ps dg 005gerencia admva 9nov10

8/3/2019 Ps Dg 005gerencia Admva 9nov10

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SMARTMEDIAInteligencia Integral en Comunicacin, S.C.

Nm. Documento PSDG005Versin V1Fecha 09 nov-2010PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

Fuera del sistema informtico es una copia no controladaPS-DG-005

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Seccin Pgina

1. Mapa del proceso 22. Descripcin del proceso 33. Requisitos: de los Clientes, del Producto, Legales y Reglamentarios 94. Mediciones del Proceso 105. Producto No-Conforme. 126. Procedimientos relacionados 137. Herramientas informticas usadas para el control del proceso. 138. Mejora: Acciones correctivas y preventivas. 149. Autorizaciones 14


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SMARTMEDIAInteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001Versin 1 AFecha 10 agosto 2010PROCESO: Gerencia General

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1. MAPA DEL PROCESO

Nombre del proceso Proceso Gerencia Administrativa

Propsito del proceso

Organizar, establecer y llevar a cabo los procedimientos de trabajo de ndole administrativa y contable.Disear polticas de control de las distintas operaciones que realiza la empresa, establecer su constante actualizacin yseguimiento tales como flujo de efectivo, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, y los aspectos fiscales y de auditora entreotros.Proporcionar informacin financiera a la Direccin General para la toma de decisiones.Disear y manejar los reportes de la tesorera y las proyecciones financieras.Emitir las nminas de sueldos y salarios, controlar el rea de capital humano, establecer y controlar el pago a proveedores ypago respectivo de impuestos derivado de las entidades de gobierno correspondientes.

Dueo del proceso Mario Ramrez Garca


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ENTRADAS PROCESO SALIDAS

PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADTESORERA

PRODUCTOOBTENIDO

CLIENTE

Bancos

- Saldos y movimientosva internet.

- Comprobantes depago va internet.

-

Chequera

- Efecta una consulta de saldos y movimientos delas diferentes cuentas bancarias va Internet.

- Imprime y concilia movimientos diarios- Registra los ingresos realizados diariamente y

ejecuta el programa de aplicacin de los recursosdisponibles.

- Valida los saldos bancarios contra sus registros-

Entrega a Direccin General el programa depagos para validacin y autorizacin.- Llena el Formato de Flujo de Efectivo con la

informacin contenida en la cuenta.

- Impresin deSaldos.

- Registro deIngresos.

- Programa dePagos.

Direccin General

Mensajera - Carta de aceptacinsellada

- Realiza el registro de las facturas porcobrar para mantener su control y programar lacobranza oportuna.

- Factura.- Cheque/

Transferencia.

Director General

Direccin General- Autorizacin y

prioridades de pagos.- Facturas.

- Consulta el formato de Flujo de Efectivopara suministrar los recursos disponibles a travsde la Banca Electrnica.

- Programa dePagos paraAutorizacin.

Director General

Responsable derea

- Comprobante degastos.

- Registra los egresos realizados durante elda, otorga seguimiento al formato de Flujo deEfectivo.

- Programa los pagos con base en losrecursos disponibles determinados.

- Cheque/Transferencia.

Proveedores

Proveedores - Facturas de servicios - Pago deproductos y/o servicios


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Bancos- Saldos y movimientos

va Internet.

- Elaborar, al final del da, el resumen en elFormato de Flujo de Efectivo y actualizar lacobranza y los pagos a realizar.

- Efectuar un monitoreo de los movimientosen la cuenta de cheques, verificando ladisponibilidad del depsito en cuenta.

- Flujo de Efectivo.

- Cobranza.

Director General

TERMINA PROCESO


PROVEEDOR INSUMOACTIVIDAD

NMINAPRODUCTOOBTENIDO

CLIENTE

Gerente General

- Contratacin.- Aviso de no

renovacin ocancelacin decontrato.

- Incidencias delpersonal.

- Recibe las incidencias sobre tiempos extra,vacaciones, permisos, ajustes, etc.

- Procesa la nmina.- Solicita su autorizacin.

- Desgloce deNmina.

Director General

Director General Trabajador

- Autorizacin denmina.

- Comprobante firmado.

- Realiza la actualizacin correspondiente delos egresos.

- Deposita el cheque o realiza latransferencia.

- Imprime el recibo y lo archiva.

- Pago al

trabajador.- Comprobante de

pago.

Trabajador

Director General- Autorizacin del

importe de laliquidacin/ finiquito.

- Recibe la autorizacin e imprime el formatode liquidacin/finiquito, de recibido.

- Realiza el cheque con el importeautorizado.

- Cheque delfiniquito o liquidacin. Trabajador


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TERMINA PROCESO


PROVEEDOR INSUMOACTIVIDAD

SEGURIDAD SOCIALPRODUCTOOBTENIDO

CLIENTE

Gerencia General - Prestaciones al

personal.

- Recibe notificacin de prestaciones aotorgar al personal contratado o vigente en la

empresa.

- Afiliaciones. IMSS, INFONAVIT, AFORE

OrganismosGubernamentales

- Reglamentacin deprestaciones sociales.

- Genera los movimientos afiliatorios (dealtas , bajas y modificaciones) para la afiliacindel trabajador.

- Documentosrequeridos. IMSS, INFONAVIT, AFORE

IMSS, INFONAVIT,AFORE

- Comprobantes,

- Entrega los combrobantes.- Calcula la cuota de obrero patronal,

aportacin patronal, conforma la base de datosdel IMSS.

- Comprobantes. Direccin General

Direccin General - Aprobacin de pagos - Realiza los pagos. - Pagos. IMSS, INFONAVIT, AFORE

TERMINA PROCESO


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PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADIMPUESTOS

PRODUCTOOBTENIDO

CLIENTE

SAT - Determinacin declculos fiscales.

- Calcula el impuesto y notifica a la DireccinGeneral para su autorizacin y firma.

1. Local: con base en nminas y cierrede mes.

2. Federal mensual y anual: con baseen la operacin mensual de la empresa.

- Reporte de pagode impuestos. Director General

Director General Validacin y firma. - Informa a las oficinas correspondientes. - Declaracionesinformativas. SAT

SAT Acuse de Recibo. - Archiva los comprobantes por tipo deimpuestos al mes.- Declaraciones

informativas. SAT

Auditores externos - Dictamen financiero yfiscal.- Apoyo para ejecucin de auditoras

externas.- Registros

contables. Auditores externos

TERMINA PROCESO


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PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADFINANZAS

PRODUCTOOBTENIDO

CLIENTE

Direccin General

- Lineamientos.- Validacin de estado

de resultados.- Validacin de

resultado de auditoria.- Validacin de pago de

impuestos.

- Registro de contabilidad:- Actualizar datos de la cobranza.- Recabar comprobantes fiscales.- Elaborar registros de plizas de ingresos y

egresos diariamente.- Revisar y analizar la programacin de

pagos.

- Informe deestados financieros.

- Reporte diario deposiciones de bancos.

- Reportesmensuales: contable,fiscal.

- Calendario depago a proveedores.

Direccin General

reas de laempresa

- Comprobacin degastos.

- Comprobacin de gastos.- realiza elregistro contable en las plizas contables.

- Reposicin degastos. reas de la empresa

Direccin general - Solicitud deaclaraciones.

- Analiza y entrega el reporte deaclaraciones, y actualiza las proyecciones en elflujo de efectivo.

- Reportesmensuales: contable yfiscal.

Direccin General

TERMINA PROCESO


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PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADFINANZAS

PRODUCTOOBTENIDO

CLIENTE

Representante de laDireccin

Solicitud de grficosdel desempeo

Solicitud de accionescorrectivas ypreventivas

Documentos delSistema de Gestin

Programa de auditoriaPlan de de auditoria

Medicin, Anlisis y Mejora

- Anlisis de grficos de mediciones de proceso- Definicin de acciones correctivas y preventivas

Grficos deldesempeo de losprocesos

Acciones correctivas ypreventivas

Solicitud de cambio y/oactualizacin dedocumentos

Reporte de productos

no-conforme

Representante de la Direccin

3. Requisitos: De los clientes, del producto, legales y reglamentarios

Requisitos del cliente Requisitos del producto Requisitos legales y reglamentarios

Calidad (Innovacin yvanguardia)

Tiempo Servicio Precio

Velocidad Funcionalidad

Operatividad Requisitos visuales y auditivos

Manual de identidad de cliente

Requisitos de CONAR, AMAP aplicables


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4. Mediciones del proceso.

Nombre de lamedicin

Indicador Tipo de Indicador Meta Frecuencia Responsable

RentabilidadIngresos facturados contra

gastos de operacinRentabilidad 20 % Mensual Gerencia Administrativa

Entrega de Estadosfinancieros en tiempo

Primeros 5 das hbiles EficienciaNo mayor a 5 das

hbilesMensual Gerencia Administrativa

Cumplimiento Oportuno

a las Obligacioneslegales.

Indicador: Total deobligaciones legales realizadas

en el periodoEntre el total de obligacionesque debieron realizar en el

perodo

Eficiencia 100% de cumplimiento Mensual Gerencia Administrativa


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5. Producto No-Conforme.

Producto no-conforme Concepto Tratamiento Responsable

CONTENIDO

Faltas de ortografa, faltan prrafos o palabras,no se incluy

Checar contra el guin final autorizado yrealizar el ajuste

Jefe de Proyecto

Aprobacin de la interfaz e interiores.Men autorizado para evitar retraso en laentrega del producto.

Informacin incorrecta (texto, imgenes,

locucin).

Revisar con el cliente y confirmar lainformacin.Revisar el brief y/o material entregado por elcliente.

Generar una revisin antes de entregar alcliente.

Respetar las fechas de revisin, verificacin,antes de entregar al cliente.

FUNCIONALIDAD

Pgina con elementos muy pesados quehacen que su descarga sea muy lenta.

- Ajuste de interfaz e interiores para sunavegacin.

- Compresin de archivos y vdeos paraaligerar la descarga del proyecto.

Jefe de ProyectoCoordinador deProgramacin y

Diseo.

Archivos adjuntos marcan error al descargarse

y/o no abren

- Se deben checar todas las ligas o links en

el proyecto.

Las ligas rotas y elementos no encontrados,- Es necesario localizarlos y programarlos.


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Se visualiza la pgina pero algunos elementosno se ven, aparece una cruz o algunosbotones no funcionan o nos llevan a una

pgina no encontrada.

- Revisar que el peso de descarga sea elque acepte el ftp del cliente.

-

Hacer un refresh a la pgina

Compatibilidad de plataforma y formatos noadecuada.

- Se recomienda navegar el proyecto paraconfirmar que todo est bien linkeado.

La actualizacin no se realiz, revisar yrealizarla en su caso,Sonido, imgenes y locucin en video o flash.

- Elementos de navegacin acorde alproyecto, ubicacin de elementos grficosbsicos como el home, regreso y msica.

Locucin no coincide con algunas partes delguin

- Realizarlo de nuevo o ajustar la(s) partes

en el guin.- Checar locucin que coincida con elguin.

- Tal vez el sonido o las imgenes son deorigen y no hay nada que hacer ms quesuplirlos por otros.

- Msica aprobada con el cliente.- Adaptacin de elementos en el proyecto

interactivo para su versin web- Probar desde otra u otras computadora(s)

por la existencia de cookies.- Que el usuario no tenga acceso

restringido, es decir en algunos casos

puede haber una clave para entrar,drsela al cliente.- Revisar que est correcta la direccin ftp

del proyecto.- Localizacin del proyecto en el ftp del

cliente o en el nuestro.- Eliminar direcciones ftp de prueba,

generalmente tienen terminacin de

Archivos rotos al subirlos al hosting nuestropara su revisin.

De su ubicacin en la Web

- Revisar que el formato sea compatible conel equipo del cliente, solo para revisin,porque el producto tiene que funcionar parael usuario final.


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- Entrega de contraseas del ftp del clientepara subir el proyecto a su hosting.

- Checar que no faltan archivos

- Comprimir los archivos y eliminar losfantasmas, antes de enviarse al cliente.

- Demasiado trfico en la red, verla en otromomento.

- Checar que la direccin ftp enviada sea lacorrecta.

- Est viendo la liga de la anterior versin yno conoce la nueva liga.

- Que el servidor no se haya cado.- Manejo de elementos o material (psd, ai,

fla, jpg, tif, tipografias sean los correctos)en el proyecto.

numero.- Se recomienda la espera del servidor no

est saturado en horas pico.

- El navegador o el servidor del usuario noha refrescado la nueva informacin, serequiere que borre el historial, las cookiese incluso la memoria RAM para podervisualizarla.

- El procesador del usuario no tienesuficiente capacidad, solicitar que cambiede mquina.

-

DISEO

Diseo de imagen no corresponda a loslineamientos del cliente o del manual deidentidad.

- Revisar con el cliente la interfaz

autorizada y justificar porque se realizde esa forma, en caso de que el errorpersista, negociar el ajuste a un punto enel que no signifique reestructurar toda lapieza.

- Correcto uso de colores en base a losvalores proporcionados por el cliente

- Se manda una o dos imgenes delproyecto (o de la pieza a producirse) paraVo. Bo. del cliente y posteriormente semanda a programacin.

Jefe de proyectoCoordinacion diseo ymultimedia


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6. Procedimientos relacionados.

Nombre del procedimiento Nmero del documento

Procedimiento control de control de documentos

PN-DG-002 pn_dg_002_cont_docus_30agos10.doc

Procedimiento control de registros

PN-DG-003 pn_dg_003_cont_regis_30agos10.doc

Procedimiento de Adquisiciones y Compras

PN-GA-003 pn-ga-003-compras.doc

7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso.

Nombre de la Herramienta Descripcin

Contafiscal 2000, versin 4.0 Contabilidad: captura general, estados financieros, clculos de supuestos,declaraciones formativas, flujos de efectivo, etc.


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8. Mejora a travs: Acciones correctivas y preventivas(Realizar al mejora de los proceso a travs de lo establecido en el siguiente documento)

Nombre del documento Documento

Procedimiento de control de Acciones Preventivas

PN-DG-004 pn_dg_004_acc_prev_30agos10.doc

Procedimiento de control de Acciones Correctivas

PN-DG-005pn_dg_005_acc_corr_30agos10.doc

9. Autorizaciones

ELABOR

MARIO RAMREZ GARCAGERENCIA ADMINISTRATIVA

REVIS

SANDRA OCHOA FAJARDOGERENCIA GENERAL

APROB

FRANCISCO MONTERO GASTELUMDIRECCIN GENERAL

ps dg 005gerencia admva 9nov10

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