1

PROSES PEMECAHAN MASALAHPROSES PEMECAHAN MASALAHDANDAN

PERBAIKAN MUTUPERBAIKAN MUTU

SUATU PROSES SIRKULERSUATU PROSES SIRKULER

Disajikan oleh

MARGONO SLAMET

2

PROSES PEMECAHAN MASALAHPROSES PEMECAHAN MASALAHATAUATAU

PROSES PERBAIKAN MUTUPROSES PERBAIKAN MUTU

PP

DD

CC

AA

PlanPlan

DoDo

CheckCheck

ActAct

3

RINCIAN PROSES PERBAIKANRINCIAN PROSES PERBAIKAN

PLAN = BUAT RENCANAPLAN = BUAT RENCANA

1. 1. Pilih masalahPilih masalah atau proses yang akan di- atau proses yang akan di- pecahkan atau diperbaiki lebih dahulu,pecahkan atau diperbaiki lebih dahulu, dan jelaskan adanya kesempatan untukdan jelaskan adanya kesempatan untuk memperbaikinya ----> SWOT Analysis.memperbaikinya ----> SWOT Analysis.

SWOT: • Strength * Weakness• Opportunity * Threat

2. Uraikan 2. Uraikan proses yang berlakuproses yang berlaku, berkenaan, berkenaan dengan hal tersebut di atas.dengan hal tersebut di atas.

3. Uraikan semua hal 3. Uraikan semua hal yang menjadi penyebabyang menjadi penyebab timbulnya masalah atau mutu yang tak me-timbulnya masalah atau mutu yang tak me- muaskan sesuai dengan akar permasalahannyamuaskan sesuai dengan akar permasalahannya

4. Kembangkan 4. Kembangkan cara pemecahan masalahcara pemecahan masalah atau atau perbaikan yang efektifperbaikan yang efektif dan dapat dilaksanakan.dan dapat dilaksanakan.

4

6. Tinjau dan evaluasi hasil dari perubah- an proses. Kalau masih kurang baik mutunya, adakan perbaikan lagi sampai mutunya sesuai dengan yang kita harap- kan.

DO = KERJAKAN, LAKSANAKANDO = KERJAKAN, LAKSANAKAN

5. Laksanakan pemecahan masalah atau laksanakan perubahan proses sesuai yang direncanakan. ( Dilaksanakan sebagai UJI COBA)

CHECK = EVALUASICHECK = EVALUASI

5

ACT = TINDAK LANJUTI ACT = TINDAK LANJUTI

7. 7. Tarik pelajaranTarik pelajaran dari perubahan dan dari perubahan dan hasilnya; gunakan proses yang sudahhasilnya; gunakan proses yang sudah baik hasilnya itu sebagai baik hasilnya itu sebagai prosedurprosedur standar.standar.

6

Penjelasan lebih lanjut dan contohnya

PLAN = BUAT RENCANA PLAN = BUAT RENCANA

YANG MELAKUKAN : YANG MELAKUKAN : Tim Pimpinan, Kelompok Kerja, PanitiaTim Pimpinan, Kelompok Kerja, Panitia Khusus, atau Tim Perbaikan. Khusus, atau Tim Perbaikan.

Setiap anggota Tim/Panitia harus menyi-Setiap anggota Tim/Panitia harus menyi-apkan diri untuk berpartisipasi dalamapkan diri untuk berpartisipasi dalampembuatan rencana. pembuatan rencana.

Pilih masalah atau proses yang akan lebih dahulu dipecahkan / diperbaiki, dan uraikan faktor-faktor yang memungkinkan dipecahkannya masalah itu atau yang memungkinkan dilakukannya perbaikan proses.

LANGKAH 1 :LANGKAH 1 :

7

Proses pelaksanaan Langkah 1 :

a. Identifikasi hal-hal yang merugikan reputasi PT. b. Bentuk dan dukung Tim perbaikan mutu yang tepat. c. Tinjau data yang berkaitan dengan masalah/isu di atas. d. Batasi permasalahannya hingga terfokus pada intinya. e. Rumuskan maksud dan tujuan usaha perbaikan atau usaha pemecahan masalah yang akan dilakukan.

Cara dan Alat yang biasa dipakai :

• Curah pendapat (brainstorming) * Affinity Diagram• Checksheet * Control Chart * Histogram• Interrelationship Diagraph * Pareto Chart• Prioritization Maices * Process Capability• Radar Chart * Run Chart.

8

Contoh :

Situasi : Di Fakultas A dari Unversitas X terjadikeresahan karena sebagian besar mahasiswa harus menempuh pendidikan lebih dari 4 tahundan banyak yang belum siap pula pada batas waktu yang ditentukan oleh Universitas, yaitu 7 tahun. Akibat dari kenyataan yang sudah ber-langsung bertahun-tahun ini akhirnya hanya sedikit mahasiswa yang berminat masuk ke Fakultas A itu.

9

Data yang bisa menjelaskan situasi tersebut perlu di-himpun dan disajikan secara jelas.

Run Chart : Jumlah Mahasiswa baru di Fak. A

25

50

75

100

1985 86 87 88 89 90 91 92 93 94| | | | | | | | | |

-

10

Pareto Chart : KELUHAN MAHASISWA

200

150

100

50

A B C D E F

23%

19%

14%

6%

3%

A = Skripsi susah dan lamaA = Skripsi susah dan lamaB = Terlalu banyak mata kuliahB = Terlalu banyak mata kuliahC = Kuliahnya tak jelasC = Kuliahnya tak jelasD = Dosennya sering tak adaD = Dosennya sering tak adaE = Nilai dari Dosen mahalE = Nilai dari Dosen mahalF = Tak ada bukunya. F = Tak ada bukunya.

35%

11

PARETO CHART :Lama Studi Mahasiswa Per Jurusan di Fak. A

A B C DJ U R U S A N

> 6 TAHUN

4.1 - 6 TAHUN

4 TAHUN

275 --

250 --

225 --

200 --

175 --

150 --

125 --

100 --

75 --

50 --

25 --

1988 - 1995

26

126

78

78

49

121

48

26

49

85

9

17

109

230

218

160

135

12

Dari data-data tersebut tadi ditariklah kesimpulan : MASALAHDari data-data tersebut tadi ditariklah kesimpulan : MASALAHAPA YANG SEBENARNYA DIHADAPI OLEH FAKULTAS A INI.APA YANG SEBENARNYA DIHADAPI OLEH FAKULTAS A INI.

MASALAH : Jumlah mahasiswa menurun karena waktu studidi Fakultas A sangat panjang, dan ini disebabkan oleh beban yang terlalu berat pada skripsi dan terlalu ba-nyaknya mata kuliah. Dalam hal ini Jurusan D dan C yangpaling perlu mendapat perhatian.

Sesudah mengetahui secara lebih spesifik apa yang menjadi ma-Sesudah mengetahui secara lebih spesifik apa yang menjadi ma-salah, dan timbul keinginan untuk memperbaiki keadaan dengansalah, dan timbul keinginan untuk memperbaiki keadaan denganmemecahkan masalah yang ada itu, perlu dirumuskan memecahkan masalah yang ada itu, perlu dirumuskan tujuantujuan yang yangingin dicapai dengan usaha perbaikan itu.ingin dicapai dengan usaha perbaikan itu.

TUJUAN : Kurangi jumlah mahasiswa yang masa studinya lebihdari 4 tahun.

13

LANGKAH 2 :

Uraikan proses yang terjadi pada saat ini yang meliputi pendidikanmahasiswa mulai dari masuk sampai wisuda,

� Pilihlah proses yang relevan atau sebagian dari proses yang berkaitan dengan munculnya ma- salah.

� Jelaskanlah proses yang sedang dalam pengamatan.

CARA ATAU ALAT YANG BIASA DIPAKAI :CARA ATAU ALAT YANG BIASA DIPAKAI :

� Curah pendapat (brainstorming)� Flowchart (diagram alir)

14

Mahasiswa selesaiMahasiswa selesaisemua kuliahsemua kuliah

Mahasiswamendaftar

FLOWCHART :FLOWCHART :PROSES MAHASISWA MENJALANI TUGAS SKRIPSIPROSES MAHASISWA MENJALANI TUGAS SKRIPSI

Penunjukan Do-sen Pembimbing

PenentuanJudul

Menyusun Ren-Menyusun Ren-cana Penelitiancana Penelitian

Konsultasi denganDosen PembimbingSeminar 1Seminar 1

MelakukanPenelitian

Menganalisa &Menganalisa &Menulis SkripsiMenulis Skripsi Konsultasi Seminar 2 UJIAN

Akhir Sem. 8

2 mg

2 mg

1 bl 2 bl

2 mg

1 bl2 mg

3 bl

2 bl2 bl 3 bl

(17 bl )

15

KESIMPULAN :

Masalah lamanya penyelesaian tugas skripsi tidakberdiri sendiri tetapi berkaitan dengan kebijakanmakro dari Fakultas.

LANGKAH 3 :

Uraikan semua hal yang mungkin menjadi penyebabUraikan semua hal yang mungkin menjadi penyebabmasalah di atas.masalah di atas.

� Tentukan dan kumpulkan semua fakta dan pendapat yang menjadi penyebab masalah tersebut.

� Konfirmasikan pendapat-pendapat itu dengan data bila mungkin.

CARA DAN ALAT YANG BIASA DIPAKAI :

� Diagram Afinitas * Curah Pendapat� Diagram Tulang Ikan * Analisa Medan Gaya� Diagram Pareto

16

DIAGRAM TULANG IKANDIAGRAM TULANG IKAN

TERLALU LAMATERLALU LAMAMENYELESAIKANMENYELESAIKANSKRIPSISKRIPSI

MAHASISWA DOSEN STAF ADMINISTRASI

FASILITAS LINGKUNGAN PROSEDUR/ METODA

17

KESIMPULAN :

Tariklah kesimpulan berdasarkan apa yang ditemukan melalui Diagram Tulang Ikan.

MISAL :

1. Mahasiswa terlambat mendapatkan Dosen Pembimbing.1. Mahasiswa terlambat mendapatkan Dosen Pembimbing.2. Dosen senior yang berhak membimbing terbatas.2. Dosen senior yang berhak membimbing terbatas.3. Judul skripsi terlalu lambat ditentukan.3. Judul skripsi terlalu lambat ditentukan.4. Terlalu banyak persyaratan yang memberatkan maha-4. Terlalu banyak persyaratan yang memberatkan maha- siswa.siswa.5. Dosen tak punya cukup waktu untuk membimbing, karena5. Dosen tak punya cukup waktu untuk membimbing, karena terlalu banyak mahasiswa yang dibimbing.terlalu banyak mahasiswa yang dibimbing.6. Mahasiswa sulit menemui Dosen Pembimbing karena se-6. Mahasiswa sulit menemui Dosen Pembimbing karena se- ring tidak ada di tempat.ring tidak ada di tempat.7. Mahasiswa jarang menemui Dosen Pembimbingnya.7. Mahasiswa jarang menemui Dosen Pembimbingnya.

18

LANGKAH 4 :

LANGKAH 4 :

� Tentukan cara-cara pemecahan masalahnya, dan tentukan rankingnya.

� Rencanakan perubahan proses : Apa ? Siapa ? Kapan ?

� Buatlah rencana cadangan bila menyangkut ren- cana baru dan berisiko tinggi.

� Tentukan target untuk perbaikan dan tentukan metoda pemantauan.

Buatlah cara pemecahan masalah atau cara perba-Buatlah cara pemecahan masalah atau cara perba-ikan yang efektif dan yang dapat dilaksanakan, ter-ikan yang efektif dan yang dapat dilaksanakan, ter-masuk sasaran (target) yang harus dicapai.masuk sasaran (target) yang harus dicapai.

19

CARA ATAU ALAT YANG BIASA DIPAKAI :CARA ATAU ALAT YANG BIASA DIPAKAI :

� Diagram AlirDiagram Alir * Gantt Chart* Gantt Chart� Matrix DiagramMatrix Diagram * Tree Diagram* Tree Diagram� Responsibility Matrix Responsibility Matrix * Brainstorming* Brainstorming

KEPUTUSAN : (Sebagai misal)KEPUTUSAN : (Sebagai misal)

1. Pada akhir Semester 5 Dosen Pembimbing sudah ditetapkan.1. Pada akhir Semester 5 Dosen Pembimbing sudah ditetapkan.2. Persyaratan untuk Dosen Pembimbing diturunkan menjadi 2. Persyaratan untuk Dosen Pembimbing diturunkan menjadi Gol. IIIc.Gol. IIIc.

3. Pelatihan Bimbingan Skripsi untuk Dosen Gol. IIIc.3. Pelatihan Bimbingan Skripsi untuk Dosen Gol. IIIc. 4. Akhir Semester 6 judul skripsi sudah disetujui.4. Akhir Semester 6 judul skripsi sudah disetujui.

5. Seminar I dihapus.5. Seminar I dihapus. 6. Jumlah mahasiswa bimbingan per Dosen max. 5 orang.6. Jumlah mahasiswa bimbingan per Dosen max. 5 orang. 7. Setiap Dosen pinya jam kerja untuk konsultasi mahasiswa.7. Setiap Dosen pinya jam kerja untuk konsultasi mahasiswa.

8. Minimum seminggu 1 kali mahasiswa harus menemui Do-8. Minimum seminggu 1 kali mahasiswa harus menemui Do- sennya.sennya.

20

DO = LAKSANAKAN DO = LAKSANAKAN DO = LAKSANAKAN DO = LAKSANAKAN

LANGKAH 5 :

LANGKAH 5 :

LANGKAH 5 :

LANGKAH 5 : LAKSANAKAN SOLUSI DAN PERUBAHANLAKSANAKAN SOLUSI DAN PERUBAHANPROSES YANG SUDAH DITENTUKAN.PROSES YANG SUDAH DITENTUKAN.

Sering disarankan agar mencoba solusi itu padaSering disarankan agar mencoba solusi itu pada skala kecil lebih dahulu.skala kecil lebih dahulu.

Ikuti rencana dan pantaulah proses dan hasilnya.Ikuti rencana dan pantaulah proses dan hasilnya.

Adakan penyesuaian pada cara atau proses bila Adakan penyesuaian pada cara atau proses bila keadaan memerlukan demikian.keadaan memerlukan demikian.

Alat yang biasanya dipakai :Alat yang biasanya dipakai :

� Activity Network Diagram * Gantt Chart� Check Sheet * Control Chart

21

CHECK = EVALUASI

LANGKAH 6 :

LANGKAH 6 : TINJAU DAN EVALUASI HASIL DARITINJAU DAN EVALUASI HASIL DARIPERUBAHAN YANG DILAKUKAN.PERUBAHAN YANG DILAKUKAN.

Buatlah alat atau cara untuk memantau (memo-Buatlah alat atau cara untuk memantau (memo- nitor) pelaksanaan proses dan hasilnya.nitor) pelaksanaan proses dan hasilnya.

Konfirmasikan bahwa cara atau alat itu absyah Konfirmasikan bahwa cara atau alat itu absyah untuk digunakan.untuk digunakan. Apakah solusi itu mendatangkan efek yang di-Apakah solusi itu mendatangkan efek yang di- inginkan ?inginkan ?

Apakah ada konsekuensi yang tak diharapkan ?Apakah ada konsekuensi yang tak diharapkan ?

Alat yang biasa dipakai :Alat yang biasa dipakai :

� Check SheetCheck Sheet * Control Chart* Control Chart� FlowchartFlowchart * Pareto Chart* Pareto Chart� Run ChartRun Chart

22

ACT = TINDAK LANJUTI ACT = TINDAK LANJUTI

LANGKAH 7 :

LANGKAH 7 : LANJUTKAN USAHA PERBAIKAN MUTULANJUTKAN USAHA PERBAIKAN MUTU BERDASAR PELAJARAN YANG DIPER-BERDASAR PELAJARAN YANG DIPER- OLEH DARI PERUBAHAN DAN HASILNYA. OLEH DARI PERUBAHAN DAN HASILNYA.

Nilailah hasil-hasil yang dicapai, demikian pula prosesNilailah hasil-hasil yang dicapai, demikian pula proses pemecahan masalah dan perubahan proses yang dire-pemecahan masalah dan perubahan proses yang dire- komendasikan.komendasikan.

Teruskan perbaikan proses bila diperlukan; bakukanTeruskan perbaikan proses bila diperlukan; bakukan bila memungkinkan.bila memungkinkan.

Rayakan keberhasilan yang dicapai.Rayakan keberhasilan yang dicapai.

Alat yang biasa dipakai :Alat yang biasa dipakai :

� Affinity DiagramAffinity Diagram� BrainstormingBrainstorming

23

1.

Evaluasi KinerjaSaat Ini

2. Temukan hal-hal

yang Perlu Diperbaiki

3.Tentukan Tujuan Perbaikan

4.Lakukan Proses

Pemecahan Masalah

5.Pantau dan

Evaluasi Kemajuan

6.Akui dan Hargai

Keberhasilan

PerbaikanMutu

Berkelanjutan

ENAM LANGKAH UTAMAPERBAIKAN MUTU

(Margono Slamet)

24

PERBAIKAN MUTU

LANGKAH 1 : EVALUASI KINERJA SAAT INI.

1.1. Kumpulkan, susun dan simpulkan data dan informasi dari pelanggan dan kinerja warga..

1.2. Evaluasi sistem / proses kerja yang ada.

LANGKAH 2 : TENTUKAN HAL-HAL YANG PERLU DIPERBAIKI.

2.1. Analisis masukan dari pelanggan dan warga.

2.2. Jelaskan aktivitas-aktivitas yang tidak berguna dan temukan hal-hal yang perlu diperbaiki.

LANGKAH 3 : TENTUKAN TUJUAN PERBAIKAN.

3.1. Tentukan tujuan-tujuan perbaikan yang diinginkan.

3.2. Perjelas maksud tujuan-tujuan itu perbaikan.

(Margono Slamet)

25

LANGKAH 4 : LAKUKAN PROSES PEMECAHAN MASALAH

(Margono Slamet)

4.1. Temukan dan Pilihlah Masalah-masalah Rumuskan secara jelas masalah-masalah yang ada agar sepenuhnya dapat dimengerti oleh semua anggota tim.

Tentukan urutan prioritas masalah. Kumpulkan informasi yang berkaitan dengan masalah. Pilih masalah yang terpenting secara sistematis.

4.2. Analisis Masalah itu. Rumuskan pernyataan tentang masalah.

Cari kemungkinan penyebab-penyebab masalah dari sudut pandang sistem.

Tentukan penyebab utama.

Kumpulkan tambahan data yang diperlukan.

4.3. Pikirkan dan Pilih Cara Pemecahan.

Kalau tak ada satu cara terbaik yang dapat disetujui bersama, pilih beberapa cara pemecahan.

26

4.4. Dapatkan Persetujuan dan Dukungan.

Perlu mengkomunikasikan informasi permasalahan itu kepada semua pejabat yang terkait untuk mendapatkan dukungan yang berlanjut dengan pemecahan masalah.

4.5. Buat Rencana Kerja dan Tindak Lanjutnya. Buat Rencana Kerja (Action Plan) Pastikan Pelaksanaan yang Sesuai/Tepat. Tindak Lanjuti.

LANGKAH 5LANGKAH 5 : PANTAU: PANTAU DAN EVALUASI KEMAJUAN.DAN EVALUASI KEMAJUAN.

5.1. BUAT RENCANA UNTUK MELACAK EFEKTIVITAS.

5.2. KUMPULKAN MASUKAN INFORMASI DARI PELANGGAN.5.3. ANALISIS HASIL-HASILNYA DAN RENCANAKAN MODIFIKASI UNTUK MEMPERBAIKI.

Suatu cara dikatakan efektif bila menghasilkan sesuatu (yang dapat diukur) yang memperbaiki proses dan keluaran yang memuaskan pelanggan.

27

Hasil evaluasi tidak akan pernah dipakai untuk menyasalakan orang tertentu, tetapi sebagai masukan kedalam lingkaran- pemecahan-masalah untuk perbaikan mutu.

LANGKAH 6 : AKUI DAN HARGAI KEBERHASILAN DAN KEMAJUAN

6.1. TENTUKAN TUJUAN-TUJUAN MANA YANG SUDAH DAPAT DICAPAI ATAU BAHKAN MELEBIHI.

6.2. LAKSANAKAN SISTEM PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN.

6.3. KOMUNKASIKAN KEBERHASILAN.

28

SELESAISELESAI

SELAMAT MELAKSANAKAN PERBAIKAN MUTU KERJASELAMAT MELAKSANAKAN PERBAIKAN MUTU KERJA