PROSEDUR KUALITI TERAS

PEROLEHAN

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh

4. 12. 09 1 Asal

24.9.2010 2 m.s 1/9

2.0 Skop

Para 2.1

m.s 2/9

3.0 Perincian Prosedur

Rekod Kualiti

m.s 3/9

3.0 Perincian Prosedur

3.2 Sebutharga

Para 3.2.1 Dokumen Rujukan

Para 3.2.3, 3.2.4, 3.2.5, 3.2.6

m.s 4/9

3.3 Peti Tawaran Sebutharga / Tender

Dokumen Rujukan

Para 3.3.2 & 3.3.3

m.s 4/9

3.4 Tawaran

Para 3.4.1,

Dokumen Rujukan

Para 3.4.7

Tanggungjawab & Dokumen Rujukan

NO. KELUARAN : 4

TARIKH KUATKUASA : 24.9.2010

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 1/9

1.0 OBJEKTIF

Memastikan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang dibuat atau dibekalkan mematuhi peraturan kewangan yang telah ditetapkan oleh Kerajaan.

2.0 SKOP

Menguruskan perolehan bekalan/perkhidmatan melalui (2) kaedah :- 2.1 Secara terus ( pembelian bekalan /perkhidmatan )

2.2 Sebut harga ( Pembelian bekalan / kerja / perkhidmatan ); dan

3.0 PERINCIAN PROSEDUR

Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan

� Rekod Kualiti

3.1 PEMBELIAN TERUS

KPT/PT(Kew) 3.1.1 Senaraikan barang yang hendak dipesan dalam borang Arahan Tempahan / Pembelian.

Borang Arahan Tempahan/Pembelian

PT(Kew) 3.1.2 Terima sebutharga daripada pembekal Sebutharga

PT(Kew) 3.1.3 Keluarkan Pesanan Tempatan (LO) mengikut sistem SPEKS

Pesanan Tempatan

PT(Kew) 3.1.4 Terima barang yang dipesan

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 2/9

3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)

Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan

� Rekod Kualiti

PT(Kew)

PT(Kew)

3.1.5 Semak Nota Serahan @ Delivery Order daripada pembekal.

3.1.6 Semak dan kira kuantiti barang–barang yang dipesan.

� Delivery Order

� KEW PA 2 dan

KEW PA 3

� KEWPS 3 dan KEWPS 4

PT(Kew)

PP(BP&K)/PPT/ KPT(Kew)/PT(Kew)

PT(A)/PT(Kew)

3.1.7 Tandatangan akuterima barang untuk salinan pembekal dan salinan pejabat.

3.1.8 Terima invois daripada pembekal dan

buat pembayaran.

3.1.9 Daftar

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 3/9

3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)

Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan

� Rekod Kualiti

PP (BRP)/ PP (BPP)/ PP(BPK)

KPT(Kew/ PT(Kew)

3.2 SEBUTHARGA (RM50,000.00 – RM500,000.00) 3.2.1 Sediakan spesifikasi kerja atau

Bekalan perolehan sebutharga. 3.2.2 Menyemak peruntukan samada

mencukupi atau tidak.

� AP 170.1 – AP170.3

PP (BRP)/ PP (BPP)/ PP(BPK)

3.2.3 Mempelawa sekurang–kurangnya 5 pembekal yang bertaraf Bumiputera yang mempunyai sijil Kementerian Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor.

(RM50,000.00 – RM100,000.00) 3.2.4 Mempelawa sekurang–kurangnya 5

pembekal yang bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera yang mempunyai Sijil Kementerian Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor. Keutamaan adalah kepada bertaraf Bumiputera.

(RM100,000.00 – RM500,000.00) 3.2.5 Mematuhi peraturan yang telah

ditetapkan dalam prosedur perolehan dan lain-lain perolehan seperti Arahan Perbendaharaan (AP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP).

3.2.6 Penilaian ke atas prestasi pembekal

akan dibuat dalam tempoh dua (2) kali setahun dan rekodnya disimpan.

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 4/9

3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)

Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan

� Rekod Kualiti

PT (K)

3.3 PETI TAWARAN SEBUTHARGA / TENDER 3.3.1 Menyediakan peti sebutharga yang

berkunci. 3.3.2 Peti tawaran hendaklah disediakan

dengan dilabelkan tajuk/rujukan sebutharga dan tarikh waktu tawaran ditutup.

3.3.3 Peti tawaran hendaklah ditutup pada

tarikh dan waktu yang ditetapkan iaitu jam 12.00 tengahari pada hari bekerja.

� AP196

J/K PPS/H

J/K PPS/H

PPT

PPT

3.4 MEMBUKA PETI TAWARAN 3.4.1 Peti Tawaran hendaklah dibuka

secepat mungkin selepas sebutharga ditutup.

3.4.2 Tanggungjawab Jawatankuasa

Pembuka Peti : i. Nomborkan tiap-tiap lembaran Sebutharga ii. Merekod jadual tawaran (Lampiran Q) dan tandatangan. 3.4.3 Sediakan Laporan Penilaian Sebutharga. 3.4.4 Menyediakan borang untuk kelulusan Jawatankuasa Pemilihan Sebutharga.

� AP197 – AP198.3

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 5/9

3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)

Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan

� Rekod Kualiti

PPT

3.4.5 Menyediakan surat tawaran kepada Pembekal/ Kontraktor yang berjaya dengan menyatakan butiran seperti berikut :

i. Bon Pelaksanaan yang bernilai

- Bekalan/ perkhidmatan 2.5% daripada harga kontrak (jika perlu)

- Kerja 5% daripada haga kontrak (jika perlu)

ii.Insuran Pekerja/ Socso (jika perlu) iii.Insuran tanggungan awam. (jika perlu)

PT (Kew) 3.4.6 Keluarkan Pesanan Tempatan Kerajaan

dan Inden Kerja melalui sistem speks .

� Pesanan Tempatan /Inden

PT(A)

3.4.7 Mendaftar & merekod bekalan yang

diterima.

� Kew PA 2 dan KEW PA 3

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 6/9

4.0 LAMPIRAN

4.1 Carta Alir Pembelian Terus

Proses Carta Alir Tanggungjawab

PP(BP&K)/PPT/ KPT(Kew)/PT(Kew)

MULA

Senaraikan barang yang hendak dipesan

Keluarkan Pesanan Tempatan

Terima barang – barang yang dipesan.

Tamat

PT(Kew)

Semak Nota Serahan / Delivery Order

Terima sebutharga daripada pembekal

Semak & kira kuantiti barang

Tandatangan akuterima untuk salinan pembekal & pejabat

Terima Invois & buat pembayaran

PT(Kew)

PT(Kew)

PT(Kew)

PT(Kew)

PT(Kew)

PT(Kew)

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 7/9

4.2. Carta Alir Sebutharga

Proses Carta Alir Tanggungjawab

PP(BRP), PP (BPP), PP(BPK)

J/K PPS/H

JKSH

PP(BP&K)/PPT/ KPT (Kew) / PT(Kew)

PP(BRP)/ PP(BPP) PP(BPK)

PP(BP&K)/PPT/

KPT (Kew) / PT(Kew)

PT(A)

MULA

Membuat tawaran Sebutharga

Meluluskan tawaran sebutharga

Mengeluarkan tawaran & Pesanan Tempatan

Tamat

Terima Bekalan / Perkhidmatan

Terima sebutharga

Penyemakan & Pembayaran

Merekodkan Bekalan

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 8/9

5.0 Glosari

i. Pesanan Tempatan : Sistem SPEKS.

ii. Jawankuasa Pembuka Peti : Jawatankuasa yang dilantik oleh Pegawai

Sebutharga Pengawal.

iii. Jawatankuasa Sebutharga : Jawatankuasa yang dilantik mengikut

Arahan Perbendaharaan.

6.0 Singkatan

i. P : Pengarah

ii. PP : Penolong Pengarah ( Bahagian Pentadbiran & kewangan)

iii. PP(BPP) : Penolong Pengarah (Bahagian Pengawalan Perancangan)

iv. PP(BPK) : Penolong Pengarah (Bahagian Pengawalan Korporat)

v. PP(BRP) : Penolong Pengarah (Bahagian Rancangan Pembangunan)

vi. PPT : Penolong Pegawai Tadbir

vii. KPT(Kew) : Ketua Pembanu Tadbir (Kewangan)

viii. PT(Kew) : Pembantu Tadbir (Kewangan)

ix. PT(A) : Pembantu Tadbir (Aset )

x. PWN : Pegawai Kewangan Negeri

xi. BP : Bahagian Pentadbiran & Kewangan

xii. J/K PPS(H) : Jawatankuasa Pembuka Peti Sebutharga

xiii. JKSH : Jawatankuasa Sebutharga

PROSEDUR KUALITI TERAS

JPBD.Sel./PT/03

NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN

TARIKH KUATKUASA : 24.9.10

MUKA SURAT : 9/9

7.0 Dokumen Rujukan

i. Arahan Perbendaharaan

ii. Pekeliling Perbendaharaan

iii. Surat Pekeliling Perbendaharaan

iv. Pekeliling Perbendaharaan Negeri Selangor

v. Surat Pekeliling Perbendaharaan Negeri Selangor

8.0 Rekod Kualiti

No Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan

1.

2.

3.

4.

5.

Baucer Bayaran

Dokumen Sebutharga

Surat Setuju Terima

Daftar Aset

Daftar Inventori

Kabinet BP&K

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun