ps dg 008mantenimiento 22 nov

8/3/2019 Ps Dg 008mantenimiento 22 Nov

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SMARTMEDIAInteligencia Integral en Comunicación, S.C.

Núm. Documento PS–DG–008

Versión V1

Fecha 09 SEPTIEMBRE 2010

PROCESO DE MANTENIMIENTO

Fuera del sistema informático es una copia no controladaPS-DG-008

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Sección Página

1. Mapa del proceso 2

2. Descripción del proceso 3

3. Requisitos: de Clientes, del Producto, Legales y Reglamentarios 7

4. Mediciones del proceso. 7

5. Producto No-Conforme. 8

6. Procedimientos relacionados 10

7. Herramientas informáticas usadas para el control del proceso. 11

8. Ciclo de Mejora Continua: Acciones Correctivas y Preventivas. 11

9. Autorizaciones 11





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1. MAPA DE PROCESO

Nombre del proceso Mantenimiento, mensajería, trámites administrativos

Propósito del procesoAsegurar que las instalaciones se mantengan en óptimas condiciones para el desempeño eficiente y efectivo detodos los miembros de la organización así como apoyar en la entrega de información a clientes y proveedores yen las actividades de mensajería y similares que requiera la Dirección General.

Dueño del proceso Elías Guerra Luna





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2. DESCRIPCIÓN DE PROCESO

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

PROVEEDOR INSUMO ACTIVIDADES

PRODUCTO

OBTENIDO CLIENTE

§

Gerencia General§ Usuarios de

Infraestructura§ Director General

§ Reporte de fallasde Infraestructura.

MANTENIMIENTO- Revisa y determina la necesidad derealizar mantenimiento a la

infraestructura de INTELIGENCIA.- Revisar instalaciones y condiciones del

mobiliario.- Recibe notificaciones del personal sobre

cambios o reparaciones en lasinstalaciones, necesarias para sudesempeño laboral.

- Registro en bitácora- Supervisión de condiciones de extintores.- Elabora programa de mantenimiento.

a) Mantenimiento Preventivo:

-Ejecuta mantenimiento programado.

b) Mantenimiento Correctivo: -Atención de fallas del usuario, diagnosticoy solución del problema.

§ Programa demantenimientopreventivo

§ Mantenimiento aInfraestructura

§ Extintores con cargavigente

§ Gerencia General§ Usuarios de

Infraestructura§ Director General

§ Proveedores § Recarga deextintores

Solicitud de recarga deextintores.

§ Proveedores





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§ Director General§ Gerencia

Administrativa

§ Recursosfinacieros

Mantenimiento de VehículosControla todos los servicios del automóvilcomo:- Verificación- Servicio- Mantenimiento

Archiva la información

§ Solicitud de recursospara realizar mantenimiento devehículos de laempresa

§ Copia decomprobantes


Administrativa

§ DirecciónGeneral

§ Gerencia General§ Áreas§ Proveedores de

productos yservicios

§ Presupuestoautorizado

§ RecursosAutorizados

§ Productos yserviciossolicitados

COMPRA DE INSUMOS Y SERVICIOS

- Solicitar presupuesto a proveedores(electricidad y plomería).

- Entregar presupuesto a DirecciónGeneral.

- Recibir dinero de Caja Chica.- Notificar a proveedores sobre

actividades requeridas y/o realizar mantenimiento.

- Revisar el trabajo realizado por elproveedor.

§ Presupuestos demantenimiento para

autorización§ Solicitud de compra

de insumos yservicios

§ Validación deservicios realizadospor el proveedor


§ Gerencia General§ Áreas§ Proveedores de

productos yservicios





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§ Gerencia General§ Áreas§ Cliente

§ Necesidad deentregar o recoger insumos(Productos,mensajes,facturas ,documentación,etcétera)

§ Firma de insumorecibido(Productos,mensajes,

facturas ,documentación,etcétera)

MENSAJERÍA- Recibir notificaciones del personal

sobre entrega o recolección deinformación.

- Revisar el itinerario del día y notificar alsolicitante sobre la disponibilidad.

- Recibir información a entregar (CD’s, formatos, recibos, etc.).

- Registrar notas de entrega (entrada ysalida de la información (CD’s,formatos, recibos, etc.).

- Entregar información al cliente,adjuntando nota de entrega y firma de

recibido.- Recibir información del cliente y firmar de recibido la entrega cuando se lerequisite.

§ Insumos (Productos,mensajes, facturas,documentación,etcétera).

§ Copia de documentoque demuestra que elinsumo fue recibido.


§ Gerencia General§ Áreas§ Cliente


Administrativa

§ Fondos para CajaChica.

ADMINISTRACION DE CAJA CHICA- Recibir el reembolso de Caja Chica por

parte de Gerencia Administrativa.- Administrar el dinero de Caja Chica.- Realizar la comprobación de los

gastos.

§ Reporte y solicitudde gastos mensual


Administrativa





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Administrativa§ Gerencia General§ Áreas

§ Solicitud desoporte

APOYOS GENERALES- Realizar trámites administrativos y

gubernamentales.- Mantener disponibilidad para realizar

traslados del Director General a loslugares indicados en los tiemposindicados.

§ Servicios Prestados § Director General

§ Representante dela Dirección

§ Solicitud degráficos deldesempeño

§ Solicitud deaccionescorrectivas ypreventivas

§ Documentos delSistema deGestión.

§ Programa deauditoria

§ Plan de deauditoria

Medición, Análisis y Mejora

Análisis de gráficos de mediciones deprocesoDefinición de acciones correctivas ypreventivas

§ Gráficos deldesempeño de losprocesos

§ Acciones correctivas ypreventivas.

§ Solicitud de cambioy/o actualización dedocumentos.

§ Reporte de productosno-conforme.

§ Representante dela Dirección





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3.Requisitos: De los clientes, del producto, legales y reglamentarios

Requisitos del cliente Requisitos del producto Requisitos legales y reglamentarios

− Calidad (Innovación− Vanguardia en medios)− Tiempo− Servicio− Precio

− Velocidad− Funcionalidad− Operatividad− Requisitos visuales y auditivos

− Manual de identidad de cliente− Requisitos de CONAR, AMAP

aplicables

4. Mediciones del proceso.

Nombre de la medición Indicador Tipo de Indicador Meta Frecuencia Responsable

MantenimientoMantenimientos programadosvs mantenimientos realizados

Eficacia 100% Mensual Mantenimiento





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5. Producto No-Conforme.

Producto no-conforme Concepto Tratamiento Responsable

CONTENIDO

Faltas de ortografía, faltan párrafos opalabras, no se incluyó

Checar contra el guión final autorizado y realizar elajuste

Jefe deProyecto

Aprobación de la interfaz e interiores.Menú autorizado para evitar retraso en la entrega delproducto.

Información incorrecta (texto, imágenes,locución).

Revisar con el cliente y confirmar la información.Revisar el brief y/o material entregado por el cliente.

Generar una revisión antes de entregar alcliente.

Respetar las fechas de revisión, verificación, antesde entregar al cliente.

FUNCIONALIDAD

Página con elementos muy pesados quehacen que su descarga sea muy lenta.

- Ajuste de interfaz e interiores para su navegación.- Compresión de archivos y vídeos para aligerar la

descarga del proyecto.Jefe de ProyectoCoordinador de

Programación yDiseño.

Archivos adjuntos marcan error aldescargarse y/o no abren - Se deben checar todas las ligas o links en elproyecto.

Las ligas rotas y elementos no encontrados,- Es necesario localizarlos y programarlos.





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Se visualiza la página pero algunoselementos no se ven, aparece una cruz oalgunos botones no funcionan o nos llevan auna página no encontrada.

- Revisar que el peso de descarga sea el queacepte el ftp del cliente.- Hacer un refresh a la página

Compatibilidad de plataforma y formatos noadecuada.

- Se recomienda navegar el proyecto paraconfirmar que todo esté bien linkeado.

La actualización no se realizó, revisar yrealizarla en su caso,Sonido, imágenes y locución en video oflash.

- Elementos de navegación acorde al proyecto,ubicación de elementos gráficos básicos como elhome, regreso y música.

Locución no coincide con algunas partes delguión

- Realizarlo de nuevo o ajustar la(s) partes en elguión.

- Checar locución que coincida con el guión.- Tal vez el sonido o las imágenes son de origen y

no hay nada que hacer más que suplirlos por otros.

- Música aprobada con el cliente.- Adaptación de elementos en el proyecto

interactivo para su versión web- Probar desde otra u otras computadora(s) por la

existencia de cookies.

- Que el usuario no tenga acceso restringido, esdecir en algunos casos puede haber una clavepara entrar, dársela al cliente.

- Revisar que esté correcta la dirección ftp delproyecto.

- Localización del proyecto en el ftp del cliente o enel nuestro.

Archivos rotos al subirlos al hosting nuestropara su revisión.

De su ubicación en la Web





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- Revisar que el formato sea compatiblecon el equipo del cliente, solo pararevisión, porque el producto tiene quefuncionar para el usuario final.

- Entrega de contraseñas del ftp del clientepara subir el proyecto a su hosting.

- Checar que no faltan archivos- Comprimir los archivos y eliminar los

fantasmas, antes de enviarse al cliente.- Demasiado tráfico en la red, verla en otro

momento.- Checar que la dirección ftp enviada sea la

correcta.- Está viendo la liga de la anterior versión y

no conoce la nueva liga.- Que el servidor no se haya caído.- Manejo de elementos o material (psd, ai,

fla, jpg, tif, tipografias sean los correctos)en el proyecto.

- Eliminar direcciones ftp de prueba, generalmentetienen terminación de numero.

- Se recomienda la espera del servidor no estésaturado en horas pico.

- El navegador o el servidor del usuario no harefrescado la nueva información, se requiere queborre el historial, las cookies e incluso la memoriaRAM para poder visualizarla.

- El procesador del usuario no tiene suficientecapacidad, solicitar que cambie de máquina.

DISEÑO

Diseño de imagen no corresponda a loslineamientos del cliente o del manual deidentidad.

- Revisar con el cliente la interfaz autorizada y justificar porque se realizó de esa forma, en casode que el error persista, negociar el ajuste a unpunto en el que no signifique reestructurar toda lapieza.

- Correcto uso de colores en base a los valoresproporcionados por el cliente

-

Se manda una o dos imágenes del proyecto (o dela pieza a producirse) para Vo. Bo. del cliente yposteriormente se manda a programación.

Jefe de proyectoCoordinacion diseñoy multimedia





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6. Procedimientos relacionados.

Nombre del procedimiento Número del documento

Procedimiento control de registros

PN-DG-003 pn_dg_003_cont_regis_30agos10.doc

Procedimiento de Producto No Conforme

PN-DG-007 pn_dg_007_noconforme_25oct10.doc

7. Herramientas informáticas usadas para el control del proceso.

Nombre de la Herramienta Descripción

Office

Microsoft Office (MSO) es un paquete de programas para oficinadesarrollado para plataforma Windows y Mac. Los programas incluidos

son: Word, Excel, PowerPoint





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8. Mejora a través: Acciones correctivas y preventivas(Realizar al mejora de los proceso a través de lo establecido en el siguiente documento)

Nombre del documento Documento

Procedimiento de control de Acciones Preventivas

PN-DG-004 pn_dg_004_acc_prev_30agos10.doc

Procedimiento de control de Acciones Correctivas

PN-DG-005 pn_dg_005_acc_corr_30agos10.doc

9. Autorizaciones

ELABORÓ

ELÍAS GUERRA LUNASERVICIOS GENERALES

REVISÓ

SANDRA OCHOA FAJARDOGERENCIA GENERAL

APROBÓ

FRANCISCO MONTERO GASTELUMDIRECCIÓN GENERAL

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