Promising Practices for Long‐Term Community Engagement

AN OVERVIEWANDRÉE  TREMOULET AND  MEG  MERRICK

Your Roadmap and This ReportRoadmap Decision Point Meeting Report

Communities of geography, interest & identity 2 Chapter 2, Appendices A & B

Cities, urban unincorporated, rural 2 Chapter 2, Appendices A & B

Engaging underrepresented communities 3 Throughout

Who sets the agenda? 3 Chapter 3

21st century tools 4 Chapter 5, Appendix C

Civic education & leadership training 4 Chapter 4

Staffing 5 Chapter 6

What is Community?  Why Does it Matter?

Geography—where you live

Interest—topic, subject matter

Identity—core part of who you are, your public face

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Structure of City of Portland Office of Neighborhood InvolvementSupport for Geographic Communities

7 district coalitions

95 neighborhoods

41 neighborhood biz districts

Support for Communities of Identity & Interest

Diversity & Civic Leadership

New Portlanders Program

Youth Program

Disability Program

Support for Community Problem‐Solving & Initiative

Mediation Program

Noise Control Program

Crime Prevention Program

Graffiti Removal Program

Information & Referral

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Geography and ScaleSmall Scale 

• Supports bonding• Easier to listen & talk

• Promotes individual responsibility

• Supports empathy

Large Scale

• Builds critical mass

• Builds power to achieve key objectives

Pages7‐8

Source: Putnam, Feldstein & Cohen, 2003.

Study of four cities found that participation of communities 

of color in urban neighborhood  associations  increased as  the  percentage of the population who were people of color increased. 

Source:  Portney & Berry, 1997

Appendix B

For example…

Additional maps for Asian,  African American/Black and Non‐White Population in Appendix B

Additional Underrepresented CommunitiesRural Communities –Form a network of rural areas for issue identification and problem‐solvingSmall Businesses—Form neighborhood business associations for issue identification, problem‐solving & connections to resourcesMillennialsHelp people, not causesIncremental engagement—smaller actions before fully committingInfluenced by decisions & behaviors of their peersNeed to experience an organization’s work without being onsiteReach through their workplace

Pages9‐11

Who Determines the Content?PUBLIC PARTICIPATION Jurisdiction brings up the issues

Often input into public plans or actions

Local government typically responsible for implementation

Consultation with community

Origin: civic revival, democratic governance.   Recognition of relevance of community knowledge

COMMUNITY BUILDING

Community decides the issues and agenda

Actions may or may not involve local government

Community implements, with help from outside resources

Origin: community organizing, empowerment   

Pages15‐16

Content:  A Tale of Two ProgramsNeighborhood Bill of RightsSaint Johns County, Florida

Neighborhood Partnership ProgramRoanoke, Virginia

Issues Resources Solutions3 Year Action Plan

Pages17‐20

Civic Education and Leadership TrainingWhy does this matter?How do we know how to effectively participate?

Research suggests that the most important factor in developing 

“democratic capacity” is the home environment – parents’ and caregivers’: 

educational attainments; books and news resources in the home; and 

family political discussions and behaviors. (Gainouse and Martens, 2011)

The importance of the right kinds of education and training opportunities 

particularly for households with lower adult educational attainments and 

fewer resources.

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Civic Education and Leadership Training: Take‐awaysCivics and leadership training are essential to building democratic capacity particularly for communities where adult educational attainments are lower and resources are limited.

There are a number of programs (page 23) that provide leadership and civics training to communities of color and the disabled community that serve Washington County’s residents including youth and adults.

Existing partnerships could be leveraged and new partnerships built between the County and Oregon’s leadership programs to provide a foundation for its long‐term engagement program.

These partnerships and partnerships with K‐12 schools could provide opportunities for innovation and experimentation with hybrid models of engagement.

Leadership style and skill matter and “facilitative” leadership that is welcoming and inclusive in its approach, takes training and support.

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21st Century Tools:  Why?Some advantages of digital tools for engagement:Access to a lot of information

The “asynchronous” (not real time) nature of the Internet – but also the capacity for real time interactions

The ability to contribute to discussions without “the burden of non‐verbal politics”

The Internet’s interactive nature encourages the co‐creation of new ideas

Users may choose to remain anonymous

Has the potential to eliminate poor facilitation and the influence of vocal and powerful special interests

The seemingly low cost of online surveys, blogs, and social media

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Digital access is increasingly disconnected from the desktop

Research indicates (Pew, 2010) that compared with white cell phone owners, blacks and Latinos are significantly more likely to: text message; use social media; use the Internet; use 

email; play games; listen to music; use instant messaging; post multimedia content online

Rural community members are increasingly connected to the Internet.  A 2014 Pew Research Center survey indicated that 83% of rural respondents use the Internet, email, or 

access the Internet using mobile phones – (urban respondents = 88%; suburban respondents = 87%)

Millennials (those born after 1979) are technological and technology dependent, communication savvy, social networkers, and like instant gratification.

They seek “forms of self‐definition and outlets in which they can generate their own solutions to our society’s problems” (Gagnier, 2008).

21st Century Tools: Broadening Engagement

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21st Century Tools: TypesDigital town halls

Instant polling

Online surveys

Brainstorming and idea prioritization

Participatory budgeting and budget prioritization tools

Online suites of tools to collaborate, wiki, focus group

Geographically‐based (interactive mapping/comment tools, Nextdoor)

Crowdsourcing including natural disaster relief apps

Map App

Caveats Case Study:Online Surveys – Opt‐In

21st Century Tools: Take‐awaysOnline tools have greater potential than ever before to reach a broader audience

Recruitment is just as important as it is with traditional methods of engagement

Millennials are more likely to get to know the County online than with site‐based approaches

There is an increasing number of tools and types of tools available 

Tool costs span from free to tens of thousands of dollars per year

Additional, sometimes unrecognized costs (including caveats illustrated in the report)

Issues of security of participant content

Tools are in their infancy; their impacts are still unknown

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Staffing: Benefits of the AlternativesCURRENT APPROACH (CONTRACTING)

Objectivity

Fixed, predictable costs

Takes the burden off of county staff

Provides expertise that isn’t available in the county

COUNTY STAFFING

Ongoing commitment

Integration of public engagement values, skills, and experiences among all of the County’s programs including the long‐term engagement program

Sharing relationships with community members, organizations, and businesses across the County’s programs

Government is directly accountable

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The RoadmapCommunities of geography, interest, and identity

Engaging under‐represented communities; who 

sets the agenda; and partnerships

21st century tools; roles, responsibilities, and 

expectations; civic education and leadership training

Staffing; preliminary recommendations

Final recommendations