ProjektmanagementPhasen eines

Projekts

1. Phase:Projektdefinition

Projektdefinition 1. Schritt: Problemanalyse

Bedeutet: wie viel weicht die eigentlich Lage von der angestrebten Lage ab

Problempunkte werden aufgelistet Ursachen der Probleme werden definiert

Projektziele Es gibt 3 Zielkomponenten:

Das KostenzielDas TerminzielDas Sachziel

Durchführbarkeitsanalyse Zeigt:

MachbarkeitRisikenWirtschaftlichkeit

Wird in einem Anforderungskatalog schriftlich festgehalten

Lösungskonzept wird erarbeitet

Projektvertrag Wird von Auftraggeber und –nehmer

zusammen erarbeitet Enthält eine genaue Leistungsbeschreibung Dieser Vertrag kann auf 2 Wegen zustande

kommen:Durch einen ProjektauftragDurch ein Angebot

Projektleiter Aufgaben des Projektleiters:

Projektteam zusammenstellen und leitenDas Projekt zu steuern und zu organisierenKontakte zwischen Mitarbeitern und

Auftraggebern zu OrganisierenNach Abschluss das Projektergebnis zu

präsentieren

Projektteam Mitarbeiter müssen nötige Qualifikationen

haben Mitarbeiter müssen motiviert sein Arbeitsklima muss stimmen Richtige Infrastruktur Passende Räumlichkeiten und Arbeitsmittel Notwendige Informationen müssen

beschafft sein

Kick off Meeting Wird kurz vor Start des Projekts gemacht Aufgaben werden verteilt Spielregeln werden erklärt Alle werden auf den gleichen

Informationsstand gebracht

2. Phase:Projektplanung

Projektplanung

Häufig kommt es nicht zum Projektabschluss wegen unzureichender Planung

Deswegen wird die Planung in 6 systematischen Schritten durchgeführt

Entwurf Projektergebnis

Identifikation Arbeitspakete

Projektstrukturplan

Ablauf- und Terminplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätsplan

Entwurf Projektergebnis

Identifikation Arbeitspakete

Projektstrukturplan

Ablauf- und Terminplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätsplan

Projektplanung

Identifikation Arbeitspakete

Arbeitspakete sind die Aktivitäten die während des Projekts ausgeführt werden müssen

„Projekt im Projekt“ Für den Projekterfolg von größter

Wichtigkeit

Checkliste: Regeln der Arbeitspaketentwicklung

Checklist:

überschaubare Gliederung logische Abhängigkeiten Laufzeit + Abschlusstermin Zuordnung personeller

und sachlicher Ressourcen Ermittlung von

Projektkosten

Entwurf Projektergebnis

Identifikation Arbeitspakete

Projektstrukturplan

Ablauf- und Terminplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätsplan

Projektplanung

Projektstrukturplan Übersichtlich + hierarchisch Alle Arbeitspakete auf einen Blick Kommunikation wird erleichtert Arbeitspakete werden:

Überbegriffen zugeordnetNummeriertGrafisch zugeordnet

Projektstrukturplan Bsp.

Es Gibt 2Gliederungsprinzipien:

Objektorientierte Gliederung

Funktionsorientierte Gliederung

Referat vorbereiten

1. Recherchieren 2. Ausarbeiten 3. Vortrag

1.1 Internet

1.2 Buch

1.3 Sonstige Quellen

1.1 Präsentation

1.2 Hand-out

1.3 Ausarbeitung

1. Ebene

2. Ebene

3. Ebene

Entwurf Projektergebnis

Identifikation Arbeitspakete

Projektstrukturplan

Ablauf- und Terminplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätsplan

Projektplanung

Ablauf und Terminplan legt Dauer und zeitliche Stafflung der

Arbeitspakete fest Weist Projektverlauf konkrete Kalendertermine zu Wird als Balkendiagramm oder Netzplan

dargestellt Zwei neue Aspekte bei den Arbeitspaketen:

Logische AbhängigkeitenDauer

Vorgangsliste wird meist in Tabellenform erstellt

Netzplan Bsp.

Vorgangsliste Bsp.

Entwurf Projektergebnis

Identifikation Arbeitspakete

Projektstrukturplan

Ablauf- und Terminplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätsplan

Projektplanung

Kapazitätsplan Sorgt dafür das alle Ressourcen:

in der richtigen Art und Qualitätin der richtigen Mengezur richtigen Zeitam richtigen Ortsind

Ressourcen können Personen mit bestimmten Qualifikationen oder Sachmittel sein

Entwurf Projektergebnis

Identifikation Arbeitspakete

Projektstrukturplan

Ablauf- und Terminplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätsplan

Projektplanung

Kostenplan Ziele:

Ermittlung des gesamten ProjektbudgetsKalkulation eines Angebots bei externen ProjektenÜberwachung der Projektkosten

Verfahren zur Kostenschätzung:Parametrische Kostenschätzung (Faustformel)Analogie - SchätzverfahrenBottom – up – Verfahren

Entwurf Projektergebnis

Identifikation Arbeitspakete

Projektstrukturplan

Ablauf- und Terminplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätsplan

Projektplanung

Qualitätsplan Leitfrage: Wann macht wer was wie, um die

Qualität zu garantieren Qualität = die Erfüllung von vereinbarten

Anforderungen Qualitätsplan ist folgendermaßen aufgebaut:

Formulierung von QualitätszielenBenennung der QualitätskriterienWege zur QualitätserreichungQualitätskontrolle

3. Phase:Projektdurchführung

Durchführungsphase Auftragnehmer tritt mit Auftraggeber in

Kontakt um:Ihn über den Stand des Projekts zu informierenÄnderungen abzusprechenVertrauen zu fordern

Gründe für Änderungen können sein:FehlplanungenVerzögerungen bei ArbeitspaketenÄnderungswünsche des AuftragsgeberUnvorhergesehene Ereignisse

Projektsteuerung Wird meistens vom Projektleiter übernommen Er koordiniert und lenkt alle Tätigkeiten Er wird vom Projektcontrolling unterstützt

Projektcontrolling Aufgaben vom Projektcontrolling:

Abweichung von der Planung zu entdeckenSteuerung und Überwachung des ProjektsFührt ständig einen Soll – Ist Vergleich durch

Projektcontrolling ist in mehrere Teilbereiche unterteilt:Termin und AblaufcontrollingKostencontrollingErgebniscontrolling

Definitionsphase Aufgaben:

Prüfen von Eignung und Präzision des ProjektzielsPrüfen der Umsetzung der Projektzieleformulieren des QualitätsstandardsPrüfung des BeschaffungswesensÜberprüfen der Lückenlosigkeit der DokumentationDurchführen von Testläufen bei MeilensteinterminenDurchführen einer umfassenden Endkontrolle

von der Projektdokumentation unterstützt

Projektdokumentation Erstellt eine Prozessdokumentation Diese beinhaltet:

Besprechungsprotokolle von Team- und Gruppenleiterbesprechungen

Statusberichte der Informationen zum Stand des Projekts

Sonderberichte bei größeren KomplikationenProduktdokumentation

Aufgaben des Projektleiters

Er muss:laufende Vorfeldanalysen durchführen○ D.h. er muss sich in wichtige Vorgänge in naher Zukunft

hineindenkendie Vorgänge nötigen personellen und materiellen

Ressourcen sicherstellenDie Priorität der abzuarbeitenden Arbeitspakete

bestimmenSicherstellen das die Pakete abgearbeitet werdenDafür sorgen das die Mitarbeiter motiviert sind

4. Phase:Projektabschluss

Projektabschluss Abschlusspräsentation Abnahme Einweisung Abschlussbesprechung Abschlussbericht Auflösung des Projektteams

Ende