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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS
DE PAGADURIA DE LA DIRECCION REGIONAL DE
EDUCACION JUNIN
La Direccion Regional de Educacion Junin, es una institución pública que maneja
recursos el estado y específicamente la oficina de pagaduria, es el encargado de
recaudar dinero y demás servicios a los que tienen acceso los usuarios.
Por este motivo, es necesario mejorar los procesos que se realizan diariamente, en
esta oficina, para cumplir con los objetivos de la institución que se enfocan en
atender a los docentes activos y cesantes de igual manera a los proveedores de la
DREJ.
Se enfocará básicamente en mejorar cada uno de los procesos existentes,
logrando diseñar procedimientos bien definidos para la oficina de Pagaduria de las
actividades diarias para el desempeño de las funciones que Sean de manera
eficiente, efectiva y eficaz.
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ESENCIA DE LA PROPUESTA
El presente proyecto tiene Como finalidad proponer alternativas de mejoramiento a
los problemas encontrados en el diagnóstico., en diseñar el organigrama
estructural y posicional de oficina de Pagaduria, proponer la misión y visión,
describir las funciones que tienen cada uno de los empleados, los
procedimientos que se utilizan para efectuar las recaudaciones segun el TUPA
(texto unico de procediemiento admintrativos), pagos (cheques), la emision de los
duplicados de boleta de pagos, el proceso que se efectúa en el manejo de caja
chica.
La propuesta de mejoramiento a los procedimientos tiene un enfoque directo sobre
la oficina de pagaduría y ventanilla de recaudadcion.
ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
CONTROL INTERNO PROPUESTO PARA PAGADURIA
Básicamente voy a describir los aspectos fundamentales que comprende la
investigacion realizada y a la aplicación del método cuestionario de evaluación
del control interno, y que a través de esta herramienta, pude concluir, existen
deficiencias administrativas de la oficina de Pagaduria, las cuales pueden mejorar
con la aplicación de nuevos controles y en base a lo que está estipulado en las
Normas de Control Interno para el sector público.
A continuación mencionaré la esencia de la Propuesta de Mejoramiento del Control
Interno:
Diseñar la reestructuración del Organigrama Estructural y de Posición de
la oficina de pagaduria.
Describir las funciones y responsabilidades de la jefa de Pagaduria,
encargado de ventanilla de Recaudaciones, Pagador y el Archivador.
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Describir los procedimientos que se efectúan en la ventanilla de Recaudación de la oficina de pagaduria:
Recaudación segun el TUPA, vigente de la DREJ.
Deposito del dinero recaudado a la cuenta bancaria de la DREJ.
Emision las boletas de pago a los docentes activos, cesantes y otros.
Describir los procedimientos que se efectúan en el área de Pagaduría
Recepción, análisis e ingreso al sistema in tegrado de administracion financier (fase pagado), de Comprobantes de
Pago
Revisión del Comprobante de pago adjunto las boletas de venta y facturas de los proveedores de la DREJ.
Control de cheques.
Pago de Obligaciones de servicio de energia, servicio de internet, obligaciones sociales AFP, ONP.
Pago de Remuneraciones al personal CAS de la DREJ.
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA LA OFICINA DE PAGADURIA.
OFICINA DE PAGADURIA
ARCHIVO
VENTANILLA DE RECAUDACIONES
EMISION DE DUPLICADOS DE
BOLETAS DE PAGOPAGADOR
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O RGANIGRAMA DE POSICIÓN PROPUESTO PARA LA OFICINA DE PAGADURIA
OFICINA DE PAGADURIA1 Jefe (a)
ARCHIVO1 Archivador
VENTANILLA DE RECAUDACIONES
EMISION DE DUPLICADO DE
BOLETAS DE PAGO
PAGADOR1 Pagador
1 Asistente de recaudacion
1 P racticante
2 Practicantes
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Funciones y Responsabilidades
Como resultado de las investigaciones realizadas y a la evaluación del control
interno, pude concluir que es necesario que los empleados de la oficina de
Pagaduria conozcan este documento ya que en el se encuentran, en forma
detallada, la misión, sus funciones, su responsabilidad y nivel jerárquico el perfil de
puesto y su competencia como profesional.
JEFA DE LA OFICINA DE PAGADURIA
Tiene Como misión dirigir y supervisar los procesos de recaudación, vigilando la
aplicación de la normativa legal vigente a fin de garantizar un eficiente y eficaz
servicio a los usuarios.
Sus funciones esenciales son:
Administrar la documentación de la oficina
Efectuar arqueos de Caja.
Supervisar el trabajo en equipo.
Ingresar al Sistema Integrado de Administracion Financiera Fase Ingreso
Proponer y efectuar políticas de procesos de recaudación y servicio al usuario
Efectuar depósitos bancarios
Elaborar informes técnicos
Adicional a estas funciones tiene la responsabilidad de administrar la documentación
de la oficina, supervisar a los practicantes, controlar los procesos, movilidad de
equipos de oficina y depósitos bancarios, de todo lo efectuado por el asistente de
recaudacion debe ser reportado a la oficina de planificacion y presupuesto.
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PAGADOR
Tiene Como misión efectuar pagos de la institución, brindando un eficiente servicio a
los proveedores y aplicando la normativa vigente relacionado al area.
Sus funciones esenciales son:
Administrar el proceso de pagos
Atender a clientes internos y externos
Custodiar dinero y caja fuerte de la institución
Efectuar y supervisar el proceso de transferencias
Archivar la documentación
Al igual que los demás servidores públicos debe existir comunicación de todos los
procesos con el Administrador y personal de la oficina de planificacion y
presupuesto incluso realizar gestiones con los usuarios y proveedores, Banco de la
nacion, AFP y ONP.
ASISTENTE DE RECAUDACION.
La misión del asistente d e recaudador es efectuar la recaudación de dinero
para trámites administrativo segun del TUPA y el sistema tecnológico establecidos
a fin de brindar un eficiente servicio a los usuarios.
Sus funciones esenciales son:
Atender a clientes internos y externos
Analiza el texto unico de procedimientos administrativos (TUPA), apara el
cobro de tasas por servicios técnicos y administrativos.
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Aplicar la tabla de descuentos para el cobro de duplicado de boleta de pagos.
Informar a los usuarios de los procedimientos administrativos que tipo de
trámite desea realizar.
Informar a los proveedores que deben hacer antes de Recepcionar sus
cheques de pago.
Analizar las resoluciones directoriales para que conozca de las
exoneraciones de pago y quiénes son los beneficiados.
Efectuar procesos de aperturas y cierres de caja
La actividad que desempeña el asistente de recaudacion es: el 100% en la oficina;
debe existir comunicación acerca de los procesos que él realiza con la jefe (a) de
pagaduria y personal de planificacion y presupuesto,
Su principal responsabilidad está en el proceso de recaudación, mobiliario, equipos
informáticos, dinero, cheques, entrega de boletas de pago.
PRACTICATE.
Su misión es mantener actualizada la base de datos del Sistema de duplicado de
boletas de pagos para que coordine con el Jefa (a), de Pagaduria esta información
realizada para los procesos de tramite de documentos.
Sus funciones esenciales son:
Atencion a los docentes activos y cesantes en la orientacion para que soliciten
duplicado de sus boletas de pago.
Mantener información actualizada sobre la cartera de cheques de los
diferentes proveedores.
Entregar de los duplicados de boletas de pago personalmente, en cada
usuario, previo presentacion de DNI vigente.
Recepcion de expeciente atraves del Sistema de documentos (SISGEDO).
ARCHIVADOR.
Su misión es dirigir, supervisar y controlar procesos de recepción de la
documentación existente, contribuir al control de la secuencia lógica de los archivos.
Sus funciones esenciales son:
Mantener un archivo físico y automatizado de toda la documentación
Llevar un control del ingreso de toda clase de documentos
Administrar de manera eficiente estos documentos ya que son el respaldo de
los procesos que ingresan a la oficina de ´Pagaduria para efectuar los
pagos
Emitir de manera oportuna la documentación solicitada por cualquiera de los
funcionarios de la oficina de pagaduria.
Custodiar toda la documentación existente y las planillas de pago.
Separar documentos que sean emitidos por contabilidad, de los documentos
externos emitidos por los diferentes proveedores
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Para describir en forma detallada los procedimientos que se realizan tenderemos
Como base las funciones específicas que se realizan Como son: Oficina de Pagaduría
y ventanilla de Recaudación,
PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE PAGADURIA
PROCEDIMIENTO: Ventanilla de Recaudación cobros de acuerdo al TUPA.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Asistente Recaudador Emitir opinion de acuerdo al trámite que
vaya a realizar el usuario.
Apertura y cierre de la Caja es de 08:00
a 13:00 horas y de 14:30 a 15horas,
durante todo del año.
Por la gran afluencia de
usuarios que se acercan a
pagar sus tasas administrativas para su
respective tramite
. Con respecto al Cobro e s acuerdo al
TUPA de la DREJ, para el cumplimiento
de pago por parte de los
usuarios.
Establecer descuentos a los usuarios
que se aparan a la resolucion
directorial para la exoneracion
parcial y total durante el año.
Emite boletas de pago una vez que se
haya cobrado las remuneraciuones de
los a los docentes activos u cesantes del
ambito de la DREJ.
Ventanilla 1Emitir la boletas de pago y firmas de planillas.
Ventanilla 2, 3Aperturar la Caja de 08:00 a 15:30 horas todos los meses del año.
Otorgar exoneraciones de pago segun las resoluciones directorales.
Recaudar en efectivo del dinero diario.
Revisar la información
Flujograma del procedimiento
PROCEDIMIENTO: Ventanilla de Recaudación cobros de acuerdo al TUPA.
VENTANILLA DE RECAUDADORES
USUARIOS JEFE (a) DE PAGADURIA
INICIO
Recaudar, entrega y cobrar segun del TUPA.
Recepcionar los diferentes documentos
Realiza toda clase de tramites internos.
Acudir a la oficina
Pagaduria
Emitir el comprobante de pago.
Recepciornar los c/p
Paga
Finalizar las act iv idades de ventanilla.
Emitir información de lo recaudado
FIN
PROCEDIMIENTO: Entrega de los valores recibidos por cada una de las cajas
al Jefe de Recaudación.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Recaudadores
Jefe de Recaudación
Recaudadores
Otorgar un formulario denominado ENTREGA DE
CAJA. (Ver anexo 14), en el que se detalla los
billetes, monedas, cheques recaudados en el día,
así como también valores de garantías las
mismas que son depositados en forma separada
a la recaudación.
Realizar el cuadre de la caja, se imprime el
reporte RECAUDACIÓN. (Ver anexo 15), y se
establecen diferencias en sobrante, faltante o
cuadre.
Imprimir el reporte INGRESO DE TÍTULOS
COBRADOS POR CONCEPTO. (Ver anexo 16),
en el que se detalla los títulos cobrados en cada
una de las cajas, este reporte cuadra con el de
RECAUDACIÓN.
En el caso de cobro de impuestos con tarjeta de
crédito se imprime también el reporte RESUMEN
DE TÍTULOS COBRADOS. (Ver anexo 17),
(tarjetas de crédito) y se adjunta una copia de los
vouchers del día.
En el caso de cobrar garantías se adjunta una
copia del título generado. (Ver anexo 18).
Para la recaudación de la caja de especies se
imprime el reporte VENTA DE FORMULARIOS.
Como reportes generales para el cuadre y
recaudación general se imprimen los reportes
RESUMEN DE TÍTULOS COBRADOS y
RESUMEN DE TÍTULOS COBRADOS POR
Jefe de Recaudación
Tesorero
CONCEPTO en el que se desglosa a nivel
general los títulos; así también el RESUMEN DE
RECAUDACIÓN DIARIA. (Ver anexo 19), por:
títulos tributarios, títulos no tributarios, fondos
ajenos, especies.
Con estos formularios se procede al llenado del
formulario RESUMEN GENERAL DE
RECAUDACIÓN. (Ver anexo 20), en el que se
detalla la distribución de los fondos y los valores
de caja entregados.
Se llena un formulario llamado MUNICIPIOS.
(Ver anexos 21 y 22), EXCEPTO IESS emitido
por el Banco Central del Ecuador y las papeletas
de depósito del banco depositario.
Inmediatamente de la recaudación se procede a
efectuar el depósito en el Produbanco, para lo
cual no posee un servicio de transporte de
valores, sino que la Jefe de Recaudación lo hace
personalmente.
Recepta las papeletas emitidas por el banco y
todos los documentos que respaldan las
recaudaciones diarias el Tesorero revisa, y una
vez efectuado este proceso se envían los mismos
al departamento contable para la respectiva
contabilización.
Detallar ingresos cobrados en caja.
Flujograma del procedimiento
PROCEDIMIENTO: Entrega de dinero recibidos por cada una de las ventanillas para del deposito al banco.
RECAUDADOR ASIST. DE RECAUDACIÓN JEFE (a) DE PAGADURIA
INICIO
Receptar el formulario Entrega de Caja.
Efectuar un arqueo de Caja, analizar los cheques.
Imprimir el Reporte RECAUDACIÓN.
Establecer diferencias
NOCuadre de
Caja?
SI
Imprime el reporte:INGRESO DE DINERO COBRADOS SEGUN ELTUPA.
Analizar el cobro pagados por diferentes conceptos.
Si el cobro es por certificado de estudios de centos educativo hace lo siguente:
REPORTES DE VENTA DE FORMULARIOS Y FORMATO DE ESTUDIOSCOBRADOS.
Formatocertificados de
esturdios generado1
Revisar lainformación con todos los respaldos
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Con los formularios. Resumen de dinero cobrados, Resumen de ingresos cobrados por conceptos diferentes y Resumen de recaudación diaria se procede al llenado del formulario.
RESUMEN GENERAL DERECAUDACIÓN.
Llenar el formulario denominado depósito para DREJ y las papeletas de depósito al banco de la nacion.
FIN
PROCEDIMIENTO: Recepción, análisis e ingreso al Sistema Integrado de
Administracion Financiera de los COMPROBANTES DE PAGO – fase pagado
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Contabilidad
Pagaduría
Administracion
Emiten toda la documentación deRespaldo que soporta el pago. Desde que ingresa la factura hasta el pago, el proceso se demora una semana aproximadamente.Receptar los Comprobantes de Pago.Antes de proceder a ingresar los pagos en el Sistema I n t e g r a d o d e A d m i n i s t r a c i o n F i n a n c i e r a la pagadora revisa que todos los pagos a procesar estén debidamente soportados caso contrario devuelve a ContabilidadPara las correcciones necesarias y se observa la entrega de comprobantes de pago para tener constancia de la devolución de los documentos.El Sistema de Pagos, e s una para el registrador que en este caso está emitido para el Tesorero y otra para la jefa de lam oficna de pagadruia.Una vez revisado y con la conformidad en la documentación de los pagos, se procede al ingreso de cada uno al SIAF. Fase pagadoRecibe mediante correo electrónico la información emitida por el Pagador para que tenga conocimiento y apruebe los pagos. Si en el día no aprueba los mismos son reversados y se debe ingresar nuevamente para la aprobación de pago.
Receptar la información
Flujograma del procedimiento
Recepción, análisis e ingreso al Sistema Integrado de Administracion Financiera de los COMPROBANTES DE PAGO – fase pagado
CONTABILIDAD PAGADURÍA ADMINISTRADOR
INICIO
Emitir toda la documentación de respaldo que soporta el pago
Receptar los comprobantes de pago.
Revisar que los pagos estén con todos los documentos de respaldo
Sirve Como constancia en el caso de devolución de documentos al Ofic. de contabilicad
NODocumentación
completa?
SI
Ingresar la información al sistema de pagos del Banco de la nacion.
Existen dos coordenadas para el ingreso al sistema de pagos el primero emitido al pagador y el otro para el autorizador que es el administrador.
Analizar laDocumentación y se procede al ingreso de c/u al Sistema SIAF fase pa
Aprobar los pagos?
SI
Efectuar el pago
FIN
PROCEDIMIENTO: Revisión del Comprobante de cargas sociales AFP ONP
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Administracion
Presupuesto
Contabilidad
Pagaduría
Receptar los requerimientos que
tenga cada unidad de la institucion
Solicitar mediante memorando a la
oficina de presupuesto la
disponibilidad presupuestaria.
Emitir la confirmación de la
disponibilidad presupuestaria y envía
el número de partida presupuestaria.
Recibir todos los documentos de
respaldo de cualquier proceso. En
el que consta la Disponibilidad
Presupuestaria, titek, elabora el
Comprobante de cargas socilaes y
elActa Entrega – Recepción.
Receptar toda la documentación, para
legalizar los formularios, verificar que
todo esté completo.
Recibir todos los respaldos del
proceso de adquisición, analiza que
todo esté completo y que el
Comprobante de c a r g a s sociales
este con la respectiva información,
legaliza la documentación con la
firma del encargado de PDT y
procede a efectuar el pago y
finalmente archiva todas las
autorizaciones de pago.
Recibir formularios legalizados
Flujograma del procedimiento
PROCEDIMIENTO: Revisión del Comprobante de cargas sociales AFP ONP
ADMINISTRATIVA PRESUPUESTO CONTABILIDAD PAGADURÍA
INICIO
Solicitar disponibilidad presupuestaria
Emitir unMemorando con respecto a lo solicitado
Receptar la documentación
Obtener totalespor cada
porcentaje
Llenar formularios de
pago de cargas soc.
Legalizar formularios
NODocumentación
completa?
SI
Revisar documentacion
Llamar al proveedor
Legalizar documentación
con la firma
Efectuar el pago
FIN
Misión Propuesta
Contribuir con el desarrollo integral de la institucion mediante la aplicación de la
normativa legal vigente, logrando un óptimo recaudo de tasas administrativas
segun el TUPA y brindando un servicio de calidad la usuario.
Visión Propuesta
Hasta el 2016 la Oficina de Pagaduria contará con talento humano capacitado,
personal involucrado con los objetivos institucionales y con el desenvolvimiento de
sus funciones de forma eficiente, eficaz y efectiva.
CONCLUSIONES
1. La oficina de pagaduria constituye una de las áreas más importantes dentro
DREJ, porque desempeñan funciones elementales que dan por terminado un
proceso, y prácticamente está en el recaudo de los diferentes conceptos que
se paga, revisión y análisis de la documentación utilizando como elemento la
información y control, efectuar los pagos, mantener una comunicación con los
diferentes proveedores, custodia de cheques,. Además la oficina de pagaduria
debe establecer una comunicación constante con el administracion, tesoreria,
contabiliadad con la finalidad de establecer políticas respecto a cada una de sus
funciones, controles que respalden la información financiera y optimicen recursos
económicos, materiales y humanos.
Solamente a través de esta evaluación se puede precisar los errores, identificar
a los responsables y corregir las fallas, con el propósito de que la institución se
encuentre encaminada de manera Segura y que cada uno de los controles sea
de utilidad para alcanzar los objetivos planteados.
La propuesta que se realizó a la Estructura Orgánica y de Posición de la oficna de
pagaduria, fue con la finalidad de que cada uno de los funcionarios tenga
conocimiento del cargo que desempeñan y de la posición jerárquica que ocupan
dentro de la oficina
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2. La propuesta de la misión y la visión, será de utilidad en pagaduria, porque
cada uno de los funcionarios ejecutará sus actividades en base a la razón de ser
de la insrtitucion, proyectándose siempre a alcanzar las metas planteadas con
relación al beneficio de la comunidad.
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