proposal - sistem manajemen aktiva tetap

5/8/2018 Proposal - Sistem Manajemen Aktiva Tetap - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/proposal-sistem-manajemen-aktiva-tetap 1/15

Sistem Manajemen Aktiva Tetap

PT. <CLIENT>

Juni 2011

PT. <COMPANY>



DAFTAR ISI

PENDAHULUAN .................................................................................................................................................. .3

P RAKATA.................................................................................................................................................................3

L ATAR B ELAKANG ....................................................................................................................................................3

D IAGRAM S OLUSI S ISTEM M ANAJEMEN A KTIVA T ETAP (SMAT) ............................................................................. .....4

T UJUAN .................................................................................................................................................................. 5

K ESIMPULAN ............................................................................................................................................................5

PENAWARAN ........................................................................................................................................ ......... .......6

RENCANA IMPLEMENTASI ............................................................................................................................11

LAYANAN TEKNIS .............................................................................................................................................14

HARGA ............................................................................................................................................................... ..15

PT. Mitra Bisnis TechnologieSetiabudi Atrium Building – Suite 202

Kav. 62. Jakarta



PENDAHULUANPrakata

Seiring pesatnya perkembangan teknologi dan tingginya tuntutan prosesbisnis perusahaan dalam persaingan pasar global, perusahaan saat ini sangatmembutuhkan sistem informasi yang handal dalam proses pengambilankeputusan, hal itu diperlukan untuk dapat meningkatkan produktifitas danefisiensi perusahaan melalui laporan yang tepat waktu, akurat, bermutu danbermanfaat.

Kemajuan teknologi informasi pada saat ini dapat mendukung penataan dan

penyesuain seluruh fungsi bisnis perusahaan, karena itu pemanfaatanteknologi informasi dalam perusahaan adalah suatu keharusan.

Salah satu kegiatan yang mendukung bisnis perusahaan adalah manajemenaktiva tetap. Kegiatan manajemen aktiva tetap ini sangat penting bagiperusahaan yang memiliki banyak aktiva tetap terlebih aktiva tetap tersebuttersebar di berbagai lokasi geografis yang berbeda.

Berdasarkan diskusi singkat dengan pihak PT <CLIENT>, kami mencobamemahami kebutuhan secara umum aplikasi Manajemen Aktiva Tetap yangmemiliki beberapa karakteristik yang unik, khususnya dalam prosedur pencatatan aktiva tetap.

Prosedur pencatatan aktiva tetap yang sedang berjalan pada PT <CLIENT>dinilai perlu dikembangkan secara cepat, dikarenakan kurang dapatmemenuhi kebutuhan, terutama dalam memonitor aktiva tetap sejak prosespengakuannya sampai dengan penempatan harta tersebut.

Proposal ini akan menjelaskan penawaran yang kami buat yang disesuaikandengan diskusi singkat sebelumnya dengan PT <CLIENT>.

Latar Belakang

Pada umumnya penggunaan aplikasi manajemen aktiva tetap, ditujukan untukhal-hal berikut:

1 Peningkatan efisiensi pelayanan dan dukungan sumber informasi sektor aktiva tetap yang diatur terpusat.

2 Kemudahan dalam penelusuran dan pemutakhiran informasi aktiva tetap.3 Teratasinya komunikasi antar unit internal dan antar departemen.

Misalnya dengan bagian pembelian dan bagian akuntansi.


Kav. 62. Jakarta



4 Teratasinya perbedaan pencatatan aktiva tetap antara bagian operasional

aktiva tetap dengan bagian akuntansi aktiva tetap.

Aplikasi manajemen aktiva tetap yang kami tawarkan telah siap untukmendukung hal – hal yang dibutuhkan diatas.

Diagram Solusi Sistem Manajemen Aktiva Tetap (SMAT)

Konsep SMAT yang kami tawarkan seperti pada diagram di bawah ini:


Kav. 62. Jakarta



<COMPANY> SMAT adalah aplikasi yang terdiri dari modul yang

dikhususkan untuk menangani proses pencatatan aktiva tetap. Namun lebihdari itu <COMPANY> SMAT juga dapat melakukan interaksi data dengansistem pembelian dan sistem akuntansi yang sudah ada pada PT <CLIENT>.

Tujuan

Secara umum, <COMPANY> SMAT didesain untuk mengatasi kegiatanproses bisnis yang berkaiatan dengan pencatatan aktiva tetap. <COMPANY>SMAT dapat memberikan informasi yang sangat dibutuhkan manajemenuntuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan strategis secara tepatdan efisien.

Kesimpulan

Sasaran pengembangan sistem informasi akan sejalan dengan sasaranperusahaan. Sistem informasi manajemen aktiva tetap merupakan bagian darisistem informasi keseluruhan yang akan mendukung pencapaian sasaranperusahaan, sistem informasi manajemen aktiva tetap yang akandikembangkan diarahkan untuk dapat mengatasi kelemahan-kelemahan dari

sistem lama serta meraih kesempatan-kesempatan yang ada sesuai denganstrategi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.


Kav. 62. Jakarta



PENAWARAN

Tujuan penawaran ini adalah untuk memberikan solusi terbaik untuk PT.<CLIENT> khususnya untuk kebutuhan – kebutuhan khusus dan unik pada PT.<CLIENT>.

2.1.Kemampuan

<COMPANY> SMAT adalah aplikasi yang dirancang untuk membantu

mengatur segala aspek kegiatan manajemen aktiva tetap, mulai dariregistrasi, pengakuan nilai perolehan, penyusutan, penjualan hinggapencatatan akuntansi. Keselurahan proses itu diintegrasikan pada sebuahpenyimpanan data dan dapat diakses secara online, sehingga kebutuhaninformasi dari tiap unit pengguna dapat dilakukan secara cepat.

2.2. Nilai Tambah <COMPANY> SMAT

2.3.1. Kontrol

Seluruh kegiatan pencatatan aktiva tetap dapat dikendalikan denganmenggabungkan seluruh aktivitas masing-masing unit penggunadalam satu sistem yang terintegrasi, sehingga dapat dihindariketidaksesuaian metode pencatatan, redudansi data danketidaksesuaian pencatatan antara bagian operasional aktiva tetapdengan bagian akuntansi.

2.3.2. Perencanaan

<COMPANY> SMAT dapat menghasilkan informasi dari data masukan

untuk membuat perencanaan manajemen aktiva tetap agar sumber daya aktiva tetap dapat dikelola dan dialokasikan secara tepat.

2.3.3. Efektif dan Efisien

Seluruh aktivitas manajemen aktiva tetap dilakukan sesuai denganprosedur misalnya pengakuan nilai perolehan harus melalui ketentuan-ketentuan dari bagian akuntansi, baik dari segi pengelompokan,tanggal pengakuan hingga penjurnalan akuntansinya. Jadi, seluruhaktivitas dapat berjalan efisien dan efektif.


Kav. 62. Jakarta



2.3.Penawaran Teknis2.3.1. Arsitektur Sistem

Secara umum arsitektur sistem seperti pada diagram di bawah ini:


Kav. 62. Jakarta



Diagram diatas menunjukan bahwa terdapat sebuah data center yangditempatkan pada kantor pusat. Aplikasi Server dan Database Server dapatdiakses dengan menggunakan Intranet (LAN) untuk lokasi yang menempeldengan data center.Sementara untuk pengguna yang berbeda lokasi dengan data center dapatmelakukan komunikasi dengan menggunakan jaringan Internet.

2.3.2. Spesifkasi Aplikasi Pendukung

Server Aplication Remarks

Database server - Microsoft Windows 2003/2008 server

- Microsoft SQL 2003/2008

Application server - Microsoft Windows 2003/2008 server

Web server - Microsoft Windows 2003/2008 server

2.3.3. Hardware Specifications

Database, Application or Web Server SpecificationServer Requirements:

- 4 X 2.8 GHz Intel Xeon Processor, Upgradeable to dual processor

- Base memory of 8 GB of ECC RAM.

- At least 3 hot-swappable Ultra3 SCSI hard disk of 18.2 GB each

configure in RAID 5 mode.

- Integrated NIC capable of 10/100/1000 Mbps delivery.

- Redundant hot-swappable 1+ 1 Power supply.

- Redundant hot-swappable 1+ 1 Fan supply.

- 1 X external DLT single tape drive with transfer capable of at least 6

MB/s native (optional).

- OS Platform: Windows 2003/2008 Server.


Kav. 62. Jakarta



2.4.Modul

Modul – modul yang ditawarkan digambarkan seperti diagram di bawah ini:

Modules


Kav. 62. Jakarta



2.5. Layanan dan Fitur – Fitur Khusus


Kav. 62. Jakarta



RENCANA IMPLEMENTASI

3.1.Ruang Lingkup

Lingkup pekerjaan yang dilakukan untuk implementasi adalah sebagaiberikut:

a) Menyediakan Dokumen Business Requirements Study and dokumen-dokumen pendukung lainnya seperti bukti serah terima dokumen dansebagainya. PT. <CLIENT> harus mempersiapkan/menyediakan dokumen – dokumen yang sedang digunakan dan penanggung jawab dari tiapdokumen tersebut.

b) Kami akan membuat Dokumen System Design yang memuat antaralain sistem operasi prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (Work Instruction)dan juga termasuk desain tampilan input dan output. Dokumen ini harusditandatangani oleh pihak PT. <CLIENT>.

c) Membuat jadwal pekerjaan sesuai dengan Dokumen BusinessRequirements Study dan System Design.

d) Pengkodeaan dalam hal ini kami menggabung aplikasi kami yangsudah ada dan melakukan perubahan yang disesuaikan dengankebutuhan PT. <CLIENT>.

e) Menyiapkan test aplikasi terbatas dengan menggunakan jumlah datayang cukup, test ini harus mencakup seluruh fungsi. Ini akan dituangkandalam User Acceptance Testing (UAT) untuk memastikan aplikasi yangdibuat sudah sesuai dengan kebutuhan PT. <CLIENT>. Hasil ini harusditandatangani baik oleh pihak <COMPANY> dan pihak PT. <CLIENT>.

f) Menyusun jadwal implementasi, diantaranya data – data lama yangharus diinput sebelum aplikasi diimplemantasikan.

g) Menyiapakan buku panduan dan juga menyiapkan fasilitas impor data jika dibutuhkan


Kav. 62. Jakarta



3.2.Metodologi Pengembangan Sistem Informasi


Kav. 62. Jakarta



3.3.Penawaran Jadwal Implementasi

<COMPANY> SMAT direncanakan mulai dijalankan secara terbatas padasuatu lokasi cabang yang sedapat mungkin sudah memuat semua prosesbisnis dalam skala kecil.

Kami menawarkan 3 (tiga) bulan sampai melakukan implementasi penuhdengan asumsi PT. <CLIENT> telah menyiapkan kebutuhan – kebutuhanseperti dokumen – dokumen baik dokumen input maupun output danmenyediakan tenaga yang akan membantu yang telah dijadwalkan.


Kav. 62. Jakarta



LAYANAN TEKNIS

4.1.Layanan Teknis dan Perawatan

4.2.Perawatan

Maintenance dapat dilakukan di lokasi (On-Site) atau tidak di lokasi (Off-Site)

(a) Maintenance di lokasi adalah layanan maintenance dengandiperlukannya kehadiran tenaga ahli <COMPANY> di lokasi. Jenislayanan di lokasi ini dibedakan menjadi:

(i) Waktu Kerja Normal(ii) Diluar Waktu Kerja Normal, akan ditambahkan biaya

(b) Maintenance tidak di lokasi adalah layanan maintenance dengan tidakdiperlukannya kehadiran tenaga ahli <COMPANY>. Jenis layanan tidak di lokasiini juga dibedakan menjadi:

(i) Waktu Kerja Normal(ii) Diluar Waktu Kerja Normal, akan ditambahkan biaya


Kav. 62. Jakarta



HARGA

UNIT TOTALNO. DESCRIPTION QTY PRICE (IDR) AMOUNT (IDR)

<COMPANY> SMAT

SOFTWARE LICENSE

(a) <COMPANY> SMAT 1 150.000.000 150.000.000

- all sites/branch- licenses

- modification

SUBTOTAL 150.000.000

* Proses Training, Implementasi diluar Jakarta akan dikenakan biaya transportasi dan akomodasi .

Keterangan:

• Validity: Harga penawaran ini berlaku 30 hari sejak proposal iniditerbitkan.

• Database: Aplikasi database seperti MS SQL Server tidak merupakan

tanggung jawab dari <COMPANY>


Kav. 62. Jakarta

proposal - sistem manajemen aktiva tetap

Documents