prosedur pinjaman antara perpustakaan pk ...o...prosedur operasi no. rujukan : pk.ppas(o)08 no....
TRANSCRIPT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/12
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA PERPUSTAKAAN
PK.PPAS(O)08
NAMA
T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SHARIFAH NOR ASHIKIN SYED MOHD PISAL Penolong Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/12
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka
Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/12
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4 - 5
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5
6. Singkatan 5
7. Tindakan dan Tanggungjawab 6 - 7
8. Carta Aliran Kerja 8 - 10
9. Rekod Kualiti 11
10. Lampiran 12
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/12
1. OBJEKTIF Menyediakan garis panduan bagi memastikan proses Pinjaman
Antara Perpustakaan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan
dalam memenuhi keperluan pelanggan.
2. SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai semasa proses Pinjaman Antara
Perpustakaan bila mana buku yang diperlukan tidak terdapat
dalam koleksi Perpustakaan Raja Tun Uda, Perbadanan
Perpustakaan Awam Selangor.
2.2 Prosedur ini juga diguna pakai semasa proses permintaan
daripada perpustakaan lain.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 5.1.2 - Fokus Kepada Pelanggan
Seksyen 6.1 - Tindakan untuk menangani aspek-aspek
risiko
Seksyen 8.2.1 - Komunikasi Dengan Pelanggan
Seksyen 8.5.1 - Kawalan Penyampaian Perkhidmatan
Seksyen 8.5.2 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 8.5.3 - Harta Hak Milik Pelanggan
Seksyen 8.5.4 - Pemuliharaan Produk
Seksyen 9.1 - Pengukuran, Analisis dan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/12
Penambahbaikan
Seksyen 9.1.2 - Kepuasan Pelanggan
Seksyen 9.1.3 - Analisis dan Penilaian
3.2
Memorandum Persefahaman Bagi Kemudahan Memperolehi
Penerbitan di Peringkat Kebangsaan
4. ISU-ISU RISIKO
4.1 Buku lewat dipulangkan
4.2 Terdapat kemungkinan buku hilang sewaktu dalam pinjaman
pengguna
5. DEFINISI 5.1 Pinjaman Antara Perpustakaan
Satu kaedah pinjaman bahan perpustakaan di antara
Perpustakaan Raja Tun Uda dan perpustakaan selain PPAS.
6. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
RUJ - Unit Rujukan dan Penyelidikan KB - Ketua Bahagian
PP - Penolong Pustakawan
PemP - Pembantu Pustakawan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/12
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
Perancangan 1. Rancang dan arah PP menguruskan proses pinjaman antara
perpustakaan.
KB
Permohonan Pinjaman Kepada Perpustakaan Lain 2. Terima permohonan daripada pelanggan.
3. Semak status bahan.
4. Dapatkan persetujuan KB untuk proses pinjaman antara
perpustakaan jika bahan tiada dalam koleksi perpustakaan.
PP/ PemP
5. Berikan kelulusan untuk menguruskan pinjaman antara
perpustakaan.
KB
6. Hubungi perpustakaan pembekal untuk memastikan status
bahan.
7. Terima maklum balas dari perpustakaan pembekal
8. Maklumkan status bahan kepada pelanggan.
9. Uruskan proses penghantaran/ pengambilan bahan.
10. Catatkan tempoh pinjaman yang dipersetujui di antara kedua
belah pihak.
11. Hubungi pengguna apabila bahan telah diterima.
12. Maklumkan syarat dan tarikh pemulangan.
13. Minta pengguna mengisi Borang Pinjaman Bahan/ Peralatan
Antara Perpustakaan. Rujuk PK.PPAS(O)08(L1).
14. Pastikan bahan dikembalikan dalam keadaan sempurna.
PP/ PemP
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/12
TINDAKAN T/JAWAB Permohonan Pinjaman Dari Perpustakaan Lain 15. Terima permohonan daripada perpustakaan lain.
16. Semak status bahan.
17. Dapatkan kelulusan KB sekiranya bahan diminta ada dalam
koleksi perpustakaan.
PP/ PemP
18. Berikan kelulusan untuk menguruskan pinjaman antara
perpustakaan
KB
19. Maklumkan status bahan kepada pelanggan.
20. Minta pengguna mengisi Borang Pinjaman Bahan / Peralatan
Antara Perpustakaan (Rujuk PK.PPAS(O)08(L1)).
21. Hantar bahan yang dikehendaki.
22. Catatkan tempoh pinjaman yang dipersetujui antara kedua
belah pihak.
PP/ PemP
Pemulangan Bahan 23. Pastikan bahan berada dalam keadaan sempurna ketika
dipulangkan oleh pelanggan.
24. Minta pelanggan membayar ganti rugi sekiranya bahan yang
dipulangkan rosak dan tidak boleh dibaik pulih. Rujuk
Prosedur Perkhidmatan Pelanggan (PK.PPAS(O)07).
PP/ PemP
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/12
8. CARTA ALIRAN KERJA 8.1 Permohonan Pinjaman Kepada Perpustakaan Lain TINDAKAN T/ JAWAB
PP - Terima permohonan daripada pelanggan
- Semak status bahan
- Bahan ada dalam koleksi?
- Dapatkan kelulusan KB
PP - Hubungi perpustakaan pembekal untuk dapatkan status bahan
- Bahan wujud?
- Maklumkan kepada pelanggan
- Setuju?
- Uruskan proses penghantaran /
pengambilan bahan
MULA
Tidak
Ya
Tidak
Ya
A
Ya
Tidak Batal
Batal
Batal
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/12
8.1 Permohonan Pinjaman Kepada Perpustakaan Lain (sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB
PP
- Catatkan tempoh pinjaman
- Hubungi pengguna apabila bahan
diterima
- Maklumkan syarat dan tarikh pemulangan
- Mengisi Borang Pinjaman Bahan/ Peralatan Antara Perpustakaan
Pemulangan Bahan - Pastikan bahan dikembalikan oleh
pengguna dalam keadaan yang sempurna
PP/ PemP
- Bahan sempurna?
- Kembalikan bahan kepada
perpustakaan pembekal
A
TAMAT
Bayar ganti rugi
Tidak
Ya
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/12
8.2 Permohonan Pinjaman Dari Perpustakaan Lain TINDAKAN T/ JAWAB
PP/ PemP - Terima permohonan dari perpustakaan lain
- Semak status bahan
- Bahan ada?
PP/ PemP
- Mohon kelulusan KB
- Lulus?
PP/ PemP
- Maklumkan status bahan kepada pelanggan
- Isi Borang Pinjaman Bahan / Peralatan Antara Perpustakaan
- Catatkan tempoh pinjaman
PP/ PemP
Pemulangan Bahan
- Pastikan bahan dikembalikan dalam keadaan sempurna
- Rosak?
MULA
Tidak
Ya
Ada
Tiada Batal
Batal
Ya
Tidak
Minta pelanggan bayar sekiranya
bahan rosak atau hilang
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/12
9. REKOD KUALITI
Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
9.1 Fail Pinjaman Antara
Perpustakaan.
No. Fail : PA 3.7/10
RUJ
5 tahun
9.2
Fail Pengurusan Risiko
RUJ
5 tahun
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)08
NO. KELUARAN : 01
PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/12
10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran 10.1 Borang Pinjaman Bahan/ Peralatan Antara
Perpustakaan
PK.PPAS(O)08(L1)