prosedur kualiti perolehan ms iso 9001:2008 pk6-0-kkn · 2019-03-11 · 6.3 perolehan melalui...

12
PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN REKOD PINDAAN KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011 Keluaran/ Pindaan Tarikh Keterangan Ringkas Pindaan No. Prosedur/ Muka Surat Terlibat Keluaran 02/ Pindaan 03 23 Mei 2011 (1). Para 4 (Definasi) a. Tambah item baru 4.6 – Ahli Jawatankuasa Sebut Harga: SUR(PPA) – Pengerusi KPSU 1/A (Belanjawan) - Ahli PSU2/PPA – Ahli PSU/UKP – Ahli Pakn/PPA – Setiausaha b. Item baru 4.7 – Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebutharga: KPSU/PPA – Pengerusi JT/UKP – Ahli PPT/ULPK – Setiausaha c. Item baru 4.8 – Lembaga Tawaran Kementerian Kewangan: SUT – Pengerusi JKR – Ahli JBN – Ahli SUR/PPA – Setiausaha d. Item baru 4.9 – Ahli Jawatankuasa Penilaian Tender: KPSU – Pengerusi PSU/UKP – Ahli PSU 1/PHA - Ahli PSU 5/AD – Setiausaha e. Item baru 4.10 – Pegawai Penerima Aset: KPSU/PPA KKA PT(S) PK6-0-KKN M/S 4

Upload: others

Post on 12-Apr-2020

22 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

REKOD PINDAAN

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011

Keluaran/

Pindaan Tarikh Keterangan Ringkas Pindaan

No. Prosedur/

Muka Surat

Terlibat

Keluaran 02/

Pindaan 03

23 Mei 2011 (1). Para 4 (Definasi)

a. Tambah item baru 4.6 –

Ahli Jawatankuasa Sebut Harga: SUR(PPA) – Pengerusi KPSU 1/A (Belanjawan) - Ahli PSU2/PPA – Ahli PSU/UKP – Ahli Pakn/PPA – Setiausaha

b. Item baru 4.7 –

Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebutharga: KPSU/PPA – Pengerusi

JT/UKP – Ahli PPT/ULPK – Setiausaha

c. Item baru 4.8 – Lembaga Tawaran Kementerian Kewangan:

SUT – Pengerusi JKR – Ahli JBN – Ahli SUR/PPA – Setiausaha d. Item baru 4.9 –

Ahli Jawatankuasa Penilaian Tender:

KPSU – Pengerusi PSU/UKP – Ahli PSU 1/PHA - Ahli PSU 5/AD – Setiausaha e. Item baru 4.10 –

Pegawai Penerima Aset: KPSU/PPA KKA PT(S)

PK6-0-KKN

M/S 4

Page 2: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

REKOD PINDAAN

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011

Keluaran/

Pindaan Tarikh

Keterangan Ringkas

Pindaan

No. Prosedur/

Muka Surat

Terlibat

Keluaran

02/ Pindaan

03

23 Mei 2011

(2). Para (5) Singkatan. Tambah singkatan nama berikut:- a. JPS : Jawatankuasa

Penilaian Sebutharga b. SU/JPS : Setiausaha

Jawatankuasa Penilaian Sebutharga

c. PPas : Pegawai Penerima Aset

d. JKR – Wakil Jabatan Kerja Raya

e. JBN – Wakil Jabatan Bendahari Negeri

f. PP(JKR) – Pegawai Penyelia, Jabatan Kerja Raya

g. LT – Lembaga Tender h. SU/LT – Setiausaha

Lembaga Tender. i. JPT – Jawatankuasa

Penilaian Tender. j. SU/JPS –Setiausaha

Jawatankuasa Penilaian Tender

k. PSU(UKP) – Penolong Setiausaha, Unit Khas Pemantauan.

l. JT(UKP)-Juruteknik Unit Khas Pemantauan

m. PSU 1(PHA) – Penolong Setiausaha 1, Perolehan Harta Awam.

n. PSU 5(AD) – Penolong Setiausaha 5, Audit Dalaman

o. PPT(ULPK) – Penolong Pegawai Tadbir, Unit Latihan dan Pengurusan Kualiti.

PK6-0-KKN

M/S 5 (a)

Page 3: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

REKOD PINDAAN

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011

Keluaran/

Pindaan Tarikh

Keterangan Ringkas

Pindaan

No. Prosedur/

Muka Surat

Terlibat

Keluaran

02/ Pindaan

03

23 Mei 2011

(3). Para 6 (Proses Kerja) Kedudukan para di pinda mengikut susunan baru seperti berikut:- 6.1 – Perolehan Melalui Pelantikan Terus 6.2 – Perolehan Melalui Sebutharga 6.3 – Perolehan Melalui Tender. 6.4 – Perolehan Secara Pengecualian Daripada Tatacara Sebutharga /Tender. (4). Para 6.1 (Perolehan Melalui Pelantikan Terus). a. Pada ruang SEDIA, petak

kedua dan ketiga tambah KKA.

b. Pada ruang LAKSANA, petak Ke tiga pinda PT(S) kepada Pakn(PPA).

c. Pada ruang LAKSANA, petak ke empat pinda PT(S) kepada PPas.

d. Pada ruang LAKSANA, petak ke 6, tambah KKA.

e. Pada ruang REKOD, petak pertama, tambah KKA.

f. Pada ruang REKOD, petak ke dua, pinda KKA/PT(S) kepada Ppas.

PK6-0-KKN

6,7,8 ,8(a)

M/S 6

Page 4: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

REKOD PINDAAN

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011

Keluaran/

Pindaan Tarikh

Keterangan Ringkas

Pindaan

No. Prosedur/

Muka Surat

Terlibat

Keluaran

02/ Pindaan

03

23 Mei 2011

(5). Nota Kaki dipinda kepada ** Kos melebihi RM20,000 Rujuk 6.2, 6.3 atau 6.4 (6). Para 6.2 (Perolehan Melalui Sebutharga): a. Mansuh perkataan „TENDER”

pada tajuk. b. Pada ruang SEDIA, Pinda ayat di

petak kedua kepada ”keluarkan notis pelawaan sebutharga - SU/JKS.”

c. Pada ruang SEDIA, petak ke empat, pinda perkataan “Pemilihan - JKS” kepada “Penilaian - JPS”.

d. Pada ruang SEDIA kotak ke 5 ayat dipinda kepada ”Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga - JKS”.

e. Pada ruang LAKSANA petak pertama, singkatan KKA dipinda kepada SU/JKS.

f. Pada ruang LAKSANA petak ke 3, singkatan KKA dipinda kepada Pakn(PPA)

g. Pada ruang LAKSANA petak ke 4, singkatan KKA /PT(S) dipinda kepada PPas.

h. Pada ruang REKOD petak ke 2, singkatan KKA/PT(S) dipinda kepada PPas.

(7). Masukkan Prosedur baru 6.3 (Perolehan Melalui Tender).

PK6-0-KKN

M/S 6

M/S 7

M/S 8

Page 5: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

REKOD PINDAAN

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011

Keluaran/

Pindaan Tarikh

Keterangan Ringkas

Pindaan

No. Prosedur/

Muka Surat

Terlibat

Keluaran

02/ Pindaan

03

23 Mei 2011

(8). Para 6.4 (Perolehan Secara Pengecualian Daripada Tatacara Sebutharga/ Tender). a. Pada ruang LAKSANA Petak

pertama, tambah singkatan KPSU(PPA).

b. Pada ruang LAKSANA Petak ke 5, singkatan PT(S) pinda kepada Pakn/PPA.

c. Pada ruang LAKSANA Petak ke 6, singkatan PT(S) pinda kepada Ppas

d. Pada ruang REKOD petak pertama, tambah singkatan KKA.

e. Pada ruang LAKSANA Petak ke 6, singkatan PT(S) pinda kepada Ppas

PK6-0-KKN

M/S 8 (a)

Page 6: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

4. DEFINISI

4.1 Perolehan : Perbelanjaan bagi mendapatkan bekalan dan

perkhidmatan.

4.2 Pelantikan terus : Perbelanjaan di bawah RM20,000.00

4.3 Sebutharga : Perbelanjaan RM20,000.00 dan ke atas

tetapi di bawah RM250,000.00

4.4 Tender : Perbelanjaan RM250,000.00 dan ke atas.

4.5 Notis sebutharga : Pemberitahuan kepada kontraktor perihal

perolehan yang diperlukan.

4.6 Ahli : SUR(PPA) - Pengerusi

Jawatankuasa KPSU1/A (Belanjawan)- Ahli

Sebutharga PSU2(PPA) - Ahli

PSU(UKP) - Ahli

Pakn/PPA - Setiausaha

4.7 Ahli Jawatankuasa : KPSU/PPA - Pengerusi

Penilaian JT(UKP) - Ahli

Sebutharga PPT/ULPK - Setiausaha

4.8 Lembaga Tender: SUT - Pengerusi

Kementerian JKR - Ahli

Kewangan JBN - Ahli

SUR/PPA - Setiausaha

4.9 Ahli Jawatankuasa : KPSU/PPA - Pengerusi

Penilaian Tender PSU(UKP) - Ahli

PSU1(PHA) - Ahli

PSU5(AD) - Setiausaha

4.10 Pegawai Penerima : KPSU/PPA

Aset KKA

PT(S)

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011 M/S 4

Page 7: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

5. SINGKATAN

1. KKN : Kementerian Kewangan Negeri Sabah

2. SUT : Setiausaha Tetap

3. SUR(PPA) : Setiausaha Rendah Pentadbiran & Pengurusan Akaun

4. KPSU(PPA) : Ketua Penolong Setiausaha, Pentadbiran &

Pengurusan Akaun

5. PSU1(PPA) : Penolong Setiausaha 1, Pentadbiran & Pengurusan

Akaun

6. PSU2(PPA) : Penolong Setiausaha 2, Pentadbiran & Pengurusan

Akaun

7. Pakn(PPA) : Penolong Akauntan, Pentadbiran dan Pengurusan

Akaun

8. KKA : Ketua Kerani Am (Pentadbiran dan Pengurusan

Akaun)

9. JKS : Jawatankuasa Sebutharga

10. SU/JKS : Setiausaha Jawatankuasa Sebutharga

11. MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

12. PPT : Pesanan Pembelian Tempatan

13. PT(S) : Pembantu Tadbir (Selenggara)

14. PB : Pegawai Berkenaan

15. PA : Pejabat Am

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011 M/S 5

Page 8: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

16. JPS : Jawatankuasa Penilaian Sebutharga

17. SU/JPS : Setiausaha Jawatankuasa Penilaian

Sebutharga

18. PPas : Pegawai Penerima Aset

19. JKR : Wakil Jabatan Kerja Raya

20. JBN : Wakil Jabatan Bendahari Negeri

21. PP(JKR) : Pegawai Penyelia, Jabatan Kerja Raya

22. LT : Lembaga Tender

23. SU/LT : Setiausaha Lembaga Tender

24. JPT : Jawatankuasa Penilaian Tender

25. SU/JPT : Setiausaha Jawatankuasa Penilaian Tender

26. PSU(UKP) : Penolong Setiausaha, Unit Khas Pemantauan

27. JT(UKP) : Juruteknik, Unit Khas Pemantauan

28. PSU1(PHA) : Penolong Setiausaha 1, Perolehan dan Harta

Awam

29. PSU5(AD) : Penolong Setiausaha 5, Audit Dalaman

30. PPT(ULPK) : Penolong Pegawai Tadbir, Unit Latihan dan

Peningkatan Kualiti

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011 M/S 5 (a)

Page 9: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

6. PROSEDUR KERJA

6.1 Perolehan Melalui Pelantikan Terus

SEDIA LAKSANA REKOD NILAI

** Kos melebihi RM20,000.00

Rujuk 6.2, 6.3 atau 6.4

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011 M/S 6

Semak keperluan

dan kos **

KKA/PT(S)

Terima permohonan

melalui memo/

Borang BPPA/PPA/01

(Rujuk LAMPIRAN 2).

SUR(PPA)

Beri kelulusan.

SUR(PPA)

Keluarkan PPT

Pakn(PPA)

Serah PPT kepada

Pembekal.

Pakn(PPA)

Terima bekalan

dan periksa.

PPas

Agih bekalan.

KKA/PT(S)

Rekod dalam

buku daftar KEW

312/313/314

KKA/PT(S)

Nilai prestasi

pembekal

(Rujuk LAMPIRAN

1).

KPSU(PPA)

Dapatkan

sebutharga.

KKA/PT(S)

Analisa dan

sediakan laporan.

KPSU(PPA)

Bawa dalam

MKSP.

SUR(PPA)

Maklumkan

kepada pembekal

untuk

penggantian.

PPas

Memuaskan?

Tidak

Ya

Page 10: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

6.2 Perolehan Melalui Sebutharga

SEDIA LAKSANA REKOD NILAI

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011 M/S 7

Adakan mesyuarat

pembukaan

JKS

Keluarkan notis

pelawaan

sebutharga

SU/JKS

Keluarkan surat

setuju terima /

penolakan.

SU/JKS

Keluarkan PPT

Pakn(PPA)

Serah PPT kepada

pembekal.

Pakn(PPA)

Rekod dalam

buku daftar KEW

312/313/314

KKA / PT(S)

Nilai prestasi

pembekal

(Rujuk Borang di

LAMPIRAN 1).

KPSU(PPA)

Analisa dan

sediakan

laporan.

KPSU(PPA)

Bawa dalam

MKSP.

SUR(PPA)

Terima permohonan

melalui memo /

Borang BPPA/

PPA/01

(Rujuk LAMPIRAN 2)

Terima bekalan

dan periksa.

PPas

Agih bekalan.

KKA/PT(S)

Adakan

mesyuarat

Jawatankuasa

Sebutharga

JKS

Maklumkan

kepada pembekal

untuk

penggantian.

PPas

Memuaskan?

Tidak

Ya

Adakan mesyuarat

Penilaian

JPS

Page 11: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

6.3 Perolehan Melalui Tender

SEDIA LAKSANA REKOD NILAI

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011 M/S 8

Keluarkan Notis Tender

SUR(PPA)

Maklumkan kepada

SUT SUR(PPA)

Keluarkan surat setuju terima /

penolakan. SU/LT

Tulis surat kpd

JKR untuk melantik PP(JKR)

SUR(PPA)

Sediakan kontrak perjanjian

SUR(PPA)

Rekod dalam buku daftar KEW

312/313/314 PT(S)

Nilai prestasi pembekal

(Rujuk Borang di LAMPIRAN 1).

KPSU(PPA)

Analisa dan sediakan

laporan. KPSU(PPA)

Bawa dalam MKSP.

SUR(PPA)

Terima permohonan melalui memo /

Borang BPPA/ PPA/01 (Rujuk

LAMPIRAN 2

SUR(PPA)

Pantau selia

pelaksanaan kerja PP(JKR)

Adakan mesyuarat

pembukaan Lembaga Tender

LT

Ya

Serahkan dokumen

tawaran kepada JPT

SU/LT

Adakan mesyuarat JPT

JPT

Serahkan keputusan

penilaian tender

beserta dokumen kepada SUR/PPA

SU/JPT

Adakan mesyuarat Lembaga Tender

LT

Sediakan Extension Of Time

dan variation order (Jika perlu)

PP(JKR)

Sediakan Certificate of

Practical Completion

PP(JKR)

Kemukakan kepada Unit Akaun

untuk bayaran akhir

SUR(PPA)

Perlu

Tidak

Dapatkan tandatangan SUT

SUR(PPA)

Page 12: PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN · 2019-03-11 · 6.3 Perolehan Melalui Tender SEDIA LAKSANA REKOD NILAI LT Certificate of Serahkan keputusan beserta dokumen

PROSEDUR KUALITI PEROLEHAN

MS ISO 9001:2008 PK6-0-KKN

6.4 Perolehan Secara Pengecualian Daripada Tatacara

Sebutharga / Tender

SEDIA LAKSANA REKOD NILAI

KELUARAN: 02 PINDAAN: 03 TARIKH: 25 Mei 2011 M/S 8 (a)

Semak keperluan.

PT(S)

Terima permohonan

melalui memo /

Borang BPPA/PPA/01

(Rujuk LAMPIRAN 2).

SUR(PPA)

Mohon

pengecualian

sebutharga /

tender.

SUR(PPA) /

KPSU(PPA)

Beri kelulusan.

SUT

Keluarkan PPT.

Pakn/PPA

Serah PPT kepada pembekal.

Pakn/PPA

Terima bekalan

dan periksa.

PPas

Rekod dalam buku

daftar KEW

312/313/314

KKA/PT(S)

Nilai prestasi

pembekal

(Rujuk

LAMPIRAN 1).

KPSU(PPA)

Dapatkan sebutharga.

PT(S)

Analisa dan

sediakan laporan.

KPSU(PPA)

Bawa dalam

MKSP.

SUR(PPA)

Maklumkan

kepada

pembekal untuk

penggantian.

PPas

Lulus?

(SUT)

Memuaskan?

Tidak

Ya

Tidak

Ya