proyecto de implementación de intranet
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NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA COMUNICACIÓN INTERNAÁNGELA PEREZ – LOLA SILLERO – BERNARDITA ZAMORA
MÁSTER GESTIÓN ESTRATÉGICA E INNOVACIÓN EN COMUNICACIÓN- UNIVERSIDAD DE MÁLAGA
Proyecto de
implementación deIntranet
CASO: ASOCIACIÓN DE EMPRESARIOS VITIVINÍCOLASDEL VALLE DE CASABLANCA A.G- CHILE
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1. FASE INICIAL ........................................................................................................ 2
1.1. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL .................................................................................3 ANÁLISIS DE LOS PRECEDENTES ........................................................................................................ .. 3 RECOGIDA DE INOR!ACI"N DENTRO DE LA E!PRESA ......................................................... ........... # ANÁLISIS DE LA SIT$ACI"N ACT$AL ................................................................................................... %
DE&ILIDADES ..................................................................... ............................................................. % ORTALE'AS ........................................................................................... ........................................ % A!ENA'AS ............................................................................................. ........................................ ( OPORT$NIDADES ........................................................................................ ................................... (
CATALOGACI"N ) SEG!ENTACI"N DE LOS E!PLEADOS ......................................................... ......... *
1.2. DEFINICIÓN DEL RECEPTOR .......................................................................................7 RASGOS DISTINTI+OS DE LAS TIPOLOG,AS DE P-&LICOS DE LA ORGANI'ACI"N............................... * IDENTIICACI"N DE LOS P-&LICOS DE LA INTRANET .........................................................................
PROCESO .............................................................................................. ............................................... !APAS DE CONOCI!IENTO ............................................................. ................................................. /0 DISPOSICI"N "PTI!A DE LA INOR!ACI"N EN LA INTRANET ........................................................ /0
1.3. FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS .................................................................................... 11 O&1ETI+OS DE LA ASOCIACI"N ............................................................................ ............................. //
O&1ETI+OS DE LOS ASOCIADOS +ITIC$LTORES .............................................................. .............. /2 O&1ETI+OS DEL L$1O DE INOR!ACI"N ................................................................... ................. /3
2. FASE DE CREACIÓN ............................................................................................. 15
2.1. DISEÑO, ESTRUCTURA Y HERRAMIENTAS ................................................................. 15 DISEO .......................................................................................................... .................................... /%
ESTR$CT$RA ............................................................................................................. ........................ /( 4ERRA!IENTAS ..................................................................... ........................................................... 22 A5 4ERRA!IENTAS DE DOC$!ENTACI"N ELECTR"NICA........................... ................................. 22 &5 4ERRA!IENTAS DE CONERENCIA ELECTR"NICA ........................................................... ........ 2# C5 4ERRA!IENTAS DE IDELI'ACI"N ........................................................................................... 2%
2.2. GESTIÓN DE LA INTRANET ....................................................................................... 25
3. FASE DE DIFUSIÓN .............................................................................................. 26
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 28
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1. FASE INICIAL
La Asociación de Empresarios Vitivinícolas del Valle de Casablanca, es una
asociación gremial creada en Julio de 2001, fruto de la iniciativa de la Ruta del
Vino para ampliar el compromiso de asociatividad de empresarios del mundo
del vino de la comuna de Casablanca. En ella confluyen tanto los empresarios
productores de vino como los agricultores productores de uva, tras el objetivo
de defender y difundir las características del Valle de Casablanca, en todos los
aspectos vinculados con su denominación de origen.
Su misión es mantener y potenciar la imagen del Valle de Casablanca y sudenominación en el ámbito nacional e internacional como primer valle premium
de vinos de clima frío. Para lo anterior, establece su accionar las áreas de
viticultura, enología, turismo y responsabilidad social.
La asociación está regida por estatutos y un reglamento. Una vez al año se
realiza una asamblea general de socios, donde se da cuenta de la gestión del
año anterior y se hacen las propuestas para el año siguiente. La dirección
general está formada por un directorio compuesto de 9 personas. En el día a
día el Gerente General junto un equipo: conformado por la encargada de
Marketing y Turismo; encargada de Comunicaciones y Relaciones Públicas; y
Administración trabajan eficazmente para desarrollar todas las actividades de la
Asociación. El directorio se reúne una vez al mes, donde efectúa el análisis de
las actividades programadas y se evalúan nuevas propuestas que sean
concluentes con los objetivos de la Asociación.
La asociación está compuesta por 19 sociedades agrícolas, 19 viñas y 6
restaurantes.
Viñas Viticultores
Viña Veramonte Agrícola ARS Ltda.Viña Carmen Agrícola Canelo Norte
Viña Casa Lapostolle Agrícola Canelo Sur
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Viña Casablanca Agrícola El EnsueñoViña Casas del Bosque Agrícola El EsteroViña Catrala Agrícola Izaro
Viña Indómita Agrícola La RotundaViña Kingston FamilyVineyards
Agrícola MacaireToribio Larrain L.
Viña Mar Agrícola Mina del AguaViña Matetic Agrícola Santa Marta
Grupo Belén Agrícola y Ganadera TierraNuestra
Viña Quintay Agrícola Las Colinas de TapihueViña Ventisquero Agro MorandéViñedos Orgánicos Emiliana Sociedad Agrícola De Los Pumas
Estancia El Cuadro Inmobiliaria Vista HermosaViña Cono Sur Inmobiliaria Prado VerdeViña Loma Larga Felipe LarraínLa Recova Wines Agrícola Los Boldos de Tapihue
Restaurantes House Casa del Vino Equilibrio de MateticIndómita Tanino de Casas del BosqueEstancia El Cuadro Viñamar
1.1. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL
ANÁLISIS DE LOS PRECEDENTES
Para la implementación de la intranet la organización declaró como grupo
prioritario en el desarrollo de herramientas de comunicación interna al grupo de
19 viticultores, ya que actualmente no existe ningún sistema de comunicación
formal establecido. Según el análisis de la clasificación de públicos de la teoría
de James Grunig (Grunig & Hunt, 2000) de la conducta de comunicación seestableció que el público objetivo declarado como grupo prioritario por la
organización es un público AIEP (Alto reconocimiento del problema, bajo
reconocimiento de las restricciones), es decir un público que reconoce que
tiene un problema ocasionado por la organización- en este caso la
desinformación o la inexistencia de un canal de comunicación fluido y
bidireccional- y que no se enfrentan a restricción para resolver su problema- es
decir comunican al área encargada de agricultura su molestia y reclaman la
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falta de información. Siguiendo con esta línea de categorización de públicos, se
clasificó a los empresarios vitivinícolas según en el mapa general de públicos
según Justo Villafañe (Villafañe, 2002), en donde se pudo establecer el grado
de importancia o influencia de estos según la importancia o influencia sobre los
cumplimientos de los objetivos de la organización.
Según esta teoría se estableció que este público es un público estratégico -
dentro de la variable genérica de la dimensión estratégica de la organización-
ya que se trata de un público fundamental para el desarrollo y crecimiento de la
organización. De igual manera los empresarios vitivinícolas se ubican como un
público de providencia, es decir es altamente beneficioso en términoseconómicos para la organización, es decir un público que provee
económicamente a la Asociación pagando cuotas de membresía y pertenencia.
RECOGIDA DE INFORMACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA
Tradicionalmente los contenidos compartidos y publicados para los viticultores
han sido sobre meteorología: precipitaciones caídas en el valle o temperaturas,
próximas charlas o presentaciones sobre diferentes tópicos impartidas pordepartamentos dependientes del Ministerio de Agricultura o por la asociación e
información de contingencia sobre el Valle de Casablanca (noticias).
Todo el contenido sobre meteorología es recopilado por el gerente general en
base a las estaciones meteorológicas ubicadas en distintos sub-valles de
Casablanca, la mayoría de las charlas o presentaciones que se realizan
corresponden al calendario de actividades preparado por distintos
departamentos gubernamentales provenientes del Ministerio de Agricultura ylas charlas que no provienen del gobierno son realizadas por la asociación,
coordinadas por el gerente general y estas responden a necesidades de los
viticultores comunicadas al gerente, como por ejemplo: nueva utilización de
maquinaria para la cosecha de uvas en época de vendimia, nuevos métodos
de riego, sequía, control de heladas, nuevos métodos de cultivo, plagas, etc.
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Toda la información compartida con los viticultores –desde ahora llamados
asociados viticultores - se realiza a través del correo electrónico del gerente
general. Todos los correos se envían personalizados con nombre y apellido vía
Word y Outlook. Pero no existe un sistema de comunicación ni de
almacenamiento de información, es decir, los asociados viticultores
actualmente no tienen una plataforma en la cual puedan acceder a distintos
contenidos o registros históricos del Valle o algún sistema de contacto formal.
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
En este punto se analizará el punto en el que se encuentra la gestión de la
comunicación en la organización en la actualidad.
Cabe destacar que actualmente además del método de contacto vía correo
electrónico no existe otro canal de comunicación entre asociación y asociados
viticultores. Actualmente los esfuerzos de comunicación interna se enfocan
principalmente en el área de turismo de la asociación (a través de reuniones
mensuales entre los encargados de turismo y asociación), por lo que no existe
un protocolo de comunicación con el área agrícola o con los asociadosviticultores, lo que genera un descontento generalizado con el área que maneja
agricultura (gerencia), por ende con la asociación.
DEBILIDADES
• No existe un canal de comunicación interna formal
• No existe una plataforma exclusiva para los asociados viticultores
• No existe un archivo virtual de para consulta de material multimedia
• No existe una plataforma virtual para revisar los registros meteorológicos
• Los asociados viticultores no siempre reciben a tiempo la información
sobre la meteorología del valle.
FORTALEAS
• La comunicación entre asociados viticultores y asociación es fluida
• Alta tasa de respuesta de correos electrónicos
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• Alto número de correos electrónicos de parte de los asociados
viticultores para la obtención de material multimedia de charlas
realizadas
• Alta participación en actividades realizadas
AMENAAS
• Los asociados recurran a otros organismos para la obtención de
información
• Se pierda el significado de asociatividad
OPORTUNIDADES
• Mantención de lazos comunicativos entre asociación y asociados
viticultores
• Fortalecer el significado de permanencia de asociados viticultores
• Establecimiento de un canal de comunicación formal
• Existencia de un alto interés de parte de los asociados viticultores en la
obtención de información
• Interés en capacitaciones de nuevas tecnologías
Los asociados viticultores son un público abierto a las nuevas tecnologías y a
la utilización de estas, ya que constantemente están en capacitación para
aprender sobre nuevos métodos para trabajar con cierta maquinaria o las
nuevas tendencias en tecnología agrícola. Son un público con alto interés en la
obtención de información sobre el estado del valle, capacitaciones e
información de interés agrícola. Pero como no existe un sistema formal decomunicación interna entre asociación y asociados viticultores no se sienten un
grupo prioritario en la ejecución de la misión de la asociación.
Este grupo es un público muy organizado, calendariza cada actividad con
tiempo con tal de asistir, es abierto a la capacitación de nuevas tecnologías,
mantiene un alto y permanente interés en la obtención de información relevante
que le permita ejecutar de mejor manera su trabajo y aprovecha las instancias
como capacitaciones o charlas para su beneficio propio.
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La creación e implementación de una intranet dirigida a este público crearía y
aumentaría el flujo de comunicación entre asociación y asociados viticultores,
además de incrementar la sensación de asociatividad. Luego del análisis
DAFO, se concluye que este público utilizaría en gran medida esta nueva
herramienta tecnológica, ya que con ella podría obtener toda la información
que le es necesaria y mejoraría su percepción sobre la asociación y el área
encargada de ver el sector agrícola.
CATALOGACIÓN Y SEGMENTACIÓN DE LOS EMPLEADOS
Dentro del público de los asociados viticultores se encuentran dos tipos de
públicos. Los dueños de los campos agrícolas y los administradores de campo.
Los dueños de los campos agrícolas, son aquellos que toman las decisiones
dentro de su propia organización, velan por la administración de contratos,
pagos, contratación de personal, vela por la calidad y venta de producción y
distribución del trabajo.
Los Administradores de campo, son aquellos que manejan, controlan y velan
por la producción de uva del campo agrícola al cual pertenece, maneja los
roles de los trabajadores, monitorea las temperaturas, plagas y vigila la calidad
de la uva.
1.2. DEFINICIÓN DEL RECEPTOR
RASGOS DISTINTIVOS DE LAS TIPOLOGÍAS DE PÚBLICOS DE LAORGANIZACIÓN
DUEÑOS DE CAMPOS AGRÍCOLAS:
Personalidad: Son personas sociales, serios, responsables y activos en
el inter-espacio.
Intereses generales: Les gusta pasar tiempo al aire libre, los animales y
es conocedor de vinos.
Intereses en relación con su actividad: Preocupados de estar al tanto
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con las nuevas tecnologías para implementarlas en sus campos, participan
activamente de las tareas de cultivo, cosecha y venta de uva, interesados en
las nuevas capacidades y en las oportunidades o amenazas naturales que
afecten a su cultivo y campo.
Formas de trabajar: Trabajan en la oficina situada en los campos
agrícolas, mayormente utilizan internet en su computador, pero si están en
terreno vigilando las labores de la temporada se comunican por teléfono
(correo, llamadas, mensajes, etc).
ADMINISTRADORES DE CAMPOS:
Personalidad: Son personas sociales, serios, responsables y
medianamente activos en el inter-espacio, en tiempo de pre-vendimia y
vendimia pasan mucho tiempo conectados.
Intereses generales: Les gusta pasar tiempo al aire libre, los animales y
muy apegado a costumbres locales.
Intereses en relación con su actividad: Se preocupan de constantementemonitorear las condiciones climáticas a través de internet, velan por los
procesos de cultivo y cosecha de uva, participan activamente de
capacitaciones y charlas para mejorar su trabajo en el campo y tienen un alto
interés en permanecer al tanto de novedades y noticias de su área de trabajo.
Formas de trabajar: Trabajan la mayor parte del tiempo en terreno,
aunque intermitentemente trabajan desde la oficina situada en los campos
agrícolas en conjunto con el dueño del campo agrícola, mayormente utilizan
internet en su computador, pero si están en terreno vigilando las labores de la
temporada se comunican por teléfono (correo, llamadas, mensajes, etc).
BARRERAS
Barreras que los públicos podrían encontrarse a la hora de trabajar en la Intranet
Si bien la plataforma de intranet que se propone resuelve la problemática y
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necesidades de nuestro público objetivo, las barreras con las que se pudiesen
encontrar son:
• Acceso a la sección multimedia
• Descarga de archivos (lugar en donde estos se descarguen)
IDENTIFICACIÓN DE LOS PÚBLICOS DE LA INTRANET
Después del análisis de los rasgos distintivos de las tipologías de públicos de la
organización, podemos determinar que los públicos pertenecen a:
Dueños de campos agrícolas:
Adaptadores compulsivos
Administradores de campos:
Adaptadores progresivos
PROCESO
Determinación del proceso de trabajo que cada público sigue habitualmente
Auditoría de comunicación
Según el análisis y auditoría preliminar del proyecto de intranet, la información
que se gestiona dentro de la asociación y por el área a cargo del área agrícola
es de alto interés por el público objetivo. La información sobre meteorología
que se envía al asociado viticultor es de alto interés sobre todo para la época
pre- vendimia y en tiempo de cosecha, el proceso de envío de información es
individualizado por correo electrónico.
Este proceso comunicativo no permite recibir la información clasificada y
distribuirla según las necesidades de los públicos, si no que se envía a toda la
base de datos de asociados viticultores y permite que sólo el gerente general
envíe respuestas, cuando este tenga tiempo libre de sus otras labores.
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MAPAS DE CONOCIMIENTO
DISPOSICIÓN ÓPTIMA DE LA INFORMACIÓN EN LA INTRANET
1. Análisis heurístico de usabilidad: Criterios básicos de usabilidad
a. Estado del sistema: la Intranet mantendrá informado al usuariosobre qué sucede en la misma
b. Se empleará lenguaje técnico conocido y utilizado
constantemente por el usuario.
c. Control y libertad: Opción de regresar un paso atrás o ir hacia
adelante pre-guardando la acción.
d. Los menús estarán desplazados de manera clara y limpia,
utilizados en la página web oficial de la asociación
(casablancavalley.cl), además de contener información sobre la
organización.
e. Orientación:
La intranet tendrá indicadores de los pasos realizados para llegar
al menú en el que se encuentra ahora, como:
Menú>Meteorología>Precipitaciones>MapaPrecipitaciones
f. Eficiencia y flexibilidad de uso: el usuario tendrá la opción de ver
intranet en el móvil o bien a través de la aplicación móvil
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disponible para blackberry, android o IOS.
g. Diseño: Se utilizarán los colores institucionales, con una misma
tipografía e imágenes limpias con porcentaje de opacidad para
que el contenido se vea sin problemas. .
h. Inserción de barra de búsqueda en internet, formulario de
contacto directo, ayuda técnica y FAQS.
1.3. FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS
OBJETIVOS DE LA ASOCIACIÓN
El principal objetivo de la Asociación de Empresarios Vitivinícolas del Valle de
Casablanca es la creación de una Intranet para dar cobertura a la
comunicación entra la misma y los 19 asociados viticultores que forman parte
de ella.
La asociación pretende crear un canal directo de comunicación con cada uno
de los empresarios que forman parte de ella, pues sus papeles son
fundamentales en el trabajo en conjunto. Por su ubicación en diferentes puntos
del valle y por ser tan diversas, la comunicación directa con los empresarios esdifícil en ocasiones. Así, la Intranet jugaría un punto estratégico fundamental en
cuanto a la rápida y fluida comunicación que se establecería entre asociación y
asociados.
Además de aportar una información completa de la asociación, de su trabajo,
su misión y de cada uno de sus componentes, la nueva herramienta cubrirá
necesidades comunicativas básicas que antes quedaban a la deriva. Como
son, por ejemplo, la posibilidad de compartir los reportes históricos de la
vendimia a todos los asociados de forma generalizada y los informes o noticias
de interés sobre el valle a través de una única plataforma, no con correos
electrónicos independientes y multitudinarios.
Uno de los puntos más débiles en la relación asociación – empresarios
viticultores en cuanto a comunicación es que, al no existir un canal concreto,
las únicas opciones son el correo electrónico y las reuniones. Cuando se hacen
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reuniones no todos los dueños de las empresas agricultoras (viticultoras)
pueden asistir, así pierden ese hilo comunicativo e informativo. Con Intranet se
pretende dar solución a este problema, por un lado porque se podrán compartir
conjuntamente todas las actas de reuniones y, por otro lado, porque se
dispondrán de videoconferencias para participar en la reunión desde otro lugar.
De igual forma podrán ser grabadas para después compartirlas en la Intranet.
Además, supondrá una vía comunicativa post-reunión que permitirá la
interacción entre los participantes para intercambiar opiniones y aportar nuevas
ideas.
En definitiva, la asociación pretende instaurar un sistema de interacción ycomunicación directo con los asociados viticultores, pues son una pieza
esencial del motor central de la organización. Busca dar solución a los
problemas comunicativos que hasta el momento se venían produciendo entre
ambas debido a la falta de un canal propio que agrupe al conjunto de
sociedades.
OBJETIVOS DE LOS ASOCIADOS VITICULTORES
El principal propósito de los asociados viticultores con la instalación de una
Intranet en sus redes habituales, es cubrir aquellas necesidades básicas
informativas y comunicativas con y para la asociación que hasta el momento se
venían haciendo de forma rudimentaria y escasa.
Uno de los puntos más importantes a los que se daría solución es al
intercambio de información sobre la meteorología, las temperaturas y las
precipitaciones del valle de manera instantánea y totalmente actualizada. Puesestos elementos ayudan a la toma de decisiones en el trabajo diario de los
viticultores, por ejemplo como el control que tienen que tener en situaciones de
heladas sobre las viñas. Este intercambio de información que se venía
haciendo de forma más lenta y engorrosa, pasaría a ser instantánea y directa
para los asociados viticultores. Además, dispondrían de una base de datos de
informes meteorológicos históricos detallados y archivados por fechas.
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De una forma más práctica y no menos importante que lo anterior, los
asociados viticultores dispondrían de una aplicación directa donde consultar los
husos horarios. El valle trabaja con diferentes partes del mundo, lo que hace
que esta herramienta sea de gran utilidad para conocer los horarios del
receptor en cuestión. También es necesaria la instalación de una aplicación
para el cambio de monedas y conocer su valor, en cuanto a sus trabajos
internacionales.
Los asociados viticultores, como parte fundamental de la asociación, necesitan
de una vía de comunicación directa con la misma. No sólo a modo de
información sino para tener voz y voto en la toma de decisiones pertinentes.Además de con la propia asociación, se abre paso a una multi-conexión entre
los asociados viticultores. Una plataforma donde compartir opiniones e ideas,
donde debatir sobre temas en común y donde crear negocio conjunto.
En conclusión, con la introducción de una Intranet en sus rutinas, los asociados
viticultores, contarán con herramientas que facilitarán sus tareas habituales.
Dispondrán de información meteorológica minuto a minuto y con aplicaciones
que le ayuden en sus trabajos internacionales. Del mismo modo, accederán a
una comunicación directa con la asociación y con todas las sociedades que la
componen, rompiendo así el problema de la ubicación y la diversidad. Sus
objetivos claves serían la recepción de información necesaria para su trabajo y
abrir una vía de comunicación antes inexistente.
OBJETIVOS DEL FLUJO DE INFORMACIÓN
Los objetivos en cuanto a la circulación de información entre la asociación y losasociados viticultores que la componen se resumen básicamente en tres: que
sea actualizada, rápida y fluida. Ambas partes tienen que estar en contacto
directo pues sus trabajos van de la mano, cada una tiene información para
aportar a la otra.
La asociación necesita de las sociedades para su correcta composición, tiene
que estar informada de las necesidades y las problemáticas de estas. También
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La intranet no contará con un servidor de correo electrónico, ya que cada una
de los asociados viticultores tiene ya uno propio. Por eso, el ingreso a la
plataforma se hará a través de un usuario y una contraseña que los gestores
de la intranet proporcionaran de forma personal. Serán los asociados
viticultores los que determinen qué personas de su organización tendrán
acceso y quiénes no.
ESTRUCTURA
Se ha optado por una estructura de árbol en cuatro niveles. Además, se ha
añadido una barra de navegación para ayudar a que el usuario se sitúe en
dentro de la intranet.
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!ERRAMIENTAS
A! HERRAMIENTAS DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
Hora, diferentes husos horarios y valor de las principales divisas: Al tratarse de
un mercado que exporta de forma internacional, estas herramientas son
imprescindibles para conocer las perspectivas económicas que afectarán
directamente a la asociación. Por eso, siempre estarán disponibles en el
encabezamiento de la página.
Dirección, teléfono y reconocimiento como Great Wine Capitals: en pie de
página, dicho logo es un sello de calidad enoturística el cual se incluye en
cualquier plataforma o canal de comunicación de la asociación.
Información Corporativa: este apartado recogerá diferentes aspectos de la
fundación para que todos sus asociados tengan siempre una información
actualizada en sus propios registros y páginas webs:
• Quiénes Somos: En esta sección permanente se incluye información
sobre quién es la asociación y como está constituida
• Misión: En esta sección permanente el usuario podrá leer y saber cuál
es la misión de la asociación
• Asociados: lista actualizada de todos los asociados viticultores que
forman parte de la Asociación.
• Reportes de Vendimia: En esta sección mantendrá el reporte de la
vendimia total del valle de Casablanca y las condiciones climáticas de la
cosecha de uva durante el año en curso y los años anteriores y si estas han
sido afectadas en sus condiciones sanitarias, vigores y rendimientos. El cual
estará disponible como informe permanente para todos los asociados usuarios
de la intranet.
Biblioteca de documentos y biblioteca multimedia: podemos encontrarlos
dentro del apartado “Mi oficina”. Contendrán actas y videos de reuniones,
informes especializados y cualquier información en diferentes formatos que sea
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de utilidad.
Meteorología: este es el apartado con mayor usabilidad y utilidad de toda la
intranet, ya que para el cultivo de la uva es muy importante tener en cuentatodos los factores atmosféricos. Dividimos en tres subapartados:
• Clima general: histórico de temperaturas, humedad y otros factores
climatológicos de la comuna de Casablanca.
• Estaciones meteorológicas locales: en el valle de Casablanca existen
diferentes tipos de microclimas que hay que tener muy en cuenta para las
labores agrícolas. Por eso, este apartado recoge la información climáticahistórica (temperaturas, humedad, etc.) de las pequeñas estaciones
meteorológicas que están repartidas por cada una de las zonas del valle. De
manera que cada dueño de campo vea las condiciones meteorológicas de
todos los sectores del valle en las que tiene plantaciones de vid.
• Precipitaciones: como el valle de Casablanca no posee ríos que aporten
un continuo flujo de agua a los cultivos y al considerarse constantemente como
zona de crisis de sequía, es importante saber cuándo y cuánto llueve. Al igual
que ocurre con el anterior apartado, en este se establecerá un mapa con toda
la información que concierne a las precipitaciones. Esta sección permitirá que
el usuario encuentre un registro histórico de las precipitaciones caídas hasta el
día, con lo que podrá evaluar la calidad de la uva, tiempo de cosecha, la
necesidad de agua del terroir y a la vez comparar las precipitaciones de otros
años.
Sala de prensa:
• Eventos: apartado donde se publicarán todos los detalles sobre los
eventos que estén relacionados con el área agrícola de la asociación.
• Newsletter: publicación digital informativa que contienen clipping de
artículos de interés y noticias sobre la asociación e información del ámbito en
que la misma se desenvuelve (exportaciones, IPC, IVA, sequía, etc.).
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B! HERRAMIENTAS DE CONFERENCIA ELECTRÓNICA
Calendario (dentro de “Mi oficina”): herramienta que permita a cada usuario
gestionar sus tareas.
Foros (dentro de “Mi oficina”): se ha observado en las rutinas de comunicación
entre la fundación y los agricultores que si no acuden a las reuniones que se
realizan periódicamente, muy difícilmente se interesan por participar
posteriormente en los temas tratados, bien porque consideran que no tienen
importancia o porque les supone demasiado tiempo. Por eso, consideramos
que herramientas como la videoconferencia o el chat serían totalmente inútiles.
Sin embargo, creemos que los foros, que requieren menor tiempo y la
información en ellos suele estar más simplificada, pueden ser una herramienta
que anime a la participación.
Bolsa de trabajo (dentro de “Mi oficina”): base de datos que facilite la
contratación de trabajadores.
Contacto y ayuda: diferentes elementos que permiten la interacción entre la
fundación y los agricultores:
• Preguntas frecuentes (FAQs): con esta serie de preguntas se intenta
que el usuario responda a sus preguntas sin tener que contactar con el gestor
o el servicio técnico, ahorrando así tiempo a ambas partes.
• Ficha de contacto: formulario que contacta directamente con el
departamento de comunicación para solucionar dudas generales y de
contenido.
• Servicio técnico: formulario que contacta directamente con el
departamento de comunicación para solucionar dudas técnicas o para informar
de errores y problemas en la intranet.
• Video tutorial: video que explique el funcionamiento y la estructura de la
intranet.
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C! HERRAMIENTAS DE FIDELIACIÓN
• Noticias (en “Sala de Prensa”): información actual que atañe a todo lo
relacionado con el mundo del vino.
• Redes Sociales: widgets que se encuentran en el encabezado de la
página y que enlazan con los perfiles en redes sociales de la fundación.
2.2. GESTIÓN DE LA INTRANET
Como no existe departamento de Recursos Humanos, la gestión general de la
intranet quedará a cargo del Departamento de Comunicación de la Asociación.
Sin embargo, al tratarse de un área tan especializada, algunas secciones como
“Meteorología” quedarán a cargo del gerente de la organización, que posee
conocimientos muy específicos sobre agricultura y etnología.
Para respaldar el proyecto y marcar su evolución, se contará también con la
dirección de la organización. Por último, un diseñador web o informático deberá
hacerse cargo del desarrollo y mantenimiento técnico de la plataforma.
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". FASE DE DIFUSIÓN
Para la implementación de la Intranet en el seno de los asociados viticultores y
la Asociación de Empresarios Vitivinícolas del Valle de Casablanca, serealizarán acciones tácticas dirigidas a la motivación para su acogimiento, a la
participación para su desarrollo y a la recepción de nuevas aportaciones y
necesidades para que no caiga en desuso.
Para dar a conocer la instauración de esta nueva herramienta y motivar a su
uso se organizará una charla informativa con los gerentes de los asociados
viticultores. Aquí se explicará el porqué de su establecimiento y las
necesidades que cubrirá. Se definirá la problemática que hasta el momento
estaban teniendo en cuanto a comunicación con la asociación y la falta de
información por parte de la misma, para así justificar el uso de una Intranet en
sus rutinas diarias. Además, en dicha charla se podrán aportar ideas y
plantear otras cuestiones a tratar en la Intranet para que puedan ser revisadas
para su uso.
Tras este acontecimiento, se llevará a cabo un breve curso para que todasaquellas personas que vayan a tener acceso a la Intranet aprendan a utilizarla
fácilmente. Se explicará las ventajas de su implementación, el uso de cada uno
de los apartados, como acceder, que utilidad tiene, como pueden usarla, las
herramientas de las que disponen, como entrar en cada uno de las
secciones… Además, se les dará acceso a un tutorial online para todo aquel
que no pueda asistir al seminario o simplemente para que sirva de guía en un
momento dado.
La Intranet estará abierta al cambio desde el principio y contará con las
aportaciones de los usuarios para su desarrollo. En función de las necesidades
que se vayan generando, se crearán diferentes herramientas o secciones para
darles solución. Si algunos de los elementos que la componen hacen de
barrera o no son de utilidad podrán ser eliminados. En definitiva, su desarrollo
dependerá de los usuarios y del tratamiento que le estén dando, irá
evolucionando a medida que surjan temas que deban ser tratados o que no
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deben ocupar espacio en la Intranet.
De la misma manera, en la charla informativa se podrá discutir con las
sociedades aquellas necesidades que crean deban ser tratadas. Teniendo encuenta que esta herramienta no sustituirá a las reuniones y eventos actuales,
sino que será un apoyo fundamental para el correcto funcionamiento de la
cadena de trabajo.
Detrás de la Intranet habrá un equipo o persona encargada que siempre estará
disponible para cuando algún usuario necesite de su ayuda, así como un
formulario de contacto instantáneo por si surgen problemas en su uso. En
cualquier caso, las secciones se dispondrán en función de las características y
necesidades de los receptores. Es decir, fácil acceso a los datos de más
interés y tantas secciones o herramientas como sean convenientes sin
disponer de aquellas que sean innecesarias y sólo hagan ruido.
La Intranet deber ser considerada como un elemento de unión entre la
asociación y los asociados viticultores. Para reforzar el apoyo de la asociación
hacia las mismas y que puedan sentirse parte importante en su labor. Pararecibir información actualizada tanto de la asociación como de aquello que le
sea necesario para su trabajo, sintiéndose así respaldados y apoyados por una
entidad. Además, se les aporta de esta herramienta para que tengan voz en
cualquier tipo de decisión de manera instantánea, para que aporten sus
opiniones en cuanto a formas de trabajar o simplemente para que los
asociados viticultores puedan estar conectados entre sí intercambiando ideas e
informaciones.
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BIBLIOGRAFÍA
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