiedliche Fähigkeiten

kann von einer Person nicht allein gelöst werden

Ein Projekt…

hat eine spezifische Organisationsform

ist ein soziales System mit eigenen Werten, Identitäten und Strukturen

interagiert mit „Umwelten“

http://www.projektconsulting.at/dmdocuments/pma_presentation.pdf


Projektunterricht vs. Projekt

Projektunterricht – prozessorientierte Unterrichtsmethode

Projekt – ziel- und ergebnisorientiert

Unterscheidung nach Komplexität

Programm

Projekt

Maßnahme

Routineaufgabe

Maßnahme – Projekt – Programm?

wenig komplex mittlere

Komplexität mittlere bis hohe

Komplexität hohe Komplexität

wiederholte Durchführung

einmalig einmalig einmalig

kurz- und mittelfristig

kurzfristig mittelfristig mittel- und langfristig

Routineaufgabe –keine eigene Organisation

Kleinprojekt-Maßnahme

Projekt Programm

Nach: http://www.acy-consulting.at/docs/Projektmanagementglossar_v1_11.6.03.pdf

Am Ende des Schuljahres sollen die

SchülerInnen der Oberstufe ein Fest für die

gesamte Schule organisieren.

Nach einer Flutkatastrophe beschließen

SchülerInnen der 6y, für die Opfer zu

sammeln.

Die SchülerInnen der Klasse 6x

entschließen sich, ihren Klassenraum

auszumalen.

Im Keller der Schule gibt es einen leeren

Raum, dessen Gestaltung und Verwaltung

als Oberstufenaufenthaltsraum die

SchülerInnen übernehmen sollen.

Maßnahme oder Projekt? Maßnahme oder Projekt?

Projektarten

Beschaffungsprojekt

Forschungsprojekt

Organisationsentwicklungsprojekt

Einführungsprojekt

Konzeptionsprojekt

Realisierungsprojekt

….

Projekt ist nicht gleich Projekt

Akzeptanzprojekt sozial schwierig sachlich normal

Pionierprojekt sozial schwierig sachlich schwierig

Standardprojekt sozial normal sachlich normal

Potenzialprojekt sozial normal sachlich schwierig

Projektmanagement

Projektmanagement ist….

Planung, Steuerung, Organisation und Kontrolle eines Projekts

Projektmanagement befasst sich mit …

Strukturen – Ziele, Leistungen, Kosten …

Prozessen – Abläufe, Termine, Strukturpläne, …

Personen – Rollen, Kommunikation, P-Kultur…

Management = Führung

Führungsaufgaben

Organisation

Führungsstil

Führungsmittel = PM-Tools

pm-gruppe

Betrachtungsobjekte des PM

Leistungen

Termine

Ressourcen Kosten

Projekt-

kontext

Projektmanagement

beinhaltet Werkzeuge, um

alles, was während der Arbeit am Projekt zu bedenken ist, in eine Struktur zu bringen

den Arbeitsablauf zu erleichtern

nichts Wichtiges zu vergessen

Projektmanagementaufgaben

Abgrenzung des Problems und Projekts

Vereinbarung von Projektzielen

Planung finanzieller, personeller, sachlicher Ressourcen

Führung der Projektgruppe nach innen Verteilung von Kompetenzen und Verantwortungen

Kommunikation und Dokumentation

Controlling (Leistung, Zeit, Kosten)

Projektkultur, Coaching, Teamentwicklung

Konfliktmanagement

Verzahnung ihrer Aktivitäten nach außen

Marketing

Prozessorientiertes Projektmanagement

Beauftragung

Antrag

Abschluss

Abnahme

Start (Planung)

Auftrag

Koordination,

Marketing Controlling

Durchführung

+

Projektbeauftragung

Beauftragung

Antrag

Ideenentwicklung Durchführbarkeitsanalyse Projektwürdigkeitsanalyse

Woher kommen Projektideen?

Ideenentwicklung (Kreativitätstechniken)

Übernahme von Ideen (Auftraggeber, Projektausschreibungen, ...)

Durchführbarkeitsanalyse

Problemstellung lösbar?

Genügend Ressourcen vorhanden?

Wann ist das Projekt erfolgreich?

Durchführbarkeitsanalyse

Bereich Frage Ergebnis Bewertung

Personalressourcen

Finanzielle Ressourcen

Zeitliche Ressourcen

Materielle Ressourcen

Know How

Wirtschaftlichkeit

Kriterien der „Projektwürdigkeit“

komplex

neuartig

riskant

bedeutend

zielorientiert

Ressourcen sind begrenzt

komplex

vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit erfordert

unterschiedliche Lösungswege möglich

hoher Bedarf an Ressourcen

hoher Zeitaufwand

neuartig

Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht (in dieser Organisation bzw. von diesen Personen) durchgeführt

bedeutsam

Die Durchführung des Projektes ist für das Unternehmen, die Institution, Schule etc. längerfristig wichtig

zieldeterminiert

Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der Planung festgelegt

Einhaltung der festgelegten Ziele wird laufend kontrolliert

Projektwürdigkeitsanalyse

komplex vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit erfordert, unterschiedliche Lösungswege möglich, hoher Bedarf an Ressourcen, hoher Zeitaufwand

neuartig Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht (in dieser Organisation bzw. von diesen Personen) durchgeführt

riskant Projekt kann scheitern, dies hätte negative Folgen

strategisch bedeutsam

Durchführung des Projektes ist für das Unternehmen, die Institution, Schule etc. längerfristig wichtig

zieldeterminiert Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der Planung festgelegt, Einhaltung der festgelegten Ziele wird laufend überwacht

Projektwürdigkeitsanalyse Kriterium Ausprägung Begründung

hoch mittel niedrig komplex

neuartig

riskant

bedeutsam

zielorientiert

zeit- und ressourcen-aufwändig


Beauftragung

Antrag

Abschluss

Abnahme

Start (Planung)

Auftrag

Koordination,


Durchführung

+

Projektstart

Antrag

Start (Planung)

Auftrag

Start-Event Abgrenzung Kontextanalyse Leistungsplanung Terminplanung Kosten- und Ressourcenplanung Entwicklung der Projektkultur Planung der Kommunikationsstruktur

Vom Antrag zum Auftrag

Projekt durchführbar und projektwürdig Projekt-Antrag

nur ein Angebot skizziert Projekt meist formlos, kann auch im Gespräch

erfolgen

http://virk.files.wordpress.com/2010/11/rsz_1mgt13.gif

http://virk.files.wordpress.com/2010/11/rsz_1mgt13.gif

Projektauftrag

Der Projektauftrag ist ein Vertrag

enthält eine Kurzbeschreibung des Projekts

nach den wichtigsten Planungsarbeiten

Abweichungen nur mit Zustimmung der Vertragspartner zulässig

Projektabgrenzung Projekt-Kontextanalyse

zeitlich zeitlichen Rahmen festlegen und mit Ereignissen verbinden

Vor-Geschichte – Leben nach dem Projekt

sachlich Inhalt des Projekts festlegen – Projektziele und Nicht-Ziele

Einflüsse anderer Vorhaben

sozial Rollen, Kompetenzen und Funktionen

Fördernde und hemmende Umwelten definieren und Maßnahmen festlegen

Projektabgrenzung und Kontextanalyse

Projektabgrenzung Projektkontextanalyse

zeitlich Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt?

Was hat zu dem Projekt geführt?

Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher?

Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich?

sachlich Welche Ziele werden verfolgt?

Was sind Thema und Inhalt des Projektes?

Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt?

sozial Wer hat im Projekt welche Rollen inne?

Wer ist Projektleiter, Projekt-teammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach?

Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden, Behörden, Medien…) steht das Projektteam in Kontakt?

Ziele – sachliche Abgrenzung

Was sind Thema und Inhalt des Projekts?

Welche Ziele werden verfolgt?

Was sind Nichtziele und Zusatzziele

Ziele vs. Aufgaben

zu erledigen um Ziele zu erreichen

z.B. ist „3 Workshops durchführen“ kein Ziel, sondern eine Aufgabe

Ziele müssen SMART sein

S pezifisch

M essbar

A ttraktiv

R ealistisch

T erminisiert

Umweltanalyse












Umweltanalyse

Einbettung des Projekts

Erfolgsfaktoren erkennen

„Freunde“ und „Feinde“

Maßnahmen

pm-gruppe

Sozialer Projektkontext

Projekt

Projekt-

auftraggeber

Projekt-team

Projektleiter

Medien

LieferantenKunden

Rollen im Projekt












Projektrollen

nicht personenbezogen!

Summe der Erwartungen an einen Rollenträger

Rollen in Projekten

ProjektauftraggeberIn / -Gremium

ProjektleiterIn / Leitungsteam

Projektteammitglieder

ProjektmitarbeiterIn

Projektcoach

http://vnutravel.typepad.com/trainingday/2010/01/big-project-not-a-big-production.html

Wer vergibt die Rollen in einem Projekt?












Rollen im Projekt

ProjektauftraggeberIn Wünscht die Durchführung und erwartet ein Ergebnis

ProjektleiterIn Gesamtverantwortlich für die erfolgreiche Durchführung

Lenkt das Projekt

Zusammenstellung des Projektteams

Kommunikation, Steuerung, Marketing

Einteilung von Ressourcen (Zeit, Sachmittel, Personal)

Projektteammitglied und ProjektmitarbeiterIn Übernahme der operativen Arbeit

Projektcoach BeraterIn der Projektleitung

Organigramm

„Planung ist bewusstes, rationales, menschliches

Denkhandeln …. Durch Planung nimmt man zukünftige Geschehnisse gedanklich

vorweg, strukturiert und ordnet sie und versucht, Maßnahmen, die man

erst später ausführen will, schon jetzt möglichst

zielgünstig festzulegen oder auszuwählen.“

Aus: WETTENGL, Projektmanagement

Ich was suchen

Ich was suchen

Ich wissen was suchen

Ich was wissen

Ernst Jandl, Österreichischer Lyriker, 1925-2000

Planung

kreativer Prozess

benötigt Erfahrung, Vorstellungs-vermögen, Fach- und Methodenwissen

alle Beteiligten sind einzubinden

Planungsbereiche

Leistungsplanung Zeitplanung

Rahmenplan Ergebnisziele „Objektsystem“

Terminziele

Grobplanung Aufgaben im Projekt = Arbeitspakete „Handlungssystem“

Projektphasen und Meilensteine

Feinplanung Detailplanung von Arbeitspaketen

Detailplanung einzelner Vorgänge

Planungsbereiche

Leistungsplanung Zeitplanung

Rahmenplan Ergebnisziele Produkte, Güter, Dienstleistungen, Filme, Studien, Software….

Terminziele

Grobplanung Aufgaben im Projekt = Arbeitspakete plan- und kontrollierbare Teilbereiche – vollständig, eindeutig

Projektphasen und Meilensteine

Feinplanung Detailplanung von Arbeitspaketen

Detailplanung einzelner Vorgänge

Projektstrukturplan

Gliederung in kontrollierbare Arbeitspakete

Nach Kompetenzen, Objekten, Zielgruppen, Projektphasen

Bottom up oder Top down

Tätigkeiten!

Codierung

Projektstrukturplan

Projektstrukturplan

Grundlage für...

Ablaufplanung, Terminplanung

Kostenplanung, Ressourcenplanung

Funktionenverteilung

zentrales Kommunikations-instrument

Projektstrukturplan Beispiel



Projekt Verbesserung des Raumklimas

6c 2008/09 Projekt Coaching-Camp

6c 2008/09

Projektstrukturplan „Finde es interessant, wie wir mit kleinen Arbeitsschritten

anfangen und dann daraus einen großen organisierten Plan

machten

Abwechslung tat gut.“

„Finde es interessant, wie wir mit kleinen Arbeitsschritten

anfangen und dann daraus einen großen organisierten Plan

machten – ich bin grundsätzlich unorganisiert und diese

Abwechslung tat gut.“

„Arbeitsschritte aufschreiben, sortieren,… macht Spaß, weil

alles so professionell wirkt“

„Arbeitsschritte aufschreiben, sortieren,… macht Spaß, weil

alles so professionell wirkt“

„Vieles ist logisch und einfach aber dennoch wäre ich nicht von

selbst darauf gekommen. Ich tue mir oft schwer den richtigen

Anfang zu finden, deswegen waren die Tabellen

hilfreich.“

„Vieles ist logisch und einfach aber dennoch wäre ich nicht von

selbst darauf gekommen. Ich tue mir oft schwer den richtigen

Anfang zu finden, deswegen waren die Tabellen schon

hilfreich.“

Strukturieren & Ordnen

„Strukturieren und ordnen macht Freude“ „Strukturieren und ordnen macht Freude“

„Jetzt haben wir endlich eine Struktur drin und ich kann mir

das ganze viel realistischer vorstellen. Macht viel klarer, was für

Aufgaben es überhaupt gibt.“

„Jetzt haben wir endlich eine Struktur drin und ich kann mir

das ganze viel realistischer vorstellen. Macht viel klarer, was für

Aufgaben es überhaupt gibt.“

„Nach den Spezifikationen ist es noch mal zu Verschiebungen

im PSP gekommen, was sehr interessant zu beobachten war.

Man sieht wie komplex ein anscheinend einfaches Projekt sein

kann.“

„Nach den Spezifikationen ist es noch mal zu Verschiebungen

im PSP gekommen, was sehr interessant zu beobachten war.

Man sieht wie komplex ein anscheinend einfaches Projekt sein

kann.“

Meilensteinplan

Code Meilenstein Plan-

Termine Adaptierte

Plan-Termine Ist-Termine

1.1.1 M1 Projekt gestartet

1.1.4 M… Projekt abgeschlossen

Balkenplan

Termine & Meilensteine

http://www.savagechickens.com/tag/project

http://www.savagechickens.com/tag/project

„Meilenstein setzen ist ein Meilenstein für

sich, weil es eine mentale Erleichterung

bringt, den Abschluss bestimmter Schritte

deutlich zu machen.“

„Meilenstein setzen ist ein Meilenstein für

sich, weil es eine mentale Erleichterung

bringt, den Abschluss bestimmter Schritte

deutlich zu machen.“

Netzplan

Weitere Planungsinstrumente

Funktionendiagramm

Ressourcen- und Kostenplan

Finanzplan

Funktionendiagramm

Dokumentation der Zuordnung von

Arbeitspaketen

Projektrollen bzw. -umwelten

Funktionen

Durchführung

Information

Mitarbeit

Entscheidung

Kontrolle

Ressourcenplan

Ressourcen sind...

Personal

Geräte

Finanzmittel

Material

Projektkultur

Werte, Normen und Regeln eines Projekts

Organisatorische „Spielregeln“

Kommunikationsformen

Planungs- und Controlling-Methoden

Projektkultur Identifikation

Projektkultur entwickeln

Projektname

Projektlogo

Projektleitbild

Projektspezifische soziale Veranstaltungen

Projektraum

Logo des Projekts

Coaching-Camp, 6c

Kommunikationsstruktur

Mündliche Kommunikation

Gespräche (formell, informell), Telefonkonferenzen, Sitzungen, Workshops, Projektpräsentation

Sitzungen – welche Form, wie oft, wer soll teilnehmen…

Kommunikation

Schriftliche Kommunikation

email, Internetplattform

Protokolle

Verträge, Spezifikationen, Projektauftrag

Projektpläne, Analysen

Tätigkeitsberichte


Beauftragung

Antrag

Abschluss

Abnahme

Start (Planung)

Auftrag

Koordination,


Durchführung

+

Projektdurchführung

Abnahme Auftrag

Koordination,


Durchführung

+

Laufende Arbeiten durchführen und koordinieren Permanentes Marketing Controlling (Diskontinuitäten-management)

Marketing

„Es gibt so viele tolle Projekte an unserer Schule und keiner weiß

etwas davon.“

Aufgaben des Projektmarketings

Projekterfolg sicher stellen Akzeptanz der Ergebnisse

Gerichtet an die Projektumwelt(en) Unterstützung durch das Umfeld

Befriedigung des Erklärungsbedarfes

von allen Projektteammitgliedern wahrzunehmen

Controlling

Controlling

überwacht Projektentwicklung Termine

Leistungen

Kosten

Projektfortschritt

Soll-Ist-Vergleich

Zielerreichung

Termineinhaltung pm-gruppe

Der Controlling-Zyklus

Durch-

führung

Kontrollieren

Steuern

Neu-

Planen

Controlling

Controlling

ist nicht Kontrolle, sondern aktive Steuerung

dient der Verbesserung der Arbeit des Projektteams

Fehler beseitigen statt Schuldige suchen!

Risikomanagement

Projektrisiken

potentielle Bedrohung für den Erfolg

Aufgaben

Identifizierung, Bewertung, Priorisierung

Präventivmaßnahmen

Korrekturmaßnahmen

Controlling

Dokumentation

Projektabschluss

Abschluss

Abnahme

Ergebnispräsentation Projektabnahme Projektevaluierung bzw. Reflexion Projektabschlussbericht Fertigstellung der Dokumentation abschließendes Projektmarketing Auflösung der Projektorganisation

http://www.projectcartoon.com/pdf.php?CartoonID=3&PaperSize=A4

http://www.projectcartoon.com/pdf.php?CartoonID=3&PaperSize=A4

Vereinbarungen für Nachprojektphase

Auflösung der Beziehungen der Umwelten

Abschließendes Projektmarketing

Ziel: Abnahme durch Auftraggeber

Sicherung und Transfer des Know-hows

Verwendete Literatur

Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement und Projektarbeit. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2005

Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement – Step by

Step. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2007 Gareis R.: Happy Projects! Verlag Manz. Wien 2005 Berger Ch.: Projektmanagement Einführung. PIB-

Seminarunterlagen. Wien 2004 Lingl, K.: Projektmanagement - Fortbildungsunterlagen Pober E., u. a.: Skriptum Projektmanagement für das

Pflichtmodul Methoden 3. GRG23/VBS. Wien 2008

projektmanagement - gymnasium draschestrasse: startseite...komplex vielschichtige aufgabenstellung,...

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