UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS PROYECTOS Y SU DOCUMENTACIÓN EN RETO JUVENIL INTERNACIONAL - COSTA RICA

RUTH GUZMAN MUÑOZ

PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR

POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

Enero, 2007

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

Este proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos

__________________________ MAP Manuel Álvarez

DIRECTOR DEL PROYECTO

__________________________ __________________________

M. Sc. Yuri Kogan M. Sc. Miguel Vallejo Lector Lector

______________________ Ruth Guzmán Muñoz

SUSTENTANTE

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Cláusula de Confidencialidad y Derechos de Propiedad intelectual

De esta manera se hace constar que la documentación adjunta incluida en esta propuesta como anexos es Propiedad Exclusiva de Reto Juvenil Internacional – Costa Rica y se prohíbe la copia parcial o total de dicha información y la utilización de la misma sin el debido permiso de dicha organización.

Con el fin de salvaguardar la confidencialidad de la información se adjuntan solamente

Formularios en Blanco. Para el uso de otros anexos, la autora de los mismos le confiere la autorización

absoluta a la Organización Reto Juvenil Internacional para el uso total o parcial.

___________________________

Ruth J. Guzmán Muñoz San José, Enero del 2007

iv

Dedicatoria

Dedico este trabajo de Graduación a quienes me han enseñado que todo esfuerzo grande tendrá una buena recompensa, pero que para verla

hay que trabajar fuerte primero.

A ustedes que me han dado la oportunidad de vivir y aprender de una vida de continuo esfuerzo

“Mis queridos papás”

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Reconocimientos y Agradecimientos

Agradezco a Dios quien puso en mí el deseo de tocar la puerta para hacer posible

desarrollar esta meta: Un grado más académico y un escalón más en el plan trazado para mi vida. A quien me ha dado la fuerza, el ánimo y el coraje de llevar a cabo lo que me propuse alcanzar contra viento y marea y quien ha sido mi único sustento, A TI LAS GRACIAS MI DIOS.

A los profesores que de una forma u otra me animaron y estuvieron siempre atentos a

apoyarme viendo en mí un potencial en desarrollo a ustedes mil gratitudes. A ti Danny que has estado cerca en el último tiempo compartiendo tu ganas de luchar

para lograr las metas propuestas, a todos y cada uno de las personas que tuve cerca compañeros, amigos y familia que me transmitieron ánimo cuando creía que no lo iba a poder llevar a cabo, gracias por contar con ustedes.

A ti Fernando, que me hiciste conciente que no era momento de echar atrás porque

cuando se empieza algo con coraje se termina con coraje y nada es casualidad porque un día comprenderemos el porqué.

A ti Byron, que supiste llenar de color y entusiasmo lo que se veía venir como una

fuerte prueba la cual tenía que enfrentar, gracias mil por tu apoyo y oraciones cuando más lo necesité.

Sin tu ayuda y disposición por apoyarme en todo y facilitarme lo necesario Berna no lo hubiese conseguido, tu correr al lado mío “hermana” se hizo indispensable, no tengo palabras como agradecerte. A quienes me dieron un empujón facilitando que todo se diera y siguiera su curso, a ustedes las gracias, sus nombres no aparecen aquí pero los tengo en mi mente y corazón.

A Marco Castro, Director de Reto Juvenil por su disposición, interés y sobre todo su

confianza creyendo que esto puede ser una herramienta de crecimiento para la Organización, gracias por darme esta oportunidad de ser parte de ustedes de esta manera.

Mil gracias a Harold Arias quien en medio de sus múltiples ocupaciones, siempre

estuvo dispuesto a atenderme con solicitud y buen ánimo facilitándome todo cuanto necesité.

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Tabla de Contenido

Páginas

Autoridades académicas i Cláusula de Confidencialidad y Propiedad Intelectual ii Dedicatoria iii Reconocimientos y Agradecimientos iv Tabla de Contenido v Índice de Figuras vii Índice de anexos viii Resumen Ejecutivo x Capítulo 1 1. Introducción 2 1.1 Antecedentes 2 1.2 Problemática 5 1.3 Justificación 6 1.4 Restricciones 7 1.5 Objetivos 8 Capitulo 2 2. Marco Teórico 10

2.1 Organización No Gubernamental Reto Juvenil Internacional 11

2.2 Gestión de la Información y documentación 15 2.2.1 Conceptos Generales 15

2.3 Tratamiento de la Información 24 2.4 Documentación de la Información 30 2.5 Estandarización del tratamiento de la información 32

2.6 Gerencia de los Recursos Humanos en el Tratamiento del Conocimiento 33

vii

2.6.1 Aprendizaje Organizacional 36 2.7 Gerencia de Proyectos 38

2.7.1 Teoría de la administración de Proyectos 38 2.8 La importancia de la planificación de los recursos

humanos en los proyectos 52 2.9 La Dirección de proyectos 55 2.9.1 Equipos de dirección del Proyecto y Equipos de Trabajo 58 2.9.2 Importancia de las comunicaciones 61 2.9.3 El compromiso del Equipo en documentar 63 Capítulo 3

3. Marco Metodológico 72 Capítulo 4

4. Desarrollo de la Propuesta Metodologica 80 4.1 Diagnóstico 83 4.2 Documentación de la Información 84 4.3 Herramientas Tecnológicas 86 4.4 Propuesta metodológica para la Administración de Proyectos 87 Capítulo 5

5. Propuesta Documental 104 Capítulo 6 6. Plantillas 117 Capítulo 7 7. Conclusiones 120 Capítulo 8 8. Recomendaciones 124 Bibliografía 128 Anexos 131

viii

Índice de Figuras

Página

Figura 2.7.1 - 1 Gestión de Integración del Proyecto 41

Figura 2.7.1 - 2 Diagrama de Flujo de los procesos de gestión

de la integración del proyecto 42

Figura 2.7.1 - 3 Interacciones de Grupos de Procesos 45

Figura 2.7.1 - 4 Grupos de procesos de planificación 47

Figura 2.7.1 - 5 Grupos de procesos de ejecución 48

Figura 2.7.1 - 6 Grupos de procesos de seguimiento y control 50

Figura 2.7.1 - 7 Grupos de Procesos de Cierre 51

Figura 2.8 -1 Gestión del equipo del proyecto (entradas,

herramientas y técnicas y salidas 53

Figura 2.9 - 1 Grupos de procesos de dirección

de proyectos 58

Figura 2.9.2- 1 Gestión de las Comunicaciones 61

Figura 2.9.2-2 Diagrama de Flujo de Procesos de Gestión de las Comunicaciones 63

Figura 2.9.3 - 1 Procesos y procedimientos de la organización

para realizar el trabajo. 67

Figura 2.9.3 - 2 Procesos y procedimientos de la organización

para realizar el trabajo 68

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Indice de Anexos Páginas

Anexo No. 1 Organigrama de Reto Juvenil 132

Anexo No. 2 Charter del proyecto 133

Anexo No. 3 EDT 137

Anexo No. 4 Cronograma 138

Anexo No. 5 Diagrama de Flujo 139

Anexo No. 6 Aplicación de Interés 146

Anexo No. 7 Fórmula de Identificación del proyecto 148

Anexo No. 8 IN 01 Idea Inicial del Proyecto 156

Anexo No. 9 IN 02 Acta de constitución 157

Anexo No.10 IN 03 Identificación de Involucrados 158

Anexo No.11 IN 04 Enunciado del Alcance 159

Anexo No.12 Plan de Proyecto 160

Anexo No. 13 Guía metodológica – Instructivo 172

Anexo No. 14 PL 01 EDT definición 193

Anexo No. 15 EDT ejemplo 194

Anexo No. 16 Cronograma ejemplo 195

Anexo No. 17 PL 02 Estimación de costos 196

Anexo No. 18 Formulario de solicitud de gastos 197

Anexo No. 19 Formulario de Hoja de gastos 198

Anexo No. 20 PL 03 Acta de Entrega de Productos 199

Anexo No. 21 PL 05 Matriz de responsabilidades 200

x

Anexo No. 22 PL 06 Plan de Comunicación 201

Anexo No. 23 PL 06 Matriz de comunicaciones 202

Anexo No. 23 PL 06 Matriz de comunicaciones (ejemplo) 203

Anexo No. 24 PL 07 Identificación de riesgos 204

Anexo No. 25 PL 08 Plan de acción contra los riesgos 205

Anexo No. 26 PL 09 Plan de adquisiciones 205

Anexo No. 27 EJ 01 Informe de avance 206

Anexo No. 28 EJ 02 Acta de reunión - minuta 207

Anexo No. 29 CO 01 Solicitud de cambio 209

Anexo No. 30 CO 02 Control de cambios 210

Anexo No. 31 Reporte Semana –Bitácora 212

Anexo No. 32 CO 03 Control de pendientes 215

Anexo No. 33 Control de gastos 216

Anexo No. 34 Informe del Proyecto 217

Anexo No. 35 Fórmula evaluación de la orientación 222

Anexo No. 36 Evaluación de la clausura de los participantes 225

Anexo No. 37 Guía de sesiones de retroalimentación de líderes para PMT 228

Anexo 38 PD Report 229

Anexo 39 CI 01 Documento de cierre 233

Anexo 40 CI 02 Lecciones Aprendidas 235

Anexo 41 GE 01 Gestión-Documentación 236

Anexo 42 Proyectos 2006 237

xi

Resumen Ejecutivo:

Este trabajo presenta una propuesta metodológica para la administración de proyectos basándose en la teoría del PMI y en la cultura organizacional de Reto Juvenil Internacional Costa Rica (Youth Challenge Internacional YCI) Organización No Gubernamental con representación en Canadá, Australia, Costa Rica y Guyana quienes captan y movilizan voluntarios de estos países para proyectos de desarrollo comunitario en la preservación del medio ambiente, educación, concienciación en salud, desarrollo juvenil e infraestructura comunitaria en nuestro país por 5, 8 y 10 semanas. Se busca con el presente trabajo diseñar una propuesta de administración de los proyectos de Reto Juvenil Costa Rica juntamente con un sistema documental de respaldo para una posterior recopilación, almacenamiento y recuperación que facilite parte de la labor de administración del conocimiento organizacional. Esta propuesta busca proveer una guía acompañada de plantillas como herramientas para la gestión de los proyectos complementando los Formularios que ya utiliza Reto Juvenil acompañada de pautas para la recopilación, almacenamiento y recuperación como gestión documental. Metodológicamente las deducciones se obtienen por medio de “la observación directa” de documentos y “la observación por entrevista” obteniendo retroalimentación como insumo para el producto final de esta propuesta detectando necesidades que abarcan todos los procesos en la gestión de proyectos y la documentación de los mismos. Para desarrollar la propuesta se procede de manera secuencial a la recopilación de información general y específica partiendo desde los factores ambientales hasta el detalle de procedimientos y herramientas utilizadas hasta el presente. Se diagnostica todos los procedimientos desde la concertación del primer contacto, el establecimiento del acuerdo entre las partes, la planificación del proyecto, la asignación de los recursos humanos, la coordinación de las comunicaciones internamente y con las otras organizaciones o instituciones cooperantes, la ejecución de los proyectos, el rendimiento, cumplimiento del alcance propuesto, el seguimiento y control de detalles y el cierre de los proyectos. En la elaboración del diagnóstico se analiza también el sistema documental, los procedimientos y herramientas utilizadas en el tratamiento de la información utilizados hasta ahora. Se procede a una retroalimentación por medio de reuniones y entrevistas con el

xii

director de Reto Juvenil Costa Rica, el señor Marco Castro quien proporciona Información General de la organización, el Sr Harold Arias como parte del Equipo de Directores de Campo (Program Management Team – PMT), quien tiene cargo del Sistema de Monitoreo y Resultados y quien facilita la información sobre el tipo de técnica documental que se realiza, la tecnología utilizada y formatos utilizados en los procesos. Se presenta la metodología basada en el uso de formularios ya existentes y las plantillas propuestas que aseguran las pautas principales para realizar una adecuada Administración de Proyectos, las que sirven de insumo como propuesta complementaria con el enfoque documental exponiendo pautas generales de recopilación, almacenamiento, recuperación y diseminación de la información para ser utilizada en los proyectos por el personal de Reto Juvenil Costa Rica. A lo largo de toda la resolución de la propuesta y sobre todo en el análisis de la información que la organización suministra, el método más utilizado para deducir y profundizar es la “Observación directa” verificando las fuentes primarias de información y “la observación por entrevista” con las cuales se comprueban las suposiciones. Como resultado evidente de este trabajo, resalta la necesidad de implementar un nuevo sistema documental utilizando las tecnologías existentes que ayuden en la gestión de sus proyectos en especial en la gestión documental para una mejora en la recopilación, almacenamiento y recuperación de la experiencia que posee Reto Juvenil internacional – Costa Rica tras estos 15 años de servicio. Se concluye al elaborar esta propuesta que la organización está en la capacidad de seguir estándares como el de PMI que facilitan el registro de procedimientos para la realización de los proyectos fortaleciendo la practica organizacional que ya viene desarrollando con el uso de algunos formatos en esa procura, mostrando disponibilidad de aprender, madurar y mejorar en el cumplimiento de sus objetivos. Por otra parte se considera que a experiencia adquirida por la organización hace necesario que se profesionalice la labor documental garantizando el éxito en futuros proyectos mejorando los procesos en la administración de estos en lo que ayudará el poder contar con herramientas como lo son las plantilla, el plan de proyecto y su guía, así como poner a funcionar un nuevo sistema de avance tecnológico adecuado para el tratamiento de la información. Se puede afirmar que la facilitación de herramientas va a reforzar el buen desempeño del staff que participa aportando a la toma de decisiones en proyectos similares haciendo uso de una correcta administración a futuro del know how organizacional según se expone en el presente trabajo.

xiii

Capítulo 1

2

1. INTRODUCCIÓN

Antecedentes:

Este documento expone la propuesta metodológica a seguir en la temática de

gestión de administración para los proyectos y su gestión documental para los

proyectos en que participa la Organización Reto Juvenil Costa Rica.

Reto Juvenil Costa Rica también conocida es parte de la Organización Youth

Challenge Internacional, constituido por sus representaciones en Canadá,

Australia, Costa Rica y Guyana. Estas organizaciones trabajan en conjunto para

realizar proyectos de desarrollo comunitario compartiendo metas y metodologías

en común. El aporte a través de los grupos de voluntarios se remonta a 1992 en

sus inicios

La característica principal de (YCI) es proceder a través de la captación y

movilización de voluntarios de estos países que participan en los proyectos de

manera individual y grupal. El énfasis mayoritario se da en los proyectos grupales

de desarrollo comunitario en sus modalidades de 5, 8 y 10 semanas.

Generalmente, los proyectos caen dentro de las categorías de preservación del

medio ambiente, educación, concienciación en salud, desarrollo juvenil e

infraestructura comunitaria.

El desarrollo de los proyectos con la participación del voluntariado en conjunto

con las comunidades y otras organizaciones aliadas se llevan a cabo con la

3

intención de propiciar y de extraer un aprendizaje constante a través del trabajo

transcultural en cada proyecto.

Partiendo de la Misión General de Youth Challenge Internacional de captar y

empoderar jóvenes a través del trabajo cooperativo y sostenible con

comunidades, para crear un entendimiento entre los entes y un cambio positivo.

Los proyectos comunitarios de Reto Juvenil Internacional proveen una

oportunidad para los participantes jóvenes de Australia, Canadá y Costa Rica

para desarrollar habilidades de trabajo en grupo, liderazgo, manejo grupal,

comunicación, definición de metas, resolución de problemas, además de una

concienciación de asuntos de género y asuntos culturales.

En los últimos años Reto Juvenil Internacional ha adaptado sus prioridades

estratégicas para incorporar un enfoque en el mejoramiento de la calidad de sus

resultados en el desarrollo comunitario. Hace poco tiempo Reto Juvenil

Internacional ha desarrollado una estrategia para una consideración más

profunda de los impactos hacia las mujeres en la identificación e implementación

de proyectos comunitarios, y ha estado más involucrado en proyectos iniciados e

implementados por asociaciones de mujeres.

Por otra parte Reto Juvenil Internacional ha desarrollado el Programa de

Conferencias de Acción Juvenil basado en el cúmulo de habilidades juveniles que

los miembros de la alianza han hecho en Vanuatu, Guyana y las Islas Salomones

desde 1992, con estas conferencias se pretende aportar y fomentar el

empoderamiento de jóvenes para fortalecer su actividades juveniles dentro de las

comunidades y estimulándoles a continuar con el aprendizaje informal en el

futuro a través de los grupos de jóvenes locales.

4

Reto Juvenil Internacional en su representación en Costa Rica con 15 años de

experiencia en su servicio, trayendo voluntarios de Australia, Canadá y Guyana,

busca la misma misión y visión que Reto Juvenil Internacional.

A lo largo de sus casi 15 años de trabajo, RJCR (Reto Juvenil Costa Rica) ha

definido su vocación de servicio, buscando construir espacios para que los

voluntarios y las voluntarias locales e internacionales, encuentran formas de

participación efectiva que enriquezcan su experiencia personal, y a la vez que

contribuyan a mejorar la calidad de vida de las comunidades rurales dentro y

fuera de Costa Rica.

Por medio de contactos y alianzas estratégicas Reto Juvenil Internacional CR ha

podido facilitar la participación de 1800 voluntarios aproximadamente de manera

consistente en más de 270 proyectos de infraestructura comunal, salud y

ambiental : 16 Centros de salud, 99 Proyectos de Eco Turismo Rural,

Conservación Ambiental y de Agricultura Orgánica, 45 Aulas y 25 Comedores

Escolares, 28 Salones Comunales, 8 Centros de educación especia, 16

Centros de Capacitación para Grupos de Mujeres, 35 Acueductos Rurales, 64

Talleres de Capacitación Comunitaria con Enfoque de Género aparte de las 1592

Atenciones Médicas.

En síntesis la labor de RJI (Reto Juvenil Internacional) es proveer el espacio de

diversidad cultural dirigiendo esfuerzos al desarrollo humano sostenible creyendo

firmemente y desarrollando los principios de una viva solidaridad entre los

pueblos del mundo.

5

Problemática:

Partiendo de la experiencia adquirida por Reto Juvenil Internacional en la

administración de sus más de 270 proyectos en sus 15 años de experiencia y

buscando una mejora continua símbolo de su compromiso con el país, con las

organizaciones cooperantes, con la labor de servicio enfocado en un desarrollo

sostenible en las comunidades en las que se participa, se plantea la necesidad

de un sistema acreditado para llevar a cabo la gestión de los proyectos.

Por la necesidad existente de unificar criterios, estandarizar y documentar los

procesos de administración de los proyectos con mayor profesionalización

teniendo la oportunidad de considerar la propuesta que se presenta e

implementar técnicas y herramientas como las del PMI (Project Management

Institute) en la gestión de los proyectos como parte evidente de su madurez en el

cumplimiento de su compromiso de servicio.

Debido a que el sistema documental existente es manual y la necesidad actual es

poder contar con un sistema automatizado de acceso ágil en red a multiusuarios

dando acceso a la información de manera simultánea de así requerirse y en el

presente a nivel automatizado se cuenta con extractos de información

guardados en una computadora personal de uno de los Directores de Campo y

el Encargado del Sistema de Monitoreo de Resultados quien por iniciativa propia

y para dar el seguimiento correspondiente a los proyectos de esa forma como

parte de su responsabilidad.

6

Justificación:

Por la responsabilidad organizacional en conducir aproximadamente 15

proyectos a lo largo del año donde se ven involucrados más de 100

voluntarios, como lo fue en el 2006 con 11 proyectos donde han participado

123 voluntarios en diferentes comunidades de nuestro país.

Por encontrarse en un grado de madurez óptima y experiencia acumulada

de 15 años los que le dan credibilidad en las comunidades del país lo que

le hace que la organización asuma un mayor compromiso por hacer de la

mejor manera sus proyectos.

Interés por conocer los aspectos relevantes para llevar a cabo una mejora

en los procesos para una gestión de proyectos más profesionalizada como

todo un esfuerzo en el equipo de trabajo al no contar con ningún

profesional en administración de proyectos.

Se requiere un cambio en el sistema documental existente contemplando el

uso de nuevas tecnologías, lo que despierta un interés por escuchar en la

propuesta recomendaciones al respecto para plantear posibilidades para

implementar esos cambios en tanto le sea posible a la organización.

Existe la inquietud e interés en el Director de la Organización por

proporcionar la alternativa de una mejora en el sistema utilizado para

administrar los proyectos y documentar los mismos, pretendiendo poner al

servicio de su equipo de dirección de proyectos las mejores herramientas y

la agilidad para el acceso de la información y conocimiento organizacional.

7

Por la toma de conciencia del potencial existente a través de la experiencia

acumulada con un voluntariado diferente para cada proyecto la cual se

recupera y detalla en las lecciones aprendidas de cada proyecto que son

los activos intangibles importantes como insumo para futuros proyectos y

como parte del conocimiento de la organización por administrar.

Restricciones

En la presente propuesta no contempla la aplicación de los resultados

como parte de la propuesta sino se dejan el desarrollo de las

recomendaciones a criterio de la organización.

En la propuesta documental no se contempla la adquisición tecnológica del

equipo y queda sujeta que las pautas expuestas si se desean

implementadas sean valoradas por especialistas en sistemas

computarizados para valorar los equipos para montar un nuevo sistema

documental.

No se pretende que las herramientas propuestas para cubrir los procesos

sean usadas en su totalidad por las características de los proyectos que

lleva a cabo la organización, siendo estos de corta duración sino sean

consideradas dependiendo de la necesidad de control de los mismos o en

proyectos más complejos o de más duración en que se pueda ver

involucrada.

8

Objetivo General:

Diseñar una propuesta para Reto Juvenil Internacional Costa Rica que

facilite la administración de los proyectos juntamente con pautas para una

gestión documental para la recopilación, almacenamiento y recuperación

efectiva de la información.

Objetivos Específicos:

Analizar el sistema documental manual y digital existente que se utilice a lo largo

del ciclo de vida de los proyectos en que participa Reto Juvenil Costa Rica.

Conocer las técnicas, herramientas, medios utilizados en la recopilación,

almacenamiento, recuperación y diseminación de la información organizacional

existentes que sirva como diagnóstico básico para la debida propuesta.

Presentar una propuesta para el ciclo de vida de los proyectos a través de una

debida gestión documental de los mismos para Reto Juvenil Internacional-Costa

Rica basado en la teoría de Administración de los proyectos de PMI y su cultura

organizacional.

Proponer las pautas de recopilación, almacenamiento, recuperación de la

información para ser utilizada en los proyectos por el personal de Reto Juvenil

Costa Rica.

Proveer de una guía para la aplicación de plantillas que faciliten

metodológicamente la gestión de los proyectos.

9

Capítulo 2

10

2. Marco Teórico:

En el presente trabajo se exponen conceptos teóricos en Administración de

los Proyectos, Tratamiento de la Información y Documentación así como

información general de la Organización No Gubernamental Reto Juvenil

fundamental para la comprensión del contexto al cual va dirigida la

propuesta metodológica, así mismo se hace referencia a aspectos

relevantes sobre la gestión específica en la Gestión en los Recursos

Humanos y la Gestión de las Comunicaciones en los proyectos.

Se parte de la información general de la Organización No Gubernamental

Reto Juvenil y su labor de cooperación en Costa Rica para el beneficio de

las comunidades receptoras en los proyectos que se desarrollan.

Los temas incluidos tienen el enfoque de la aplicación de los principios

propuestos de Project Management Internacional (PMI, 2004) para la

presentación de la siguiente propuesta que pretende sirva para

implementar eventualmente en la labor de la dirección de proyectos en

Reto Juvenil Costa Rica.

Se presenta la propuesta para la fase documental de los proyectos que

incluye recomendaciones en la recopilación, almacenamiento y

recuperación de la información que ayude al acceso para su debida

dirección y administración de sus proyectos internamente.

11

2.1 Organización No Gubernamental Reto Juvenil Internacional:

Reto Juvenil Internacional (RJI) es una Organización No Gubernamental y como

tal caracterizada por el emblema de cooperación y por ser una organización sin

fines de lucro que solo busca mejorar la calidad de vida en las comunidades.

El servicio que se brinda está basado en la cooperación de voluntarios que desde

Guyana, Australia y Canadá se organizan y aportan su esfuerzo a través de Reto

Juvenil Costa Rica, en diferentes comunidades de Costa Rica.

Reto Juvenil provee espacio de servicio para este voluntariado local e

internacional que obtenga a cambio el enriquecimiento de su experiencia

personal por medio del aporte para mejorar la calidad de vida de las

comunidades.

A lo largo de 15 años de servicios Reto Juvenil Internacional Costa Rica, ha

movilizado aproximadamente más de 1800 voluntarios, facilitando recursos para

el logro de objetivos en más de 270 proyectos con organizaciones, asociaciones

comunales y otras instituciones como Dirección Nacional de Desarrollo

Comunitario (DINADECO), Acueductos y Alcantarillados (AyA), Programa

Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Programa de Pequeñas Donaciones

del Fondo Mundial para el Medio Ambiente (FMMA), Sistema Nacional de

Parques Nacionales, Ministerio Nacional de Ambiente y Energía (MINAE),

Instituto de Estudios de la Mujer (IEM), Asociación de Preservacionista de Flora y

Fauna (APREFLOFAS Costa Rica) y otras.

Los proyectos en los que se ha participado son 16 Centros de salud - 99

Proyectos de Eco Turismo Rural, Conservación Ambiental y de Agricultura

12

Orgánica - 45 Aulas y 25 Comedores Escolares - 28 Salones Comunales - 8

Centros de educación especial - 16 Centros de Capacitación para Grupos de

Mujeres - 35 Acueductos Rurales - 1592 Atenciones Médicas - 64 Talleres de

Capacitación Comunitaria con Enfoque de Género.

Los equipos de voluntarios vienen a dar sus servicios en Proyectos de Desarrollo

por espacios de 5, 8 ó 10 semanas según la modalidad.

Generalmente, los proyectos caen dentro de las categorías de preservación de

medio ambiente, educación, concienciación en salud, desarrollo juvenil e

infraestructura comunitaria. Otro aporte es a través del voluntariado individual y

que se proyectan en los ámbitos rurales, ambiental, educativo, etc.

Reto Juvenil se caracteriza por la diversidad cultural y la contribución al desarrollo

humano sostenible por medio de la mística de solidaridad evidente hecha

realidad en el día a día de la organización.

Desde el años 2003 Reto Juvenil ha brindado 25 conferencias en 19

comunidades dirigidas a los temas de Fortalecimiento del Autoestima, Formación

de microempresa dirigidas por mujeres, Violencia Doméstica, Salud Sexual y

reproductiva, Resolución de Conflictos, Embarazo Adolescente, SIDA y

Enfermedades Venéreas y Derechos Sexuales. En concordancia con la iniciativa

de Conferencias de Acción Juvenil Acción para Mujeres RJCR promueve dichas

conferencias en las comunidades rurales de Costa Rica contando con el

financiamiento parcial de la Agencia Canadiense para el Desarrollo (ACDI) a

través de (YCI).

13

La misión de Reto Juvenil es apoyar iniciativas comunitarias que contribuyen al

mejoramiento de la calidad de vida promoviendo a su vez el desarrollo personal

de jóvenes voluntarios por medio de su participación solidaria y responsable.

“Sabiendo como sabemos, sin embargo, que los resultados blandos, es decir

aquellos determinados por la experiencia y vivencia particular e intransferible de

cada voluntario y voluntaria y de cada miembro de la comunidad, son difíciles de

traducir y de palpar en ningún papel”. (RJI, 2005).

El desarrollo de los proyectos se lleva a cabo mediante alianzas estratégicas

algunas de ellas con organizaciones como:

• Dirección Nacional de Desarrollo Comunitario (DINADECO).

• Departamento de Acueductos Rurales. Compañía Nacional de

Acueductos y Alcantarillados (AyA).

• Programa de Pequeñas Donaciones del Fondo Mundial para el Medio

Ambiente (FMMA). Programa Naciones Unidas para el Desarrollo

(PNUD).

• Sistema Nacional de Parques Nacionales. Ministerio Nacional de

Ambiente y Energía (MINAE).

• Asociación de Preservacionistas de Flora y Fauna (APREFLOFAS, Costa

Rica).

• Instituto de Estudios de la Mujer (IEM).

14

• Universidad Autónoma de Costa Rica (UNA)

Con la intención de expandir sus operaciones al resto de la región

centroamericana RJCR ha constituido alianzas con:

• Cruz Rojas Panameña

• Comité Ecoturista UK'UX K'ACHELAJ Guatemala

• Programa de Pequeñas Donaciones a ONG FMMA/PNUD Guatemala

• Fundación Amigos del Río San Juan, Nicaragua

La Visión de Reto Juvenil es:

“Seremos una organización innovadora comprometida con el desarrollo humano

sostenible, y el fomento del liderazgo juvenil internacional, en colaboración con

otros actores sociales, para la construcción solidaria de un mundo con más

oportunidades para todas y todos”. (RJI, 2005)

En la dinámica de servicio Reto Juvenil ha incorporado un enfoque de

mejoramiento en la calidad de sus resultados en el desarrollo comunitario.

Para su mejor comprensión se adjunta el organigrama organizacional y el listado

de proyectos hasta el 2005 (ver Anexo No 1).

15

2.2 Gestión de la Información y documentación:

2.2.1 Conceptos Generales:

En este momento de desarrollo que nos encontramos, el manejo del

conocimiento, la creatividad, la innovación es vital para desarrollar las

capacidades para el aprendizaje organizacional y para esto se requiere que

exista un análisis del conocimiento existente y se planifique la acción para

generar activos de conocimiento y alcanzar los objetivos organizacionales.

Toda empresa produce conocimiento tácito o implícito y conocimiento explícito y

se debe de propiciar la recuperación de este conocimiento para potenciarlo como

un activo a disposición de la organización.

El conocimiento es un insumo de acción gerencial para potenciar en las personas

que conforman la organización, tomando en cuenta herramientas tecnológicas

que permitan llevar a cabo una buena labor de gerencia o gestión del

conocimiento. El conocimiento, el talento y la experiencia colectiva van a

aumentar la capacidad de respuesta.

“La construcción del conocimiento como proceso necesita considerar la

diversidad de ideas que son producto de datos e información que el individuo va

recibiendo y sobre la cual es necesario actuar a través de un proceso de

selección para lograr la adaptación y supervivencia de la organización”. (Flores

Urbáez, 2005)

16

El conocimiento es algo más que información, pues incluye familiaridad o

entendimiento, producto de la experiencia o el estudio que un individuo logra al

analizar, conocer, comparar e interactuar sobre una materia específica. Producto

de un dato o de una información, dos o más individuos pueden generar

conocimientos completamente distintos. Por otro lado el conocimiento colectivo

no puede ser visto como la suma de conocimientos individuales, sino como el

resultado de acciones coordinadoras que dan sentido a la labor de la

organización”. (Sancho, et al, 2004)

“La gerencia del conocimiento desde el punto de vista del “Enfoque

Organizacional” establece que el único recurso realmente competitivo es el

conocimiento y considera que la primordial tarea de la misma debe ser la

sistematización de los procesos mediante los cuales sus empleados adquieren y

generen los conocimientos necesarios para responder a los retos presentes,

anticiparse a los retos futuros y adaptarse para enfrentar oportunidades o

amenazas que resulten de la interpretación de las fuerzas que definen sus

escenarios de actualización”. (Flores Urbáez, 2005)

Se pretende que la nueva gestión del conocimiento en su gestión de información

documental provee de capacidad organizativa que impulse una correcta toma de

decisiones.

“Al hablar de capacidad organizativa, hace referencia a la capacidad de una

empresa para adquirir y utilizar estos recursos y cumplir con sus objetivos y

actividades para obtener ventajas competitivas”. (Flores Urbáez, 2005).

Los avances gerenciales enfrenta los desafíos de convertir la información en

conocimiento útil y los conocimientos en información accesible induciendo

17

procesos dinámicos en la organización, de tal manera que el impacto en el

desarrollo de las capacidades y las habilidades de las personas y organizaciones

se conviertan en factor de cambio.

El apalancamiento de los recursos más valiosos: el conocimiento, el talento

organizacional y la experiencia colectiva es la estrategia para acelerar, y llevar a

cabo nuevos retos y oportunidades.

“La información se convierte en conocimiento cuando es utilizada en el abordaje

de situaciones nuevas para las cuales no existen precedentes directivos”. (Pérez

Frías, 2004)

En la tarea documental en una organización se busca una combinación sinérgica

de datos y capacidad de procesamientos de información con la capacidad

creativa e innovadora de los seres humanos.

Se debe de contar que en medio de esta conciencia del papel tan fundamental de

una buena gestión del conocimiento surgen barreras organizacionales como la

resistencia al cambio.

Si la organización o empresa no acostumbra a registrar de forma organizada el

conocimiento, información relacionada al quehacer organizacional y la

documentación de procedimientos es de esperarse que surja algún tipo de

resistencia al cambio.

En la labor de administrar todo ese potencial que tiene la organización implícita

siendo este intangible y difícil de medir se debe partir de que:

18

“El conocimiento de las organizaciones se expresa en muchas ocasiones como

las rutinas diarias, lecciones aprendidas o experiencias acumuladas, de ahí que

lograr un nuevo aprendizaje represente en muchos casos la forma habitual de

hacer las cosas. Las organizaciones aprenderán en la medida que almacene y

difunden sus experiencias y habilidades, para así buscar crear nuevas rutinas”.

(Sancho, et al, 2004)

Las implicaciones para poder llevar a cabo este nuevo sistema en la gestión del

conocimiento implicará trabajo en el cambio de comportamiento de los individuos,

ofrecer información oportuna en medio de los cambios y reestructurar

mecanismos internos basados en los valores y cultura organizacional.

“Una organización con conocimiento será aquella que evite a toda costa perder al

“know how”, sistematiza su producción de información y la hace accesible,

reorganiza la ubicación de las personas a fin de que exista una mayor visibilidad

y comunicación de estas”. (Sancho, et al, 2004).

En términos prácticos la organización está conformada por individuos a quienes

se les plantea el reaprender para sí mismo y su organización en medio del

cumplimiento de su trabajo cotidiano contribuyendo al ciclo del conocimiento y

mejora continua.

Para este aprendizaje es importante el registro de procedimientos y para esto el

acceso a la información para ser reutilizado posteriormente debe ser parte de las

prioridades organizacionales tratando de evitar las pérdidas de información y

retroalimentación posterior.

19

“El conocimiento es información combinada con la experiencia, el contexto, la

interpretación y la reflexión. Es una clase de información de gran valor que nos

permite tomar decisiones y realizar acciones. Aunque el conocimiento y la

información puedan ser difíciles de distinguir en algunas ocasiones, ambos tienen

más valor e implican una mayor participación humana que los simples datos con

los que nos ha inundado la informática durante los últimos cuarenta años”.

(Davenport, et al., 1998).

El uso del conocimiento, el poder contar con la información y los retos que se

presentan con la innovación, son importantes para poder conseguir el nivel

deseado, en términos de competitividad.

El reto es no solo llegar a captar el capital de conocimiento en la organización,

sino mejora el acceso al mismo, fomentar el ambiente propiciando una

transformación organizacional para que haya un cambio cultural, interno dirigido

al tratamiento de la información que se convertirá en los activos de conocimiento

que deben almacenarse, de manera correcta para que después este sea

diseminado trayendo un valor agregado a la organización y los individuos que la

conforman.

La retroalimentación y el compartir conocimientos muchas veces puede ser señal

de amenaza para algunas personas dentro de la organización, por eso se debe

de trabajar muy de cerca con el factor humano para que se dé en un ambiente de

confianza y se vea la importancia de éste para el éxito de futuros proyectos.

Este compartir del conocimiento proporcionado por las experiencias anteriores

va enfocado a la no repetición de tareas u omisión que anteriormente ya se han

20

cometido, sino por el contrario, persigue una optimización de los procesos, las

tareas, los cumplimientos y los logros que se persiguen.

Una organización que pretende esa optimización en búsqueda de una mejora

continua procura poner a disposición y fácil acceso todos los elementos

potencialmente interesados por ese conocimiento.

Conseguir el aporte de toda la experiencia reunida en los que conforman la

organización y que se logre compartirla siguiendo herramientas y técnicas de fácil

acceso, esto será un valor agregado que ayudará a subir los niveles de

productividad cualquiera que sea la función de la organización o empresa.

El enfocar la reunión de la información para compartir, implica una

caracterización por un sistema de cooperación y por el desarrollo permanente de

la memoria corporativa u organizativa.

Pese a que el conocimiento siempre ha existido, hasta ahora está siendo

estimado su valor, por lo que se están invirtiendo esfuerzos y recursos para su

captura, almacenamiento, recuperación, administración y distribución de

diseminación del mismo.

La difusión selectiva de la información se define siguiendo las políticas que la

organización considere propicia para compartir.

Partiendo de la realidad que se vive con relación a la movilidad laboral con

frecuencia, se deben tener mecanismos que permita que el aprendizaje sea

compartido y recuperado antes de perderlo.

21

“El objetivo básico de la gestión de la información es organizar y poner en uso los

recursos de información de la organización (tanto de origen externo como interno)

para permitirle operar aprender y adaptarse a los cambios del ambiente. Los

procesos principales de la gestión de la información: la identificación de las

necesidades de información, la adquisición de las fuentes de informativas, su

organización y almacenamiento, el desarrollo de productos y servicios, su

distribución y uso, son también base de la creación del conocimiento durante la

existencia productiva de la organización y por tanto, fundamento de la base inicial

de la gestión del conocimiento”. (Orozco y Carro, 2002).

“Generalmente, los productos, servicios y procesos de cualquier organización son

susceptibles de mejoras que los hagan contentivos de más conocimiento. Por

ejemplo, los servicios de valor añadido en un centro de información, los servicios

con mayor información al cliente, los productos más contentivos de tecnología”.

(Orozco y Carro, 2002).

Se pueden realizar grandes a avances pero es indispensable conseguir la

voluntad de compartir lo aprendido creando espacios especiales para que puedan

ser registrados, con este sentido hay que tomar en cuenta la cultura

organizacional, la comunicación interna, la gestión de la información, la gestión

de la tecnología y el aprendizaje organizacional entre otros.

“El término gestión del conocimiento se asocia al sector de recursos humanos,

también al campo de psicología industrial y psicología laboral, lo cierto es que en

algún sentido afecta la gestión organizacional y por lo tanto, como profesionales

debemos tomar en consideración no solo la acepción para trabajar con palabras

de moda sino como la filosofía para interpretar situaciones en la organización y

22

hacer más efectivo nuestro trabajo como grupo profesional”. (Flores de la

Fuente, 2002).

Cuando se habla que se está realizando con éxito una gestión del conocimiento

se concluya que se están generando organizaciones inteligentes, en las cuales:

“Los procesos principales de la gestión de información: la identificación de las

necesidades de información, la adquisición de las fuentes informativas, su

organización y almacenamiento, el desarrollo de productos y servicios su

distribución y uso, son también base de la creación del conocimiento durante la

existencia productiva de la organización y por lo tanto, fundamento de la fase

inicial de la gestión del conocimiento”. (Orozco y Carro, 2002).

Al pensar en cómo medir el conocimiento y darle un valor al mismo se deben

tomar en cuenta indicadores como los siguientes:

1. Satisfacción de clientes y usuarios.

2. Incremento en el uso de cierta información.

3. Crecimiento en los índices de motivación interna.

4. Reducción en los tiempos de respuesta y resolución de situaciones.

5. Mayor acertividad según resultados de toma de decisión.

6. Producción de costos y tiempo en la realización.

Una compañía comenzará a sentir que está administrando su conocimiento

cuando a todo nivel en la organización se llegue a un consenso en cuanto a la

necesidad de documentar y compartir el conocimiento individual. Al llegar a este

estado los empleados sentirán como su responsabilidad, el compartir con otros

colegas lo que saben y utilizar lo que otros han aprendido.

23

El conocimiento debe encontrarse en el nivel estratégico base para utilizarlo en

informar sus decisiones y guiar sus acciones.

“Lamentablemente a menudo este activo no está disponible en el punto de

decisión, que es donde se crea o destruye valor. Para garantizar que se

encuentra en el sitio, momento y formato adecuados, se debe establecer un flujo

de conocimiento que lo difunde para su posterior empleo por la organización”.

(Arteche y Rozas, 1999).

Una manera de gestionar el conocimiento como un activo de la organización o

empresa y dándole un valor es tratándolo como otro activo en su balance.

Según el artículo sobre conocimiento, gestión e innovación tecnológica como

clave del rendimiento económico los autores Pérez Frías y Pérez R., dicen:

“La información y la educación constituyen la materia prima más importante para

el fortalecimiento de una sociedad sostenible, siendo la comunicación moderna la

herramienta más rentable para provocar los cambios. El desarrollo es un

ejercicio humano y mientras la gente no tenga acceso a la información y al

conocimiento, no podrá haber un desarrollo real”. (Pérez Frías y Pérez R., 2004).

Lo que diferencia a las empresas es la suma de conocimiento colectivo, generado

y adquirido, las habilidades para la creación, las inventivas, los valores, actitudes

y motivación de las personas que las integran y el grado de satisfacción de los

clientes.

También se puede decir que cada vez se cobra más conciencia del valor de las

ideas y el valor de las experiencias adquiridas, lo real en que la mayoría de las

24

organizaciones o empresas no están dispuestas a pagar por este valor agregado,

acumulado en el potencial humano que administran en sus lugares de trabajo.

En esta nueva era de la información, el conocimiento organizacional es el activo

que marca la diferencia y genera valor económico.

La capacidad para solucionar problemas y las lecciones aprendidas que maneja

una organización es el capital intangible que puede asegurar el futuro éxito.

El valor de la información aumenta únicamente si es accesible a la organización

para que se convierta en una ventaja competitiva. La información como

patrimonio de la organización es de gran valor y utilidad por lo que deber ser de

acceso rápido, que se sepa donde se encuentra, para qué sirve y cómo utilizarlo.

Invertir en el incremento o rescate de toda la información organizacional se

convierte en una ganancia para la empresa u organización.

2.3 Tratamiento de la Información:

Dentro de la gestión o administración del conocimiento partiendo que éste se

traduce en información y debe ser diseminada y aprovechada al máximo como

un activo o insumo para futuras experiencias similares. Esta información debe

lograr su cometido de ser accedida con facilidad y conocida por todos los

recursos humanos corporativos, por los involucrados o interesados en los

proyectos que se lleven adelante para lograr eso se le debe dar un tratamiento

adecuado a la información.

25

El gestor del conocimiento también conocido como knowledge manager debe

velar porque la información esté completa y en estado adecuado para ser

analizada y procesada de manera correcta buscando realizar la labor documental

acertada y con esa documentación en base de datos. En la procura del diseño

sistemas de acceso compartido como intranets, portales, etc., velar por qué el

knowledge environment en los espacios compartidos dentro de la organización

sea el adecuado.

La recuperación de la información más relevante debe ser parte del capital de

conocimiento disponible, es fundamental para toda la organización.

La información es la conversión del conocimiento traducido en los niveles de

comprensión de la organización.

Al hablar de conocimiento se parte de los siguientes términos: Conocimiento,

arquitectura del conocimiento, aprendizaje organizacional, activos de

conocimientos en una empresa u organización, conocimiento corporativo, mapa

de conocimiento, memoria organizacional, tratamiento de la información,

documentación de la información, recopilación, almacenamiento, recuperación y

diseminación de la Información, transferencia de conocimiento: “know how”,

sistemas de captura, almacenamiento, recuperación de la información y

repositorios.

“Una de las primeras preocupaciones a la hora de diseñar un programa de

gestión del conocimiento es identificar las fuentes de información disponibles e

integrarlas en “silo común”. A ese súper contenedor o centro de información

corporativo se le denomina data ware house. Bill Inmon definió un data ware

house como una colección de bases de datos integrados con orientación

26

temática, diseñados para apoyar la toma de decisiones”. (Arteche y Rozas,

1999).

Las repercusiones de echar a andar un nuevo sistema para el tratamiento del

conocimiento en la organización se traducirán en cambios y para esto debe estar

claro a nivel general en toda la organización lo que se espera para poder medir el

éxito.

Al contar con un método para poder recopilar, almacenar y recuperar ese

conocimiento se está estableciendo un mecanismo para poner a disposición de la

organización o empresa los “know how” y los “know why” basado en la

experiencia adquirida para que sirva de insumo para futuras metas similares.

El conocimiento que se recupera se procesa como información y este se hace

disponible para el uso organizacional, pasando por el proceso y sistematización y

aunque interviene la parte tecnológica, el aporte del conocimiento viene del

recurso humano que posee el caudal de experiencia, conocimiento y es el que

provee a la organización de este valor intangible llamado capital organizativo.

Sobre esto Rezende en su artículo Información para los negocios, menciona que:

“los activos de competencia individual comprende el conocimiento o expertise, la

pericia, las habilidades, la capacidad para crear y liderar de los funcionarios de la

empresa. Son las cualidades intrínsecas al ser humano en cuanto a individuos y

por tanto, no pertenecen a la empresa. Más que recursos humanos, son capital

humano”. (Rezende, 2001).

No obstante, a ese capital humano hay que proveerle de herramientas y para

eso hoy en día se cuenta con avances tecnológicos que son usados por quienes

27

establecen sistemas de información capaces de almacenar, recuperar y

diseminar dicha información, todo esto enfocado para apoyar la labor de la toma

de decisiones, haciendo uso de los modernos medios electrónicos para las

comunicaciones internas y externas.

El procedimiento en que se logra encajar cada parte que interactúa se lleva a

cabo por medio de una estructuración de tal manera que los nuevos sistemas se

rutinizan y se hacen hábitos dentro de la organización.

En el proceso de extraer el conocimiento individual, la rutinización, tanto en el

uso de los sistema de información, como en el desarrollo de prácticas sociales,

permite que se institucionalicen las estructuras, reglas, valores y normas de la

organización”. (Andrade Castro, 2003).

Los sistemas de información son de gran ayuda siempre y cuando la información

esté codificada de una manera comprensible para quienes van a hacer uso del

conocimiento.

En la cotidianidad organizacional la producción intelectual se resumirá en

documentos que contienen información para ser comprendida.

“La gestión de información no podrá realizarse sin tener como base una

adecuada gestión documental. Estos tres niveles de gestión, o esta cadena de

gestión, permitirán integrar las fuerzas fundamentales que marcan el éxito en las

organizaciones contemporáneas. Una gestión del conocimiento no existe sin

gestión de información, una gestión de información no existe sin gestión

documental” (Ponjuán, 2003).

28

Recuperar el Know How empresarial, sistematizar la producción de información y

hacer accesible, reorganizar la ubicación de las personas propiciando mayor

comunicación, establecer redes de aprendizaje y actualización son las funciones

a realizar en una adecuada gestión del conocimiento.

Los sistemas que se implementen tienen que considerar pasar por 4 fases

contando desde:

1. La creación del conocimiento que conlleva el descubrir, inventar y crear.

2. La recolección de dicho conocimiento buscando la forma, recuperación u

obtención del conocimiento para este ser procesado y ponerlo a su

disposición.

3. Diseminación de la información para que ésta sea accesado de la manera

más fácil y rápida y así se dé la transferencia deseada a todo nivel

organizacional.

4. Uso del conocimiento dándose la práctica del reciclaje y enriquecimiento

experimental de la organización aportando al aprendizaje e innovación.

En la manera de almacenamiento de la información una vez pesada la fase de

recolección se debe contar con un lenguaje controlado que se maneje por toda la

organización también llamada diccionario de términos para la localización

posterior de los datos, esto también se conoce como METADATA y así se crea

un almacenamiento de datos en bases de datos manejables a todo nivel.

Una vez esté disponible la información en sistemas digitales de fácil acceso, se

empieza la labor de diseminar la información y en esta función un buen gestor del

conocimiento que debe ser una persona con cualidades organizativas y que

conozca la información y necesidades para la toma de decisiones éste podrá

29

discriminar y difundir aquella información que sea relevante tal y como lo dicen

Arteche y Rozas.

“Para no saturar de información a los decisores, la mejor política es difundir

aquella información que suministre incrementos medibles en la productividad. La

difusión de información está acelerando la cadena de suministro al mejorar

eficiencia en gestión de pedidos de clientes, facilitar materiales/servicios, reducir

el ciclo de vida de la producción o reducir cortes de personal debido a una mejor

logística/distribución”. (Arteche y Rozas, 1999).

“La capacidad cognoscitiva es la aptitud para registrar, almacenar, usar y dar

sentido a los datos compilados, de manera que se tenga una base mejor para la

toma de decisiones y aplicación de los recursos”. (Rezende, 2001).

Cada organización decidirá que tipo de sistemas y tecnología requieren y

utilizarán para conseguir lo propuesto.

Es recomendable contar con un profesional como gestor del conocimiento o

gestor de la información, para realizar una adecuada administración del capital

intelectual, de los activos intangibles.

“Más que un organizador, este profesional debe ser también un agente

intermediario para la búsqueda, selección, diseminación y gestión de los flujos de

información dentro de la empresa”. (Rezende, 2001).

Estos sistemas que serán administrados por el profesional adecuado para esta

función buscarán incrementar el aprendizaje organizacional armonizando los

sistemas con el potencial humano y sus necesidades, interactuando como un

30

todo para dirigir el esfuerzo para el beneficio organizacional más allá que lo

individual.

El uso de la tecnología al servicio del potencial humano como lo es el uso de

intranets para facilitar el almacenamiento y recuperación de la información a parte

de facilitar herramientas para gestionar conocimiento tácito como foros de

discusión “páginas amarillas de conocimiento, buscadores de perfiles,

localización de capital humano en Bases de Datos curriculares o localización de

habilidades o conocimientos para resolver determinadas situaciones y que

pueden ser ubicados por los registros existentes.

La producción intelectual y la recuperación del conocimiento organizacional se

conservan en documentos físicos o digitales a los cuales se les tiene que dar un

respaldo y una gestión adecuada para el posterior uso organizacional.

2.4 Documentación de la Información:

En los nuevos modelos de negocio, la gestión de la información la documentación

y el conocimiento se perfila como un componente estratégico de primera

magnitud.

Debemos de partir de la premisa de que la información que se puede registrar es

la única que e puede gestionar. Y la información solo se puede registrar en

bases de datos o en documentos.

En cuanto a información, tenemos que administrar:

a. Información interna que se produce en el ejercicio de la actividad.

31

b. Información que proviene de fuentes externas.

c. Información pública que la organización quiera transmitir a su entorno.

En lo que a información y documentación se refiere no trata sobre datos no

relacionados que se registran en bases de datos, sino a documentos físicos o

electrónicos que proporcionan más contenido e interrelaciones entre los mismos.

Cada vez es más usual encontrar difundida la importancia de las herramientas

utilizadas con relación a la planificación estratégica y el componente humano y la

cultura empresarial. Lo más importante es el acceso y facilidad de la información

para poder tenerla a mano cuando se necesita y en esto el uso de la tecnología

juega un papel fundamental. Así la función de accesibilidad se vuelve el foco

principal de atención y es donde se tienen que considerar las metodologías para

el acceso manual y electrónico.

Con relación a la gestión de la información documental se debe de planificar

tomando en cuenta las necesidades de información y fuentes documentales,

analizando los sistemas existentes y las herramientas útiles para la debida

gestión y recuperación de la información, teniendo en cuenta los avances

tecnológicos y las herramientas informáticas en uso para facilitar la recuperación

y diseminación requerida.

La labor documental permite la actuación concertada del equipo básico de

trabajo, la armonización de intereses diferentes y a veces contradictorios,

constituye una medida de prevención contra los errores, asegura transparencia y

se puede convertir en una herramienta para disminuir los costos.

32

Cada tipo de documento requiere de una determinada orientación documental en

función del tipo de usuario, de su estructura, de sus funciones, de la importancia

que tenga, su valor dentro de la organización y el grado de accesibilidad

requerido.

La gestión documental permite coordinar y controlar de forma sistemática

aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización,

almacenamiento, preservación y accesibilidad a los documentos en una

organización por medio de actividades específicas.

La escritora Gloria Ponjuán cita textualmente el criterio de Diamond en cuanto a

la gestión documental citando los procesos de esta gestión en: Retención de

registros, almacenaje de registros inactivos, protección de los registros vitales,

dirección e implementación de sistemas de archivo, utilización de tecnologías

ópticas para documentos, gestión de formularios y modelajes, gestión de

reportes.

“Toda aquella organización que intente desarrollar un trabajo eficiente en el

manejo de sus documentos, debe tener en cuenta estas dimensiones,

estudiarlas, diseñar bien todos los aspectos que intervienen en las mismas y

optimizar aquellos indicadores que identifiquen un funcionamiento óptimo. Las

dimensiones de la gestión documental son: gestión del ciclo de vida, gestión de

los procesos, gestión de la conservación, gestión del acceso, gestión del uso,

gestión de su protección”. (Ponjuán, 2003).

2.5 Estandarización del tratamiento de la información:

33

La información que se administra debe ser dirigida a diferentes tipos de usuarios,

con diferentes intereses y necesidades pero igualmente ésta debe ser

administrada de la manera más uniforme posible usando un lenguaje

estandarizado de fácil comprensión y asociado con el lenguaje técnico conocido

para tener seguridad que se comprenda.

Una vez se cuenta con el almacenamiento del conocimiento y la estandarización

de términos para su uso, lo siguiente es tener la estrategia de diseminación, los

canales de transmisión del mismo, procurando la participación organizacional

usando todos los medios que se requieren y aunque el auge tecnológico permitirá

cruzar barreras y acortar distancias no se debe dejar de lado las reuniones donde

cara a cara se obtengan beneficiosos aportes al conocimiento organizacional,

estas estrategias deben ser proporcionadas y promovidas por la alta dirección.

Las herramientas como software utilizado para el almacenamiento y recuperación

de los datos ayuden la uniformidad, relación de términos y captura de información

de manera eficiente y son estas herramientas el apoyo para el proceso de

gerenciamiento del conocimiento.

Los sistemas de información deben tener funciones cruzadas y deben estar

sujetos a revisión constante para asegurar su efectividad continua.

2. 6 Gerencia de los Recursos Humanos en el Tratamiento del Conocimiento:

El factor humano en lo que a gerencia o gestionar conocimiento se trata, es

elemental porque es a nivel individual que los elementos, que forman la

organización aportarán el conocimiento.

34

La destreza del gerente residirá en transmitir la importancia de que la

“Administración del Conocimiento” es cosa de todos en la organización y que la

experiencia individual es un activo o valor agregado de mucha utilidad por lo que

se espera el compromiso de aporte, recuperación, almacenamiento y

diseminación de ese conocimiento para ser multiplicado, enriquecido y

reutilizado.

La estrategia residirá en crear competencias claves y enfatizar en lo que la

empresa u organización sabe y no en lo que hace.

Las nuevas tecnologías son excelentes herramientas para facilitar esa gestión del

conocimiento a sabiendas que el factor humano de ninguna manera va a ser

sustituido sino más bien éste utiliza para su servicio la tecnología.

Entre las herramientas para la gestión del conocimiento se hallan:

• Bibliotecas digitales

• Bases de datos

• Sistemas de expertos. Las bases de conocimiento están relacionadas con

la inteligencia artificial

• Bases documentales

• Intranets

• Software

Se trata de tener una idea clara de todo el patrimonio intelectual que se almacena

en la organización y de ubicarlo de forma que el acceso sea rápido, lo importante

es saber donde se encuentra para que sirva cómo utilizarlo”.

35

Al introducirse en la organización una nueva forma de tratar el conocimiento y

usar esa información para potenciar más las capacidades organizacionales esto

será un cambio drástico y puede darse una reacción adversa y no querer entrar

todos en la dinámica de compartir, puede darse un sentimiento que influya en el

lema organizacional bajo la percepción de no dependencia de ellos para el uso

de su experiencia o conocimiento.

Para tratar estas situaciones el gerente tendrá que proveer seguridad de manera

creativa, produciendo compromiso, expandiendo posibilidades y compensando

inclusive el aporte de conocimiento. Se conocen casos en organizaciones o

empresas en donde utilizan un sistema de premiación como base estratégica de

motivación para quienes contribuyen de mayor manera al enriquecimiento de

conocimiento organizacional.

“Construir una infraestructura organizativa de gestión del conocimiento implica

establecer un conjunto de funciones y grupos organizativos cuyos miembros

tengan la capacidad y los conocimientos para implicarse en proyectos

individuales”. (Davenport, et al, 1998).

Propiamente para la administración del conocimiento en la organización los

profesionales de la información reúnen condiciones excelentes para la realización

de esta actividad, porque tienen la capacidad para comprender y para realizar

análisis, diagramas de flujos, auditorias, diseños de sistemas, etcétera.

Estos profesionales poseen la capacidad para la localización de documentos, y

para garantizar el acceso a ellos desde cualquier lugar o cualquier momento. De

esta manera se está familiarizado con los lenguajes técnicos y los naturales

(generalmente son personas relacionadas con el manejo de las tecnologías); su

36

imaginación y visión de futuro, y el amar la información, también favorecen su

desempeño en esta gestión.

Tomando en cuenta que el conocimiento proviene y se dirige a las personas que

lo administran, éste debe ser almacenado para su posterior recuperación y

diseminación en términos y categorías claramente establecidas que todos

conozcan. Usualmente para este efecto se utiliza la formación de un diccionario

común de términos, una lista de lenguaje controlado común o algo semejante que

permite la localización y recuperación por medio de un acceso rápido.

“Finalmente, una vez que se ha cosechado y creado nuevo conocimiento, es

necesario distribuirlo a aquellas personas que vayan a tomar decisiones, en el

tiempo adecuado. Para no saturar de información a los decidores, la mejor

política es difundir aquella información que suministre incrementos medibles en la

productividad. Con la entrada de Internet como nuevo canal de distribución el

mundo de negocios, se vuelve cada día más virtual”. (Arteche y Rozas, 1999).

2.6.1 Aprendizaje Organizacional:

En términos de aprendizaje organizacional solamente se aprende cuando el

conocimiento se traduce en la generación de una conducta observable (cambio

actitudinal) y en segundo lugar, cuando este cambio de conducta de lo individual

a lo social convirtiéndose en un patrón de comportamiento o en cultura de la

organizacional”. (Marín, 1998)

Cuando se habla de una organización de aprendizaje, se habla de un cuerpo

social que aprende colectivamente, esto es que percibe colectivamente,

diagnostica colectivamente, imagina colectivamente y en este sentido crea las

37

condiciones para actuar colectivamente esto es fundamental para ser aplicado en

la gestión del conocimiento que busca ese énfasis en el aprendizaje

organizacional que dará como resultado en términos deseados proyectos cada

vez más exitosos.

Muchas veces el aprendizaje en una organización se traduce en aprender es

desaprender porque consiste en la ruptura de paradigmas (modelos, patrones,

formalismos) y esto puede implicar todo un cambio estructural que afecta a nivel

individual y organizacional.

El aprendizaje pasa por el proceso de acople o adaptación a las nuevas

necesidades o condiciones ambientales que rodean la organización.

También se ha de tomar en cuenta con relación a la movilidad laboral, que existe

la posibilidad de enriquecer el aprendizaje de la organización por medio de la

importación del know-how conocimientos novedosos de otras organizaciones

líderes o por medio del establecimiento de alianzas estratégicas donde se

compartan o intercambian conocimientos para el aprendizaje en conjunto.

En el aprendizaje organizacional se requiere la labor activa del líder y se concibe

como “un líder de cambio que es un líder de aprendizaje que se caracteriza por

su visualización, capacidad de convocatoria para reunir con cualquier

argumentación o pretexto, talento actuando en diferentes fuentes de trabajo

tanto internos y externos de la organización”. (Marín, 1998)

Para Marín un líder de aprendizaje organizacional no es el creador de la gran

visión, es más bien, un ingenioso creador de redes de aprendizaje. Este líder de

aprendizaje es tolerante con el eslabonamiento no lineal de las ideas. Admite

38

que sobre la mesa se depositen ideas locas y estas se eslabonan en procesos no

lineales. Tampoco considera que él es el eslabón, simplemente visualiza y

registra ante el grupo sus tendencias de eslabonamiento y motiva a las personas

para que estos procesos permanezcan dinamizándose“. (Marín, 1998)

“Los cambios son procesos inevitables e inherentes a la naturaleza del desarrollo

del hombre en la sociedad y las organizaciones. En estricto sentido ningún líder

de cambio crea el cambio, solamente la visualiza y lo acelera. En este sentido

bien puede concebirse al líder de cambio como un acelerador de aprendizaje

basado en la visualización de la crisis paradigmática”. (Marín, 1998)

2.7 Gerencia de Proyectos:

2.7.1 Teoría de la Administración de Proyectos:

Partiendo de la naturaleza que caracteriza los proyectos, siendo estos definidos

por una duración temporal, para el alcance de un objetivo determinado, los

proyectos perseguirán con su ejecución la obtención de productos, servicios o

resultados buscados y será lo que mueva el desarrollo del proyecto para tal

alcance.

Estas características de los proyectos hacen que en cada uno de estos

esfuerzos, la organización requiere documentar y administrar los activos

existentes que son el insumo inicial para el despegue de los proyectos y así a lo

largo de todo su ciclo de vida desde la iniciación, planeamiento, ejecución,

control, seguimiento y cierre estos puedan estar presentes.

39

La definición que da el (PMI, 2004) acerca de la integración es la siguiente: “…En

el contexto de la dirección de un proyecto, consiste en tomar decisiones sobre

dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día anticipando las posibles

polémicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se concreten en

polémicas críticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general”.

(PMI, 2004)

En la labor de dirección de proyectos se deben de tratar todos los procesos

determinando el nivel de profundidad e implementación de cada proceso para

cada proyecto específico y para facilitar el desarrollo de los mismos se tiene que

contar con un plan de gestión del proyecto el cual se actualizará cuando el

proyecto avance.

Es elemental para realizar una adecuada función integradora llevar a cabo el

recorrido desde el inicio con el acta de constitución del proyecto hasta el cierre

del mismo, para esto debe seguirse los siguientes procesos:

Según propone el (PMI, 2004) se debe:

1. Desarrollar el acta de constitución del proyecto en el cual se autoriza el

inicio formal de este, con sus especificaciones y requerimientos.

2. Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar, que ofrece

una descripción del alcance más detallado considerando restricciones,

límites, criterios de aceptación, riesgos, asunciones, entregables entre

otros.

40

3. Desarrollar el plan de gestión del proyecto: Que tiene que ver con la

integración de otros planes subsidiarios al plan general definiendo y

coordinando.

Trata el cómo se ejecuta, supervisa, controla y cierra el proyecto a la vez

documentando las salidas de los procesos de planificación.

4. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: Desarrollar los proyectos

según lo esperado y planificado.

5. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto: Consiste en verificar el

cumplimiento según el plan de gestión de proyecto desde el inicio hasta el

cierre del mismo.

6. Control integrado de cambios: tiene que ver con la revisión, aprobación y

control de cambios así como con las solicitudes para los mismos.

7. Cierre del proyecto: Es cuando se concluyen todas las actividades en

todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para cerrar

formalmente un proyecto.

41

Figura 2.7.1 – 1 Gestión de Integración del Proyecto

42

Figura 2.7.1 - 2 Diagrama de Flujo de los procesos de gestión de la integración

del proyecto

43

Puntos a considerar para la gestión de los proyectos son la estructura de la

organización, su cultura y su estilo, estos aspectos se reflejan en las políticas y

procedimientos, valores, ética laboral, visión y misión, etc., esto a su vez será de

gran influencia sobre los proyectos.

Los grupos de procesos a los cuales se hace referencia tomando en cuenta todo

el ciclo de vida de los proyectos son los de:

1. Iniciación

2. Planificación

3. Ejecución

4. Seguimiento y Control

5. Cierre

Los procesos que confirmen cada uno de estos grupos son la guía para aplicar

los conocimientos y las habilidades y la aplicación de estos lo determinará el

director del proyecto y el equipo del proyecto, así como quién los usará y de qué

forma, dependiendo de los objetivos propuestos.

Existe una lógica de entrada-salida interconectadas entre los grupos de procesos

para llegar al fin deseado.

Según cita el (PMI, 2004) en su guía, los Rendimientos de Dirección de

Proyectos los cinco grupos de procesos son:

1. Iniciación: Define y autoriza el proyecto a una fase del mismo.

44

2. Planificación: Define y refina los objetivos y planifica el curso de acción

requerido para lograr los objetivos y el alcance que se pretende del

proyecto.

3. Ejecución: Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan

de gestión del proyecto.

4. Seguimiento y Control: Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de

identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal

forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para

cumplir con los objetivos del proyecto.

5. Cierre: Formalizar la aceptación del producto, servicio o resultado y

termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

45

Figura 2.7.1 - 3 Interacciones de Grupos de Procesos

46

Grupos de Procesos de Iniciación:

Por lo general son externos al proyecto y se dan antes de entrar de lleno, estos

procesos son para facilitar la autorización formal, buscando determinar y

especificar los requerimientos de los interesados.

“La documentación de esta decisión también contiene una descripción básica del

alcance del proyecto, de los productos entregables, de la duración del proyecto y

un pronóstico de los recursos para el análisis de inversión de la organización. El

marco conceptual del proyecto puede aclararse documentando los procesos de

selección del proyecto”. (PMI, 2004)

Es importante en este punto documentar las asunciones, cosas de las cuales se

parte y restricciones que son los límites o aspectos que se dejarán fuera de lo

contemplado y esperado y así al claramente las definiciones de lo que se

pretende quede el proyecto formalmente constituido por medio del acta en

acuerdo firmado por las partes.

Grupos de Procesos de Planificación:

Toman como base las definiciones del acta de constitución e inicia la recolección

de información para tener más claridad en lo que se va planificar.

“Estos procesos también identifican, definen y maduran el alcance del proyecto,

el coste del proyecto y planifican las actividades del proyecto que se realizan

dentro del proyecto. A medida que se obtenga nueva información sobre el

proyecto, se identificarán o resolverán nuevas dependencias, requisitos, riesgos,

oportunidades, asunciones y restricciones”. (PMI, 2004)

47

Se dice que la planificación es un proceso continuo y repetitivo el cual estará en

una frecuente actualización.

Así en este nivel es donde se consolida el plan de gestión del proyecto con la

participación fluida de los mayores interesados.

Figura 2.7.1 – 4 Grupos de procesos de planificación

48

Grupo de Procesos de Ejecución:

Toma como entrada el plan de gestión del proyecto para desarrollar lo propuesto.

Aquí es cuando entran en acción “el coordinador de las personas y recursos, así

como integrar y realizar las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de

gestión del proyecto”. (PMI, 2004)

La ejecución de los proyectos se llevará a cabo de una forma gradual y

secuencial por lo tanto, el equipo de proyecto debe de desarrollar todo un sistema

de documentación tanto de manera digital, como de forma manual convencional,

evidenciando cada paso, toma de decisión, cambios realizados, comunicaciones,

seguimiento registrados y lecciones aprendidas que es el activo o insumo para

futuros proyectos en la empresa u organización.

El éxito de los proyectos, la madurez de la organización y la mejora continua, son

los tres elementos que van de la mano

Figura 2.7.1 – 5 Grupos de procesos de ejecución

49

Grupos de Procesos de Seguimientos y Control:

Estos procesos consisten en observar la ejecución de los proyectos para con

base a lo planificado detectar posibles problemas para realizar acciones

correctivas.

“El beneficio clave de este grupo de procesos es que el rendimiento del proyecto

se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del

plan de gestión del proyecto”. (PMI, 2004)

Además supone controles cambios y recomienda acciones preventivas como

anticipación de posibles problemas.

En la labor de control y seguimiento se medirá todo el esfuerzo del proyecto y lo

que persigue es cumplir el plan de gestión del proyecto.

Sobre la marcha puede que se tengan que hacer cambios y actualizaciones al

plan, ajustando nuevas medidas que faciliten el alcance de los logros propuestos.

50

Figura 2.7.1 –6 Grupos de procesos de seguimiento y Control

51

Grupos de Procesos de Cierre:

“Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades

de un proyecto o de una fase de un proyecto”. (PMI, 2004)

Se trata de llegar a concluir todos los procedimientos en ejecución, lograr los

resultados esperados y/o dar por cancelado y cerrado el acuerdo establecido

para el desarrollo del proyecto.

Debe verificarse que se haya completado todo lo propuesto. Es una etapa

importante como meta final a alcanzar y no debe de dejarse sin formalmente

realizar el cierre correspondiente, verificando la satisfacción del cliente (s) o

interesados.

Figura 2.7.1 – 7 Grupos de Procesos de Cierre

52

2. 8 La importancia de la planificación de los recursos humanos en los proyectos

Como parte de toda la planificación del proyecto en general o plan de gestión del

proyecto debe de haber un plan de gestión del personal más o menos detallado

que facilite especificaciones útiles a considerar, para proyectos posteriores en

materia de adquisición de personal, manejo de horarios y necesidades de

formación y detalles sobre el equipo, lo que se espera desarrollen con sus roles y

responsabilidades a lo largo de un período establecido

Al adquirir el personal con que se trabajará se debe tomar en cuenta las

disponibilidades, capacidad, experiencia, intereses y costos.

Como equipo de dirección éste parte de los roles y responsabilidades

previamente asignadas.

“La definición de los roles y las responsabilidades del proyecto se desarrolla

teniendo en cuenta las formas en que participarán las organizaciones, existentes

y cómo las disciplina técnicas y las personas interaccionan entre sí actualmente”.

(PMI, 2004).

Cuando se habla de los roles (PMI, 2004) lo define como:

“La denominación que describe la parte de un proyecto de la cual una persona

es responsable. La claridad de los roles un respeto la autoridad, las

responsabilidades y los límites es esencial para el éxito del proyecto”. (PMI,

2004).

53

“Autoridad es el derecho a aplicar los recursos del proyecto, toma de decisiones y

firmar aprobaciones. Los miembros del equipo funcionan mejor cuando sus

niveles individuales de autoridad coinciden con sus responsabilidades

individuales”. (PMI, 2004).

“Responsabilidad es el trabajo que se espera que realice un miembro del equipo

del proyecto para completar las actividades del proyecto”. (PMI, 2004).

“Competencia se refiere a la habilidad y la capacidad necesarias para completar

las actividades del proyecto. Si los miembros del equipo del proyecto no poseen

las competencias necesarias, el rendimiento puede verse amenazado. Cuando

se identifican tales desequilibrios, se inician respuestas proactivas, tales como

formación, contratación, cambios en el cronograma, o cambios en el alcance”.

(PMI, 2004)

Figura 2.8 -1 Gestión del equipo del proyecto (entradas, herramientas y técnicas

y salidas)

El éxito en los proyectos en gran parte se deriva de un buen trabajo en equipo.

54

“Las reglas básicas del equipo, las normas de grupo y las prácticas de dirección

de proyectos sólidas, como la planificación de la comunicación y la definición de

roles reducen la cantidad de conflictos”. (PMI, 2004)

El proceso de evaluación pueden ser tanto formal como informal para determinar

“el rendimiento del equipo resolver polémica, modificar la comunicación, tratar

conflictos y mejorar la interacción del equipo”. (PMI, 2004)

Es importante poder contar con informes de rendimiento en comparación con el

plan de gestión del proyecto.

Constatar mediante verificación los cronogramas y el cumplimiento, control de

costos, control de calidad por trabajo realizado y la verificación de si se está

logrando lo propuesto. “La información de los informes de rendimiento y las

proyecciones relacionadas ayudan a determinar los requisitos futuros de recursos

humanos, el reconocimiento, las recompensas y las actualizaciones del plan de

gestión de personal”. (PMI, 2004)

En cuanto a las evaluaciones de rendimiento dependerá del tipo de organización

y sus políticas para determinar qué tan formal o informal se realicen las mismas

así como los niveles de comunicación y las formas utilizadas, se debe tomar en

cuenta además el criterio de las personas que han tenido relación con el equipo

para realizar retroalimentación por varias fuentes.

Lógicamente lo que se persigue es una mejora continua traducida en una mayor

productividad y relaciones laborales positivas, para esto una adecuada gestión de

los conflictos a resolución de conflictos es vital.

55

Es importante contar con un registro de polémicas y la resolución a las mismas,

así como las personas responsables de la resolución de las mismas; estas

polémicas pueden convertirse en obstáculos en la consecución de los objetivos,

así que éstas deben ser previstas de ante mano.

Sobre la marcha pueden surgir imprevistos relacionadas con cambios de

personal o acciones disciplinarias necesarias.

“Los cambios en el personal pueden consistir en transferir personas de diferentes

asignaciones, externar algunos trabajos y reemplazar a los miembros del equipo

que abandonan el proyecto”. (PMI, 2004)

2.9 La Dirección de proyectos:

La habilidad del gestor o director del proyecto no solo estará en una buena

planeación, ni en que su equipo tan solo ejecute lo planeado, ni en su labor de

seguimiento y control del mismo sino en llevar el proyecto hasta buen puerto,

siguiendo la línea base del tiempo, costo y alcance, velando porque el proyecto

lleve la documentación requerida.

Según se espera, el director debe tener habilidades interpersonales de

comunicación efectiva, liderazgo, influencia en la organización, motivación,

negociación y gestión de conflictos para la resolución de problemas, el desarrollo

de las mismas se evidenciarán a la vez en la forma como las ejecuta y la

documentación de la gestión realizada.

56

“La dirección de proyectos es una tarea integradora. La integración de la

dirección de proyectos exige que cada proyecto y proceso de productos esté

correctamente alineado y conectado con los otros procesos, a fin de facilitar su

coordinación”. (PMI, 2004)

Es necesario identificar un sistema de gestión de proyectos, el PMI lo define

como el conjunto de herramientas, técnicas, metodologías, recursos y

procedimientos utilizados para gestionar un proyecto.

Ese sistema de gestión es lo que ayuda al director de proyectos para ser eficaz

en su labor de dirección, hasta el cierre de los mismos. Y es por medio del plan

de gestión de proyectos que se muestra como se va a usar el sistema de gestión

de proyectos.

57

Figura 2.9 – 1 Grupos de procesos de dirección de proyectos

58

“El contenido del sistema de proyectos variará dependiendo del área de

aplicación, influencia de la organización, complejidad del proyecto y disponibilidad

de los sistemas existentes”. (PMI, 2004)

La dirección de proyectos es una tarea integradora buscando alinear e

interconectar los procesos para facilitar la coordinación.

“El director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre es

responsable de determinar qué procesos son apropiados y el grado de rigor

apropiado para cada proceso, para cualquier proyecto dado”. (PMI, 2004)

2. 9.1 Equipos de Dirección del Proyecto y Equipos de Trabajo:

“El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es

responsable de las actividades de dirección de proyectos, tales como

planificación, el control y el cierre”. (PMI, 2004)

“La gestión del Equipo de Proyectos consiste hacer seguimiento del rendimiento

de los miembros del equipo, proporcionan retroalimentación, resolver polémicas,

coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del Proyecto”. (PMI, 2004).

Esto se consigue a través de observar el comportamiento del equipo, evaluar el

rendimiento y registrar las lecciones aprendidas capturándolas en las bases de

datos de la organización para una posterior reutilización de la organización.

Tomando en cuenta que quizás ya una vez conformados los equipos de trabajo el

desarrollo o ejecución de los proyectos sufra modificaciones como por ejemplo:

en cuanto a duraciones de actividades, cumplimiento de cronogramas previstos,

etc.

59

El equipo de dirección de proyectos tiene su propia dinámica interna que

interactúa en el equipo de trabajo en sí, quienes so los que van a realizar el

trabajo mientras que el equipo director controla y da seguimiento en pos del

cumplimiento de los objetivos propuestos.

Los equipos de trabajo y el equipo de dirección de proyectos se forman e

interactúan por el espacio de tiempo que los proyectos están vigente y para evitar

que el conocimiento adquirido y la información pertinente se pierda, es que da

especial importancia al registro formal de cada procedimiento, de la misma

manera que existe una evidencia documental (digital y manual) de los procesos,

toma de decisiones y control de cambios.

Todo el esfuerzo del equipo director junto con el director del proyecto enfocará a

la ejecución del mismo, toda su dirección y gestión, para esto tiene que partir del

plan de gestión del proyecto, el cual tendrá que cumplirse a cabalidad.

Desarrollar el equipo de proyectos consiste en “mejorar las competencias y la

interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento del

proyecto” y gestionar el equipo de proyecto según el PMI, propone se refiere a

“hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionan

retroalimentación, resolver polémica, coordinar cambios a fin de mejorar el

rendimiento del proyecto”. (PMI, 2004)

Es importante que el Equipo de Proyectos cuente con un sistema de información

de la Gestión de Proyectos. El equipo de dirección de proyectos y el equipo de

trabajo en los proyectos utilizará las herramientas, técnicas, metodologías,

recursos y procedimientos que se necesitan para gestionar todo el (o los)

60

proyectos utilizando la experiencia adquirida previamente como activo o como

entrada para cada proceso.

Los esfuerzos deben dirigirse al cumplimiento de los objetivos y proveer todos los

recursos para tal alcance. La gestión de los recursos a todo nivel en la ejecución

estableciendo claramente todos los canales de comunicación facilita dicha

ejecución.

Es parte de la madurez en la metodología de la dirección de proyectos de una

organización, administrar correctamente el conocimiento adquirido por

experiencias anteriores, que son las lecciones aprendidas en la planificación de

recursos humanos y tomar estos activos importantes para futuros proyectos.

“La información sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de

conclusión de los productos entregables y sobre aquello que se ha realizado, se

recoge como parte de la ejecución del proyecto y se vierte dentro del proceso de

informar el rendimiento”. (PMI, 2004)

En el plano de acciones correctivas y solicitudes de cambios es importante

registrar documentalmente las mismas.

“El equipo de dirección del proyecto usa el sistema de información de la gestión

de proyectos, un sistema automatizado, para respaldar la generación del plan de

gestión del proyecto, facilitar los comentarios a medida que se desarrolla el

documento, controlar los cambios en el plan de gestión del proyecto y publicar el

documento aprobado. (PMI, 2004)

61

2.9.2 Importancia de las comunicaciones:

En cuanto a comunicaciones esta debe ser estimada y planificada como un plan

subsidiario para su implementación en la ejecución. De esta manera se

determinan las necesidades de información, quién, cuándo, cómo y por quién

será suministrada la misma.

“El director del proyecto debe considerar la cantidad de canales o caminos de

comunicación posibles como un indicador de la complejidad de las

comunicaciones de un proyecto”. (PMI, 2004)

Figura 2.9.2 – 1 Gestión de las Comunicaciones

62

“Un equipo de dirección de proyectos puede incluir como métodos de

comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o

desde simples documentos escritos hasta material (por ejemplo: cronogramas y

bases de datos) al que se puede acceder en línea”. (PMI, 2004)

Conocer la opinión de otras personas relacionadas con el tema, que puedan ser

“stakeholders” o interesados directos o indirectos, como una comunidad, etc., a

quien se dirija el proyecto, esto se debe realizar por medio de encuestas, grupos

de interés, entrevistas análisis de datos disponibles al respecto (un estudio

previo). Todos estos aspectos deben considerarse a nivel de comunicaciones

para planificarse en un plan subsidiario de esta área tan importante para que el

plan de gestión del proyecto se lleve a cabo.

Tomando en cuenta estos detalles no se debe dejar de lado la urgencia de la

necesidad de información, la disponibilidad de tecnología, el personal previsto

para el proyecto, la duración del proyecto y el entorno del proyecto.

La gestión de las comunicaciones puede desarrollarse formal o informalmente

dependiendo de las necesidades del proyecto, pero puede incluir pautas para

reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones electrónicas, reuniones del

equipo del proyecto y correo electrónico.

63

Figura 2.9.2 – 2 Diagrama de Flujo de Procesos de Gestión de las

Comunicaciones

2.9.3 El compromiso del Equipo en documentar:

El equipo de dirección de proyectos y el grupo de trabajo en los proyectos

utilizará las herramientas, técnicas, metodologías, recursos y procedimientos que

se necesitan para gestionar todo el (o los) proyectos utilizando la experiencia

adquirida previamente como activo o como entrada para cada proceso.

64

Específicamente para el desarrollo de los procesos a los cuales van a ser

sometidos los proyectos se le proporcionan las entradas de factores ambientales

y activos de la organización. Al buen recaudo y administración de los mismos

ofrecerán una base sólida sobre la cual se fundamentan los proyectos.

Específicamente para el desarrollo de los procesos a los cuales van a ser

sometidos los proyectos se le proporcionan las entradas de factores ambientales

y activos de la organización. Al buen recaudo y administración de los mismos

ofrecerán una base sólida sobre la cual se funde los proyectos.

Basándose en lo que los autores (Guido. y Clements, 2003) en su libro hablan en

cuanto a la administración exitosa de los proyectos y las fases por las que pasan

cada uno de ellos se rescata los conceptos de que hay 4 fases en las cuales es

importante que la información y la documentación de la misma sea clara:

1. Identificar necesidades y seleccionar proyectos. En este punto todo

nace de un problema que requiere solución, una oportunidad o una

necesidad y se procure dar una solución o mejoría a tal situación. Para

la selección de proyectos luego de evaluar y priorizar según se toma en

cuenta las ventajas y desventajas, pros y contras, etc., así se toma la

decisión de los beneficios a obtener y según los criterios adecuando a

las metas de la empresa u organización, expansión, rendimientos,

reconocimientos en determinado campo, etc.

2. Partir de una suposición para realizar el Proyecto.

65

3. Un detalle importante es “recabar datos e información sobre cada

oportunidad para garantizar una decisión inteligente relativa a la

selección del proyecto.

4. Evaluar las oportunidades a partir de los criterios y llevar a cabo

selección por el comité con experiencia y conocimientos para tomar la

mejor decisión.

Cuando se piensa en la gestión o administración del conocimiento de los equipos

interactúantes y el desarrollo y la gestión de estos equipos, todas sus entrada, las

herramientas y técnicas aplicadas para realizar dichas gestión y las salidas como

productos de una buena gestión.

La administración de la información corporativa requiere de una estructura de

Sistema Documental, esto a la vez ayudará a mejorar el control y seguimiento y

cierre de los Proyectos, así como, ayudará a alimentar el acervo de conocimiento

para el planeamiento y ejecución de futuros proyectos similares.

La gestión del conocimiento implica estar dispuesto a compartir errores y

aprender de ellos en forma colectiva extrayendo nuevos conocimientos o insumos

para nuevos proyectos.

La labor documental se enfocará a recuperar esos registros en medio de esta

gestión para una posterior reutilización.

El equipo de trabajo en el proyecto se debe comprometer a documentar paso a

paso para lograr en el cierre tener evidencias contundentes y llevar a cabo la

66

adecuada evaluación sobre todo lo realizado según sus registros y al final hacer

acopio de los mismos.

El registro de los cambios en medio de la aplicación es importante para la

recolección final de las lecciones aprendidas.

Pensando en la importancia de que la organización utilice el capital de

conocimiento con que cuenta, basado en su experiencia adquirida, es relevante

la documentación de todo ese conocimiento

La identificación temprana de los riesgos y el informe de su estado con sus

debidos planes ejecutados en proyectos anteriores, pueden ser vitales para

futuros proyectos de similar naturaleza.

Para poder implementar una correcta administración del conocimiento o gestión

de lo mismo a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos, la organización

debe asimilar una dinámica que practique como un proceso más el tratamiento e

importancia de la información formal e informal, externa e interna relacionada con

cada proyecto, produciendo así un cambio cultural organizacional.

No es fácil, tomando en cuenta nuestro contexto latinoamericano caracterizado

por la ausencia de estructuras de control y formalismos para documentar

procedimientos, no obstante, la implementación de las buenas prácticas al

respecto y el papel de los stake holders principales será fundamental.

El PMI le da gran importancia a los activos de los procesos de la organización

porque representa el aprendizaje y los conocimientos de las organizaciones

adquiridos en proyectos anteriores, menciona por ejemplo: cronogramas

67

completados, datos sobre riesgos y datos sobre el valor ganado. Y estos pueden

organizarse de distintas maneras, según el tipo de industria, organización o área

de aplicación.

Trata a los activos de los procesos de la organización y se pueden organizar en 2

categorías:

• Procesos y procedimientos de la organización para realizar el trabajo.

• Base de conocimiento corporativo de la organización para almacenar y

Recuperar información.

Figura 2.9.3 – 1 Procesos y procedimientos de la organización para realizar el

trabajo

68

Figura 2.9.3 – 2 Procesos y procedimientos de la organización para realizar el

trabajo

El éxito de los proyectos se ve altamente influenciado por los activos con que se

cuenta como entrada y a la vez esta base de conocimiento, hablando

específicamente de esta categoría se verá enriquecida en tanto se dé la

adecuada documentación a lo largo del desarrollo de los proyectos.

Según la Guía del PM Bok (PMI, 2004) esta base del conocimiento para

almacenar y recuperar información se puntualiza de la siguiente manera:

• Base de datos para la medición de procesos usada para recabar y poder

disponer de datos de mediciones y procesos y productos.

69

• Archivos del proyecto (por ejemplo: líneas base de alcance, costos,

cronograma y calidad, línea base para la medición del rendimiento,

calendarios del proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto,

registros de riesgos, acciones de respuesta planificadas e impacto de

riesgo definidos).

• Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas

(por ejemplo: registro y documentos del proyecto, toda la información y

documentación de cierre del proyecto, información sobre los resultados

de las decisiones de selección e información sobre el rendimiento de

proyectos anteriores e información sobre el esfuerzo de gestión de

riesgo).

• Base de datos sobre la gestión de polémicas y defectos que contienen el

estado de la situación de polémicas y defectos y los resultados de los

elementos de acción.

• Base de conocimiento de gestión de la configuración que contiene las

versiones, políticas y procedimientos oficiales de la compañía y cualquier

otro documento del proyecto.

• Base de datos financiero que contiene información como horas de

trabajo, costos incurridos, presupuestos y todo sobre costos del proyecto.

Como bien se cita anteriormente el conocimiento es captado y administrado por

las personas y la debida gestión de estos recursos humanos en combinación con

la adecuada gestión de las comunicaciones dejando claramente especificadas las

herramientas a utilizar para documentar todos los procedimientos que los equipos

70

de dirección y equipos de trabajo, realizarán mientras inician, planifican, ejecutan,

controlan, dan seguimiento y cierran los proyectos que se asumen.

“Todos los conocimientos adquiridos durante el proyecto deberían documentarse,

a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica de la

organización”. (PMI, 2004)

“La base de conocimiento de lecciones aprendidas contiene información histórica

respecto a listas de actividades utilizadas en proyectos anteriores similares que

puedan tenerse en cuenta al definir las actividades del cronograma del proyecto”.

(PMI, 2004)

71

Capítulo 3

72

3. Marco Metodológico:

Para desarrollar la propuesta en dos sentidos que se pretende, tanto en lo que

Administración de Proyectos respecta como en la parte documental, se procede

de manera secuencial a la recopilación de información del contexto general a cual

va dirigida, obteniendo así toda la información general y específica partiendo

desde los factores ambientales hasta el detalle de procedimientos y herramientas

utilizadas hasta el presente, para así en este marco partir puntualmente en el

desarrollo de la Propuesta.

A medida que la investigación y propuesta se desarrolle se requiere de una

profundización mayor aplicando los siguientes métodos, herramientas y técnicas

según el tipo de investigación que se lleva a cabo.

La investigación que se realiza es de tipo mixta tomando como base la parte

documental sobre el tema de desarrollar llevando a una profundización en el

contexto al cual se dirige la investigación.

El método de investigación aplicado es:

1. Inductivo-deductivo:

Tomando en cuenta la información recopilada que lleva a planteamientos

generales se amerita una separación o desfragmentación de las partes para su

debida observación y examinación con el fin de comprobar dicho planteamiento.

73

Partiendo de la realidad existente encontrado en el contexto del tema abordado y

las especificaciones que presenta se utiliza el método deductivo para comprobar

detalles.

“En primer instancia, tal problema de investigación se aborda por la observación y

busca comprender sus características, las interrelaciones de ésta o establecer

conexiones entre ese problema y otros modos de conocer su comportamiento en

el contexto que lo rodea” (Méndez, 2001)

2. Método de Observación:

A lo largo de toda la resolución de la propuesta y sobre todo en el análisis de la

información que la organización suministra, el método más utilizado para deducir

y profundizar es la “Observación directa” verificando las fuentes primarias de

información y “la observación por entrevista” con la cual se obtiene mucha

información para llegar a comprobar suposiciones.

Las entrevistas que se realizan son de carácter informal en la recopilación

general de los datos y en factores ambientales, relaciones, trabajo en equipo,

comunicaciones y actitudes de cambio y de carácter semi estructurado teniendo

una secuencia de ideas para estructurar.

Se procede a una retroalimentación por medio de reuniones y entrevistas con el

Director General y con el Equipo de Directores de Campo, en especial con quien

lleva el área de documentación de los proyectos, para verificar los

procedimientos, herramientas y sistemas propuestos.

74

Técnicas de acopio de información:

Entre las técnicas más utilizadas en las investigaciones no experimentales están

las técnicas cualitativas de recolección de datos entre ellas el grupo focal, la

observación participante y la entrevista no estructuradas.

“Lo que hacemos en la investigación no experimental es observar fenómenos tal

y como se dan en su contexto natural, para después analizarlas” (Kerlinger, 1979)

La observación se desarrolla en entrevistas individuales, técnicas

conversacionales y técnicas documentales entre otras.

“La observación implica que el investigador tenga en cuenta las experiencias

previas, juicios de valor, juicios de realidad y condiciones sociales, culturales y

económicas que le afectan” (Méndez, 2001)

En este aspecto toda forma de recopilar información que sirva de insumo para

diagnosticar la situación actual y verificar el acercamiento de la propuesta a la

realidad existente es válida, entre estas tenemos:

Reuniones, entrevistas, llamadas.

1. Entrevistas:

Se realizan entrevistas a las personas vinculadas con la labor de dirección de

proyectos y quienes serían los que darán aplicación a la Propuesta.

75

En términos generales la participación en el suministro de información se da por

parte del Director de Reto Juvenil Costa Rica, el señor Marco Castro proporciona

mediante entrevistas, reuniones y llamada, de esa forma es quien ofrece el

marco general de antecedentes e historia de Reto Juvenil Costa Rica en sus 15

años de trayectoria.

Se realizan también entrevistas a un representante del Equipo PMI de Directores

de Campo, para obtener información sobre el desarrollo de los proyectos de

inicio a fin y el procedimiento de documentación en los mismos.

Se procede a un cotejo de información con la literatura con la literatura

consultada, para efectos de ampliar y mejorar el grado de aplicabilidad a la

Propuesta.

Se hace una revisión de la propuesta con explicación de la guía que se presenta

en el uso de los formularios y plantillas simultáneamente en cada fase de los

proyectos a administrar así como las recomendaciones para que eventualmente

esta información pueda ser administrada utilizando herramientas tecnológicas

para la debida documentación de los proyectos.

“Las hipótesis se someten a prueba en la realidad mediante la aplicación de un

diseño de investigación, recolectando datos a través de uno o varios instrumentos

de medición y analizando e interpretando dichos datos”. (Hernández, R. et al,

1991)

“Nuestras hipótesis pueden surgir de un postulado, de una teoría, del análisis de

esta, de generalizaciones empíricas pertinentes a nuestro problema de

investigación y de estudios revisados o antecedentes consultados. Existe pues

76

una relación muy estrecha entre el planteamiento del problema, la revisión de la

literatura y las hipótesis”. (Hernández, R. et al, 1991)

2. Técnicas documentales:

Que consisten en la consulta y análisis de fuentes documentales (textos, revistas

y otros).

En este sentido se procede a recopilar información sobre los procedimientos que

se siguen para la planificación, cronogramas, formas de organización, métodos

de comunicaciones, detección de fallas, formulación e implementación de los

proyectos y el registro a realizar de sus procesos.

3. Fuentes de información:

En el presente trabajo se hace revisión de la información documental suministra

por fuentes primarias como lo es el Director de Reto Juvenil y el Director de

Campo que tiene a cargo la Administración de la Documentación existente, las

fuentes documentales que ellos proporcionan, se toman como fuentes originales

para la base de la investigación.

También se utilizan fuentes primarias con la revisión bibliográfica en temas de

tratamiento de la información, administración del conocimiento, documentación y

administración de proyectos y fuentes secundarias secundarias como la página

web de Reto Juvenil.

“Una vez seleccionadas las referencias o fuentes primarias útiles para el

desarrollo del problema de investigación, se revisan cuidadosamente y se extrae

77

la información necesaria para integrarla y desarrollar el marco teórico”

(Hernández, 1998)

Herramientas Tecnológicas:

Como las herramientas tecnológicas utilizadas en el tratamiento de la información

en esta investigación tenemos el siguiente software que sirve de ayuda en el

desarrollo de la Propuesta.

Software Excel y Word de Office 2003:

Este se utiliza para realizar tablas y plantillas, insumo importante para la

recopilación, almacenamiento y recuperación, almacenamiento y recuperación de

la información, así como para todo el planteamiento de los procesos de

administración de proyectos.

Microsoft Office Project 2003:

Se utiliza para planear y administrar los proyectos facilitando la organización y

seguimiento de las tareas del cronograma con otras utilidades que provee en las

diferentes vistas que ayudan en el seguimiento en la verificación de la ejecución,

seguimiento y control de los proyectos, por la ayuda que proporciona esta

herramienta tecnológica también se recomienda su uso para facilitar la

administración exitosa de proyectos.

WBS Chart Pro:

Proporciona gráficamente la estructura de división o detallada de trabajo EDT o

wbs (Work Breakdown Structure). Es básico para poder saber lo que se requiere

78

hacer, los planes para lograrlo, los costos que suponen, la calidad, el riesgo,

adquisiciones, comunicaciones y recursos humanos.

El WBS en su forma representativa tipo organigrama fragmenta cada parte,

acomodándolo de forma lógica primeramente de lo general a lo específico

destacando lo principal qué es lo que se quiere lograr, como es el orden para

conseguirlo y qué pasos seguir para lo mismo, siendo estos los paquetes de

trabajo que detallan las actividades.

Microsoft Visio 2003:

Es el programa utilizado para la creación de diagramas de flujo, que presenta la

información de manera organizada y fácil de visualizar. Esta herramienta se usa

para diagramar los procedimientos del ciclo de vida de los proyectos y los

diferentes grupos de procesos de los mismos.

Juicio Experto:

Para la recolección de la información y verificación posterior en lo que se trata de

las plantillas para la administración de proyectos y la parte documental se hace

necesario el flujo continuo de información y confirmación de la misma por los

stakeholders principales, que son quienes conocen los detalles de

funcionamiento y la naturaleza de los proyectos en Reto Juvenil Costa Rica.

79

Capítulo 4

80

4. Desarrollo de la propuesta metodológica

El siguiente trabajo consiste en la presentación de una propuesta metodológica

para la administración de los proyectos basado en los principios que sigue el PMI

(Project Management Institute), además de un complemento a la propuesta en el

tema de gestión documental para la Organización No Gubernamental Reto

Juvenil Internacional con sede en Costa Rica.

Dicha propuesta se basa en una fase de diagnóstico fundamentado en

entrevistas con el Director General de Reto Juvenil y con uno de los Directores de

Campo, que es también quien tiene a cargo la parte documental de la

organización.

Se procede a una revisión de la documentación existente a nivel de estructura de

formatos y ejemplos de los procedimientos para almacenar la documentación a

nivel físico y digital de los mismos realizando la aplicación del método de la

observación directa.

Se realiza una revisión de la base de datos en Excel que se maneja y otros

software utilizados, se detectan necesidades en el uso de otras herramientas

tecnológicas para una mejoría a nivel de almacenamiento, recuperación y

diseminación de la información.

A nivel, físico se revisa la forma de la organización y clasificación utilizada para

una recuperación de la información todo esto previendo contar con el

almacenamiento adecuado del conocimiento y la estandarización de términos

para su uso, lo siguiente es tener la estrategia de diseminación, los canales de

transmisión del mismo.

81

Se observa el punto en que se encuentra la organización en cuanto al uso de los

medios requeridos en medio auge tecnológico facilitando el cruce de barreras y

acercamiento de distancias, no obstante la relación personal con los

involucrados en reuniones donde cara a cara se obtengan beneficiosos aportes al

conocimiento organizacional, estas estrategias ya utilizadas son proporcionadas

y promovidas por la alta dirección.

Con la retroalimentación de los Directores de Campo, se detecta la importancia

de recuperación de cierta información para usar como base para futuros

proyectos o en la labor de un posterior seguimiento por medio de las conferencias

que utilizan como estrategia de seguimiento, para profundizar en las necesidades

locales de las comunidades que han sido impactadas por los proyectos de 5, 8 ó

10 semanas buscando el involucramiento de los sectores sociales de la localidad.

Según PMI propone la labor documental en el aseguramiento de una mejora

continua tal y como se cita en capítulos anteriores en materia de documentación

de los procesos el PMI “El equipo de dirección del proyecto usa el sistema de

información de la gestión de proyectos, un sistema automatizado, para respaldar

la generación del plan de gestión del proyecto, facilitar los comentarios a medida

que se desarrolla el documento, controlar los cambios en el plan de gestión del

proyecto y publicar el documento aprobado. (PMI, 2004)

En términos generales se verifica la credibilidad y confianza existente en las

instituciones con las cuales se comparte responsabilidad en la consecución de

los proyectos, dichos responsables así como diferentes comunidades

beneficiadas y Reto Juvenil Internacional Internacional Costa Rica, éstas

acreditan a la organización dando fe del desempeño y efectividad así mismo

como de la importancia del aporte con el voluntariado Australiano, Canadiense,

82

Guyanés y Costarricense, mucha de esta evidencia se encuentra en el

documento Carta de Presentación: una historia de juventud y solidaridad

citado en la bibliografía consultada.

La consecución de otros proyectos con las mismas organizaciones y

comunidades a lo largo de los años demuestra esa confianza existente siendo

una muestra tácita de dicho éxito, potencial y madurez organizacional óptima

para adoptar dentro de su funcionamiento una nueva modalidad metodológica

para llevar a cabo cada fase de los proyectos que tienen a cargo o asumen cada

año.

Como se indicaba en capítulos anteriores las organizaciones y empresas que

velan en la actualidad por la mejora continua y subir sus niveles de excelencia

proponen seguir estándares que uniformen los procesos, en este sentido la

organización cuenta con la capacidad y disposición para mejorar procedimientos.

De acuerdo a lo expresado desde un primer momento en todas las entrevistas y

comunicaciones informales realizadas durante el trabajo con el Director de la

Organización y con el Director de Campo, que tiene a cargo la parte documental

también, ambos muestran un gran interés por los aportes que se pueden realizar

por medio de la presente propuesta en busca de una mejora continua

organizacional.

Existe la evidencia al revisar los documentos, procedimientos y los formatos

utilizados sobre los cuales se recibió explicación y comparación de

procedimientos anteriores y proceso de actualización cambiando formatos y

asumiendo nuevas políticas en el último tiempo, por parte de la dirección de la

organización y el equipo de Directores de Campo, con relación a estos cambios

83

en los formatos usados, quien lleva la documentación se ha encargado de esa

modificaciones a implementar aunque no haya una frecuencia establecida para

realizar dichas actualizaciones.

4.1 Diagnóstico:

En términos generales se parte del gran interés que viene desde el nivel del

Director de Reto Juvenil, quien brinda todo el apoyo y aporte para poder facilitar

la presentación de la propuesta. El contar con el respaldo y facilitación a todo

nivel del director proporciona la alternativa de que a otros niveles se obtenga la

información requerida.

La comunicación, apoyo, contextualización de las condiciones ambientales de

campo, encargado en Monitoreo de Resultados y también parte del Equipo de

Directores de Campo Harold Arias, ha sido trascendente. Con la información que

él proporciona se detecta a nivel de Administración de Proyectos las áreas en

que Reto Juvenil Internacional está siguiendo los procedimientos adecuados, las

áreas faltantes o débiles, los detalles que se dejan de lado y otros puntos que

talvez por la particularidad de los proyectos y forma de cómo se llevan a cabo son

propios para tomar o no tomar en cuenta.

A nivel de manejo de recursos humanos y comunicaciones se profundizó más en

los métodos utilizados para la debida administración de los mismos y como se

desarrollan. Tomando en cuenta que por las características de los proyectos que

maneja Reto Juvenil Internacional, estos dos factores son los pilares

trascendentales para llevar a cabo con efectividad lo que se pretende con cada

proyecto.

84

4.2 Documentación de la Información:

Durante estos 15 años de trabajo, la labor documental, como es de esperarse, a

evolucionado a nivel de contenidos, convirtiéndose ésta cada vez más atinente a

las necesidades existentes, en sus inicios se obviaba alguna información que con

el paso del tiempo se detectó era importante incorporarla.

Reto Juvenil Internacional (RJI) registra mucha de su información recopilada en el

proceso desde el inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre de sus

proyectos, para este efecto utilizan formularios que son rellenados por el personal

de RJI (Reto Juvenil Internacional Costa Rica) o como en el caso del Formulario 3 Informe de Proyecto (Anexo No. 7), este es cumplimentado por el encargado

de RMS (Sistema de Monitoreo de Resultados) y el líder del Equipo en el campo,

que no es parte del Staff permanente de RJI sino es uno /a del Equipo Voluntario.

Se procura que mediante el equipo en el campo, estas semanas se puedan llegar

a profundizar más en la observación como obtención de información sobre

aspectos ambientales del proyecto, más información comunitaria, otras

necesidades, otros posibles proyectos futuros.

La documentación de todos los formatos que se rellenan, siendo estos lo que

proveen toda la información del Proyecto se conservan en un archivo ordenados

por año y por tipos de proyecto si son de 5 ó 10 semanas, con un código

asignado.

PCR (año) A tipo de proyecto 10 semanas.

PCR (año) 8 w. 8 semanas (febrero a mayo)

85

PCR (año) 5 w. Tipo de proyecto de 5 semanas (junio-julio).

La documentación para ser accedida por cualquiera en la organización, que así lo

requiera tiene una base de datos en Excel con alguna información relevante pero

no está disponible en red, ni tampoco es una información amplia.

Los demás registros existentes son manuales, como lo es la bitácora que aunque

esté a disposición de quién la requiera, está solo de manera manual. La

información se automatiza en parte lo que se hace desde una sola terminal de

trabajo pero no está puesta la información accesible al día, sino que se hace

algún tiempo después que el proyecto a finalizado, dejando registro de los

campos elementales.

Retomando lo que anteriormente se menciona en capítulos anteriores, la captura

de los datos obtenidos es el primer paso para iniciar el proceso de ordenarlos,

agruparlos, analizarlos e interpretarlos para luego procesarlos y convertirlos en

información sistematizada y disponible.

La información es la conversión del conocimiento traducido en los niveles de

comprensión de la organización.

“La gestión de información no podrá realizarse sin tener como base una

adecuada gestión documental. Estos tres niveles de gestión, o esta cadena de

gestión, permitirán integrar las fuerzas fundamentales que marcan el éxito en las

organizaciones contemporáneas. Una gestión del conocimiento no existe sin

gestión de información, una gestión de información no existe sin gestión

documental” (Ponjuán, 2003).

86

Se expone la necesidad e interés de poder contar con otras herramientas

tecnológicas por lo que la propuesta contemplará algunas recomendaciones al

respecto sin entrar en la estructuración de un diseño de una base de datos.

4.3 Herramientas Tecnológicas

Hasta el momento aparte del uso del teléfono, la información se trabaja usando el

office de Windows, en especial Word y Excel, también se hace uso del correo

electrónico para facilitar la comunicación.

Surge la gran necesidad por poder contar con un programa que facilite el

almacenamiento y recopilación de la información, en otras palabras, una base de

datos usando un programa fácil de aprender y disponible en red para toda la

organización y al cual pueden tener acceso para tener la información en el

momento requerido, sobre todo en los niveles de toma de decisión en los

proyectos, específicamente el equipo denominado directores de campo que

serían los Directores de Proyectos y los Patrocinadores.

Las herramientas como software utilizado para el almacenamiento y recuperación

de los datos ayuden la uniformidad, relación de términos y captura de información

de manera eficiente y son estas herramientas el apoyo para el proceso de

gerenciamiento del conocimiento.

Los sistemas de información deben tener funciones cruzadas y deben estar

sujetos a revisión constante para asegurar su efectividad continua.

87

4.4 Propuesta Metodológica para la Administración de Proyectos

La Propuesta se basa en la presentación de una serie de pasos y procedimientos

consecutivos para poder cubrir lo elemental de cada fase de la administración de

proyectos siguiendo los procesos parámetros para la administración de proyectos

del PMI (Project Management Institute), con lo que se exponen puntos

fundamentales desde el inicio de los proyectos, aspectos necesarios en la fase

de planeación, en la ejecución detalles para no dejar de lado, así como en el

seguimiento y control brindar herramientas para verificar a lo largo del proyecto

contra lo planeado, concluyendo con procedimientos para conseguir un cierre de

proyectos que busca altos niveles de éxito.

La propuesta se concentra en los procesos de la Administración de Proyectos

según plantea el (PMI, 2004) contemplando la integración de las 9 áreas del

conocimiento procurando que los proyectos sean cada vez más exitosos al

minimizar la aparición de elementos sorpresa y a la vez éstos sean mejor

documentados para ser puestos a disposición para futuros proyectos volviéndose

en una activo relevante para la organización.

Tal y como se menciona anteriormente en la teoría es muy importante poder

contar con la disponibilidad de la experiencia de los proyectos anteriores como un

insumo para futuros proyectos y a la vez en términos de Gestión de Información,

ésta que está disponible de la manera más ágil y práctica posible.

Si se pretende realizar una adecuada gestión del conocimiento en su totalidad en

un futuro, se debe iniciar la fase documental de cada procedimiento en las

diferentes áreas del conocimiento según propone el PMI integrando la

88

información de los proyectos en cuanto a sus registros del área de tiempo, costo,

calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo y adquisiciones de los

proyectos, esto será la entrada para una adecuada gestión de la información para

ampliar eventualmente la perspectiva a una gestión del conocimiento de la

organización.

Tanto el diagrama de flujo como las plantillas que se encuentran en los anexos,

contienen las directrices propuestas de los aspectos básicos que sirven de guía

en la gestión de los proyectos y cada una sus áreas a considerar.

Lo que plantea el diagrama de flujo es de una manera gráfica plasmar paso a

paso a realizar en cada fase con sus entradas y salidas respectivas para enlazar

en la siguiente fase hasta llegar al final del cierre del proyecto.

Para los efectos de la propuesta se presentan una serie de plantillas como

herramientas complementarias de refuerzo que facilitan la sistematización de un

adecuado inicio del proyecto, planeación, seguimiento, control y cierre del mismo,

las plantillas se presentan con su respectiva guía integrada en la misma, donde

se explica el uso y la importancia para lo que fue diseñada como parte de la

propuesta que se presenta.

Se debe mencionar que las plantillas propuestas como herramientas en la

propuesta localizados en los anexos de este trabajo son de creación personal

adaptándolas a la necesidad de cada fase y según la complejidad de los

proyectos lo amerite, los formularios que se anexan en la misma parte

corresponde a la documentación facilitada como formatos que utiliza como

herramientas la organización hasta el presente.

89

“Para no saturar de información a los decisores, la mejor política es difundir

aquella información que suministre incrementos medibles en la productividad. La

difusión de información está acelerando la cadena de suministro al mejorar

eficiencia en gestión de pedidos de clientes, facilitar materiales/servicios, reducir

el ciclo de vida de la producción o reducir cortes de personal debido a una mejor

logística/distribución”. (Arteche y Rozas, 1999

Con la perspectiva de que este trabajo sea de utilidad en la aplicación de la

metodología propuesta para que Reto Juvenil Internacional Costa Rica pueda

usar esta herramienta en la correcta gestión de sus proyectos como un paso de

avanzada, madurez y responsabilidad.

Según se cita antes

“Construir una infraestructura organizativa de gestión del conocimiento implica

establecer un conjunto de funciones y grupos organizativos cuyos miembros

tengan la capacidad y los conocimientos para implicarse en proyectos

individuales”. (Davenport, et al, 1998).

Tomando en cuenta la corta duración de los proyectos que maneja Reto Juvenil

en el presente quizás se vaya a utilizar solamente el plan del Proyecto y la Guía

para el mismo sin entrar en más detalles de planes subsidiarios, así se procede a

presentar el desarrollo de la siguiente propuesta la cual se divide en dos partes

en este capítulo:

1. La aplicación de la metodología basada en el enfoque que presenta el

PMI (Project Management Institute) y su Guía PMBok como modelo

para una administración de proyectos efectiva de principio a fin.

Considerando la cultura que existe en la organización en estudio, por lo

90

que se adaptará lo estrictamente necesario y sobre todo después del

análisis de necesidades, lo que sería realmente aplicable.

En el siguiente capítulo:

2. Propuesta para llevar a cabo una correcta gestión documental de estos

proyectos a partir de seguir los parámetros que en la primera parte se

exponen y tomar estas salidas como insumo para esta siguiente fase.

Por toda la teoría expuesta en capítulos anteriores en cuanto al tema de

administración de proyectos, se debe de considerar que, en la búsqueda de la

integración de todo lo que compone las fases un proyecto desde su inicio a fin,

deben de tomarse en cuenta los detalles que surgen en los procesos de cada

fase.

La propuesta consiste en que Reto Juvenil Internacional – Costa Rica pueda

tener la opción futura de asumir los pasos propuestos según el Standard del

(PMI, 2004) para el tratamiento de sus proyectos.

Por la experiencia de 15 años de servicio de Reto Juvenil Internacional Costa

Rica se cuenta con el uso de formularios como herramienta para documentar los

procesos de los proyectos desde su inicio hasta el fin del proyecto, la

recomendación de la propuesta es utilizar ambos registros para complementar

información y seguir la utilización de las plantillas como procedimiento de

realización de fases correspondientes según el Standard Internacional del PMI.

A continuación en cada fase se citarán Formularios que son los de propiedad y

creación propia de Reto Juvenil Internacional Costa Rica a los cuales se les

91

complementa con las plantillas que son parte de esta propuesta y las cuales se

transfieren a propiedad de la organización para que haga uso de ellas según

crea conveniente cuando así lo amerite como parte de los activos

organizacionales.

Para esto se presenta la información en el debido orden de ocurrencia a lo largo

del proyecto siendo éstas: Inicio, Planificación, Ejecución, control y

Seguimiento y Cierre.

Inicio:

Se parte de la obtención de la información sobre Factores Ambientales

organizacionales refiriéndose a políticas, procedimientos, normas, guías,

información histórica y lecciones aprendidas de anteriores experiencias similares

facilitando la comprensión del contexto que sirve como precedente para el

desarrollo del proyecto a iniciar.

Esta información se refleja en el uso del Formulario No. 1 Aplicación de Interés

(ver Anexo No. 6) que utiliza regularmente Reto Juvenil Internacional Costa

Rica, en este formulario se da un vistazo general a los datos de la comunidad en

la cual se llevará a cabo el proyecto, se reconocen los beneficios que traerá la

realización del proyecto y los beneficiarios así como datos generales de la

organización contraparte interesada en que el proyecto se lleve a cabo.

Como se menciona en capítulos anteriores dependerá del tipo de organización y

sus políticas para determinar qué tan formal o informal se realicen las mismas así

como los niveles de comunicación y las formas utilizadas, se debe tomar en

92

cuenta además el criterio de las personas que han tenido relación con el equipo

para realizar retroalimentación por varias fuentes.

En el Formulario No. 2 Fórmula de Identificación del Proyecto (ver Anexo

No. 7) se dan más detalles de la comunidad en donde se implementará el

proyecto con información cuantitativa más detallada.

La formalización del proyecto la encontramos en Formulario No. 2 Fórmula de

Identificación del Proyecto (ver Anexo No.7) se evidencian por medio de sus

firmas los participantes de las organizaciones contractuantes para la

implementación del proyecto y sus compromiso expreso de aceptar las

condiciones.

Seguidamente se recopila la información que incluye asunciones, exclusiones,

métricas, restricciones, factores críticos del éxito para esto (ver Anexo No. 8) IN

01 Idea inicial del proyecto.

Se procede a complementar con las plantillas Acta de Constitución del Proyecto Plantilla IN 01 (ver Anexo No. 9) con la que se formaliza y detalla lo

que se quiere realizar, además determina quien es el director del Proyecto y se

da por iniciado el proyecto. A continuación, se identifica a los involucrados que

son los interesados en que el proyecto se lleve a cabo con éxito, para esto se

utiliza La Plantilla IN 03 Identificación de Involucrados en el Anexo No. 10.

La Plantilla IN 04 Enunciado del Alcance (ver Anexo No 11) contiene la

información que delimita el proyecto para tener una primera idea, se procede a

dar la información inicial con definición de objetivos general y específicos para la

93

formulación de estos objetivos se recomienda seguir la siguiente pauta

transferida como conocimiento bajo el criterio de profesionales acreditados con

experiencia en la planificación:

Utilizar Verbo en infinitivo + qué se espera/ Entrega Principal + Tiempo estimado

para obtener ese resultado (detallar lo más específico posible con fecha precisa o

definir terminar para antes del dd /mm /aaaa) + Costo (horas o colones, dólares).

No se recomienda que contenga más de 25 palabras.

Planificación:

En esta fase es donde se desarrolla el Plan del Proyecto que engloba de inicio a

fin el proyecto, en el Formulario No. 2 Fórmula de Identificación de Proyecto

(ver Anexo No. 7), se encuentra información que determina el alcance en los

puntos del 10 al 13. Lo que corresponde a la planificación del tiempo en los

puntos del 15 al 19, información sobre Recursos en los puntos 22 al 23 y sobre

cronograma en el punto 26.

Como se plantea en la parte teórica “La documentación de esta decisión también

contiene una descripción básica del alcance del proyecto, de los productos

entregables, de la duración del proyecto y un pronóstico de los recursos para el

análisis de inversión de la organización. El marco conceptual del proyecto puede

aclararse documentando los procesos de selección del proyecto”. (PMI, 2004)

Es importante en este punto documentar las asunciones, cosas de las cuales se

parte y restricciones que son los límites o aspectos que se dejarán fuera de lo

contemplado y esperado y así al claramente las definiciones de lo que se

94

pretende quede el proyecto formalmente constituido por medio del acta en

acuerdo firmado por las partes.

Es necesario identificar un sistema de gestión de proyectos, el PMI lo define

como el conjunto de herramientas, técnicas, metodologías, recursos y

procedimientos de las 9 áreas del conocimiento utilizados para gestionar un

proyecto.

Estos son insumos para el debido tratamiento de la información que gestionará

por medio de una adecuada gestión documental como parte de un todo de la

deseada Gestión del Conocimiento de la Organización, la cual no se limita al

registro de procedimientos sino a recopilar la información tangible e intangible de

la organización.

Ese capital intelectual que por la experiencia en la administración de proyectos se

adquiere es el valor agregado de la organización y el cual debe ser administrado

y reutilizado como parte de una Gestión de Proyectos con excelencia.

Ese sistema de gestión es lo que ayuda al director de proyectos para ser eficaz

en su labor de dirección, hasta el cierre de los mismos. Y es por medio del plan

de gestión de proyectos que se muestra como se va a usar el sistema de gestión

de proyectos.

Se requiere elaborar con detalle El Plan del Proyecto (ver Anexo No. 12) al que

como creación personal de quien propone se le adjunta su debida Guía metodológica - Instructivo (ver Anexo No. 13). En esta fase se hacen planes

subsidiarios paralelos que requieren sus propias plantillas para complementar la

información de los Formularios propios de Reto Juvenil Internacional Costa Rica,

95

para facilitar una guía en como llevar a cabo los puntos principales a tomar en

cuenta en esos planes subsidiarios, se recomienda seguir los aspectos que citan

las siguientes plantillas propuestas en este trabajo:

- PL 01 Definición de EDT (Anexo No. 14)

- PL 02 Estimación de costos (Anexo No. 17)

- PL 03 Acta de entrega de los productos (Anexo No. 20)

- PL 04 Matriz de responsabilidades (Anexo No. 21)

- PL 05 Plan de comunicaciones (Anexo No. 22)

- PL 06 Matriz de Comunicaciones (Anexo No. 23)

- PL 07 Identificación de Riesgos (Anexo No. 24)

- PL 08 Plan de Acción contra los riesgos (Anexo No. 25)

- PL 09 Plan de Adquisiciones (Anexo No. 26)

El próximo paso consiste en la elaboración de la EDT, la creación de esta

Estructura Detallada de Trabajo se basará en la información recopilada en la

Fase de Iniciación determinando el alcance del Proyecto en su totalidad y

seguidamente disgregando en partes más pequeñas ese Alcance General utilizar

plantilla PL 01 EDT Definición (ver Anexo No. 14).

Todas esas partes serán las que conformen La EDT especificando cada vez más

nivel tras nivel de una manera gráfica utilizando para este efecto los programas

de Ms Project de Office y WBS Chart – Pro. (Ver Anexo No. 15.)

El siguiente paso es elaborar el cronograma que defina las actividades a realizar

dentro del plan del proyecto trazado tomando en cuenta todos los aspectos

anteriores y definiendo tiempos de duración así como responsables para llevar a

96

cabo estas actividades (fecha de inicio y fecha de finalización, responsable,

costos si se quiere, Diagrama de Gantt con porcentajes de avances en el

cumplimiento de las tareas, etc), como se puede ver en el ejemplo expuesto en

el Anexo No. 16 para esto usar el programa de MS Project para elaborar el

cronograma.

Propiamente en cuanto a la elaboración de planes subsidiarios, siguiendo el

orden propuesto de la Guía del PMBok se procede a la estimación de costes solo

tomando en cuenta, en términos generales los aspectos que competen a la

administración de los proyectos y sus procedimientos, para lo que se utiliza la

plantilla PL 04 Estimación de costos (ver Anexo No. 17), diseñada con el

programa Excel.

Lo anterior se acompaña del Formulario de Solicitud de Gastos ver Anexo No.

18, esta fórmula se utiliza cuando se requiere hacer uso del presupuesto para

realizar gastos y se hace la debida solicitud para los mismos, una vez realizados

debe utilizarse la (Fórmula de Hoja de Gastos ver Anexo No. 19), ambos

formularios son de creación de Reto Juvenil

En cuanto a la Administración de la calidad se busca conseguir la mayor

precisión y efectividad en las entregas programadas para esto se recomienda

registrar en la plantilla PL 03 Acta de entrega de productos (ver Anexo No. 20)

donde se realiza la debida aceptación y se determina el nivel de satisfacción por

la entrega, tomar en cuenta la información de el Formulario No. 2 Fórmula de

Identificación de Proyecto en punto 13 (ver Anexo No. 7).

El Plan de Comunicaciones es parte del área de los recursos humanos y debe

contemplar la forma de cómo se inter relacionarán todos los recursos e

97

involucrados a lo largo del proyecto, define los momentos específicos,

periodicidad o frecuencia de las comunicaciones, los responsables de realizar las

respectivas comunicaciones, así como los medios a utilizar.

A nivel de la comunicación existente que debe de prevalecer en esa gestión de

los proyectos como se cita en capítulos anteriores la gestión de las

comunicaciones puede desarrollarse formal o informalmente dependiendo de las

necesidades del proyecto, pero puede incluir pautas para reuniones sobre el

estado del proyecto, reuniones electrónicas, reuniones del equipo del proyecto y

correo electrónico.

La gestión del conocimiento implica estar dispuesto a compartir errores y

aprender de ellos en forma colectiva extrayendo nuevos conocimientos o insumos

para nuevos proyectos

Las plantillas que corresponden a este plan de comunicaciones son: PL 04

Matriz de Responsabilidades (ver Anexo No. 21) que contiene hoja No.1 acompañada de ejemplo en hoja no. 2, seguido por el PL 05 Plan de

Comunicaciones, (Anexo No. 22) y PL 06 Matriz de comunicaciones (Anexo No. 23) en éstas se detalla quién comunica a quién, qué comunica, para qué,

cuando lo hace, cómo se va a comunicar, quién es responsable y el rol que juega

en el proyecto.

En el Plan de Riesgos, es muy importante para lograr el éxito de los proyectos

no dejar de lado el estimar los riesgos, considerar las repercusiones que pueden

producir y realizar un plan alternativo para minimizar el impacto de estos riesgos

de llegar a suceder para que no sea afectado el proyecto.

98

Cuando se identifica el riesgo, es importante asignar un código a cada uno de

acuerdo al tipo de riesgo del que trate y un número para reconocerle, para seguir

las pautas principales en el tomar en cuenta los riesgos a lo largo del proyecto se

recomienda usar las plantillas PL 07 Identificación de Riesgos (ver Anexo No.

24) y PL 08 Plan de acción contra los riesgos (ver Anexo No. 25) y ponerlas

en acción dentro del plan del proyecto para evitar situaciones que tomen por

sorpresa o no tener previsiones en el caso de posible ocurrencia.

En los Planes Subsidiarios tenemos que es importante para definir y llevar control

en la ejecución de los aspectos relacionados a Adquisiciones de recursos ya sea

por subcontratos, compras y otras, utilizar la plantilla de PL 09 Plan de

Adquisiciones (ver Anexo No. 26).

Ejecución:

En esta fase se pone en marcha todo el plan previo realizado según cronograma,

definir la EDT delimita el orden de importancia de las actividades y según el

tiempo definido se va encadenando o realizando simultáneamente las

actividades.

A lo largo de la ejecución se aplican las herramientas de control para asegurar el

cumplimiento de los objetivos y el mejor rendimiento, esto garantizará el éxito

general del proyecto, para esto se utilizarán las siguientes plantillas:

PL 03 Acta de Entrega de Productos usado anteriormente en la fase de

planificación para garantizar la calidad de las entregas, EJ 01 Informe de

Avance del Proyecto (ver Anexo No. 27) para verificar los aspectos mas

relevantes en el cumplimiento de las tareas y todo el planeamiento en general

99

haciendo un repaso y determinando si hay modificaciones o alteraciones de la

línea base en su cumplimiento en el tiempo, costo y alcance o logros del

proyecto.

La plantilla EJ 02 Acta de reunión (ver Anexo No. 28) refleja los temas y

acuerdos de cada reunión y es una documentación importante que debe de

acompañar al Plan del Proyecto, este registro es importante en la Gestión de

Documentación del Proyecto.

Durante toda la ejecución se llevarán a cabo continuas verificaciones de todo lo

planificado y ese control se realizará por medio de la aplicación de las

herramientas que pertenecen a la siguiente fase.

Control y Seguimiento:

Simultáneamente a la ejecución se dará la fase de control y seguimiento y para

esto se aplicarán las siguientes plantillas que nos ayudarán a realizar

correctamente esta fase, CO 01 Solicitud de Cambio (ver Anexo No. 29) es

una de las herramientas utilizadas previendo que en plena ejecución se puede

requerir realizar algunos ajustes, modificaciones y cambios que alteren el tiempo,

costo y alcance del proyecto.

Cada solicitud de cambio debe ser aprobada para que dicho cambio sea llevado

a cabo, CO 02 Control de cambios (ver Anexo No. 30) se utiliza para registrar

los cambos realizados con detalles dentro del proyecto, el Reporte Semanal o

bitácora (ver anexo No. 31) ayudará a llevar a cabo el control del proyecto

conforme a todo lo propuesto y el tiempo de avance y demás detalles.

100

Es importante utilizar a la vez la plantilla de CO 03 Control de Pendientes (ver

Anexo No. 32) para registrar la lista de asuntos pendientes que surgen sobre la

marcha y que no están en el Plan del Proyecto por lo que para estos sean

tomados en cuenta deben de tenerse presentes y registrados.

En el Área de Finanzas, para reunir todos los gastos a lo largo de la ejecución

del proyecto se recomienda utilizar la plantilla de CO 04 Control de gastos (ver Anexo No. 33) también en Excel en la cual se registran los gastos para realizar

una comparación con lo que fue planificado en cuanto a costos del proyecto.

La plantilla de control de gastos controlará los subcontratos cubiertos a la fecha,

gastos por compras y equipamientos, gastos Administrativos y Estimación de

gastos realizados, en la que se lleva un control más global durante el proyecto

llevar a cabo día a día la verificación del cronograma según fue planeado de los

gastos contra el presupuesto.

Cierre:

Tan importante es el cierre como el inicio del proyecto para asegurar que se da la

entrega general de cada resultado esperado, en esta fase es importante registrar

la conformidad del cierre del ciclo del proyecto dando por concluida cada fase, se

debe registrar las firmas del patrocinador, del Director del proyecto y la

contraparte solicitante de igual manera como al contraer el compromiso para

llevarlo a cabo.

Reto Juvenil Internacional Costa Rica para esta fase de Cierre ya cuenta con

varios Formularios que se aplican para lo mismo los cuales son Formulario No. 3

Informe de proyecto (ver Anexo No. 34) así se registra la evaluación de los

101

demás involucrados del proyecto estando entre ellos las comunidades

receptoras, a la vez se realiza una evaluación cuantitativa basada en los

indicadores e informe de rendimiento así como recoge las lecciones aprendidas

que servirá para enriquecer la sección de lecciones aprendidas a lo largo del

proyecto.

Si se toma en cuenta lo que plantea el PMI en cuanto a tomar en cuenta como

insumo para los futuros proyectos el conocimiento adquirido como lo se menciona

anteriormente El éxito de los proyectos se ve altamente influenciado por los

activos con que se cuenta como entrada y a la vez esta base de conocimiento,

hablando específicamente de esta categoría se verá enriquecida en tanto se dé la

adecuada documentación a lo largo del desarrollo de los proyectos

“Todos los conocimientos adquiridos durante el proyecto deberían documentarse,

a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica de la

organización”. (PMI, 2004)

Complementando esta documentación se recomienda utilizar para realizar el

cierre formal del proyecto las plantillas CI 01 Documento de cierre de proyecto

(ver Anexo No. 39) para dar por concluido formalmente el proyecto bajo la

debida aprobación mediante firma de los involucrados contractuantes iniciales.

“La base de conocimiento de lecciones aprendidas contiene información histórica

respecto a listas de actividades utilizadas en proyectos anteriores similares que

puedan tenerse en cuenta al definir las actividades del cronograma del proyecto”.

(PMI, 2004)

102

La plantilla CI 02 Lecciones aprendidas (ver Anexo No. 40) es muy importante

utilizarla para complementar la información de lecciones aprendidas recopiladas

en la última semana al finalizar el proyecto, ésta plantilla debe ser alimentada por

la información de la bitácora de los reportes semanales del Equipo de Trabajo al

Director del proyecto a lo largo del proyecto.

Al plantear el uso de plantillas se considera el uso simultánea de los documentos

también proporcionados por Reto Juvenil Internacional Costa Rica como lo son

Evaluación de la Orientación de los participantes (ver Anexo No. 35),

Evaluación de la clausura de los participantes (ver No. Anexo 36), Guía de

Sesiones de retroalimentación de líderes para PMT (ver Anexo No. 37) y el Formato Machote para PD Report (ver Anexo No. 38), el cual se usa para el

informe Final para los “Sponsors” o Patrocinadores en el país de envío del

Recursos Humano Voluntario.

De esta manera se pretende reflejar a que actividad pertenece dicha enseñanza

recopilada la cual se tomará en cuenta para futuros proyectos similares,

proyectos en la zona o vinculados con esta organización de contraparte

solicitante. Todas las lecciones aprendidas deben ser recopiladas y descritas en

el cierre del proyecto para que sean el resultado final de activo intangible extraído

del proyecto el cual quedará de valor agregado o ganancia para el Conocimiento

Organizacional de Reto Juvenil Internacional – Costa Rica.

Es importante todo el registro de la documentación a lo largo de los proyectos, la

persona encargada de la gestión documental debe utilizar la plantilla GE 01 Gestión-documentación (ver Anexo No. 41) para llevar el control de los

documentos que recibe para entrar en las bases de datos.

103

Capítulo 5

104

5. Propuesta documental para la metodología en administración de proyectos

para Reto Juvenil Internacional en Costa Rica

En esta parte lo que se pretende es facilitar la etapa de documentar los proyectos

para que esta información pueda servir como un capital intangible del cual

pueden hacer uso las veces que se requiera en el contexto de la Organización.

Con el grado de madurez de la Organización a la cual se dirige esta propuesta se

requiere el poder hacer uso de un sistema que permita recuperar de la

información de una manera más versátil y que haya una garantía de salvaguarda

de la documentación también a nivel físico para cualquier verificación posterior.

Tomando en cuenta que Reto Juvenil ya tiene sus formularios los cuales archivan

de manera manual ordenada por Proyecto y alguna información que se lleva en

archivos de Excel y Word por aparte, se propone que haya una integración de

todo el material a utilizar llámense Formularios o Plantillas como herramientas

para la Recopilación de la Información siguiendo con los códigos de archivo que

utilizan y estos mismos sirvan para identificar el proyecto.

Seguidamente se presenta la propuesta por estas tres etapas en el Tratamiento

de la Información para que ésta sea posteriormente recuperada con efectividad,

siendo estas en orden de ocurrencia:

I. Recopilación III. Recuperación de la

información.

II. Almacenamiento

105

I. Recopilación de la información:

En esta etapa según corresponda a las personas que reciban la información

desde el Inicio del Proyecto se les recomienda hagan uso de las herramientas a

conciencia sin dejar espacios vacíos en blanco sin información tanto en

formularios como en plantillas, es importante tener presente que cada formulario

tiene un número o en el caso de las plantillas un código de acuerdo ala fase a la

que pertenecen para ser reconocidas.

La recomendación es poder contar sistemáticamente con la introducción de la

información a las bases de datos inmediatamente después ésta sea recopilada

evitando acumular información para que ésta pueda estar disponible y al día

simultáneamente se da el desarrollo del proyecto y se pueda consultar en línea

cuantas veces se requiera y desde la Terminal que se desee dentro de Reto

Juvenil Internacional Costa Rica.

En la recopilación de la información solo se pide ser cuidadoso al llenar los

formularios y las plantillas que serán las que la alimenten todo el almacenamiento

de la información y registren formalmente la Fase de Gestión de Documentación

del Proyecto.

Debe de estar muy bien delimitado quien es la persona responsable de procesar

esta información y meterla al sistema de almacenamiento que se vaya a utilizar,

es indispensable tener a una persona que realice dicha labor y la lleve

simultáneamente al día según se reciba de los otros niveles de mando en el

proyecto.

106

En la recopilación el papel fundamental es de la persona receptora de la

información y la colaboración en seguir el ciclo correspondiente con la mayor

vehemencia para proseguir con la entrada de la información.

En este aspecto no hay mayores indicaciones porque los documentos existentes

ya cubren lo que se requiere para llevar a cabo la administración deseada.

II. Almacenamiento de la información

Esta etapa primero que todo conlleva un planteamiento de cambio en el sistema

utilizado, partiendo del diagnóstico donde se ve que las únicas formas de

almacenamiento es una base de dstos casi personal utilizada con información

general del proyecto diseñada en Excel la cual no se mantiene al día y no es para

fácil recuperación y solamente se encuentra en una estación de trabajo.

Se recomienda en este sentido plantear dentro de las futuras metas a corto plazo

el poder contar con un sistema automatizado documental que permita agilizar la

recuperación posterior, para esto se debe hacer un análisis de todo el equipo

existente y la configuración en detalle de un Sistema de Bases de Datos para uso

en Red desde cada estación, estimar la posibilidad de contar con un Data Ware

o Servidor que recoja toda la información relacionada y de donde se puedan

alimentar ligas que remitan a información de los proyectos que no esté dentro de

las Bases de Datos propiamente como Documentos en Word, Excel y otros.

Es importante que el Equipo de Proyectos cuente con un sistema de información

de la Gestión de Proyectos. El equipo de dirección de proyectos y el equipo de

trabajo en los proyectos utilizará las herramientas, técnicas, metodologías,

recursos y procedimientos que se necesitan para gestionar todo el (o los)

107

proyectos utilizando la experiencia adquirida previamente como activo o como

entrada para cada proceso.

La labor documental se enfocará a recopilar, almacenar y recuperar esos

registros en medio de esta gestión para una posterior reutilización.

El implementar un Sistema para Documentar es un paso dentro del proceso de

madurez organizacional y compromiso que la organización tenga con la mejora

continua en los procesos que se siguen en el cumplimiento de estándares como

el que propone el (PMI, 2004) para garantizar el éxito en los proyectos y al

automatización de la documentación haciendo posible que toda la información

que se maneja de manera manual también se conviertan en documentos

electrónicos o digitales para la fácil recuperación de los mismos.

En el procesamiento electrónico de la documentación se hace necesario para

identificar la forma en que se quiere el almacenamiento para una posterior

recuperación, en el capítulo anterior cada plantilla anexa tiene un código

asignado de acuerdo a la fase a la que pertenece por ejemplo IN 01 (Fase de

Inicio Doc 01) como cada proyecto tiene su código que ya utiliza la organización

se recomienda seguir utilizando ese sistema para dar un seguimiento a los que

ya se venía trabajando y no producir mayores pérdidas de información sino que el

sistema sea lo más cercano posible a lo que la organización acostumbra para

que el proceso de asimilación sea mejor.

En cuanto al tema documental propiamente y a proponer sistemas adecuados

para automatizar la información de los proyectos, la propuesta analiza la

posibilidad de usar el Paquete de Software llamado WIN ISIS el cual es utilizado

a nivel mundial por Bibliotecas y Centros de Documentación, el cual inició en la

108

OIT (Organización Internacional del Trabajo), desarrolló un sistema orientado al

manejo de datos bibliográficos en los años 60 ’ s, en la segunda mitad de los 70 ‘

s la UNESCO adoptó la tarea y desarrolló una nueva versión del lenguaje

Computer Data System/ISIS (CDS/ISIS).

Este programa pasó por la evolución correspondiente en los 80’s y se diseñó en

Lenguaje de Programación Pascal la versión del CDS/ISIS para equipos PC

compatibles con sistema operativo MS-DOS llegando a los 90’ s donde se habla

de integrar el sistema al naciente Internet en un ambiente Windows de donde

surge WIN ISIS, cada versión se perfecciona y ajusta un poco más a la

versatilidad que proporciona el ambiente Windows para uso en línea vía Internet.

La licencia para el uso de este software promovido por la UNESCO en Costa

Rica está siendo administrado por el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de

Costa Rica quienes se les solicita la autorización de su instalación y uso y ellos

son quienes proporcionan copia y un repaso a grosso modo por espacio de dos

horas para quien vaya a instalar y usar las bases.

Este software permite diseñar un número indefinido de Bases de Datos con

información hasta de 500 millones de caracteres, estructurados en registros.

Permite tener hasta 16 millones de registros de hasta 32.000 caracteres en un

máximo de 200 campos diferentes los cuales pueden ser divisibles en sub

campos.

La operatividad del programa es 100% compatible con Windows NT/200/XP, se

requiere de contar con un Equipo con las siguientes condiciones:

• Pentium 3 o mayor

• Memoria Ram no menor a 128 kb

109

• Disco Duro mínimo de 40 Gigas

• Tarjeta de video VGA 800 x 600 mínimo

• CR-RW

• Windows XP preferiblemente sino NT/2000

Para lo que es recuperación utiliza una preselección de campos determinados

para este efecto utilizando operadores booleanos y de proximidad o sea pueden

darse las búsquedas por el contenido del campo o por palabras o frases, en

cuanto a la impresión esta se determina según se prefiera de manera textual

aunque se cuenta con un estándar de salida en formato ISO2709 (Norma

Internacional para el Intercambio de Información Documental).

Tomando la cita del pensamiento del criterio de Diamond por Gloria Ponjuán en

cuanto a la gestión documental citando los procesos de esta gestión en:

Retención de registros, almacenaje de registros inactivos, protección de los

registros vitales, dirección e implementación de sistemas de archivo, utilización

de tecnologías ópticas para documentos, gestión de formularios y modelajes,

gestión de reportes.

Tomando en cuenta que los formularios y las plantillas son numerosos y los

campos en algunos casos abundantes en información, habiendo hecho consulta

al respecto se presentan dos posibilidades si se quiere utilizar el paquete de

WinIsis para un futuro almacenamiento de la información:

1. Ingresar campo por campo de cada formulario y plantilla que sean

recuperables y para esto se ha de asignar una codificación a cada campo a la

hora de realizar la configuración de la base para su recuperación e impresión

para cuando se requiera, esto puede implicar que la conformación de las bases

110

de datos puede volverse muy extensa y lenta en la parte de almacenar la

información.

2. Utilizar una opción que ahora es factible con Win ISIS y es conformar la Base

de Datos con una información inicial indispensable que corresponda a la

Descripción del proyecto y algunos datos principales que previamente bajo

consenso consideren indispensables y sean parte de la Base de Datos a

Recuperar como asignación de términos claves que identifique la información

más relevante junto con la opción de insertar “links” o ligas referenciales que

remitan a los documentos completos en formato de Windows o Excel desde la

misma Base de Datos.

Considerando la naturaleza de la documentación a manejar, pese a que se va a

requerir contar con un servidor que aloje la información de todos los documentos

electrónicos esto va a facilitar el acceso en red desde diversas terminales tantas

como se quiera y desde las cuales se permitirá un ingreso simultáneo en línea de

la información.

Basada en las dos posibilidades anteriores se recomienda hacer uso del sistema

que hasta aquí se utiliza con los Formularios en Word y Excel solamente con el

debido ingreso total de manera electrónica de los documentos.

De la misma manera con las plantillas propuestas, con la salvedad de que una

vez ingresada la información descriptiva del proyecto esta remita con links a la

apertura de estos documentos electrónicos que estarán dentro del sistema de

manera individual para acceder independientemente a ellos pero reunidos como

un solo para recuperar la información de cada proyecto.

111

Se propone una base de Descripción para Identificación como la siguiente:

Ejemplo:

PCR068W Construcción de un comedor escolar para La comunidad de Pejibaye de Cartago

02/12/2006 Pejibaye – Cartago Construcción

Asociación Comunal pro Ayuda a 02/02/2007 los Niños Pejibayenses Harold Arias Links relacionados: (PARA ABRIR)

Otros documentos relacionados:

- Cronograma de actividades

- Estructura Detallada de Trabajo - EDT

- Formulario No. 1 Aplicación de Interés

- Formulario No. 2 Fórmula de Identificación de Proyecto

- Formulario No. 3 Informe de Proyecto

Código del Proyecto

Nombre del Proyecto

Fecha de Solicitud

Localidad Tipo de Proyecto

Organización Solicitante/contraparte: Fecha de inicio prevista:

Director del Proyecto:

112

Inicio:

- IN 01 Acta de Constitución

- IN 02 Idea inicial del proyecto

- IN 03 Enunciado del Alcance

Planeación:

- PL 01 Definición de EDT

- PL 02 Estimación costos

- PL 03 Acta de Entrega de Productos

- PL 04 Matriz de Responsabilidades

- PL 05 Plan de Comunicación

- PL 06 Matriz de Comunicaciones

- PL 07 Identificación de Riesgos

- PL 08 Plan de Acción contra los riesgos

- PL 09 Plan de Adquisiciones

Ejecución - EJ 01 Acta de Entrega de Productos

- EJ 02 Informe de Avance del Proyecto

- EJ 03 Acta de reunión

Control y Seguimiento

- CO 01 Solicitud de Cambio

- CO 02 Control de cambios

- CO 03 Control de pendientes

- CO 04 Control de gastos

113

Cierre - CI 01 Documento cierre proyecto

- CI 02 Lecciones aprendidas

De esta manera desde la misma Base de Datos en Win Isis se puede acceder a

documento completo de cada fase propuesta en el capítulo anterior basado en el

estándar del PMI no importando si este está en Word, Excel, MS Project, WBS

Chart –Pro u otros.

Sin pretender entrar en detalles de configuración de Bases de Datos solo se

propone el considerar la utilización de un software como el Win Isis, el cual por

su fácil adquisición, disponible para quienes lo soliciten por medio de sus

distribuidor en nuestro país y buscando la persona indicada para que pueda

montar el sistema en red y las bases de datos con sus detalles de configuración y

demás, hay otras opciones de Bases de Datos pero puede ser más complejo y

costoso en términos económicos.

Pensando en las posibilidades económicas para poder llevar a cabo este avance,

se recomienda para esto quizás todo un Proyecto Interno de Avance tecnológico

en búsqueda de una mejoría tecnológica que suponga un pilar que facilite la

Gestión Documental de los Proyectos, lo que implicaría gestionar financiamiento

específico buscando patrocinadores para obtener este logro.

Si no se usara el WIN ISIS se propone utilizar otro sistema que permita una

rápida y fácil recuperación lo cual puede encarecer y dificultar la configuración de

todo el sistema y las Bases de Datos lo cual es de considerar.

114

Si se escoge la entrada completo de la información en WIN ISIS se tienen que

entrar todos los campos de cada documento utilizado, configurando

extensivamente la misma para finalmente pueda cumplir con la siguiente etapa

de RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

III. Recuperación de la información:

En esta etapa al configurar las Bases de Datos lo que hay que considerar es el

usuario de las mismas, sus necesidades de información y la manera más fácil de

acceso para dicha recuperación.

Al definirse los campos a recuperar en su configuración estos llevarán

directamente a la información requerida, ya sea campo a campo en el caso de

entrar toda la información de cada documento, esto permitirá el poder obtener

impresiones en forma textual de los campos definidos para este efecto.

En cuanto a la documentación que se encontrará en forma electrónica de manera

independiente si se opta por mantenerlos completos en sus documentos

electrónicos usar el sistema de ligas para acceder a ellos con la imposibilidad de

poder listar resultados por campos como si lo permite la configuración de una

Base de Datos bien especificada.

Una información relevante para recuperar es la de Lecciones Aprendidas, esta

información se convierte en el insumo para los futuros proyectos y es importante

sea recuperada de forma inmediata, ya sea que se duplique la información y se

inserte como un campo que sea parte de la descripción para identificación en

las Bases de Datos y esta se despliegue como información principal al

115

recuperarla aparte de encontrarse en otros documentos lo cual se recomienda u

optar por solo la Recuperación por la búsqueda específica de los documentos

que contengan esta información y solo desplegar el link en la Información

Principal del Proyecto.

Si se opta por la recomendación anterior se podrá obtener un resumen

sintetizado e identificativo del proyecto con los elementos principales el cual se

puede imprimir conteniendo los detalles de las lecciones aprendidas que es el

valor agregado de la Organización como experiencia a lo largo del año y que

puede ser útil para resumir para efectos de una compilación de información en

una memoria anual o el Informe anual o Semestral de Labores con la información

por proyecto realizado.

Estas bases de Datos propuestas tiene la versatilidad de poder acceder en línea

vía Internet si se quiere, pero tratándose se información que le compete

directamente a la Organización y específicamente a los Directores de proyectos y

patrocinadores, en este caso se recomienda el uso de una Intranet que permita la

entrada en red a las Bases de Datos o al Data Ware si se escoge mantener los

documentos para acceder por ligas.

116

Capítulo 6

117

6. Plantillas

A continuación se presentan las siguientes plantillas para utilizar como

herramientas de registro y control a lo largo del proyecto, todas las cuales

son parte de la propuesta que se deja a criterio su utilización de Reto

Juvenil Internacional Costa Rica, cada una de ellas está debidamente

identificada con un código de acuerdo a la Fase que pertenece de la

siguiente manera:

Inicio:

Inicio: - IN 01 Acta de Constitución

- IN 02 Idea inicial del proyecto

- IN 03 Enunciado del Alcance

Planeación:

- PL 01 Definición de EDT

- PL 02 Estimación costos

- PL 03 Acta de Entrega de Productos

- PL 04 Matriz de Responsabilidades

- PL 05 Plan de Comunicación

- PL 06 Matriz de Comunicaciones

- PL 07 Identificación de Riesgos

- PL 08 Plan de Acción contra los riesgos

- PL 09 Plan de Adquisiciones

118

Ejecución - EJ 01 Acta de Entrega de Productos

- EJ 02 Informe de Avance del Proyecto

- EJ 03 Acta de reunión

Control y Seguimiento

- CO 01 Solicitud de Cambio

- CO 02 Control de cambios

- CO 03 Control de pendientes

- CO 04 Control de gastos

Cierre - CI 01 Documento cierre proyecto

- CI 02 Lecciones aprendidas

Gestión Documental:

- GE 01 Gestión-documentación

En su debido orden se sugiere utilizar según indica la propuesta: (ver

anexos)

119

Capítulo 7

120

7. Conclusiones:

Después de realizado todo el proceso de elaboración de la propuesta, se

concluye que Reto Juvenil Internacional Costa Rica está en disposición de

asimilar nuevas estrategias para poder realizar una mejora en su gestión de

administrar, los proyectos que tiene año a año en sus manos de manera

cooperativa con otras organizaciones.

Partiendo del éxito logrado en estos 15 años, con la participación en más

de 270 proyectos movilizando aproximadamente 1800 voluntarios en 16

Centros de salud - 99 Proyectos de Eco Turismo Rural, Conservación Ambiental

y de Agricultura Orgánica - 45 Aulas y 25 Comedores Escolares - 28 Salones

Comunales - 8 Centros de educación especial - 16 Centros de Capacitación para

Grupos de Mujeres - 35 Acueductos Rurales - 1592 Atenciones Médicas - 64

Talleres de Capacitación Comunitaria con Enfoque de Género, lo que significa

una gran responsabilidad en perfeccionar procesos y lograr los proyectos de la

manera más exitosa en cuanto al cumplimiento de tiempos, costos y duraciones

previstas.

Esta misma experiencia hace que el conocimiento sea basto y fluya con rapidez

por la participación de un voluntariado cambiante que deja grandes aportes

dignos de recuperar como lecciones aprendidas y que quedan como capital

intangible de la organización.

La mejora en los sistemas y la administración más profesionalizada de los

proyectos va a traer un crecimiento en los índices de motivación interna por lo

que se recomienda se tome en cuenta como un factor de aporte en la cultura y

clima organizacional.

121

A nivel de estructura Reto Juvenil Internacional Costa Rica cuenta ya con lo que

propone el PMI como elemental para llevar delante un adecuada administración

de sus proyectos: “El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo

del proyecto y es responsable de las actividades de dirección de proyectos, tales

como planificación, el control y el cierre”. (PMI, 2004)

La facilitación de herramientas va a reforzar el buen desempeño del staff que

participa aportando a la toma de decisiones en proyectos similares, echando

mano al know how organizacional, todo esto contando con la

implementación de la mejora en la recopilación, almacenamiento y

recuperación de la información que es elemental.

Se deduce que la organización ya cuenta con una mística de trabajo con la

que procura seguir estándares para sus procedimientos y que estos les

ayudan a la implementación y control de sus proyectos, así como al buen

seguimiento de los recursos humanos (voluntarios) que administran, no

obstante complementando lo ya existente con otras herramientas

conseguirá un mayor éxito en sus logros y alcances.

El reto para el liderazgo de avanzada de una organización como es Reto Juvenil

es lo que cita Marín sobre el aprendizaje organizacional, para Marín un líder de

aprendizaje organizacional no es el creador de la gran visión, es más bien, un

ingenioso creador de redes de aprendizaje. Este líder de aprendizaje es tolerante

con el eslabonamiento no lineal de las ideas. Admite que sobre la mesa se

depositen ideas locas y estas se eslabonan en procesos no lineales.

122

Sobre el mismo tema del liderazgo y este tipo de decisiones con visión de mejora

el planteamiento del PMI es La definición que da el (PMI, 2004) acerca de la

integración es la siguiente: “…En el contexto de la dirección de un proyecto,

consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada

día anticipando las posibles polémicas de modo que puedan ser tratadas antes

de que se concreten en polémicas críticas y coordinando el trabajo para el bien

del proyecto en general”. (PMI, 2004)

123

Capítulo 8

124

8. Recomendaciones:

En la procura de una mejora en los procesos, una mayor cercanía a

obtener los resultados esperados desde un inicio por los solicitantes, el

tener un plan de proyecto va a traer un mayor nivel de profesionalismo,

seriedad y credibilidad en la valiosa labor que como Organización sin fin de

lucro (Organización No Gubernamental) Reto Juvenil Internacional Costa

Rica aporta al país.

Es importante que todo el personal (staff permanente) de Reto Juvenil tome

conciencia del compromiso que implica la práctica de documentar cada fase con

detalle de los procesos de inicio a fin en los proyectos y lo asuma como parte de

la cultura organizacional, buscando que todos aporten ese conocimiento colectivo

recaudado en cada proyecto.

Tal y como se expone en capítulos anteriores el equipo de trabajo en el proyecto

se debe comprometer a documentar paso a paso para lograr en el cierre tener

evidencias contundentes y llevar a cabo la adecuada evaluación sobre todo lo

realizado según sus registros y al final hacer acopio de los mismos.

El registro de los cambios en medio de la aplicación es importante para la

recolección final de las lecciones aprendidas.

Tal y como se menciona citando al PMI, retomando lo mencionado en capítulos

anteriores:

Los sistemas que se implementen tienen que considerar pasar por estas fases

contando desde:

125

1. La creación del conocimiento que conlleva el descubrir, inventar y crear.

2. La recolección de dicho conocimiento buscando la forma, recuperación u

obtención del conocimiento para éste ser procesado y ponerlo a su

disposición.

3. Diseminación de la información para que ésta sea accesado de la manera

más fácil y rápida y así se dé la transferencia deseada a todo nivel

organizacional.

Uso del conocimiento dándose la práctica del reciclaje y enriquecimiento

experimental de la organización aportando al aprendizaje e innovación

Pensando en la importancia de que la organización utilice el capital de

conocimiento con que cuenta, basado en su experiencia adquirida, es relevante

la documentación de todo ese conocimiento.

Es importante que la organización pueda considerar como un próximo

paso si pretenden hacer la propuesta efectiva, el obtener la tecnología para

montar un sistema en red (intranet) que les vincule a su Data ware house y

puedan contar con un avance tecnológico en cuanto a tratamiento de la

información.

Se recomienda que se considere la posibilidad de contar con una persona

capacitada en materia documental y sepa la importancia de cada fase y el

registro de cada documento en la Administración de los Proyectos, que

pueda realizar la labor de Gestor de la Documentación o la Información de

126

la organización que brinde una atención especializada.

“Más que un organizador, este profesional debe ser también un agente

intermediario para la búsqueda, selección, diseminación y gestión de los flujos de

información dentro de la empresa”. (Rezende, 2001).

En un futuro se podría estimar la gestión del conocimiento tácito con foros de

discusión por intranet de temas de interés organizacional, hacer uso del sistema

“páginas amarillas de conocimiento” donde por medio de términos claves o

descriptores se utilizan meta datos para localizar información con más agilidad y

veracidad.

“Finalmente, una vez que se ha cosechado y creado nuevo conocimiento, es

necesario distribuirlo a aquellas personas que vayan a tomar decisiones, en el

tiempo adecuado. Para no saturar de información a los decidores, la mejor

política es difundir aquella información que suministre incrementos medibles en la

productividad. Con la entrada de Internet como nuevo canal de distribución el

mundo de negocios, se vuelve cada día más virtual”. (Arteche y Rozas, 1999).

Es importante que el Equipo de Proyectos cuente con un sistema de información

de la Gestión de Proyectos. El equipo de dirección de proyectos y el equipo de

trabajo en los proyectos utilizará las herramientas, técnicas, metodologías,

recursos y procedimientos que se necesitan para gestionar todo el (o los)

proyectos utilizando la experiencia adquirida previamente como activo o como

entrada para cada proceso.

Se recomienda tener links especiales con otras organizaciones a las que se

inviten a participar en los proyectos y lograr un avance en la localización de

127

capital humano por medio de ligas desde la intranet facilitando las búsquedas de

perfiles de voluntariado.

Es evidente que se hace un gran esfuerzo por llevar a cabo una gestión

documental pero no se cuenta con las herramientas tecnológicas y sistema

adecuado para desarrollar la misma, por lo que se recomienda se tenga en

cuenta como prioridad en la búsqueda de opciones para optar por la

implementación de un sistema que llene las necesidades.

Se sugiere sin embargo, que cuando la organización tenga proyectos más

complejos y de más duración, pueden integrar las otras herramientas

sugeridas como planes subsidiarios más elaborados.

Tomar en cuenta la posibilidad de profesionalizar más la función de los

Directores de Proyectos con una eventual capacitación al respecto tan

formal como se quiera tomando en cuenta el impacto positivo en el aporte

a las comunidades del país y otros países del Istmo Centroamericano.

La aplicabilidad de este trabajo realizado con el fin de ser útil para el

funcionamiento continuo de la organización, dependerá de la adaptación de

las plantillas a su realidad, el plan del proyecto, su guía y las

recomendaciones presentadas según consideren.

Aún considerando lo anterior, se recomienda complementar el método

usado en el presente reforzando en primer término con la aplicación del

Plan del Proyecto y su Guía – Instructivo expuestos en la administración de

sus proyectos.

128

Bibliografía Consultada

129

Bibliografía Consultada:

Andrade Castro, Jesús Alberto. (2003). Tecnologías y sistemas de información en la gestión del conocimiento en las organizaciones. En: Revista Venezolana de Gerencia. Año 8, No. 24. 2003. Pág. 558-574. Arteche, Gabriel y Rozas, Wolfram. (1999). Conocimiento estratégico: crear valor con la gestión del conocimiento. En: Harvard Deusto Bussines Review. No. 91. 1999. Pág. 72-81. Chamoun, Yamal. Administración profesional de proyectos: La guía. México, D.F.: Mc Graw Hill/Interamericana editores, S.A. de C.V., 2005. 268 p. Davenport, Thomas H.; De Long, David W.; Beers, Michael C. (1998). Proyectos exitosos de gestión del conocimiento. En: Harvard Deusto Bussines Review. No. 85. 1998. Pág. 4-19. Flores de la Fuente, María Lourdes. (2004). Gestión del conocimiento y bibliotecas: el reto impostergable para un pleno desarrollo. En: Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información. Vol. 18, No. 1-2. 2004. Pág. 28-33. Flores Urbáes, Matilde. (2005). Gerencia del conocimiento: su relación con la generación de capacidades innovativas. En: Revista de Ciencias Sociales. Vol. 11 (2), 2005. Pág. 229-245. Gido, Jack ; Clements, James. Administración exitosa de proyectos. 2. ed.México, D.F. : Internacional Thomson Editores, 2003. 459 p. Hernández Sampieri, Roberto; Fernández Collado, Carlos; Baptista Lucio, Pilar. Metodología de la investigación. México, D.F. : Mc Graw Hill/Interamericana de México, S.A. , 1991 Hernández Sampieri, Roberto; Fernández Collado, Carlos; Baptista Lucio, Pilar. Metodología de la investigación. 2. ed. México, D.F. : Mc Graw Hill/Interamericana de México, S.A, 1998. p. 501. Kerlinger, F. N. Enfoque conceptual de la investigación del comportamiento. México: Nueva Editorial Interamericana, 1979. Marín M., Henry. Organización de aprendizaje: cultura organizacional, gerencia del cambio. Medellín: Fac. de Minas, Universidad Nacional de Colombia, 1998. 205 p.

130

Méndez A. Carlos E. Metodología. Diseño y desarrollo del proceso de investigación. 3 ed. Bogotá, D. C., Colombia: Mc Graw Hill/Interamericana S.A. , 2001. 246 p. Orozco Silva, Eduardo y Carro Suárez, Juan R. (2002). Propuesta de estrategia para la introducción de la gestión de la información y la gestión del conocimiento en las organizaciones cubanas. En: Ciencias de la Información. Vol. 33 (1). Abril. 2002. Pág. 17-23. Pérez Frías, Arturo y Pérez, R., Ingrid E. (2004). Conocimiento, gestión e innovación tecnológica como clave del rendimiento económico. En: Revista de Ciencias sociales. Vol. X, No. 2, Mayo-Agosto 2004. Pág. 338-349. Pérez Frías, Arturo. (2004). Conocimiento, gestión e innovación tecnológica como clave del rendimiento económico. En: Revista de Ciencias Sociales. Vol. 10 (2), 2004. Pág. 338-349. PMI (Project Management Institute). Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos. 3. ed. Pensylvania, E.U.A.: Project Management Inc., 2004. 392 p. Ponjuán Dante, Gloria. (2003). Gestión documental, de información y del conocimiento…puntos de contacto y diferencias. En: Ciencias de la Información. Vol. 34. No. 3. Diciembre 2003. Pág. 55-63. Rezende, Yara. (2001). Información para los negocios: los nuevos agentes del conocimiento y la gestión del capital. En: Ciencias de la Información. Vol. 32. No. 2. 2004. Pág. 47-57. RJI (Reto Juvenil Internacional). Carta de Presentación: una historia de juventud y solidaridad. San José, C.R. : RJI, 2005. 130 p. Sancho Federico; Hernández Gilbert; Alpízar Adriana; Picado Emmanuel. (2004). Gestión del conocimiento, organizaciones inteligentes y obstáculos del aprendizaje. En: Revista AIBDA. Vol. XXV, No. 1, Enero-Junio 2004. Pág. 97-116.

131

ANEXOS

132

Anexo No.1 Organigrama de Reto Juvenil Internacional – Costa Rica (RJI)

Junta Directiva

Dirección ejecutiva

Dirección de Programas

Administración

Dirección CAMPO

Logística Asistente Administra

ción

CIDA Conferencias

Coordinador Médico.

Coordinador de Equipo

Monitoreo y seguimiento

Limpieza

mensajería

133

Anexo No.2 Acta Charter del Proyecto

Acta Charter del Proyecto

Fecha:

Nombre del Proyecto:

06/08/2006 Propuesta metodológica para la administración de los proyectos y su documentación en Reto Juvenil Internacional – Costa Rica

Áreas del Conocimiento:

Área de Aplicación:

Integración

Proyecto de Desarrollo Social

Fecha de inicio del proyecto:

Descripción del Producto:

08/08/2006

Documento que contenga la propuesta metodológica en Adm. de proyectos de Reto Juvenil de Costa Rica y su debida documentación para un posterior tratamiento de la información que facilite su recopilación, almacenamiento, recuperación y diseminación.

Objetivo General: Objetivos Específicos:

Diseñar una propuesta para Reto Juvenil Internacional Costa Rica que facilite la administración de los proyectos juntamente con pautas para una gestión documental para la recopilación, almacenamiento y recuperación efectiva de la información.

Analizar el sistema documental manual y digital existente que se utilice a lo largo del ciclo de vida de los proyectos en que participa Reto Juvenil Costa Rica. Conocer las técnicas, herramientas, medios utilizados en la recopilación, almacenamiento, recuperación y diseminación de la información organizacional existentes que sirva como diagnóstico básico para la debida propuesta.

134

Presentar una propuesta para el ciclo de vida de los proyectos a través de una debida gestión documental de los mismos para Reto Juvenil Internacional-Costa Rica basado en la teoría de Administración de los proyectos de PMI y su cultura organizacional. Proponer las pautas de recopilación, almacenamiento, recuperación de la información para ser utilizada en los proyectos por el personal de Reto Juvenil Costa Rica. Proveer de una guía para la aplicación de plantillas que faciliten metodológicamente la gestión de los proyectos.

Necesidad del Proyecto:

Justificación de impacto (aporte y resultados esperados)

Partiendo de la experiencia adquirida por Reto Juvenil Costa Rica en la administración de sus proyectos a lo largo de sus 15 años de operaciones por medio de la participación de aproximadamente 1800 voluntarios en múltiples equipos de trabajos, se hace necesario el poder contar con un nuevo sistema documental que permita recopilar, almacenar y recuperar toda la documentación pertinente a los proyectos que lleva a cabo.

Por la responsabilidad organizacional en conducir aproximadamente 15 proyectos a lo largo del año donde se ven involucrados más de 100 voluntarios, como lo fue en el 2006 con 11 proyectos donde han participado 123 voluntarios en diferentes comunidades de nuestro país. Por encontrarse en un grado de madurez óptima y experiencia acumulada de 15 años los que le dan credibilidad en las comunidades del país lo que le hace que la organización asuma un mayor compromiso por hacer de la mejor manera sus proyectos. Interés por conocer los aspectos relevantes para llevar a cabo una mejora en los procesos para una gestión de proyectos más profesionalizada como todo un esfuerzo en el equipo de trabajo al no contar con ningún profesional en administración de proyectos.

135

Por la necesidad de unificar criterios, términos y formas en la labor documental de los proyectos a lo largo de sus procesos y que estos puedan ser retroalimentados y utilizados por toda la organización y sobre todo por quienes tiene a cargo la toma de decisiones. Considerando facilitar el acceso de la información por nuevos medios que estén al servicio de de la organización para el enriquecimiento personal y organizacional.

Se requiere un cambio en el sistema documental existente contemplando el uso de nuevas tecnologías lo que despierta un interés por escuchar en la propuesta recomendaciones al respecto para plantear posibilidades para implementar esos cambios en tanto le sea posible a la organización. Existe la inquietud e interés en el Director de la Organización por proporcionar la alternativa de una mejora en el sistema utilizado para administrar los proyectos y documentar los mismos pretendiendo poner al servicio de su equipo de dirección de proyectos las mejores herramientas y la agilidad para el acceso de la información y conocimiento organizacional. Por la toma de conciencia del potencial existente a través de la experiencia acumulada con un voluntariado diferente para cada proyecto la cual se recupera y detalla en las lecciones aprendidas de cada proyecto que son los activos intangibles importantes como insumo para futuros proyectos y como parte del conocimiento de la organización por administrar

Restricciones:

Identificación de grupos de interés –Stakeholders:

En la presente propuesta no se contempla la aplicación de los resultados como parte de la propuesta sino se dejan el desarrollo de las recomendaciones a criterio de la organización.

En la propuesta documental no se contempla la adquisición tecnológica del equipo y queda

Junta Directiva, Dirección Ejecutiva, Dirección de Programas, Directores de Campo, Logística, Asistente de Administración, Contrapartes Responsables y Comunidades.

136

sujeta que las pautas expuestas si se desean implementadas sean valoradas por especialistas en sistemas computarizados para valorar los equipos para montar un nuevo sistema documental. No se pretende que las herramientas propuestas para cubrir los procesos sean usadas en su totalidad por las características de los proyectos que lleva a cabo la organización, siendo estos de corta duración sino sean consideradas dependiendo de la necesidad de control de los mismos o en proyectos más complejos o de más duración en que se pueda ver involucrada. Aprobado por: Firma:

137

Anexo No.3 EDT

138

Anexo No. 4 Cronograma de Tareas

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Pre1 Propuesta para Administración de los proyectos y su documentación en Reto Juvenil Costa 97 días? mar 08/08/06 mié 20/12/062 Fase Inicial: 49 días mar 08/08/06 vie 13/10/063 1. Sondeo prel iminar de tema 0 días mar 08/08/06 mar 08/08/064 2. Revisión de material existente 4 días mar 08/08/06 vie 11/08/06 35 3. Elaboración de bosquejo inicial de EDT 5 días lun 14/08/06 vie 18/08/06 46 4. Reunión con tutor y revisión de EDT prel iminar 1 día lun 21/08/06 lun 21/08/06 57 5. Búsqueda bibl iográfica e información de Internet 6 días mar 22/08/06 mar 29/08/06 68 6. Inicio de extracción de información inicia l para conocer el contexto 3 días mié 30/08/06 vie 01/09/06 79 7. Revisión y a justes a EDT inicial 0 días vie 01/09/06 vie 01/09/06 810 8. Planteamiento de cronograma para la elaboración del proyecto en general 1 día lun 04/09/06 lun 04/09/06 911 9. Envío y revisión del cronograma por tu tor y otros prof de UCI 0 días lun 04/09/06 lun 04/09/06 1012 10. Elaboración del Charter y Declaración del Alcance 2 días mar 05/09/06 mié 06/09/06 1113 11. Marco teórico, marco metodológico 31 días mar 22/08/06 mar 03/10/06 614 12. Esquema de Resultados, Bibliografía y Resúmen Ejecutivo 8 días mié 04/10/06 vie 13/10/06 1315 Desarrollo del proyecto 48 días? lun 16/10/06 mié 20/12/0616 13. Diagnóstico 6 días lun 16/10/06 lun 23/10/0617 13.1 Análisis del Sistema Actual 4 días lun 16/10/06 j ue 19/10/0618 13.1.1 Entrevista previa con Director Reto Juveni l 1 día lun 16/10/06 lun 16/10/06 1419 13.1.2 Revisión de documentación, técnicas y herramientas uti lizadas 1 día mar 17/10/06 mar 17/10/06 1820 13.1.3 Revisión de software y tecnología util izada en almacenamiento y recupe 1 día mié 18/10/06 mié 18/10/06 1921 13.1.4 Reunión -entrevista Responsables de procesos 1 día jue 19/10/06 jue 19/10/06 2022 13.2. Definición del Sistema de Documentación Requerido 2 días vie 20/10/06 lun 23/10/0623 13.2.1 Información Condiciones Ambientales y Organizacionales 2 días vie 20/10/06 lun 23/10/06 2124 13.2.3 Defin ir requerimientos para la Dirección 0 días lun 23/10/06 lun 23/10/06 2325 14. Propuesta de Gestión en la Administración de los proyectos y su sistema docum 42 días? mar 24/10/06 mié 20/12/06 2426 14.1 Diseño del sistema documental 23 días mar 24/10/06 j ue 23/11/0627 14.1.1 Elaboración del Diagrama de Flujo Operativo de los procedimientos 7 días mar 24/10/06 mié 01/11/06 2428 14.1.2 Elaboración de Planti llas para e l Sistema 7 días jue 02/11/06 vie 10/11/06 2729 14.1.3 Propuesta de pautas para Recopilación de la Información 3 días lun 13/11/06 mié 15/11/06 2830 14.1.4 Propuesta de pautas para almacenamiento de la Información 3 días jue 16/11/06 lun 20/11/06 2931 14.1.5 Propuesta de pautas para recuperación de la Información 3 días mar 21/11/06 jue 23/11/06 3032 14.2 Desarrollo de la Propuesta 15 días mar 21/11/06 lun 11/12/0633 14.2.1 Guía para el uso de las plantillas en los procesos de Adm de Proyect 15 días mar 21/11/06 lun 11/12/0634 14.2.1.1 Enfoque proceso de integración - Modelo PMI 8 días mar 21/11/06 jue 30/11/06 3035 14.2.1.2 Modalidad para extración de lecciones aprendidas 7 días vie 01/12/06 lun 11/12/06 3436 15. Aprobación del sistema de Adm. De Proyectos Propuesto 6 días? mar 12/12/06 mar 19/12/06 3537 15.1 Entrega y revisión de in forme de resul tados 5 días mar 12/12/06 lun 18/12/06 3438 15.2 Aceptación escrita por parte del Director de Reto Juveni l - CR 1 día? mar 19/12/06 mar 19/12/06 3739 16. Defensa del Proyecto de Graduación - UCI 1 día? mié 20/12/06 mié 20/12/06 3640 16.1 Aprobación del Proyecto por la UCI 1 día? mié 20/12/06 mié 20/12/06 38

139

Anexo No. 5 Diagrama de Flujo Diagrama Base, Fase Iniciación,

Planificación, Ejecución, control y Seguimiento, Cierre, Control de Cambios

140

141

142

143

144

DIAGRAMA DE FLUJO PARA ADMINISTRAR PROYECTOS EN LA FASE DE CIERRE

5.6.1 Aprueba?

5.2 Ejecutar el cierre (Todas las áreas /técnico, financiero, adquisición, contratos,

ambiental, administrativo)

Si

No

FIN

5.1 Evaluar el cumplimiento del proyecto según el plan

5.6.2 Liberar recursos e

informar a las áreas

5.6.1 Actualizar el expediente/

inicio de Entrada de Información

en Base de DatosSi

5.5 Medir el resultado contra

las metas

5.3 Confeccionar informe final de proyectos con lecciones aprendidas

Se archiva

5.4 Informe Final

CR

145

146

Anexo No. 6 Aplicación de Interés (Reto Juvenil internacional Costa Rica)

Personal completando el formulario:

APLICACION DE INTERES Quiénes: Organizaciones de la comunidad y/ u organizaciones involucradas, Equipo de Manejo de

Proyectos o gente de la Oficina de RJI.

Cuándo: Aproximadamente 8-10 semanas antes del involucramiento del grupo de RJI. Cómo: Este formulario se puede completar por parte de la comunidad u organización involucrada y

enviada por correo o Fax a la oficina de RJI; o se puede llamar directamente a la organización y dar la información por

teléfono. Por qué: Este formulario pretende obtener información básica para abrir el diálogo entre RJI y la comunidad. Referencia: Manual de operaciones de staff.

1. DETALLES DE LA COMUNIDAD • Comunidad / localidad • Provincia, Cantón, Distrito • ¿Cómo Identifico el Proyecto RJI? • Distancia al pueblo más

cercano km Tiempo caminando Tiempo en vehículo

• Tipo de proyecto

Infraestructura comunitaria ❏ Infraestructura ambiental

❏

Ambiental / Científico ❏ Otro

❏

2. NOMBRE DEL PROYECTO: ¿Qué se quiere hacer y porque? (descripción de la infraestructura o actividades y necesidades que esos tratan de resolver)

¿Quién(es) se beneficiará(n) del proyecto? (¿Mujeres?, ¿Hombres?, ¿Niños?, ¿Jóvenes?)

Reto Juvenil Internacional

Tel: 280-4325 x107 Fax: 283-3546 x105 Beeper: 224-9090 (Código: Reto2) Apdo. 2035-2050 San Pedro de Montes de Oca. Residencial La Alambra Casa 2 J. Sabanilla de Montes de Oca. correo-fmora@retojuvenilcr.org

Página 2 de 2

147

¿Cuál(es) es (son) la(s) mayor(es) fuente(s) de fondos para el proyecto? (incluir montos)

Fecha de inicio del proyecto: Fecha de fin de proyecto: Costo del Proyecto: ¿Su comunidad puede sostener un grupo de 12 voluntarios? Si ❏ No ❏ 3. ORGANIZACIÓN DE LA COMUNIDAD Y / U ORGANIZACIÓN INVOLUCRADA

Enlistar los contactos claves: ( P. ej. Presidente y vise-presidente de la asociación, líderes de la comunidad,

doctor / enfermera, maestro, maestro de obras, líderes entre las mujeres, líderes entre los jóvenes)

Nombre de representante(s):

Posición: Forma de contactar (Teléfono, Radio, etc.):

En su organización, cuantos miembros son mujeres y cuantos hombres, y cuantos son jóvenes?

Hombres: Jóvenes:

Mujeres: Jóvenes:

Información adicional: A. Historia breve de la comunidad B. Como inicio la comunidad C. A que se dedica la mayoría de los pobladores

148

Anexo No. 7 Fórmula de Identificación del Proyecto

Reto Juvenil Internacional

Tel: 280-4325 Fax: 280-4325 x108 Beeper: 224-9090 (Código: Reto 2) Apdo. 2035-2050 San Pedro de Montes de Oca correo-e: rjuvenil@sol.racsa.co.cr

Formulario 2

Página1 de 8

Programa: Personal que completa el formulario:

FORMULA DE IDENTIFICACIÓN DE PROYECTO Quién: Miembro de Equipo de Manejo de Proyecto o Líder del Grupo. Cuando: Aproximadamente 6-8 semanas antes de involucrarse con RJI. Cómo: Este formulario puede llenarse en una visita preliminar. Durante esta fase es importante considerar apoyo de la comunidad y la disponibilidad de fondos. Por qué: Este formulario recoge información básica para calibrar el interés, la compatibilidad de la comunidad y el proyecto para RJI. 1. NOMBRE DEL PROYECTO:

• Comunidad / localidad • Provincia, Cantón, Distrito • ¿Cómo identificó RJI el proyecto?

• Tipo de proyecto

• Población Total Hombres Mujeres

Edades estimadas menores de 13 13-35 35+ • Distancia del pueblo más

cercano kmTiempo Caminando

Tiempo en Vehiculo

• Composición étnica • Actividades principales

• Geografía

• Actividades principales de

las mujeres

3. ORGANIZACIÓN O ASOCIACIÓN DE LA COMUNIDAD:

Nombre de representante(s): Posición: Forma de contactar (Teléfono,

Radio, etc.): 4. ORGANIZACIÓN(ES) INVOLUNCRADA(S): Nombre de representante(s): Posición: Forma de contactar (Teléfono,

Radio, etc.): 5. INFORMACIÓN SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE LA COMUNIDAD: 5. INFORMATION ABOUT COMM

Infraestructura comunitaria ❏ Ambiental ❏

Infraestructura Educacional ❏ Otro ❏

2. PERFIL DE LA COMUNIDAD

149

� Asociación � Fundación �Cooperativa � Otro

Fecha de fundación: Cédula:

Representante: Posición Tiempo en posición

Misión: Presencia de Mujeres en la Organización (Cuantos, que hacen, desde cuando)

Modo de Operación

Logros pasados

Trabajo con RJI

Proyectos continuos

Recursos humanos Recursos financieros Comités u otros grupos comunales (Comité de deportes, grupo de jóvenes/ mujeres etc.)

Proyectos de estos grupos

6. INFORMACION SOBRE LA ORGANIZACIÓN (ES) INVOLUCRADA(S):

� Asociación � Fundación �Cooperativa � Otro Fecha de fundación: Cédula:

Representante: Posición Tiempo en posición

Misión: Presencia de Mujeres en la Organización (Cuantos, que hacen, desde cuando)

Modo de Operación

Logros pasados

Trabajo con RJI Proyectos continuos

Recursos humanos

Tabla con formato

Tabla con formato

150

7. PERFIL EDUCACIONAL

A) ESCUELAS (NÚMERO Y NOMBRES)

PRIMARIA SECUNDARIA

B) NÚMERO DE ESTUDIANTES (MASCULINO) C) NUMERO DE ESTUDIANTAS (FEMENINO)

8. PERFIL DE SALUD A) SERVICIOS MÉDICOS MAS CERCA

B) PERSONAL MEDICO MAS CERCA

C) CENTRO DE REFER. D) AMBULANCIA MÁS CERCA E) QUÉ TIPOS DE PROBLEMAS COMUNES EXISTEN Y FRECUENCIA DE ELLOS (p.e. Diarrea, Malaria, Dengue, gusanos, otros)

F) COMO AFECTA A LAS MUJERES LOS ASUNTOS DE SALUD

9. AGUA A) AGUA POTABLE (Disponibilidad, acueducto existente, etc.)

B) COMO AFECTA A LAS MUJERES LOS ASUNTOS DE AGUA

10. CONDICIONES SANITARIAS A) BASURA B) INODORNO /LETRINAS C) COMO AFECTA A LAS MUJERES LAS CONDICIONES SANITARIAS EXISTENTES.

11. ENERGIA A) CORRIENTE

12. META DEL PROYECTO A mediano o largo plazo, de que manera contribuye este proyecto a mejorar la situación de la comunidad.

13. OBJETIVO DEL PROYECTO Paso inmediato o a corto plazo (p.e. el proyecto) elegido para llevar a cabo la meta.

151

ACUERDO 14. FONDOS DE PROYECTO Resumen fondos obtenidos, requeridos y la acción requerida 15. MATERIALES PARA EL PROYECTO Resumen materiales obtenidos, requeridos y cuando llegarán

(cemento, madera, perling, barrillas, blocas, bambú, alambre, arena, lastre, piedras, clavos, tubería, etc) 16. EQUIPO/ HERRAMIENTAS Tipos, calidades, cantidades

(Palos, picos, brochas, macanas, serruchos, martillos, escobas, caratillos, cucharas, etc.) DISPONIBLES EN LA COMUNIDAD:

QUE OCUPAN DE RJI: 17. MAESTRO Y MANO DE OBRAS/ VOLUNTARIOS Cuantos? Calidad?

18. ESTADÍA • Alojamiento (¿Queda cerca de gente/ familias de

la comunidad?)

Letrinas Cocina Duchas Medios de lavar Donaciones de frutas y

verduras Fuente de agua Luz Seguridad (alojamiento, equipo,

herramientas, etc.)

• Transporte • Llegar al sitio del proyecto • Llegar al sitio de trabajo • Reabastecimiento • Salir del sitio del proyecto • Equipo del grupo • Transporte para que el grupo pueda ir a la feria una vez a la semana • Transporte en caso de emergencia

• Comunicaciones • Teléfono más cercano • Radio más cercano

19. CALENDARIO DE ACTIVIDADES Rendimiento Esperado ¿Cuáles serán los cambios específicos que se esperan lograr?

152

Actividades ¿Qué necesitan para lograr este rendimiento? RESP. FECHA LIMITE

Rendimiento Esperado ¿Cuáles serán los cambios específicos que se esperan lograr?

Actividades ¿Qué necesitan para lograr este rendimiento?

Rendimiento Esperado ¿Cuáles serán los cambios específicos que se esperan lograr?

Actividades ¿Qué necesitan para lograr este rendimiento?

Nosotros, los representantes de (nombre de organización u asociación)____________________, de (nombre de la comunidad o parque)_________________________, y la Asociación Reto Juvenil Internacional (RJI), estamos de acuerdo que vamos a trabajar juntos en el proyecto________________________ _y estamos ambos claros del apoyo que RJI ocupa de nosotros, y el apoyo que nosotros ocupamos de RJI. Sabemos que tenemos compromisos al terminar el proyecto, y responsabilidades para el mantenimiento del mismo. Nombre Nombre Posición Líder de Grupo Posición Cédula Cédula Firma Firma Nombre NombrePosición Líder de Grupo PosiciónCédula Cédula Firma Firma Nombre Nombre Posición Líder de Grupo Posición Cédula Cédula Firma Firma

20. RECURSOS HUMANOS (especifique especialización, números de personas) NB. Ciertas categorías no necesariamente aplican a la comunidad, o parque.

HABILIDAD Capacitación de participantes requerida Capacitación de LG requerida

CONSTRUCCIÓN RJI capacitación básica de Herramientas

IMPACTO AMBIENTAL

RJI Charla de impacto ambiental

153

HABILIDAD Capacitación de participantes requerida Capacitación de LG requerida

ENSEÑAR RJI-Charla de estrategias de instrucción, RJI Charla de instrucción, Capacitación de alfabetización, Cómodo con enseñar escuela primaria, secundario

EDUCACION DE SALUD

Charla sobre Salud e

Higiene de RJI, RJI Charla

de Educación de Salud,

Charla de la Malaria,

Charla de Salud

Reproductiva y de

Sexualidad, Charla de

Nutrición, Charla de Salud

del Niño, Charla de Salud

Pre-natal

CONFERENCIAS Charla para planear un evento, conociendo gente en un país local, Charla de recaudación de fondos & presupuestos, Charla de habilidades de presentación, Informe de Conferencia de Acción Juvenil (CAJ)

21. FONDO Y ORÍGENES DEL PROYECTO (PONGA EL PROYECTO EN UN CONTEXTO SIGNIFICATIVO)

• Presente la comunidad: quiénes constituyen la comunidad, su historia, actividades económicas, estructuras políticas y grupos de interés, factores culturales significativos, factores externos que actúan en la comunidad, y cómo todos éstos están evolucionando

• Identifique los orígenes del proyecto: ¿Cuál es la situación que lo hace necesario? ¿Cuál es el origen de esta situación?¿Quiénes se ven afectados por esta situación? ¿Porqué quiere este proyecto la comunidad u organización involucrada?¿Porqué este proyecto se dio primero? Como afecta este proyecto a las mujeres de la comunidad? ¿Por qué ocupan de mano de obra?

154

¿Cuales cuestionarios sugiere usted que deben usar los GL en sus visitas a la comunidad para acumular datos de línea de base?

23. ANÁLISIS DE LOS EFECTOS AMBIENTALES

Efectos positivos y negativos en el medio ambiente biofísico y humano del Proyecto

Efectos positivos y negativos en el medio ambiente biofísico y humano de la presencia del Grupo

22. RESULTADOS ESPERADOS DEL PROYECTO Los indicadores cuantitativos pueden ser número, frecuencia, porcentaje, proporción, variación, etc. Los indicadores cualitativos son basados en el juicio y percepción, congruente con normas establecidas, la presencia / ausencia de ciertas condiciones, magnitud o calidad de participación, nivel de satisfacción, etc. Los indicadores deben satisfacer cada uno de los siguientes cinco criterios: validez, objetividad, practicidad, utilidad y confiabilidad. Ejemplo: Resultado: Acceso a servicios médicos mejorados en la zona. Indicador: Número de personas que pueden recibir atención médica en la comunidad por día. Cuantitativo: 75% del pueblo ya tiene acceso a atención médica 5 días por semana Cualitativo: La calidad de vida ha mejorado gracias a la atención médica, y menos tiempo esta dedicada a preocupaciones relacionados con la salud.

Resultado 1

Indicadores cuantitativos

Indicadores cualitativos

Resultado 2

Indicadores cuantitativos

Indicadores cualitativos

Resultado 3

Indicadores cuantitativos

Indicadores cualitativos

155

¿Cuáles son las medidas de mitigación que serán implementadas para la eliminación o reducción de los efectos negativos y el aumento de los efectos positivos?:

24. IDENTIFICACIÓN Y PARTICIPACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS

¿Quién aprovecha directamente este proyecto? Indique números de hombres, mujeres por edades:

¿Beneficia a alguien más el proyecto?

¿Hasta que punto impacta el proyecto a las mujeres de la comunidad?

25. FECHA PROYECTADA PARA EL INICIO DEL PROYECTO: 26. FECHA PROYECTADA PARA FINALIZAR EL PROYECTO: 27. FECHA PROYECTADA PARA EL INICIO DE LA PARTICIPACIÓN DE RJI:

28. FECHA PROYECTADA PARA FINALIZAR LA PARTICIPACIÓN DE RJI:

29. PASOS PRÓXIMOS

¿Realizó usted algún acuerdo o compromiso que el EMP necesite saber para darle seguimiento? (Incluya fechas límites)

156

Anexo No. 8 Idea Inicial del Proyecto

COD IN 01

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

<Cód. Proyecto

> Idea Inicial del Proyecto Página 1

de 1 Nombre del proyecto:

Código del Proyecto:

Aspectos Generales:

Requerimientos a cumplir:

Métricas:

Exclusiones

Restricciones

5. Supuestos

6 Factores críticos del éxito

157

Anexo No. 9 IN 02 Acta de Constitución

Código IN 02

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA

Administración de Proyectos

Acta de Constitución

Página: 1/1

Fecha de elaboración de la idea del proyecto Código del proyecto

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

Nombre del proyecto Área funcional

Nombre del solicitante/contraparte:

Nombre del director del proyecto

DETALLE DEL PROYECTO Descripción de la Idea del Proyecto / Problema: (Lo que se quiere conseguir) Beneficios / Impacto en la Organización: Involucramiento de Otras Organizaciones y/o dependencias:

FIRMA DE PARTICIPANTES

Participante

Participante

<Nombre y firma>

Participante

Participante

<Nombre y firma> AUTORIZACIÓN PARA EL PROYECTO

Patrocinador

Fecha

Director del proyecto

Fecha (día/mes/año)

158

Anexo No. 10 IN 03 Identificación de Involucrados

Notas:

1. La organización y dependencia se refiere a la entidad a la que pertenece el involucrado.

2. El Criterio de Éxito en el proyecto se refiere al papel que juega su criterio para el éxito

del proyecto.

F: Fundamental / I influyente / PI Poco influyente / NI No Influyente

3. Descripción de datos personales

COD IN 03

RETO JUVENIL NTERNACIONAL – COSTA RICA Plantilla de Iniciación – Formalización del Proyecto

<Cód. Proyecto>

Identificación de Involucrados Página 1 de 1

Nombre del Proy

Director del proy.

Patrocinador:

Nombre de Involu

crado

Pue sto que

ocupa

Organi zación y depende

ncia

Función en el proyecto

Criterio de éxito en el proyecto

Núme ro de Telé fono

Correo Electr.

159

Anexo no. 11 IN 04 Enunciado del Alcance

Cód. IN 04

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA

Administración de Proyectos Enunciado del Alcance del Proyecto

Pág 1

Código del Proyecto:

Nombre del Proyecto:

Área de Aplicación Descripción del Producto:

Fecha de inicio del proyecto:

Fecha de Final previsto:

Objetivos del Proyecto: General:

Específicos:

Necesidad del Proyecto:

Justificación de impacto (aporte y resultados esperados)

Restricciones:

Identificación de grupos de interés –Stakeholders:

Aprobado por: Firma:

160

Anexo No. 12 Plan del Proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

PLAN DE PROYECTO

161

162

163

164

165

166

167

168

169

170

171

172

Anexo No. 13 Guía Metodológica - Instructivo

Guía metodológica – Instructivo

Ayuda para elaborar “El Plan del Proyecto” Reto Juvenil Internacional – Costa Rica

173

174

175

176

177

178

179

180

181

182

183

184

185

186

187

188

189

190

191

192

193

Anexo No. 14 PL 01 EDT Definición

COD PL 01

RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA

<Cód. Proyecto>

Definición de Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Página 1 de 1

Proyecto:

Director del Proyecto:

Patrocinador:

Contraparte – Representante:

EDT No: <Asignar un número a cada EDT – se recomienda inicie con el No. de clasificación del proyecto - número>

Nivel: <Indicar el número de nivel del EDT>

Nombre de la Actividad:

<Indicar el nombre de la actividad>

Descripción: <Descripción de la actividad >

Fecha Inicial: <dd /mm /aaaa>

Fecha Final: <dd /mm /a.C.>

Duración: <Duración de la actividad en días>

Recursos Humanos:

<Recursos Humanos requeridos para llevar a cabo la actividad>

Recursos Materiales:

<Recursos materiales requeridos para lograr la actividad>

Sub Contrataciones:

<En caso de que se requiera una subcontratación para la completar la actividad>

194

Anexo No. 15 Ejemplo de EDT

195

Anexo No. 16 Cronograma Ejemplo

196

Anexo No. 17 PL 02 Estimación de Costos COD PL 02

RETO JUVENIL INTERNACIONAL <Cód. Proyecto>

COSTA RICA

Estimación de Costos Página 1 de 1

Proyecto: Director del Proyecto:

Patrocinador:

ID

Actividades/Tareas

Costo Subcontra

tos

Compras y Equipamie

ntos Gastos

AdministrativosEstimación de

Costos 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL DE LA HOJA 0 0 0 0

TOTAL DEL PROYECTO 0 0 0 0

197

Anexo No. 18 Formulario para solicitud de gastos

ASOCIACIÓN RETO JUVENIL INTERNACIONAL SOLICITUD DE FONDOS PARA ACTIVIDADES DE PROGRAMAS

Nombre del Proyecto:

Inicia: / / Finaliza: / /

Nombre de la persona responsable del adelanto: Nombre de las personas que van a utilizar el dinero: Detalle de Gastos DESCRIPCIÓN MONTO FECHA APROBACIÓN

FLETES –TRASLADOS-PASAJES

¢

ALIMENTOS ENLATADOS ¢

VIÁTICOS PARA SODA - RESTAURANTE Y OTROS

¢

SALARIOS Y HONORARIOS PROFESIONALES

¢

COMPRA DE MATERIALES ¢ HOSPEDAJE ¢

GASTOS PARA ACTIVIDADES CULTURALES

¢

ACTIVIDADES DEPORTIVAS

¢

PROMOCIÓN-CAMISETAS Y OTROS

¢

COMPRA Y ALQUILER DE EQUIPO

¢

TOTAL

FIRMA DE LA PERSONA ENCARGADA:

FIRMA APROBACION DE LA ADMINISTRACION

FECHA:

198

Anexo No. 19 Formulario de Hoja de gastos

DETALLE DE GASTOS - EXPENSE VOUCHER

Programa/Programme:_________________________________ Mes/month:_____________________

Preparado por/Prepared by:______________________________ Hoja# ____/_____

Por favor complete cada espacio con el código correspondientePlease complete each space with the right code

Fecha/date Descripción Monto Alimentación Transporte Gas Migración Teléfono Otros

#

dd- mm.- a.a. Description Amount

1

2

3

4

4

5

6

16

17

18 Total de hoja/Sheet Total

19

20 Fecha de Entrega/Date Received:_______________________________

Revisado por/Verified By:______________________

199

Anexo No. 20 PL 03 Acta de Entrega de Productos

COD

PL 03

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA ADMIISTRACION DE LOS PROYECTOS

<Cód. Proyecto>

Acta de Entrega de Productos Página 1 de 1

Acta de Entrega de Productos Código de Proyecto <Indique cual es el código que le corresponde>

Fecha de Gestión de la entrega <dd/mm/aa>

Información General

Nombre del Proyecto <Escriba el nombre del proyecto>

Responsable de la entrega del producto

<Nombre completo de la persona responsable de la entrega del producto>

Nombre del producto <Nombre del producto entregado>

Entregable/Producto #

<#>

Descripción del producto

<Describa las características físicas, funcionales y técnicas del producto entregado>

Plazo máximo de revisión:

<dd/mm/aa>

Resolución

□ ACEPTADO Observación: Ser certifica que la totalidad de los elementos o servicios reseñados en la presente acta de recepción han sido entregados /terminados y que, habiendo sido sometidos a las pruebas de validación y aceptación indicadas, se está conforme con las siguiente observación: <Indicar cual fue la razón de aceptar el producto>

NIVEL DE SATISFACCION: Cumple los requerimientos esperados Mínimamente __ Parcialmente __ Totalmente __

□ REALIZAR AJUSTES

<Indique los ajustes necesarios que quedan pendientes para aceptar el producto>

Responsable de la entrega

Responsable de la entrega <Nombre completo>

Firma <Firma>

Fecha <dd/mm/aa>

Revisor/a

Revisado por <Nombre completo> Firma <Firma> Fecha <dd/mm/aa>

200

Anexo No. 21 PL 04 Matriz de responsabilidades Plantilla : MATRIZ DE DE RESPONSABILIDADES Nombre del Proyecto:

No. de clasificación del proyecto: CODIGO PL 04

Fecha: P Participante E Encargado R Revisión RR Retroalimentación Requerida F Firma Requerida % uso del recurso

ID Descripción Actividad

Dire

ctor

de

Proy

ecto

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12

201

Anexo No. 22 PL 05 Plan de Comunicación

Notas: 1:

El Tipo de información puede ser: Informe de avance, solicitud de cambio etc. 2. El Período de tiempo se refiere a: semanal, quincenal, mensual, semestral según acuerdo. 3. El Canal de información determina la vía por la cual se Comunicará directamente o a través de una reunión formal. 4. El Medio de comunicación se refiere a si es un informe, una reunión, un boletín, etc.

5. La retroalimentación se refiere a cual es el aporte de la información enviada: aprobación, modificaciones, toma de decisiones o recibido conforme.

COD PL 05

RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA

Administración de Proyectos

<Cód. Proyecto

Plan de Comunicación Página 1 de 1

Proyecto:

Director del Proy:

Patrocinador:

Involucrados / solicitantes

/ contraparte

Tipo de información a

transmitir

Responsable de generar

la información

Periodo de tiempo

Canal de Información

Medio de comunicació

n

Retroalimentació

n

202

Anexo No. 23 PL 06 Matriz de Comunicaciones

CODIGO PL 06

MATRIZ DE COMUNICACIONES

Hoja No. 1

Qué? Para qué? Cuándo? Cómo? Responsable

Nombre Rol

203

Anexo No. 23 PL 06 Matriz de Comunicaciones (Ejemplo)

Reto Juvenil Interna cional - Costa Rica

MATRIZ DE

COMUNICACIONES

Hoja de Ejemplo

Para quién? Qué? Para qué? Cuándo? Cómo? Responsable

Nombre Rol

Todos los involucrados

Reuniones semanales de Avance de Obra

Verificar el rendimiento de obra, inspeccionar la calidad de la obra, aclarar cualquier duda en cuanto a las especificaciones de materiales.

Lunes de cada semana de ejecuciòn de proyecto.

Comunicación verbal Gabriela Segura

Administradora del Proyecto por parte del cliente

Todos los involucrados

Minuta de Reunión de Avance de Obra

Dar seguimiento a los acuerdos alcanzados durante la reunión de avance de obra

Miércoles de cada semana de ejecución de proyecto.

Vía fax, e-mail, oficio Gabriela Segura

Administradora del Proyecto por parte del cliente

Inspección del Proyecto

Informe mensual

Registrar avance de obra, aprobación de materiales, modificaciones al contrato, control de acabados.

Primer día hábil de cada mes

Vía fax y oficio Javier Rodríguez

Gerente de Proyecto

Inspección del Proyecto

Tablas de Pago de Avance Mensual de Obra

Gestionar pago por avance de obra

Primer día hábil de cada mes

Vía personal Javier Rodríguez y Juan Miguel Leal Nuñez

Gerente de Proyecto y Gerente General

204

Anexo No. 24 PL 07 Identificación de Riesgos

RETO JUVENIL INTERNACIONAL -COSTA RICA ADMINISTRACION DEL RIESGO COD PL 07 PLANTILLA - IDENTIFICACION DE RIESGOS

R. EXTERNOS

R. ORGANIZAC.

R. DIR. PROYECTOS

DESC.DEL RIESGO

CAUSAS POSIBLESDE RIESGO

CONSECUENCIA POSIBLE

SI OCURRE EL RIESGO

(SOCIAL, FINANCIERO, LEGAL)

205

Anexo No. 25 PL 08 Plan de Acción para los Riesgos

RETO JUVENIL INTERNACIONAL -

COSTA RICA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

COD PL 08 PLAN DE ACCIÓN CONTRA LOS

RIESGOS

NO. RIESGO

DESC. DEL

RIESGO

ACCIÓN DEL

RIESGO Miti gar

Transfe rir

Aceptar

LISTAS DE

TAREAS

ESTIMA CIÓN DE LA DURA

CIÓN

RESPONSABLES

FECHA

VERIF.

CAMBIOS

PREVISTOS

CODIGO

Ver control de cambios

206

Anexo No. 26 PL 09 Plan de Adquisiciones

COD PL 09

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

<Cód. Proyecto>

Plan de Adquisiciones Página 206 de 1

Proyec to:

Direc tor del Proyecto:

Patrocinador:

Nombre del

componente, bien o servicio

Alcance del

componente

Costo estima

do

Presupuesto aprobado para la adquisición del bien o servicio

Fecha programada en que se debe entregar el

bien o servicio

Dependencia

encargada de

obtener el bien o

servicio

Tipo

ción

207

Anexo No. 27 EJ 01 Informe de Avance

NO. #

PROYECTO > Distribución del Informe FECHA Período: del <Fecha de Inicio> al <Fecha de fin> 1. INTRODUCCIÓN <Incluir aquí, en términos generales, el propósito de este informe y que incluye> (Esta información se toma de la bitácora)

2. ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO <Indicar el estado actual del proyecto, incluyendo avance, atrasos, motivos, etc> 3. ACTIVIDADES CONCLUIDAS EN EL PERIODO REPORTADO 4. ACTIVIDADES EN PROCESO

COD EJ 02

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

<Cód. Proyecto>

Informe de Avance Página 1 de 2

Director de Proyecto

Nombre del Miembro Equipo PMT

Recibido

208

ID Actividad Duración Fecha planeada de Inicio

Fecha planeada de Finalización

Fecha real de Inicio

Fecha real de

Finalización

5. ACTIVIDADES POR INICIAR EN ESTE PERIODO ID Activi

dad Duraci

ón Fecha

planeada de Inicio

Fecha Planeada de Finalización

Fecha real de Inicio

Fecha Probable

de Finalización

6. PROBLEMAS ENFRENTADOS <En este apartado se comentan los principales problemas encontrados y que se hizo para resolverlos>

ID

Actividad

Duración

Fecha planeada de Inicio

Fecha Planeada

de Finalizac

ión

Fecha ajustada de Inicio

Fecha Probable de Finalización

209

Anexo No. 28 EJ 02 Acta de Reunión – Minuta

COD EJ 03

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA

ADMINISTRACIONDE PROYECTOS

<Cód. Proyecto>

Acta de Reunión - Minuta / REUNION Nº Página 209 de 1

ASPECTOS Generales

Contraparte: <nombre de ente

corresponsable> Organización

<nombre organización>

Lugar: <Donde se realiza la reunión> Fecha: <dd-mm-aaaa>)Hora inicio: hh:mm Hora Finalización: hh:mm Elaborada por: <Nombre quien redacta> Minuta No.

aa-NNN (año-consecutivo)

Equipo de trabajo:

Participante Rol Asistencia

<Participante convocado a la reunión> <Relación con proy. > <Presente o Ausente>

Objetivo de reunión:

Temas Tratados:

Tomar en cuenta temas anteriores arrastrados para su debido seguimiento.

Próxima reunión: <Indicar fecha, hora y lugar de la próxima reunión>Temas a tratar en próxima reunión: <Enumerar temas para la próxima reunión>

210

Anexo No. 29 CO 01 Solicitud de Cambio

INFORMACIÓN GENERAL

1. CAMBIO PROPUESTO

<Descripción del cambio solicitado>

2. REGISTRO DE IMPACTO

Compromisos Establecidos Impacto Técnico: <Describir el impacto técnico, puede ser en el usuario, por uso de nuevas tecnologías, etc.>

Impacto en Presupuesto: <Describir el impacto presupuestario, no solo es dinero, sino también horas hombre u otros>

Impacto en Cronograma: <Describir el impacto en cronograma, se modifica la fecha de fin de entrega de producto>

Impacto en Rendimiento: <Describir el impacto en rendimiento, se sacrifica la calidad del producto>

Impacto en Recursos: <Describir el impacto en recursos, si se requiere trabajar horas extras o contratar más recursos>

Impacto en otros Proyectos: <Describir el impacto en otros proyectos relacionados>

7. RESOLUCION

COD CO 01

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICAADMINISTRACION DE PROYECTOS

<Cód. Proyecto>

Solicitud de Cambio Página 1 de 2

Nombre del Proyecto: <Indicar el nombre del proyecto>

Director del Proyecto: <Indicar el nombre del director del proyecto>

Requerimiento de Cambio No:

<Indicar el número consecutivo del cambio>

Solicitante: <Indicar persona quien solicita el cambio>

Fecha: <Indicar fecha de solicitud del cambio>

211

Aceptado Rechazado Aceptado con Condiciones

Justificación: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ APROBADO POR:

Patrocinador del Proyecto Fecha Firma

212

Anexo No. 30 CO 02 Control de Cambios

COD. CO 02 RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICAADMINISTRACION DE PROYECTOS REGISTRO DE CAMBIOS DEL PROYECTO

PROYECTO : REFERENCIA :

CLIENTE : RESPONSABLE

: HOJA :

N ª CAMBIO AUTOR FECHA DE

PROPUESTA

FECHA DE INICIO

FECHA DE FINAL. ESTADO

COMEN TARIOS

213

Anexo No. 31 CO 03 Reporte Semanal – Bitácora Weekly Report-Reporte de Semanal

Oficina 280-4325 ext 105/106, 283-3546, 301-3758

Beeper 224-9090 Código Reto 2

Incident Report-Reporte de Incidente

Oficina 280-4325 ext 105/106, 283-3546, 301-3758

Beeper 224-9090 Código Reto 2 Who is calling?/ Quien esta llamando?

Project Name/ Nombre del Proyecto Participant or GL Name/ Nombre del Participante o Líder.

1. Who is calling?/ Quien esta llamando?

Project Name/ Nombre del Proyecto

When ¿/Cuando?

Date and Time/ Día y hora 2. When ¿/Cuando?

Date and Time/ Dia y hora

What’s going on? /Que esta pasando?

A. Work progress/ Progreso del trabajo • What have you done since last week/

Qué han hecho desde la ultima llamada • What obstacles have you run into/

Cuáles obstaculos han enfrentado? • How much is left to do/

Cuánto les falta por hacer? • What is next/ Qué sigue? • Alternative or secondary projects/

Proyectos alternativos o secundarios. B. Incident Reports/ Reportes de Incidentes • What happened?/ Qué Paso? • To Who?/ A Quién? • What are the next steps?/

Cuáles son las proximas etapas? C. Medical Issues/ Problemas Médicos • What is the injury or illness? (details)/

Qué es la herida o enfermedad? (detalles)

• How, where, and when did it happen?/ Cómo, cuándo, y a dónde paso?

• What are or what were the symptoms?/ Qué son o qué eran las síntomas?

• What are the next steps or follow-up?/ Cuales son las próximas pasos o seguimiento? D. Group condition/ Condición del grupo • How are they getting along with each

other, with GLs with the community, etc./ Cómo se están llevando entre ellos, con los lideres, con la comunidad, etc.

E. Issues arising/ Temas Importantes • with staff/ con staff • participants/ participantes • community/ comunidad • logistics/ logísticas • equipment/ equipo • food/ comida • questions about activities or trips/

Preguntas acerca de actividades o viajes

3. Who?/Quien? Names of those

involved in the

incident, and

location of the

incident/ Nombre

de las personas

involucrados y el

lugar del incidente

214

4. What else?/ Que mas?

Messages from field to the office, from office to the field/ Mensajes del campo a la oficina y de la oficina al campo

5. Needs/ Necesidades

Requests/ Peticiones 5. Now What?/ Que Mas?

Next Steps for RJI office and group/Próximos pasos para la oficina de RJI y el grupo

6. Next Call/ Próxima

Time and date of next call/ Hora y día del próxima llamada

6. Next Call/ Próxima

Time and date of next call/ Hora y día del próxima llamada

215

Anexo No.32 CO 03 Control de Pendientes

COD CO 03

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CONTROL DE PENDIENTES

Pag 1 de 1

Nombre del Proyecto Código del Proyecto Fecha Lugar:

TEMA ACUERDO RESPONSABLE ESTADO

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

PARTICIPANTES:

216

Anexo No.33 CO 04 Control de gastos

COD CO 04

RETO JUVENIL INTERNACIONAL <Cód. Proyecto>

COSTA RICA

Control de Gastos Página 1 de 1

Proyecto:

Director del Proyecto:

Patrocinador:

Fecha de Control

Actividades/Tareas

Gastos por Subcontratos cubiertos a la

fecha

Gastos por compras y

equipamientos

Gastos Administrati

vos

Estimación de Gastos

realiza dos

0

0

0

0

0

0

0

0

TOTAL DE LA HOJA 0

0 0 0

TOTAL DEL PROYECTO

0

0 0 0

217

Anexo No.34 Informe del Proyecto

Reto Juvenil Internacional

Tel: 280-4325 Fax: 280-4325 Ext. 108 Beeper: 224-9090 (Code: Reto 1) Apdo. 2035-2050 San Pedro de Montes de Oca e-mail: rjuvenil@sol.racsa.co.cr

Form: 3

Page 1 of 5

INFORME DE PROYECTO

Quién: La persona encargada del RMS con la ayuda del Líder(es) del grupo. Cuándo: En la última semana de proyecto Cómo: En discusiones con los líderes de la comunidad, los lideres del grupo y refiriéndose al formulario 2 Por qué: Este formulario nos permite recibir información del grupo sobre los resultados

del proyecto

Participantes: Nombres y Nacionalidades

Líderes: Nombres y Nacionalidades

Horas de trabajo totales (hrs. por día X días de trabajo X # Voluntarios):

Papel primario de los voluntarios de RJI

Evaluación de este papel: (Ej. influencia del involucramiento de RJI en cuanto la fecha de terminación. (Ayudó a hacerlo más rápido) (Intente usar medidas adicionales también): 4. ORGANIZACIÓN PRIMARIA DE CONTACTO:

1. NOMBRE DEL PROYECTO: TIPO DE PROYECTO: COMUNIDAD: CANTON: PROVINCIA: 2.FECHA DE INVOLUCRAMIENTO DE LA COMMUNIDAD:

DESDE: HASTA:

3. FECHA DE INVOLUCRAMIENTO DE RJI:

DESDE: HASTA:

Con formato: Fuente: 10 pto

Tabla con formato

Con formato: Fuente: 10 pto

Con formato: Fuente: 10 pto

Con formato: Fuente: 10 pto

218

5.FUENTES DE FINANCIAMIENTO:

6. TIPO DE COMUNIDAD U ORGANIZACIÓN: Indígena ❏ Grupo de Mujeres ❏ Otro ❏

OUTPUTS 1.Esta sección debe contestar hasta que punto nuestros rendimientos físicos van a colaborar con la resolución del problema comunal (resultado), además de otros elementos relacionados con las metas de programa de RJI. Rendimientos esperados se encuentran en el formulario de identificación de proyecto 2. ‘Rendimientos concretos (cuantitativos), como las edificaciones, conferencias, etc. Por favor, sea especifico i.e. se construyó un salón de bloques de 25mX 35m

7. BENEFICIARIOS DIRECTOS DEL PROYECTO: Beneficia este Proyecto más, menos o igual a las mujeres?

8. BENEFICIARIOS INDIRECTOS DEL PROYECTO:

9. RESULTADOS DEL PROYECTO

Rendimiento Esperado

Rendimiento Real ¿Cuáles fueron los cambios específicos?

219

Rendimiento Esperado

Rendimiento Real ¿Cuáles fueron los cambios específicos?

3. Rendimientos no contables (cualitativos), como los intercambios culturales con

miembros de la comunidad, aprendizaje y desarrollo de habilidad, etc.

Rendimiento Esperado

Rendimiento Real ¿Cuáles fueron los cambios específicos? OUTCOMES Los indicadores cuantitativos pueden ser número, frecuencia, porcentaje, proporción, variación, etc. Los indicadores cualitativos son basados en el juicio y percepción, congruente con normas establecidas, la presencia / ausencia de ciertas condiciones, magnitud o calidad de participación, nivel de satisfacción, etc. Los indicadores deben satisfacer cada uno de los siguientes cinco criterios: validez, objetividad, practicidad, utilidad y confiabilidad. Ejemplo: Resultado: Servicios médicos mejorados en la zona. Indicador: Número de personas que pueden recibir atención médica en la comunidad por día. Cuantitativo: 75% del pueblo ya tiene acceso a atención medica 5 días por semana Cualitativo: La calidad de vida a mejorado gracias al atención medica, y menos tiempo esta dedicada a preocupaciones relacionados con la salud. Resultado 1

Indicadores cuantitativos

Indicadores cualitativos

Resultado 2

Indicadores cuantitativos

Rendimiento Esperado

Rendimiento Real ¿Cuáles fueron los cambios específicos?

220

Indicadores cualitativos

Resultado 3

Indicadores cuantitativos

Indicadores cualitativos

Resultados que impactan específicamente a mujeres

Resultado 4

Indicadores cuantitativos

Indicadores cualitativos

Efecto Esperado a Largo Plazo ¿Que tipo de impacto causará en la comunidad al realización de este proyecto? i.e. Mejoramiento en el nivel de salud

¿Desde un perspectivo de género, qué tipo de impacto causará en la comunidad al realización

este proyecto?

221

¿Qué tipo de información debe ser recolectada en una próxima evaluación para juzgar el éxito

del proyecto? (indicadores) i.e. número de estudiantes en la escuela que se construyó, nivel de

alfabetización, etc.

¿Qué piensa usted del adecuadebilidad del proyecto? Hay algo que podríamos mejorar?

10. RETROALIMENTACIÓN DE LA COMUNIDAD Preguntando a los líderes de la comunidad, se debe dar respuestas a los siguientes preguntas: ¿Quién se encarga de terminar/ mantener el proyecto? ¿Vea usted algunos obstáculos para que el proyecto se termine/ se mantiene?

¿Qué lecciones ha aprendido la comunidad de su involucramiento con RJI?

¿Qué se podría haber hecho por parte de RJI para mejorar su participación en el proyecto?

10. COMENTARIOS DE LA COMUNIDAD Y DEL GRUPO

Cuotas de miembros de la comunidad y del grupo sobre el proyecto y el experiencia

del grupo de RJI, por favor incluye nombres y ocupaciones.

222

Anexo No. 35 Fórmula Evaluación de la orientación

Reto Juvenil Internacional

Una experiencia que cambia el mundo

PARTICIPANT ORIENTATION EVALUATION

EVALUATION DE LA ORIENTACION DE PARTICIPANTES Date:_______________________________ Project:_____________________________ Name: (optional)______________________ Nationality:__________________________ 1. How did you feel about the reception at the airport? / Come fue la recepción en el aeropuerto? a. Poor b. Adequate c. Good d. Very good e. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 2. Transportation / transportation How was the reception transportation from the airport? / Cómo fue el transporte del aeropuerto? a. Poor b. Adequate c. Good d. Very good e. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

3. Timing / tiempo Do you think that amount of time for challenger orientation was… /Piensa que la cantidad de tiempo para la orientación fue... a. Poor b. Adequate (Not enough or Too much) c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado (Insuficiente o Demasiado) Bueno Muy Bueno Excelente 0 Comments/ comentarios________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 4. Food/ comida Quality- Calidad: How was the quality of the food? Did you like the meals were served? Como estuvo la calidad de la comida? Le gustaron las comidas que fueron servidas? a. Poor b. Adequate c. Good d. Very good e. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________

223

Quantity- Cantidad: Did you feel that there was enough food? Sintió que la comida fue suficiente? a. Insufficient b. Sufficient c. Good d. Very Good e. Excellent Insuficiente Suficiente Bueno Muy Bien Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 5. Location/ ubicación How were the facilities at the orientation location? Cómo estuvo el sitio de orientación? a. Poor b. Adequate c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy Bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

6. Orientation activities/ actividades de orientación 6.1 Project information/ información de proyecto Did you feel that you had enough information? Piensa que tuvo suficiente información? a. Poor b. Adequate (Not enough or Too much) c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado (Insuficiente o Demasiado) Bueno Muy Bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

7 Medical information/ información médica Did you feel that you had enough information? Piensa que tuvo suficiente información? a. Poor b. Adequate (Not enough or Too much) c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado (Insuficiente o Demasiado) Bueno Muy Bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

8. Free time/ tiempo libre Did you feel that you had enough free time? Piensa que tuvo suficiente tiempo libre? a. Poor b. Adequate (Not enough or Too much) c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado (Insuficiente o Demasiado) Bueno Muy Bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 9. Time with your group/tiempo con su grupo Did you feel that you had enough time? Piensa que tuvo suficiente tiempo?

224

a. Poor b. Adequate (Not enough or Too much) c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado (Insuficiente o Demasiado) Bueno Muy Bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 10. Policies / políticas Did you feel that you had enough information? Piensa que tuvo suficiente información? a. Poor b. Adequate (Not enough or Too much) c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado (Insuficiente o Demasiado) Bueno Muy Bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 11. Community Development/Desarollo Comunitario Did you feel that you had enough information? Piensa que tuvo suficiente información? a. Poor b. Adequate (Not enough or Too much) c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado (Insuficiente o Demasiado) Bueno Muy Bueno Excelente Comments:______________________________________________________ ______________________________________________________________ 12. Costa Rica History and Culture/Cultura y Historia de Costa Rica Did you feel that you had enough information? Piensa que tuvo suficiente información? a. Poor b. Adequate (Not enough or Too much) c. Good d. Very Good e. Excellent Pobre Adecuado (Insuficiente o Demasiado) Bueno Muy Bueno Excelente Comments:______________________________________________________ ______________________________________________________________ 13. Other sessions/ otras sesiones ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 14. Other comments/ otros comentarios ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ In order to truly offer an outstanding program, we really appreciate your comments! Para ofrecer una programa excelente, apreciamos su comentarios!

225

Anexo No. 36 Evaluación de la clausura de los participantes

_____________________________________________________________

PARTICIPANT CLOSURE EVALUATION

EVALUACIÓN DE LA CLAUSURA DE PARTICIPANTES Date:_______________________________ Project:_____________________________ Name: (optional)______________________ Nationality:__________________________ Complete la siguiente forma. Lo que la gente quiere hacer en la oficina, es

mejorar, con contenidos o agregar nuevas ideas, que puedan realizarse el

proyecto y la clausura.

Fill out the following form. What people at the office want to do, is to improve the

contents, or add new ideas that could make project and challenger closure better.

P R O J E C T / P R O Y E C T O PMT / EDM 1. PMT support during project/ Apoyo de EDM durante proyecto? a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f.. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 2. Communication with PMT, information passed to the field, contacts, or any other things related to/ communication con EDM, información pasada al campo, contactos u otra información relacionada.

Reto Juvenil Internacional

Una experiencia que cambia el mundo

226

a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

3. PMT visits and work during this time/ Visitas del EDM y trabajo durante este tiempo. a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments/ comentarios________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Food in project/ comida en proyecto 4. Quality- Calidad: How was the quality of the food? Did you use the nutritional guide? Timing for delivery? Como estuvo la calidad de la comida? Usaron la guía nutricional? Tiempo de entrega. a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 5. Quantity- Cantidad: Did you feel that there was enough food? Sintió usted que la comida fue suficiente? a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

C L O S U R E / C L A U S U R A 6. Location/ ubicación. How were the facilities at the closure location? Cómo estuvo las facilidades del lugar de clausura? a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 7. Timing / tiempo Do you think that amount of time for challenger closure was… Piensa usted que la cantidad de tiempo para la clausura fue... a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments/ comentarios________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 8. Closure activities/actividades de clausura. a. Too long b. Adequate c. Good d. Very good e. Excellent Pobre Muy largo Adecuado Bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

9. Free time/ tiempo libre Did you feel that you had enough free time? Piensa que tuvo suficiente tiempo libre? a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente

227

Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Food in closure/ comida en la clausura 10. Quality- Calidad: How was the quality of the food? Did you like the meals were served? Como estuvo la calidad de la comida? Le gustaron las comidas que fueron servidas? a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 11. Quantity- Cantidad: Did you feel that there was enough food? Sintió usted que la comida fue suficiente? a. Poor b. Adequate d. Good e. Very good f. Excellent Pobre Adecuado Bueno Muy bueno Excelente Comments: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ *In order to truly offer an outstanding program, we really appreciate your comments! Para ofrecer un programa excelente, apreciamos sus comentarios! __________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

WOULD YOU LIKE TO RECOMMEND RETO EXPERIENCES TO YOUR FRIENDS

1-NAME_________________________ COUNTRY___________________ E-mail _________________________________________ 2-NAME_________________________ COUNTRY___________________ E-mail _________________________________________

Would you like to receive more info about RETO PROGRAMS in the future Please give us your E - mail _________________________________________________________________

THANK YOU

228

Anexo No. 37 Guía de sesiones de retroalimentación de líderes para PMT

Guide to GL Feedback Sessions for PMT/

Guía de Sesiones de Retroalimentación de Lideres para PMT

Hey leaders, we appreciate your feedback regarding a few specific things. The following is a guideline to follow, but we would appreciate any feedback on any part of the experience that you feel you would like to give.

Lideres, apreciamos su feedback con respecto a algunas cosas. El siguiente es

una guía a seguir, pero apreciamos feedback que les gustaría dar de cualquier

parte de la experiencia. GL Orientation/Orientación de LGs

• Pre-project Questions and Answers/Preguntas y Respuestas Antes de Proyecto • Session Information and Preparation/Información de Sesiones y Preparación • Staff Training Manual /Manual de Entrenamiento

PMT Support/Apoyo de PMT

• Communication/Comunicación • Information/Información • Support Visits/ Visitas de Apoyo • YAC Support / Apoyo para la CAJU • PMT feedback-anything specific for any of us?/Feedback para PMT- algo especifica para cualquier de nosotros?

(or you can definitely come and talk to any of us individually if you prefer/o pueden hablar individualmente con cualquier de nosotros se prefieren)

Project/Proyecto

• General Stuff/Cosas en General Closure/Clausura Home Offices/Oficinas de Hogar

regarding information, preparation etc./con respecto de información, preparación

• Canada • Australia • Costa Rica

229

Anexo No. 38 PD Report

Reto Juvenil Internacional

PCR 2005B, Alvaro Madrigal D, Field Program Director January 2006.

PD Report

Outputs successes / highlights areas for improvement / lowlights

administration staff orientation Anexo No. 15 Pd.Report equipment

230

medical systems immigration personnel

program management team (PMT) • Alvaro Madrigal (PD):

• Sophie Gauthier (APD, Equipment Coordinator): • • • • Harold Arias (APD, Incoming RMS Coordinator): • • • • • Other Key staff field staff

challengers

projects

231

project identification

projects completed partners – current connections (EXAMPLES) United Nations Development Program (Small Grants Program)

Ministerio del Ambiente y Energia/ Ministry of the environment and energy (MINAE) DINADECO (Direccion Nacional de Desarrollo Comunitario/ National Direction of Community Development) MOPT (Ministerio de Obras Publicas y Transporte/ Public Works)

FUNDACION MUJER

COALITION OF COSTARICAN YOUTH ORGANIZATIONS FOR THE

PREVENTION OF HIV/AIDS AND SUBSTANCE ABUSE

232

PANIAMOR (Patronato Nacional de la Infancia) and CASA ALIANZA IAFA (Institute of Alcoholism and Pharmoco-dependence) INA (National Institute of Learning) Feedback from GLs and Particpants for projects Feedback: Participants. attachments

233

Anexo No. 39 Documento de cierre

COD CI

01

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

<Cód. Proyecto>

Documento de Cierre del Proyecto Página 233 de 250

DOCUMENTO DE CIERRE DE PROYECTO

PROYECTO <Nombre>

<Dependencia cliente>

Introducción

El objetivo trazado y alcanzado para este proyecto fue el que a continuación se detalla:

Objetivo:

DETALLE DE ENTREGAS

ACTIVIDAD PRODUCTOS (Entregas)

FECHA

•

•

•

•

•

•

•

234

ACEPTACION De conformidad con lo convenido en el documento denominado

“Fórmula de Identificación del Proyecto, en conjunto Reto Juvenil Internacional

Costa Rica y <Organización Solicitante>, fue desarrollado el proyecto

<Nombre del proyecto> en <la localidad>, por el equipo del proyecto.

De esta manera se externa nuestra total satisfacción por el proceso

desarrollado y los productos obtenidos acordes a lo expuesto en el

“Plan de Proyecto y de esta manera damos por concluido este proyecto.

Fecha: <dd/mm/aaaa>.

<Nombre> <Nombre> <Nombre>

Director del Proyecto

Patrocinador Contraparte

RETO JUVENIL

INTERNACIONAL -CR

RETO JUVENIL

INTERNACIONAL -

CR

<Organización

Solicitante>

235

Anexo No. 40 Lecciones aprendidas

A. Información General

B. Registro de Lecciones Aprendidas Descripción de la Problemática:

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________

Descripción de la Solución Aplicada:

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________

COD CI 02

RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

<Cód. Proyecto>

Lecciones Aprendidas Página 1 de 1

Nombre del

Proyecto:

Fecha:

Preparado por: Número de

Actividad:

Instrumentos Diseñados: Descripción:

236

Anexo No. 41 GE 01 Gestión – Documentación

COD GE 01

RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA GESTION DE DOCUMENTACION DE PROYECTO

PROYECTO : REFERENCIA :

CLIENTE : RESPONSABLE

: HOJA :

TIPO DOCU MENTO

REFER. TITULO VERS/RE

V FECHA AUTOR DISTRIBUCION

SOPORTE

/UBICAC.

237

Anexo No. 42 Proyectos 2006

CAMPOCAMPO

9 Canadienses9 Canadienses1 Nicarag1 Nicaragüüensesenses1 Costarricense1 Costarricense

11 11 participantesparticipantes

Inicio de la construcciInicio de la construccióón del albergue y n del albergue y centro de capacitacicentro de capacitacióón para incendios n para incendios forestales y mantenimiento de caminos.forestales y mantenimiento de caminos.

Santa MarSanta Maríía de a de BruncaBrunca

7 Canadienses7 Canadienses2 Costarricense2 Costarricense

11 11 participantesparticipantes

SalSalóón comunal, tanque escn comunal, tanque escééptico de la ptico de la cocina comunal, la cerca de la escuela, cocina comunal, la cerca de la escuela, embellecimiento de la escuela en Rembellecimiento de la escuela en Ríío o Chiquito. Construir la cocina comunal y Chiquito. Construir la cocina comunal y la malla de la escuela en San Gabriella malla de la escuela en San Gabriel

RRíío Chiquito / o Chiquito / San GabrielSan Gabriel

2006 8 2006 8 semanassemanas

11 Australianos11 Australianos2 Canadienses2 Canadienses

13 13 participantesparticipantes

Centro turismo rural en la comunidad, Centro turismo rural en la comunidad, incluye centro de capacitaciincluye centro de capacitacióón, un n, un vivero y otros. vivero y otros.

FalconianaFalconiana

3 Canadienses3 Canadienses10 Australianos10 Australianos1 Costarricense1 Costarricense

14 participantes14 participantes

Mantenimiento de caminos de acceso Mantenimiento de caminos de acceso comunidades de comunidades de JukuiJukui, , YorkichaYorkicha, , Quetzal y Quetzal y ÑÑariari, y letrinas para tres , y letrinas para tres escuelas de las comunidadesescuelas de las comunidades

Quetzal de Quetzal de TurrialbaTurrialba

6 Canadienses6 Canadienses9 Australianos9 Australianos1 Costarricense1 Costarricense

16 Participantes 16 Participantes

ConstrucciConstruccióón de un restaurante Grupo de n de un restaurante Grupo de mujeres y mantenimiento de la Reserva mujeres y mantenimiento de la Reserva Las PavasLas Pavas

Nuevo ArenalNuevo Arenal2005C2005C

238

Anexo No. 42 Proyectos 2006

CAMPOCAMPO

67 Canadienses67 Canadienses40 Australianos40 Australianos15 Costarricense15 Costarricense1 Nicarag1 Nicaragüüenseense

123123

Total de participantes:Total de participantes:

6 Australianos6 Australianos6 Canadienses6 Canadienses1 Costarricense1 Costarricense

ConstrucciConstruccióón de senderos, mantenimiento n de senderos, mantenimiento de las instalaciones del parque y poner de las instalaciones del parque y poner cercas / Mantenimiento de senderos y cercas / Mantenimiento de senderos y caminos de acceso a la comunidad en caminos de acceso a la comunidad en Tenorio. Trabajo en estaciTenorio. Trabajo en estacióón de guardan de guarda--parques en Palo Verdeparques en Palo Verde

LomLomááss BarbudalBarbudal / / TenorioTenorio

5 Canadienses5 Canadienses5 Australianos5 Australianos

ConstrucciConstruccióón del acueducto de la n del acueducto de la comunidad, y apoyo en la construccicomunidad, y apoyo en la construccióón del n del salsalóón comunaln comunal

BijagualBijagual de Acostade Acosta2006B2006B

8 Canadienses8 Canadienses3 Costarricense3 Costarricense

ConstrucciConstruccióón de un aula. n de un aula. Moreno CaMoreno Caññas as UpalaUpala

7 Canadienses7 Canadienses3 Costarricenses3 Costarricenses

Senderos, mantenimiento en el parqueSenderos, mantenimiento en el parqueLa CangrejaLa Cangreja2006 5 2006 5 semanassemanas

7 Canadienses7 Canadienses4 Australianos4 Australianos1 Costarricense1 Costarricense

Aula para estudiantes con necesidades Aula para estudiantes con necesidades especiales en especiales en JomusaJomusa / / Albergue de emergencias para la Albergue de emergencias para la comunidad de El Progresocomunidad de El Progreso

JomusaJomusa / El / El progreso, progreso, UpalaUpala

6 Canadienses6 Canadienses6 Australianos6 Australianos2 Costarricense2 Costarricense

Senderos Parque Nacional Senderos Parque Nacional ChirripChirripóó, , carretera en Herradura , carretera en Herradura , mantenimiento y mejoramiento del mantenimiento y mejoramiento del albergue en Altamira. albergue en Altamira.

Herradura / Herradura / AltamiraAltamira

2006A2006A

CAMPOCAMPO

67 Canadienses67 Canadienses40 Australianos40 Australianos15 Costarricense15 Costarricense1 Nicarag1 Nicaragüüenseense

123123

Total de participantes:Total de participantes:

6 Australianos6 Australianos6 Canadienses6 Canadienses1 Costarricense1 Costarricense

ConstrucciConstruccióón de senderos, mantenimiento n de senderos, mantenimiento de las instalaciones del parque y poner de las instalaciones del parque y poner cercas / Mantenimiento de senderos y cercas / Mantenimiento de senderos y caminos de acceso a la comunidad en caminos de acceso a la comunidad en Tenorio. Trabajo en estaciTenorio. Trabajo en estacióón de guardan de guarda--parques en Palo Verdeparques en Palo Verde

LomLomááss BarbudalBarbudal / / TenorioTenorio

5 Canadienses5 Canadienses5 Australianos5 Australianos

ConstrucciConstruccióón del acueducto de la n del acueducto de la comunidad, y apoyo en la construccicomunidad, y apoyo en la construccióón del n del salsalóón comunaln comunal

BijagualBijagual de Acostade Acosta2006B2006B

8 Canadienses8 Canadienses3 Costarricense3 Costarricense

ConstrucciConstruccióón de un aula. n de un aula. Moreno CaMoreno Caññas as UpalaUpala

7 Canadienses7 Canadienses3 Costarricenses3 Costarricenses

Senderos, mantenimiento en el parqueSenderos, mantenimiento en el parqueLa CangrejaLa Cangreja2006 5 2006 5 semanassemanas

7 Canadienses7 Canadienses4 Australianos4 Australianos1 Costarricense1 Costarricense

Aula para estudiantes con necesidades Aula para estudiantes con necesidades especiales en especiales en JomusaJomusa / / Albergue de emergencias para la Albergue de emergencias para la comunidad de El Progresocomunidad de El Progreso

JomusaJomusa / El / El progreso, progreso, UpalaUpala

6 Canadienses6 Canadienses6 Australianos6 Australianos2 Costarricense2 Costarricense

Senderos Parque Nacional Senderos Parque Nacional ChirripChirripóó, , carretera en Herradura , carretera en Herradura , mantenimiento y mejoramiento del mantenimiento y mejoramiento del albergue en Altamira. albergue en Altamira.

Herradura / Herradura / AltamiraAltamira

2006A2006A