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Protocollo Informatico Trentino
Protocollo e Titolario di
classificazione
Dicembre 2009
Paola Gabriele
Argomenti
• Concetti archivistici: nozioni di base
Classificazione
Fascicolazione
• Parte pratica: P.I.Tre
Ricerca fascicoli e inserimento documenti sul titolario storicizzato Esempi
Apertura fascicoli sul titolario attivo Esempi
• Strumenti di supporto per gli utenti P.I.Tre
Sito Pi3
Tavola sinottica vecchio/nuovo titolario
Tabella generale di utilizzo del titolario
Classificare:
Ordinare ed organizzare la produzione documentale secondo
uno schema predeterminato unico
per tutti gli uffici dell’Amministrazione
(il Titolario di classificazione)
Classificazione/1
Tutti i documenti che entrano a far parte del sistema
documentario della Provincia
vanno ricondotti ad un nodo di Titolario
(cioè va loro attribuito un codice di classificazione)
• Dal 4 gennaio 2010, sarà utilizzabile una NUOVA
VERSIONE di Titolario
• Quindi in P.I.Tre saranno presenti:
Il Titolario Attivo, cioè il titolario utilizzabile dal 4
gennaio 2010
Il Titolario in vigore dal 22/03/2009 al
31/12/2009
NOVITA’
Classificazione/2
• Sul sito www.pi3.it nella sezione “Archivio
documenti” è presente il file .pdf scaricabile del
nuovo Titolario
• Nel nuovo Titolario:
i titoli 1 – 22 sono strutturati a livello di classe (ed
eventuale sottoclasse)
i titoli 23 – 29 non presentano sottodivisioni in classi e
sottoclassi, in quanto sono ancora in corso di elaborazione
Classificazione/3
Una volta classificati,
tutti i documenti relativi ad un medesimo affare
devono essere ricondotti, fisicamente e
logicamente, al medesimo fascicolo
Il fascicolo
si apre quando viene prodotto il primo
documento che lo riguarda;
si chiude quando viene adottato l’ultimo atto
relativo all’affare cui si riferisce
IMPORTANTE!!
Il fascicolo deve essere aperto in corrispondenza del
nodo di titolario più basso
(ovvero, la sottoclasse, o in assenza di questa, la classe)
Fascicolazione/1
La classificazione in P.I.Tre
La classificazione dei documenti
è obbligatoria…Sia per i
documenti protocollati…
Sia per i
documenti NON protocollati,
i cosiddetti documenti grigi
Classificazione e P.I.Tre/1
Classificazione e P.I.Tre/2
NOTA BENE:
Classificazione e P.I.Tre/3
Dal 4 gennaio 2010 il nuovo Titolario
(Titolario Attivo) sarà disponibile in
automatico cliccando sull’apposita icona
… e dovrà essere utilizzato per classificare
tutti i documenti che NON siano riferiti
ad affari aperti nel 2009
Alcuni esempi pratici per la fascicolazione
dei documenti
Fascicolazione: Esempio n. 1
Esempio di inserimento in un fascicolo aperto nel 2009 di un
documento protocollato nel 2010:
• Se si deve protocollare una nota (es. “Palazzo Aurora: trasmissione
fatture di pagamento per interventi di manutenzione dell’impianto di
illuminazione anno 2009”) arrivata nel 2010 che fa riferimento ad un
procedimento (pratica) iniziato nel 2009 (es. “Palazzo Aurora –
Interventi di manutenzione straordinaria impianti di illuminazione”;
codice 3.1.2-2009-1)
• Tale nota dovrà:
essere inserita nel fascicolo procedimentale aperto in P.I.Tre nel
2009
e classificata utilizzando il Titolario in vigore dal 22/03/2009 al
31/12/2009
Per protocollare un documento,
cliccare su DocumentiPoi selezionare la voce
Nuovo Protocollo
In automatico, il sistema si posiziona
sul protocollo in ingresso.
Quindi, iniziare a compilare i campi
obbligatori…
E ora si fascicola…
Nel campo Titolario,
scegliere il titolario di
interesse…
Ricercare il fascicolo già
creato cliccando sull’icona
Ricerca fascicoli
Si aprirà la maschera di
ricerca fascicoli
Selezionare la voce:
“Titolario in vigore dal
22/03/2009 al 21/12/2009”
Avviare la ricerca cliccando
su Cerca
Inserire una parte dell’oggetto del
fascicolo nel campo Descrizione.
Ad esempio scrivere (senza spazi):
manutenzione&&aurora
Utilizziamo il simbolo && quando non
sappiamo in quale ordine sono state scritte
le parole nella descrizione del fascicolo
Selezionare il fascicolo e poi
cliccare sul pulsante Ok
Ora è possibile protocollare!
Palazzo Aurora – Interventi di
manutenzione straordinaria -
Impianti di illuminazione
Alternativa alla
ricerca fascicoli….
3.1.2-2009-1 Ora è possibile protocollare!
Se si conosce già il codice del
fascicolo nel quale vogliamo inserire
il documento, allora basterà digitarlo
nell’apposito campo…
E poi premere il pulsante TAB
sulla tastiera
Esempio di creazione di un nuovo fascicolo procedimentale ed
inserimento di un documento protocollato nel 2010:
• Se si deve protocollare una nota (es. “Palazzo Stella: richiesta di
intervento di manutenzione ascensori”) arrivata nel 2010 che fa
riferimento ad un NUOVO procedimento (pratica) (es. “Palazzo Stella –
Manutenzione ordinaria ascensori”)
• Tale nota dovrà:
essere classificata 19.1.2 “Manutenzione ordinaria e straordinaria,
risanamento e restauro”, utilizzando il Titolario attivo
ed inserita in un NUOVO fascicolo procedimentale aperto in P.I.Tre sul
nodo 19.1.2
Fascicolazione: Esempio n. 2
Per protocollare un documento,
cliccare su DocumentiPoi selezionare la voce
Nuovo Protocollo
In automatico, il sistema si
posiziona sul protocollo in ingresso.
Quindi, iniziare a compilare i campi
obbligatori…
Inserire il nodo di
titolario nel quale
classificare il documento
Scegliere la sottoclasse
di interesse
Cliccare sul pulsante Ok
Cliccare sull’icona
Titolario
Cliccare sul simbolo:
Selezionare il nodo di
interesse
In automatico il sistema
restituisce la segnatura
di protocollo
Cliccare sul pulsante
Protocolla
Verrà creato un nuovo fascicolo
procedimentale direttamente dalla
schermata del documento protocollato
Ora si passa alla fascicolazione…
Entrare all’interno della
sezione Classifica
Prima di tutto, però, è
necessario selezionare nel
menù a tendina il titolario di
interesse
Per creare un nuovo fascicolo,
bisogna indicare nel campo Classifica
il nodo di titolario sotto il quale compiere
tale operazione
Dopo aver selezionato il titolario,
ci sono 2 alternative
per indicare il nodo…
1. Scegliere il nodo cliccando
sull’icona del Titolario
(come già mostrato in precedenza)Oppure….
2. Digitare direttamente nel
campo Classifica il codice del
nodo prescelto e premere il tasto
TAB sulla tastiera
Si aprirà la maschera di
inserimento di un nuovo
fascicolo
Iniziare a compilare i
campi obbligatori…
Cliccare sul pulsante
InserisciInfine,
cliccare sul pulsante Nuovo
Finalizzare l’inserimento del
documento nel fascicolo
appena creato cliccando sul
pulsante Classifica
Il documento è ora
fascicolato!
Esempio di ricerca di un fascicolo
dal menù Ricerca Fascicoli
Per effettuare una ricerca di fascicoli,
cliccare sul menù RicercaPoi selezionare la voce Fascicoli
Poi effettuare una ricerca, è
necessario prima di tutto
selezionare il titolario di interesse
Per ricercare un fascicolo creato
nel 2009, bisogna selezionare la
voce “Titolario in vigore dal
22/03/2009 al 21/12/2009”Per ricercare un fascicolo creato
nel 2010, bisogna selezionare la
voce “Titolario attivo”
Dopo aver selezionato il titolario,
il sistema consente di scegliere il nodo
sotto il quale ricercare i fascicoli
Il nodo può essere scelto
visualizzando il titolario
selezionato…
Oppure digitando direttamente il
nodo nel campo Codice
A questo punto è possibile avviare
la ricerca cliccando sul pulsante
Cerca
IMPORTANTE!!
• Selezionando il “vecchio” titolario NON sarà possibile
creare nuovi fascicoli.
• Pertanto il “vecchio” titolario sarà disponibile per:
Consultare i fascicoli creati nel 2009
Inserire documenti protocollati nel 2010 in fascicoli
procedimentali aperti nel 2009
Infatti il pulsante Nuovo
rimane disabilitato
Materiale di supporto pratico per
l’utilizzo del nuovo titolario
• Sul sito internet www.pi3.it è possibile
consultare
La Tavola di raffronto tra il vecchio ed il nuovo
titolario. In particolare il confronto interessa i primi 8
titoli
La Tabella generale di utilizzo del titolario, in cui sono
indicati per ciascuna Struttura i nodi di titolario di più
frequente utilizzo (disponibile dall’11 gennaio 2010)