ADMINISTRASI HUMAS DAN

KEPROTOKOLANXII ADM PERKANORAN II

Nama Kelompok :1. Desi Anasari [04]2. Lia Anggraeni [16]3. Mega Dwi Prihatining Tias [19]4. Tri Agustini [35]5. Yunita Sariningsih [41]

SMK YAPEK GOMBONG

Contoh Video Protokoler

A.DEFINISI PROTOKOL  Kata Protokol berasal dari Bahasa Yunani “Protos” (yang pertama) dan “Kolla”(lem atau perekat). Diartikan sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepadarakyatnya. Kata Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalamBahasa Inggris.

B. DEFINISI KEPROTOKOLAN

Keprotokolan adalah  serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan  dalam acara kenegaraan atau acara resmi, yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. ( Pasal 1 ayat (1) Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 ).

Protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam seluruh kegiatan antar bangsa

KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL: Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam

upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara)

Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan)

Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)

ASAS-ASAS KEPROTOKOLAN

Keprotokolan ini diatur berdasarkan asas:1. keislaman;2. kebangsaan;3. ketertiban;4. kepastian hukum;5. keseimbangan; 6. keserasian; 7. keselarasan; dan8. timbal balik.   

RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu:a. Tata ruangb. Tata upacarac. Tata tempatd. Tata busanae. Tata warkat

a) Tata ruangTata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Yang perlu diperhatikan :

1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja).

2. Papan nama petunjuk yang diperlukan.3. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata

ruang dan tempat.4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

b) Tata upacaraTata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

1. Jenis kegiatan2. Bahasa pengantar yang dipergunakan3. Materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. 

Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

c) Tata Tempat (Preseance)Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial.

Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak

yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.

2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

d) Tata BusanaTata busana yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

 

Jenis tata busana yang perlu diketahui:1. Pakaian Sipil Lengkap (PSL)2. Pakaian Sipil Harian (PSH)3. Pakaian Dinas Lapangan (PDL)4. Pakaian Dinas Harian (PDH)5. Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk

kalangan militer.6. Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)7. Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi

(Dharma Wanita, Korpri)8. Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

e) Tata WarkatPengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:1. Daftar nama tamu yang akan diundang

hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.

2. Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.

3. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.

4. Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.

5. Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.

6. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.

7. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.

5. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.6. Catatan dalam undangan agar memberitahukan

kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)

7. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

PENTINGNYA ATURAN PROTOKOL

1. Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang mempengaruhi  keberhasilan suatu usaha.

2. Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi.

3. Terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib, dan lancar

4. Terciptanya pemberian perlindungan.5. Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam

menjalankan tugas.

PERAN DAN FUNGSI PROTOKOLER

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

TERIMA KASIH