1

Projektmenedzsment

Nagy Zsolt

30/9577383 nagy.zsolt@ttmk.nyme.hu

2

Mi a projekt?

3

A projekt fogalma:

Egyszeri célok megvalósításának folyamataVállalati működés: hagyományos vállalati rendszer vagy projekt keretében Projektmenedzsment rendszerorientált megközelítésben

4

A projekt egyszeri célok megvalósításának folyamata

A menedzsment projekteken keresztül kivitelezi a stratégiát.példa: a szervezet versenyképességének növelésére irányuló stratégia kivitelezése új szolgáltatás bevezetésével.

5

Vállalati működés: hagyományos vállalati rendszer vagy projekt keretében

tevékenységek

tervezés végrehajtás ellenőrzés

Standard feladatok

Működés a meglévő vállalati rendszer keretében

Testre szabott, nem standard feladatok

Feladatmegoldás projekt keretében

6

Rendszerek és projektek menedzselésének összehasonlítása

Rendszer Projekt

Feladat jól ismert szokatlan

Munkatársak kinevezett, ismert változó, ideiglenes

Feladatkörök kialakult minták bizonytalan, változó

Szervezeti kultúra

szerep vagy hatalom

feladat

Munkakapcsolat bejáratott együttműk.

eldöntendő

Hatáskörök egyértelmű, pozíció sz.

nem mindig egyértelm.

Koordináció hierarchikus hálózat (mátrix)

Információforrás kialakult, rutin új, bizonytalan

Tanulás, változás

kívánatos létfontosságú

Mozgatórugó a rendsz. által fenntart.

a rendsz. veszélyezteti

Időtávlat hosszú távú körülhatárolt, véges

7

Projektmenedzsment rendszerorientált megközelítésben

Projektmenedzsment: a projekt által érintett funkcionális szakterületek tevékenységének integrálása.

Miért szükséges ez az integráció?

8

Mit tekintünk projektnek?Projektnek tekintünk minden olyan feladatot, ill. annak végrehajtását, ami eltér egy szervezet szokásos, s így rutinjellegűnek nevezhető napi tevékenységétől, és valamilyen egyszeri, komplex feladatot jelent a szervezet számára. (Görög Mihály)A projekt konkrét, általában egy meghatározott költségvetési és időkereten belül elérendő cél megvalósítására ideiglenes jelleggel összeválogatott emberek és egyéb erőforrások csoportja. (Robert J. Graham)

9

A projektek ismérvei, kritériumai:

egyszeri, nem ismétlődő,összetett, komplex feladat,egyértelműen, világosan meghatározott célrendszere van,adott költségvetési és időkerete van,hozzárendelt erőforrásai vannak,a feladat mérete, bonyolultsága, jelentősége vagy egyedisége meghatározó,meghatározott kezdő és befejezési időpontja van

10

Az idő/költség/minőség háromszöge

IdőKöltség

Minőség

11

A projektmenedzsment használatának előnyei:

egyszer felmerülő problémák egyszerűbb és hatékonyabb megoldása,a munka sikeresebb és hatékonyabb megtervezése,reálisabb prognózisok és értékelések,a projekt kivitelezéséhez szükséges eszközök jobb kézben tartása,jobb tájékozottság.

12

A projektek szereplői

Projektmenedzser

A projekten dolgozó csoport

(team)(projektkoordináto

r)

Vállalatvezető

Projektszponzor

Megrendelő

13

Projektéletciklus-modell

a projekt kialakításatervezésszervezésvégrehajtása projekt lezárása

14

15

Követelmények

A projekt fázisai

Az ötletnépszerűsítése

Ötlet

Stratégia

A projektkezdete

Tervezés

Az eredményekhasznosítása

KivitelezésBefejezés és

átadásA projekt eredményének átvétele

A projekt kezdete

PR

OJE

KT

16

A projekt szerkezete:

A feladatok alábontási rendszere (WBS - Work Breakdown Structure) (MIT?)

A feladatok kivitelezőinek meghatározása (Kompetenciák és felelősségek mátrixa - KFM) (KI?)

Kivitelezés technológiája- projekt hálóterve(HOGYAN?)

17

A projekt szerkezete (folytatás):

A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése – Gantt diagram (MIKOR?)

A kivitelezéshez szükséges források megtervezése – allokációA projekt költségeinek a felmérése (MENNYIBŐL?)

18

Hat klasszikus kérdés

KI?MIT?MIKOR?HOL?MIÉRT?HOGYAN?

19

Feladatok alábontási rendszere WBS

egyre finomabb részletekben történő meghatározás a legalacsonyabb szintighierarchiába rendezett strukturált tevékenységjegyzék – kódszám rendszernem foglal állást a feladatok sorrendjét, a kivitelezés időtartamát, a végrehajtáshoz szükséges személyek számát illetően

20

Feladatok alábontási rendszere WBS

Előnyei: Egységes struktúrát biztosít

- a munkatervezéshez- a felelősségek meghatározásához- költségek felügyeletéhez.

· Információkat biztosít a munkaterv kidolgozásához, mely tartalmazza a feladatok, idő, források és költségek meghatározását.

21

A WBS egy…

…felülről lefelé haladó rendszer,egyre részletesebb meghatározással.Addig részletezzük, amíg a feladatokszintjéhez nem jutunk.

22

A WBS kidolgozásához való hozzáfogás:

1. felülről lefelé történő lebontás

2. egyre részletesebb3. a feladatok

szintjéig történő lebontás

23

A WBS legalsó szintje - feladatok

pontosan meghatározott eredménnyelegyszeri feladataz elvégzéséért egy személy felelősa kivitelezőt hivatalosan és nem hivatalosan is meghatározhatjuka kivitelezés költségeit egyszerűen meg lehet határoznia kivitelezés minősége egyszerűen értékelhetőkódszám logika

24

A WBS használatának előnyei

a projektrészek teljes struktúrájának grafikus áttekintésea projekt feladatai és eredményei közötti függőségi viszony feltüntetésealapot biztosít:- projekt kivitelezési tervek elkészítéséhez

- a költségvetési rendszerének meghatározásához

- a projekt előszámlájának kidolgozásához

megkönnyíti a projekt kézbentartását

25

WBS

1.11.21.3

1.4.11.4.21.4.31.4.4

1.4

26

A feladatok kivitelezőinek meghatározása

27

Lehetséges szereplők:KIV: kivitelezésért felelősRV: részt vesz a feladatok kivitelezésébenK: feladatokat koordináljaD: dönt a kivitelezésről

Kompetenciák és felelősségek mátrixaA projekt feladatai A projekt kivitelezésének

résztvevői

28

A projekt hálótervének kidolgozása

1. CPM (Critical Path Method = Kritikus út módszere) Tevékenység élű háló

2. MPM (Metra Potencial Method) Tevékenység csomópontú háló

3. PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) Véletlentől függő, sztochasztikus tevékenységidők

29

CPM (Critical Path Method)

Az egyik legelterjedtebb modelltípus, determinisztikusidőkkel dolgozik. Ez egytevékenység élű háló, mely aDuPont Corporation és a Remington Rand nevéhezfűződik. A CPM olyan modell, melyben a projekt teljesátfutási ideje az egyedi tevékenységek időtartama éstevékenységek közötti kapcsolat alapján számítható ki,meghatározva, mely tevékenységek kritikusak, ésmelyeknek van tartalékidejük.A gráf csomópontjai események, a gráf élei atevékenységek.

30

A CPM háló rajzolásának szabályai

a háló összefüggő rendszert alkot, nincs benne szakadásidőben lefolyó folyamatokat ábrázol (dinamikus, irányított)hurokmentesa hálónak egy kezdő és végpontja vana háló alakja lényegtelen, a nyilak keresztezhetik egymást

31

CPM - Kritikus út módszere :.

i , ji j

esemény

tevékenység

32

Tevékenység élű háló szerkesztése:

1. A háló nem tartalmazhat kettős tevékenységet!

i j i j

i1

33

2. Látszattevékenység

iB

A C

D

BD

A,BC

B

A

Megelőző tevékenység

Tevékenység

34

Látszattevékenység:

B D

i1

i

A C

LÁTSZATTEVÉKENYSÉG

35

Irodai informatikai fejlesztés

Tevékenység

Tev.leírása

Közvetl.megelőző

Idő[nap]

Személyz.[fő]

A Irodaelőkészítése

- 12 2

B Felszerelésbeszerzése

- 8 2

C Teszteléstervezése

- 5 1

D Installálás A,B 10 4

E Rendszerteszt

C,D 10 3

F Felhasználókképzése

A,B 5 1

36

CPM módszer

0

1

2 3 4

B (8)

A (12)

C (5)

D (10) E (10)

F (5)

32

32

22

22

12

12

8

12

0

0

37

MPM (Metra Potencial Method)

Tevékenység csomópontú háló, melyet

1958-ban Franciaországban publikálták először.Fő jellegzetessége a tevékenységekegymáshoz viszonyított helyzeténekegyszerű kezelését lehetővé tevőnégyféle kapcsolati típus és kapcsolatiidők bevezetése.A gráf csomópontjai a tevékenységek, élei a tevékenységek közötti logikai kapcsolatot ábrázolják.

38

MPM- tevékenység csomópontú háló:Az MPM hálóban nincs szükség látszat-tevékenyégekre, egyszerűen fel kell rajzolni a csomópontokba a tevékenységeket és közéjük húzni a logikai kapcsolatot, hurok itt sem megengedett, lehetséges a háló több kezdő-, és végpontja.KORAI KEZDÉS

TEVÉKENYSÉG IDŐ-TARTAM

KORAI BEFEJEZÉS

TEVÉKENYSÉGNÉV VAGY AZONOSITÓ

KÉSŐI KEZDÉSTELJES TARTALÉK

IDŐKÉSŐI BEFEJEZÉS

39

MPM módszer

0 12 12A

0 0 12

0 8 8B

4 4 12

0 5 5C

17 17 22

12 10 22D

12 0 22

12 5 17F

27 15 32

22 10 32E

22 0 32

40

PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique)

véletlentől függő, sztochasztikus

tevékenységidőket használ. Ezt amódszert először az Egyesült Államokhaditengerészeténél a Polárisrakétarendszer kifejlesztésénélhasználták. Az eljárást a projekt egyiklegnagyobb szállítója, a Lockheedfejlesztette ki.

41

Projekt időtervezése:

a projekt feladatainak értékeléséhez szükséges időegységek meghatározása(nap, hét, hónap, stb.)a projekt egyes feladatai és/vagy munkacsomagjai időtartamának meghatározásaa projekt esetleges fix határidőinek és egyéb időbeni korlátoknak a meghatározásaa projekt időtervének kidolgozása

42

Gantt diagram

áttekinthetőnaptárszerű tevékenység kezdő-, és befejező időpont ábrázolás

Hátránya: nem mutatja egy tevékenységnek a megelőzőkkel való kapcsolatát

43

Kód

TevékenységMegelőző tev.

Idő

5

8

12

510

10

-Tesztelés tervezéseC

-Felszerelés beszerzéseB

-Iroda előkészítéseA

A, BFelhasználók képzéseF

C, DRendszer teszteléseE

A, BInstallálásD

F

E

D

C

B

A

Tevékenység 22

32

17

12

85

44

Erőforrások ütemezése, allokálás

Cél: az időtervezés eredményeinekfigyelembevételével olyan ütemezéstkészíteni, amely a szükséges munkaerő,gépek, anyagok reális felhasználásátbiztosítja.

45

Erőforrások:

Pótolható erőforrások (kapacitások): mennyiségük független a felhasználásuktól. Nem raktározhatók. (munkaerő, gépek)Nem pótolható erőforrások (anyagok): mennyiségük a felhasználáskor csökken. Raktározhatók. (anyag, pénz)

46

Példa: irodai informatikai fejlesztés

A, B

C, D

A, B

-

-

-

Megelőző tev.

15Felhasználók képzéseF

310Rendszer teszteléseE

410InstallálásD

15Tesztelés tervezéseC

28Felszerelés beszerzéseB

212Iroda előkészítéseA

SzemélyzetIdőTevékenységKód

B(8)

C(5)

D(10) 5E(10)

F(5)

0

1

2 3A(12)

8

12

32

32

22

2212

12

A

B

C F

D E

4

Erőforrás[fő]

Idő[nap]

5 128 17 22 32

2

5

Erőforrásütemezés-nél a kritikus úthoz tartozó tevékeny-ségek erőforrásait ábrázoljuk először.

47

Az erőforrás allokáció 3 féle lehet:ErőforráskorlátosIdőkorlátosIdő-, és erőforráskorlátos

A

B

C F

D E

4

Erőforrás[fő]

Idő[nap]

5 128 17 22 32

2

5

48

A projekt kivitelezéséhez

szükséges források

megtervezése

(az alábbi forrásokra van szükség)emberi munkaerőgépek és felszerelésekalapanyag éspénz

49

Az emberi és gépi munka megtervezése

a hazai kivitelezők számára a projekt egyes feladatainak/munkacsomagjainak kivitelezéséhez szükséges munkaórák számának meghatározásaa szerződéses kivitelezők által elvégzendő feladatok/munkacsomagok meghatározása

50

A projekt költségeinek felmérése

A projektköltségek felmérési módszereinek elemei:munka költségeianyagi költségekszolgáltatások költségei (szerződéses kivitelezők)gépesítés és felszerelések költségeiprojektmenedzsment költségeia vezetés és az adminisztráció költségeijárulékok, adók, biztosítások és licencek költségeiinflációs költségek

51

A költségek fajtái

Közvetlen költségek: a tevékenység végrehajtásához felhasznált erőforrások pénzben kifejezett értéke. (hegesztő adott tevékenységhez szükséges 3 heti bére)Közvetett költségek: nem közvetlenül a tevékenységhez kapcsolódó költségek. (eszközlekötési költség, adminisztrációs ktg.)

52

A költségbecslés négy forrása

1. Munkabecslés2. Eszközök becslése3. Anyagok becslése4. Árbázisú ajánlatok

53

Kockázatmenedzsment

Kockázatnak minősül minden olyan tény, hatás, rendszerfunkció, összefüggés stb., amely a projekt sikeres megvalósulását gátolja, kritikus esetben lehetetlenné teszi.

„Ami elromolhat, az el is romlik”(Murphy)

54

Kockázatmenedzsment

A kockázatok lehetnek:külső kockázatok, pénzügyi kockázatok, tevékenységből fakadó kockázatok, emberi erőforrással kapcsolatos kockázatok.

A kockázatmen. lényegében két tényezőből áll:a kockázati tényezők felismeréséből és elemzéséből (Risk Identification, Risk Analysis),a kockázati tényezők kezeléséből.

55

A kockázati tényezők felismerése és elemzése

A kockázat megítélésekor kétféle adatot kell megnézni: a kockázat fokát; Mennyire valószínű?az adott tényező kockázata milyen súlyozással szerepel a projekt teljes kockázatának megítélésekor; Milyen súlyos következményekkel jár?

56

A kockázati tényezők kezelése

A kockázatelemzés során beazonosított kockázati tényezőket az alábbi sorrendben célszerű megvizsgálni:

1. nagy hatású, nagy bekövetkezési valószínűségű kockázati tényezők;

2. nagy hatású, kisebb bekövetkezési valószínűségű kockázati tényezők;

3. kisebb hatású, nagy bekövetkezési valószínűségű kockázati tényezők.

57

A projektindító dokumentáció (PID)

Tartalmazza: Az üzleti ötlet vagy szükséglet leírását, melyet a projekttel oldunk meg, és a projekt megrendelőjétA projekt kulcsfontosságú követelményeit és korlátaitA projekt eredményeit és annak használóitA projekt WBS struktúrájátA projekt hálótervétA projekt időtervétA projekthez szükséges források tervétA projekt költségeinek tervétA projekt finanszírozásának tervétA projektet kivitelező szervezet leírását, a kompetenciák és felelősségek meghatározásávalA projekt kockázatainak meghatározását és azok elhárításának módjátA projekt-kivitelezés ellenőrző rendszerének meghatározást

58

A projekt kivitelezése

ProjektmegbeszélésVáltoztatások a projektenA projekt ellenőrzése a kivitelezés során

59

A teamek jellegzetes szerepei:

ötletember, elnök, hajcsár, csapatmunkás, megvalósító, specialista.

60

Csapatépítésa megfelelő emberek megtalálása;a csoporton belüli bizalom megteremtése;pozitív team-környezet kialakítása

a team működését leíró játékszabályok világos megfogalmazása,

a közös cél iránti elkötelezettség, a csoporttagok azonosulása a teammel,

egymásra figyelés képessége, projektmegbeszélések eredményes

menedzselésének képessége

61

Kommunikáció a projekten belül

Felelősség – minden csoporttagnak tudnia kell, hogy a projekt mely részéért felelős;Koordináció – a csoporttagok munkájuk során egymásra vannak utalva;Projektállapot – a team tagoknak tisztában kell lenni a projekt aktuális állapotával;Felhatalmazás – a team tagoknak tudniuk kell a projektszereplők valamennyi a projektet érintő döntéséről;

62

A projektmegbeszélés

Előkészítés

A megbeszélés kivitelezése

Leírás és kivitelezés

Következő megbeszél

és

63

Változtatások a projekten

Külső, finanszírozott változások:külső, ált. a megrendelő által kért változtatások automatikusan a projekt megf. részének módosulásához vezetnekBelső, nem finanszírozott változtatások:előre nem látható problémák miatt, a projekt-team tagjai kezdeményezik, ált. a megrendelő nem fizeti meg

64

A projekt-terv újragondolásának folyamata1. Minden esetben meg kell vizsgálni a

változtatási igény jogosságát.2. Ha a javaslat elfogadásra került, és nem

jár a projekt-terv módosításával, akkor be kell vezetni.

3. Ha a változtatás a projekt-terv módosításával jár,- el kell készíteni a változtatási kérelmet,- a változtatási kérelmet el kell fogadni, és be kell vezetni,- a projekt-terv aktualizálása a változtatás beillesztésével.

65

A projekt ellenőrzése a kivitelezés során (projektkontrolling)

Időterv alapjánErőforrások felhasználása alapjánKöltségek alapjánAz esetleges bevételekszempontjából

66

Megtermelt érték görbék

Idő

Költ

ség

BCWS(Tervezettmunkatervezettköltsége)

Ütemterveltérés

CV Költségeltérés

ACWP(Elvégzettmunkaténylegesköltsége)

BCWP(Elvégzett

munkatervezettköltsége)

Aktuálisdátum

67

A projekt ellenőrzése a kivitelezés során (projektkontrolling)

Meg kell határozni az ellenőrzés gyakoriságát, értékelésre kerül az ütemezés, a határidők és a költségek.Az aktuális és a tervezett állapot összehasonlítása.Dönteni kell a szükséges intézkedésekről az eltérések alapján.

68

A projekt zárása

Projekt átadásaProjekt értékelése

69

A projekt átadása

A projektcsapat utolsó teendője a projekt eredményének átadása a megrendelőnek.

Átadási teendők:bevonás,egyeztetés,elvárások tisztázása.

70

A projekt értékelése1. a határidőkkel és az időtervekkel

kapcsolatos,2. a költségekkel és a költségtervekkel

kapcsolatos,3. a projekt eredményével kapcsolatos,4. a projektben közreműködőkkel kapcsolatos,5. a kommunikációval kapcsolatos,6. a módszerekkel kapcsolatos értékelő

szempontok.7. A projekttel kapcsolatos összbenyomás

értékelése.

71

A projekt zárójelentése

A projekt megvalósított céljainak felsorolása.Annak felsorolása, hogy mit valósítottak meg, mit nem, és miért nem.Jelentés a terv realizálásáról(idő, források, költségek, pénz).A projektmenedzser jelentése, a projekt eredményei terén való lehetséges további munkára, illetve hasonló projektek megvalósítására vonatkozó javaslatokkal.

72

Nyilvános bemutatások

Először elgondolkodni azon, mi a fontos, mit szeretnénk a nyilvánosság felé üzenni,rövid és világos üzenetek kialakítása,a bemutatásnál használjuk audiovizuális segédeszközöket(írásvetítő, számítógép, projektor),amennyiben van rá lehetőség, készítsünk rövid nyomtatott tájékoztató, amit a bemutató előtt kioszthatunk.

73

Projektmenedzsment és szervezeti struktúra

projektmegvalósítás lineáris-funkcionális szervezetbenprojektmegvalósítás mátrix struktúrábanprojektorientált vállalati szervezet

74

Projektmegvalósítás lineáris-funkcionális szervezeti struktúrában

•A projektvezetőnek nincs közvetlen utasítási joga a funkcionális területek számára, koordináló, információgyűjtő döntéselőkészítő szerepe van.

•A döntési jogkör a vállalatvezetőnél van.•Az osztályérdekek háttérbe szoríthatják a

projektet.

Vállalatvezető

Fejlesztés Termelés Beszerzés Személyügy Pénzügy Logisztika

Alaptevékenységek

Projektvezető

75

Projektmegvalósítás mátrix struktúrában

•A döntések megoszlanak a funkcionális vezetők és a projektmenedzserek között. (egyenrangú kapcs.)

•Problémát jelenthet, ha egy adott projekt befejezése után nem indul újabb projekt.

Vállalatvezető

Fejlesztés Termelés Beszerzés Személyügy Pénzügy Projektcsoport

Alaptevékenységek

Projektvezető 1

Projektvezető 2

76

Projektorientált vállalati szervezet

•Állandósult projektfeladatok esetén a szervezeten belül külön projektközpontú szervezeti egység.

•Egyetlen egységbe integrált erőforrások.•A felelősség és hatáskörök egyértelműek.•A projekt könnyen kezelhető költségcentrumként.

Vállalatvezető

B Projekt menedzser

Fejlesztés Termelés Pénzügy LogisztikaA Projekt menedzser

Projekt tevékenységek Funkcionális tevékenységek

77

Projektkultúra-szemlélet

Projektmen.kompetencia

Projekt-szervezet

Módszertan

Informatikaiinfrastruktúra

78

„Szürke minden elmélet barátom, de zöld az élet aranyága”

(Goethe)

79

Vége