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Gruppe 3

10.12.2014

Vanessa Mielcarek, Igor Schmidt, Jörn Wassenberg

Student Challenge – Less is Lean

© SCHOTT AG© SCHOTT AG

Agenda

1. Vergleich theoretischer Modelle zur Prozessoptimierung

2. Übertragung von Lean aus Produktion in Administration

3. Standards als wesentliches Schlüsselelement

4. Konkrete Beispiele/ Konzepte

2



Agenda





3



Das Lean Management wurde mit vier Maßnahmen sowie anhand sechs ausgewählter Kriterien verglichen

4

Methode

TPMTPM

Out-sourcingOut-sourcing

Einführungs-geschwind.


Einführungs-kosten

Einführungs-kosten

Nachhaltig-keit

Nachhaltig-keit

Mitarbeiter-motivationMitarbeiter-motivation

LeanLean

Bench-markingBench-marking

BPRBPR

Entwicklungs-potenzial


Einsparungs-potenzial




Einführungs-kosten

Einführungs-kosten

NachhaltigkeitNachhaltigkeitMitarbeiter-motivationMitarbeiter-motivation







Der Vergleich von Lean mit weiteren Restrukturierungsmaßnahmen zeigt enorme Vorteile in Bezug auf Nachhaltigkeit sowie Mitarbeitermotivation

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Methode

TPMTPM

Out-sourcingOut-sourcing

LeanLean

Bench-markingBench-marking

BPRBPR

Je nach Unternehmensphilosophie variieren die Einschätzungen der Parameter und somit die bevorzugte Wahl der Methode. Strebt ein Unternehmen eine gesamtheitliche Gewichtung der Paramater an, fällt die Wahl auf Lean.Je nach Unternehmensphilosophie variieren die Einschätzungen der Parameter und somit die bevorzugte Wahl der Methode. Strebt ein Unternehmen eine gesamtheitliche Gewichtung der Paramater an, fällt die Wahl auf Lean.

Betrachtete Methode ist besser / vergleichbar / schlechter als Lean



Einführungs-kosten

Einführungs-kosten

Nachhaltig-keit

Nachhaltig-keit

Mitarbeiter-motivationMitarbeiter-motivation







Einführungs-kosten

Einführungs-kosten

NachhaltigkeitNachhaltigkeitMitarbeiter-motivationMitarbeiter-motivation







• Lean Produktion im produzierenden Gewerbe

weit verbreitet

• Wettbewerbsvorteile durch Lean

Administration

• Starkes Abteilungsdenken

• Gesamtheitliche Betrachtung fehlt

• Erfolgreiche Umsetzungsbeispiele vorhanden

(HR, Logistik, etc.)

• Fokus auf kurzfristigem, finanziellem Erfolg,

meist durch Kostensenkung

• Langfristig negative Performance

• Resistenz gegen die Veränderung

• Stress und Arbeitsverdichtung

• Verringerte Motivation und

Einschränkungen in der Leistung

Lean Administration:70% der klassischen Restrukturierungs-

maßnahmen scheitern:

Literatur kritisiert klassische Restrukturierungsmaßnahmen und verweist auf Lean Admin. als Herausstellungsmerkmal

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• Innerhalb Abteilungen weiterhin isolierteres Denken weit verbreitet • Ganzheitlicher Ansatz, wie in Produktion, notwendig• Lean Administration als Wettbewerbsvorteil empfohlen, da Unterscheidungsmerkmal

• Innerhalb Abteilungen weiterhin isolierteres Denken weit verbreitet • Ganzheitlicher Ansatz, wie in Produktion, notwendig• Lean Administration als Wettbewerbsvorteil empfohlen, da Unterscheidungsmerkmal



Durch einen Branchenvergleich gelingt es der SCHOTT AG erhöhtes Rationalisierungspotenzial im administrativen Bereich aufzuzeigen

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Branche Montage-intensive Industrie

Prozessindustrie Dienstleistungs-sektor

Größe

Groß-unternehmen

Mittelständiges Unternehmen

Klein-unternehmen



Agenda





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Die Betrachtung der Lean Methoden durch eine „administrative Brille“ führt, ähnlich wie in der Produktion, zu enormen Einsparungspotenzial

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Verschwendung Produktion Administration

T - ransportationT - ransportation Unnötige Transporte

M - ovementM - ovement

Überproduktion

W - aitingW - aiting

Ausschuss und

Reparatur

I - nventoryI - nventory

Unnötige Bewegungen

O -verproductionO -verproduction

D - DefectsD - Defects

(H - uman)(H - uman)

O - verprocessingO - verprocessing

Verbesserungs-potenzial

Umsetzungs-geschwindigkeit

Wartezeiten/Liegezeiten

Hohe Lagerbestände

Überqualifiziertes

Personal

Zu hoher Einsatz von

Technologie/ Prozessen

Unnötige Informations-flüsse

Überproduktion

Qualitätsprobleme/

Rückfragen

Unnötige Bewegungen

Wartezeiten/Liegezeiten

Hohe Arbeitsrückstände/Vorräte/ Suchkosten

Überqualifiziertes

Personal

Zu hoher Einsatz von

Technologie/ Prozessen

+ + +

+ + +

+ +

+ +

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Agenda





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Die Einführung von sich anpassbaren Standards führt, bei weniger Rückschritten, zur Erlangung von stetigen Qualitätsverbesserungen

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Standards ≠ Unumstößliche Gesetze



Die Einführung von sich anpassbaren Standards führt, bei weniger Rückschritten, zur Erlangung von stetigen Qualitätsverbesserungen

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Standards ≠ Unumstößliche Gesetze



Interne sowie externe Vorteile unterstreichen das Umsetzen von Lean Methoden innerhalb der administrativen Bereiche bei SCHOTT

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Vor- und Nachteile von Standards im Bereich Lean Administration für SCHOTT

Vorteile durch

Standards bei

Einführung von Lean

Admin. in SCHOTT

• Intern

• Extern

• Mitarbeiterstärkung

Nachteile durch

Standards bei

Einführung von Lean

Admin. in SCHOTT

• Ungewollte Transparenz

• Resistenz, da eigene Arbeit als Unikat gesehen wird

Einführung von Standards führtzu:

Schnellere Einarbeitung und Unabhängigkeit von Einzelpersonen

Fokussierung auf Qualitätserhöhungund Erarbeitung von neuen Lösungen

Effizienz durch gefilterte Informations-übergabe



Die Übertragung von Lean Herangehensweisen in den adm. Bereichen erstellt Problemcluster und identifiziert präzise Verbesserungsmaßnahmen

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Kontinuierlicher Wunsch der Verbesserung

Verbesserungsmaßnahmen

Bereitschaft zur Veränderung

• Erstellung einer Wertstromanalysen (WSA) und Tätigkeitsstruktur-analysen (TSA)

• Identifikation von Schwachstellen in Workshops und Interviews

• Erarbeitung übergeordneter Konzepte, die Probleme kategorisieren bzw. clustern

• Einführung von Verbesserungsmaßnahmen



Agenda





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Das „IKAIS-Glas“ unterstützt nicht nur den Lean-Kultur-Wandel, sondern bildet die Basis für das stetige Suchen nach Verbesserungspotenzialen

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Datum

• Stärkt Teamgefühl • Kreiert gesunden Wettbewerb mit anderen Abteilungen• Hohe Sichtbarkeit als Führungsinstrument denkbar

• Stärkt Teamgefühl • Kreiert gesunden Wettbewerb mit anderen Abteilungen• Hohe Sichtbarkeit als Führungsinstrument denkbar

Gemeinsames Einreichen von Vorschlägen

Idee und Durchführung des „IKAIS Glases“

• „Ideen kreieren alle innerhalb SCHOTT“ (IKAIS)

• Verstärkung eines Tools für Verbesserungsvorschläge

• Gemeinsame Teilnahme im (Abteilungs-) Team

• Gewinnausschüttung (finanziell) an Team

• Imagestärkung durch Marketingmaßnahmen

• Tägliches „erinnern“ fördert Teilnahmebereitschaft und

Kultur/ Philosophiewandel



WSA reduziert zwei Prozessschritte innerhalb der Reisekostenabrechnung

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1

2

3

4

5

67

3

1

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45

Vorher Nachher



Die Einrichtung eines zentralen Büromateriallagers mit Kanban führt zu Entlastung des Büropersonals

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Vorher Nachher

• Büromaterial häufig an zentralen Stellen/

Sekretariat ausgegeben

• Hohe Wegzeiten zu Sekretariat

• Eventuelle Wartezeiten

• Sekretariat mglw. nicht besetzt

• Material nicht verfügbar, erneute Versuche

zur Beschaffung nötig

• Zusätzliche Belastung des Sekretariates

• Ablenkung von Kernaufgaben

• Einrichtung eines zentralen Büromaterial-

lagers (pro Abteilung/ Flur/ Haus)

• Keine unnötigen Wege/ Wartezeiten

• Verfügbarkeiten durch Kanbansystem

gesichert

• Höhere Bestellmengen/ Konzentration der

Einkäufe

• Kontrolle/ Überblick über

Gesamtausgabemenge

• Konzentration auf Kernaufgaben



Eine proaktive „Ampelmeldung“ als regelmäßiger Statusbericht ermöglicht frühzeitiges Eingreifen als standortübergreifendes Team

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Vorher Nachher

• Projektstatus als Audit

• Jährliche Statusberichte

• Rückwirkende Betrachtung hat

reagierenden Charakter

• Spätes Gegensteuern

• „Unangenehmer“ Besuch

• Scham vor Meldung von negativem Status

• Unterjährlicher Austausch mit Lean

Champions in den Standorten

• Kontakt geht von den einzelnen

Standorten aus

• Entwicklung einer Unternehmenskultur

• Agieren statt reagieren

• Präventives Handeln führt zu

Einsparungen von Ressourcen und Kosten

• Hilfe wird nicht als Scheitern gesehen,

sondern Problemlösung im Team steht im

Vordergrund -> Mitarbeitermotivation



Visualisierungsboard als Führungsinstrument zur Gewinnung von Informationstransparenz und Effizienzsteigerung

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Aufbau Visual Management Board

• Visuelle Unterstützung bei Meetings

• Hohe Flexibilität durch problemfreie

Gestaltung/ schnelle

Anpassungsmöglichkeit

• Überblick über Tätigkeiten anderer

Kollegen in der Abteilung

• Orientierung des aktuellen Status (auch

zwischen Meetings)

• Ständige Präsenz

• Einfache Informationsbeschaffung bei

Versäumnis des letzten Meetings

• Alle erforderlichen Materialien vor Ort

• Aufstellung von Board an häufig

frequentiertem Ort

• Begünstigte Aufgabenverteilung

Das gemeinsame Wirken aller Elemente führt zur nachhaltigen täglichen Prozessverbesserung

AbteilungsKPIs

Team Agenda

TO-DOs

Done

Beschreibung



Der tägliche „9 Uhr Appell“ sorgt für vereinfachte Absprachen und gewährleistet einen gleichen Informationsstatus

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Ablauf „9 Uhr Appell “

• Regelmäßigkeit (idealerweise täglich)

• Schnelle und getaktete

Informationsweitergabe

• Durchsprache von aktuellen Terminen

(1. Runde)

• Durchsprache von aktuellen Themen

(2. Runde)

• Sprecherfolge reihum, keine redundante

Nennung

• Nutzen: Übersicht über alle Termine und

relevante Themen

• Hohe Zeitersparnis durch gebündelte

Informationen

• Zusätzliche Termine bei weiterem

Gesprächsbedarf werden angesetzt

Beschreibung



22

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!



BACK UP !!

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Verständnis von Lean Management

Lean Management ist die strukturierte Vorgehensweise, um Lean Thinking in Unternehmen

nachhaltig zu realisieren.

Die Philosophie des Lean Thinking beschreibt dabei das Streben, mehr vom Kunden

nachgefragtes Output mit weniger Einsatz von Ressourcen, Zeit, Raum und menschlichem

Aufwand zu erreichen.

Ziel ist es verschwendungsfreie und hocheffiziente Prozesse zu generieren.

Hauptziel: Verschwendung minimieren, Überflüssiges eliminieren, Prozesse harmonisieren

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Lean – die Inhalte

• Werte als Kundennutzen definieren, alles andere ist Verschwendung

• Bestände reduzieren um fehlerhafte Prozesse aufzudecken

• Prozesse werden harmonisiert

• Wertstrom identifizieren Verschwendung beseitigen

• Qualität und Pull-System durch Standardisierung sind Kernelemente->> implementieren

• Gesamtheitliche Betrachtung möglich

• Fokus bei eng definierten Projektem möglich, mit späterer Ausweitung

• KVP => Perfektion

• Lean-Kulturwandel bei allen Mitarbeitern

• Methode als “Reise” sehen (kontinuierlich)

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Einführen des Fluss Prinzips

Verschwendung minimieren



Ziele und Besonderheiten von Lean Management

• Instandhaltungszeit 0

• Vermeiden von Verlustzeiten im wertschöpfenden Prozess

• Beseitigung von Verschwendung in IH-Prozessen

• Unterstützen des Wertstromes zur Absicherung von Prozessstabilität und Qualität

• Erhöhen der Wirtschaftlichkeit, volle Wertschöpfung

• Konzentration auf Wurzeln des Unternehmens, um eigenen Weg entwickeln zu können

• Anschließend zügig kulturelle Veränderungen vornehmen, z.B. durch Start der Aktivitäten mit

5S

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Kernprinzipien des Lean Managements

Werte aus Sicht des Kunden

Identifikation des Wertstromes

Fluss erzeugen

Pull statt Push

Standardisierung

KVP, Perfektion

Konsequente Anwendung von Lean Management

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• Stetige Anwendung eliminiert

schrittweise Verschwendung

aus den Prozessen

• Schritte sind in Industrie,

Entwicklung, Vertrieb ebenso

anwendbar wie in Service

und Administration



Vorteile Lean Management

• Prozesssicht durchbricht das Abteilungsdenken

• Orientierung am Wertstrom zeigt globale statt lokale Optima auf

• Segmentierung und Fokussierung stärken Kernkompetenz

• Pull Prinzipien senken die Bestände und Durchlaufzeiten

• Standardisierung erhöht Produktivität und sichert die Nachhaltigkeit des KVP und verhindert

gleichzeitig Fehler und Rückfragen

• Definierte Schnittstellen sichern Informationsbasis

• Festgelegte Informationswege verhindern Doppel- und Blindleistung

• Visualisierung, Ordnung und Sauberkeit schaffen und erhalten Transparenz

• Kommunikation, Schulung und aktives Einbeziehen motiviert Mitarbeiter

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Nachteile Lean Management

• Mitarbeiter müssen ausreichend geschult werden

• Mitarbeiter stehen Veränderungen kritisch gegenüber (Verlust von Aufgaben, Ungewissheit,

Erwartungen, Umgewöhnung, Angst vor Mitarbeiterabbau)

• Gesamtheitliche Einführung dauert sehr lange

• durch KVP werden Innovationssprünge erschwert

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Alternative Ansätze

Total Productive Maintenance (TPM)

• Ganzheitliche Betrachtung der Wechselbeziehungen im System Mensch-Anlage-Umfeld

• Zielorientierte Verlustquellenbekämpfung

• Nachhaltige Qualitäts- und Produktivitätssteigerung durch KVP

• Fehler- und störungsfreie Produktion

• Strukturierte Vorgehensweise

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Vorteile:

•Durch KVP und Produktivitäts- und

Qualitätssteigerung

•Kostenersparnis

•Wettbewerbsvorteil, -positionierung

•Ausschöpfung Optimierungspotentiale

•Vorbeugende IH

Nachteile:

•Je nach Unternehmensgröße sehr

aufwendig

•Nachhaltigkeit nur bei ständiger

Einflussnahme



Outsourcing

Ausgliedern bestimmter Geschäftsbereiche mit dem Ziel:

Lohnkosten zu sparen

Managementkapazitäten freisetzen

Spezialisierung

Investitionskosten vermeiden

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Vorteile Nachteile

Schnelle Durchführung Demotivation der Mitarbeiter

Spezialisierung auf das Kerngeschäft

Verlust an Kompetenzen und Know-How

Freiwerdendes Kapital durch Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten

Erschwerung der Zusammenarbeit möglich

Eventuell höhere Kosten



Alternative Ansätze

Benchmark-Analyse

• Wettbewerbsanalyse

• Kontinuierlicher Vergleich mit anderen Unternehmen, Aufdeckung Leistungslücke

• Unterschiede bearbeiten

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Vorteile:

•Informationsbeschaffung

•Wirksamkeit durch konkretes Ziel

•Wettbewerbsposition bestimmbar

•Vielseitige Zielsetzung möglich

Nachteile:

•Erhebung von Datenaustausch erforderlich,

jedoch aufwendig/ schwierig

•Wettbewerber hat erweiterte Informationen

•Mentalität „Einholen statt Überholen“

•Übertragbarkeit der Ergebnisse schwierig



Business Process Reengineering BPR

Vergleichbar mit Lean Ansatz

Radikaler Ansatz zur Restrukturierung der Geschäftsprozesse und

Ausrichtung auf den Kunden

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Vorteile Nachteile

Schnelle Durchführung Demotivation der Mitarbeiter



Standardisierung der Administration durch Verwendung des Kanban Prinzips führt zu definierter Arbeitsverteilung sowie Glättung der Belastung

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Standardisierte Visualisierung durch einheitliche Kanban Symbolik

Kanban Karten Kanban Tafel

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Kanban Supermarkt als Tool

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Nutzen: Sicherung und Fokussierung



Standardisierung in der Administration Kanban Supermarkt

Varianten und Prinzipien

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