proses kerja ppp-02 penyediaan jadual waktu · jadual waktu agihan bilik kuliah agihan slot jabatan...
TRANSCRIPT
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PPP-02
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
Nama : ATI ARINI BINTI SALIM Jawatan : Ketua Jabatan Perdagangan Tarikh : 25 Jun 2018
Nama : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah (Akademik) Tarikh : 25 Jun 2018
MAKLUMAT TERKAWAL
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 1 /13
Tarikh 25-06-2018
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 3
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4
2.1 Proses Penyediaan Jadual Waktu…………………………………………………….4
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 7
3.1 Proses Penyediaan jadual Waktu……………………………………………………..7
4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 10
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 11
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 11
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 12
9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 12
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 13
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 2 /13
Tarikh 25-06-2018
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Memastikan jadual waktu disiapkan seminggu sebelum semester bermula supaya aktiviti Pembelajaran dan Pengajaran (P&) dapat dilaksanakan dengan berkesan.
2) Skop (key activities) a. Penyediaan jadual waktu
b. Pindaan jadual waktu
c. Pengemaskinian jadual waktu
3) Indikator kecemerlangan proses4.4.1 a. Jadual waktu disediakan seminggu sebelum semester bermula.
b. Semua pensyarah akan diberikan jadual waktu
c. Pindaan jadual waktu akan dibuat secara berperingkat
d. Setiap jabatan akademik akan mempunyai Jadual Waktu Induk Pensyarah dan Jadual Waktu Induk Bilik
4) Pemilik proses a. Ketua Jabatan
b. Ketua Penyelaras Jadual Waktu
c. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu
d. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
5) Pelanggan proses5.2 a. Pensyarah
b. Pelajar
c. Kakitangan lain
6) Pihak berkepentingan4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik
b. Kementerian Pendidikan Tinggi
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. Dokumen Kurikulum
b. Struktur Program
c. Takwim Akademik
d. Takwim Proses Pembelajaran & Pengajaran
e. Pekeliling, peraturan & perundangan
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja
b. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 3 /13
Tarikh 25-06-2018
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan
Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a)
Kemudahan mesyuarat dan penyediaan laporan
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)
Komputer dan printer
Pengangkutan 7.1.3 (c)
-
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
-
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis dan perisian jadual waktu
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Kemahiran melayari perisian jadual waktu
Keperluan standard
Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Kursus dalaman berkaitan perisian jadual waktu
Lain-lain
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Jadual Waktu Pensyarah
Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
1 minggu sebelum semester bermula
Perisian jadual waktu
Semua pensyarah
2. Jadual Waktu Makmal/Bengkel
Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
1 minggu sebelum semester bermula
Perisian jadual waktu
Penyelaras Makmal/Bengkel
3. Jadual Waktu Induk Pensyarah
Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
1 minggu sebelum semester bermula
Perisian jadual waktu
Ketua Jabatan
4. Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel
Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
1 minggu sebelum semester bermula
Perisian jadual waktu
Ketua Jabatan
5. Jadual Waktu Induk Program
Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
1 minggu sebelum semester bermula
Perisian jadual waktu
Ketua Jabatan
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik untuk mengetuai hal-hal pengurusan dan pentadbiran di dalam sesuatu jabatan.
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 4 /13
Tarikh 25-06-2018
Ketua Penyelaras Jadual Waktu Pegawai yang dilantik untuk menyelaras jdual waktu bagi semua jabatan.
Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Pegawai yang dilantik untuk membantu KPJW menyelaras jadual waktu bagi semua Jabatan.
Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Pegawai yang dilantik untuk menyediakan jadual waktu jabatan.
Jadual Waktu Induk Program Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, program, kursus, kod nama pensyarah dan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel bagi satu semester.
Jadual Waktu Induk Pensyarah Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kod nama pensyarah, kursus, program dan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel bagi satu semester.
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel
Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel, kursus, program dan kod nama pensyarah bagi satu semester.
Jadual Waktu Pensyarah Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kursus, program dan kod nama pensyarah kursus bagi satu semester
Jadual Waktu Makmal/ Bengkel Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kursus, program dan kod nama pensyarah kursus bagi satu semester
Tarikh Siap Merujuk seminggu sebelum sesi baharu bermula
Tarikh Kuatkuasa Merujuk seminggu sebelum kuliah bermula
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
KJ Ketua Jabatan
KPJW Ketua Penyelaras Jadual Waktu
PKPJW Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu
PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
2. SIPOC DIAGRAM4.4.1
2.1 Proses Penyediaan Jadual Waktu
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF
OUTPUTS
KJ
KP
Penyelaras Kualiti Jabatan
Senarai kursus yang akan ditawarkan
Senarai nama pensyarah kursus
Salinan kurikulum
Salinan Struktur Program
Kalender Akademik
DAPAT MAKLUMAT
KANDUNGAN JADUAL WAKTU YANG DISAHKAN
DARIPADA KETUA JABATAN
Maklumat yang diperlukan untuk membina jadual waktu
KPJW
PJWJ
KJ
KP
KPJW
PJWJ
Senarai bilik kuliah
Slot bagi jabatan sokongan
BUAT MESYUARAT
JADUAL WAKTU
Agihan bilik kuliah
Agihan slot jabatan sokongan
Tarikh siap penyediaan jadual waktu
Tarikh kuatkuasa jadual
KPJW
PKPJW
PJWJ
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 5 /13
Tarikh 25-06-2018
PKPJW
PJWJ
Maklumat kandungan jadual waktu
Keputusan mesyuarat jadual waktu
SEDIA JADUAL WAKTU
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual Waktu Pensyarah
Jadual Waktu Makmal / Bengkel
PKPJW
PJWJ
KJ
PJWJ
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual Waktu Pensyarah
Jadual Waktu Makmal / Bengkel
SEMAK JADUAL WAKTU
Jadual Waktu Induk Program yang telah disemak
Jadual Waktu Induk Pensyarah yang telah disemak
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel yang telah disemak
Jadual Waktu Pensyarah yang telah disemak
Jadual Waktu Makmal / Bengkel yang telah disemak
PJWJ
KJ
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual Waktu Pensyarah
Jadual Waktu Makmal / Bengkel
SAH JADUAL WAKTU
Jadual Waktu Induk Program yang telah disahkan
Jadual Waktu Induk Pensyarah yang telah disahkan
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel yang telah disahkan
Jadual Waktu Pensyarah yang telah disahkan
Jadual Waktu Makmal / Bengkel yang telah disahkan
PJWJ
PJWJ Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk
PAMER JADUAL WAKTU
Jadual Waktu Induk Program dipamer di Bilik Pensyarah /Bilik KJ
Jadual Waktu
KJ
Pensyarah
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 6 /13
Tarikh 25-06-2018
Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual Waktu Makmal / Bengkel
Induk Pensyarah dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel dipamer di Bilik KJ/ Bilik Pensyarah
Jadual Waktu Makmal / Bengkel dipamer di Makmal / Bengkel
PJWJ Jadual Waktu Pensyarah
Jadual Waktu Makmal/ Bengkel
Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu
SERAH JADUAL WAKTU
Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu yang telah ditandatangani oleh pensyarah
Pensyarah
PKPJW
PJWJ
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
NILAI KEBERKESANAN
PROSES PENYEDIAAN
JADUAL WAKTU
Proses P&P berjalan lancar
Perancangan Tindakan Pembetulan
PKPJW
PJWJ
PJWJ Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
SIMPAN JADUAL WAKTU
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
KJ
PKPJW
PJWJ
Maklumat kandungan jadual waktu
Keputusan mesyuarat jadual waktu
Maklumat Kursus / jadual yang tidak lancar
Sebarang perancangan terhadap Tindakan Pembetulan
PINDA JADUAL WAKTU JIKA TERDAPAT SEBARANG
PEMBETULAN
Pelaksanaan Tindakan Pembetulan
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual Waktu Pensyarah
Jadual Waktu Makmal / Bengkel
PJWJ
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 7 /13
Tarikh 25-06-2018
3. SWIMLANE4.4.1
3.1 Proses Penyediaan Jadual Waktu
KETUA JABATAN
KETUA PENYELARAS JADUAL WAKTU/
PENOLONG KETUA PENYELARAS JADUAL
WAKTU
PENYELARAS JADUAL
WAKTU JABATAN
PENSYARAH
SIMPAN JADUAL
WAKTU / PINDAAN
JADUAL WAKTU
BUAT MESYUARAT
JADUAL WAKTU
DAPAT MAKLUMAT
KANDUNGAN JADUAL
WAKTU
SEDIA JADUAL WAKTU
/ PINDA JADUAL
WAKTU
PAMER JADUAL
WAKTU / PINDAAN
JADUAL WAKTU
SERAH JADUAL
WAKTU / PINDAAN
JADUAL WAKTU
YA
TIDAK NILAI
KEBERKESANAN
SEMAK
SAH JADUAL WAKTU
/ PINDAAN JADUAL
WAKTU
TERIMA JADUAL
WAKTU
Lengkap
Tidak
Lengkap
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 8 /13
Tarikh 25-06-2018
4. PROSES KERJA4.4.1
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Dapat maklumat kandungan jadual waktu yang disahkan daripada Ketua Jabatan, seperti:
Senarai kursus yang akan ditawarkan
Senarai nama pensyarah kursus
Salinan kurikulum
Salinan Struktur Program
Kalender Akademik
2. Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Buat mesyuarat jadual waktu.Tentukan bagi setiap jabatan:
Senarai bilik kuliah
Slot bagi jabatan sokongan
Tarikh siap jadual waktu
Tarikh kuatkuasa jadual waktu
3. Penolong Ketua
Penyelaras Jadual
Waktu /
Penyelaras Jadual
Waktu Jabatan
Sedia jadual waktu. Memastikan setiap jabatan mempunyai set jadual
waktu yang berikut (yang berkaitan):
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual Waktu Pensyarah
Jadual Waktu Makmal / Bengkel
4. Ketua Jabatan /
Penyelaras Jadual
Waktu Jabatan
Semak jadual waktu.
Memastikan semua set jadual yang berkaitan disemak.
5. Ketua Jabatan Sah jadual waktu.
Mengesahkan semua set jadual yang telah disemak.
6. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Pamer jadual waktu.
Memastikan setiap set jadual waktu berikut dipamerkan:
Jadual Waktu Induk Program dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah
Jadual Waktu Induk Pensyarah dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel dipamer di Bilik KJ/ Bilik Pensyarah
Jadual Waktu Makmal/ Bengkel dipamer di Bilik Penyelaras Makmal/ Bengkel
7. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Serah jadual waktu kepada pensyarah.
Bukti penyerahan menggunakan Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu yang telah ditandatangani oleh pensyarah.
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 9 /13
Tarikh 25-06-2018
Bil Tanggung jawab Tindakan
8. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu / Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Nilai keberkesanan proses penyediaan jadual waktu.
Membuat perancangan dan melaksanakan tindakan pembetulan jika
proses P&P tidak dapat berjalan lancar disebabkan jadual waktu.
9. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu / Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Pinda jadual waktu jika terdapat sebarang pembetulan.
Dapatkan maklumat yang berkaitan:
Maklumat Kursus / jadual yang tidak lancar
Sebarang perancangan terhadap tindakan pembetulan
Pastikan pindaan jadual waktu mempunyai set pindaan yang berikut
(yang mana berkaitan):
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual Waktu Pensyarah
Jadual Waktu Makmal / Bengkel
10. Ketua Jabatan Semak pindaan jadual waktu.
11. Ketua Jabatan Sah pindaan jadual waktu.
Bukti pengesahan kepada set pindaan yang berikut (yang mana
berkaitan):
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual Waktu Pensyarah
Jadual Waktu Makmal / Bengkel
12. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Pamer pindaan jadual waktu.
Memastikan setiap set pindaan jadual waktu berikut dipamerkan:
Jadual Waktu Induk Program dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah
Jadual Waktu Induk Pensyarah dipamer di Bilik KJ / Bilik Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel dipamer di Bilik KJ/ Bilik Pensyarah
Jadual Waktu Makmal/ Bengkel dipamer di Bilik Penyelaras Makmal @ Bengkel
13. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Serah pindaan jadual waktu kepada pensyarah.
Menggunakan Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu dan ditandatangani oleh pensyarah.
Cop “BATAL” ke atas jadual lama yang telah dipinda.
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 10 /13
Tarikh 25-06-2018
Bil Tanggung jawab Tindakan
14. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu / Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Nilai keberkesanan proses penyediaan terhadap pindaan jadual waktu.
Membuat perancangan dan melaksanakan tindakan pembetulan jika
proses P&P tidak dapat berjalan lancar disebabkan jadual waktu.
15. Ketua Jabatan Simpan jadual waktu / pindaan jadual waktu.
Memastikan set jadual waktu induk / pindaan jadual waktu induk (yang
telah disahkan) disimpan :
Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (PLAN)
Output perancangan Senarai bilik kuliah
Slot bagi jabatan sokongan
Tarikh siap jadual waktu
Tarikh kuatkuasa jadual waktu
Kelulusan perancangan Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders
Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Pemantauan ketua
Kawalan proses yang disumber luar 8.4 Semakan dan pengesahan kompetensi
Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 Kod Kursus
Kod Nama Pensyarah
Kod Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Jadual waktu pensyarah
Pemuliharaan 8.5.4 Perisian jadual waktu
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5 Bengkel penggunaan perisian jadual waktu
(jika perlu)
Kawalan Perubahan 8.5.6 Pindaan jadual waktu
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti
Penilaian pencapaian piagam pelanggan
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 11 /13
Tarikh 25-06-2018
Tindakan pembetulan 10.2 Senarai baru untuk kursus yang ditawarkan
Senarai baru untuk nama pensyarah kursus
Senarai agihan bilik kuliah yang baru
Membuat pembetulan terhadap slot jabatan
sokongan
Membuat pindaan dan pembetulan hingga selari
dengan takwim P&P
Mengisi maklumat berkaitan tindakan pembetulan
dalam Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual
Waktu.
Membuat pindaan dan pembetulan hingga masalah
dapat diselesaikan.
Penambahbaikan 10.3 Kemaskini perisian jadual waktu
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Senarai nama kursus yang ditawarkan
Senarai nama pensyarah kursus yang akan mengajar
Kesilapan dalam menyenaraikan kursus
Kesilapan dalam menyenaraikan pensyarah kursus
Semakan oleh Ketua Jabatan Akademik
Senarai baru untuk kursus yang ditawarkan
Senarai baru untuk nama pensyarah kursus
2. Agihan bilik kuliah
Agihan slot jabatan sokongan
Penggunaan bilik kuliah yang tidak optimum
Slot bagi Jabatan Sokongan tidak dapat dijalankan
Semakan oleh Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Semakan oleh Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Senarai agihan bilik kuliah yang baru
Membuat pembetulan terhadap slot jabatan sokongan
3. Tarikh siap jadual waktu
Tarikh kuatkuasa jadual waktu
Jadual waktu tidak dapat disiapkan dalam tempoh seminggu sebelum semester bermula
Semakan oleh Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Semakan oleh Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu
Membuat pinda dan pembetulan hingga selari dengan takwim P&P
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 12 /13
Tarikh 25-06-2018
4. Jadual Waktu Induk Program
Jadual Waktu Induk Pensyarah
Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel
Jadual waktu tidak berjalan lancar kerana perkara-perkara berikut: a. Kursus yang
tertinggal dari senarai kursus
b. Penggunaan bilik kuliah yang tidak sesuai
c. 2 atau lebih kursus menggunakan bilik kuliah yang sama
d. Lain-lain yang berkaitan
Semakan oleh Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
Mengisi maklumat berkaitan tindakan pembetulan dalam Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu.
Membuat pindaan dan pembetulan hingga masalah dapat diselesaikan.
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Jadual Waktu Induk Program 3 tahun Pejabat Ketua Jabatan
Terhad
2. Jadual Waktu Induk Pensyarah 3 tahun Pejabat Ketua Jabatan
Terhad
3. Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel
3 tahun Pejabat Ketua Jabatan
Terhad
4. Jadual Waktu Pensyarah 3 tahun Fail Rekod Pensyarah
Terhad
5. Jadual Waktu Makmal / Bengkel 3 tahun Pejabat Ketua Jabatan
Terhad
6. Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu
3 tahun Pejabat Ketua Jabatan
Terhad
7. Borang Kajiselidik Analisis Dan Laporan 1 tahun Fail Kajiselidik Jabatan
Terhad
8. Perancangan dan penilaian tindakan ke atas Analisis Laporan
1 tahun Fail Kajiselidik Jabatan
Terhad
9. LAMPIRAN8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PPP-02(1)(25-06-18) Jadual Waktu Induk Program
2) PPP-02(2)(25-06-18) Jadual Waktu Induk Pensyarah
3) PPP-02(3)(25-06-18) Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel
4) PPP-02(4)(25-06-18) Jadual Waktu Pensyarah
5) PPP-02(5)(25-06-18) Jadual Waktu Makmal / Bengkel
6) PPP-02(6)(25-06-18) Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
PPP-02
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 13 /13
Tarikh 25-06-2018
10. KAWALAN DAN PINDAAN7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.
ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.
iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa.
iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.
v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document
b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08/09/2017
02 25/06/2018
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES, SIPOC DIAGRAM, PROSES KERJA dan LAMPIRAN
2-13 5.6.2018 KSP BIL 1/2018
P02.
P03.