protocolo técnico - aplicación de los principios

Aplicacin de los principios para la definicin del contenido de la memoria TP

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TPProtocolo tcnico Aplicacin de los principios para la definicin del contenido de la memoria

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ndiceProtocolo tcnico Aplicacin de los principios para la definicin del contenido de la memoria: breve descripcinIntroduccin Qu abarca el Protocolo tcnico Aplicacin de los principios para la definicin del contenido de la memoria? Destinatarios

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Materialidad en el contexto del Marco de elaboracin de memorias del GRIElaboracin de memorias de sostenibilidad y empresas

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Definicin del contenido de la memoria: el procesoPaso 1: Identificacin Identificar los asuntos relevantes Paso 2: Priorizacin Caractersticas bsicas del paso de priorizacin Anlisis de la importancia para los grupos de inters y la importancia para la organizacin Determinacin de la materialidad y la prioridad relativa de la informacin

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Paso 3: Validacin Comprobar la exhaustividad de los aspectos materiales 10 Revisin 12 12 13

Conclusin Glosario de trminos

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Protocolo tcnico

Protocolo tcnico Aplicacin de los principios para la definicin del contenido de la memoria: breve descripcinIntroduccin Cuando una organizacin informante compila una memoria de sostenibilidad, debe considerar muchos asuntos. Para proporcionar una representacin razonable y equilibrada del desempeo en sostenibilidad de una organizacin, su memoria debe abarcar asuntos que sean relevantes y materiales. La mayora de las organizaciones informantes tienen dificultades en identificar los asuntos que son relevantes para una memoria de sostenibilidad y priorizar los que son materiales. La variedad de asuntos depende de la definicin del contenido de la memoria y de los asuntos que se han identificado como materiales. Los asuntos materiales incluyen aqullos que reflejan los impactos econmicos, medioambientales y sociales significativos de la organizacin, as como los asuntos que influiran notablemente en las evaluaciones y decisiones de los grupos de inters. Definir correctamente el contenido de la memoria es crucial para que la elaboracin de la memoria sea un ejercicio valioso para las organizaciones informantes y para los usuarios de la memoria. El protocolo ha sido diseado para utilizarse junto con la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad del GRI, los suplementos sectoriales y otros protocolos tcnicos1. Se propone un enfoque genrico sobre cmo aplicar la gua para la definicin del contenido de la memoria2 y los principios para la definicin del contenido de la memoria que se describen en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad. Para utilizar el protocolo es obligatorio conocer el Marco de elaboracin de memorias del GRI. En la pgina13 se incluye un glosario de trminos con las definiciones de los trminos principales utilizados en este protocolo. Al aplicar el protocolo, la organizacin informante podr ofrecer una explicacin, y documentacin, sobre cmo han aplicado las orientaciones para la definicin del contenido de la memoria y los principios para la definicin del contenido de la memoria, tal como se exige en los Contenidos bsicos 3.5-3.73 en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad del GRI.

DestinatariosEl Protocolo tcnico est pensado para que lo utilicen principalmente los encargados de preparar, aprobar y verificar memorias de sostenibilidad. El Protocolo tambin puede resultar muy til para otras personas, internas y externas a la organizacin informante, que quieran aprender ms sobre el proceso de definicin del contenido de la memoria descrito en el Marco de elaboracin de memorias del GRI, as como utilizarlo a efectos de anlisis, investigacin y/o formacin. El Protocolo ha sido diseado para que pueda ser empleado por organizaciones de cualquier tamao, sector o ubicacin.

Qu abarca el Protocolo tcnico Aplicacin de los principios para la definicin del contenido de la memoria?Este Protocolo tcnico proporciona una gua sobre el proceso para definir el contenido de una memoria de sostenibilidad. En este proceso se incluye decidir el alcance de la memoria, la variedad de asuntos que va a abarcar, la prioridad relativa de la informacin sobre cada asunto y el nivel de cobertura, as como qu informacin se va a incluir en la memoria sobre el proceso de definicin de su contenido. Cabe sealar que el proceso de definicin del contenido de una memoria depende de las caractersticas particulares de una organizacin informante. Se trata de un proceso muy repetitivo y complejo. El objetivo del protocolo es ayudar a las organizaciones informantes a visualizar el proceso como una serie de pasos.1 2 3

Se puede obtener ms informacin sobre el Marco de elaboracin de memorias del GRI en: www.globalreporting.org Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.0 y 3.1, pp. 9-15. Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.0 y 3.1, p. 24.

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Materialidad en el contexto del Marco de elaboracin de memorias del GRILos asuntos materiales para una organizacin informante deben incluir los asuntos que tienen un impacto directo o indirecto en la capacidad de la organizacin para crear, conservar o erosionar valor econmico, medioambiental y social para s misma, sus grupos de inters y la sociedad en general. Las operaciones y actividades de una organizacin provocan impactos econmicos, medioambientales y sociales positivos y negativos. Algunos de estos impactos de sostenibilidad sern visibles para los grupos de inters, que mostrarn directamente un inters en los mismos. Sin embargo, no todos los impactos de sostenibilidad sern percibidos por los grupos de inters. Algunos impactos pueden ser lentos y acumulativos. Otros se producirn lejos de los grupos de inters, por lo que sus causas podran no estar claras. Los impactos de sostenibilidad crean oportunidades y riesgos para una organizacin. La capacidad de una organizacin de reconocer las oportunidades y riesgos, y de actuar con eficacia en relacin con los mismos, determinar si la organizacin crea, conserva o erosiona el valor. Al seguir las orientaciones para la definicin del contenido de la memoria y aplicar los principios para la definicin del contenido de la memoria incluidos en la Gua para la elaboracin de memorias, la organizacin informante debe ser capaz de informar sobre los asuntos que demuestran sus impactos, reconocer y tomar la determinacin de abordar las oportunidades y riesgos, y medir y entender su valor en trminos financieros y no financieros. El enfoque de materialidad de las memorias de sostenibilidad es ms amplio que las medidas tradicionales de materialidad financiera. En la informacin financiera, la materialidad suele considerarse un umbral para influir en las decisiones econmicas de los que utilizan los estados financieros de una organizacin, especialmente los inversores. El concepto de umbral tambin es importante en la elaboracin de memorias de sostenibilidad, pero hace referencia a una variedad ms amplia de impactos y grupos de inters. La materialidad para la elaboracin de memorias de sostenibilidad no slo se limita a los asuntos sobre sostenibilidad que tienen un impacto financiero significativo en la organizacin. Determinar la materialidad para una4

memoria de sostenibilidad supone tambin considerar los impactos econmicos, medioambientales y sociales que cruzan un umbral al afectar a la capacidad de cumplir las necesidades de las generaciones presentes sin comprometer las necesidades de las generaciones futuras. Estos asuntos materiales tendrn a menudo un impacto financiero significativo a corto o a largo plazo en una organizacin. Por tanto, tambin sern relevantes para los grupos de inters que se centran estrictamente en la situacin financiera de una organizacin. Muchos asuntos que atraen un inters significativo por parte de los grupos de inters de una organizacin, o representan importantes impactos econmicos, medioambientales o sociales, acarrean consecuencias financieras en un plazo de tiempo que sern relevantes para al menos algunos participantes de los mercados de capital.4 Debe establecerse un umbral para definir los asuntos materiales sobre los que debe informarse para identificar las oportunidades y riesgos que son ms importantes para los grupos de inters, la economa, el medio ambiente y la sociedad, o la organizacin informante, y, por tanto, merecen recibir una atencin especial en la memoria de sostenibilidad.

Elaboracin de memorias de sostenibilidad y empresasEs posible que haya coincidencias entre el contenido de una memoria de sostenibilidad y el contenido de los actuales requerimientos de informacin estatutarios que deben cumplir las empresas en lo que respecta a: Indicadores de desempeo en sostenibilidad correlacionados con factores de valor principales o parmetros financieros Oportunidades y riesgos cualitativos en un plazo de tiempo determinado y relevantes a efectos de los requerimientos de informacin estatutarios Las memorias de sostenibilidad deben abordar todos los asuntos materiales sobre sostenibilidad que son relevantes para entender cmo una empresa puede crear, conservar o erosionar valor con el paso del tiempo. Los impactos econmicos, medioambientales y sociales pueden convertirse en importantes en un plazo de tiempo prolongado. Las memorias deben poder reflejar asuntos graves e inmediatos, as como asuntos previsibles a ms largo plazo. Una memoria de sostenibilidad abarca, por tanto, una variedad de asuntos ms amplia que en el caso de los requerimientos de informacin estatutarios, incluidos, pero sin limitarse a:

Estos impactos podran presentarse de formas variadas, incluyendo, pero sin limitarse a: Impactos constantes significativos en indicadores financieros a corto plazo (p. ej., flujos de efectivo) Cambios repentinos en la posicin financiera de una organizacin debido a la materializacin de una oportunidad o riesgo Efectos acumulados con el tiempo que dan como resultado consecuencias financieras que no son materiales a corto plazo pero podran ser materiales para los inversores a largo plazo

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Protocolo tcnico

Impactos en los grupos de inters que tienen mucha importancia para ellos Oportunidades para contribuir a objetivos de sostenibilidad ms amplios Oportunidades para adaptarse a cambios previstos en las polticas y marcos regulatorios

AsuntosMARCO DE ELABORACIN DE MEMORIAS DEL GRI

CONTENIDOS BSICOS Estrategia y Per l

Categorias Aspectos

Enfoque de Gestin e Indicadores de Desempeo

Definicin del contenido de la memoria: el procesoEn este captulo se describe el proceso que deben seguir las organizaciones informantes para responder a la pregunta qu informacin debe figurar en la memoria. El proceso comienza con la identificacin de los asuntos relevantes. A continuacin, se priorizan los que se clasifican como Aspectos materiales, que posteriormente son validados. El resultado final de este proceso es una lista de Aspectos materiales y Contenidos bsicos relacionados que deben incluirse en la memoria de sostenibilidad de la organizacin. Los mximos responsables de la toma de decisiones de la organizacin informante deben asumir la responsabilidad del proceso de definicin del contenido de la memoria y deben aprobar todas las decisiones estratgicas asociadas al mismo. En la figura1 se representa la terminologa empleada en el Marco de elaboracin de memorias del GRI. Conocer este marco es importante para entender el proceso de definicin del contenido de la memoria.

Figura 1: Terminologa empleada en el Marco de elaboracin Los tres pasos representados en la figura2 para definir el contenido de la memoria son: 1. Identificacin 2. Priorizacin 3. Validacin Tras haber completado los pasos del proceso, es de suma importancia que todas las organizaciones informantes lleven a cabo una revisin de su memoria de sostenibilidad. En el proceso de definicin del contenido de la memoria deben utilizarse los cuatro principios para la definicin del contenido de la memoria que se incluyen en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad: materialidad, participacin de los grupos de inters, contexto de sostenibilidad y exhaustividad.5 Cada principio contiene tres componentes: una definicin, una explicacin y comprobaciones. En el proceso deben considerarse los tres componentes.

Asuntos, Categoras, Aspectos, Contenidos sobre Enfoque de Gestin e Indicadores de Desempeo

MemoriaIDENTIFICACINContexto de Sostenibilidad

PRIORIZACIN

VALIDACIN

Materialidad

Exhaustividad

Participacin de los Grupos de Inters

REVISINFigura 2: Definicin del contenido de la memoria: el proceso5

Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, pp. 10-15.

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En la figura2 se indica cul de estos principios es significativo en los diferentes pasos del proceso. La participacin de los grupos de inters se aplica en distinto grado durante todo el proceso. Cabe destacar que el proceso para definir el contenido de la memoria es repetitivo y dinmico, ms que lineal y esttico. La organizacin informante repite el proceso en cada periodo sobre el que informa, por lo que el proceso de elaboracin de la memoria se va perfeccionando. La documentacin del proceso resulta crucial, incluidas las metodologas, hiptesis y decisiones adoptadas. Unos registros precisos facilitan el anlisis y la verificacin; contribuyen a cumplir los Contenidos bsicos 3.5-3.8 que figuran en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad6 y permiten a la organizacin informante explicar y defender el enfoque que han elegido adoptar. El proceso de definicin del contenido de la memoria exige, inevitablemente, la aplicacin de juicios de valor subjetivos. La organizacin informante debe ser transparente con respecto a esos juicios de valor para permitir a los grupos de inters internos y externos entender el proceso. Este Protocolo tcnico se basa en la hiptesis de que la organizacin informante determina el alcance de la memoria a la vez que determina la cobertura de la memoria la variedad de entidades cuyo desempeo est representado en la memoria (por ejemplo, dependientes, negocios conjuntos, subcontratistas, etc.). Las orientaciones para la cobertura de la memoria7 y el Protocolo sobre la cobertura del GRI8 ofrecen orientaciones sobre cmo establecer la cobertura de una memoria de sostenibilidad y cmo describir la cobertura elegida a los usuarios de la memoria. Se menciona como referencia en las fases relevantes de la siguiente descripcin del proceso.

Paso 1: Identificacin identificar los asuntos relevantesAsuntos, Categoras, Aspectos, Contenidos sobre Enfoque de Gestin e Indicadores de Desempeo

MemoriaIDENTIFICACIN IDENTIFICACINContexto de Sostenibilidad

PRIORIZACIN

VALIDACIN

Materialidad

Exhaustividad


REVISIN

El objetivo del paso de identificacin es elaborar una lista de asuntos relevantes preseleccionados que deben evaluarse para determinar si se van a incluir en la memoria de sostenibilidad de la organizacin. Los asuntos relevantes son los que podran considerarse razonablemente importantes para reflejar los impactos econmicos, medioambientales y sociales de la organizacin, o para influir en las decisiones de los grupos de inters. Todos los asuntos de ese tipo merecen posiblemente ser incluidos en la memoria de sostenibilidad. Las organizaciones informantes deben adoptar una perspectiva de largo alcance para identificar todos los asuntos relevantes. Todos los aspectos y Contenidos bsicos relacionados identificados en cada categora en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad y los correspondientes suplementos sectoriales deben considerarse relevantes. Todos han sido elaborados mediante procesos del GRI en el que participan mltiples grupos de inters y, en general, son aplicables para informar sobre el desempeo en sostenibilidad de una organizacin informante. Adems de estos asuntos, cualquier otro que no est incluido en el Marco de elaboracin de memorias del GRI pero cumpla la definicin de asuntos relevantes deber incluirse en la lista de asuntos preseleccionados. Para tener en cuenta los impactos de sostenibilidad y los intereses y expectativas razonables de los grupos de inters cuando se definen los asuntos relevantes, la organizacin informante debe definir la variedad de entidades, o grupos de entidades, que se incluyen en la cobertura de la memoria. Para hacerlo, debe determinar qu entidades controla o en cules tiene una influencia significativa.

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Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, p. 24. Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, pp. 19-21. El Protocolo sobre la cobertura puede descargarse de manera gratuita de www.globalreporting.org.

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Protocolo tcnicoEl principio 1 (participacin de los grupos de inters) y 2 (contexto de sostenibilidad) son los ms relevantes para el paso de identificacin y deben aplicarse. En la evaluacin de la variedad de asuntos posiblemente relevantes, resulta fundamental utilizar las comprobaciones subyacentes a estos dos principios.9 Estos dos principios implican dos puntos de partida distintos. 1. La participacin de los grupos de inters enfatiza la atencin prestada a asuntos planteados a travs de las diversas formas de participacin de los grupos de inters. Para compilar una memoria que proporcione una representacin equilibrada y razonable del desempeo de la organizacin informante y pueda servir de base para la evaluacin y la toma de decisiones de los grupos de inters, la organizacin informante debe entender los intereses y expectativas razonables de dichos grupos de inters, y ser capaz de describir el proceso de participacin. La organizacin informante debe identificar a sus grupos de inters y conocer sus intereses y expectativas para tomar una decisin bien fundada sobre el alcance de la memoria. Este principio resalta la utilidad de la participacin de los grupos de inters, ya que sirve de base para tomar decisiones durante el proceso de elaboracin de una memoria. 2. El contexto de sostenibilidad enfatiza la necesidad de considerar el impacto de sostenibilidad real. Los impactos pueden considerarse en trminos absolutos y relativos. Este principio est pensado para evaluar la contribucin de la organizacin a las tendencias medioambientales y sociales en las que se centran las preocupaciones en materia de sostenibilidad. Entender los impactos de la organizacin y sus dependencias en los servicios de ecosistemas tambin puede verse como parte del contexto de sostenibilidad. Las comprobaciones de este principio10 guiarn a la organizacin informante. Al utilizar las comprobaciones, las acciones de la organizacin no estn limitadas pero podran incluir la revisin de documentos y fuentes de informacin que contribuyen a determinar y analizar sus impactos econmicos, medioambientales y sociales significativos. Estos documentos y fuentes de informacin podran incluir, pero sin limitarse a: Estudios de investigacin fidedignos y previsiones sobre asuntos econmicos, medioambientales y sociales, por ejemplo, los publicados por organizaciones gubernamentales/entidades pblicas locales e internacionales Objetivos de polticas pblicas nacionales e internacionales relevantes e indicadores sobre asuntos econmicos, medioambientales y sociales Desempeo de la organizacin con relacin a la informacin sobre condiciones econmicas, medioambientales y sociales en ubicaciones de inters, por ejemplo, anlisis sobre el consumo de agua con relacin al suministro disponible en una determinada ubicacin Desempeo de la organizacin con relacin a otros factores, por ejemplo, el uso de recursos relacionados, la creacin de empleo o sueldos con relacin a otras organizaciones Otras perspectivas para analizar impactos econmicos, medioambientales y sociales significativos podran incluir, pero sin limitarse a: La escala del impacto y sus implicaciones actuales y futuras La comparacin de los impactos con una escala relativa; normas absolutas; lmites globales vs. locales Las consecuencias de los impactos El tamao y el tipo (positivo/negativo) de la contribucin incluidos factores externos La gravedad acumulada de los impactos con el paso del tiempo El anlisis de la importancia absoluta y relativa de los impactos de la organizacin en lo que respecta a las tendencias econmicas, medioambientales y sociales generales Los horizontes temporales y los criterios desempean una funcin crucial a la hora de evaluar los impactos. Debe evaluarse la acumulacin de impactos con el tiempo, y las repercusiones para las generaciones. Tambin es importante documentar cmo se priorizan las tendencias que se identifican y cmo se realiza un seguimiento de las mismas en memorias futuras. El anlisis que hace la organizacin de sus impactos debe ser sistemtico y debe tener en cuenta el principio de precaucin. Asimismo, cuando corresponda, la organizacin informante debe aplicar en la medicin un enfoque cientfico validado a nivel internacional y debe basarse en conocimientos y experiencia probados y en estudios de investigacin fidedignos.

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Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versin 3.0, pp. 12-14. Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versin 3.0, p. 14.

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Aplicacin de los principios para la definicin del contenido de la memoria TPDespus de aplicar estos dos principios a la variedad de posibles asuntos que deben considerarse, la organizacin debera haber identificado una lista de asuntos relevantes preseleccionados que a continuacin pueden ser evaluados para determinar la materialidad y la prioridad relativa de la informacin.

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CARACTERSTICAS BSICAS DEL PASO DE PRIORIZACIN El paso de priorizacin debe incluir las siguientes caractersticas como mnimo: 1. Una evaluacin de los aspectos basada en el anlisis de: La importancia para los grupos de inters y La importancia para la organizacin

Paso 2: Priorizacin

Asuntos, Categoras, Aspectos, Contenidos sobre Enfoque de Gestin e Indicadores de Desempeo


PRIORIZACIN PRIORIZACIN

VALIDACIN

Materialidad

Exhaustividad

Un anlisis de los aspectos mediante el uso de estos puntos de vista ayudar a la organizacin informante a combinar las conclusiones de la participacin de los grupos de inters (sobre cmo perciben los impactos los grupos de inters) con una evaluacin de las prioridades de la organizacin. 2. Una determinacin de la materialidad y la prioridad relativa de la informacin. En funcin del aspecto en cuestin, esta determinacin debe incluir un debate y anlisis cualitativo, o una evaluacin cuantitativa, o ambos, basados en criterios. Cabe destacar que el hecho de que un asunto sea difcil de cuantificar no significa que no sea material. La organizacin informante debe establecer los umbrales que indican que un aspecto es material y justificar su toma de decisiones sobre la prioridad relativa de la informacin. Durante el establecimiento de los umbrales han de tenerse en cuenta los horizontes temporales. Los umbrales y los criterios subyacentes deben definirse, documentarse y comunicarse claramente. 3. Un enfoque sistemtico. La evaluacin de la priorizacin debe ser sistemtica, debe estar documentada y debe poder repetirse y utilizarse de forma consistente de un ao a otro. Los cambios en el enfoque de evaluacin, y sus implicaciones, deben estar documentados. 4. Una comunicacin visual. La organizacin informante debe ser capaz de comunicar los resultados de su paso de priorizacin de una forma visual sencilla y explicar las relaciones de los aspectos seleccionados para el anlisis de los dos puntos de vista indicados previamente. La representacin de los aspectos en esta explicacin visual debe estar respaldada por pruebas o por un razonamiento documentado.


REVISIN

El paso de priorizacin implica examinar todos los asuntos identificados que podran incluirse en una memoria de sostenibilidad, evaluar qu asuntos son materiales y decidir qu nivel de cobertura y detalle se les va a conceder: la prioridad relativa de la informacin. En el paso de priorizacin el anlisis debe realizarse a nivel del aspecto. Este paso tambin implica decidir cmo representar el desempeo de la organizacin informante en asuntos materiales en la memoria. La metodologa aplicada en el paso de priorizacin vara en funcin de cada organizacin. Existen circunstancias especficas como el modelo de negocio, el sector, el contexto geogrfico, cultural y jurdico en el que opera, la estructura de propiedad, y el tamao y naturaleza de los impactos que influyen en la forma en la que una organizacin prioriza los asuntos y aspectos que abarca en su memoria de sostenibilidad. Lo que es importante, dada esta variacin, es la necesidad de que una organizacin elabore un proceso racional, la capacidad de documentarlo y la capacidad de replicar el proceso en los prximos ciclos sobre los que debe informar. La Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad exige informar sobre estas reas en virtud del Contenido bsico 3.511.

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Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, p. 24.

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Protocolo tcnicosus opiniones podran afectar a las decisiones sobre el contenido de la memoria. El proceso de participacin debe tratar con delicadeza los aspectos que son importantes para los principales grupos de inters, al tiempo que se reconocen las diferencias entre las percepciones de la organizacin y las de los grupos de inters. Los aspectos que tienen gran importancia para los principales grupos de inters deben considerarse materiales, especialmente los aspectos que tienen que ver con los propios intereses de los grupos de inters. El anlisis exige que la organizacin informante exprese las opiniones variadas de los diferentes grupos de inters en una serie de decisiones sobre qu debe incluir y excluir en su memoria. La consideracin de los aspectos identificados por los grupos de inters podra incluir, pero sin limitarse a: La percepcin de cada grupo de inters sobre el impacto de la organizacin en ese grupo de inters La percepcin de cada grupo de inters sobre la dependencia del grupo con respecto a la organizacin La ubicacin geogrfica de los grupos de inters y la importancia del aspecto para su regin La diversidad y variedad de los grupos de inters que expresan inters o se ven afectados Las expectativas de los grupos de inters con respecto a la accin y respuesta ante un aspecto Las expectativas de los grupos de inters con respecto a la transparencia sobre un aspecto en particular Asimismo, la priorizacin de los grupos de inters exige el anlisis de la forma en la que los grupos de inters se relacionan con la organizacin informante. Este proceso podra incluir, pero sin limitarse a, el grado en el que los grupos de inters: Estn interesados o se ven afectados por los impactos de la organizacin Tienen la capacidad de influir en los resultados en la organizacin Poseen una relacin econmica con el xito/fracaso de la organizacin La Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad exige informar sobre la participacin de los grupos de inters en virtud de los Contenidos bsicos 4.14-4.1712. La organizacin informante debe ser capaz de describir cmo se identifican y se priorizan los grupos

Anlisis de importancia para los grupos de inters e importancia para la organizacinCabe destacar que, aunque cada aspecto debe evaluarse para determinar su importancia para los grupos de inters y su importancia para la organizacin, estos puntos de vista coinciden en cierta medida en el caso de los grupos de inters internos. Los intereses y expectativas de los grupos de inters que poseen una relacin econmica especfica con el xito de la organizacin (por ejemplo, empleados, accionistas y proveedores) deben servir de base para el anlisis de ambos puntos de vista.IMPORTANCIA PARA LOS GRUPOS DE INTERS

El anlisis de este punto de vista debe incluir, pero sin limitarse a, una evaluacin de las opiniones expresadas por los grupos de inters durante el periodo sobre el que se informa. Las opiniones de los grupos de inters pueden extraerse de mecanismos actuales de participacin, as como de la participacin de los grupos de inters que se inicia especficamente para definir el contenido de la memoria de sostenibilidad. Durante todo el proceso de participacin debe aplicarse de forma detallada el principio de participacin de los grupos de inters. La naturaleza del impacto de la organizacin debe ser la base del enfoque adoptado para la participacin desde el punto de vista geogrfico, y el proceso de participacin debe ser apropiado para el grupo de inters en cuestin. La participacin de los grupos de inters debe identificar los intereses de los grupos de inters que no pueden expresar sus opiniones (por ejemplo, generaciones futuras, fauna, ecosistemas, etc.). Estas opiniones podran ser presentadas por representantes. La organizacin informante debe identificar un proceso para tener en cuenta dichas opiniones a la hora de determinar la materialidad. La organizacin debe identificar los intereses de los grupos de inters con los que posiblemente no mantenga un dilogo obvio o constante. La participacin de los grupos de inters debe ser bilateral, sistemtica y objetiva. Algunos procesos de participacin con grupos de inters determinados, como es el caso de los empleados y las comunidades, deben ser independientes de la direccin y deben incluir mecanismos para que los grupos de inters expresen opiniones colectivas relevantes para su ubicacin. Una organizacin debe tambin poder identificar y considerar sus principales grupos de inters y sus preocupaciones respectivas, as como la forma en la que12

Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, p. 26.

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Aplicacin de los principios para la definicin del contenido de la memoria TPde inters, cmo se ha utilizado o no su aportacin y cmo se evalan las diferentes expectativas e intereses, as como el razonamiento de la organizacin para justificar el enfoque elegido. El anlisis de la importancia para los grupos de inters debe incluir el uso de las comprobaciones relacionadas con los grupos de inters correspondientes al principio de materialidad 13.IMPORTANCIA PARA LA ORGANIZACIN

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financieros), as como en los hechos relevantes comunicados a los reguladores. El anlisis de la importancia para la organizacin debe incluir el uso de las comprobaciones relacionadas con los factores organizativos correspondientes al principio de materialidad14.

Determinacin de la materialidad y la prioridad relativa de la informacinDespus de completar el anlisis de la importancia para los grupos de inters y la importancia para la organizacin, la organizacin informante podr representar visualmente un aspecto con relacin a ambos puntos de vista. La organizacin deber definir entonces los umbrales que determinan que un aspecto es material. El anlisis de los dos puntos de vista debe reflejarse en estos umbrales. La definicin de umbrales tiene un efecto significativo en una memoria de sostenibilidad. Es importante que los umbrales se definan, se documenten y se comuniquen claramente por parte de la organizacin informante. Al definir los umbrales, la organizacin debe tomar una decisin sobre cmo abordar los aspectos que tienen ms peso en un punto de vista que en el otro. Los asuntos emergentes aspectos que podran ser relevantes con el tiempo constituyen un ejemplo. Un aspecto no tiene que tener mucho peso en los dos puntos de vista para ser considerado una prioridad a la hora de elaborar la memoria. El peso de un aspecto en un punto de vista es ms importante que la convergencia entre los distintos puntos de vista y debe evitarse establecer un mnimo comn denominador. Adems, como se ha indicado anteriormente, los aspectos de gran importancia para los principales grupos de inters con relacin a sus propios intereses deben considerarse materiales para la elaboracin de la memoria. Tras decidir qu aspectos deben considerarse materiales, la organizacin informante debe hacer una evaluacin de la prioridad relativa de la informacin. La cobertura de los aspectos materiales en la memoria vara en funcin de la prioridad relativa de la informacin que se asigne. La organizacin informante puede decidir entonces el nivel de cobertura para cada aspecto en particular.

El anlisis debe incluir, pero sin limitarse a: Implicaciones financieras y no financieras actuales y futuras Impactos en las estrategias, polticas, procesos, relaciones y compromisos de la organizacin Impactos en la ventaja competitiva/excelencia en gestin El objetivo del anlisis es priorizar los aspectos que podran influir de forma positiva o negativa en la capacidad de la organizacin para poner en prctica su visin o estrategia. La priorizacin de estos aspectos para elaborar la memoria, durante la evaluacin por parte de la organizacin puede incluir, pero sin limitarse a: La probabilidad de los riesgos u oportunidades derivados de un aspecto La probabilidad de un posible impacto a corto o a largo plazo La gravedad del impacto En qu medida afectar el impacto al desempeo de la organizacin a largo plazo La capacidad/desarrollo de la organizacin para responder El grado de preparacin La oportunidad de que la organizacin crezca o gane una ventaja derivada del impacto Parte de esta informacin podra estar disponible en polticas internas, prcticas y procedimientos establecidos (por ejemplo, estrategia, indicadores clave de desempeo, evaluaciones de riesgos e informes

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Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, p. 10. Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, pp. 11-12.

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Protocolo tcnico

En la figura 3, el rea entre los dos ejes incluye los aspectos identificados durante el paso de identificacin. Aqu, los aspectos se sitan con respecto a las consideraciones de los grupos de inters y de la organizacin. Todos los aspectos del grfico deben ser considerados para la elaboracin de la memoria. Los umbrales, representados por los arcos rojos, son establecidos por la organizacin. El hecho de que un aspecto se encuentre dentro de umbrales definidos determinar el nivel de cobertura que debe recibir dicho aspecto en la memoria de sostenibilidad.

Asimismo, la organizacin informante debe decidir el grado de detalle de la informacin, para qu entidades debe incluir indicadores de desempeo, informacin sobre el enfoque de gestin o informacin descriptiva que abarque estrategias y dilemas. Consulte ms orientaciones y definiciones en la seccin Orientaciones para cobertura de la memoria y el Protocolo sobre la cobertura de la memoria. Al final de la fase de priorizacin, la organizacin informante habr establecido todos los aspectos que se van a incluir en la memoria y el nivel de cobertura que se va a dedicar a cada aspecto.

Importancia para los Grupos de Inters

Paso 3: Validacin comprobar la exhaustividad de los aspectos materialesCo be rt ur a Ni ve ld eAsuntos, Categoras, Aspectos, Contenidos sobre Enfoque de Gestin e Indicadores de Desempeo


PRIORIZACIN

VALIDACIN VALIDACIN

Importancia para la OrganizacinLos aspectos de gran importancia para los Grupos de Inters y para la Organizacin deberan incluirse en la memoria.

Materialidad

Exhaustividad


Figura 3: Prioridad relativa de la informacin Una organizacin podra considerar los siguientes casos como ejemplos de cmo abordar el contenido y los niveles de cobertura segn la prioridad relativa de la informacin: Los aspectos con una prioridad relativamente baja podran ser aspectos incluidos para cumplir requerimientos regulatorios o de otro tipo. La organizacin puede optar por incluirlos o no en la memoria. Los aspectos a los que se asigna una prioridad de nivel medio podran ser considerados para su inclusin en la memoria, pero recibirn menos atencin y se dedicar menos contenido a los mismos. Los aspectos considerados de prioridad de nivel alto podran incluirse con mucho detalle, podra dedicarse ms atencin a los mismos o crearse un tema para la propia memoria. En esta fase de definicin del contenido de la memoria, el proceso de elaboracin de la memoria debe revisar la variedad de entidades, o grupos de entidades, que se incluyen en el alcance de la memoria. Para hacerlo, la organizacin debe determinar el nivel de impacto de las entidades que controla o en las que tiene una influencia significativa para determinar su importancia relativa.

REVISIN

El paso de validacin exige que todos los aspectos materiales identificados se evalen con relacin al principio de exhaustividad antes de recopilar la informacin que va a incluirse en la memoria. De este modo, se garantiza que los aspectos identificados en el paso de priorizacin se comprueban con relacin a las dimensiones del alcance, la cobertura y el tiempo. En caso necesario, deber ajustarse la seleccin y la cobertura de los aspectos materiales. La organizacin informante puede adoptar tambin el enfoque de evaluar los indicadores de desempeo para determinar la materialidad durante el paso de validacin. Si un indicador de desempeo se considera material, pero el aspecto al que pertenece no fue identificado como material, ser necesario volver a estudiar la materialidad de dicho aspecto. La validacin debe efectuarse con el objetivo de garantizar que una memoria proporciona una representacin razonable y equilibrada del desempeo en sostenibilidad de la organizacin, incluidas sus contribuciones positivas y negativas.

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El paso de validacin exige evaluar los aspectos materiales con relacin a los siguientes factores: 1 Alcance de la memoria: la variedad de asuntos de sostenibilidad que abarca una memoria 2 Cobertura de la memoria: la variedad de entidades cuyo desempeo estar representado en la memoria 3 Tiempo: la exhaustividad de la informacin seleccionada con respecto al periodo sobre el que se informa Las cuatro comprobaciones sealadas en el principio de exhaustividad 15 debern guiar a la organizacin informante durante la validacin del contenido de su memoria. La realizacin de estas comprobaciones contribuir a garantizar que se ha decidido correctamente el contenido de la memoria. Resulta crucial que los aspectos materiales identificados que se van a incluir en la memoria hayan sido aprobados por los mximos responsables de la toma de decisiones internos relevantes de la organizacin informante. Algunas organizaciones pueden optar por la participacin de grupos de inters externos en esta autorizacin. El proceso de validacin debe estar documentado. Cuando se haya aprobado el contenido de la memoria, los aspectos materiales identificados deben expresarse como contenido sobre el que informar. Muchos de los aspectos identificados se correspondern con aspectos incluidos en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad y los suplementos sectoriales. En estos documentos se establece la informacin sobre el enfoque de gestin y los indicadores de desempeo correspondientes a cada aspecto. Los indicadores de desempeo, tal como se definen en el Marco de elaboracin de memorias del GRI, son el resultado de un proceso de participacin nico y pueden considerarse una fuente fidedigna: las mejores prcticas esperadas para una forma coherente a escala

global de medir y hacer un seguimiento del desempeo con respecto a cada aspecto. Los indicadores de desempeo incluyen indicadores centrales y adicionales. Los indicadores centrales son indicadores generalmente aplicables en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, y se supone que captan de la mejor manera la medicin de los aspectos materiales de la mayora de las organizaciones. Es posible que existan casos en los que un aspecto se considere material, pero un indicador especfico se considere no material en el contexto y las circunstancias. Una organizacin debe informar sobre los indicadores centrales a menos que no se consideren materiales en base a los principios para la definicin del contenido de la memoria.16 Los indicadores adicionales tambin podran considerarse materiales. Una organizacin informante puede identificar aspectos materiales que no se abordan en el Marco de elaboracin de memorias del GRI o elaborar sus propios indicadores. Los indicadores especficos de la organizacin incluidos en la memoria deben seguir los mismos principios y deben tener el mismo rigor tcnico que los Contenidos bsicos del GRI. Tras el paso de validacin, la organizacin informante deber haber obtenido la autorizacin para incluir en la memoria los aspectos materiales que ha elegido. La organizacin puede entonces comenzar a recopilar la informacin que se va a incluir y a compilar la memoria. En la recopilacin de la informacin, la organizacin tendr que determinar los aspectos sobre los que ya dispone de informacin sobre el desempeo y la gestin, y aqullos para los que an tiene que establecer enfoques de gestin y sistemas de medicin del desempeo.17

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Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, p. 15. Si no se incluye un indicador central y la organizacin informante tiene la intencin de declarar un nivel de aplicacin A o A+, la organizacin debe explicar la razn por la que se ha omitido el indicador. Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad y www.globalreporting.org para obtener ms informacin sobre los niveles de aplicacin del GRI e informacin de contexto sobre las razones por las que se omiten indicadores. Si se ha identificado un aspecto como material y la organizacin informante carece de informacin suficiente para informar al respecto, la memoria de sostenibilidad debe indicar qu acciones se realizarn para resolver esa falta de informacin, as como el plazo para hacerlo.

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Protocolo tcnico

RevisinCuando se haya compilado y presentado la memoria de sostenibilidad, es de suma importancia que la organizacin informante la revise. Al compilar la memoria resulta fundamental seguir los tres pasos de 1. Identificacin, 2. Priorizacin y 3. Validacin. Revisar una memoria tiene la misma importancia que seguir estos tres pasos. La revisin se lleva a cabo cuando la memoria se ha publicado y la organizacin se est preparando para el siguiente ciclo sobre el que va a informar. En la revisin debe adoptarse una perspectiva de largo alcance. Las conclusiones servirn de base y contribuirn al paso de identificacin del siguiente ciclo sobre el que se va a informar. Los principios de participacin de los grupos de inters y contexto de sostenibilidad, as como las comprobaciones correspondientes indicadas en la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad18, deben ser la base de la revisin de una memoria de sostenibilidad. Se utilizan como comprobaciones con respecto a la presentacin y la evaluacin del contenido de la memoria, as como comprobaciones del proceso de elaboracin de la memoria en su conjunto. La organizacin informante puede optar por pedir la participacin de grupos de inters internos y externos para comprobar si el contenido de la memoria proporciona una imagen razonable y equilibrada del desempeo en sostenibilidad de la organizacin, y si el proceso para definir el contenido de la memoria refleja la intencin de los dos principios.

ConclusinEste Protocolo tcnico ofrece una gua sobre el proceso para definir el contenido de una memoria de sostenibilidad. En este proceso se incluye decidir el alcance de la memoria, la variedad de asuntos que va a abarcar, la prioridad relativa de la informacin sobre cada asunto y el nivel de cobertura, as como qu informacin se va a incluir en la memoria sobre el proceso de definicin de su contenido. Definir el contenido de una memoria es un proceso que vara en funcin de las circunstancias particulares de cada organizacin y se basa en juicios de valor bien fundados. Dado que el protocolo no puede abordar todas las variaciones, la pgina web del GRI contiene una serie de ejemplos de organizaciones informantes que describen el proceso por el que definieron el contenido de sus memorias, con arreglo a los Contenidos bsicos 3.5 3.719. Los ejemplos online pueden consultarse en: www.globalreporting.org El contenido de la memoria y el protocolo de materialidad estn pensados para ayudar a las organizaciones a optimizar la calidad y el valor de la elaboracin de sus memorias de sostenibilidad. Con una idea clara de lo que supone definir el contenido de la memoria, las organizaciones pueden centrar las memorias de sostenibilidad en asuntos materiales para la sostenibilidad. Identificar y priorizar los asuntos materiales ayuda a las organizaciones a identificar oportunidades y prever riesgos, y permite entender mejor su capacidad de crear, conservar o erosionar valor econmico, medioambiental y social para s misma, sus grupos de inters y la sociedad en general.

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Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, pp. 13-14. Vase la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, versiones 3.1 y 3.0, pp. 23-24.

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Glosario de trminosIndicadores adicionalesLos indicadores adicionales son aquellos indicadores identificados en la Gua del GRI que representan prcticas emergentes o que tratan asuntos que pueden ser materiales para determinadas organizaciones pero que generalmente no lo son para la mayora de ellas.

Marco de elaboracin de memorias del GRIEl marco de elaboracin de memorias del GRI tiene como objetivo proporcionar un marco generalmente aceptado para informar acerca del desempeo econmico, medioambiental y social de una organizacin. El Marco est compuesto por la Gua de elaboracin de memorias de sostenibilidad, los Protocolos de indicadores, los Protocolos tcnicos y los Suplementos sectoriales.

AspectosTipos generales de informacin que guardan relacin con una categora especfica de indicadores (por ejemplo, el consumo de energa, la explotacin infantil o los consumidores).

Protocolos de indicadoresUn Protocolo de indicadores ofrece definiciones, pautas sobre la recopilacin de datos y otra informacin con el fin de ayudar a los que preparan la memoria y asegurar la coherencia de la interpretacin de los Indicadores de desempeo. Existe un Protocolo de indicadores para cada uno de los indicadores de desempeo que contiene la Gua.

CategorasGrandes reas o grupos de asuntos de sostenibilidad. Las dimensiones que se incluyen en la Gua del GRI son: econmicas, medioambientales y sociales. El grupo de la dimensin social se distribuye en los trminos de las categoras Prcticas laborales, Derechos Humanos, Sociedad y Responsabilidad de producto. Una categora determinada puede tener diversos Aspectos de indicadores

Indicador de desempeoInformacin cualitativa o cuantitativa, sobre resultados o efectos de una organizacin, que es comparable y que muestran el cambio a travs del tiempo.

Indicador centralLos indicadores centrales son aqullos que la Gua del GRI identifica como los que tienen ms relevancia para la mayora de los grupos de inters y se los considera materiales a menos que, sobre la base de los Principios de elaboracin de memorias del GRI, se estime lo contrario.

Principio de precaucinEl principio de precaucin hace referencia al enfoque adoptado para abordar posibles impactos medioambientales. Consulte la Declaracin de Ro sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo (1992) de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo. Principio 15: Con el fin de proteger el medio ambiente, los Estados debern aplicar ampliamente el criterio de precaucin conforme a sus capacidades. Cuando haya peligro de dao grave o irreversible, la falta de certeza cientfica absoluta no deber utilizarse como razn para postergar la adopcin de medidas eficaces en funcin de los costos para impedir la degradacin del medio ambiente.

Dependencias de ecosistemasPara obtener informacin detallada sobre dependencias, consulte los debates sobre estudios del TEEB (The Economics of Ecosystems and Biodiversity) en www.teebweb.org.

EntidadUna organizacin o a veces una operacin que se considera incluir o excluir de la cobertura de una memoria de sostenibilidad, independientemente de si es una entidad jurdica.

Cobertura de la memoriaLa cobertura hace referencia a la variedad de entidades (por ejemplo, dependientes, negocios conjuntos, subcontratistas, etc.) cuyo desempeo est representado en la memoria. Al establecer la cobertura de la memoria, una organizacin debe considerar la variedad de entidades sobre las que ejerce control (que suele vincularse con las definiciones utilizadas en los informes financieros) y sobre las que ejerce influencia.

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Protocolo tcnico

Al evaluar la influencia, la organizacin debe considerar su capacidad para influir en las entidades upstream (por ejemplo, en su cadena de suministro) as como en las entidades downstream (por ejemplo, distribuidores y usuarios de sus productos y servicios). La cobertura podra estar basada en el aspecto especfico o el tipo de informacin que se incluye en la memoria.

Contenidos bsicosLa Gua presenta asuntos y contenidos informativos que son materiales para la mayora de las organizaciones y de inters para la mayora de los grupos de inters. Existen tres tipos de Contenidos bsicos: Estrategia y Perfil - establece el contexto general de la informacin y de la comprensin del desempeo de la organizacin, tales como su estrategia, perfil, gobierno corporativo y enfoque de la direccin. Informacin sobre el enfoque de gestin - explica cmo una organizacin trata un conjunto concreto de asuntos para contextualizarlos y facilitar la comprensin del desempeo en un rea especfica. Indicadores del desempeo - ofrecen informacin comparable sobre el desempeo econmico, medioambiental y social de la organizacin.

Alcance de la memoriaEl alcance hace referencia a la variedad de asuntos de sostenibilidad que abarca una memoria. La suma de los asuntos e indicadores incluidos debe ser suficiente para reflejar los impactos econmicos, medioambientales y sociales significativos. Tambin debe permitir a los grupos de inters evaluar el desempeo de la organizacin. Al determinar si la informacin incluida en la memoria es suficiente, la organizacin debe considerar los resultados de los procesos de participacin de los grupos de inters y las expectativas de la sociedad en general que podran no haber derivado directamente de los procesos de participacin de los grupos de inters.

AsuntosEl grupo ms amplio de temas incluidos en la terminologa empleada en el Marco de elaboracin de memorias del GRI (vase la figura 1 que aparece en este Protocolo tcnico).

Principios de elaboracin de memoriasConceptos que describen el resultado que una memoria debera alcanzar y que guan las decisiones tomadas durante el proceso de informacin, tales como a qu indicadores responder y cmo responder a ellos.

Suplemento sectorialUn suplemento sectorial es un complemento a la Gua, que incluye interpretaciones y orientaciones sobre cmo aplicar la Gua a un sector concreto e incluye indicadores de desempeo especficos de un sector. Los Suplementos sectoriales se debern utilizar como complemento de la Gua, no en su lugar.

Grupos de intersSe entiende por grupos de inters aquellos grupos o particulares: (a) que pueda esperarse, dentro de lo razonable, sean afectados de manera significativa por las actividades, productos y/o servicios de la organizacin; o (b) cuyas acciones pueden esperarse, dentro de lo razonable, que afecten a la capacidad de la organizacin para implantar con xito sus estrategias y alcanzar sus objetivos.

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Responsabilidad legalEste documento, que ha sido diseado para promover la realizacin de memorias de sostenibilidad, ha sido desarrollado a travs de un singular proceso consultivo de carcter participativo que incluye a representantes de las organizaciones informantes y a los usuarios de estos informes en todo el mundo. Aunque la Junta Directiva del GRI fomenta el uso de la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad del GRI (en adelante, la Gua del GRI) por parte de todas las organizaciones, la elaboracin y la presentacin de las memorias basadas, total o parcialmente, en la Gua del GRI, son responsabilidad absoluta de quienes elaboren dicha memoria. Ni la Junta Directiva del GRI ni Stichting Global Reporting Initiative asumirn ninguna responsabilidad con respecto a daos o perjuicios ocasionados, de forma directa o indirecta, por el uso de la Gua del GRI en la elaboracin de memorias o por el uso de memorias realizadas en base a la Gua del GRI.

Si desea ms informacin sobre el GRI y la Gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad, consulte:www.globalreporting.org [email protected]

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Aviso sobre el copyright y las marcas registradasEste documento est protegido mediante copyright por Stichting Global Reporting Initiative (GRI). La reproduccin y distribucin del presente documento a efectos informativos y/o su uso para elaborar memorias de sostenibilidad est permitido sin autorizacin previa del GRI. Sin embargo, este documento no puede ser reproducido, almacenado, traducido o transferido, total o parcialmente, en modo alguno y en ningn tipo de formato (ya sea electrnico, mecnico, por grabacin ni de cualquier otro modo) ni con ningn otro fin, sin la autorizacin previa y por escrito del GRI. Global Reporting Initiative, el logotipo de Global Reporting Initiative, Sustainability Reporting Guidelines (la gua para la elaboracin de memorias de sostenibilidad) y GRI son marcas registradas de Global Reporting Initiative.

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protocolo técnico - aplicación de los principios

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