SÜREÇ YÖNETİMİ KAPSAMINDA

PROSEDÜR HAZIRLAMA

Hazırlayan: KALİTE GELİŞTİRME BİRİMİ

ENDÜSTRİ YÜKSEK MÜHENDİSİ

AYŞE HANDE EROL

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

KALİTE ÇALIŞMALARI KAPSAMINDA

SÜREÇLERİN BELİRLENMESİ,

PROSEDÜRLERİN ve TALİMATLARIN

HAZIRLANMASI

13.06.2013 2 Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

13.06.2013 3

Marmara Üniversitesi tarafından hazırlanması gerekli olan

prosedürler için, prosedür hazırlama, gözden geçirme ve güncelleme

yöntemleri hakkında bilgilendirmek, uyulması zorunlu olan uygulama

adımlarını tanımlamak, bunlarla ilgili sorumluları, sürecin

zamanlamasını ve çıktıları belirlemektir.

Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

Kuralları Yönetmelik veya Yönergelerle belirlenmiş süreçlerin

kullanıcılarına,

işlerini etkin ve kolay bir şekilde yapabilmeleri için gerekli

uygulama adımlarını,

bunların sorumlularını, zamanlamasını ve çıktılarını ayrıntılı

olarak tanımlayan, bağlı olduğu yönergenin devamı

niteliğindeki dokümandır.

13.06.2013 4 Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

Kapsam: İlgili sürecin başlangıç ve bitiş adımları ile sürecin uygulanacağı

alanların çerçevesidir.

Tanımlar / Kısaltmalar: Hazırlanan yönerge ve/veya prosedür kapsamında

sıkça kullanılan ve ilgili sürecin tarifinde gerekli kavramların açıklandığı

kısımdır.

Kurallar: Süreci madde madde tarif eder.

Form: Süreç sırasında kullanılan ve süreç müşterisi veya sorumluları

tarafından belirli noktalarda doldurulması gereken boş formlardır. Kanun,

Yönetmelik, Yönergeler ile ilişkilendirilirler.

Talimat: Belirli süreçlerde, süreç sorumlularının yerine getireceği adımların

detaylandırılarak yazılması gerekebilir. Yapılacak her işlemin ve

zamanlamasının yazıldığı dokümanlardır.

13.06.2013 5 Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

1. Prosedür ile anlatılacak işler ile ilgili ilke ve kurallar, önce süreç

sorumluları ile birlikte belirlenir.

2. Kalite Geliştirme Birimi tarafından gönderilen "Prosedür Formatı (KG-

….-…)" na uygun olarak MS Excel formatında hazırlanır.

3. Prosedür hazırlanırken ilk olarak Prosedür İsmi belirlenir. Belirlenen isim

konusunu kolay anlatacak şekilde tanımlanmalıdır.

4. Prosedür No.su, Kalite Geliştirme Birimi tarafından hazırlanmakta olan

"Doküman Kodlama Kılavuzu (KG-….-…)"na göre belirlenir ve ilk

sayfadaki ilgili kısma yazılır.

13.06.2013 6 Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

5. Prosedürün ilk sayfasında ilgili kısımdaki, İlgili Birim/Sahibi ve Onaylayan

alanları, Kalite Geliştirme Birimi tarafından hazırlanmakta olan "Birim

Kısaltmaları Listesi (KG-….-…)" kullanılarak belirlenir.

6. Yürürlük ve Güncelleme Tarihi, bu aşamada boş bırakılır. Üniversitemiz

Rektörlük Üst Yönetimi tarafından onaylanmasından sonra Kalite

Geliştirme Birimi Sorumlusu tarafından doldurulacaktır.

7. Prosedürün Amaç kısmında, hazırlanan prosedür ile anlatılan sürecin amacı

anlatılır.

8. Prosedürün Kapsam kısmında ise, ilgili sürecin hangi uygulama adımı ile,

kim tarafından ve ne zaman başlatıldığı ve nasıl, kimin tarafından ve ne

zaman bittiği belirtilerek sürecin uygulanacağı alanların sınırları ve sürecin

kimleri (hangi birimleri) ilgilendirdiği tanımlanır.

13.06.2013 7 Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

13.06.2013 8

10. Prosedürün Tanımlar/Kısaltmalar kısmında, o yönergede kullanılan, tanımlanmasında yarar

görülen terimler açık ve anlaşılır şekilde tanımlanır. Varsa Yönerge veya Prosedür içinde

kullanılan kısaltmalara da bu kısımda yer verilir.

11. Yönergenin Kurallar kısmında ilgili sürecin uygulaması sırasında, girdilerini sağlayan, süreci

uygulayan ve çıktılarından yararlanan tüm tarafların uyması gereken genel kurallar ve esaslar

sıralanır.

12. Prosedürün, İlgili Yönerge kısmına, uygulama adımları anlatılan sürecin ilke ve kurallarının

tanımlandığı; başka bir deyişle hazırlanan prosedürün bağlı olduğu Yönergenin adı ve kodu

açık bir şekilde yazılır.

13. Prosedürün, İlgili Prosedürler ve Formlar kısmında, ilgili sürecin uygulama adımlarını ayrıntılı

şekilde açıklayan aynı yönergeye bağlı tüm dokümanlar listelenir ve link verilir.

14. Prosedürün son kısmı olan İlgili Form(lar) kısmında, hazırlanan prosedür kapsamında ve tarif

edilen işlerin uygulaması sırasında kullanılabilecek her türlü form veya belgenin dökümü

yapılır. Formlar kullanıcı odaklıysa webde yayınlanabilir veya link verilebilir, birim içi

kullanım içinse yayınlanmasına gerek yoktur.

Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

Prosedür taslağı, amaca ve bu prosedüre uygunluk açısından incelenmek üzere kalitem@marmara.edu.tr e-posta adresi aracılığıyla Kalite Geliştirme Sorumlusu’ na iletilir.

Kalite Geliştirme Sorumlusu tarafından incelenir. Değişiklik ve düzeltmeler yapılması gerekiyorsa ilgili birimlere geri dönüş yapılır.

Kalite Geliştirme Birimi ve diğer idari ve akademik birimlerle toplantı yapılarak mevcut durum hakkında bilgi alınır, değişiklikler ve düzeltmeler gerekiyorsa ilgili birim tarafından değişiklik yapılır. Prosedürün son şekli oluşana kadar bu döngü devam eder.

Bu aşamadan sonraki aşamalar Kalite Geliştirme çalışmaları kapsamında belirlenecek ve sizlere iletilecektir.

Revize edilme işlemi için yapılması gerekenler Kalite Geliştirme çalışmaları kapsamında belirlenecek ve sizlere iletilecektir.

13.06.2013 9 Ayşe Hande Erol Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

Strateji Planlama Birimi

◦ İş akış şeması – prosedür örneği

Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü

◦ İş akış şeması – prosedür ve talimat örneği

* Bu sunum ile size gönderilen örnekler şunlardır;

• Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na ait;

• Strateji_Geliştirme_Sürecleri_Orneği

• Strateji_Planlama_Birimi_Prosedürleri

• Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü’ne ait;

• Bütçe_ŞM_süreci

• BP_Birimi_Prosedürleri

• Nakit_Butcesi_Talimati

13.06.2013 10 Ayşe Hande Erol

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.

İyi çalışmalar dilerim.

KALİTE GELİŞTİRME BİRİMİ

KALİTE GELİŞTİRME SORUMLUSU

AYŞE HANDE EROL

hande.erol@marmara.edu.tr

13.06.2013 11

Bu doküman size özel hazırlanmıştır.