prozessrevision durch process mining

Process Mining Effizienz- und Qualitätssteigerung in der Prozessrevision durch Process Mining

Aufgaben und Herausforderungen der Revision

! Alle Prozessabläufe innerhalb des Prüfgebiets in kurzer Zeit End-to-End verstehen und analysieren.

! basierend auf dem Prozessverständnis auf Augenhöhe mit den Prozeß-Owner Verbesserungsmöglichkeiten diskutieren und damit Mehrwerte schaffen…

! unter Berücksichtigung von Marktstandards und „best practices“… ! bei einer zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsumfelds und damit

einhergehend dem Wegfall althergebrachter Testmethoden wie z.B. Beobachtung und Reperformance…

! mit umfangreichen Massendaten…

! plus jederzeitige Durchführung von Sonderprüfungen z.B. auf Wunsch des Vorstandes oder bei Betrugsverdacht.

07.04.11 Seite 2 Copyright ProcessGold AG

Wie analysieren und auditieren Sie Ihre Prozesse?

Stichproben Walkthroughs Interviews

unpräzise zeitaufwändig

Herausforderung: Digitalisierte Prozesse mit Massendaten

Lösung: Process Mining


Process Mining Vorstellung der Technologie


Was ist Process Mining?

! Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der Analyse und des Monitoring von Prozessen aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...) anhand „digitaler Spuren“ (Datenbanken, Logfiles, ...).

! Vorgangsnummer

! Aktivitätskennzeichnung

! Zeitstempel

! Beliebige weitere Daten für detailliertere Analysen

“digitale Spuren”

Zahlen Daten Fakten

werden

zu


Was leistet und nützt Process Mining?

! Typische Einsatzgebiete von Process Mining

! Process Discovery Darstellung der gelebten (Prozess-)Realität

! Process Measurement Erhebung von Kennzahlen

! Process Compliance Check Überprüfung der Regeleinhaltung

! Process Improvement Optimierung auf Basis von Fakten

! Process Monitoring Fortlaufende automatisierte Überwachung

! Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse:

! Sehr hohe Genauigkeit bei sehr hoher Zeit- und Kosteneinsparung

! Basis für Diskussion über das „warum“ statt über das „wie“

! Werte statt Worte, Konkretes statt Konjunktive, Fakten statt Vermutungen


Process Mining ermöglicht sowohl Effizienzsteigerung, wie auch Risikominimierung

Ris

iko

hoch

niedrig

Opt

imie

rung

spot

enzi

al

hoch

niedrig

gleichartige Geschäftsvorfälle

wenige (Ausnahmen)

viele (Standard)

Der ‚Process Mining‘ Prozess

ERP

CRM

BPM

...

Daten

Daten

Daten

Daten

Daten Aufbereitung

Statistiken

Process Mining

Prozesse


Process Mining Screenshots, bzw. im Workshop Wechsel in das Live System


Ein beispielhaftes Logfile

07.04.11

Start Mining

07.04.11

Das Mining läuft

07.04.11

Das Mining läuft weiter

07.04.11

Das Mining läuft immer noch

07.04.11

Mining abgeschlossen

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Kernprozess auf Knopfdruck

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Prozessvarianten auf Knopfdruck

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Kennzahlen auf Knopfdruck

Teamstrukturen auf Knopfdruck

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Filter ermöglichen die genau Analyse von Daten


Beispiel für Ausnahmen im Prozess


Details der selektierten Geschäftsvorfälle


So laufen Ihre Geschäfte.

07.04.11

Animation unter: http://bit.ly/process_animation

Process Mining Vorgehensweise bei einer Prüfung

Was bietet Ihnen Process Mining in der Revision?

Sie können in sehr kurzer Zeit einen Prozess verstehen, analysieren, Fragen beantworten und aufgestellte Hypothesen mit Zahlen, Daten und Fakten bestätigen oder widerlegen.

Audit Challenge

Sie können die Qualität Ihrer Prüfungen durch die Analyse aller protokollierten Geschäftsvorfälle steigern und darüber hinaus zur Effizienzsteigerung der Geschäfts- und Revisionsprozesse beitragen.

Audit Improvement

Sie können definierte Prozesse fortlaufend überwachen und erhalten regelmäßig abgestimmte Analysen und Reports.

Continuous Auditing


Vorgehensweise

Auswahl und Abgrenzung des Prozesses.

Formulierung von konkreten Prüfungsfragen und Hypothesen vor dem

Hintergrund möglicher Risiken.

Klärung unterstützender Systeme, möglicher Medienbrüche und der

grundsätzlichen Datenverfügbarkeit.

Ableitung, Extraktion und Aufbereitung benötigter Daten.

Prozessrevision mit Process Mining Unterstützung.

Bewertung der Ergebnisse und ggf. weitere Prüfungshandlungen Ursachenanalyse der Abweichungen

Finaler Auditreport

Optional: Etablierung eines Continuous Auditings oder Process Monitoring


Process Mining Erfahrungen & Fazit

Welche Erfahrungen machen unsere Klienten mit Process Mining?

Frank Bieser, CIO, Yellow Pages, Wien:

! „Mit dem von ProcessGold angewandten Ansatz des Process Minings hat es nur wenige Stunden gebraucht, um Verbesserungspotenziale und Risiken in unseren Prozessen zu entdecken. Für das Process Mining Projekt haben wir lediglich Daten von unseren IT Systemen extrahiert, ohne das Tagesgeschäft durch Interviews oder Workshops in irgendeiner Weise zu beeinflussen.“

Volker Panreck, Direktor Audit Services, ING-DiBa, Frankfurt:

! „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht es uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.“

07.04.11

"Das Problem zu erkennen ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen. Die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“

(Albert Einstein)


Mehrwert von Process Mining für die Revision

! Prozessverständnis mindestens auf Augenhöhe mit dem Process Owner

! Maximale Stichprobe von 100% aller protokollierten Geschäftsvorfälle

! Visualisierung von Prozessrisiken, –Ausnahmen und –Kontrollen

! Qualitätssteigerung und Aufwandsreduzierung von über 20%

! Baustein für Continuous Auditing und Monitoring

! Wachstumsfeld für die interne Revison

! Berater für wertorientierte Verbesserungen im Unternehmen

! Lieferant für strategisch und operativ wertvolle Analysen

! Gesprächspartner für Top-Management

! ...

Whitepaper unter: http://bit.ly/6Gruende oder http://bit.ly/6Reasons (engl.)

07.04.11

ProcessGold AG Rudolf Kuhn Robert-Koch-Straße 116d Vorstand D-65779 Kelkheim

T: +49-6174-9989877 www.processgold.de M: +49-178-8855-528 www.twitter.com/processgold E: [email protected] Weitere Informationen finden Sie auch unter http://www.slideshare.net/ProcessGold

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