prosesskartlegging ved ntnu · maconomy. dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm...
TRANSCRIPT
![Page 1: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/1.jpg)
Kunnskap for en bedre verden
Prosesskartlegging ved NTNU
Metode og erfaringer
DFØ, 9. sep 2015
Gry-Lene Johansen
Trude W. Bersvendsen
![Page 2: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/2.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 2
April 2012
• 48 institutter fordelt på 7 fakulteter, NTNU Universitetsbiblioteket, NTNU Vitenskapsmuseet
• 22 935 registrerte studenter
• 3535 uteksaminert med avsluttet grad
• 370 avlagte doktorgrader
• 5029 årsverk totalt (2966 i undervisning, forskning og formidling)
• Driftsinntekter på ca. 5,6 milliarder kroner
• 605 000 m2 egne og leide arealer
INTRO
NTNU i tall
![Page 3: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/3.jpg)
Kunnskap for en bedre verden
Prosesskartlegging ved
økonomiavdelingen Metode og erfaringer
Gry-Lene Johansen
Prosessutvikler, Økonomiavdelingen.
![Page 4: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/4.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 4
Oppstart – få oversikt over prosessen
![Page 5: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/5.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 5
![Page 6: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/6.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 6
Nivå 1
? Start Slutt
![Page 7: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/7.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 7
Nivå 1
Div. rapporter
![Page 8: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/8.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 8
Nivå 2
P1.1.1 P1.1.3
Prosessens start punkt
Mellom-stadie
P1.1
Prosessens start punkt
P1.1.2 P1.1.n ………
Mellom-stadie
Mellom-stadie
Mellom-stadie
![Page 9: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/9.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 9
Prosessbeskrivelser
Prosessbeskrivelse
ID Delprosess Beskrivelse Rutiner Kontroller Kommentar:
R1.2.1 Følge opp
innbetalinger (OCR)
Gjelder for alle innenlands
betalinger med KID.
Ja, ikke
oppdatert
etter R12
Kontrollerer og følger opp feil i rapport
fra bank.
Typiske feil:
Faktura betalt to ganger
Kreditnota utstedt
To faktura på et KIDnr
R1.2.2 Følge opp manuelle
innbetalinger
Alle innbetalinger uten KID,
samt innbetalinger fra
utlandet.
Noen føres direkte i
hovedbok.
Dersom påført prosjektnavn,
må produsere faktura i
Maconomy. Dersom ikke
prosjektnummer arkiver i
gjennongangskontoperm for
oppfølging.
Ja, må
oppdateres
Sjekker alle innbetalinger mot
kontoutskrift. Følger opp ikke-merkede
innbetalinger.
Innbetalinger som ikke er
merket skaper er tidkrevende
(detektivarbeid)
R1.2.3 Registrere
ompostering/
internhandel/ mva
Manuelt p.g.a at det må
signeres. Bilag fra enhetene
som skal punches manuelt.
Ja Skjema må være signert av person med
anvisningsfullmakt.
3 forskjellige skjema i
skjemabank – noen har laget
egne skjemaer. Skjemaene
brukes omhverandre.
Mottak i internpost og lop-
hjelp (scannet).
R1.2.4 Mottak av
elekstronisk
ompostering
Ny rutine for elektronisk
ompostering.
Ja Mottas på e-post:
R1.2.5 Følge opp e-betaling Innbetalinger til Alumni og
NTNU Videre.
Ja Egen e-postadresse. Mottas i
lop-hjelp
NTNU videre har egen
inntekstskonto, skaper
merbeid (punche deres
inntekter). Mye feil i fil fra
NTNU Videre. ADI-filer kan
![Page 10: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/10.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 10
Erfaringer
• Nyttig
• Tidkrevende
• Må ikke bli for detaljert
– Start med «det store bildet»
– Bruk skriftlige beskrivelser for unntak og spesialtilfeller
![Page 11: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/11.jpg)
Kunnskap for en bedre verden
Kartlegging av virksomhetsstyring ved
NTNU
Metode og erfaringer
Trude W. Bersvendsen, virksomhetsstyring, Rektors
stab
![Page 12: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/12.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 13
Hovedtema ifb. med kartlegging
1. Kriterier og kjennetegn ved virksomhetens størrelse,
kompleksitet, risiko og vesentlighet
2. Modenheten og kvaliteten på styring og kontroll.
![Page 13: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/13.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 14
Kartlegging av
virksomhetsstyringsprosess
• Hovedspørsmål: Hvordan bedrives virksomhetsstyring ved NTNU?
• Hvorfor denne kartleggingen og hva skal resultatet brukes til? – Nytt pålagt krav fom. 2014 fra Kunnskapsdepartementet om å rapportere status
for styring og kontroll ved NTNU (status internkontroll og risikostyring ved NTNU)
– Nytt pålegg fra Finansdepartementet om å vurdere behov og nytte for internrevisjon ved NTNU
– Grunnlag for å utarbeide en overordnet policy for styring og kontroll ved NTNU
– Utarbeide et faktagrunnlag for arbeidet med utvikling av virksomhetsstyringsprosess ved det fusjonerte NTNU
– Evt. gi informasjon/innspill til fusjonsarbeidet, f.eks med organisering av administrativ funksjon i det nye NTNU
• Hvem skal vi kartlegge? – Intervju med administrative enheter, både i fellesadministrasjonen, ved
fakultetene, utvalgte institutt og høgskolene.
• Når (og hva) ferdig? – Kartlegging ferdig i høst.
– Styrets vedtak om nye retningslinjer for virksomhetsstyring/styring og kontroll i første halvår 2016.
– Vurdering ifb. internrevisjon ferdig 1. mai 2016.
![Page 14: Prosesskartlegging ved NTNU · Maconomy. Dersom ikke prosjektnummer arkiver i gjennongangskontoperm for oppfølging. Ja, må oppdateres Sjekker alle innbetalinger mot kontoutskrift](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022041519/5e2d4e29faa8373f7529de28/html5/thumbnails/14.jpg)
Kunnskap for en bedre verden 15
Kartlegging av
virksomhetsstyringsprosess
• Målgruppe: – Ledere
• Tidsbruk: – 1,5 times møter (samtaler)
• Forberedelse: – Sender ut noe informasjon i forkant, jfr. forrige foil
• Intervjumal og spørreskjema – Sendes ikke ut i forkant
– Fylles ut i løpet av samtalen
• Erfaring så langt – Samtalene medfører en toveis kommunikasjon
• Forklaringer og informasjon
– En utfordring å fylle ut spørreskjemaet underveis i samtalen