¿Qué es OpenOffice - LibreOffice Calc?

Calc es la hoja de cálculo integrada en la suite ofimática OpenOffice.org. Una hoja de cálculo es una herramienta indispensable para manejar todo tipo de datos, capaz de trabajar con números y fórmulas de forma sencilla e intuitiva y hacer cálculos o diagramas con ellos para obtener algún resultado. Con ella puedes estructurar la información en tablas y hacer todo tipo de operaciones con los datos numéricos.

Las planillas de cálculo están compuestas por “hojas” de cálculo que, a su vez,

están conformadas por rangos de celdas que se identifican por un número de

columna y un número de fila que hacen referencia a la posición que ocupa cada

celda en la cuadrícula. En cada celda es posible introducir números, letras, fórmulas o gráficos, como

logotipos, cliparts o ilustraciones. Y en conjunto, al grupo de hojas de cálculo también se le conoce como

un libro o cuaderno.

La ventaja de utilizar hojas de cálculo es extraordinaria. Por ejemplo, imagina que tienes que realizar una

suma de una gran cantidad de números. Puedes utilizar una calculadora para hacerlo y seguramente

pensarás que es una buena solución, pero supón que te equivocas al introducir uno de los números,

entonces tendrás que comenzar con el cálculo de todos los números de nuevo, desde el principio. Si

utilizas Calc la solución a adoptar será mucho más sencilla: si te equivocas en un número sólo tienes que

corregir ese número en la hoja de cálculo y Calc volverá a calcularlo todo de nuevo automáticamente con

los números correctos.

A partir de la versión 3.x de OpenOffice.org, cada hoja de un libro, puede contener 65.536 filas y 1024

columnas, lo que da un total de aproximadamente 67 millones de celdas por hoja.

Calc permite, entre otras utilidades:

Crear fórmulas, mediante el uso de funciones, que permitirán realizar cálculos complejos con los

datos.

Funciones para crear, administrar, almacenar y filtrar bases de datos.

Gráficos dinámicos en 2D y 3D

Creación de macros útiles para implementarlos en tareas repetitivas.

Compatibilidad para abrir, editar y guardar archivos creados con Excel.

Importar y exportar planillas de cálculo en múltiples formatos incluso HTML, CSV, PDF y PostScript

Para comenzar a trabajar con la hoja de cálculo de OpenOffice.org selecciona en el menú Aplicaciones – Oficina – OpenOffice.org Hojas de cálculo.

El entorno de trabajo de CalcCuando se inicia Calc, se dispone de un documento en blanco en la ventana de edición llamado libro de trabajo que es el archivo que se crea y que, de manera predeterminada, tiene la extensión ods.

 

Un libro de trabajo no es más que un conjunto de numerosas hojas de cálculo, cada una de las cuales

puede contener información. Por defecto, cada nuevo libro de trabajo que se crea en Calc posee tres

hojas de cálculo denominadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3, pudiendo agregársele más, hasta un total de 256

hojas de cálculo por cada libro de trabajo (las etiquetas presentes al final de la hoja de cálculo permiten

identificar cada hoja del libro).

 

Cada hoja de cálculo consta de 65.536 filas y 1024 columnas, es decir, un total aproximadamente de ¡67

millones de celdas por hoja!

Las columnas están denominadas por letras o grupos de letras de la A a la Z y las filas por números

consecutivos.

La intersección de una columna y una fila es una celda, que son las unidades básicas de almacenamiento

de información. Cada celda tiene un nombre o referencia de celda, según la intersección de fila y columna

que la forme. Así la celda A1 se hallará en el cruce de la columna A y la fila 1.

 

La interfaz de la aplicaciónDentro de la ventana de la aplicación se pueden identificar distintas zonas como el menú principal y un

conjunto de barras de herramientas en una apariencia similar al resto de aplicaciones de OpenOffice.org o

LibreOffice.

La Barra de TítuloSe localiza en la parte superior de la pantalla y muestra el nombre del archivo activo. Cuando el mismo es

nuevo se muestra por defecto con el nombre Sin título X, donde X es un número. Cuando acudas a

guardar el archivo mediante Archivo – Guardar o Archivo – Guardar como, un cuadro de diálogo que

aparece en pantalla te permitirá modificar el nombre que se muestra por defecto.

 

Al hacer doble clic en la barra de título, la ventana cambiará de tamaño. Así podrás ampliar o reducir

rápidamente el tamaño de la ventana del programa.

Y observa que muestra los botones de control de la ventana (los mismos que ya conoces en Windows)

que te permitirán cerrar la ventana, minimizarla o maximizarla.

La Barra de MenúSe ubica debajo de la anterior. Cuando se elige una opción del menú aparece un submenú con otras

opciones disponibles. Esta Barra de Menú puede ser personalizada desde Herramientas – Personalizar

– Menús.

 

Esta barra proporciona acceso a todas las acciones que pueden realizarse con Calc, organizadas en

grupos homogéneos atendiendo a funciones semejantes. Cada entrada permite acceder a las distintas

funciones. Para activarlas puedes pulsar tanto el botón del ratón como utilizar ciertas combinaciones del

teclado.

Con el ratón

Haz clic en el nombre de un menú para desplegarlo, después haz clic en el nombre de la opción deseada.

Por ejemplo, guarda el documento haciendo clic en Archivo – Guardar como. Se abrirá el cuadro de

diálogo Guardar como donde tendrás que dar un nombre al archivo y localizar el directorio o carpeta

donde guardarlo.

Con el teclado

Observa que, en el nombre de cada menú, hay una letra que aparece subrayada. Puedes abrir el menú,

presionando la tecla de la letra correspondiente mientras presionas al mismo tiempo la tecla Alt de tu

teclado.

Observa igualmente que en los menús desplegables también aparecen letras subrayadas. Su finalidad es

la misma.

Y por último, algunas opciones de menú también son accesibles a través de ciertas combinaciones de

teclas. Son las llamadas teclas de método abreviado (o atajos de teclado), que se pueden utilizar para

casi todo Calc.

Fíjate también que estos menús desplegables contienen 3 tipos básicos de elementos:

Comandos propios. Son aquellos que se ejecutan inmediatamente al ser pulsados. Se distinguen

porque a su derecha no hay nada más. Recuerda que, en ocasiones, muestran una secuencia de

acceso rápido mediante pulsaciones de teclado. Por ejemplo, los mandatos Cerrar, Guardar todo,

Vista preliminar y Terminar son comandos propios.

Comandos con ventanas: Son aquellos que dan acceso a una ventana de diálogo en la que puedes

cumplimentar las condiciones del mandato. Se distinguen de los anteriores porque el nombre del

comando va seguido de 3 puntos suspensivos. En la siguiente imagen puedes encontrar varios

comandos que dan acceso a ventanas de diálogo: Abrir, Guardar como, Exportar, Exportar en

formato PDF, Propiedades, Firmas digitales, Imprimir, Configuración de la impresora. Para activarlos,

o bien pulsas sobre el nombre correspondiente con el ratón o utilizas el teclado como ya sabes.

Menús desplegables: Son los mandatos que dan acceso a otros submenús. Al pulsar sobre ellos se

abre un nuevo menú adosado a su derecha. Se distinguen de los anteriores porque van

acompañados de un pequeño triángulo que apunta en la dirección en la que se abrirá el menú

correspondiente. Por ejemplo, al pulsar sobre el menú Enviar se abre, a su derecha, un submenú

que permite seleccionar diferentes opciones para enviar el documento.

Las Barras de HerramientasInmediatamente debajo de la barra anterior, se muestran tres barras más denominadas Barra de

herramientas Estándar, Barra de herramientas Formato y Barra de Fórmulas. Al hacer clic sobre los

iconos presentes en dichas barras, aparecen comandos y funciones comunes al entorno de trabajo con

OpenOffice.org / LibreOffice.

Las tres barras pueden ser modificadas y personalizadas en función de tus necesidades y preferencias.

Acude para ello al menú Herramientas – Personalizar – Barras de herramientas.

Barra de herramientas Estándar:

Situada bajo la Barra de Menú, la Barra Estándar muestra botones que permiten acceder a las funciones

más habituales que se realizan con la aplicación: cortar, copiar, pegar, abrir, guardar, imprimir, etc.

Puedes ver para qué sirve cada botón gracias a los cuadros informativos que aparecen al pasar el

puntero del ratón por encima de ellos.

 

Barra de herramientas Formato:

Inmediatamente debajo de la Barra Estándar se localiza la Barra de Formato. Es una barra dinámica que

se intercambia por otras barras en función del objeto que tengas seleccionado en el documento. Por

ejemplo, si tienes seleccionada una imagen, una tabla o cualquier otro objeto en el documento, la Barra

de Formato cambiará para adecuarse a las características modificables del objeto seleccionado.

 

Barra de Fórmulas:

Es una barra característica y propia de esta aplicación. Permite teclear y así introducir las diferentes

fórmulas y funciones a realizar con los datos de la hoja de cálculo o del libro de trabajo, como por

ejemplo: Suma, Promedio, Mín, Max, Si, etc.

 

En el extremo izquierdo se muestra un pequeño cuadro de texto llamado Cuadro de nombre,

representado por una letra y un número, tal y como se muestra en la imagen anterior, A1. Es la referencia

a la celda activa y representa la columna (letra) y fila (número) de la celda seleccionada.

A continuación, se muestra el asistente de funciones, la función Suma, el botón que permite ingresar una

función y la línea de entrada en la que escribir la fórmula o función deseada, respectivamente:

El asistente de funciones incluye un cuadro de diálogo desde el que es posible seleccionar una de las

funciones que incorpora la aplicación. Esto es muy útil dado que también se muestra una pequeña

ayuda de cómo utilizarla (tipo de datos que utiliza, tipo de datos que devuelve, etc.)

El botón Suma, inserta una fórmula en la celda activa que acumula los totales de las celdas

contiguas.

El botón Funciones inserta el signo = en la celda activa y habilita la línea de entrada para introducir –

escribir la fórmula o función.

El área de trabajoEs el espacio que muestra las filas y columnas, y su intersección las celdas. La celda seleccionada es

la celda activa. En ella se pueden escribir números, letras, fechas, horas, fórmulas y añadir otros

elementos como imágenes o gráficos.

A medida que escribes en la celda, la información aparece tanto en la celda activa como en el área

superior de la hoja, en la Barra de Fórmulas:

 

La Barra de estadoEs la barra que verás en la parte inferior del documento. Informa del número de hojas de cáculo del libro

de trabajo del documento y de la hoja actualmente activa, del estilo de la hoja, estado de la tecla Insertar

(INSERT o sobre), del modo de selección (STD, EXT o AGR), del informe de modificación del documento,

de la escala de visualización del documento, etc.

 

Las variantes del modo de Selección que pueden aparecer activadas y que se muestran alternativamente

en la Barra de Estado son las siguientes:

STD. Estándar - Indica el modo de selección normal del documento: al hacer clic seleccionas cada

celda en cuestión.

EXT. Extendido - Permite seleccionar rápidamente varias celdas consecutivas simultáneamente

simplemente haciendo clic en la celda final de la selección.

AGR. Agregar - Para añadir celdas seleccionadas a una inicial: sólo tienes que hacer clic sobre las

celdas que te interesen si este modo está seleccionado.

Para alternar las diferentes opciones sólo tendrás que hacer clic sucesivamente sobre las opciones que,

alternativamente, aparecen en la Barra de Estado.

A continuación, la presencia de un icono de admiración te informará de que el documento ha sido

modificado desde la última vez que se guardó. Si haces doble clic sobre él, el archivo se guardará

automáticamente.

Las barras de desplazamientoPermiten moverse a lo largo y ancho de todo el documento. Dependiendo del tamaño del documento

aparecerá una barra en el borde derecho y otra en el borde inferior del documento.

Nota. Trabajar sin el ratón

Calc te permite trabajar completamente con la aplicación sin necesidad de utilizar el ratón, sólo usando

las teclas del teclado. Tal vez te acostumbres a este modo de trabajar.

Pulsa la tecla F6 de tu teclado y observa cómo se selecciona el primer menú. Si vuelves a pulsar la tecla

F6 se seleccionará el primer icono de la barra estándar, una nueva pulsación sobre F6 seleccionará el

primer icono de la barra de formato.

Para moverte por las diferentes entradas de menú y los submenús correspondientes utiliza las flechas de

dirección de tu teclado. Para moverte por los iconos de las barras de herramientas sólo tendrás que

pulsar la tecla de tabulación. Presiona la tecla Intro para activarlos.

Con Calc puedes desplazarte por una hoja de cálculo rápidamente utilizando tanto el ratón como el teclado. Al hacer clic con el ratón en una celda de la hoja ésta se selecciona y el selector de celda se desplaza hasta la posición que indicaste con el ratón. 

Movimientos del ratón

El uso del ratón permite activar rapidamente una celda determinada simplemente colocando sobre ella el puntero y haciendo clic.

Movimientos del teclado

Aunque utilizar el ratón es una forma muy cómoda de desplazarse por una hoja de cálculo, gracias a las barras de desplazamiento horizontal y vertical de que dispone cada una de las hojas del libro, tal vez te resulte más cómodo utilizar combinaciones de teclas para situarte en un área específica.

Teclas Opción

Inicio Sitúa el cursor, dentro de la fila activa actual, en la primera columna A

Fin Sitúa el cursor al final de la fila activa actual, en la última columna del área con datos

Ctrl + Inicio Sitúa el cursor al principio de la hoja de datos, es decir, en la celda A1 de la hoja de cálculo

Ctrl + Fin Sitúa el cursor al final del área de la tabla en la que se hayan insertado datos

Av. Pág Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia abajo

Re. Pag Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia arriba

Alt + Av.Pag Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia la derecha

Alt + Re.Pag Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia la izquierda

Ctrl + Av.Pag Salta a la hoja de cálculo anterior

Ctrl + Re.Pag Salta a la hoja de cálculo siguiente

Tab Se desplaza una celda a la derecha

Intro Se desplaza una celda hacia abajo

Mayús + Tab Se desplazauna celda a la izquierda

Fecha izda Se desplaza una celda a la izquierda

Flecha dcha Se desplaza una celda a la derecha

Flecha arriba Se desplaza una celda arriba

Flecha abajo Se desplaza una celda abajo

Ctrl + Flecha dcha

Sitúa el cursor en la última columna de la hoja (AMJ)

Ctrl + Flecha abajo

Sitúa el cursor en la última fila de la hoja (1048675 – LibreOffice Calc)

Ctrl + Flecha izda

Sitúa el cursor en la primera columna de la hoja (A)

Ctrl + Flecha arriba

Sitúa el cursor en la primera fila de la hoja (1)

También puedes acudir al menú Ver – Navegador o pulsar la tecla F5 para acceder al cuadro de diálogo del Navegador y poder así desplazarte a la fila y columna que desees, a cualquier hoja del libro de cálculo o a otros elementos presentes en el documento.

 

Como aprecias por la anterior captura de pantala el navegador muestra todos los objetos contenidos en el documento. Un signo de suma junto a un área indica que, por lo menos, existe un objeto de este tipo. Si colocas el puntero del ratón sobre el nombre del área, la ayuda emergente mostrará el número de objetos.

Traslado con las barras de desplazamiento

Para visualizar otras secciones de la hoja de cálculo, puedes emplear las barras de desplazamiento horizontal y vertical, haciendo clic en la flecha de sus extremos superior, inferior, izquierdo o derecho, según el sentido del desplazamiento.

Cómo introducir datos en una hoja de cálculo de Calc

En Calc sólo tienes que activar la celda con un clic de ratón para comenzar a escribir números, letras, fechas, horas, fórmulas o funciones. A medida que escribes, la información aparece en la celda activa y en el área superior de la hoja, en la llamada Barra de Fórmulas.

 

Observa que entre el cuadro de nombre de la celda activa y la caja de texto de la Barra de Formulas, hay tres iconos.

El primero activa el Asistente para funciones, un cuadro de diálogo que permite construir fórmulas utilizando funciones ya predefinidas en Calc. Los dos siguientes permiten rechazar o aceptar los datos insertados, haciendo clic respectivamente en el primero (marca de cancelación - Cancelar) o en el segundo (marca de validación – Aplicar).

Inserción de texto

Puedes insertar texto en una celda, tecleándolo simplemente, hasta alcanzar un total de 32.000 caracteres, teniendo en cuenta que para Calc texto es cualquier serie de caracteres ya sean letras, números y símbolos, es decir, texto de naturaleza alfanumérica: para Calc cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 100+20, es un texto.

Cuando tecleas texto, Calc detecta las letras y lo almacena como texto. Si tecleas letras y números, Calc también lo almacena como texto. Si tecleas números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 100+20, Calc igualmente lo almacenará como texto.

Si, en cambio, deseas almacenar como texto un dato numérico, por ejemplo un código postal, es preciso que teclees primero delante del número el signo del apóstrofe (').

 

Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda siempre alineado a la izquierda, de manera predeterminada. Si el texto es demasiado largo, aparecerá escrito sobre las celdas de la derecha de la fila en cuestión, pero sólo es una visualización del texto, ya que en realidad el mismo se encuentra contenido únicamente en la celda en la cual se escribió. Si las celdas de la derecha están ocupadas, no se verá escrito en la celda la totalidad del texto introducido, pero si se verá al completo en la Barra de Fórmulas. Si deseas verlo entero, tendrás que dar más anchura a la columna que corresponda (un doble clic en el punto de intersección entre los nombres de las columnas, en este caso A y B, expande la columna para que se lea el texto completo):

 

Si deseas insertar un salto de línea en el texto que estás escribiendo en una celda, para que así el texto ocupe varias líneas en lugar de una sola, pulsa la combinación de teclas Ctrl + Intro.

 

Inserción de números

Para Calc, en esta categoría se incluyen los números propiamente dichos, las fechas y horas, los porcentajes, etc. Se tratan todos ellos por igual quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen.

A tener en cuenta:

Los valores negativos pueden ser escritos de dos maneras: números con un signo – delante o bien el número entre paréntesis: por ejemplo, si escriben en la celda (5), Calc lo convertirá a -5 automáticamente.

No escribas el punto como separador de miles. Por ejemplo, escribe 23450000 en lugar de 23.450.000

La coma se utiliza en los números decimales. Por ejemplo 2,3

El signo / se utiliza en fracciones mixtas. Por ejemplo 2 1/5. Pero no escribas una fracción del tipo 2/5, ya que Calc la considerará como una fecha, no como una fracción.

Inserción de fechas y horas

Para insertar una fecha, puedes teclearla utilizando diversos formatos, todos ellos aceptados por Calc y que harán que la aplicación la introduzca automáticamente en la celda:

5 julio 2011

5-07-2011

5-julio-2011

julio 5 2011

Para insertar una hora puedes usar uno de los formatos siguientes:

14:25

14:25:36

2:25 PM

2:25 AM

2:25:17 PM

2:25:17 AM

Inserción de fórmulas

Aunque en este momento no abordaremos el tema de las fórmulas en Excel, sí te indicaremos cómo actuar en Calc para incluir una fórmula en una celda. Para comprender el procedimiento vamos a realizar una fórmula muy sencilla: calcular una suma.

Si escribes 7 + 5 directamente en la celda Calc interpretará que estás escribiendo un texto y, por tanto, no realizará ningún cálculo con los números. Para que Calc sepa que debe realizar la operación matemática de sumar debes escribir antes de la operación el signo = (igual a). A continuación, teclea la fórmula a realizar y pulsa la tecla Intro. De esta manera la celda activa mostrará el resultado de la fórmula introducida:

 

Prueba con otros cálculos sencillos como =12-5, =3*4 (el símbolo del asterico realiza la operación de multiplicar), =12/2 (operación: dividir), =(12+5)-(4+1), o similares.

Aunque esta forma de operar es útil, lo cierto es que la capacidad de Calc no se basa en la realización de fórmulas directas como las mostradas, ya sean más o menos complejas, sino en el hecho de que las fórmulas puedan también relacionarse con datos de otras celdas de la hoja. Por ejemplo, la fórmula =A1+A2+A3 suma los valores que se encuentren en esas tres celdas. Veamos cómo

En la Hoja1 escribe 3 en A1, 4 en A2, 5 en A3 y la fórmula =A1+A2+A3 en la celda A4. Si ahora pulsas la tecla Intro Calc devolverá el valor 12 en la celda A4, ya que ha realizado la suma de los valores de las tres celdas referenciadas en la fórmula:

La ventaja de Calc, y por tanto, de la utilización de hojas de cálculo, es que si ahora cambias los valores de las tres celdas, digamos por 1340, 2360 y 1300 Calc recalculará automáticamente el valor de la celda que contiene el resultado de la fórmula.

 

¿Vas comprendiendo la valía de la aplicación?

La celda y el trabajo con las celdas

Debes familiarizarte con estos conceptos porque son conceptos básicos que utilizarás en la aplicación. La celda es el elemento más básico de la hoja de cálculo. Es el recuadro que se forma en la intersección entre una fila y una columna. En ella puedes, como ya has visto, incluir texto, pero también números, fórmulas, datos, gráficos, ilustraciones, y otros elementos. Y, además, tras insertar los datos en una celda, les podrás aplicar formatos específicos, incluyendo tipos de letras diferentes, colores, estilos, etc.

 

Toda celda tiene una referencia que es su coordenada en la hoja de cálculo. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior puedes ver cómo está activa la celda C3, nombrada así porque se localiza en el lugar en que se cruza la columna C y la fila 3. Así, la celda A6

será la que se encuentra en el lugar en que se cruzan la columna A y la fila 6. ¡Muy sencillo!

Pero también es posible llamar a una celda con un nombre, por ejemplo, IVA. Imagina que estás realizando una factura y que, en algún momento, escribes el valor del IVA a aplicar en la celda D4. Si tienes que realizar algún cálculo con este valor puedes indicar que tome el valor de la celda D4 o también, escribir un nombre para la celda (verás un cuadro de nombre en la parte superior de la hoja del programa – teclear y pulsar tecla INTRO) e indicar al programa que tome el valor de la celda IVA.

 

Para seleccionar una celda y trabajar con ella sólo tienes que hacer clic en ella. Para seleccionar varias celdas, es necesario hacer clic en la primera y luego arrastrar el

ratón hasta la última. Para seleccionar varias celdas no contiguas mantén pulsada la tecla Ctrl mientras vas

pulsando en las celdas elegidas. Para seleccionar todas las celdas de la hoja haz clic en la casilla de la esquina superior

izquierda, donde se encuentran las letras y los números, exactamente en la que no tiene letra ni número.

Para deseleccionar una o varias celdas haz clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que no esté seleccionada.

Las celdas de Calc admiten los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Y además, dispones de un comando nuevo el Pegado especial, un comando que te permite copiar – pegar el contenido de la celda y los formatos que le hayas aplicado:

 

Las columnas de Calc

La columna es el grupo vertical de celdas que empieza en la primera fila y termina en la última. Las columnas en Calc se identifican con una letra, empezando por la A. Al comienzo de un trabajo sólo puedes ver unas pocas columnas pero su número se irá ampliando según las necesites al insertar datos.

Para seleccionar una columna haz clic en su letra. Puedes, así, aplicar formato a toda la columna: añadir bordes, cambiarla de tamaño, de color, etc.

Para seleccionar varias columnas haz clic en la primera y luego pulsa la tecla Mayús mientras pulsas en la última: las columnas contiguas se seleccionarán.

Para seleccionar varias columnas no contiguas, mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic una a una en las columnas que quieras seleccionar.

Para quitar la selección de una o de varias columnas, no tienes más que hacer clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que no esté seleccionado.

Puedes cortar – pegar columnas y puedes copiar – pegar su contenido (pegar – pegado especial)

Puedes ocultar una columna. En este caso, si ocultas una columna ésta no aparece en la hoja de cálculo, pero sigue efectuando las operaciones y cálculos que contenga.

Las filas de Calc

Todo lo dicho para las columnas sirve igualmente para las celdas, teniendo en cuenta que las filas son los grupos de celdas horizontales que se identifican con un número a partir del 1.

Modifica el ancho de las columnas

Las columnas de Calc están establecidas con una anchura estándar, pero puedes cambiarla según tus necesidades. Para ello selecciona la columna que quieras modificar su ancho, haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella y en el menú contextual, selecciona Ancho de columna.

Escribe el nuevo ancho en el cuadro de diálogo y haz clic en Aceptar.

También puedes cambiar el ancho de una forma muy cómoda. Aproxima el cursor del ratón a la derecha de la letra de la columna que quieras cambiar de ancho. Cuando el cursor se transforme en una doble flecha blanca haz clic y arrastra hacia la derecha o hacia la izquierda, para aumentar o disminuir el ancho de la columna. En la parte superior verás una etiqueta de información emergente que te irá indicando el ancho de la columna que se va adoptando.

 

Modifica el alto de la fila

Las filas de Calc están establecidas con una altura estándar, pero puedes cambiarla a tu antojo. Para ello selecciona la fila cuyo alto quieres modificar, haz clic con el botón derecho del ratón y, en el menú contextual, selecciona Altura de fila.

 

Escribe el nuevo alto en el cuadro de diálogo y haz clic en Aceptar.

También puedes cambiar el alto de la fila de una manera mucho más cómoda. Aproxima el cursor del ratón debajo del número de la fila a la que quieras modificar el alto. Cuando se convierta en una doble flecha blanca, haz clic y arrastra hacia abajo o hacia arriba, para aumentar o disminuir el alto de la fila. En la parte superior puedes ver una etiqueta de información emergente que te irá indicando el alto de la fila.

 

Los rangos de Calc

Otro concepto que emplearás de forma habitual en las tareas y actividades con Calc es rango. Calc llama “rango” a un grupo rectangular de celdas. Observa el siguiente ejemplo de rango y entiende cómo es su estructura:

A1:C5

A1 y C5 son las celdas de los extremos. Y los dos puntos indica que están contenidas en el rango todas las celdas situadas entre ellas.

 

El rango C3:F6 es, por tanto, el grupo rectangular de celdas comprendido entre la celda C3 y la celda F6.

Para seleccionar un rango, haz clic en la primera celda y arrastra el ratón hasta la última. El rango se muestra de un color más oscuro para indicar que está seleccionado.

Una vez que tienes el rango seleccionado puedes aplicarle una tarea, por ejemplo, puedes aplicar un determinado formato a todo el rango, añadir un nombre (que servirá para todo el grupo de celdas). Y, por supuesto, puedes utilizar los comando copiar, cortar y pegar para copiar, cortar y pegar rangos.

Imagina que quieres escribir los meses del año en una lista en Calc. La aplicación te va a facilitar mucho la tarea porque será capaz de escribir la serie completa prácticamente sin tu intervención.

Procede de la siguiente forma...

Inicia Calc (acude al menú Aplicaciones – Oficina – Ooo / LibreOffice Calc.

 

De manera predeterminada aparece seleccionada la celda A1 para que comiences a utilizar tu hoja de cálculo. Escribe enero en ella. Haz un clic en la esquina inferior derecha: observa cómo cambia el cursor y muestra una cruz. Ahora sin soltar el botón del ratón arrastra hacia abajo.

Nota

La celda activa dispone de este manejador especial. Es un pequeño punto cuadrado que se muestra en su extremo inferior derecho. Se le da el nombre de agarradera de relleno. Este manejador cumple varias funciones siendo una de ellas la de crear series de datos con facilidad.

Observa cómo el puntero te irá indicando el mes que se va a insertar: en este caso, en la celda A9, se mostrará septiembre y en la celda A12, el mes de diciembre.

Al soltar el botón del ratón Calc rellenará automáticamente las celdas seleccionadas con los nombres de los meses.

Por supuesto, puedes hacer lo mismo con los días de la semana. Escribe en B1, el primero, lunes y repite el procedimiento seleccionando las celdas hasta B7: la serie de los días de la semana se escribirá automáticamente en las celdas seleccionadas.

Prueba también con otras opciones como Nota 1 (o cualquier otro texto que incorpore en sus últimas posiciones un número). Calc escribirá Nota 2, Nota 3 y así sucesivamente.

Y Calc hará lo propio con fechas, con horas e incluso con direcciones IP. Por ejemplo escribe en D1 la fecha 27/01/11 y observa como Calc rellena las celdas incrementando la fecha en un día.

Atención

Si al arrastrar el ratón, y antes de soltar el botón principal, mantienes pulsada la tecla Ctrl cambiarás el comportamiento de esta acción: en lugar de crear una serie, se copiará el contenido de la primera celda en las otras.

Series con incremento diferente a 1

Si quieres que, en vez de obtener la serie 1, 2, 3, 4... que cada número se incremente en un determinado valor, por ejemplo, de 3 en 3 y así obtener la serie 1, 4, 7, 10... Calc también te permite hacerlo de una manera muy sencilla.

Escribe el primer valor en la celda deseada y utiliza los procedimientos que ya conoces para rellenarla. Por ejemplo en E1 escribe 1 y rellena la serie hasta la celda E6: los números 1, 2, 3, 4, 5 y 6 aparecen en las celdas. Ahora acude al menú Editar – Rellenar – Series...

 

En pantalla puedes ver una ventana en la que puedes editar la serie que estás construyendo:

 

Fíjate, la ventana adopta los valores correspondientes a la serie que estás realizando.

La dirección del relleno es, en este caso, hacia Abajo. Es decir, si el 1 está en E1, en E2 se mostrará 4, en E3, el 7, y así sucesivamente.

En Tipo de serie aparece marcado, en nuestro caso, Aritmético

Y, como ves, se muestra, 1 como valor inicial y 1 como incremento (ya que la serie se ha rellenado con el número siguiente).

Cambia el valor Incremento por 3 y observa el aspecto final de la serie:

 

Series con incremento Geométrico

Utilizando idénticos procedimientos puedes incrementar tu serie de fechas de 7 días en 7 días, de 10 en 10, etc. Y también puedes realizar series geométricas. Por ejemplo, escribe como valor inicial 1, incremento 2 y selecciona como tipo Geométrico.

Así la serie cambiará a 1, 2, 4, 8, 16, 32... La progresión geométrica se obtiene multiplicando a cada elemento el anterior multiplicado por el incremento o la razón: 1 x 2 = 2, este 2 x 2 = 4, 4 x 2 = 8 y así sucesivamente.

 

Otras series personalizadas

Pero Calc puede todavía hacer más. Por ejemplo, introduce en dos celdas contiguas dos números diferentes, o dos fechas, o dos horas, o dos textos con una parte numérica al final, o dos direcciones IP. Selecciona ambas celdas y haz clic y arrastra el manejador (puedes extenderlo hacia arriba, hacia abajo, a la derecha o a la izquierda, en la dirección que necesites). Cuando sueltes el botón del ratón Calc creará una serie de datos en forma de progresión aritmética manteniendo la distancia entre los valores iniciales: por ejemplo, si los números distaban el uno del otro en 10 unidades, todos los números distarán del anterior en estas mismas 10 unidades. Si las fechas distaban una semana, todas las fechas distarán de la anterior en 7 días.

 

Si utilizas más de dos celdas como origen de la serie y esos elementos no siguen una misma progresión, Calc creará una serie formada por sub-series de dichas celdas, a las que irá aumentando en cada ciclo una unidad: