PROTOCOLOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO

Ing. Ruben Amaro Michel

COMPETENCIASDiseñar estrategias de mantenimiento mediante el análisis de factores humanos, tecnológicos, económicos y financieros, para la elaboración y administración del plan maestro de mantenimiento que garantice la disponibilidad y confiabilidad de planta, contribuyendo a la competitividad de la empresa.

OBJETIVO DE APRENDIZAJEEl alumno determinará la manera de ejecutar las actividades de mantenimiento mediante el análisis de riesgo y la gestión de servicios de respaldo a través de la estructuración de manuales de procedimientos y métodos de trabajo, y la elaboración de planes de contingencia, para asegurar la continuidad de los servicios básicos.

UNIDADES DE APRENDIZAJEI. Elaboración de manuales.I. Técnicas de análisis de riesgos.I. Protocolo de contingencia para restablecer los

servicios a cargo de mantenimiento.I. Gestión de los servicios

I.-ELABORACIÓN DE MANUALES.Objetivo: proponer actividades de mantenimiento mediante el análisis de riesgo y la gestión de servicios de respaldo, a través de la estructuración de manuales de procedimientos y la elaboración de planes de contingencia, para asegurar la continuidad de los servicios básicos.

1.1.- Procedimientos y procesos.

1.2.- Historiales y Datos Técnicos.

1.3.- Manual de Procedimientos

PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS.Definir los objetivos de un manual de procedimientos.

Enlistar los elementos que constituyen un procedimiento.

Describir diagramas de procedimientos y actividades.

Identificar los elementos de un mapeo.

OBJETIVOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 1.- Determinar las actividades que se deben realizar dentro de

la Empresa para la consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de los puestos creados para la consecución de dicho objetivo

2.- Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de acuerdo a los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente a fin de mejorar la productividad y reducir cargas financieras para la Empresa.

3.- Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional, si esta correctamente definido en cuanto a cargas de trabajo (número de plazas), especialización y responsabilidad.

OBJETIVOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 4.- Mejorar la productividad de la Empresa mediante el análisis de la

forma en que se realizan las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y movimientos, necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades, buscando en todo momento eficientar o modificar las actividades del puesto para la consecución de mejorar la productividad.

5.- Tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las obligaciones y actividades a realizar. Así como permitir que se pueda evaluar la productividad y efectividad del empleado en el puesto (Valuación de Desempeño (Presupuesto de Sueldos) y facilitar las Auditorías Operativas para detectar desviaciones en cuanto al desarrollo de las actividades de manera fácil y expedita.

OBJETIVOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 6.- Poder definir el perfil de personal (descripción de puesto y

necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades) que se requiere para el desarrollo de las actividades del puesto y facilitar la búsqueda de candidatos internos y/o externos para ocupar el puesto (reclutamiento y selección de personal).

7.- Poder evaluar el valor (salario) de las actividades realizadas (no por nombre del puesto) en el mercado abierto y mantener dentro de parámetros competitivos a la Empresa  (estabilidad laboral del personal y posicionamiento laboral de la Empresa). 

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

UTILIDADPermite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

UTILIDADQue se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación

UTILIDADAumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

CONFORMACIÓN DEL MANUALA) IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información: Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.

FUENTES DE INFORMACIÓNSon las referencias de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Instituciones

Archivos de la organización

Áreas de trabajo

Clientes y/ o usuarios

Mecanismos de información

Instituciones:

-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio.

-Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.

-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.

-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organización que se estudia.

Archivos de la organización:

-General.

-De las áreas de estudio.

Archivos de la organización:

-Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad.

-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.

Áreas de trabajo:

-Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal.

Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organización.

Mecanismos de información: Recursos computacionales que permiten el acceso a información interna o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.