prosedur kualiti - apps.jtm.gov.myapps.jtm.gov.my/iso/dokumen sistem pengurusan...media storan...
TRANSCRIPT
PROSEDUR KUALITI
PINDAAN : 1
KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 2 dari 9
JTM-PK-S09
2
1.0 OBJEKTIF
Tujuan prosedur ini adalah untuk mengawal, mengurus dan mengemaskini rekod
kualiti dengan teratur dan sistematik.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunakan dalam proses mengenalpasti, pengumpulan, pemfailan,
penyimpanan, penyenggaraan dan pelupusan rekod kualiti samada berbentuk
hardcopy atau softcopy.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Manual Kualiti: Seksyen 4.2.4
Arahan Perkhidmatan Bhg 6 – Urusan Surat Kerajaan
Arahan Perkhidmatan Bhg 7 – Pengurusan Fail
Arahan Perkhidmatan Bhg 8 – Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan
Pelupusan Rekod awam
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997.
Panduan Pengurusan Pejabat – Pekeliling Perkhidmatan Bil 5
Tahun 2007
PROSEDUR KUALITI
PINDAAN : 1
KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 3 dari 9
JTM-PK-S09
2
4.0 TERMINOLOGI DAN DEFINISI
TERMINOLOGI DEFINISI
Fail Fail rasmi berbagai warna mengikut peringkat
keselamatan di mana rekod-rekod disimpan
dengan teratur dan sistematik.
Rekod Maklumat yang tersusun dalam bentuk bahan
bertulis atau dalam bentuk digital seperti surat,
borang, memorandum dan laporan.
Media Storan Elektronik Peranti menyimpan data seperti CD, disket dan
lain-lain.
ILJTM Institusi Latihan Jabatan Tenaga Manusia
P (ILJTM) Pengarah (Institusi Latihan Jabatan Tenaga
Manusia)
PPT Penolong Pegawai Tadbir
PT (T) Pembantu Tadbir (Pentadbiran)
PKD Pegawai Kawalan Dokumen
PPKD Penolong Pegawai Kawalan Dokumen
PROSEDUR KUALITI
PINDAAN : 1
KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 4 dari 9
JTM-PK-S09
2
5.0 PROSEDUR TERPERINCI
Tanggungjawab Tindakan
PT(T) / PKD/PPKD /
Pegawai yang
dipertanggunjawabkan
1.0 KENALPASTI JENIS ATAU TAJUK REKOD YANG AKAN DISIMPAN 1.1 Buka fail-fail untuk simpanan rekod mengikut
klasifikasi seperti berikut :
i. Fail Umum.
ii. Fail Peribadi.
iii. Lain-lain fail mengikut keperluan.
1.2 Kategorikan fail-fail mengikut kelas seperti berikut:
i. Terbuka
ii. Terperingkat / Bertaraf Keselamatan
* Kod Perkara:
100 – Pentadbiran Am
200 – Bangunan dan Harta
300 – Kelengkapan dan Bekalan
400 – Kewangan
500 – Peribadi
PROSEDUR KUALITI
PINDAAN : 1
KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 5 dari 9
JTM-PK-S09
2
PT(T) / PKD/PPKD /
Pegawai yang
dipertanggunjawabkan
2.0 REKOD HENDAKLAH DISENGGARA DAN DILETAKKAN NOMBOR INDEKS/RUJUKAN PADA FAIL YANG DIGUNAKAN.
2.1 Untuk tentukan Nombor Rujukan Fail
2.1.1 Gunakan kod-kod rujukan seperti berikut :
i. Rujukan Pertama : Nama Ringkas
Organisasi / Bahagian.
ii. Rujukan Kedua : Taraf Keselamatan (jika
berkenaan)
iii. Rujukan Ketiga : Kod Perkara
Contoh: ILP / KL / 100-1
ILP:ILJTM, KL: Lokasi, 100:*Kod Perkara, 1:Tajuk
Fail
ATAU 2.1.2 Gunakan kod-kod rujukan mengikut sistem fail
ILJTM masing-masing berdasarkan daftar fail sedia
ada.
2.2 Untuk Membuka dan Mendaftar Fail Baru.
2.2.1 Buka fail baru sekiranya belum ada fail mengenai
rekod tersebut.
2.2.2 Catatkan butiran maklumat seperti di bawah dalam
Buku Pergerakan Fail:
i. Nombor Fail
ii. Faharasat (daftar) di bawah perkara
iii. Tajuk Fail
PROSEDUR KUALITI
PINDAAN : 1
KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 6 dari 9
JTM-PK-S09
2
iv. Tarikh keluar/masuk
v. Nama penerima
2.3 Untuk membuka Fail Sambungan
2.3.1 Tutup fail apabila kandungan satu fail mencapai
bilangan helaian mengikut Arahan Perkhidmatan
yang berkaitan dan buka fail baru dengan jilid 1
atau jilid yang seterusnya.
2.3.2 Catatkan nombor rujukan yang sama disertai
dengan catatan “Jilid ...”(Jld....), contohnya “Jilid 1”
(Jld.1). di atas kulit fail baru. Mulakan bilangan
kandungan dalam fail baru dengan nombor ‘1’.
2.4 Untuk Membuka Fail Sementara
Buka fail sementara untuk tindakan segera, sekiranya
fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau dalam
keadaan di mana lebih daripada seorang pegawai perlu
mengambil tindakan ke atas fail yang sama.
2.4.1 Gunakan sampul kecil (Am 435 A. Pin 1/82) bagi
fail sementara. Nombor rujukan dan tajuk fail bagi
fail sementara ini mestilah sama dengan nombor
dan tajuk fail asal.
2.4.2 Masukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail
sementara ke dalam fail asal apabila fail telah
dapat dikesan atau tindakan-tindakan serentak
oleh lebih daripada satu pegawai telah dilakukan.
PROSEDUR KUALITI
PINDAAN : 1
KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 7 dari 9
JTM-PK-S09
2
PT(T) / PKD/PPKD /
Pegawai yang
dipertanggunjawabkan
2.5 Untuk Pergerakan Fail
2.5.1 Rekodkan Kad pergerakan fail yang sedia ada
pada doket fail atau buku pergerakan fail bagi
setiap pergerakan keluar masuk fail dari bilik fail.
3.0 REKOD HENDAKLAH DISIMPAN DITEMPAT YANG SELAMAT CONTOHNYA BILIK FAIL JIKA ADA.
3.1 Simpan fail-fail mengikut susunan nombor fail di
tempat yang sesuai dengan kelas fail contohnya dalam
kabinet besi.
3.2 Letakkan/tampalkan julat nombor faharasat/
nombor daftar bagi satu-satu kumpulan fail pada
petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang
berkenaan sebagai rujukan semasa menyimpan
dan mencari fail.
3.3 Simpan fail lama bersama dengan fail baru jika fail
tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail
lama itu tidak diperlukan lagi, asingkan dan simpan
dalam bilik fail.
PROSEDUR KUALITI
PINDAAN : 1
KAWALAN REKOD MUKA SURAT : 8 dari 9
JTM-PK-S09
2
PT(T) / PKD/PPKD /
Pegawai yang
dipertanggunjawabkan
PPT / PKD/PPKD /
Pegawai yang
dipertanggunjawabkan
4.0 GUNAKAN PEKELILING ATAU ARAHAN YANG DIKELUARKAN BERKAITAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN SEMASA MENYIMPAN DAN MELUPUS REKOD. 4.1 Tempoh Penyimpanan Rekod Simpan fail untuk rekod
yang berkaitan dengan pentadbiran selama 5 tahun,
kewangan selama 7 tahun dan tempoh yang
bersesuaian bagi rekod-rekod yang lain.
4.2 Pelupusan Rekod dan lupuskan fail-fail mengikut
peraturan yang ditetapkan.
5.0 PENYIMPANAN REKOD MELALUI MEDIA STORAN ELEKTRONIK
5.1 Hadkan capaian ke komputer hanya kepada
pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk
mengelakkan berlakunya kehilangan atau kerosakan
data dan kemasukkan virus.
5.2 Backup semua data yang berkaitan kualiti yang
menggunakan media elektronik secara sistematik dan
disimpan di media dan tempat yang selamat.