propuesta de mejoramiento en el proceso financiero de las factura en codess

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIÓN

PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).

DUVAN FERNEY TOLOZA BARRETO

(Código: 68639)

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIAFACULTAD DE INGENIERIAS

PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

2015

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIÓN

PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).

DUVAN FERNEY TOLOZA BARRETO

TRABAJO DE MONOGRAFIA PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TITULO DE I

NGENIERIA INDUSTRIAL

ASESOR TECNICO:

ING. RAFAEL BORDA

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIAS

PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C 2015

AGRADECIMENTOS

Primero que todo gracias a Dios por tantas bendiciones y por qué cada día estoy bien de salud y así poder lograr realizar esta investigación.

También gracias a mis padres José Antonio Toloza y Antonia Barreto que me han apoyado económicamente y me ha formado como persona de bien y poder realizarme profesionalmente sin dudad alguna que sin la ayuda de ellos no podría realizarlo.

A mi hermana Nancy Liseth Toloza que me da las fuerzas para poderle ayudar a futuro y que también logre sus estudios.

Por ultimo a mis amigos, compañeros, profesores y conocidos que han aportado un granito de arena en mi vida.

Nota De Aceptación

Firma Del Director Del Programa

Firma del jurado

Firma del jurado

Índice de Contenido

PROBLEMA DE INVESTIGACION..........................................................................5

TITULO.................................................................................................................5

DESCRIPCION DEL PROBLEMA........................................................................5

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.......................................................................6

INTRODUCCION...................................................................................................10

JUSTIFICACIÓN....................................................................................................10

OBJETIVOS........................................................................................................10

OBJETIVO GENERAL........................................................................................10

OBJETIVOS ESPECIFICOS...............................................................................10

MARCO DE REFERENCIA....................................................................................10

MARCO TEÓRICO.............................................................................................10

TIPO DE INVESTIGACIÓN....................................................................................10

Índice de Tablas

Tabla 1. Movilización a Terminales..........................................................................7Tabla 2. Movilización Aeropuertos...........................................................................8Tabla 3. Tipo de Alojamiento....................................................................................9Tabla 4. Tipo de Manutención................................................................................10Tabla 5. Otros Gastos............................................................................................10

PROBLEMA DE INVESTIGACION

TITULO

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO FINANCIERO DE LA FACTURA EN EL AREA DE DESPLAZAMIENTOS DE LA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La Cooperación Para el Desarrollo de la Seguridad Social (CODESS), es una organización dedicada a la seguridad y protección social en Colombia donde presta una serie de servicios asociadas a grandes compañías como Positiva Compañía de Seguros, Compensar, Liberty Seguros y SaludCoop, pero este trabajo de investigación va encaminado a un área específica llamada desplazamientos del proyecto PyP Positiva (prevención y promoción Positiva) que es la encargada de brindar apoyo a los colaboradores del Consorcio Codess Compensar Salud Ocupacional que es la unión con la entidad Compensar para llevar a cabo la realización de actividades y prestación del servicio al cliente.

Es donde el área desplazamientos requiere financiamiento para que los colaboradores que se desplazan al un lugar de destino diferente al lugar residente, para llevar a cabo una serie de actividades y responsabilidades asignadas en las empresas clientes vinculadas en la Compañía de Seguros Positiva en la prestación del servicio ARL.

Para financiar los desplazamientos se necesitan unos recursos que deben estar soportados por la factura que se debe dar entrega al finalizar la planeación del mes, esta factura debe tener todos los gastos soportados que se utilizaron para realizar el desplazamiento, pero existen variable que influyen en la entrega inmediata que se debe hacer los primeros días de haber finalizado el mes de planeación donde lo más óptimo y eficiente seria dar la entrega en menor tiempo posible, ya que historial de meses anteriores la entrega a tardado mayor tiempo de lo establecido, es ahí donde existen variables influyentes que dependen de la entrega de ejecución de las actividades realizadas por parte del colaborador ya que estas deben estar completamente soportadas con actas, listas, evaluaciones, pasabordos y otros adjuntos de acuerdo a la actividad ejecutada, es ahí donde la culminación de parte del colaborador con la entrega a tiempo de la documentación y que esta soporte los gastos desembolsados no es la más eficiente, ya que surgen muchas variables que afectan el trámite de parte del colaborador.

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FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿El Área desplazamientos necesita mejorar la entrega a tiempo la factura de los gastos de los desplazamiento agendados y ejecutados en el mes para justificar dichos gastos a interventoría y así determinar de manera eficiente los costos que se financian para todos los colaboradores que realizan desplazamientos?

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RESUMEN

Todas estas actividades a realizar están reguladas en una agenda mensual que va direccionada a un software que es un aplicativo llamado CRONOSS, este aplicativo agenda todas las actividades que se van a desarrollar durante el mes en cada empresa a nivel nacional pero orientadas por cada regional, que se componen de la siguiente manera regional Bogotá, Centro, Norte, Occidente, Oriente y Sur Occidente, cada regional menos Bogotá se compone con diferentes departamentos, Cundinamarca, Meta, Boyacá, Amazonas, Guaviare y San Andrés y providencia, constituyen a la regional Centro, Atlántico, La Guajira, Bolívar, Magdalena, Córdoba y Cesar componen a la regional Norte, Tolima, Huila, Caldas, Quindío, Risaralda y Medellín constituyen a la regional Occidente, Norte de Santander, Santander, Arauca, Casanare, Vichada, Guainía Y Vaupés componen a la regional Oriente y por ultimo Valle del cauca, Nariño, Cauca, Putumayo y Caquetá representan a la regional Sur Occidente. Después de que los colaboradores tengan agendadas todas sus actividades dentro de una planeación empiezan a crear una solicitud en el aplicativo CRONOSS que es asignar actividades a cada empresa, crear el desplazamiento desde su lugar de origen hasta un lugar de destino diferente al lugar de residencia, asignar gastos como Movilización Terminales, Movilización Intermunicipal si el desplazamiento es por vía terrestre si es por vía aérea la Movilización Aeropuerto el valor del TKT va incluido por la corporación es decir este gasto va hacer pagado directamente a la agencia de viaje el colaborador no tendrá que hacer ningún trámite de pago, Manutención que es la alimentación en el lugar de destino y va por horas de ejecución de la actividad entonces hay Manutención hasta 4 horas de ejecución, Manutención hasta 8 horas de ejecución y Manutención hasta un día es decir si pernoto más de un día en el lugar de destino, cuando sucede esto va incluido el Alojamiento que corresponde por tipo de destino si son destinos Petroleros , ciudades capitales, es de tipo 1 mientras si son municipios principales o lugares de alta frecuencia de turistas es de tipo 2 y si son lugares no tan reconocidos o muy pequeños la tarifa es de tipo 3. También hay gastos si son lugares muy apartados como fincas, veredas o corregimientos que la mayoría son empresas del sector Bananero, Minas, INPEC y Granjas o empresas de agricultura. Todos estos gastos están determinados por unas tarifas.

Tabla 1. Movilización a Terminales1

1 Gestión Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En línea]. versión 7, Bogotá D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Información Reservada por la empresa: www.codess.org.co.

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GASTOS DE MOVILIZACIÓN TERMINALES TERRESTRES

(incluyen ida y regreso)

VALORES EN PESOS

GASTOS DE MOVILIZACIÓN TERMINALES

TERRESTRES (incluyen ida y regreso)

VALORES EN PESOS

AGUACHICA $ 10.000 MONTERIA $ 10.000

ANSERMA $ 10.000 NEIVA $ 10.000

ARAUCA $ 10.000 OCAÑA $ 10.000

ARMENIA $ 10.000 PAIPA $ 10.000

BARRANCABERMEJA $ 10.000 PAMPLONA $ 10.000

BARRANQUILLA $ 20.000 PASTO $ 10.000

BOGOTA $ 20.000 PEREIRA $ 10.000

BUCARAMANGA $ 10.000 PITALITO $ 10.000

BUENAVENTURA $ 10.000 POPAYAN $ 10.000

CALI $ 10.000 QUIBDO $ 10.000

CARTAGENA $ 20.000 RIOHACHA $ 10.000

CHIQUINQUIRA $ 10.000 SAHAGUN $ 10.000

CUCUTA $ 10.000 SAN GIL $ 10.000

DUITAMA $ 10.000 SANTA MARTA $ 10.000

FLORENCIA $ 10.000 SINCELEJO $ 10.000

FUSAGASUGA $ 10.000 SOCORRO $ 10.000

GIRARDOT $ 10.000 SOGAMOSO $ 10.000

IBAGUE $ 10.000 TULUA $ 10.000

LORICA $ 10.000 TUNJA $ 10.000

MAICAO $ 10.000 VALLEDUPAR $ 10.000

MONTELIBANO $ 10.000 VILLAVICENCIO $ 10.000

MANIZALES $ 10.000 YOPAL $ 10.000

MEDELLIN $ 10.000

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Tabla 2. Movilización Aeropuertos2

GASTOS DE MOVILIZACIÓN AEROPUERTOS


VALORES EN PESOS

GASTOS DE MOVILIZACIÓN AEROPUERTOS


VALORES EN PESOS

APARTADO $ 25.000 MITU $ 25.000

ARAUCA $ 25.000 MOCOA - VILLA GARZON $ 25.000

ARMENIA $ 25.000 MOCOA - PUERTO ASIS $ 25.000

BAGRE $ 25.000 MONTERIA $ 45.000

BARRANQUILLA $ 45.000 NEIVA $ 25.000

BARRANCABERMEJA $ 25.000 PASTO $ 60.000

BOGOTA $ 45.000 PEREIRA $ 25.000

BUCARAMANGA $ 60.000 POPAYAN $ 25.000

BUENAVENTURA $ 25.000 PUERTO ASIS $ 25.000

CALI $ 80.000 PUERTO CARREÑO $ 25.000

CARTAGENA $ 35.000 PUERTO INIRIDA $ 25.000

CUCUTA $ 35.000 QUIBDO $ 35.000

COROZAL $ 25.000 RIOHACHA $ 25.000

FLORENCIA $ 25.000 SAN ANDRES $ 25.000

IBAGUE $ 25.000 SANTA MARTA $ 35.000

LETICIA $ 25.000 TUMACO $ 25.000

MANIZALES $ 25.000 VALLEDUPAR $ 25.000

MEDELLIN - OLAYA HERRERA $ 25.000 VILLAVICENCIO $ 25.000

MEDELLIN - RIONEGRO $ 95.000 YOPAL $ 25.000


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Tabla 3. Tipo de Alojamiento3

TIPO DE ALOJAMIENTO

VALOR

Alojamiento Tipo 1 $ 140.000



Tabla 4. Tipo de Manutención4

MANUTENCIÓN

CRITERIOUnidades

de cálculo *VALOR

Día completo con alojamiento 1 $ 50.000

Permanece menos de un día o hasta 8 horas 0.5 $ 25.000

Permanece hasta 4 horas 0.25 $ 12.500

Tabla 5. Otros Gastos5

SECTOR EMPRESAVALOR

ida y regreso

INPECEPMSC SANTA ROSA DE

VITERBO$ 20.000




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SECTOR EMPRESAVALOR

ida y regreso

MINASSOCIEDAD MINERA LOS

AMIGOS LTDA$ 40.000

SECTOR EMPRESAVALOR

IDA Y REGRESO

ZONA BANANERA/FINCAS

BANANERAS FUEGO VERDE SA

$ 50.000

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INTRODUCCION

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JUSTIFICACIÓN

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Identificar los factores influyentes que intervienen en la planeación de agenda de las actividades, para diseñar y proponer un plan de mejoramiento que permita optimizar los tiempos de entrega en el trámite de la factura dando mayor facilidad para procedimientos en las actividades de revisión y cumplir con la entrega oportuna a interventoría.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar y seleccionar las principales variables que influyen en el proceso de los desplazamientos.

Definir y desarrollar estrategias de cambios, que orienten al mejoramiento de entrega de la factura.

Evaluar el costo de implementar la propuesta de mejoramiento y si es viable.

Implementar políticas de incumplimiento y ejecutarlas. Realizar encuestas a nivel interno como empleados y colaboradores, para

identificar las necesidades que se tienen actualmente en el proceso de entrega de la factura.

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MARCO DE REFERENCIA

MARCO TEÓRICO

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TIPO DE INVESTIGACIÓN

18

RESULTADOS

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GLOSARIO

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BIBLIOGRAFIA

(n.d.).

Gestión Administrativa y Financiera. Manual de Desplazamientos. [En línea]. versión 7, Bogotá D.C, 01 de Septiembre del 2015. [Citado 16-noviembre-2015]. Información Reservada por la empresa: www.codess.org.co. (n.d.).

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propuesta de mejoramiento en el proceso financiero de las factura en codess

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