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Merkblatt Nr. 265

Architektenkammer Baden-Württemberg Körperschaft des Öffentlichen Rechts Danneckerstraße 54 70182 Stuttgart Telefon (07 11) 21 96-0 Telefax (07 11) 21 96-103 [email protected] www.akbw.de

Qualitätsmanagement in Ingenieur- und Architekturbüros Zertifizierungsverfahren nach DIN EN ISO 9001

Inhalt: Seite: Überblick: Qualitätsmanagement in Ingenieur- und Architekturbüros Zertifizierungsverfahren nach DIN EN ISO 9001 2 Anhang 1 Das "ZAID-Regulativ", Ausgabe 1996 4 Anhang 2 Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen: Fragen zur Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems im Architektur- und Ingenieurbüro

Stand: 10/2007 MB 265 AKBW – QM für Architekturbüros Seite 1 von 14

ArchitektenkammerBaden-Württemberg

Qualitätsmanagement in Ingenieur- und Architekturbüros Zertifizierungsverfahren nach DIN EN ISO 9001 Wirtschaftlich denkende Unternehmen und gerade auch Architekturbüros müssen für eine erfolgreiche Marktpositionierung bestrebt sein, die Anforderungen der Auftraggeber als Kunden so vollständig wie möglich zu erfüllen. Die damit erreichte Kundenzufriedenheit stellt letztlich die Qualität der Leistung dar. Qualitätsmanagement bedeutet dabei, dass gut organisierte Arbeitsabläufe eine möglichst optimale Funktion und damit gute Qualität der Arbeitsergebnisse sichern. Das gilt sowohl für die Projektorganisation als auch für die Organisation des Büros. Systeme, die gewährleisten, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung den festgelegten Anforderungen entspricht, werden als Qualitätsmanagementsyteme – QM-Systeme – bezeichnet. Die Ausgestaltung des QM-Systems für das jeweilige Unternehmen bleibt grundsätzlich diesem selbst überlassen. Die Normenreihe DIN EN ISO 9000 ff. beschreibt jedoch branchenunabhängig Anforderungen an ein QM-System als Prozess der Leistungserbringung und welche Elemente es enthalten sollte. Für Architekturbüros stellt DIN EN ISO 9001 "Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen" in der derzeitigen Fassung 2000-12*) die wesentlichen Bestandteile dar, die beim Aufbau eines QM-Systems von Bedeutung sind, und gibt damit den Rahmen vor, der vom Unternehmen auszufüllen ist. Nicht die Qualität an sich wird "genormt", sondern der Weg zur Qualität. Diese Norm ist anzuwenden, wenn das Unternehmen nachweisen will, dass es die Prozesse in den genannten Bereichen so überwachen kann, dass das Produkt die Qualitätsforderungen erfüllt. Ein QM-System gemäß DIN EN ISO 9000 ff. ist dabei in der Regel kein im Unternehmen völlig neu zu schaffendes System. Vielmehr soll die vorhandene Arbeitsorganisation auf ihre Wirksamkeit hin untersucht, soweit erforderlich verbessert und ergänzt sowie zusammenfassend anhand eines vorgegebenen Schemas dargestellt und beurteilt werden. Elemente eines QM-Systems Um die Qualität, also die Erfüllung der Auftraggeberforderungen sichern zu können, müssen diese Allen am Prozess Beteiligten bekannt sein. Folgerichtig ist das Kernstück jedes QM-Systems die Ausgestaltung des Kommunikations- und Dokumentationssystems in dreiteiliger Form. In einem Qualitätshandbuch – QMH – werden alle Abläufe und Regelungen zum Qualitätsmanagement in groben Zügen beschrieben. Es enthält einen Überblick über den generellen Aufbau des QM-Systems des Unternehmens und kann die Qualitätspolitik der Unternehmensleitung und deren Ziele darstellen. Wichtige Abläufe und Arbeitsprozesse werden in Prozessbeschreibungen beziehungsweise Verfahrens- und Arbeitsanweisungen erläutert. Die Verfahrensanweisungen beschreiben die Durchführung der einzelnen Qualitätsmanagement-Elemente, z.B. "Vertragsprüfung" allgemein, die Arbeitsanweisungen regeln Vorgänge zur Umsetzung der Verfahrensanweisungen bis ins Detail. Ein wichtiger Bestandteil des QM-Systems ist die ständige Überprüfung und Verbesserung des Systems in sogenannten Audits. Dies sind in regelmäßigen Abständen stattfindende Prüfungen einzelner Bereiche des QM-Systems auf Wirksamkeit und Angemessenheit. Diese Überprüfung findet in der Regel mittels Checklisten statt, mit denen dann festgestellt werden kann, in welchen Bereichen noch Nachhol- bzw. Verbesserungsbedarf besteht.

*) Inzwischen liegt der Norm-Entwurf DIN EN ISO 9001, Ausgabe:2007-10,

Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen (ISO/DIS 9001:2007) vor.



Zertifizierung Entspricht das QM-System eines Unternehmens den Anforderungen der DIN, hat es mit der Dokumentation eine Bestätigung für eine qualitätssichernde Unternehmensstruktur- und organisation. Das Unternehmen kann die Übereinstimmung seines QMS mit den Anforderungen der DIN EN ISO 9001 aber auch durch unabhängige Stellen, wie Prüfinstitutionen, Dienstleistungsunternehmen und Unternehmensberater, zertifizieren lassen. Diese überprüfen das vorhandene QM-System auf Konformität mit der Norm, auf Wirksamkeit und auf Umsetzung in die Praxis. Bei erfolgreichem Ergebnis wird ein Zertifikat erteilt. 1995 wurde in Wiesbaden von Architektenkammern und Ingenieurkammern der Länder die ZAID– Zertifizierungsstelle für Architektur- und Ingenieurbüros Deutschland GmbH gegründet, um speziell diesen Unternehmen eine sach- und fachgerechte Zertifizierung zu ermöglichen. Das "ZAID-Regulativ" aus dem Jahr 1996 als Information zu Qualitätsmanagement und Zertifizierung für Architektur- und Ingenieurbüros ist als Anhang 1 diesem Merkblatt beigefügt. Mit Wirkung zum 01. Juli 2000 hat die

LGA Intercert GmbH, ein Unternehmen der TÜV Rheinland Unternehmensgruppe Tillystraße 2, 90431 Nürnberg Tel. +49 (0)911- 6 55-41 61, Fax +49 (0)911- 6 55-41 70 http://lga-intercert.com, [email protected]

von den Gesellschaftern der ZAID den Zuschlag bekommen, die Zertifizierungsaktivitäten der ZAID zu übernehmen. Aufgrund dessen wurde ein spezielles Signet für die durch die LGA InterCert GmbH zertifizierten Architektur- und Ingenieurbüros entwickelt. Weitere Informationen und Arbeitshilfen Bei der Managementberatung der

Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Bierstadter Strasse 2, 65189 Wiesbaden Telefon: 06 11 / 17 38-0, Telefax: 06 11 / 17 38-40 http://www.akh.de, [email protected]

findet sich seit Jahren ein umfangreiches Angebot zum Thema Qualitätsmanagement von kostenlosen Informationsschriften bis hin zu Seminaren, Wokshops und Einzelberatungen als Unterstützung bei der Einführung oder Anpassung eines QM-Systems. Eine Anleitung zur Einführung eines Qualitäts- und Managementsystems für Architektur- und Ingenieurbüros auf CD mit vielen Arbeitsvorlagen ist dort zum Preis von 125,- EUR zu beziehen. Die umfassende Erstinformation zum Themenkomplex mit den wichtigsten Fragen und Antworten ist als Anhang 2 diesem Merkblatt beigefügt.


Das "ZAID-Regulativ", Ausgabe 1996


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© Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden

Fragen zur Einführung eines

Qualitätsmanagement-Systems

im Architektur- und Ingenieurbüro

Welche Vorteile hat ein Qualitätsmanagement-System?

Wo liegen die Schwierigkeiten?

Wie ist ein Qualitätsmanagementsystem aufgebaut?

Was ist im Planungsbüro anders als in anderen Branchen?

Worauf muss man bei der Einführung eines QM-Systems achten?

Warum sollten Sie mit uns zusammenarbeiten?

Welche Leistungen bietet Ihnen die Managementberatung?

© Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden Seite 2 von 17

Welche Vorteile hat ein Qualitätsmanagement-System?

Mehr Sicherheit in der Projekt-Bearbeitung

Täglich treffen Sie und Ihre Partner Entscheidungen, die sich direkt auf Ihren Unternehmenserfolg auswirken. Sie sind verantwortlich für reibungslose Abläufe in allen Bereichen Ihres Planungsbüros. Jede Störung verursacht Mehrarbeit und verringert Ihren Gewinn. Durch ein speziell auf Planungsbüros zugeschnittenes Management-System... • sparen Sie Zeit

in der täglichen Arbeit. • treffen Sie die richtigen Entscheidungen

für Ihr Büro und für sich persönlich. • erhöhen Sie Ihre Gewinne

durch optimale Arbeitsprozesse und effektives Ausnutzen Ihrer Mitarbeiterpotentiale.

Das QM-System liefert praktische Arbeitshilfen wie Checklisten und Formblätter für Routinearbeiten, die einem das immer wieder neue Nachdenken über die gleichen Vorgänge abnehmen.

Weniger Fehler

Für jedes Büro ist es von entscheidender Bedeutung, weniger Fehler zu machen. Praktikable Verfahren zur Prüfung der eigenen Leistung können die-sen Anspruch in die Tat umsetzen. Eine systematische Erfassung und Auswertung von Fehlern führt zu einer ständigen Verbesserung des eigenen Systems.

Einfache Projektübergaben und Vertretung

In größeren Büros kann nicht jeder den Stil der anderen kennen. Wenn es notwendig wird, Auskunft zu einem anderen Projekt zu ge-ben oder einen Kollegen zu vertreten, geht dies nur, wenn gewisse Bürostandards die Auffindbarkeit von Unterlagen und das Nachvoll-ziehen der Arbeitsschritte ermöglichen.

Mit dem QM-System legen Sie hierfür bürospezifische Mindeststan-dards fest, die die interne Kommunikation wesentlich erleichtern.


Leichte Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter müssen in die bürointerne Arbeitsweise eingearbeitet werden. Oft geschieht das durch persönliche Einweisung in die informellen Gepflogenheiten.

Ein QM-System bietet nicht nur einen vollständigen Leitfaden, sondern auch eine umfassende Information über alle projektrelevanten Arbeitsvorgänge.

Besserer Informationsfluss

Die Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen und der Infor-mationsaustausch zwischen den einzelnen Leistungsphasen ist immer wieder eine Quelle von Informationsverlusten. Das QM-System definiert klare interne Schnittstellen, die eine schnelle und einfache Übergabe ermöglichen. Auch der Informationsfluss innerhalb eines Projektes wird klar und einfach geregelt.

Weniger Doppel- und Papierkorbarbeit

Nachvollziehbare und sinnvoll aufgebaute Abläufe ermöglichen Prü-fungen der eigenen Arbeit zum richtigen Zeitpunkt. Das frühe Erken-nen von eigenen Fehlern schon in einem möglichst frühen Stadium der Planung spart viel Arbeit, die durch spätere aufwändige Korrek-turen entsteht.

Kontinuierliche Verbesserung

Nobody is perfect. Aber man kann wenigstens immer besser werden. Damit das kein Lippenbekenntnis bleibt, sondern Bestandteil des Arbeitsalltags ist, werden die Erfahrungen aller Projektbearbeiter systematisch erfasst und in konkrete Verbesserungen umgesetzt.

Zuverlässigere Einschätzung der eigenen Leistungsfähigkeit

Sicherlich hat jeder im Büro eine Einschätzung über die Qualität der eigenen Leistung. Wie die Auftraggeber dies sehen, ist eine zweite Frage. Die Bewertung der Kundenzufriedenheit ist ein zentrales Ele-ment eines QM-Systems. Es wird fester Bestandteil der Projektbear-beitung.

Außenwirkung gegenüber den Auftraggebern

Das QM-System signalisiert dem Auftraggeber ein aktives Streben nach guter Qualität. Die Zertifizierung bestätigt dies durch eine neut-rale Prüfinstanz. Im härter werdenden Wettbewerb kann ein QM-System zu einem entscheidenden Vorteil werden.


Bessere Kooperation in Planungsgemeinschaften

Im Zuge einer insgesamt schwieriger werdenden Lage des Marktes gehen viele Unternehmen feste Partnerschaften ein, um als General-planer auftreten zu können.

Ein QM-System definiert klare und eindeutige Schnittstellen, die eine reibungslose Abwicklung zwischen den Planungspartnern sehr er-leichtern.

Verbesserung Ihres Ratings

Eine Qualitätsmanagement-System ist ein Kriterium für ein besseres Rating bei Ihrer Bank! Waren die Kreditbedingungen bisher von Ihrem Verhandlungsge-schick und Ihrem Verhältnis zur Hausbank abhängig, müssen Sie Ihre Kreditwürdigkeit zukünftig nach bestimmten Kriterien bewerten lassen. Die Bank entscheidet auf der Basis von Ratingkriterien über die Kreditvergabe. Für Planungsbüros, die zukünftig einen Kredit auf-nehmen wollen, bedeutet die neue Vereinbarung BASEL II, dass die Konditionen des Kredites vom Ratingergebnis abhängig sind: wer sehr gut geratet wird, erhält gute Konditionen. Bei einem nur ausreichenden Ergebnis sind die Bedingungen schlechter. Dies kann bis hin zur Verweigerung der Kreditvergabe bei der Einstufung in eine nur mangelhafte Rating-Klasse führen. Für weitere Informationen können Sie gerne unsere Informationsun-terlagen zum Thema "Rating" anfordern.


Wo liegen die Schwierigkeiten?

Investition bei der Einführung des Systems

Ohne Investition bekommen Sie kein Qualitätsmanagement-System. Ob sich diese Investition rechnet, lässt sich nur schwer sagen. Es hängt stark davon ab, wie man den reibungsloseren Ablauf und die Minimierung von Fehlern monetär bewertet. Ob sich die Investition für Sie durch bessere interne Organisation oder durch einen Wettbewerbseffekt lohnt, können nur Sie als Unternehmer entscheiden.

Überwindung des inneren Schweinehundes

Die Einführung eines QM-Systems bringt Veränderungen mit sich. Jede Veränderung hat auch mit Überwindung zu tun. Eine typische Schwierigkeit ist dabei die Überwindung des inneren Schweinehundes, der gerne am Gewohnten festhalten möchte - ob dieses nun besser ist oder nicht. Die Einführung des Systems bedeutet also immer auch die gemein-same Durchsetzung von Veränderungsprozessen.

Motivation „individueller“ Mitarbeiter

Nicht alle Mitarbeiter sind gleichermaßen begeistert von der Idee eines büroübergreifenden QM-Systems. Viele Menschen hängen an ihren Nischen und an Ihren individuellen Verfahrensweisen. Da diese jedoch im Gesamtzusammenhang nicht funktionieren, müs-sen auch bei den sehr „individuell“ ausgerichteten Mitarbeitern die Mindestanforderungen des Systems umgesetzt werden.

Emotionale Sperre gegen einheitliches Vorgehen

Oft sind es gar nicht so sehr die „harten Fakten“, die Probleme be-reiten, sondern eher das Gefühl. Ein einheitliches Vorgehen bedeutet auch immer mehr Möglichkeiten der Kontrolle und mehr Unterord-nung. Hierin liegt ein Potential für viele Diskussionen bei der Einfüh-rung eines QM-Systems. Auch dieser Bereich muss ernst genommen und bearbeitet werden. Ein Büro ist keine Maschinenhalle sondern eine Gemeinschaft von denkenden und fühlenden Menschen.

Höhere Anforderung an den Führungsstil

Bei der Umsetzung des QM-Systems in die praktischen Anwendungen gibt es keine Kompromisse. Es muss angewandt werden. Aufgabe der Führungskräfte ist es, ihre Mitarbeiter zu motivieren und die Umsetzung der Maßnahmen mit ihnen zu vereinbaren und letztlich auch mit aller Konsequenz einzufordern. Dies ist unter Umständen harte Führungsarbeit, in der ein partnerschaftliches Verhältnis im Umgang mit Konflikten gefragt ist.


Wie ist ein Qualitätsmanagement-System aufgebaut?

Das Prinzip

Ein QM-System ist weit mehr als der Zertifizierungsstempel auf Ihrer Korrespondenz. Richtig aufgebaut und angewandt stellt es ein wir-kungsvolles Managementinstrument dar, mit Hilfe dessen Sie ent-scheidende Verbesserungen in Ihrer Projekt- und Büroorganisation erreichen können. Die Idee, die hinter dem Qualitätsmanagement steckt, lässt sich fol-gendermaßen skizzieren: Gut organisierte Arbeitsabläufe sichern eine gute Qualität der Arbeitsergebnisse. Das gilt sowohl für Ihre Projektorganisation als auch für die Organisation Ihres Büros. Die Norm DIN EN ISO 9001 greift diesen Grundgedanken auf und formuliert Elemente, die bei dem Aufbau eines QM-Systems von Be-deutung sind. Beim Studium der Norm wird zweierlei deutlich: 1. Nicht die Qualität an sich wird „genormt“, sondern der Weg zur

Qualität. Man könnte anstelle von Qualitätsmanagement also auch von Prozessmanagement sprechen. Hier fordert die Norm, dass Sie sich über drei Aspekte Klarheit verschaffen und dies dokumentieren: • Was ist Ihr Ziel? • Wie wollen Sie es erreichen? • Wie stellen Sie es sicher?

Damit gibt die Norm ISO 9001 einen Rahmen vor, den Sie ausfüllen können und müssen. Sie stülpt Ihnen kein System über, sondern Sie entscheiden, wie Ihr Qualitätsmanagement aussieht. 2. Die Elemente der alten Normfassung von 1994 waren von einer

technischen Perspektive geprägt, der Bezug zur Arbeit von Ar-chitekten und Ingenieuren war nicht unmittelbar zu erkennen. Damit die Norm im Architektur- und Ingenieurbüro umgesetzt werden konnte, musste sie für Ihre Anforderungen interpretiert werden.

In einem prozessorientierten QM-System geht man daher nicht von den einzelnen Elementen der Norm aus, sondern von den konkreten Aufgaben, z.B. eines Planungsbüros. Für die Gliederung der Doku-mentation empfehlen sich vier Hauptgruppen: Hauptgruppe 1: Verantwortung der Leitung Der Bereich Verantwortung der Leitung umfasst Aufgaben im Bereich der Unternehmensführung und betrifft in erster Linie die Geschäfts-leitung.


Hauptgruppe 2: Kernprozesse Die Kernprozesse beschreiben den Geschäftsbereich, mit dem Sie Ihr „Geld verdienen“. Kernprozesse sind also diejenigen Prozesse, mit denen die Planungs- und Bauleitungsleistungen direkt erbracht werden. Hauptgruppe 3: periphere Prozesse Die peripheren Prozesse betreffen Regelungen zum Umgang mit Do-kumenten und Daten. Hauptgruppe 4: QM-Regelkreis Der QM-Regelkreis sorgt für die Erhaltung und laufende Verbesserung des Systems.

Die Elemente

Im einzelnen lassen sich die Normelemente dem prozessorientierten QM-System folgendermaßen zuordnen: Elemente im prozessorientierten System

1 Verantwortung der Leitung

1.1 Leitlinien

1.2 Beschaffung

1.3 Weiterbildung

1.4 Innovationsprojekte

2 Kernprozesse

2.1 Vertragsprüfung

2.2 Internes Projektmanagement

2.3 Projektdurchführung

3 Periphere Prozesse

3.1 Informationsein- und -ausgang

3.2 Erstellung und Prüfung von Plänen

3.3 Erstellung und Prüfung sonstiger Unterlagen

3.4 Aktenordnung

3.5 Archivierung

3.6 EDV

3.7 Bibliothek

3.8 Technische Geräte


4 QM-Regelkreis

4.1 QM-Dokumentation und QM-Aufzeichnungen

4.2 Umgang mit Fehlern und Verbesserung des QM-Systems

4.3 Internes Audit

4.4 Bewertung des QM-Systems Diese Struktur ist sowohl mit der DIN EN ISO 9001: 2000 als auch mit der Fassung von 1994 kompatibel.

Die Dokumentation

Die Regelungen, die Sie für Ihr QM-System treffen, müssen Sie do-kumentieren - es reicht nicht aus, dass Sie Ihr Qualitätsmanagement-system im Kopf haben. Die Dokumentation ist sinnvoll, • damit alle Mitarbeiter auf derselben Grundlage arbeiten, • um Änderungen des QM-Systems in Ihrem Büro schnell und rei-

bungslos zu vermitteln, • damit neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden können, • um freie Mitarbeiter leichter in Ihre Arbeit Ihres Büros zu integrie-

ren. Zudem ist die Dokumentation für eine Zertifizierung notwendig: Die Norm fordert die Dokumentation als Nachweis Ihrer Qualitätsorien-tierung („Der Lieferant muss festlegen und dokumentieren, wie er die Qualitätsforderungen erfüllen will.“) Die Dokumentation findet auf drei Ebenen statt: im Handbuch, in den Verfahrensanweisungen und in den Arbeitsmitteln:

QMH

Ebene 1: QM-Handbuch VAs

Ebene 2: Verfahrensanweisungen AMs

Ebene 3: Arbeitsmittel


Das Handbuch bietet eine zusammengefasste Darstellung Ihres QM-Systems, d.h. es bildet die Grundstruktur Ihres QM-Systems ab. Die Adressaten des Handbuchs sind hauptsächlich Ihre (potentiellen) Auftraggeber, aber auch Ihre Mitarbeiter und Ihre Planungspartner. Die Verfahrensanweisungen enthalten detaillierte Regelungen zu Ihren Arbeitsprozessen. Es gibt zwei Arten: In den ProzessVerfah-rensanweisungen (Prozess-VA) sind die Schritte eines Prozesses im einzelnen dokumentiert. Sie werden in der Projektarbeit Schritt für Schritt bearbeitet und abgezeichnet. Die Prozess-VAs kommen hauptsächlich bei den Kernprozessen zur Anwendung. In den Informations-Verfahrensanweisungen ist festgehalten, wie mit den Dokumenten und Daten umgegangen wird, die in den Arbeits-prozessen entstehen oder in die Arbeitsprozesse eingehen (Info-VA). Info-VAs sind insbesondere für die peripheren Prozesse und den QM-Regelkreis geeignet Die Arbeitsmittel umfassen Checklisten, Formblätter und Muster zur Unterstützung der täglichen Arbeit. Sie werden ausgefüllt, abgehakt und zum Teil als Prüfmittel eingesetzt. Verfahrensanweisungen und Arbeitsmittel beinhalten mithin wesentli-ches Know How Ihres Büros und werden nur in Einzelfällen an Dritte weitergegeben.


Der Selbstcheck

Prüfen Sie Ihr Büro an einigen Beispielen, um die für Sie sinnvolle Unterstützung bei dem Aufbau Ihres QM-Systems herauszufinden. Gehen Sie die folgende Tabelle Punkt für Punkt durch. Der Selbst-check gibt Ihnen Aufschluss über Ihre Bürosituation. Beantworten sie die Frage: Haben Sie in allen Bereichen optimale Lösungen?

Thema Worum geht es genau? Im Büro vorhanden Qualität der Regelung Leitlinien des Büros Qualitätsmaßstäbe, Abgrenzung der Ver-

antwortlichkeiten

Netzwerkaufbau: Subunter-nehmer und Planungspartner

Bewertung von Planungspartnern, Qualität der Ausführungsfirmen

Durchführung von Innovatio-nen

Entwicklung neuer Dienstleistungen, in-terne Verbesserungen

Internes Projektmanagement Langfristige Personalplanung, Sollstun-denvorgabe für die Projektbearbeitung, Prüfung der wirtschaftlichen Projektbear-beitung

Prozesse zur Projektabwick-lung

Standards für die Projektabwicklung, Organisation der Kernprozesse

Erstellung und Prüfung von Plänen und anderen Doku-menten

Planstempel, Planverteilung, Planprüfung, Planänderungen

EDV-Strukturierung und Datenaustausch

Aufbau des Netzes, Datensicherheit, e-mail, Internet, Speicherstrukturen und Speichernamen

Ablagesysteme (Projektakten und andere Akten)

Inhaltsverzeichnisse und Rückenschilder, Ordnertrennung

Archivierung Aufbewahrungsfristen, Aufbau des Archivs Aufbau der Bibliothek Fachprospekte, Bücher, Zeitschriften,

Materialien, Fotos, CDs, ...

Informationsein- und -aus-gang

Postverteilung und –prüfung, Faxein- und –ausgang, Entgegennahme und Weiterlei-tung von Telefonanrufen

Umgang mit Fehlern und Verbesserungsvorschläge

Fehlermeldungen, Umsetzung von Ver-besserungsvorschlägen

Überprüfung des eigenen Organisationssystems

Arbeitskreise, regelmäßige Besprechun-gen


Was ist im Planungsbüro anders als in anderen Branchen?

Ihr Produkt kann man nicht „anfassen“

Das Objekt, das geplant und realisiert wird, ist nicht das eigentliche Produkt des Planungsbüros. Die Produkte sind Dienstleistungen, die sich in Plänen und der praktischen Bauleitung vor Ort widerspiegeln. Das bedeutet, dass die an Produktionsprozessen orientierte Norm einer entsprechenden Interpretation bedarf. Statistische Prüfansätze sind genauso verfehlt wie die Vorstellung, es dürfe im Verlaufe eines Projektes keine Veränderungen mehr geben.

Sie arbeiten in Projekten

Projekte sind immer einzigartige Vorhaben. Sie unterliegen Verän-derungen, an die anfangs niemand denken konnte. Flexible Termin-pläne und dynamische Verantwortungen sind notwendig, um ein Projekt in der Praxis realisieren zu können.

Sie arbeiten mit anderen Planungspartnern zusammen

Viele Ihrer Kooperationspartner sind keine Lieferanten im eigentlichen Sinne. Ihre Aufgabe ist es lediglich, die weiteren Fachplaner zu koordinieren und die Ergebnisse in ihre eigene Arbeit zu integrieren. Dadurch entsteht eine besondere Situation, die auch besonders be-rücksichtigt werden muss.

Ihr Auftraggeber muss an der Dienstleistung mitwirken

Der Erfolg Ihrer Leistung hängt nicht nur von Ihrem Büro ab, sondern auch von der Mitwirkung des Auftraggebers. Er muss Informationen liefern und an Entscheidungen mitwirken. Diese Prozesse müssen in Ihrem QM-System besonders berück-sichtigt werden.

Sie haben einen hohen Anteil an kreativer Arbeit

Die Arbeit in einem Planungsbüro hat einen relativ hohen Anteil an Kreativität. Oft gibt es nicht die eine richtige Lösung. Die Arbeit vor Ort auf der Baustelle und der Planungsprozess im Büro dürfen daher nicht durch engstirnige Vorgaben eingeschränkt werden. Alle Verfahrensanweisungen müssen diesen Aspekt berücksichtigen. Nur so können Sie effizient und gut mit Ihrem QM-System arbeiten.


Worauf muss man bei der Einführung eines QM-Systems achten?

Das QM-System muss einen hohen internen Nutzen haben

Das QM-System muss der Arbeitsweise Ihres Büros angepasst wer-den, und nicht umgekehrt. Nur so können Sie durch weniger Fehler und höhere Effizienz einen internen Nutzen erzielen.

Vorhandenes Wissen und Verfahrensweisen müssen genutzt werden

Jedes Büro hat sein internes Know How. Dieses soll nicht durch fremdes Know How ersetzt werden, sondern muss in die Entwicklung des QM-Systems harmonisch eingebunden werden.

Die Geschäftsleitung muss voll dahinterstehen

Nur wenn die Geschäftsleitung voll hinter der Sache steht, hat das QM-System eine Chance. Das bedeutet nicht, dass die Geschäfts-leitung an jeder Checkliste mitarbeiten muss. Aber an einigen ent-scheidenden Stellen muss sie aktiv eingebunden werden. Nur so ist es möglich, dass letztlich alle Mitarbeiter auch das System anwenden und die Vorteile nutzen können.

Alle Mitarbeiter müssen eingebunden sein

Das System von oben über zu stülpen, hat gar keinen Zweck. QM-Systeme kann man nicht fertig kaufen. Sie müssen unter Mitwirkung aller Mitarbeiter erarbeitet werden. Wenn bei der Erarbeitung in Workshops vielleicht nicht alle betroffenen Mitarbeiter, sondern nur eine Auswahl mitarbeitet, so müssen spätestens bei der Ausnutzung der Erfahrungen alle Mitarbeiter beteiligt werden.

Die Unterlagen müssen einfach und praktikabel sein

Was nützt einem die schönste Theorie, wenn sie im praktischen Alltag nicht anwendbar ist? Die Strukturierung Ihrer Unterlagen und der Aufbau der einzelnen Verfahrensanweisungen, Formulare und Checklisten ist ein sensibler Bereich, der über den Erfolg eines QM-Systems mitentscheidet. Man muss alles tun, um dem allseits beliebten „Das ist ja alles nur Bürokratie!“-Vorwurf vorzubeugen. Das geschieht durch praktikable Hilfsmittel, die den Arbeitsalltag erleichtern und nicht behindern.

Die Forderungen der Norm müssen erfüllt sein

Die DIN EN ISO 9001 stellt Mindestanforderungen. Diese müssen erfüllt werden, wenn man sich zertifizieren lassen will. Wenn auch nicht die branchenfremden Ausdrücke verwandt werden müssen, so muss doch dafür gesorgt werden, dass die Forderungen selbst erfüllt werden.


Warum sollten Sie mit uns zusammenarbeiten?

Wir ersparen Ihnen einen zu großen internen Aufwand

Ein Tag mit uns erspart Ihnen viele Tage internen Aufwandes. Sich in die Norm einzuarbeiten und dann alleine erste Versuche der Über-tragung auf Ihre Situation zu machen, kostet viel Zeit. Wir können Ihnen viel Denkarbeit abnehmen. Wir haben Vorschläge für die praktische Umsetzung und erarbeiten mit Ihnen konkrete For-mulierungen für das Handbuch, die Verfahrensanweisungen und für Checklisten.

Wir helfen Ihnen, praktikable Verfahren zu entwickeln

Die Theorie der Norm ist das Eine. Die Anwendung in Ihrem Alltag ist das Zweite. Aus unserer Erfahrung mit vielen Planungsbüros kennen wir die Hürden bei der praktischen Anwendung von QM-Systemen. Wir können Ihnen konkrete Tipps zur Gestaltung der Dokumente und zur Einführung an jedem Arbeitsplatz im gesamten Büro geben.

Sie können unser Branchen-Know-How nutzen

Wir drücken Ihnen keine branchenfremden Lösungen auf´s Auge. Wir haben uns auf die Beratung von Architektur- und Ingenieurbüros spezialisiert und kennen die spezifischen Probleme von Planungs-büros. Dieses Know How können Sie nutzen.

Wir bieten Ihnen eine individuelle, kostengünstige Beratung

Die Managementberatung als Teil einer berufsständischen Organisa-tion arbeitet kostendeckend und nicht gewinnorientiert. Nach einem ausführlichen Vorgespräch erarbeiten wir für Sie einen Projektplan. Eindeutig definierte Meilensteine ermöglichen eine exakte Kontrolle des Projektfortschrittes. So können wir bei Abweichungen rechtzeitig Korrekturen vornehmen, um die angestrebten Ziele zu erreichen.

Wir sorgen für die Einhaltung eines definierten Zeit- und Kostenrahmens

Wenn Sie von uns ein Angebot erhalten, dann können Sie sicher sein, dass der darin genannte Termin- und Kostenrahmen eingehalten wird. Wir erarbeiten einen Projektplan für Ihr Büro. In diesem werden Ihre finanziellen und terminlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt.

Wir geben Ihnen die Sicherheit für das Zertifizierungsaudit

Die Berater der Managementberatung stehen in ständigem Erfah-rungsaustausch untereinander und mit den Zertifizierungsauditoren. Regelmäßige Arbeitstreffen ermöglichen einen genauen Einblick in die Zertifizierungspraxis. Daher können wir Ihnen in der Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit Sicherheit geben.


Welche Leistungen bietet Ihnen die Managementberatung?

QM in Eigenregie – mit Hilfe der CD "QM konkret"

Mit unserem Produkt "QM konkret" erhalten Sie eine detaillierte Anlei-tung und die komplette Musterdokumentation eines fiktiven Planungs-büros als umfassende Vorlage für den Aufbau Ihres individuellen Systems. Das Mustersystem ist als praxisorientierter Leitfaden für die Erstellung eines Managementsystems nach den Vorgaben der Norm DIN EN ISO 9001 und den konkreten Anforderungen von Planungsbüros an eine strukturierte und zukunftsorientierte Unternehmensentwicklung konzipiert. QM konkret ist damit speziell auf die Arbeitsprozesse in Architektur- und Ingenieurbüros ausgerichtet und enthält alle Rege-lungen für die Zertifizierung nach der DIN EN ISO 9001:2000. Inhalte des Managementsystems: Der Aufbau und die Inhalte „herkömmlicher“ QM-Systeme orientieren sich in erster Linie an den Forderungen der Norm DIN EN ISO 9001. QM konkret geht von den Prozessen und dem Bedarf an „Manage-ment“ in einem Planungsbüro aus und berücksichtigt zusätzlich die Forderungen der Norm. Daraus ergeben sich einige grundsätzliche Unterschiede in der Ausrichtung und Schwerpunktsetzung. Ganz am Anfang steht neben der Qualitätspolitik die Kundenorien-tierung. Eine professionelle Kundenorientierung ist für Architektur- und Ingenieurbüros als „Dienstleistungsunternehmen“ heute überle-bensnotwendig. Die Ausrichtung an den Kundenwünschen als Maß-stab für die Qualität durchzieht die Kapitel von QM konkret wie ein roter Faden. Eine weitere wesentliche Ergänzung ist die Betrachtung der überge-ordneten Unternehmensplanung. Kein Planungsbüro kann es sich noch leisten, unternehmerische Entscheidungen aus dem Bauch her-aus zu treffen. Ein Planungsbüro ist nur so gut wie seine Mitarbeiterinnen und Mit-arbeiter. Statt sich ausschließlich mit der fachlichen Qualifizierung auseinander zusetzen, wird im bei QM konkret die „Ressource Mensch“ betrachtet. Der Themenbereich Personal beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Konzepten zur Personalführung und Perso-nalentwicklung.

Ein weiterer entscheidender Punkt im Rahmen des Mustersystems ist die Integration aller meist in Ansätzen bestehenden „Nebensysteme“ in das Gesamtsystem und damit in den kontinuierlichen Verbesse-rungsprozess. In Planungsbüros sind dies zumeist Regelungen in den Bereichen Controlling und Marketing. Zu diesen beiden Themen bieten wir ebenfalls vertiefende Leitfäden auf CD. Bitte informieren Sie sich hierüber auf unserer Homepage www.akh.de.


Die komplexe Projektarbeit verlangt einen immer schneller werdenden Informationsaustausch und die professionelle Nutzung aller zur Verfügung stehenden Mittel. Der hohen Bedeutung der Informati-onssteuerung und Kommunikation wird in QM konkret deshalb genauso Rechnung getragen, wie den IT-Strukturen und dem systematischen Umgang mit „Wissen“ im Kapitel Infothek.

Besonderen Wert legt QM konkret auf ein einfaches und effektives Verbesserungsmanagement zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Qualitätssicherung der Arbeitsprozesse. Die CD QM konkret können Sie für EUR 125,- zzgl. MwSt. bei uns per Fax oder E-Mail bestellten. Auf unserer Homepage www.akh.de finden Sie in der Rubrik Managementberatung – Qualitätsmanagement auch Leseproben zu einzelnen Kapiteln der CD.

Informationsveranstaltungen und Seminare

In diesen Veranstaltungen wird Ihnen ein Überblick über Chancen und Risiken bei der Einführung eines QM-Systems gegeben. Darüber hin-aus erhalten Sie grundlegenden Informationen und Orientierungs-hilfen, die Sie für die Einführung benötigen. Themen: Grundlagen und Ziele • Was ist Qualitätsmanagement? • Was fordert die Norm DIN EN ISO 9001:2000 • Überprüfung der eigenen Motivation zur Einführung eines QM-

Systems • Chancen und Risiken Aufbau und Gliederung • Struktur eines prozessorientierten QM-Systems (Leitlinien, Kern-

prozesse, Periphere Prozesse, QM-Regelkreis) • Gliederung und Themen • Dokumentation (Handbuch, Verfahrensanweisungen, Checklisten

und Arbeitsmittel) Verbesserungsmanagement Einführung eines QM-Systems • Entscheidungsfindung • Planungs- und Startphase • Erarbeitung und Dokumentation der Regelungen • Umsetzung in die Praxis


Rahmenbedingungen • Interner Aufwand • Kosten der Einführung • Unterstützungsmöglichkeiten Gerne konzipieren wir für Sie bzw. Ihre Firma ein solches Angebot als Inhouse-Seminar. Sprechen Sie uns an!

Workshops

Als vertiefendes Angebot bieten wir zu verschiedenen Teilbereichen des Themas Qualitätsmanagement unterschiedliche, ein- oder mehrtägige Workshops an. In Vorträgen und Gruppenarbeiten werden dabei aktuelle Informationen vermittelt und Themen in kleinem Kreis selbst erarbeitet. Möchten Sie Ihre Mitarbeiter im Rahmen eines Workshops schulen lassen? Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot für ein speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Inhouse-Seminar. Sprechen Sie uns an!

Einzelberatung

Für alle Anfragen zum Thema bieten wir Ihnen ein kostenloses Vor-gespräch zur Klärung Ihrer individuellen Situation und erstellen Ihnen daraufhin ein individuelles Angebot, das Ihnen den Zeit- und Kos-tenrahmen aufzeigt, welcher sich aus Ihrem Beratungsbedarf ergibt. Wir vermitteln Ihnen einen Berater, der den Aufbau und die Einführung Ihres QM-Systems plant, steuert, unterstützt und auftretende Probleme löst. Die Beratung erfolgt zum Tagessatz zzgl. Reisekosten und MwSt. Häufig nachgefragte Beratungsangebote Kick-off Workshop für Neueinsteiger • Konzeption des QM-Projektes • Schulung der Beteiligten • Durchführung einer Startveranstaltung Kick-off Workshop für Fortgeschrittene • Prüfung der bisherigen Ergebnisse • Aufstellung eines Maßnahmenplanes • Durchführung von Initialveranstaltungen


Überarbeitung bestehender QM-Systeme • Prüfung auf Normkonformität • Anpassung elementorientierter QM-Systeme an die neue Norm • Überarbeitung von Dokumenten Prozessberatung • Konzeption des QM-Projektes • Betreuung der Erarbeitung des QM-Systems und der Regelungen • Begleitung der Umsetzung

Sie haben noch Fragen oder benötigen weitere Informationen?

Kontakt: Managementberatung für Architekten und Ingenieure Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen Bierstadter Straße 2, 65189 Wiesbaden Telefon: 0611 - 17 38 50 Fax: 0611 - 17 38 48 E-Mail: [email protected] www.akh.de

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