projet index patients maître (ipm) - soqibs.org 2 juin 06... · projet index patients maître...
TRANSCRIPT
Projet Index patients maître (IPM)Mme Lyne GirardChef de projet IPM - SOGIQUE
Mme Nathalie SurprenantDirectrice du projet de Registre des usagers - RAMQ
Présentation du 2 juin 2006 - SoQibs
18 mai 20062
L’identification unique de chaque usager :
un prérequis pour la circulation de l’information
clinique entre les intervenants et entre les
établissements
� La pierre d’assise de l’informatisation des réseaux locaux de services (RLS)
� Un volet du plan d’informatisation� Un nouveau mandat pour la RAMQ� Une 1ère phase visant les 95 CSSS
18 mai 20063
Plan de la présentation
1. Quelques définitions IPM, Registre des usagers, NIU
2. Le fonctionnement des IPM3. L’implantation des IPM
- L’appariement avec la RAMQ- Le chargement des données
4. Contexte de l’utilisation d’un IPM 5. Calendrier d’implantation6. Conclusion et période de questions
18 mai 20064
PARTIE 1 :
Quelques définitions
18 mai 20065
Qu’est-ce qu’un IPM ?Un index patients maître pour chaque CSSS� Le résultat de la fusion des index patients locaux du CSSS
Les index patients maîtres sont hébergés régionalement en mode condo(conformément au projet de loi 83)
CSSSA
CH CLSC CHSLD
CSSSB
CH CLSC CHSLD
Index CSSS A
Index CSSS B
PARTIE 1
18 mai 20066
Qu’est-ce qu’un IPM ?Un index patients maître pour chaque CSSS� Le résultat de la fusion des index patients locaux du CSSS� En lien avec le Registre des usagers (RAMQ)
?
Registre des usagers RAMQ
- NIU- NAM- Données d’identification et démographiques
PARTIE 1
CSSSA
CH CLSC CHSLD
CSSSB
CH CLSC CHSLD
Index CSSS A
Index CSSS B
18 mai 20067
Qu’est-ce que le Registre des usagers?
Un service d’identification des personnes assurées permettant:1. L’attribution d’un numéro d’identification unique à
chaque personne inscrite au fichier des personnes assurées de la RAMQ.
2. La mise à jour des index patients, dans un premier temps, des 95 CSSS (appariement massif).
3. Des services en ligne pour vérifier:- l’identification des patients; - l’admissibilité à l’assurance maladie; - et pour pré inscrire un nouveau-né*.
* Ce service ne remplace pas la démarche d’inscription au DEC mais il permettra la création d’un dossier électronique pour un nouveau-né.
PARTIE 1
18 mai 20068
Qu’est-ce que le NIU?
� Un numéro d’identification unique qui est attribué par la RAMQ aux personnes inscrites à son fichier des personnes assurées.
� Le NIU constitue un identifiant fort qui permettra de soutenir les services de gestion du consentement et les services régionaux de conservation des données cliniques.
� Le NIU est constitué de façon à ne révéler aucun renseignement personnel au sujet du patient.
� Il est composé de 10 caractères numériques dont le dernier est valideur.
� Le NIU pourra être attribué à une personne non assurée, un touriste étranger par exemple, mais la législation actuelle ne permet pas à la Régie de conserver des renseignements d’identification à son sujet.
PARTIE 1
18 mai 20069
Les données contenues dans l’IPM sont…
– Corrigées à partir du Registre des usagers de la RAMQ.
– Uniques et non équivoques grâce au numéro d’identification unique (NIU) de la RAMQ.
– En lien avec les numéros de dossiers locaux.– Mises à jour avec les services en ligne de la RAMQ.– Normalisées selon des normes provinciales.
PARTIE 1
L’IPM contient des données intégrées sur chaque usager du CSSS
18 mai 200610
� Pour faciliter l’association entre un usager et l’ensemble de ses dossiers physiques dans le CSSS.
� Pour faciliter l’accès aux informations cliniques informatisées.
� Pour alléger la gestion et la mise à jour des données d’identification dans tous les points de services:– Réduire le nombre des doublons au minimum.– Favoriser la cohérence, la qualité et l’intégrité des
données.– Éviter la saisie multiple.
Pourquoi mettre en place l’IPM et le Registre des usagers?
PARTIE 1
18 mai 200611
PARTIE 2 :
Le fonctionnement des IPM
18 mai 200612
Images d’écran de l’application HNSPARTIE 2
18 mai 200613
Images d’écran de l’application HNSPARTIE 2
18 mai 200614
Régional
ProvincialRAMQ
?
Index CSSS A
Index CSSS X
Registre des usagers
- NIU- NAM- Données nominaleset démographiques
CH
CJ
CRDI
CR
CSSS ACH CLSC CHSLD
CSSS BCH CLSC CHSLD
Cliniques médicales
CAIS (Services SCIU)?�
CAIS (Services IPM)?�
Local
PARTIE 2
ADT I-CLSC SICHELD ADT I-CLSC SICHELD
18 mai 200615
Projet CSSS / RLS
Index local
Régional
RegistreIntervenant
RegistreÉtablissement
*NIU- Région
Provincial
* IPL.- NAM- Données nominaleset démographiques
?
Index CSSS A
Index CSSS X
4
LocalisateurRegistre des usagersConsentement
?� - NIU- NAM- Données nominaleset démographiques
?
Services
CH
CJ
CRDI
CRCSSS A
CH CLSC CHSLD
CSSS BCH CLSC CHSLD
Cliniques médicales
Volet Identification Personne
-IPM-NIU
5
CAIS (Fonction RRU)
Registremédicament
?�
Hébergement régionalÉlimination de l’agent d’intégration
ADT I-CLSC SICHELD
PARTIE 2
18 mai 200616
PARTIE 3 :
L’implantation des IPM
18 mai 200617
L’acquisition et la mise en place des infrastructures
� Configuration de l’instance HNS du CSSS sur le serveur régional P570
� Configuration des flux de messages dans le courtier d’intégration régional pour chaque CSSS
� Déploiement et configuration des agents d’intégration
� Déploiement et configuration des adaptateurs
� Mise en place des composantes de sécurité
PARTIE 3
18 mai 200618
Le recensement des index locaux
� Le nom de l’application
� La version de l’application
� Le fournisseur de l’application
� La technologie sous-jacente à l’application (base de données et version, client-serveur, OS)
� Les interfaces possibles et existantes (HL7, vue dans la BD, autre)
PARTIE 3
18 mai 200619
Le déroulement de l’implantation
� Divers scénarios pour l’appariement et le chargement
PARTIE 3
Appariement massif des IPL
Registre des usagers (RAMQ)
- NIU- NAM- Données d’identification et démographiques
ADT SICHELD ICLSC ICLSCADTIndex patients locaux d’un CSSS
IPM CSSS A
12
34 5
Chargement de l’IPM
Appariement massif de l’IPM
18 mai 200620
Le déroulement de l’implantation
� Autre scénario possible (etc.)
PARTIE 3
Appariement massif de certains IPL
Registre des usagers (RAMQ)
- NIU- NAM- Données d’identification et démographiques
ADT SICHELD ICLSC ICLSCADTIndex patients locaux d’un CSSS
IPM CSSS A
21
54 3
Chargement de l’IPM
Appariement massif de l’IPM
18 mai 200621
?
Registre des usagers (RAMQ)
- NIU- NAM- Données d’identificationet démographiques
ADT ou application du CSSS
Local
Fichierd’extraction Fichier
de retour
1-Création d’un fichier
d’extraction avec l’aide du fournisseur de l’application
2-L’envoi du
fichier à la RAMQ via un service Web sécurisé
3-L’appariement
avec le registre de la RAMQ et création d’un fichier de retour
4- Récupération du fichier
apparié par le CSSS à partir du service Web sécurisé
5-Modification de l’index
patients local • Automatiquement avec l’aide d’un outil installé par un fournisseur
• Manuellement par l’archiviste local
PARTIE 3
Le déroulement de l’appariement massif
18 mai 200622
Un exemple d’appariement
BélangerPierreOui
BélangerPierre
AbsentAbsent
Nom du pèrePrénom du pèreCode d’appariement
DianeDianePrénom de la mère
CôtéCôtéNom de la mère
MMSEXE
1987-04-121987-04-12Date de naissance
DonaldDonaldPRÉNOM
BélangerBélangerBoulangerNOM
BELD87041210BELD87041210NAM
10047513571004751357AbsentNIU
Résultats d’appariement transmis par la RAMQ
Registre usagers RAMQ
Index patientsétablissement
Éléments d’identification
PARTIE 3
18 mai 200623
Un exemple d’appariement (suite)
� Règle de fonctionnement :
La RAMQ fournit seulement les éléments différents pour un dossier apparié. Cette façon de faire confirme que les autres renseignements sont identiques.
PARTIE 3
18 mai 200624
Le chargement de l’IPM
� Extraire l’IPL en fichier HL7� Injecter les transactions dans l’IPM� Contrôler la qualité du chargement� Exécuter le rapport de doublons� Corriger les erreurs� Répéter le chargement plus d’une fois si nécessaire� Passer à l’index suivant qui doit être intégré
Chargement de l’IPM
PARTIE 3
18 mai 200625
Après le chargement…
Ajouts automatiques dans l’IPM de toutes les créations et modifications faites dans les index patients locaux
Certains systèmes sont déjà adaptés :
–Clinibase-CI de Logibec
–Clinibase-CI de Logibec (avec l’engin de MédiSolution)
– Intégration CLSC
–SICHELD Plus (Logibec)
–SI-PRSI (Agence de santé et services sociaux de Laval)
–Autres à venir…
PARTIE 3
18 mai 200626
PARTIE 4 :
Contexte d’utilisation des IPM
18 mai 200627
La normalisation des données
La table provinciale des IPM
� Mandatée pour analyser le contenu de l’IPM� Auteure des recommandations concernant :
1. La listes des champs obligatoires et optionnels
2. La longueur des champs 3. Les règles d’affaires4. Les règles de saisie
PARTIE 4
Le document est en voie d’être diffusé
Une cible à atteindre!
18 mai 200628
Les champs obligatoires dans l’IPM
Code d’installation
Sexe
Date de naissance
Numéro de dossier local (IPL)
Date et heure de la dernière mise à jour
Prénom de la mère
Nom de la mère à la naissance
Prénom
Nom
Numéro d’identification unique (NIU)
Champs obligatoires
PARTIE 4
18 mai 200629
Les champs optionnels
Province
Autre nom (alias)
Autre prénom (alias)
Ville
Code postal
Adresse (No. Civique, rue, appartement, case postale)
Numéro formulaire DEC-1
Provenance NAM (Province)
Date d’admissibilité du NAM
Numéro d’assurance maladie (NAM)
Champs optionnels
PARTIE 4
Date de décès
Numéro de téléphone (autre)
Numéro de poste du téléphone (autre)
Prénom du conjoint
Nom du conjoint
Prénom du père
Nom du père
Numéro de poste du téléphone principal
Numéro de téléphone principal
Pays
Champs optionnels (suite)
18 mai 200630
Exemples de règles d’affaires
Lors de la création d’une fiche dans l’IPM :� La création d’une fiche à l’IPM sera possible seulement
quand les 10 critères obligatoires sont présents pour un usager.
� La création d’une fiche à l’IPM ne sera pas possible si le nom ou le prénom de l’usager est « Inconnu ».
� Une fiche ne sera jamais supprimée de l’IPM ni les données enregistrées.
� Les informations critiques ne devraient jamais être modifiées sans l’intervention de l’archiviste de l’IPL
� (…)
PARTIE 4
18 mai 200631
Exemples de règles d’affaires
Exemple de règles d’affaires reliées au Nom :
� Inscrire le nom de l’usager conformément à la carte d'assurance-maladie ou autre document officiel.
� Si plusieurs noms apparaissent sur la carte d’assurance-maladie ou autre document officiel, inscrire tous les noms.
� Inscrire le nom à la naissance de l’usager (ne pas inscrire le nom marié).
� Ne pas inscrire le nom usuel, préféré ou fictif de l’usager.� Inscrire « Inconnu » quand un patient est incapable de s’identifier ou refuse de s’identifier.
� Inscrire le nom de la mère pour les nouveau-nés si le nom est encore incertain.
� Si l’usager a seulement un nom, inscrire ce nom dans le champ nom.� Respecter les espaces et les points (.) dans les noms.� Ne jamais abréger si l’espace d’inscription est suffisant. Si une abréviation est nécessaire, couper de la droite et mettre un dièse (#) comme dernier caractère pour identifier la coupure.
� (…)
PARTIE 4
18 mai 200632
Pour les préposés à l’accueil et les archivistes
Changements dans les procédures d’inscription : � Nom et prénom de la mère sont des champs obligatoires� La francisation (Nom Prénom) (à venir)� Pas de réutilisation d’un numéro de dossier� Etc.
Contrôle de l’intégrité et de la qualité des données des index patients locaux
PARTIE 4
18 mai 200633
Pour l’archiviste de l’index patients maîtreUne nouvelle fonction à préciser dans chaque CSSS
� Gestion des erreurs – Lors du chargement, suivis des corrections
� Gestion des droits d’accès – Établir pour les archivistes et les préposés du CSSS les droits d’accès àl’IPM
� Formation des utilisateurs
L’utilisation de l’IPM :� Un outil de gestion des dossiers– Date de la dernière mise à jour des données d’identification
� Un outil d’accès aux dossiers– Pour retrouver les éléments du dossier physique de l’usager
PARTIE 4
18 mai 200634
PARTIE 5 :
Calendrier d’implantation
18 mai 200635
Expérimentation en cours
Avril 2006 :
2 sites pilotes pour l’installation technique des IPM – CSSS de Trois-Rivières (Région 04)– CSSS Ahuntsic - Montréal-Nord (Région 06)
Mai 2006 :
4 sites pilotes pour l’appariement massif (RAMQ)– Centre hospitalier Notre-Dame du Lac (CSSS Témiscouata Région 01)– CLSC Côte-Des-Neiges (CSSS De La Montagne Région 06)– Centre hospitalier Gatineau Memorial (CSSS Des Collines Région 07) – Centre hospitalier de la région de l'Amiante (CSSS de la région de
Thetford Région 12)
PARTIE 5
18 mai 200636
Calendrier de déploiement
En cours Élaboration du calendrier d’implantation pour les 95 CSSS
Juin 2006 Début de l’appariement massif (IPL et IPM) et chargement des IPM
Février 2007 Services en ligne de la RAMQ
Août 2007 Fin des travaux pour les 95 CSSS et utilisation maximale des IPM et des services en ligne (version 2 de HNS requise)
Deuxième phase pour d’autres établissements Les chargés de projet régionaux sont
les mieux placés pour répondre à vos questions sur le calendrier régional.
PARTIE 5
18 mai 200637
Comment se préparer à l’arrivée d’un IPM?
Le nettoyage des index patients locaux– Réduire au maximum les doublons potentiels
– Problématiques particulières à corriger :
�Symbole ou commentaire dans un champ
�Nom et prénom dans un même champ
�Dossier incomplet
Les nouvelles normes provinciales– À appliquer aux index patients locaux
PARTIE 5
18 mai 200638
Comment se préparer à l’appariement massif?
Des incontournables :� La signature de l’entente de communication de
renseignements entre la RAMQ et l’établissement: une obligation légale.
� L’octroi de droits d’accès aux services Web sécurisés pour le transfert et la réception des fichiers: une responsabilité de l’établissement.
� L’identification officielle des personnes qui auront accès aux fichiers d’appariement pendant l’opération: une obligation pour l’établissement et pour la RAMQ.
PARTIE 5
18 mai 200639
Comment se préparer dans votre région?
MSSS
Comité directeur Index
Comité directeur Registre
Équipe de projet RAMQ
Coordination SOGIQUE
Intégrateur (fournisseur externe)
Équipe locale du CSSS
Chargé de projet régional
Équipe locale du CSSS
Équipe locale du CSSS
RAMQAgences
Votre chargé de projet régional est votre répondant privilégié
– Lettre et trousse d’information sur l’appariement, rencontre d’information régionale (RAMQ)
– Comité d’utilisateurs régionaux (table des archivistes) ou rencontres régionales
– Site web en préparation (MSSS)
PARTIE 5
18 mai 200640
PARTIE 6 :
Conclusion
18 mai 200641
Conclusion : les bénéfices attendusPARTIE 6
�Utilisation du NIU�Des données de qualité et normalisées�Réduction des doublons au minimum
– 300 000 dossiers seraient à corriger (1% de 30 millions)
�Épuration des dossiers de patients décédés– Confirmation du décès lors de l’appariement massif avec la
RAMQ– Économies d’espaces de rangement (1 500 000 dossiers)
�Diminution du temps de saisie des données démographiques
– Gain de temps lors de la création et de la mise à jour des dossiers
18 mai 200642
Conclusion
Période de questions