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PROCEDIMIENTO GENERAL
DE CERTIFICACIÓN
Noruega E9-21 y Suiza, Quito-Ecuador
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QCS
Quality Certification Services (QCS) -Ecuador
PROCEDIMIENTO PG/ QCS /03
DE CERTIFICACIÓN
Edición Septiembre 2018
Quality Certification Services (QCS)-Ecuador Dirección: Noruega E9-21 Quito- Ecuador
Teléfono: (593) (2)22921629
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INDICE
1 Objeto 2 Alcance 3 Referencias 4 General 4.1 Definiciones
4.2 Abreviaciones 5 Descripción
5.1 Alcance de Certificación
5.2 Principios de la producción y manejo orgánico
5.3 Aplicabilidad y Requisitos Adicionales
5.3.1 Aplicabilidad
5.4 Reciprocidad
5.5 Procedimientos y políticas
5.5.1 Procedimiento de certificación
5.5.1.1 Procedimientos de revisión de las aplicaciones
5.5.1.2 Inspecciones
5.5.1.3Concesión, Negación, Suspensión de la certificación y
medidas sancionadoras
5.5.1.4 Tabla 1: Medidas Sancionadoras en el proceso de
certificación.
5.5.2 Renovación, Retiro y Renuncia de la certificación
5.5.2.1 Renovación y Adición/Reducción de la certificación
5.5.2.2 Retiro de la Aplicación y Cancelación de la certificación
5.5.2.3 Renuncia a la Certificación
5.5.3 Cuadro del flujo de aplicación de certificación
5.5.4 Etiquetado y composición del producto
5.5.4.1 Utilización del término “orgánico” 5.5.4.2 Composición del producto
5.5.4.3 Calculo del porcentaje de ingredientes orgánicamente producidos
5.5.5 Uso de los sellos y logos 5.5.5.1 Logo de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador
5.5.6 Investigaciones e incumplimientos 5.5.6.1 Investigación de operaciones certificadas 5.5.6.2 Procedimiento de cumplimiento de las normas certificadas 5.5.6.3 Procedimientos por incumplimientos para operaciones
certificadas 5.5.6.4 Mediación 5.5.6.5 Apelaciones
5.5.7 Enmiendas o Rectificaciones 5.5.8 Declaración de conflicto de interés 5.5.9 Confidencialidad
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5.5.10 Costos de certificación
5.5.10.1 Estructura de Tarifas de Certificación
5.5.10.2 Proformas de Certificación
5.5.10.3 Certificados de Transacción
5.5.10.4 Costos Adicionales
5.5.10.5 Política de Colección de Tarifas
5.5.11 Variaciones Temporales 5.5.12 Información Pública
6 Producción Orgánica y Requisitos de Manejo
6.1 Mantenimiento de registros de operaciones certificadas 6.2 Métodos, practicas, sustancias e ingredientes permitidos y prohibidos en
la producción y manejo orgánico. 6.3 Plan del Sistema Orgánico de Producción y Manejo
7 Requisitos Orgánicos para Agricultura
7.1 Requisitos de la tierra. 7.2 Prácticas para la fertilidad de suelo y manejo de nutrientes. 7.3 Otros requerimientos con relación a la producción agrícola orgánica
8 Requisitos Orgánicos para Ganadería 9 Requisitos Orgánicos para Procesamiento y Manejo 10 Fuente y Uso de Materiales
11 Muestreo, pruebas, análisis, exámenes y exclusión de venta 11.1 Inspección y análisis de los productos agrícolas que se venderán como
orgánicos 11.2 Muestreo, pruebas, exámenes y análisis de residuos 11.3 Costos de las pruebas 11.4 Exclusiones de venta
12 Decisión de certificación
13 Modificación de los Requisitos de Certificación Anexo 1: Procedimiento de quejas o reclamos.
Realizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre Andrea Yerovi Juan Carlos Benitez Andrea Yerovi
Firma
Fecha 07/09/2018 07/09/2018 07/09/2018
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1 Objeto
El objetivo de este documento es describir de forma general el sistema implementado por Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador para llevar a cabo la certificación de productos orgánicos y
para evaluar el cumplimiento por parte de sus clientes certificados en relación a los requisitos de
producción y elaboración de los mismos de acuerdo con la(s) norma(s) o regulaciones(s) aplicable(s).
Este procedimiento se ha elaborado de forma tal que el mismo asegure la adecuada competencia
técnica, así como la necesaria imparcialidad e independencia en el proceso de certificación gestionado
por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.
2 Alcance
En el presente procedimiento se describe las actividades de certificación orgánica realizadas por
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.
3 Referencias
Como referencias básicas para la elaboración de este procedimiento se han tomado los criterios
establecidos en los siguientes documentos:
Manual de la Calidad de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador (M.C.), Capítulo
12. Proceso de Certificación.
PG/QCS /01 “Procedimiento para la gestión de la documentación”.
Normas o Regulaciones Orgánicas aplicables:
a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica
del Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de
Ecuador 2013)
Web:http://www.agrocalidad.gob.ec/inocuidad/inocuidad/Registro/BaseLegal/Reglamento.pdf
b) Otras normas internacionales aplicables;
4. General
4.1 Definiciones
El cliente deberá hacer referencia a la norma o regulación orgánica vigente en Ecuador y/o a la
regulación internacional aplicable al país de destino del producto certificado, para la cual este
solicitando certificación con el objetivo de obtener las definiciones correctas y actualizadas para la
utilización adecuada de cada término involucrado y usado en la certificación orgánica respectiva.
Los documentos a utilizarse para este propósito son:
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a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica del
Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Ecuador
2013)
Web: http://www.agrocalidad.gob.ec/inocuidad/inocuidad/Registro/BaseLegal/Reglamento.pdf
b) Cualquier otra norma o regulación internacional aplicable al país de destino del producto
certificado, para la cual se este solicitando certificación.
QCS entregará al cliente con su paquete de aplicación, cualquiera que este fuere (electrónico), todas
las normas o regulaciones vigentes al momento de la solicitud de información con respecto a la
certificación orgánica. Es responsabilidad del cliente verificar que las versiones de las normas o
regulaciones aplicables utilizadas sean las más actualizadas y vigentes.
4.2 Abreviaturas
Se utilizan las siguientes abreviaturas QCS Quality Certification Services – Ecuador M.C. Manual de la Calidad. PG./ PG.s Procedimiento(s) General(es) IG./ II.s Instrucción(es) General(es). F./ FF. Formato/ Formatos RI Revisor Inicial RF Revisor Final Ins. Inspector.
5 Descripción
5.1 Alcance de Certificación
Los alcances o categorías de certificación orgánica bajo los cuales Quality Certification
Services – Ecuador certifica son los siguientes:
A: Agricultura
a.1: Recolección Silvestre
B: Ganadería
C Procesamiento
La certificación orgánica no es una declaración de calidad, seguridad alimentaria, o una garantía
absoluta de ausencia de residuos. Es un proceso de verificación y determinación de que los
productos que dicen ser orgánicos están en cumplimiento con las distintas normas o regulaciones
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aplicables. La certificación de Quality Certification Services – Ecuador, puede ser solamente
concedida, mantenida, extendida, suspendida o retirada por Quality Certification Services –
Ecuador o por la respectiva autoridad competente de acuerdo con las normas o regulaciones
orgánicas aplicables.
5.2 Principios de la producción y manejo orgánico
El cliente deberá hacer referencia a la norma o regulación nacional o internacional aplicable,
para la cual este solicitando certificación con el objetivo de cumplir con los requisitos vigentes
involucrados en la producción y certificación orgánica respectiva.
Los documentos a utilizarse para este propósito son:
a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica del
Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Ecuador
2013)
Web: http://www.agrocalidad.gob.ec/inocuidad/inocuidad/Registro/BaseLegal/Reglamento.pdf
b) Cualquier otra norma o regulación internacional aplicable al país de destino del producto
certificado, para la cual se esté solicitando certificación.
5.3 Aplicabilidad y Requisitos Adicionales
5.3.1 Aplicabilidad
La certificación orgánica cubierta en este manual aplica a: Las personas naturales o
jurídicas que intervengan en cualquier parte del proceso, desde la producción hasta la
comercialización, de productos que lleven o vayan a llevar cualquier indicación referente
al método considerado como producción orgánica:
a) Los productos agrícolas vegetales no transformados;
b) Los animales y productos animales no transformados;
c) Productos agrícolas vegetales y productos animales transformados destinados a la
alimentación humana, preparados básicamente a partir de uno o más ingredientes
de origen vegetal, animal o de origen no agrícola permitidos bajo cada norma o
regulación aplicable.
d) Alimentos para animales, piensos compuestos y materias primas para la
alimentación animal permitidos bajo cada norma o regulación aplicable.
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Cada operación (o porción de una operación) que produce o maneja cultivos, ganadería,
productos de ganadería u otros productos agrícolas que están destinados a ser vendidos,
etiquetados o representados como “orgánico” deben ser producidos de conformidad con
cada norma o regulación aplicable a dicha operación o producto.
Cualquier operación (o una porción específica de una operación) que haya sido
certificada por Quality Certification Services – Ecuador se considera certificada bajo la
norma o regulación aplicable hasta que se cumpla un año de la certificación.
Cualquier operación que a sabiendas vende o etiquete un producto como orgánico, sin
cumplir con las normas o regulaciones de certificación aplicables, estará prohibida de
comercializar dichos productos durante un periodo definido bajo dicha(s) regulación(es).
Cualquier operación que cometa una infracción que conlleve una acción fraudulenta que
afecte la confiabilidad de su sistema orgánico será referida a la autoridad competente
respectiva descrita en cada norma o regulación aplicable. Quality Certification Services-
Ecuador impondrá las respectivas sanciones, cumpliendo con las instancias del debido
proceso y pondrá la infracción en conocimiento de las autoridades competentes. Como
resultado, la operación puede ser privada de su capacidad como operador orgánico.
a) Requisitos Adicionales de Comercialización:
1) Exportación:
Los productores certificados que desean exportar productos orgánicos deberán
consultar las normas o regulaciones específicas del país de destino. Quality
Certification Services – Ecuador ofrece distintas verificaciones dependiendo del
destino final del producto certificado. El cliente deberá comunicarse con Quality
Certification Services – Ecuador para obtener, más información con respecto a
la exportación de productos certificados.
2) Declaraciones Adicionales de Comercialización referentes al etiquetado de
productos:
Los productores certificados por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador
pueden acceder a otras certificaciones, además de las aplicables bajo las
normas orgánicas, con el fin de llevar etiquetas adicionales en sus productos.
Estas certificaciones adicionales incluyen: justicia social en agricultura
orgánica, certificación orgánica amigable con las aves, acuacultura orgánica,
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etc. Por favor comuníquese con la oficina de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador para más información.
3) Estado de transición/conversión:
Los productos que cumplen los requerimientos de Ecuador (artículos 17, 28, 49,
70 y 97 de la Normativa General para promover y regular la producción orgánica-
ecológica-biológica en el Ecuador) y de las regulaciones específicas del país de
destino., bajo la definición de transición/conversión orgánica pueden etiquetar
sus productos como “ en transición a la agricultura orgánica” en el caso del
Reglamento de la normativa de la producción orgánica agropecuaria en el
Ecuador Por favor comuníquese con la oficina de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador para más información con respecto a periodos de
conversión/transición bajo otras regulaciones internacionales.
4) Certificación para Ganadería Libre de Hormonas y Antibióticos:
Todos los animales y productos animales vendidos, faenados o etiquetados
como libre de hormonas y antibióticos serán criados de acuerdo con todas las
disposiciones de etiquetado orgánico con la excepción de que el productor no
necesita que la alimentación de tales animales sea producida orgánicamente, y
no es necesario que los pastos sean manejados de manera orgánica.
5) Grupo de Productores
Quality Certification Services (QCS) –Ecuador define la certificación de grupos
como la de un grupo de agricultores que cumplen el siguiente criterio:
Los cultivos y prácticas de agricultura de los productores deben ser
uniformes y reflejar un proceso y metodología consistente, utilizando
los mismos insumos.
El grupo debe ser manejado como una entidad legal bajo una
administración central que sea uniforme y consistente.
La participación en el grupo es limitada para productores que
comercialicen toda su producción orgánica a través del grupo.
Los productores que están certificados como parte del grupo agricultor
no poseen certificados individuales. Por el contrario, están certificados
como una unidad.
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Los grupos de agricultores establecen e implementan un sistema de
control interno (sistema de calidad), con la supervisión y
documentación de las prácticas de producción e insumos utilizados en
cada operación de cada productor para garantizar el cumplimiento con
la Normativa Orgánica Ecuatoriana.
Los grupos de agricultores deben garantizar que todos los miembros
entiendan las normas orgánicas pertinentes y como éstas se aplican a
sus operaciones específicas.
Los grupos de agricultores deben mantener instalaciones de
procesamiento (cuando aplique), distribución y sistemas de
comercialización centralizadas
Quality Certification Services (QCS) –Ecuador desarrollará planes de inspección
especializados para proyectos que cumplan las necesidades de grupos
individuales los cuales entran en esta definición. Para cada grupo de agricultores
que certifique, Quality Certification Services (QCS) –Ecuador debe documentar su
método para determinar el número de agricultores que van a ser inspeccionados.
Esta determinación debe incluir consideraciones de:
El número de operaciones que están participando en el grupo de agricultores;
El tamaño de la superficie de operación del grupo de agricultores,
El grado de uniformidad entre las operaciones del grupo;
La complejidad del (los) sistema(s) de producción del grupo; y
La estructura de manejo del sistema de control interno del grupo.
Típicamente, 15% a 20% con un mínimo de 10 inspecciones, de los
campos serán inspeccionados anualmente.
a1) Aplicación del Grupo de Agricultores
Los grupos de agricultores a menudo son muy complejos. Ellos pueden incluir
cientos, sino miles, de productores. Este tipo de operaciones no encajan fácilmente
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en inspecciones normales. Por lo tanto, más información suplementaria es
necesaria en adición a los documentos normales de inspección.
La siguiente es una lista de la información que los grupos de agricultores deben
suministrar a Quality Certification Services (QCS) –Ecuador antes de una
inspección:
Mapa general indicando la región en donde está localizado el grupo agricultor
Un mapa más detallado indicando la localización de cada una de los
productores a ser inspeccionadas.
La lista de los agricultores por grupo, enumerando los productores, códigos de
productor, cultivos, rendimiento estimado, e historia de producciones pasadas.
Muchos grupos de agricultores mantienen registros de producción individuales
tales como mapas de las parcelas y acuerdos de agricultor, los cuales son
generalmente revisados al momento de la inspección.
Aplicación y plan del sistema orgánico.
Nombre de las personas de contacto con números de teléfonos, de casa y
trabajo. Esto es importante para tener acceso a por lo menos dos contactos
en caso de que la persona principal de contacto no pueda ser localizada.
Una descripción del proyecto para entender como está organizado. Un reporte
de inspección previo deberá ser proporcionado para las actualizaciones de
certificación.
Planes de manejo, cuestionarios/aplicaciones, si es que existe algún
procesamiento, (Muchos grupos de agricultores tienen procesamientos y/o
instalaciones de almacenamiento.)
Información sobre las ventas finales y distribución. Esto es importante para
determinar si alguna instalación de exportación o almacenaje fuera del lugar
necesita ser inspeccionada.
En el caso de actualizaciones de certificación, el inspector deberá ser
proporcionado con la carta de certificación pasada que contenga todas las
condiciones de certificación claramente establecidas. Como se indico, el
reporte de inspección pasado puede ser extremadamente valioso y debe ser
revisado.
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a2) Revisión de documentos de control internos
Una vez que se llega al lugar de inspección, el inspector deberá reunirse con el
administrador u encargado para planificar el itinerario de inspección. El inspector
debe claramente entender la organización de manejo del proyecto antes de partir
al campo. Los inspectores necesitaran la documentación del sistema de control
interno para poder realizar una verificación local apropiada de los esfuerzos de
supervisión, programas de educación, flujo del producto, y prácticas de producción.
a3) Selección del lugar de visita
Los inspectores deben estar seguros de que tienen la libertad de seleccionar
cualquier parte del proyecto para realizar la inspección. Los administradores del
Grupo de Agricultores no deben “dirigir” la inspección. Quality Certification Services
(QCS) –Ecuador alienta a los inspectores a hacer intentos adecuados de visitar a
productores apartados, y así realizar una mejor evaluación del sistema (esto
depende de la zona o influencia de acción).
a4) Entrevista a miembros del Grupo de Agricultores
Una vez que la inspección comienza, el proceso recomendado es seguir el flujo del
producto empezando con los lugares de producción, seguido por el procesamiento
principal, procesamiento final, envasado, almacenamiento, y distribución. Cuando
se visita a los productores, aparte de observar las prácticas de producción y puntos
de control orgánicos específicos de la operación, el inspector debe verificar
aspectos críticos de todo el proyecto. Los productores serán entrevistados
directamente, no solo en relación sus fincas, sino también acerca de proyectos en
los programas.
Los productores deben entender claramente cuales sustancias están prohibidas.
La integridad individual de la granja usualmente refleja el entendimiento del
productor sobre la certificación orgánica, la cual está directamente ligada al
proyecto total de educación y esfuerzos de supervisión.
a5) Auditoria de oficina
Una vez que todos los aspectos del proyecto han sido inspeccionados, una visita a
la oficina del proyecto será requerida para realizar una auditoría. La auditoria del
proyecto completo es mejor realizarla al final de la inspección, cuando el inspector
tiene un mejor entendimiento de la operación completa. Además, es necesario
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para verificar las distintas partes de la información recogida durante la inspección
de campo.
a6) Entrevista final o de salida
Una entrevista final con el encargado del proyecto es necesaria con el fin de
responder preguntas restantes. Esto da al inspector oportunidad de obtener
información faltante, obtener firmas requeridas, aclarar confusiones,
inconsistencias, o información inexacta, y comunicar temas de interés.
Se entregará al cliente junto con el procedimiento de certificación una copia de la Política de
Grupo de Agricultores P03-00.
5.4 Reciprocidad
Las entidades certificadas por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador deben obtener
un certificado orgánico válido para todos los ingredientes o productos (por ejemplo, alimento
orgánico para ganado o ingredientes en un producto terminado con múltiples ingredientes) que
pretendan usar en su operación orgánica y que no sean certificados por Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador. Para ser aceptados por QCS, dichos certificados deben ser
otorgados por agencias certificadoras acreditadas por el organismo respectivo, especificado
bajo la norma o regulación aplicable al lugar de destino del producto. El cliente deberá hacer
referencia a la norma o regulación vigente aplicable, para la cual este solicitando certificación
con el objetivo de cumplir con los requisitos vigentes involucrados en la producción y
certificación orgánica respectiva.
5.5 Procedimientos y Políticas
5.5.1 Procedimientos de Certificación
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador aceptará todas las aplicaciones (plan de sistema
orgánico) que entren dentro de los distintos alcances de certificación orgánica y certificará a todos
los clientes calificados en la medida que su capacidad administrativa lo permita. Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador no hará ningún tipo de diferenciación con respecto al tamaño de la
operación o afiliación del cliente al momento de proporcionar sus servicios de certificación.
5.5.1.1 Procedimientos de Revisión de las Aplicaciones
a) Al momento de iniciar el proceso de certificación el cliente recibirá el paquete de
certificación orgánica de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador. Este
paquete puede será entregado en versión electrónica (sin costo - gratuitamente) a
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cualquier cliente. El paquete incluye una aplicación completa para el alcance
solicitado, el Procedimiento de Certificación Orgánica de QCS (PG/QCS/03) y todas
las normas o regulaciones aplicables. Todos los materiales del paquete de
certificación están disponibles en la página web de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador.
Los tipos de aplicaciones disponibles dependen del alcance de certificación y estos
son:
Plan Agrícola Orgánico PAO (FFPG0301)
Plan para Grupo de Productores (FFPG0301a)
Plan de Ganadería Orgánico PGO (FFPG0302)
Plan de Procesamiento Orgánico PPO (FFPG0303)
Plan de Apicultura Orgánica POA (FFPG0330)
b) El cliente que solicita la certificación orgánica debe completar y responder todas
las preguntas del plan del sistema orgánico aplicable a su operación, incluyendo:
1) El nombre de la persona que completa la aplicación y que será
responsable de la certificación orgánica en el futuro. De ser este el caso
el nombre del negocio a certificarse, con su respectiva dirección, número
de teléfono y documentación legal aplicable. Si la persona que firma no
es el gerente o dueño de la finca debe enviar una carta delegando
autoridad a la persona que firmara todos los documentos de certificación.
2) El(los) nombre(s) de cualquier agencia de certificación con la cual haya
aplicado anteriormente para obtener la certificación orgánica, con su
respectivo año(s) de aplicación. Además, incluirá una copia de cualquier
notificación de no conformidad, negación o suspensión de la certificación
y una descripción de las acciones tomadas por el cliente para corregir
dichas no conformidades.
3) El Plan del Sistema Orgánico (PSO) como se describe en la sección 6.3.
4) Llenar la afirmación de conformidad dependiendo de la norma bajo la
cual está aplicando y el alcance de certificación;
Plan Agrícola Orgánico
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a) FFPG0331-0 Afirmación de Conformidad UE
b) FFPG0332-0 Afirmación de Conformidad Nacional
c) FFPG0333-0 Afirmación de Conformidad JAPON
d) FFPG0334-0 Afirmación de Conformidad CAN
Plan de Ganadería Orgánica
Se encuentran dentro de la aplicación FFPG0302-0 Plan de
Ganadería Orgánica
Plan de Procesamiento Orgánico
Se encuentran dentro de la aplicación FFPG0303-0 Plan de
Procesamiento Orgánico
Plan grupo de productores
a) FFPG0331-0 Afirmación de Conformidad UE
b) FFPG0332-0 Afirmación de Conformidad Nacional
c) FFPG0333-0 Afirmación de Conformidad JAPON
d) FFPG0334-0 Afirmación de Conformidad CAN
e) FFPG0347 Lista de Productores para Grupos
5) Documentos indispensables: Declaración jurada del uso previo de la
tierra (FFPG0335) y contrato (FFPG0344), firmados, mapas de las
parcelas e instalación(es), historia de los campos, perfiles individuales de
los productos y documentos adjuntos adicionales.
6) Cualquier otra información necesaria para determinar el cumplimiento de
las normas y regulaciones aplicables.
c) Una vez que el cliente ha llenado la aplicación debe enviarla a la oficina de Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador. La aplicación entregada debe tener
firmado el Contrato de Certificación Orgánica y Autorización de Uso de la Marca
QCS (FFPG0344), además debe estar acompañada por el pago inicial (mínimo
70% de la tarifa total de certificación), el cual esta descrito en la proforma de
servicios que emite QCS al cliente). Quality Certification Services (QCS) – Ecuador
requiere que el cliente mantenga una copia adicional de la aplicación enviada para
sus archivos. Las aplicaciones enviadas a Quality Certification Services (QCS) –
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Ecuador sin documentos firmados o incompletos, tendrán que ser completadas y
entregadas por el cliente para empezar el proceso de certificación. Los clientes
serán notificados de la recepción de su aplicación (FFPG0304) y junto con dicha
notificación se enviará el Contrato de Certificación Orgánica y Autorización de Uso
de la Marca QCS firmado por el representante de Quality Certification Services
(QCS) - Ecuador.
El periodo aproximado de certificación es usualmente de 45 días desde que QCS
recibe el reporte de inspección firmado por parte del cliente y la información
adicional de haber sido requerida. El tiempo exacto de certificación varía
dependiendo de factores como la complejidad de la operación, cuan completa es la
documentación recibida, de la disponibilidad del inspector, y de la colaboración por
parte del cliente para obtener cualquier información adicional requerida.
d) Cada aplicación será revisada por un Coordinador de Certificación (revisor inicial)
para garantizar que toda la información requerida este incluida y determinar si el
cliente cumple o tiene la capacidad de cumplir con las normas o regulaciones
aplicables antes de la inspección.
Durante la revisión inicial, el Coordinador de Certificación verificará si el cliente ha
aplicado anteriormente con otra agencia de certificación, de ser así procederá a
verificar si recibió alguna notificación de no conformidad, de negación o si se le
otorgó la certificación, el CC verificará la documentación que compruebe la
corrección de dicha no conformidad y se comunicará con la agencia de certificación
con la cual trabajaba el cliente y verificará que la información entregada por el
cliente es verdadera.
En caso de que el Coordinador de Certificación (revisor inicial) necesite información
adicional para evaluar la conformidad de la operación, esta deberá ser solicitada al
cliente por medio de una carta de información adicional (FFPG0305) la cual debe
ser respondida en un plazo de 15 días.
Si el Coordinador de Certificación encuentra que la operación que está aplicando a
la certificación orgánica no cumple con las normas o regulaciones respectivas, el
cliente será notificado de dichos incumplimientos o no conformidades y podrá tomar
las medidas descritas en la sección 5.5.1.3 g). Si no se han tomado ninguna
medida en un plazo de 30 días, la aplicación se considerará inactiva y el personal
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de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador empezará los procedimientos
para negar o suspender la certificación.
Si se recibe alguna respuesta a la no conformidad Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador actuará conforme la sección 5.5.1.3 h).
e) Una vez que toda la información pertinente a la aplicación ha sido recibida y todos
los documentos necesarios han sido adjuntados y aprobados, el personal de
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador se encargará de programar la
inspección o auditoria INS SITU para verificar que la información proporcionada en
la aplicación sea correcta. Este proceso se llevará a cabo siempre en un plazo
razonable, salvo que la inspección se retrase hasta 6 meses para cumplir con los
requerimientos necesarios para resolver un incumplimiento o no conformidad. El
personal de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador enviará una copia de la
aplicación con todos los documentos respectivos al inspector asignado para realizar
la auditoria IN SITU. Además, se incluirá en los documentos para el inspector, las
instrucciones especiales redactadas por el Coordinador de Certificación (revisor
inicial) (FFPG0308).
5.5.1.2 Inspecciones
Una vez que el inspector ha sido asignado, este coordinará con el cliente la inspección
de la operación. Una vez coordinada la inspección, el inspector enviará al cliente el
Plan de Inspección (plan para las actividades de evaluación) (FFPG0327), el mismo
que describe los puntos que se abordará durante esta etapa. Si existiera un cambio en
la planificación por motivos mayores, sea por parte de QCS o del cliente, el inspector
debe modificar el plan y enviarlo nuevamente al cliente, y actualizar la carpeta del
cliente en Google drive.
5.5.1.2.1 Inspección de la operación
a) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, llevará a cabo la inspección de
cada operación de producción, incluyendo todas las instalaciones y lugares donde
se produzcan o procesen productos orgánicos, que hayan sido incluidos y descritos
por la operación y para los cuales se solicite la certificación. Dicha inspección se
llevará a cabo anualmente en toda operación certificada que produzca o procese
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productos orgánicos con el propósito de determinar el cumplimiento por parte de la
operación.
b) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, podrá llevar a cabo inspecciones
adicionales de la operación certificada con el propósito de determinar el
cumplimiento de las normas o regulaciones aplicables.
(ii) La autoridad competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s) podrá
requerir que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador lleve a cabo
inspecciones adicionales de la operación certificada con el propósito de
determinar el cumplimiento de las normas o regulaciones aplicables.
(iii) Todas las inspecciones adicionales se podrían anunciar o no con anticipación a
discreción de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o tal como sea
requerido por la autoridad competente establecida en las normas o
regulaciones aplicables.
5.5.1.2.2 Reporte de Inspección
El reporte de inspección tiene un formato específico diseñado para cada alcance y
ámbito de certificación:
Lista de chequeo - Inspección agrícola (FFPG0309)
Lista de chequeo - Inspección ganadera (FFPG0310)
Lista de chequeo - Inspección procesamiento (FFPG0311)
Adicionalmente, el inspector deberá enviar junto con el reporte de inspección el
apéndice de la norma o regulación correspondiente:
Apéndice agrícola Nacional (FFPG0312a)
Apéndice ganadería Nacional(FFPG0312b)
Apéndice procesamiento Nacional (FFPG0312c)
Apéndice Grupo de productores (FFPG0346)
Lista de productores para Grupos (FFPG0347)
Para mayor información por favor referirse al documento PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN
PG/QCSES/09 el cual podrá estar a su alcance comunicándose con el personal de QCS-
Ecuador.
5.5.1.3 Concesión, Negación, Suspensión de la Certificación y Medidas Sancionadoras.
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a) Una vez que el reporte de inspección de la operación que solicita la certificación
ha sido recibido, se envía una copia al cliente la cual debe ser firmada por el
mismo y enviada a las oficinas de QCS. El Coordinador de Certificación (revisor
final) de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador revisará en detalle el
reporte de inspección, el formulario de entrevista final, además de cualquier
información adicional o documento obtenido por el inspector, así como cualquier
resultado de análisis de suelo, tejido o muestra de producto examinada. El revisor
final debe solicitar al laboratorio los resultados de los análisis de muestras antes
de emitir una recomendación. Adicionalmente, el cliente puede solicitar por
escrito a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador los resultados de
cualquier análisis de las muestras tomadas por el inspector.
EL revisor final revisará los documentos entregados por el inspector sobre todo el
reporte y el formulario de entrevista final con las observaciones, en caso de que
necesite información adicional para evaluar la conformidad de la operación, esta
deberá ser solicitada al cliente por medio de una carta de información adicional
(FFPG0305) que debe ser respondida en 15 días. Caso contrario se procederá a
la emisión de una Notificación de No Conformidad. Si la información no es
completa o adecuada, queda a discreción del coordinador de certificación si se
emite una Notificación de No Conformidad o se solicita mayor información.
Todas las no conformidades serán registradas en Google drive calendar para
mantener un mejor control de verificaicon del envio por parte del cliente del cierre
de las mismas en el tiempo que QCS establecio.
La revisión de toda la información y decisión de certificación de una operación
deberá ser realizada por una persona diferente a la que condujo la inspección de
la operación y la revisión final.
Si el plan del sistema orgánico y todos las prácticas, procedimientos y actividades
de la operación del cliente se encuentran en cumplimiento con los requisitos de
las normas o regulaciones orgánicas aplicables y Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador determina que el cliente ha sido y es capaz de operar en
conformidad con su plan del sistema orgánico, el revisor realizara una
recomendación al Gerente quien tomara la decisión de certificación final.
b) La concesión de certificación orgánica puede incluir observaciones que serán
revisadas el año siguiente o si el revisor final Estas observaciones deben ser
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resueltas mediante una respuesta escrita dentro de un periodo de 30 días c
Todas las no conformidades u observaciones serán registradas en Google drive
calendar para mantener un mejor control de verificación del envío por parte del
cliente del cierre de las mismas en el tiempo que QCS estableció.
Si se recibe las acciones correctivas, dentro de los 30 días asignados para cerrar
una no conformidad, Quality Certification Services (QCS) – Ecuador evaluará la
información. Si la información presentada no es suficiente para determinar el cierre
de una no conformidad el encargado de la revisión final pedirá al cliente, por escrito,
información adicional. El cliente tendrá 15 días para enviar la información solicitada.
En caso de no recibir la información en el tiempo determinado se procederá a negar
o suspender la certificación. El cliente podrá solicitar una extensión al periodo de
respuesta de una no conformidad para que dicha solicitud de extensión sea
evaluada por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.
Nota: El revisor final de un cliente debe ser una persona distinta a quien hizo la inspección
y la revisión inicial.
Una vez que la certificación es concedida, Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador emitirá un certificado orgánico de la operación dependiendo de la norma
o regulación aplicable. El certificado orgánico de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador cuenta con las siguientes partes:
1) Certificado(s):
Certificado Nacional (FFPG0314)
Certificado de Transición Nacional(FFPG0315)
*Dicho certificado especificará como mínimo:
- El nombre legal y dirección de la operación certificada.
- Si el cliente lo requiere poner el nombre de la Finca en la página
principal del certificado.
- La fecha efectiva de la certificación / la fecha de expiración
- El alcance de certificación orgánica (Agricultura incluido
recolección silvestre, Ganadería y Procesamiento)
- Nombre de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador,
dirección y número de teléfono.
- Categoría del producto (100% orgánico, Orgánico, Conversión,
Transición)
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* Fechas del Certificado
Fecha efectiva: fecha del primer año de certificación del cliente
con QCS (fecha de emisión del primero año de certificación)
Fecha de la última inspección: Fecha en que se realizó la última
inspección.
Fecha Aniversario: Fecha de la primera inspección que se
realizó al cliente.
Fecha expiración: Fecha de emisión del certificado
Fecha emisión: Fecha en que se emite el certificado.
2) Formulario de verificación de productos
Formulario de Verificación de Productos Agrícolas y Ganaderos
(FFPG0318)
Formulario de Verificación de Productos Procesamiento
(FFPG0319)
Formulario de Verificación de Productos en Conversión o transición
(FFPG0320)
c) Junto con el certificado orgánico de la operación también se hará entrega de los
siguientes documentos:
1) Formulario de Decisión de Certificación (FFPG0321)
e) La certificación de una operación orgánica tendrá la validez de un año a partir de
la fecha efectiva, es decir la fecha de la emisión del certificado por primera vez.
Además cada año se realizará una inspección de verificación. La certificación de
una operación podrá también ser suspendida, o revocada por Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador, por el administrador del programa orgánico aplicable y
en vigencia, o por autoridad competente de una norma o regulación específica. La
certificación orgánica de una operación deberá ser renovada durante el plazo
especificado en la norma o regulación respectiva aplicable (ver sección 5.5.2.).
f) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador al determinar que el cliente no ha
cumplido o no es capaz de cumplir con los requisitos establecidos en la(s)
norma(s) o regulación(es) orgánicas aplicable(s), emitirá por escrito una
notificación de no conformidad (FFPG0306-1). Si Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador ha determinado que la acción correctiva de una no conformidad
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no es posible por parte del cliente, se emitirá una Notificación de Propuesta de
Suspensión/Revocatoria (FFPG0324) en el caso de ser un cliente ya certificado, o
una Notificación de Negación (FFPG0307) de la certificación en el caso de ser un
cliente nuevo. En este caso (la acción correctiva de una no conformidad no es
posible) se pueden combinar las dos notificaciones en un solo documento:
Notificación de No Conformidad y Negación (FFPG0328) o Notificación de No
conformidad y Propuesta de Suspensión/Revocatoria (FFPG0329).
Una notificación de no conformidad proporcionará la información descrita en la
sección 5.5.6.3 a).
g) Una vez recibida la notificación de no conformidad, el cliente puede:
1) Corregir los incumplimientos y enviar a Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador una descripción de las acciones correctivas ejecutadas
junto con su respectiva documentación de sustento;
2) Corregir los incumplimientos y aplicar a la certificación orgánica con otra
agencia de certificación. Siempre y cuando, el cliente incluya en su
aplicación su plan del sistema orgánico completo, la notificación de no
conformidad recibida de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador,
y una descripción de las acciones correctivas ejecutadas junto con su
respectiva documentación de sustento; o
3) Refutar de forma escrita la no conformidad con Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador.
4) Solicitar una extensión para que esta sea evaluada.
5) Si el cliente está renovando su certificación puede renunciar a la misma
en cualquier momento mediante FFPG0348-0 Carta de Renuncia
h) Después de emitir una notificación de no conformidad, Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador:
1) Evaluará las acciones correctivas tomadas por el cliente y la
documentación de apoyo enviada para sustentar cada corrección(es) y
realizará una inspección de la operación de ser necesario.
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2) Evaluará la refutación presentada por el cliente y realizará una
inspección de la operación de ser necesario.
3) Cuando la(s) acción(es) correctiva(s) o la refutación presentada(s) por el
cliente se considera(n) suficiente(s) para otorgar, obtener o mantener la
certificación orgánica, se continuará con el proceso de certificación; o
4) Cuando la(s) acción(es) correctiva(s) o refutación(es) presentada(s) por
el cliente no se considere(n) como suficiente para obtener la certificación
orgánica aplicable, Quality Certification Services (QCS) – Ecuador:
emitirá y enviará al cliente, una notificación por escrito de la Negación de
la certificación o la Propuesta de Suspensión/Revocatoria.
5) Emitirá por escrito una Notificación de Negación o Propuesta de
Suspensión de la certificación al cliente que no respondiere en el plazo
establecido, a la Notificación de no Conformidad (FFPG0306) enviada
por parte de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.
6) Dará aviso de la aprobación o negación de la certificación orgánica al
organismo o entidad correspondiente según la norma o regulación
aplicable.
i) La Notificación de Negación de la certificación o debe establecer las razones y
motivos de dicha Negación y especificará los derechos del cliente para:
1) Volver a aplicar a la certificación orgánica en virtud a la sección 5.5.1 y
párrafo (j) de esta sección.
2) Solicitar la mediación en virtud a la sección 5.5.6.4 de este procedimiento o
de conformidad al programa orgánico aplicable; o
3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a 5.5.6.5
de este procedimiento o de conformidad al programa orgánico aplicable; o
En el caso de la Propuesta de Suspensión o Revocatoria:
1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para
resolver la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del
plazo especificado, o
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2) Solicitar la mediación en virtud a la sección 5.5.6.4 o de conformidad al
programa orgánico aplicable
3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la
sección 5.5.6.5 o de conformidad al programa orgánico aplicable
4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir una propuesta por escrito.
j) El cliente que solicita la certificación, y haya recibido una notificación escrita de
No Conformidad o de Negación, puede aplicar otra vez a la certificación en
cualquier momento con Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o cualquier
agencia de certificación, de acuerdo con lo establecido en 5.5.1.3 párrafo (g) (2) y
el presente párrafo. Cuando el cliente envía una nueva aplicación a Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador, deberá incluir una copia de la notificación
de No Conformidad o de Negación, de la certificación además de una descripción
escrita de las acciones correctivas ejecutadas junto con su respectiva
documentación de sustento;
K) El cliente que recibió una Notificación de Suspensión debe solicitar un
restablecimiento de la certificación a QCS, la decisión tomada se comunicará a la
autoridad competente.
l) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador considerará cualquier aplicación
que incluya una notificación de no conformidad o de negación, de la certificación
como una nueva aplicación e iniciará un nuevo proceso de aplicación en virtud a
la sección 5.5.1.
m) No obstante con lo dispuesto en el párrafo (f) de esta sección, si Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador tiene una razón válida para creer que un
cliente ha hecho voluntariamente una declaración falsa o de otro modo
deliberadamente incorrecta, puede iniciar el proceso de suspensión, revocación o
negación de la certificación, combinando en una sola notificación la No
Conformidad y la Negación o Propuesta de suspensión.
n) Los clientes quienes anteriormente han aplicado con otras agencias de
certificación y han recibido una notificación de no conformidad, negación o
suspensión, deben revelar todas estas notificaciones a Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador en el momento de la aplicación y proporcionar
información que demuestre que la no conformidad ha sido corregida.
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o) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador notificará al organismo o
entidad correspondiente la aprobación, negación, suspensión o revocatoria de la
certificación según la norma o regulación aplicable.
5.5.1.4 Tabla 1: Medidas sancionadoras en el proceso de certificación
Medida
Sancionadora
(Notificaciones)
Plazo para
recibir respuesta
de cada medida
sancionadora
Disposiciones a seguir por parte del
AGENTE CERTIFICADOR
Opciones a seguir por parte del OPERADOR
ORGANICO
1) NO
CONFORMIDAD
Plazo de 30 días
para recibir una
notificación por
escrito de una de
las acciones a
tomar por parte
del operador.
1) Información recibida suficiente. Emitir
Notificación de Resolución de No
conformidad resuelta.
Continúa el proceso de certificación.
2) Información recibida insuficiente o falta de
respuesta. Emitir:
a) Negación. (Para clientes nuevos)
b) Suspensión o Revocación (clientes que
renuevan)
1) Presentar una descripción de las medidas
correctivas adoptadas para abordar la no
conformidad, junto con la documentación de
apoyo dentro del plazo especificado;
2) Presentar una nueva solicitud a otra agencia
de certificación en cualquier momento,
siempre que, se incluya una solicitud completa
adjuntando la presente y cualquier otra
notificación de no conformidad pendiente de
QCS-Ecuador, una descripción de las
acciones correctivas tomadas y la respectiva
documentación de apoyo; o
3) Enviar información por escrito a QCS-
Ecuador para refutar la no conformidad.
2) NO
CONFORMIDAD
Y NEGACION
COMBIANDA EN
UNA SOLA
NOTIFICACION.
* Para clientes
cuya decisión ha
sido tomada por
primera vez.
Plazo de 30 días
para recibir una
notificación por
escrito de una de
las acciones a
tomar por parte
del operador.
1) Emitir la Notificación de no conformidad y
negación
En el caso de que una acción correctiva de
la no conformidad no sea posible se pueden
combinar las dos notificaciones en un solo
documento.
5) Aplicar a una nueva certificación orgánica con
QCS o con otra agencia certificadora de
acuerdo a la sección 5.5.1.
6) Solicitar la mediación en virtud a la sección
5.5.6.4 o de conformidad al programa
orgánico aplicable.
7) Presentar una apelación a la negación de la
certificación en virtud a la sección 5.5.6.5 o de
conformidad al programa orgánico aplicable.
3) NEGACION DE
LA
CERTIFICACION
*Para clientes
cuya decisión ha
Plazo de 30 días
para recibir una
notificación por
escrito de una de
las acciones a
tomar por parte
1) Emitir la Negación de la Certificación.
Si se ha determinado que la acción
correctiva de una no conformidad no es
suficiente para resolver el incumplimiento
dentro del periodo de tiempo establecido, se
1) Aplicar a una nueva certificación orgánica con QCS o con otra agencia certificadora de acuerdo a la sección 5.5.1.
2) Solicitar la mediación en virtud a la sección 5.5.6.4 o de conformidad al programa orgánico aplicable.
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sido tomada por
primera vez.
del operador. emitirá una Notificación de Negación
(FFPG0307) en el caso de ser un cliente
que se esté certificación por primera vez.
3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la sección 5.5.6.5 o de conformidad al programa orgánico aplicable.
4) NO
CONFORMIDAD
Y PROPUESTA
DE SUSPENSION
O REVOCATORIA
COMBINADA EN
UNA SOLA
NOTIFICACION
*Para clientes ya
certificados, cuya
no conformidad
NO pueda ser
resuelta.
Plazo de 30 días
para recibir una
notificación por
escrito de una de
las acciones a
tomar por parte
del operador.
1) Emitir la Notificación de No conformidad
junto con la Propuesta de Suspensión o
Revocatoria en un solo documento.
En el caso de que la corrección de la no
conformidad no sea posible se pueden
combinar las dos notificaciones en un solo
documento (Notificación de no Conformidad
junto con la Propuesta de Suspensión).
*Para clientes ya certificados, cuya no
conformidad NO pueda ser resuelta.
1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para abordar la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del plazo especificado, o
2) Solicitar la mediación en virtud a la sección
5.5.6.4 o de conformidad al programa
orgánico aplicable
3) Presentar una apelación a la negación de la
certificación en virtud a la sección 5.5.6.5 o
de conformidad al programa orgánico
aplicable
4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir
una propuesta por escrito.
5) PROPUESTA
DE SUSPENSION
O REVOCATORIA
*Para clientes ya
certificados,
Plazo de 30 días
para recibir una
notificación por
escrito de una de
las acciones a
tomar por parte
del operador.
Si se ha determinado que la acción
correctiva de una no conformidad no es
suficiente para resolver el incumplimiento
dentro del periodo de tiempo establecido, se
emitirá una Propuesta de Suspensión
(FFPG0307).
1) Información recibida suficiente. Emitir
Notificación de Resolución.
Continúa el proceso de certificación.
2) Información recibida insuficiente o falta de
respuesta. Emitir Notificación de Suspensión
o Revocatoria.
1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para abordar la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del plazo especificado, o
2) Solicitar la mediación en virtud a la sección
5.5.6.4 o de conformidad al programa
orgánico aplicable
3) Presentar una apelación a la negación de la
certificación en virtud a la sección 5.5.6.5 o
de conformidad al programa orgánico
aplicable
4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir
una propuesta por escrito.
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6) SUSPENSION
O REVOCATORIA
*Para clientes ya
certificados,
Plazo de 30 días
para recibir una
notificación por
escrito de una de
las acciones a
tomar por parte
del operador.
1) Suspensión o revocatoria de la
certificación.
Si una operación no ha respondido o la
acción correctiva no es suficiente para
resolver el incumplimiento dentro del periodo
de tiempo establecido en una propuesta de
suspensión o en una notificación de no
conformidad y propuesta de suspensión
combinada QCS suspenderá a la operación.
1) Solicitar el restablecimiento de la certificación
a QCS que a su vez se comunicara con la
autoridad competente.
5.5.2 Renovación, Retiros, y Renuncias de la Certificación
5.5.2.1 Renovación y Adiciones/Reducciones de la certificación
5.5.2.1.1 Renovación de la Certificación
a) Para renovar y continuar con la certificación, el cliente ya certificado y su
operación deben pagar anualmente la tarifa de certificación respectiva y enviar
completo el Plan de Manejo Orgánico según su alcance.
El cliente debe llenar y enviar a QCS el PSO actualizados para que QCS pueda enviar
estos y al mismo tiempo revisar que no existan más cambio o necesidad de cualquier
otro tipo de formulario no indicado en la declaración.
Por favor estar consientes que si durante la inspección anual se identifica una falla en la
revelación de un cambio en el PSO o falla en la actualización del formulario apropiado
del PSO se emitirá una Notificación de No Conformidad o Notificación de Propuesta de
Suspensión. La resolución de dicha no conformidad requerirá, como mínimo, el envío del
formulario del PSO correspondiente al aspecto de la operación que ha cambiado.
QCS cobrara como costo adicional (20 dólares por hora) por la revisión de cualquier
formulario del PSO enviado para resolver una no conformidad emitida por falta de
actualización del PSO durante el proceso regular anual. Los formularios del PSO
enviados fuera del proceso anual de actualización y enviados antes que se emita una
Notificación de No Conformidad no serán cobrados.
QCS se reserva el derecho de requerir al cliente completar todo el PSO en cualquier año
como QCS estime conveniente por cualquier razón, incluyendo antecedentes de no
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actualizar el OSP según se requiere o al completar esta declaración jurada de manera
inexacta o engañosa.
b) Una vez que la información mencionada previamente ha sido recibida, Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador iniciara nuevamente las respectivas partes
aplicables del Procedimiento de Revisión de las Aplicaciones convenido en la
sección 5.5.1.1 de este manual. Posteriormente y dentro de un tiempo razonable
organizará y conducirá la inspección de la operación certificada en virtud de la
sección 5.5.1.2 de este manual. En el caso de que por cualquier situación sea
imposible para Quality Certification Services (QCS) – Ecuador conducir la
inspección anual de la operación, puede permitir la continuación de la
certificación y extender el uso del certificado orgánico existente a la operación
orgánica certificada basándose en la información enviada por el cliente y en la
información de la inspección llevada a cabo durante los últimos 12 meses,
siempre y cuando, la inspección anual de la operación, sea realizada dentro de
los siguientes seis meses posteriores a la fecha prevista para la renovación anual
de la operación certificada.
c) En el caso de que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, basándose en
la inspección de la operación y en la revisión de la información especificada en la
sección 5.5.1.1 de este manual, considere que la operación certificada no esté
cumpliendo con las normas o regulaciones aplicables o con el presente
Procedimiento de Certificación Orgánica, emitirá por escrito una notificación de no
conformidad a dicha operación, en virtud a la sección 5.5.1.3 (b) y (f) de este
manual.
d) Si Quality Certification Services (QCS) – Ecuador determina que la operación
certificada cumple con las normas o regulaciones aplicables para las cuales ha
solicitado renovación o certificación, emitirá la decisión de certificación
correspondiente y el certificado actualizado para dicha operación orgánica.
5.5.2.1.2 Adición del Alcance de Certificación
Cuando un cliente desea adicionar un alcance de certificación bajo la cual su
operación se certifique debe seguir los siguientes pasos:
a) Enviar el PSO correspondiente al alcance de certificación que se desea adicionar
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b) QCS al recibir el PSO empezara el proceso de certificación descrito en la sección
5.5. El costo para adicionar un alcance de certificación se puede observar en las
tarifas de certificación que se encuentran en la página web (las estructuras de
tarifas son las mismas que las de renovación o aplicación).
Cuando un grupo de productores quiere adicionar más productores debe:
a) Enviar a QCS
FFPG0301-0 PAO 2 Solicitud para la Certificación de la Parcela
FFPG0301-0 PAO 3 Historia de la Parcela & Rotación de Cultivos
FFPG0335-0 Declaración jurada del uso previo de la tierra (si aplica)
Cualquier otro documento que QCS crea necesario dependiendo del
caso.
b) QCS al recibir el PSO empezara el proceso de certificación descrito en
la sección 5.5. El costo para adicionar un alcance de certificación se
puede observar en las tarifas de certificación que se encuentran en la
página web (las estructuras de tarifas son las mismas que las de
renovación o aplicación).
5.5.2.1.3 Reducción del Alcance de Certificación
Cuando un cliente desee reducir su alcance de certificación debe:
a) Enviar una carta a QCS describiendo cual es el alcance que quiere retirar de la
certificación.
b) QCS luego de recibir dicha carta procederá a emitir un nuevo certificado donde
solo constará el alcance certificado por QCS.
c) El cliente debe enviar su certificado anterior a las oficinas de QCS antes de recibir
el certificado actualizado
Si un cliente utiliza el certificado anterior se procederá como describe la sección
5.5.5.1 (c) de este procedimiento.
5.5.2.2 Retiro de la Aplicación y Cancelación del Proceso de Certificación.
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El cliente podrá retirar su aplicación del proceso de certificación en cualquier
momento y deberá informar a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador por
escrito (FFPG0354) de su decisión para que el retiro sea efectivo. El cliente que
retire su aplicación será responsable de los costos de servicios proporcionados
hasta el momento del retiro de la aplicación. Los clientes que voluntariamente
retiren su aplicación del proceso de certificación antes de la emisión de una
Notificación de No conformidad (FFPG0306) no recibirán ni se les emitirá dicho
documento. Así mismo un cliente que voluntariamente retire su aplicación antes de
la emisión de una Notificación de Negación (FFPG0307) según la norma o
regulación aplicable tampoco se le emitirá dicho documento.
Cuando un cliente retire su aplicación se le emitirá una Notificación de
retiro/renuncia de la aplicación/del certificado (FFPG0345)
5.5.2.3 Renuncia a la Certificación.
Las operaciones certificadas que se encuentren al día en sus pagos pueden
renunciar a su certificación en cualquier momento. La solicitud de renuncia
(FFPG0348-0 Carta de Renuncia) debe ser enviada por escrito para ser aprobada
por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador. Todas las tarifas y cargos
pendientes por servicios prestados por parte de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador deben estar cancelados al momento de la renuncia del
certificado para que esta sea aceptada por Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador. Igualmente, el cliente deberá devolver su certificado y retirar del
producto cualquier referencia al método de producción orgánico, ecológico o
biológico.
Cuando un cliente retire su aplicación se le emitirá una Notificación de
retiro/renuncia de la aplicación/del certificado (FFPG0345)
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5.5.3 Cuadro del Flujo de Aplicación de Certificación
APLICACIÓN RETIRADA
APLICACIÓN ENVIADA POR QCS
Las aplicaciones se envían cuando es necesario.
Digital o Impreso
APLICACIÓN NO DEVUELTA
No se toma ninguna acción
NO Archivo en espera
hasta recibir las tarifas
APLICACIÓN DE RECERTIFICACIÓN ENVIADA POR QCS
Las aplicaciones se envían una vez por mes
APLICACIÓN RECIBIDA
¿Se recibió también las tarifas?
APLICACIÓN NO DEVUELTA ¿Ser recibió las tarifas?
APLICACIÓN RECIBIDA ¿Ser recibió las tarifas?
SI Se
procede
NO No se toma acción en este momento- Pero
se factura al cliente las tarifas.
SI Se procede
SI No se toma ninguna acción en este momento-Pero el cliente tiene 6 meses para
enviar la aplicación
ARCHIVO PARA SER REVISADO
ARICHIVO PARA SER REVISADO
RETIRO DE LA APLICACION
El cliente envía una carta solicitando retirar su aplicación
y si el inspector no ha sido asignado, se reembolsa la
mitad de la tarifa.
INFORMACIÓN RECIBIDA
APLICACIÓN RETENIDA POR ADMINISTRACIÓN
Se necesita más información para que la aplicación sea adecuadamente
revisada
ARCHIVO REVISADO
RECEPCIÓN Y REVISIÓN DEL REPORTE DE
INSPECCIÓN
RETIRO DE LA APLICACION
El cliente envía una carta solicitando retirar su aplicación, no hay reembolso de la tarifa.
ABANDONO DE LA APLICACIÓN
El cliente no logra programas la inspección o no se presenta en la
inspección
APLICACIÓN RETENIDA POR ADMINISTRACIÓN
APLICACIÓN NEGADA
SOLICITUD DE LA APLICACIÓN Solicite su aplicación por teléfono,
internet, correo electrónico Envío Electrónico– Gratis Copia impreso en papel
APLICACIÓN DE RECERTIFICACIÓN
La aplicación es enviada automáticamente al cliente 120-150 días antes de la fecha de expiración
NEGACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN
INSPECTOR ASIGNADO
CERTIFICACIÓN
CONCEDIDA
ARCHIVO PARA SER ASIGNADO A INSPECTOR
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5.5.4 Etiquetado y Composición del Producto
5.5.4.1 Utilización del término “orgánico”
Los términos “orgánico”, “ecológico” o “biológico”, se podrán utilizar únicamente en el
etiquetado de productos agrícolas crudos o procesados. Igualmente, estos términos se
podrán utilizar en el etiquetado de ingredientes que hayan sido producidos y manejados de
acuerdo con las normas o regulaciones aplicables.
Los productos destinados a la exportación deben ser etiquetados según las normas o
regulaciones aplicables del país de destino. Para más información por favor consulte las
normas o regulaciones aplicables o comuníquese con la oficina de Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador.
5.5.4.2 Composición del producto
Existen diversas categorías en relación a la composición del producto orgánico y estas varían
dependiendo de las normas o regulaciones aplicables para las cuales el cliente solicita
certificación. Para que un producto califique dentro de una categoría determinada debe
cumplir con los requisitos de dichas normas o regulaciones. Por favor consulte las distintas
normas o regulaciones bajo la(s) cual(es) desea certificarse y verifique la categoría
correspondiente a su(s) producto(s).
5.5.4.3 Calculo del porcentaje de ingredientes orgánicamente producidos.
Para etiquetar un producto orgánico se debe calcular el porcentaje de todos los ingredientes
producidos orgánicamente en relación al total de todos los ingredientes del producto. Para
determinar como realizar este cálculo el cliente debe referirse a las normas o regulaciones
aplicables bajo las cuales busca certificarse.
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5.5.5 Uso de los Sellos y Logos
FIGURA 1: Logos de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador: versión a color y blanco y negro
FIGURA 2: Logos de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador: versión a color y blanco y negro
FIGURA 3: Logos de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador: versión a color y blanco y negro
5.5.5.1 Logo de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador
El logo y nombre de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador puede ser utilizado
únicamente para la comercialización de productos orgánicos producidos o manejados
por entidades que cumplan con las normas o regulaciones aplicables. Las entidades que
completen exitosamente y favorablemente su proceso de certificación recibirán su(s)
certificado(s) orgánico(s) impreso(s) con el logo oficial de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador que se muestra en la figura 1 de esa sección (5.5.5).
Todos los productos orgánicos certificados por Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador, producidos y vendidos bajo las normas o regulaciones aplicables pueden ser
identificados con el logo oficial de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador
(figura1).
a) Lugares donde puede aparecer y mostrarse el logo de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador:
1) En productos frescos individuales (tales como: sandia, melones, etc.)
cuando se considere práctico para las partes interesadas.
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2) En unidades o envases de comercialización individuales tales como,
contenedores plásticos o de otros materiales permitidos bajo las normas o
regulaciones aplicables (tales como recipientes para fresas, productos en
bolsas, cartones de jugos, y frascos).
3) En productos vendidos a granel que contengan un panel de información
principal.
b) Venta y/o publicidad de terceros
A pesar de que solo la entidad certificada tiene el derecho de utilizar el logo o
nombre de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, este permiso se
extenderá a terceras partes que publiciten productos certificados por Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador. Es responsabilidad del cliente certificado
el asegurarse de que se cumplan las siguientes condiciones:
1) Cualquier anuncio o material publicitario que muestre el logo o nombre de
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador debe especificar el producto
o grupo de productos que son certificados por Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador.
2) Cualquier publicidad utilizada por una tercera parte puede mostrar el logo o
nombre de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador si se hace
referencia a productos certificados por Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador. Únicamente los productos certificados por Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador podrán hacer referencia al logo o nombre.
c) Puesta en vigor y aplicación
Cualquier uso del certificado o logo de Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador que no esté mencionado anteriormente es considerado fraudulento y
estará sujeto a la penalidad provista por las normas o regulaciones aplicables y por
cualquier ley civil o penal del sitio donde se cometa la infracción. Ver sección 5.5.6
5.5.6 Investigaciones e Incumplimientos
5.5.6.1 Investigación de operaciones certificadas
a) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador puede investigar cualquier reclamo
de incumplimiento de los términos establecidos en este documento u otros
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documentos involucrados en el proceso de certificación y que conciernan a las
operaciones certificadas como orgánicas por Quality Certification Services (QCS)
- Ecuador.
b) Además de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, cualquier funcionario
especificado o mencionado en las normas o regulaciones aplicables a la
certificación solicitada por el cliente, podrá también investigar dichos reclamos.
5.5.6.2 Procedimiento de cumplimiento de las normas certificadas
a) La autoridad competente o mencionada en las normas o regulaciones aplicables a
cargo de controlar, administrar o regular el programa orgánico respectivo, puede
auditar, evaluar o inspeccionar a las operaciones certificadas y a las agencias
certificadoras acreditadas, para verificar el cumplimiento de las normas o
regulaciones aplicables.
b) La autoridad competente o mencionada en las normas o regulaciones aplicables a
cargo de controlar, administrar o regular el programa orgánico respectivo, puede
iniciar la suspensión o revocación de la acreditación de Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador, si Quality Certification Services (QCS) – Ecuador falla
al cumplir, conducir, o mantener los requerimientos de la acreditación
establecidos en las normas o regulaciones aplicables.
c) De acuerdo con lo establecido en 5.5.1.3, 5.5.6.3 y 5.5.6.4 Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador debe enviar los siguientes documentos a su respectivo
destinatario y además debe verificar la recepción de dichas notificaciones y sus
respectivas respuestas:
- Notificación de No Conformidad (FFPG0306)
- Notificación de Resolución (FFPG0323)
- Notificación de Propuesta de Suspensión/Revocación (FFPG0324)
- Notificación de Suspensión/Revocatoria (FFPG0325)
- Notificación de Negación (FFPG0307)
-Notificación de No conformidad y Negación (FFPG0328)
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- Notificación de No conformidad y Propuesta de Suspensión (FFPG0329)
5.5.6.3 Procedimientos por incumplimientos para operaciones certificadas
a) Notificación de No Conformidad.
Al momento en que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador durante la
revisión o inspección de una operación buscando certificación o ya certificada,
encuentre un incumplimiento según las normas o regulaciones aplicables, enviará
por escrito una Notificación de No Conformidad (FFPG0306) a dicha operación.
La Notificación de No Conformidad (FFPG0306) proporcionará la siguiente
información:
1) Una descripción de cada no conformidad y los detalles específicos del
incumplimiento por parte del cliente y su operación.
2) El (los) punto(s) específicos de la normativa o regulación aplicable en la
cual se basa la no conformidad.
3) La fecha límite en la cual el cliente debe refutar o presentar una acción
correctiva por escrito para cada no conformidad además de la
documentación que sustente cada corrección(es).
b) Resolución de No Conformidad.
Al momento en que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador determine que
la operación demuestra que todas las no conformidades han sido resueltas,
enviará de forma escrita una Notificación de Resolución (FFPG0323) de la no
conformidad a la operación certificada.
c) Propuesta de Suspensión/Revocatoria
Al momento en que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador determine que
una impugnación o corrección de no conformidad no ha sido suficiente para
resolver el incumplimiento dentro del periodo de tiempo establecido, enviará por
escrito a la operación certificada una Notificación de Propuesta de
Suspensión/Revocatoria (FFPG0324) de la certificación aplicable a toda la
operación o a una parte de la misma, según corresponda. En el caso de que la
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corrección de la no conformidad no sea posible, los siguientes documentos:
Notificación de No Conformidad (FFPG0306) y Notificación de Propuesta de
Suspensión/Revocatoria (Formato FFPG0324) pueden ser combinados en una
sola notificación. Esta notificación establecerá:
1) La razón de la propuesta suspensión/revocatoria;
2) La fecha propuesta para la suspensión/revocatoria;
3) Las consecuencias de una suspensión o revocatoria, con respecto a la
elegibilidad a futuro en cuanto a la certificaron orgánica para la operación
involucrada dependiendo de las normas o regulaciones aplicables.
4) El derecho para solicitar y presentar una apelación en virtud a 5.5.6.5
dependiendo de las normas o regulaciones aplicables.
5) El derecho para solicitar mediación en virtud a la sección 5.5.6.4
d) Suspensión/Revocatoria
Dentro del proceso de certificación o renovación de la certificación, Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador le enviará a la operación certificada por
escrito una Notificación de Suspensión/Revocatoria (FFPG0325) si:
: 1) La operación certificada no corrige una no conformidad emitida a la misma.
2) La operación certificada no resuelve el incumplimiento suscitado a raíz de la
no conformidad por medio de una refutación.
3) La operación certificada no presenta una apelación a la propuesta de
suspensión/revocación de la certificación.
4) La operación certificada no solicita una mediación a la propuesta de
suspensión/revocación de la certificación.
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador no enviará una notificación de
suspensión/revocatoria a una operación certificada si la misma ha presentado
una apelación en virtud a 5.5.6.5, mientras la resolución final este pendiente.
f) Violaciones a una Norma o Regulación Aplicable – Consecuencias Legales.
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Todas las operaciones certificadas por Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador, además de recibir una Notificación de Suspensión/Revocatoria
(FFPG0325), estará sujeta a sanciones aplicables de acuerdo a la ley cuando:
1) A sabiendas, venda o etiquete falsamente un producto como orgánico.
2) Haga una declaración falsa a Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador o a una autoridad competente o funcionario del Gobierno.
Todas las medidas arriban descritas serán informadas Agrocalidad 5 días hábiles después
de haber sido emitida, así también cuando un cliente no renueve sus certificados.
5.5.6.4 Mediación
Todas las operaciones certificadas por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador tienen
la opción de resolver cualquier disputa con respecto a una Notificación de Negación
(FFPG0307) de la certificación, una Notificación de Propuesta de Suspensión/Revocatoria
(FFPG0324) o una Notificación de Suspensión/Revocatoria (FFPG0325) mediante un
proceso de mediación. Cualquiera que fuere la notificación emitida con respecto a las
situaciones mencionadas anteriormente, puede ser mediada después de una petición por
parte de la operación certificada a través de su respectivo representante y con la aceptación
de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador.
Dicha mediación será solicitada por escrito a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador
y de ser rechazada Quality Certification Services (QCS) – Ecuador proporcionará una
Notificación de Solicitud de Apelación (FFPG0326) a la operación certificada. Dicha
notificación escrita dará aviso al cliente de su derecho de solicitud de apelación, en virtud a
5.5.6.5, dentro del plazo de 30 días después de la fecha de la negación de la solicitud de
mediación.
Si la mediación es aceptada por Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, se llevará a
cabo con la asistencia de un mediador calificado acordado mutuamente por las dos partes.
Las partes involucradas, tendrán un máximo de 30 días para llegar a un acuerdo después de
una sesión de mediación. Si la medicación no es exitosa, el cliente y la operación certificada
tendrán 30 días a partir de la finalización de la mediación para apelar la decisión de Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador en virtud a 5.5.6.5. Cualquier acuerdo al que se
llegue durante o como resultado del proceso de mediación, estará siempre sujeto a las
normas o regulaciones aplicables. Toda autoridad pertinente que esté involucrada de
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acuerdo con una norma o regulación aplicable, podrá revisar cualquier acuerdo de mediación
para evaluar la conformidad con dichas normas y podrá además rechazar cualquier acuerdo
o disposición que no estén en conformidad con las mismas.
5.5.6.5 Apelaciones
Todo cliente certificado, sujeto a una norma o regulación aplicable a su operación, que se
considere perjudicado por una decisión emitida por Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador podrá siempre apelar dicha decisión.
Toda comunicación entre las partes implicadas en el proceso de apelación debe ser enviada
a cada destinatario, de forma escrita y se debe verificar la recepción de dichas notificaciones.
Todas las apelaciones serán revisadas y evaluadas, por personas no involucradas en dicha
apelación.
a) Apelaciones de certificación.
Todo cliente puede apelar a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador con respecto a
una: Notificación de Negación (FFPG0307), Notificación de Propuesta de
Suspensión/Revocatoria (FFPG0324) o una Notificación de Suspensión/Revocatoria
(FFPG0325) aplicable a su certificación,
1) Si la revisión y evaluación de la apelación favorece al cliente, Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador emitirá el correspondiente certificado orgánico.
2) Si la revisión y evaluación de la apelación no es favorable al cliente, Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador iniciará un proceso administrativo formal para
negar, suspender o revocar la certificación.
5.5.7 Enmiendas o Rectificaciones
De encontrarse un error en un certificado o documento emitido por Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador, el cliente solicitará la enmienda de dicho documento por medio de una
notificación escrita, detallando el error cometido. Una vez que se reciba dicha notificación Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador enviará el documento corregido y este quedará registrado
en el archivo físico y electrónico del cliente. Además, la oficina de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador marcará al documento anterior como obsoleto.
Nota: revisar el anexo 1 para conocer sobre el procedimiento de quejas.
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5.5.8 Declaración de conflicto de interés.
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, con el fin de prevenir que un conflicto de interés se
produzca, requiere siempre que todo su personal interno, miembros del Comité de Certificación,
inspectores y demás personal subcontratado complete y actualice de ser necesario, la Declaración
de Conflictos de Interés (FFMC0404). Esta declaración revelará cualquier relación contractual,
actividad laboral o consultoría realizada entre el cliente y las partes involucradas con Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador previamente mencionadas, que podrían beneficiarse o
perjudicarse por las decisiones de certificación.
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador prohíbe terminantemente a todos sus empleados,
personal interno, inspectores, y demás personal subcontratado, aceptar pagos, regalos, coimas,
sobornos o favores de ningún tipo por parte de cualquier persona o entidad involucrada en el
proceso de certificación o en la operación del cliente.
5.5.9 Confidencialidad
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador requiere que todo su personal, miembros del
Comité de Certificación, inspectores y demás personal subcontratado firme una declaración de
confidencialidad (FFMC0404) como requisito para trabajar en Quality Certification Services (QCS)
– Ecuador. Dicho acuerdo declara que la persona firmante, no revelará ninguna información
confidencial relacionada con o de propiedad de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o
de cualquiera de sus clientes siguiendo las provisiones detalladas en dicho documento.
5.5.10 Costos de certificación
5.5.10.1 Estructura de Tarifas de Certificación
Las tarifas de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador se evalúan periódicamente y
están sujetas a cambios y ajustes. Los documentos a continuación especifican en detalle los
costos para los distintos alcances de certificación dependiendo del tipo de operación
orgánica:
Ecuador:
a) Estructura de tarifas QCS de certificación expedita-Ecuador (RIG0102)
b) Estructura de tarifas QCS para Agricultura y Ganadería - Ecuador (RIG0106)
c) Estructura de tarifas QCS para Procesamiento -Ecuador (RIG0104)
Exportación:
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a) Estructura de tarifas QCS de certificación expedita Exportación (RIG0101)
b) Estructura de tarifas QCS para Agricultura y Ganadería Exportación (RIG0103)
c) Estructura de tarifas QCS para Procesamiento Exportación (RIG0105)
5.5.10.2 Proformas de Certificación
El cliente que esta interesado en conocer el costo de certificaicon de su operación debe llenar
el Formulario de Oferta de Servicios (RIG0126-0) que será enviado por el departamento de
marketing y ventas. Una vez que el cliente llena este formulario el departamento de marketing
y ventas envía la Proforma de Servicios (sin codigo) la cual indica el costo de certificación.
5.5.10.3 Certificados de Transacción
Los certificados de transacción son documentos emitidos por Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador a las entidades certificadas que exportan productos orgánicos a distintos
destinos en el mundo.
El cliente solicitará la emisión de un certificado de transacción por medio de una notificación
escrita. Una vez que se reciba dicha notificación y Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador verifique que el cliente certificado tenga sus documentos en orden y cumpla con la
norma o regulación aplicable del lugar de destino, se emitirá el documento solicitado.
Los certificados de transacción domestico tienen un costo adicional de $5 y los certificados
de transacción internacional de $35.00 cada uno si los documentos se envían por correo
regular, si el cliente desea que los documentos sean enviados por Courier el costo será de
$35 mas el costo de envío, además de cualquier tarifa administrativa adicional relacionada
con dichos certificados. Estos valores serán notificados al cliente por medio de una factura.
5.5.10.4 Costos Adicionales
Los costos administrativos adicionales incluyen, pero no se limitan a: copias adicionales u
omitidas, carta de Cumplimiento (FFPG0352), etc. A todas las operaciones que requieran de
servicios adicionales se les cobrará la tarifa real de copiar y enviar información, así como un
promedio por hora del tiempo trabajado por el personal de Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador para proveer estos servicios, siendo el mínimo tiempo a considerarse de
una hora.
La tarifa de los costos adicionales es de 20 dólares la hora.
5.5.10.4.1 Carta de Cumplimiento (FFPG0352)
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Esta carta es emitida para aquellas operaciones que su certificado a caducado y
necesitan seguir comercializando.
La carta es emitida siempre y cuando:
(a) Se haya realizado la inpeccion anual correspondiente y no exista
ningún hallazgo que pueda comprometer la integridad organica.
(b) Se hayan obtenido los resultados de los análisis de muestra (si
aplica).
Con esta carta se podrá seguir emitiendo los certificados de transacción.
5.5.10.5 Política de Colección de Tarifas
Las tarifas de certificación serán canceladas por parte del cliente que solicita la
certificación en dos partes: el 70% del costo total de certificación se recibirá junto con
la aplicación completa y el 30% restante se cobrará una vez terminado el proceso de
certificación y con la decisión final de certificación realizada.
El costo de las tarifas de certificación no incluye el valor de los viáticos del inspector ni IVA.
QCS ofrece tres posibilidades de cubrir los costos de inspección:
1) El cliente cubre los costos durante la inspección
2) El inspector cubre sus gastos durante la inspección y luego QCS cobra los gastos al
cliente y se reembolsa al inspector.
3) El cliente y el inspector cubren gastos durante la inspección. Los gastos cubiertos por
el inspector QCS facturará al cliente y reembolsará al inspector.
Los gastos que deben ser cubiertos durante una inspección son;
a) Transporte
b) Alimentación (incluye todas las comidas y bebidas que el inspector necesite).
c) Equipo necesario dependiendo de la ubicación de las instalaciones de la operación a
inspeccionar. (botas, poncho de agua, etc).
d) Hospedaje (en el caso de ser necesario).
Un depósito a ser aplicado a los viáticos puede ser requerido en algunos casos, como por
ejemplo en el caso de inspecciones internacionales. Una vez cancelados todos los valores
pendientes Quality Certification Services (QCS) – Ecuador entregará todos los documentos
de certificación correspondientes.
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Los cheques deben hacerse a nombre de Quality Certification Services Cia Ltda. y deben ser
enviados a nuestras oficinas
5.5.11 Variaciones Temporales
a) Las variaciones temporales de los requisitos en la sección 7.0, 8.0, 9.0 y 10.0
pueden ser establecidas por distintas razones. Dichas razones serán detalladas
en la norma o regulación aplicable.
b) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador puede recomendar o solicitar por
escrito a la autoridad competente una variación temporal a una norma o
regulación aplicable y estas deben basarse en las razones o circunstancias
enumeradas en dicho documento.
c) Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, notificará una variación temporal a
cada operación certificada a la cual esta se aplique.
d) Las variaciones temporales no serán concedidas para ninguna práctica, material,
o procedimiento prohibido y estarán sujetas al periodo de tiempo aplicable de las
mismas dependiendo de la norma o regulación aplicable.
5.5.12 Información Pública y comunicaciones
La información considerada como pública y rutinariamente puesta a disposición del público por
parte de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador será determinada por el organismo
acreditador o de control, según la norma o regulación aplicable y en general incluye, pero no se
encuentra limitada a:
a) La lista de clientes certificados incluyendo el nombre de cada operación, el
alcance de certificación y los productos certificados.
c) Todos los documentos que se entregan a un solicitante interesado en el proceso de
certificación.
Así también QCS ingresara la información de los certificados emitidos incluyendo información
básica del cliente cada vez que un certificado se emita en la página del Servicio de Acreditación
Ecuatoriano.
Además, QCS notificara al SAE y Agrocalidad cualquier cambio dentro de la Agencia de
Certificación dentro de 15 días de realizado el cambio.
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Así también comunicara Agro calidad toda entidad o persona natural que ya no renueve su
certificado con QCS, dentro de los cinco días después de recibida la carta de renuncia.
6 Producción Orgánica y Requisitos de Manejo
Los requisitos descritos en esta sección se aplican igualmente a todos los operadores involucrados
en los distintos alcances de producción orgánica y serán descritos específicamente en las siguientes
secciones a continuación: 7.0 para agricultura, 8.0 para ganadería y 9.0 para procesamiento. Las
prácticas implementadas por los distintos operadores de acuerdo con los requisitos de dichas
secciones, deberán cumplir con requerimientos específicos delineados en las normas o regulaciones
aplicables.
Los clientes deberán siempre y sin ningún pretexto notificar a Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador cualquier incumplimiento intencional o no intencional relacionado con las normas o
regulaciones aplicables a cualquier unidad de producción, campo, terreno o parcela, instalación,
ganado, o producto que se considere parte de su operación. Adicionalmente, deberán notificar a
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador de cualquier cambio o actualización relacionado con
la operación o cualquier porción de una operación certificada que pueda afectar su cumplimiento con
las normas o regulaciones aplicables, previo a la implementación de dicho(s) cambio(s).
NOTA ACLARATORIA:
Debido a que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador certifica bajo las normas y regulaciones
orgánicas de distintos países alrededor del mundo, las secciones y puntos a tratarse a continuación
tendrán que ser referenciados directamente con la norma o regulación aplicable para la cual un
cliente este solicitando certificación.
6.1 Mantenimiento de registros de operaciones certificadas
a) Una operación certificada tiene como obligación el mantener registros referentes a
la producción, y manejo de todos los productos agrícolas que son o serán
vendidos, etiquetados, o representados con el término “orgánico”, “ecológico”, o
“biológico”.
b) Tales registros tienen que seguir los parámetros y requerimientos establecidos en
la(s) norma(s) o regulación(es) aplicable(s) y ser suficientes para demostrar el
cumplimiento de la operación certificada en relación a dicha norma o regulación.
c) La operación certificada debe asegurarse que dichos registros estén siempre
disponibles para ser revisados y auditados durante las horas de operación
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normales de la compañía, por parte de los representantes autorizados de Quality
Certification Services (QCS) – Ecuador o de cualquier autoridad competente
mencionada en la regulación o norma aplicable.
6.2 Métodos, practicas, sustancias e ingredientes permitidos y prohibidos en la producción
y manejo orgánico.
Es la obligación de toda operación certificada orgánica por Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador el obtener y mantenerse actualizada con respecto a los métodos, prácticas, sustancias e
ingredientes permitidos y prohibidos en la producción y manejo orgánico. Para una lista
actualizada dichos métodos, prácticas, sustancias e ingredientes permitidos y prohibidos en la
producción y manejo orgánico el cliente deberá referirse siempre a las versiones vigentes de la
norma o regulación aplicable.
6.3 Plan del Sistema Orgánico de Producción y Manejo
a) El cliente certificado a cargo de la producción o manejo de una operación cuyo
objetivo sea vender, etiquetar o representar productos agrícolas como “orgánico”,
“ecológico” o “biológico” tendrá que desarrollar un plan del sistema orgánico
(PSO) de producción o manejo, acordado entre Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador y dicho cliente. Un plan del sistema orgánico de producción o
manejo deberá incluir:
(1) Una descripción de las prácticas y procesos, incluyendo la frecuencia con
que se llevarán a cabo, además de los procedimientos y registros a
mantenerse,
(2) Una lista de sustancias a ser utilizadas como insumos para la producción o
manejo, indicando su composición, fuente, sitio o área(s) dónde se usará,
documentación de disponibilidad comercial, y compra de las mismas según
sea aplicable;
(3) Una descripción de las prácticas de monitoreo y de los procedimientos a
realizarse y a ser mantenidos por parte de la operación, incluyendo la
frecuencia con la cual se realizarán, para verificar que el plan se este
implementado efectivamente;
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(4) Una descripción del sistema de mantenimiento de registros;
(5) Una descripción de las prácticas de manejo y las barreras físicas
establecidas para prevenir, de ser este el caso, la contaminación o mezcla
de productos orgánicos y convencionales. Igualmente, una descripción de
las prácticas establecidas para evitar la contaminación con sustancias
prohibidas; y
6) Una declaración legal firmada que indique que la operación cumple con la
norma aplicable y que la información proporcionada a Quality Certification
Services (QCS) – Ecuador es exacta, verdadera, y completa.
7) Cualquier información adicional que Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador considere necesaria para evaluar el cumplimiento de las normas
aplicables.
b) Las distintas aplicaciones listadas en la sección 5.5.1.1 para cada alcance de
certificación han sido diseñadas por Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador para servir como el plan del sistema orgánico del operador certificado
con el fin de cumplir con todos los requisitos de las regulaciones o normas
aplicables.
7 Requisitos Orgánicos para Agricultura
Para conocer los requisitos de la producción agrícola orgánica, el cliente deberá hacer referencia a la
norma o regulación vigente, para la cual esta aplicando, con el objetivo de obtener las directrices
correctas y actualizadas aplicables a su operación.
Los documentos a utilizarse para este propósito están listados en la sección 5.2 de este manual.
7.1 Requisitos de la tierra.
Cualquier campo, terreno o parcela cuya cosecha tenga la intención de ser o actualmente sea
vendida, etiquetada o representada de alguna forma como “orgánica”, “biológica” o “ecológica”
tiene que:
b) No haber recibido aplicaciones de sustancias prohibidas, por el período
establecido en la norma o regulación aplicable; y
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a) Haber sido y actualmente ser manejada de acuerdo con las normas o
regulaciones aplicables para la cual el cliente u operador este solicitando
certificación orgánica, sin excepción alguna.
7.2 Prácticas para la fertilidad de suelo y manejo de nutrientes.
El cliente u operador tiene y deberá manejar los nutrientes del cultivo y la fertilidad del suelo
según lo establecido en la norma o regulación aplicable para la cual el cliente u operador este
solicitando certificación orgánica, sin excepción alguna. Asimismo, todos los materiales y
sustancias utilizadas para mantener o mejorar la calidad del suelo y proveer de nutrientes al
cultivo deben estar permitidos por la norma o la regulación aplicable.
7.3 Otros requerimientos con relación a la producción agrícola orgánica
Todos los otros requisitos de producción y manejo relacionados con la producción agrícola
orgánica se realizarán según lo establecido en la norma o regulación aplicable.
8 Requisitos Orgánicos para Ganadería
Para conocer los requisitos de la producción animal o ganadera orgánica, el cliente deberá hacer
referencia a la norma o regulación vigente, para la cual esta aplicando, con el objetivo de obtener las
directrices correctas y actualizadas aplicables a su operación.
Los documentos a utilizarse para este propósito están listados en la sección 5.2 de este manual.
9 Requisitos Orgánicos para Procesamiento y Manejo
Para conocer los requisitos de la producción procesamiento y manejo orgánico, el cliente deberá hacer
referencia a la norma o regulación vigente, para la cual esta aplicando, con el objetivo de obtener las
directrices correctas y actualizadas aplicables a su operación.
Los documentos a utilizarse para este propósito están listados en la sección 5.2 de este manual.
10 Fuente y Uso de Materiales
La lista de materiales permitidos en agricultura, ganadería y procesamiento orgánico se encuentra
en las normas respectivas. Quality Certification Services (QCS) – Ecuador verificará que los
materiales utilizados por el cliente cumplan con las normas o regulaciones aplicables, según sea el
caso.
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La Lista de Sustancias Permitidas o Prohibidas se encuentra en las secciones especificadas a
continuación en cada norma o regulación:
a) Reglamento de la normativa de la producción orgánica agropecuaria en el Ecuador
Anexo 1: Sustancias Permitidas para la producción agrícola orgánica.
Anexo 2: Ingredientes de origen no agrícola y Coadyuvantes de elaboración que
pueden ser empleados para la elaboración / Preparación de los productos de
origen agrícola.
11 Muestreo, pruebas, análisis, exámenes y exclusión de venta
11.1 Inspección y análisis de productos certificados que se venderán como orgánicos
(a) Todos los clientes de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador están
sujetos y deben poner a disposición de Quality Certification Services (QCS) –
Ecuador o de la autoridad competente establecida en la(s) regulación(es)
aplicable(s), todos sus productos certificados que se vendan, etiqueten o
representen como “orgánico”, “ecológico” o “biológico” para cualquier prueba,
análisis o examen de así determinarse necesario.
(b) El agente certificador o la autoridad competente establecida en la(s)
regulación(es) aplicable(s), podrán requerir pruebas previas o posteriores a la
cosecha. Dichas pruebas serán aplicables a cualquier insumo utilizado o
producto agrícola producido que será vendido, etiquetado, o representado como
“orgánico”, “ecológico” o “biológico” cuando haya cualquier razón para creer que
el insumo o el producto agrícola han tenido contacto con una sustancia
prohibida o se lo ha producido sin cumplir cualquier norma o regulación
aplicable.
(c) La recolección de muestras antes o después de la cosecha de conformidad con
el párrafo (b) de esta sección, se tienen que llevar a cabo por parte de un
inspector que representa a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o a la
autoridad competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s). La
integridad de la muestra se tiene que mantener dentro de una cadena de
custodia y las pruebas, análisis o exámenes de residuos se llevarán a cabo en
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un laboratorio previamente aceptado por la autoridad competente establecida
en la(s) regulación(es) aplicable(s).
(d) Si los resultados de las pruebas indican que un producto agrícola específico contiene
residuos de pesticidas o de contaminantes ambientales que excedan 0.01 ppm, (según el valor
mínimo de los Límites Máximos de Residualidad de Pesticidas para Europa), que es el límite
establecido por QCS, Quality Certification Services (QCS) – Ecuador tomará las medidas
sancionadoras pertinentes dependiendo del caso, pedir una explicación al cliente del porque podría
haber salido contaminada y mandar a laboratorio la contra muestra.
Si la contra muestra sale contaminada se podrá regresar para realizar una nueva toma para enviar
nuevamente al laboratorio. Si volviese salir contaminada QCS tomara las medidas sancionadoras
del caso.
11.2 Muestreo, pruebas, exámenes y análisis de residuos
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador puede requerir muestras de suelo, agua, residuos
vegetativos o cualquier muestra aplicable al tipo de producción certificada cuando:
a) Un Coordinador de Certificación involucrado en la revisión del plan de sistema
orgánico (PSO), a su juicio ha determinado que hay razón para sospechar el
incumplimiento de una entidad certificada con las provisiones establecidas en
la(s) regulación(es) aplicable(s), o si cualquier dato ambiental disponible indica
que el aspirante está situado en un área de alta contaminación con productos
químicos de cualquier origen.
b) Se reciba alguna información concerniente a la exposición del producto o de la(s)
unidad(es) de producción certificadas, a cualquier material prohibido a través de
medios indirectos tales como: una desviación o deriva por fumigación, el uso de
cualquier insumo contaminado, o en respuesta a una queja escrita presentada
oficialmente a Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o a la autoridad
competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s).
c) Se reciban resultados positivos de residuos en una muestra tomada a otro
operador relacionado con la operación certificada,
Se hace un seguimiento de los resultados positivos de residuos en una muestra o
prueba realizada por una insitutcion gubernamental, o por la autoridad competente
establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s).
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e) Las políticas internas de Quality Certification Services (QCS)-Ecuador lo
requieran.
El costo de cualquier muestreo de residuos requerido será cubierto por el cliente a menos que
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador indique lo contrario.
Considerando y tomando en cuenta las limitaciones analíticas de cualquier prueba residual,
Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, según lo establecido anteriormente, podrá
requerir las siguientes pruebas:
a) Análisis de macro, micro nutrientes y cualquier condición agronómica relacionada
con el suelo.
b) Análisis de residuos de pesticidas u otras sustancias prohibidas que determinen la
presencia de cualquier sustancia cuestionada, dependiendo de la situación
específica y en base al caso particular a analizarse.
c) Análisis de residuos de pesticidas u otras sustancias prohibidas en ingredientes o
cualquier materia prima.
d) Análisis de residuos de pesticidas u otras sustancias prohibidas en productos
procesados.
e) Análisis de residuos de pesticidas u otras sustancias prohibidas en tejidos vivos.
f) Análisis y pruebas para determinar la presencia de Organismos Genéticamente
Modificados (OGM).
Además de estas pruebas de residuos utilizadas comúnmente, Quality Certification Services
(QCS) – Ecuador puede requerir una prueba selectiva adicional cuando las circunstancias y
condiciones lo ameriten. Generalmente estas pruebas se seleccionan de una amplia lista de
opciones existentes y mediante el uso de cualquier método de análisis asignado por la autoridad
competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s). Dichas pruebas pueden incluir pero
no se encuentran limitadas a: productos químicos y metales pesados de los desechos peligrosos
además de patógenos peligrosos u otros asuntos relacionados con la salud humana en general.
Como parte de su Plan de Sistema Orgánico, el cliente también puede presentar análisis de
laboratorios que incluyen, pero no se limitan a, análisis de suelo, agua, y tejidos. Estos análisis
deben proceder de laboratorios acreditados bajo la ISO/IEC 17025 en el ámbito aplicable.
11.3 Costos de las pruebas
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En caso de que Quality Certification Services (QCS) – Ecuador, requiera realizar algún análisis
con un propósito regulador de conformidad, el costo del análisis será cubierto por el cliente.
11.4 Exclusiones de venta
Cuando las pruebas de residuos determinen o detecten la presencia de sustancias prohibidas en
niveles mayores de un 5 por ciento de tolerancia permisible por contaminación ambiental o residual
inevitable o ineludible, el producto agrícola no podrá ser vendido, etiquetado, o representado como
“orgánico”, “biológico” o “ecológico”. Quality Certification Services (QCS) – Ecuador o la autoridad
competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s) podrán llevar a cabo una investigación
de la operación certificada para determinar la causa de presencia de dicha sustancia prohibida.
12 Decisión de certificación
El Gerente General de Quality Certification Services (QCS) – Ecuador es el encargado de tomar la
decisión de certificar o no un producto solo bajo la norma ecuatoriana, para la toma de decisión de
normas internacionales se remitirá a QCS- Florida. Para la toma de decisión el Gerente General como
el encargado en Florida se basará en la información obtenida durante el proceso de evaluación y
cualquier otra información pertinente. Para ello estudiará y evaluará toda aquella documentación
obtenida incluyendo:
Información recogida en el Plan del Sistema Orgánico (PSO)
Informe de inspección
Informe del análisis del laboratorio (si aplica)
Las condiciones de certificación, así como las medidas sancionadoras aplicables en el caso de
encontrar no conformidades con las normas aplicables, estarán documentadas en este procedimiento.
Cuando se proceda a la certificación del producto (es decir, cumplimiento con las normas aplicables),
Quality Certification Services (QCS) –Ecuador emitirá un certificado según lo establecido en 5.5.1.3(c).
NOTA: El Gerente General de Quality Certification Services (QCS) –Ecuador será el responsable de
decidir si se ha de repetir alguna actividad del proceso de certificación (por ejemplo: revisión de la
documentación, realización de inspecciones, toma de muestra, etc.)
13 Modificación de los Requisitos de Certificación
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Quality Certification Services (QCS) – Ecuador notificará cualquier cambio o modificación que realice en
los requisitos de certificación vía e-mail, una vez tomada la decisión, se publicara los requisitos
modificados, se verificará que cada productor o fabricante inscrito reajuste sus procedimientos en un
periodo de tiempo impuesto para ello.
El tiempo impuesto varía dependiendo de la modificación, pero estará entre un mes para cambios
sencillos hasta un año, si es que la norma u autoridades no establecen periodos.
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ANEXO 1
Procedimiento de Quejas o Reclamos
Los clientes podrán realizar reclamos o quejas de cualquier ámbito o departamento de la empresa con
el que no se sientan conformes.
1.- Recepción
a) Los clientes pueden reclamar por cualquier vía (fax, carta, e-mail, pagina web,
teléfono o personalmente), siempre y cuando el responsable del mismo se
identifique claramente y se responsabilice por el mismo.
En el caso de que la queja se realice de forma verbal, se solicitará
posteriormente su documentación escrita para proceder a tramitar el reclamo
presentado.
b) Cualquier persona que trabaje para QCS podrá receptar el reclamo, dicha
persona será responsable de registrar en la "Hoja de Reclamos", (formato
FFMC1101).
c) Dichos reclamos se entregarán al gerente quien procederá a designar a una
persona ajena al departamento o ámbito contra el cual se realiza el reclamo
para que evalúe y determine si procede o no. En caso negativo se comunicará
esto al cliente por escrito explicando la razón de su decisión. En caso positivo
se continuará con las siguientes acciones.
d) La persona a la cual se le designo el reclamo emitirá un informe escrito que
será presentado al Gerente con la determinación de si procede o no el
reclamo.