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Prozessmanagementim HR-Bereich

Insight 2012 Seite 1

Vortrag

• langjährige praktische Erfahrung imPersonalbereich (Aus- und Weiterbildung,Consulting)

• über 25 Jahre Erfahrung in Projektleitung und -durchführung von Personallösungen

• Vortragende bei namhaften Institutionen derErwachsenenausbildung in Österreich

Bis 2004: Leitung Produktservice und Kundenbetreuung bei namhaftem österreichischen Softwareunternehmen

Seit 2005: selbständig - Ammonit


Beate Cerny, MSc

Prozessmanagement im HR Bereich

HR-Prozessmanagement kann zu einer besseren Servicierung von- Geschäftsleitung,- Führungskräften und - Mitarbeitern

beitragen. Auch im HR-Bereich ist die Optimierung der Arbeitsläufe und Steuerungder Prozesskosten natürlich ein großes Thema. Ebenso wichtig ist esProzessverantwortungen und –abläufe zu visualisieren und zudokumentieren. Solcherart können Verantwortungen und Schnittstellen klardefiniert werden, eine einheitliche Sichtweise ermöglicht werden.Prozessmanagement sichert eindeutige Verantwortungszuweisungen,effiziente Personalverwaltung und vorallem den Erhalt vonProzesswissen über Mitarbeiterwechsel hinaus.


Ammonit und MID


Ammonit ist seit kurzem Partner von MID

Die Modellierungsplattform Innovator – ideale Ergänzung unseres

Portfolios!

Ammonit ist vornehmlich in Österreich tätig und betreut zahlreiche Unternehmen (Schwerpunkt HR Bereich).


• Herausforderungen in der Personalabteilung

- Bereichsübergreifende Aufgaben- Servicefunktion im Unternehmen - Strategisch/operativer Aufgabenmix

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• Bedarf• Gewinnung Personal- • Einsatz

• EntwicklungPersonal-• Erhaltung• Freistellung

Personal-


• Herausforderungen in der Personalabteilung

- Personalmarketing- Personalinformation- Personalcontrolling- Personalverrechnung- Personaleinsatz, -administration- … Die vielfältigen Aufgaben stellen Unternehmen vor große Herausforderungen.

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Personal……..

Personalcontrolling

Personaladministration


HR Prozesse sind bereichsübergreifend und vielfältig:

o Die Anzahl der Akteure ist unterschiedlich: Führungskräfte, Mitarbeiter, Management-Board, externe Beratungsunternehmen, Behörden, …

o HR Prozesse werden in zunehmendem Maße durch IT unterstützt: dies birgt neue Anforderungen an Kommunikation, Integration in bestehende Systemwelten, Ausbildung der Mitarbeiter/Führungskräfte

o HR Prozesse sind an der Strategie des Unternehmens ausgerichtet: müssen flexibel gestaltbar sein und rasch kommuniziert werden können

o Neue Mitarbeiter müssen rasch über die unternehmensspezifischen Abläufe Bescheid wissen

o usw.



• Einsatz neuer Software

→ Dezentralisierung diverser Aufgaben (Mitarbeiterportal zB)→ Erweiterter Informationszugang (Management Informationssysteme)→ Gesteigerte Anforderungen im Reporting

o Anforderungen an Prozessgestaltung (Workflow) o Anforderungen an Sicherheit und Zugriffsteuerung o Besonderheiten für Roll-Out und Implementation o Regelungen für Zugriff, Weitergabe, Periodizitäten



• Einsatz neuer Software

→ Integration neuer Systeme → Einsatz neuer Technologien

o Schnittstellen, Daten-Anforderungeno Anforderungen an Datenschutz o Ablaufbeschreibungen



• Interne Informationsweitergabe

→ HR verantwortlich für Informationen über innerbetriebliche Prozesse und Angelegenheiten (wer, wie, wo?)

→ Begrüßung neuer Mitarbeiter

o Aktuelle Informationen über Prozesse, Richtlinien, Zuständigkeiten o Bessere und raschere Verfügbarkeit o Effizienteres Suchen und Finden der gewünschten Informationeno Aktualisierung einfacher (zentrale Beschreibung)



• (HR)-Mitarbeiter verlässt das Unternehmen

→ Die Arbeit wird wissensintensiver, der Mitarbeiter wird zum Experten→ Wertvolles Wissen geht dem Unternehmen verloren

o „Sand im Getriebe“ - Prozesse laufen nicht mehr rundo Auswirkungen über HR Abteilung hinaus rasch spürbaro möglicherweise rechtliche Folgen o Schwierigkeiten bei Nachbesetzung o Unruhe ….



In der Praxis:

→Text-Dokumente• Beschreibungen• Anweisungen• Dokumentationen• Checklisten• etc.

× „gelebtes“ Wissen


MID Innovator

In den Datenbeständen einesUnternehmens ist erhebliches Wissenenthalten, aber durch die Vielfalt undVernetzung der Datenelementeentsteht eine hohe Komplexität, diedie Nutzung dieses Wissenserschwert oder gar verhindert.



Organisationswissen

BPMN Diagramme

AblaufbeschreibungenSchnittstellen, Datenaufbau,

Verantwortlichkeiten

Links zu weiteren Informationen,

FormularenOrganisationswissen

MID Innovator

Die Bewahrung und Weitergabe von Wissen ist für viele Unternehmen zumentscheidenden Faktor geworden. Ein (erster) Schritt kann dersystematische Wissenstransfer im HR Bereich sein.



• Klarheit durch VisualisierungEinfache Darstellung komplexer Abläufe mit Hilfe der BPMN-Notation

• TransparenzSichtbar machen von Überschneidungen,Doppelgleisigkeiten, Datenredundanzen,geänderter Parameter und/oder Schnittstellen

• VerbindlichkeitZentrales Kernelement, modular erweiterbar,Grundlage für Ablaufdokumentationen, Datenschutz-Richtlinien, interne Guidelines, uvm

Warum im HR Bereich starten?

→ Rasche Außenwirkung und Erfolge→ Abgrenzbare, verständliche Inhalte → prozess- und lösungsorientiertes Denken→ dokumentationsfreudige Mitarbeiter ….

„Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt. “

Lao-Tse

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Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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