prosedur sebut harga universiti tarikh: 14/08/2012 (14... · prosedur ini merangkumi semua jenis...

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI

Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005

Halaman: 1/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 14/08/2012

1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta tanggungjawab bagi proses perolehan secara Sebut Harga Universiti.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan yang bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 bagi bekalan/perkhidmatan dan melebihi RM20,000 hingga RM500,000 bagi kerja. Prosedur ini merangkumi cara-cara lantikan syarikat dibuat, penyediaan permohonan pesanan belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)

Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa


Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa


Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa


Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM

AUKU 1971, P.U. (A) 105 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, P.U. (A) 105, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia.

Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Manual FAMS

Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa–jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia

UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian

UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal

UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing

SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga

SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 2/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


SOK/KEW/GP006/ BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga

SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak

SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar

OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender

OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga

OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan)

Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa

SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN:

FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM - Jawatankuasa Sebut Harga UPM JKT - Jawatankuasa Teknikal JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKTK - Jawatankuasa Tetap Kewangan LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (Construction Industrial Development Board)

PA - Penolong Akauntan PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim

Perkhidmatan SSM PKK - Pusat Khidmat Kontraktor PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian)

SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia

Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti

Urusetia JKSH - Semua staf Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 3/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


5.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua PTJ, pegawai dan staf yang terlibat dengan perolehan ini bertanggungjawab menentukan prosedur/peraturan ini dipatuhi semasa melaksanakan perolehan secara sebut harga serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut.

6.0 CARTA ALIR

Permohonan

Perolehan

Permohonan

Perolehan

Permohonan

Pendaftaran Sebut

Harga Universiti

Permohonan

Pendaftaran Sebut

Harga Universiti

Proses

Pendaftaran

Proses

Pendaftaran

Penyediaan

Dokumen

Sebut Harga

Penyediaan

Dokumen

Sebut Harga

Penyediaan

Iklan

Penyediaan

Iklan

Jualan

Dokumen

Sebut Harga

Jualan

Dokumen

Sebut Harga

Penutupan dan

Pembukaan

Sebut Harga

Penutupan dan

Pembukaan

Sebut Harga

Penyediaan

Laporan

Penilaian Sebut

Harga

Penyediaan

Laporan

Penilaian Sebut

Harga

Penyediaan Laporan

dan Mesyuarat Sebut

Harga Universiti

Penyediaan Laporan

dan Mesyuarat Sebut

Harga Universiti

Mesyuarat

Lantikan

Syarikat

Mesyuarat

Lantikan

Syarikat

Penyediaan

Surat Tawaran

Penyediaan

Surat Tawaran

Penyediaan

Kontrak

Penyediaan

Kontrak

Penyediaan

Permohonan

Pesanan Belian

Penyediaan

Permohonan

Pesanan Belian

Serah Pesanan

Belian kepada

Syarikat

Serah Pesanan

Belian kepada

Syarikat

Terima Bekalan/

Perkhidmatan/

Kerja

Terima Bekalan/

Perkhidmatan/

Kerja

Rekod Terimaan Rekod Terimaan

Penilaian

Prestasi Syarikat

Penilaian

Prestasi Syarikat

Penyediaan

Pesanan Belian

Penyediaan

Pesanan Belian

MulaMula

TamatTamat

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9 7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

7.18

7.19

7.20

Tindakan

Pembetulan

7.7.2

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 4/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Permohonan Perolehan

7.2.1 Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).

Pemohon

7.3 Permohonan Pendaftaran

7.3.1 Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY).

Pemohon

7.3.2 Serahkan Borang Permohonan Pembelian (R.O), Borang Pendaftaran Sebut Harga yang telah lengkap bersama senarai spesifikasi ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

Pemohon

7.4 Proses Pendaftaran

7.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.

PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

7.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang permohonan diterima:-

PA (Seksyen

Perolehan) (a) Senarai spesifikasi sebut harga dilampirkan bersama

borang;

(b) Pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;

7.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga.

PK (Seksyen

Perolehan)

7.4.4 Daftar sebut harga dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format buku Daftar Sebut Harga (OPR/BEN/BD001/BUY).

PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 5/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.4.5 Rekod maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:-

PA/PTK (Seksyen

Perolehan) (a) Nombor rujukan sebut harga;

(b) Tarikh dan masa tutup iklan sebut harga, nombor peti dan tarikh iklan; dan

(c) Jumlah sampul surat dokumen yang perlu diserahkan.

7.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga.

PA/PTK (Seksyen

Perolehan) 7.4.7 Failkan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi di

dalam Fail Pendaftaran Sebut Harga (UPM/BEN/SP/03/F002).

PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

7.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga

7.5.1

Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga (SOK/KEW/GP004/BUY).

Pemohon

7.5.2

Serah dokumen sebut harga ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari untuk tindakan selanjutnya.

Pemohon

7.6 Penyediaan Iklan

7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga (OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan sebut harga.

PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

7.7 Jualan Dokumen Sebut Harga

7.7.1 Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:-

PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

(a) Nombor rujukan sebut harga; (b) Tajuk sebut harga; (c) Tarikh tutup sebut harga; dan (d) Nombor peti sebut harga

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 6/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.7.2

Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.

PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

7.7.3 Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli dokumen menunjukkan sijil asal yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.

PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

7.7.4 Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:-

PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

(a) Bilangan dokumen;

(b) Nama syarikat;

(c) Nombor resit;

(d) Alamat syarikat;

(e) Nombor telefon dan faks.

7.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga

7.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci.

PK/PA/PTK (Seksyen

Perolehan)

7.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga

7.9.1 Laporan penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan

(a) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.

JKT/JKPH

(b) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (SOK/KEW/GP005/BUY).

JKT

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 7/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


(c) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).

JKPH

7.9.2 Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja

(a) Laporan penilaian sebut harga kerja akan disediakan oleh JKT.

(b) Sedia laporan penilaian sebut harga kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (SOK/KEW/GP005/BUY).

JKT

7.9.3 Serah laporan penilaian sebut harga ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

JKT/JKPH

7.10 Penyediaan Laporan dan Mesyuarat

7.10.1

Cop tarikh terima laporan penilaian sebut harga pada setiap laporan.

PA/PTK (Seksyen

Perolehan) 7.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah dikemukakan,

jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.

Urusetia JKSH UPM

7.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/ BUY).

Urusetia JKSH UPM

7.10.4 Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga sebelum mesyuarat diadakan.

Urusetia JKSH UPM

7.11 Mesyuarat Lantikan Petender

7.11.1 Lantik petender.

Ahli JKSH UPM

7.12 Penyediaan Surat Tawaran

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 8/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.12.1 Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).

Pemohon/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.13 Penyediaan Kontrak

7.13.1 Sedia kontrak untuk perolehan bernilai melebihi RM50,000 ke atas.


Kewangan) 7.13.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima

Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak.

Pemohon/PTK (Zon/ Seksyen

Kewangan)

7.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian

7.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).


Kewangan)

7.15 Penyediaan Pesanan Belian

7.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BUY), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.

PK/PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY).

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15.3 Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.

PK (Zon/Seksyen

Kewangan)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 9/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat

7.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4).

Pemohon/ PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

7.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan.

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.18 Rekod Terimaan

7.18.1

Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).


7.19 Penilaian Prestasi Syarikat

7.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat-UPM/SOK/KEW/AK002/BUY.


7.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian ke atas syarikat tersebut untuk tindakan sewajarnya.


7.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Syarikat. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).


7.19.4 Sedia laporan penilaian , rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

PK/PA (Seksyen

Perolehan) 7.20 Tamat

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 10/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

(Baru)

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/BEN/SP/03/F002 -Fail Perolehan Sebut Harga {No. Rujukan Sebut Harga}

(a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang Permohonan Pembelian (RO)

PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 tahun

PK

(b) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga

(c) SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga

(d) Senarai Spesifikasi

(e) OPR/BEN/DF003/BUY-Format Iklan Sebut Harga

(f) OPR/BEN/DF006/BUY-Borang Pembukaan Sebut Harga

(g) OPR/BEN/DF018/BUY-Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)

(h) OPR/BEN/DF011/BUY - Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)

PTK PA

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

7 tahun

PK

(i) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 tahun

PK

(j) Dokumen Kontrak

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

7 tahun

PK

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 11/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



(Baru)



Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

2.

UPM/BEN/SP/03/F005 -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Universiti {No. Ke-XX } (a) OPR/BEN/DF008/BUY-Agenda

Untuk Sebut Harga Universiti

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 tahun

PK

(b) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga

PTK PA

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

7 tahun

PK

(c) OPR/BEN/LP003/BUY- Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Sebut Harga

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 tahun

PK

(d) SOK/KEW/LP003/BUY- Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan Harga

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 tahun

PK

(e) OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan)

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 tahun

PK

(f) SOK/KEW/LP004/BUY-Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 tahun

PK

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/perolehan/SOK-Laporan/LP004-laporan%20sebut%20harga%20kerja.doc

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/perolehan/SOK-Laporan/LP004-laporan%20sebut%20harga%20kerja.doc

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 12/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



(Baru)



Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

3.

UPM/BEN/SP/03/F011 – Fail Minit Mesyuarat Sebut Harga (a) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen

Minit Mesyuarat Sebut Harga

PTK PA

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

7 tahun

PK

4.

Salinan dokumen kontrak

PTJ

PTJ

PTJ

1 tahun

Ketua PTJ

5. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

Pejabat Bendahari

3 Tahun

PK

Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

6. OPR/BEN/BD001/BUY- Daftar Sebut Harga

PA PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

7. OPR/BEN/BD004/BUY – Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti

PA/PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

8. SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

9. SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 13/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan Bendahari WP 03/01/2011

02 01 SOK:Kew 04/2011

Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011

Bendahari WP 22/08/2011

02 02 SOK:Kew 01/2012

Mesyuarat Pengurusan kali ke-6/2012

Bendahari WP 14/08/2012

prosedur sebut harga universiti tarikh: 14/08/2012 (14... · prosedur ini merangkumi semua jenis...

Documents